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Conceptos generales de computación y
bases de datos que un administrador debe conocer

Introducción
En la actualidad, la innovación en las empresas se ha convertido en el

motor más significativo de evolución y desarrollo de las mismas.
En este momento, el mundo empresarial es mucho más competitivo de

lo que lo era hasta hace algunos años. Definitivamente los cambios han
traído innovaciones como Internet o más recientemente la tecnología
Smart en un sin número de electrodomésticos y accesorios, con todas
las herramientas y aplicaciones para facilitar las actividades personales y
profesionales. Además, la globalización y dichas innovaciones han ayuda-
do a eliminar fronteras y barreras y a democratizar el conocimiento. Ahora
todo es accesible para todos.
Las empresas se han dado cuenta de que hay que incrementar la eficien-
cia para tener una alta productividad y por ello necesitan crecimiento, de
ahí la importancia de la innovación en toda la cadena de valor, ya no so-
lamente a nivel de producto, es necesario conocer muy bien su mercado
y su producto y adecuar la empresa a la actualidad sino conocer y aplicar
herramientas para minimizar los procesos y hacerlo con un alto nivel de
calidad.
2
Estructura de contenido
1.Importancia de la innovación en las 4.1.2. Formularios

empresas 4.1.3. Informes
2. Datos y Sistemas de Información 4.1.4. Consultas
3. Tipos de Sistemas de Información 4.2. Introducción al modelado entidad-
3.1. Sistema para el Procesamiento de relación
Transacciones 4.3. Partes de una base de datos en Excel
3.2. Sistema de Soporte para la 4.3.1. Base de datos en Excel
Decisión 4.3.2. Diseño de bases de datos en Excel
3.3. Sistema de Soporte a la toma de 4.3.3. Determinar los campos de las tablas
Decisiones en Grupo 4.3.4. Identificar la llave primaria de cada
3.4. Sistema de Trabajo con tabla
Conocimientos
4.3.5. Identificar las relaciones entre tablas
3.5. Sistema de Automatización de
Oficinas
3.6. Sistema de Información para la
Administración
3.7. Sistema de Información Estratégico
4. Bases de datos
4.1. Partes de una base de datos de
Access
4.1.1. Tablas
3
4
Importancia de la con sistemas de información, cuyo uso
ha contribuido a mayores niveles de efi-
guez (2002), es conveniente considerar
que el proceso administrativo es muy
innovación ciencia. complicado en cualquier empresa, sin
importar su tipo o tamaño, ni el nivel al
en las empresas 2.Sistemas de gestión de desempeño, que esta haga referencia.
creados para identificar factores de la
organización que sean utilizados para Dice el autor, que la gran influencia de
Según Orrego, la tendencia de las em- maximizar la rentabilidad. los computadores en la administración
presas es la de llevar su estrategia cor- y su importancia, se relaciona estrecha-
porativa hacia la innovación. Para la auto- 3.Inteligencia competitiva con sistemas mente con la administración misma.
ra, la innovación dejó de ser una ventaja de información para la gestión del cono- Puesto que, en el campo de los nego-
competitiva convirtiéndose en un requi- cimiento, con el fin de obtener capital de cios casi todas las empresas se hacen
sito para sobrevivir. Además, considera este y entender el comportamiento de más grandes debido al crecimiento nor-
que la implantación de esta, es un pro- los clientes. mal y también a causa de la tendencia
ceso de cambio en el que el ambiente cada vez mayor de las funciones, las ad-
organizacional y la tecnología se acoplan Dentro de la innovación se encuentran quisiciones y la información de las em-
mutuamente, factor que enuncia de ma- las tecnologías de la información que es presas, es así como se hace necesaria
nera inherente la necesidad de la inte- el tema principal que se trata en este do- una herramienta de apoyo como lo son
gración, entre los proyectos de gestión cumento. las TIC (Tecnologías de la Información y
de cambio y la tecnología. la Comunicación). En este programa de
Después de haber mencionado los facto- formación se tratan los temas relaciona-
De acuerdo con lo que dice Orrego, no res de la organización en pro de la renta- dos con los datos y la información, talco-
sólo coinciden con Brojt en el requisito bilidad, Brojt concluye que el número de mo se describe a continuación.
de la tecnología en las organizaciones, proyectos de este estilo, se incrementa-
sino que adicionalmente menciona que rán de manera progresiva y serán estos
los proyectos tecnológicos y especial- los que ofrecerán nuevas oportunidades Datos y Sistemas de
mente los de información, se utilizan
para responder a demandas internas y
de crecimiento para las organizaciones.
Información
externas en tres niveles de competitivi-
dad: ¿Por qué las empresas necesitan las
Basado en lo que dice Stair y Reinolds,
Tecnologías de Información?
los datos consisten en hechos tales
1.Reingeniería de modelos operativos
como: el nombre y código de un em-
De acuerdo a lo que menciona Rodrí-
5
pleado, las horas que trabaja en la se-
mana, inventarios de la empresa, ventas
Tipos de Sistemas de - Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización.
que se realizan, entre otros. Cuando los
datos son organizados de manera clara,
Información - Son intensivos en entrada y salida de
información.
estos se convierten en información, esta Según el portal de acceso al conoci- - Sus cálculos y procesos son simples y
a su vez es una colección de hechos or- miento ITSON, en su Objeto Virtual de poco sofisticados.
ganizados de tal forma que tienen un va- Aprendizaje existen 7 tipos de sistemas - Son fáciles de justificar ante la parte ad-
lor adicional, más allá del valor de los he- de información, que se describen a con- ministrativa, ya que sus beneficios son
chos. Sin embargo, teniendo en cuenta tinuación: visibles y palpables
lo que se explica aquí, junto a lo que dice
Rodríguez acerca del incremento pro- Sistema para el Procesamiento de Sistema de Soporte para la Decisión
gresivo de la empresa, es necesario en Transacciones
algún momento buscar una herramienta Como su nombre lo dice, ayuda a los
tecnológica con la cual organizar los da- Sustituye los procedimientos que se rea- tomadores de decisión (no reemplazán-
tos, para obtener resultados que puedan lizaban de forma manual, por otros que dolos) utilizando modelos y datos para
servir de apoyo a la parte administrativa se basan en el computador. Este tipo resolver problemas sencillos que no re-
de la empresa, esta herramienta es co- de sistema de información está basado quieren de estructuración.
nocida como sistema de información. en el computador y su relación con los
trabajos de rutina, se hace referencia a
este como el más importante y el más Sistema de Soporte a la toma de Deci-
De acuerdo a lo que menciona Oz, un sis- utilizado dentro de las empresas, ya que siones en Grupo
tema de información consiste en todos reduce el tiempo de las operaciones o
los componentes que trabajan juntos actividades rutinarias. Ayuda a que la toma de decisiones sea
para procesar y producir información. más eficaz para todos los niveles de
Este sistema se compone de datos, Las siguientes son las características usuarios individuales. Ofrecen muchas
hardware, software, redes, personas y más frecuentes dentro de las organiza- herramientas útiles para el trabajo en
procedimientos. El funcionamiento de ciones: grupo.
un sistema de información es sencillo,
puesto que los computadores recogen - Se logran ahorros significativos de Este tipo de sistema de información
datos, los guardan y los procesan en in- mano de obra. cuenta con las siguientes característi-
formación, de acuerdo a instrucciones - Son el primer tipo de sistema de infor- cas:
que las personas proveen por medio de mación implantado en una empresa.
programas de computador. - Diseño especial enfocado en facilidad
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de uso. las labores. tro de la empresa y bien administrados
- Flexibilidad y apoyo en la toma de de- aportan nuevos indicadores que pueden
cisiones. Sistema de Información para la Admi- servir como ventaja estratégica de la em-
- Cuenta con una base de datos, mode- nistración presa frente a la competencia.
los y gerente de diálogo.
Los sistemas de información para la ad- Para que la mayoría de estos sistemas
ministración, corresponden a un con- de información funcionen correctamen-
Sistema de Trabajo con junto de personas, funciones, software, te, es necesario que sus equipos puedan
Conocimientos bases de datos y dispositivos para su- guardar una gran cantidad de informa-
ministrar información a administradores. ción de manera ordenada, para luego
Su principal cometido es integrar los presentarla, según las necesidades del
conocimientos en el conjunto de la or- Proporcionan informes periódicos para usuario.
ganización, dentro de sus funciones se planear, controlar y tomar decisiones.
encuentra el crear conocimiento y com- Estos sistemas de información tienen Si se quiere lograr lo anterior, debe existir
partirlo en grupos de trabajo para distri- como objetivo generar eficiencia opera- una aplicación de apoyo llamada base de
buirlo, según escalas. tiva. datos; tema que será de vital importan-
cia a lo largo de este programa de forma-
Sistema de Automatización de Sistema de Información Estratégico ción y se describe a continuación.
Oficinas
Ayudan a la alta gerencia a abordar y re-
El Sistema de Automatización de Ofici- solver estrategias administrativas a lar- Bases de datos
nas está diseñado para aumentar la pro- go plazo, teniendo en cuenta la empresa
ductividad de los trabajadores de datos frente al entorno exterior. Normalmente
en la oficina, apoyando las actividades se desarrollan a la medida (no se pueden Una base de datos es una herramienta
de coordinación y de comunicación. adaptar a otras empresas tan fácilmen- para recopilar y organizar información.
te). Las bases de datos pueden almacenar
Dentro de sus funciones principales se información sobre personas, productos,
encuentran: Como características especiales de es- pedidos u otras cosas. Muchas bases
tos sistemas de información es que cre- de datos comienzan como una lista en
1.Coordinar y administrar la productivi- cen dentro de la empresa; primero se uti- una hoja de cálculo o en un programa de
dad. lizan para un proceso particular y luego procesamiento de texto. A medida que
2.Enlazar trabajo. se le van agregando funciones, también la lista aumenta su tamaño, empiezan
3.Acoplar a la institución por medio de apoyan la innovación de productos den- a aparecer redundancias e inconsisten-
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cias en los datos. Cada vez es más difícil Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
comprender los datos en forma de lista cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. La principal diferencia
y los métodos de búsqueda o extracción entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos,
de subconjuntos de datos para revisión es la forma de organizar los datos, puesto que ello permite mayor flexibilidad y evita
son limitados. Una vez que estos proble- redundancias. En Access las filas se nombran Registros (se almacena información
mas comienzan a aparecer, una buena individual) y las columnas Campos (información diferente, la cual conforma un regis-
idea es transferir los datos a una base tro).
de datos creada con un sistema de ad-
ministración de bases de datos (DBMS),
como Access.
Figura 1. Componentes tabla
En este programa de formación, se uti-
liza como administrador de la base de
datos la herramienta Microsoft Access.
Esta herramienta funciona bajo el con-
cepto de bases de datos relacionales.
Antes de explicar el funcionamiento de
Access, se deben tener claros concep-
tos como: las partes de una base de
datos y el modelado de datos utilizados
para Access. Así, en la siguiente unidad
que corresponde al manejo de Microsoft
Access, será muy sencilla.
Partes de una base de datos de Access
Se describen brevemente los compo-

nentes de una base de datos de Access
típica. Fuente: SENA
Tablas
8
Figura 2. Ejemplo formulario realizado en Access
Formularios
Son las interfaces que se utilizan

para trabajar con los datos o para
mostrar los datos de una forma
amigable al usuario, estas permiten
presentar y modificar información
de forma actualizada.
Fuente: SENA
Figura 3. Ejemplo informe realizado en Access
Informes
Los informes sirven para presentar

de forma resumida un requisito
de información específico,
contenido en los datos de las
tablas, solicitados por un usuario.
Fuente: SENA
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Figura 4. Ejemplo consulta de selección – Access
Consultas
Permiten recuperar datos por medio de

criterios específicos, estas pueden contener
información de varias tablas en una sola hoja
de datos. Es una forma de buscar, encontrar y
mostrar determinada información.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de

selección y las de acción. Una consulta de
selección simplemente recupera los datos y
hace que estén disponibles para su uso. Los
resultados de la consulta pueden verse en la
pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles
o se pueden utilizar como origen de registros
para un formulario o un informe.
Fuente: SENA
Introducción al modelado entidad-relación
El modelo entidad-relación también denominado modelo conceptual de datos, es una técnica especial de representación
gráfica que incorpora información relativa a los datos y la relación existente entre ellos, para dar una visión del mundo real.
Para hacer una mayor introducción al modelado de objetos, se deben tener en cuenta dos definiciones: entidad y relación.
Según Rob y Coronel, una entidad es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base
de datos.
Ejemplos de entidad en una base de datos de una tienda son: producto, venta, cliente y proveedor. Estos corresponden a
información importante del mundo real agrupada sobre algún tema, en este caso corresponde a información que la persona
encargada de la tienda desea conocer, para así observar las ventas que realiza, los productos se deben comprar a mayor o
menor cantidad, entre otras funciones.
Ejemplo: para el siguiente caso, se debe seleccionar qué entidades consideran que deben ir en la base de datos de una
papelería.
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Tabla 1. Ejemplo modelado entidad-relación de ventas, chicles y algodón; es más, ni siquiera la entidad
cliente, puesto que los compradores serían ovnis), pero para
el caso de una tienda de venta de dulces terrestres, la entidad
ovni, no tendría sentido en esta base de datos (tampoco
montaña, océano, entre otras que no tienen que ver con las
funciones de la tienda).
La representación de un paisaje en base de datos (BD)

relacionales se puede demostrar por medio de un modelo
entidad-relación entendido como el conjunto de entidades,
atributos y relaciones relevantes dentro de una BD:
Conjunto de entidades: son objetos relevantes para la base

de datos, por ejemplo: municipios, veredas y casas.
Conjunto de atributos: las variables o características de los

objetos.
Por ejemplo el número de habitantes por vereda, donde
cada atributo posee un conjunto de valores posibles llamado
Fuente: SENA dominio. Un dominio para el atributo de habitantes por
Teniendo en cuenta que una de las funciones de la empresas, es vereda sería: 0-200 habitantes, 0-20 km², etc. Este conjunto
diseñar bases de datos, puesto que es así como los diseñadores de valores posibles de un atributo se llama dominio.
y desarrolladores de sistemas de información agregan o no,
más información dentro de las entidades. Por lo tanto, es que Conjunto de relaciones: corresponde a los aspectos que
existe la posibilidad de que cualquiera de esas entidades, relacionan una entidad con otra. Un caso sería: la vereda
sean utilizadas en una base de datos, esto siempre y cuando X tiene muchas escuelas, cada escuela solo está en una
haya algo que pueda relacionar ese objeto con la función de la vereda, la carretera F cruza muchas fincas o una finca puede
empresa para la base de datos. tener varias carreteras.
Las relaciones no son solamente de uno a muchos, existen
Por ejemplo, un ovni está relacionado en la tienda, si se tratara muchas más relaciones. Estos son algunos ejemplos:
de una establecimiento inter-espacial (y no sería importante
tener en cuenta las entidades: juego, montaña, océano, estante - Uno - Uno: un municipio tiene un área rural, dicha área rural
solo le corresponde a ese municipio.
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- Uno - Muchos: un área rural tiene varias utilizaba para llevar a cabo sus cuentas, Proveedores, es importante tener en
veredas, pero cada una de esas veredas ha decidido diseñar una base de datos cuenta la entidad de Proveedor, puesto
sólo pertenece a esa área rural. teniendo en cuenta los siguientes que él necesita tener control sobre los
factores. proveedores de los productos que él
- Muchos - Muchos: una parcela puede necesite. Por ejemplo, si se le estuvieran
tener varios dueños y cada dueño puede 1. El objetivo de la papelería es sólo acabando los lápices, podría saber por
tener varias parcelas. Cuando esta vender productos, no hay intercambios medio de la base de datos quién se los
relación se da en una base de datos, se de productos ni cambio de mercancía, puede vender.
debe colocar otra entidad intermedia que puesto que todo lo vende en promoción.
relacione ambas entidades, puesto que 2. Don Nicolás tiene 4 proveedores Punto 3. Don Nicolás tiene 10 Clientes,
Access no tiene la relación de muchos a (Papeles Ltda, Tecnología S.A, Borradores es importante tener a los Clientes en
muchos. E.U y Tintas S.A), a quienes les compra esta base de datos, porque son quienes
los productos. compran los productos en venta.
Ejemplificando un poco el proceso, para 3. Don Nicolás tiene 10 clientes (Diana,
crear una base de datos relacional y a Marcela, Lina, María, Juan, David, Felipe, Punto 4. Don Nicolás no puede permitir
su vez asemejarla a lo que se hace con William, Carlos y Mónica). que sus productos se acaben, es muy
Microsoft Access, se representa las 4. Don Nicolás no puede permitir que importante tener en cuenta la entidad
entidades como una tabla donde sus sus productos se acaben. Debe tener Producto que son de gran ayuda para
atributos se encuentran dentro de la control sobre todos los productos que controlar este problema.
entidad y las relaciones como una línea vende.
entre las dos entidades. En este caso se tienen cuatro entidades,
Después de leer el ejercicio, observe que ahora se deben relacionar:
A continuación, se describe el ejemplo qué palabras son tan importantes como
que se pone en práctica en el para convertirse en entidades. En este Venta: ¿Qué entidades se relacionan
transcurso de las diferentes unidades caso se debe observar punto por punto. con venta?
del programa de formación:
Punto 1. El objetivo es vender productos, 1. A los proveedores no se les venden
Don Nicolás es dueño de una papelería lo otro se está negando (o sea que productos, sólo se les compra y en el
que está creciendo rápidamente y los no tiene importancia), es decir, que ejercicio no se ha solicitado ningún
productos que antes compraba y que le una entidad puede ser Venta lo cual proceso de compra, por lo tanto, el
duraban un mes, ahora no le duran ni 15 representa lo que hace la empresa. problema real de don Nicolás es que
días. Al ver que su negocio no da abasto se le están acabando los productos
con los cuadernos de información que Punto 2. Don Nicolás tiene cuatro y necesita que alguien o algo le diga
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cuando se le van a acabar. 3. Productos: un cliente compra productos, pero él lo que realiza es una compra, por
lo tanto necesita de la tabla Venta para relacionarse con la tabla Producto y no se
2.Los clientes sí están relacionados relaciona directamente.
porque compran productos. Una venta
tiene sólo un cliente (por ejemplo para Productos: ¿Qué entidades se relacionan con producto?
vender una resma de papel nunca se
hace un recibo para dos personas, sino 1. Venta: los productos son los que se utilizan para la venta. Una venta tiene uno o
sólo para una). muchos productos.
2. Proveedores: los proveedores ofrecen los productos, un producto es ofrecido por
3. Producto: los proveedores son los un proveedor.
que venden el producto. En este caso, 3. Cliente: los productos se relacionan con los clientes por medio de la venta, pero
un proveedor vende varios productos. ellos no están relacionados directamente.
Proveedor: ¿Qué entidades se relacionan Las entidades entonces quedan relacionadas así:
con proveedor? Figura 5. Tablas de modelo E-R sin organizar
1. Venta: nuevamente a los proveedores
no se les venden productos, pues ellos
son los que le venden a don Nicolás.
2. Cliente: los clientes no se relacionan
con los proveedores, el interme diario es
la empresa (en este caso es la papelería).
3. Producto: los proveedores son los
que venden el producto. En este caso,
un proveedor vende varios productos.
Producto
Cliente: ¿Qué entidades se relacionan
con cliente?
1. Venta: los clientes son los que
compran productos. Un cliente puede
comprar varias veces en la papelería.
2. Proveedores: no se relacionan con el
cliente. Fuente: SENA
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Cabe recordar que la entidad - Columna: agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia
VentaProducto se crea, porque como se abajo del libro de trabajo.
explica en el tema de relaciones, Access - Fila: es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha
no permite relaciones de muchos a del libro de trabajo.
muchos. - Celda: es la intersección de una fila y una columna
Figura 6
Partes de una base de datos en Excel
Una base de datos se puede organizar

de igual manera en Excel de tal manera
que la información relacionada en tablas
se visualice en columnas y filas. Una
tabla tendrá un número específico de
columnas, pero tendrá cualquier número
de filas.
Base de datos en Excel Fuente: SENA

Una base datos es un conjunto de Determinar los campos de las tablas
datos que ha sido organizado bajo un
mismo contexto y cuya información está Luego de establecer de manera clara e identificar las tablas, continuamos con la
almacenada y lista para ser utilizada en identificación de sus campos, que son los atributos de la tabla y en Excel son el
cualquier momento. Las bases de datos conjunto de celdas organizadas de manera vertical en las columnas, todo campo
pueden almacenar información sobre tiene un nombre y ese nombre es una etiqueta, que es el nombre del campo, este
personas, productos, ventas o cualquier deberá ser descriptivo y le ayudará a comprender el significado del dato contenido en
otra cosa. sus campos, de la misma manera el conjunto de campos con información presente
de forma horizontal se denomina registro, en Excel son las filas.
Diseño de bases de datos en Excel
Para una base de datos en Excel se debe

tener claro las partes de una tabla.
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Identificar las llaves o atributo clave de cada tabla
Una llave en una tabla, es el atributo cuyos datos nunca se selecciona unas llaves que fueron (#documento, código cliente,
repiten en todos los registros de la columna. En una tabla #seguridad social) de estas llaves la llave principal será (código
pueden existir varias llaves o atributos claves. En la tabla cliente), pues identifica todos los datos de un registro de esa tabla
Clientes claramente. Para los gráficos, las llaves principales se identifican
algunos atributos que cumplen esa condición son con una estrella amarilla.
(#documento, código cliente, #seguridad social) entre
otros. Una llave secundaria o foránea es la llave principal de una tabla
que se utiliza como un atributo normal en otra tabla con la que se
Una llave principal o atributo clave es el atributo que se relaciona.
selecciona dentro de todos los atributos que son llaves
porque identifica claramente la tabla. Por ejemplo, en la
tabla Clientes se
15
Figura 7
Fuente: SENA
Identificar las relaciones entre tablas
Una relación es un verbo que le permite reunir dos o más tablas, permitiendo
la integración de atributos, según casos específicos o tipos de relaciones.
Por ejemplo: observe las tablas Clientes y Libros. Busque un verbo, según
el ideal de la base de datos para reunirlas, podríamos utilizar (Prestar, leer,
romper, solicitar), el más acorde, según el objetivo sería “prestar”. Al leer las
dos tablas unidas por ese verbo, según el objetivo de la base de datos se
entendería cómo muchos clientes pueden prestar muchos libros o muchos
libros se le prestan a muchos clientes.
Existen tres tipos de relaciones, Uno a Uno, Uno a Muchos y Muchos a

Muchos. En una base de datos ideal se debe buscar que todas las relaciones
sean uno a muchos.
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Glosario
Agrupar: “Seleccionar y tratar un conjunto de objetos gráficos como un solo objeto. Cuando varios objetos dibujados conforman
una sola imagen, la agrupación es útil para mover y cambiar el tamaño de los objetos como una unidad”. (Conocimientosweb.
net, 2013)
Aplicación: “Conjunto de objetos trabajando entre sí en una base de datos”. (Conocimientosweb.net, 2013)
Archivo: “Colección de datos guardada en disco y con un nombre específico. Cada vez que guarda un documento, la aplicación
lo almacena en el archivo de un disco flexible, un disco duro o una unidad de red”. (Conocimientosweb.net, 2013)
Asistente: Es una serie de cuadros de diálogo que lo guían por el proceso de realización de una tarea complicada. Las aplicaciones
de Office ofrecen asistentes como una manera rápida de crear documentos. Por ejemplo, el Asistente para cartas de Word le
ayuda a crear una carta de negocios con formato apropiado. // Programa que a partir de información proporcionada construye
objetos en la base de datos. (Conocimientosweb.net, 2013)
Campo. En un formulario con espacios para rellenar, un campo es un espacio en blanco. En una base de datos, usted crea
formularios para introducir datos. Cada formulario incluye uno o más campos para la inclusión de datos. Una colección de
entradas de campo forma un registro. // Unidad mínima de almacenamiento de información. (Conocimientosweb.net, 2013)
Celda: “Rectángulo formado por la intersección de una columna y una fila en una hoja de cálculo de Excel. Debe escribir
etiquetas de texto, valores y fórmulas en las celdas para crear una hoja de cálculo”. (Conocimientosweb.net, 2013)
Clave principal: “En una tabla de Access, campo que proporciona entradas a un campo correspondiente de otra tabla”.
(Conocimientosweb.net, 2013)
Formato: “Cambio del aspecto o el diseño de una página o un texto seleccionado. El formato incluye cambio de márgenes y
elección de diferentes estilos de fuente”. (Conocimientosweb.net, 2013)
17
Recursos Bibliográficos
-Brojt, D. (2005). Project Management: un enfoque de liderazgo y ejecución de proyectos en la empresa para aplicar el lunes
por la mañana. Buenos Aires, Argentina: Granica S.A.
-Conocimientosweb.net. (2013). Glosario Access. Consultado el 22 de septiembre de 2016,
en http://www.conocimientosweb.net/dcmt/ficha13082.html
-ITSON. (2011). Introducción a los sistemas de información. Consultado el 18 de noviembre de 2011, en

http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p7.htm
-Microsoft Corporation. (2013). Conceptos básicos sobre bases de datos. Consultado el 18 de noviembre de 2011, en
http://office.microsoft.com/eses/access-help/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datos-HA010064450.aspx
-Orrego, C. (2012). El ser humano y la innovación. Consultado el 17 de noviembre de 2011, en

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=165013669007
-Oz, E. (2009). Management Information Systems. 6° Edición. Massachusetts, Boston: Thomson Course Technology.
-Rob, P. y Coronel, C. (2009). Databasesystems: design, implementation and management. (9° Edición). Massachusetts, Bos-
ton: Thomson Course Technology.
-Rodríguez, J. (2006). Estudios de sistemas y procesos administrativos. 3° Edición. México: Internacional Thomson Editores.
-Stair. R y Reynolds, G. (2008). Fundamentals of information systems. 5° Edición. Melbourne: Cengage learning.
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20
Creación y administración de bases de
datos relacionales: Microsoft Access
Contenido
Introducción .............................................................................. 4
Componentes de Access...........................................................5
Durante el diseño y administración de la base de datos...........6
Ingresar a Microsoft Access.......................................................6
Implementar una base de datos Access...................................7
Crear y guardar las tablas de la base de datos...........................8
Crear y modificar los atributos que contienen las tablas...........8
Crear relaciones entre tablas......................................................10
Ingresar datos a las tablas...........................................................11
Glosario....................................................................................... 11
Bibliografía..................................................................................12
Créditos.......................................................................................13
Creative Commons.....................................................................14
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 2

Creación y administración de datos relacionales
Glosario
Microsoft Access
Componentes de Access Ingresar a

Microsoft Access
Durante el diseño Durante la Implementación Implementar una base Ingresar datos las tabas
y administración de la base de datos de datos
de la base de datos
Crear y guardar las tablas
Tablas Formularios
Crear y modificar los atributos

Relaciones
Informes
Crear relaciones
Consultas Fuente: SENA
Introducción Según Microsoft Corporation: Access
es una herramienta de diseño e imple-
Una base de datos es un conjunto de da- mentación de aplicaciones de base de
tos que pertenecen al mismo contexto, datos que se pueden usar para realizar
almacenados sistemáticamente para su un seguimiento de información impor-
posterior uso. En este sentido, la lista de tante. Pueden conservar los datos en el
contactos de su celular, es una base de equipo o publicarlos en la Web.
datos compuesta en su mayoría por per-
sonas y números telefónicos indexados Lo anterior indica que se deben manejar
o guardados por una característica única dos conceptos importantes, el primero
para su posterior recuperación y consul- es el diseño de base de datos y el se-
ta. En la actualidad y debido al desarrollo gundo la implementación de bases de
tecnológico, la mayoría de aplicaciones datos. Access es relevante porque en su
informáticas y tecnológicas poseen ba- entorno se manejan ambos conceptos.
ses de datos. En otras palabras, si se compara Access

como herramienta para la construcción Ejemplo: Se va a crear una tabla llama- ductos, se tienen dos registros o filas
de un edificio, se podría decir que el di- da productos, con información sobre los que a su vez contienen cuatro campos o
seño consiste en las bases y cimientos productos de una empresa, que a su vez columnas con su respectiva etiqueta (id
del mismo y la implementación serían para almacenar los datos de los produc- de producto, nombre de producto, pro-
los acabados; siendo esta una relación tos tendrían unos campos con etiquetas veedor, valor unitario), cada campo con-
simbiótica entre los dos elementos. Es- así: tiene dos datos referentes a su etiqueta,
tos dos conceptos se pueden trabajar el campo “Id de producto” tiene el dato
individualmente, como la posibilidad de Figura 1. Tabla Productos “1” que inicia el primer registro y el dato
que durante la construcción del edificio “2” para el segundo registro, que a su
usted contrate personal independiente vez identifican el registro completo.
para cada momento de la construcción
o lo construya la misma persona. Ac- Un registro total del ejemplo tiene los
cess por poseer la capacidad de realizar Fuente: SENA datos relevantes de un producto así: 1,
las dos actividades de forma individual Chai, Exotic Liquid, $1.800.00, que al
o conjunta “diseño e implementación” En Access la tabla de ejemplo se verá leerlos en conjunto con las etiquetas de
más que una base de datos es un siste- así, con todos sus componentes, junto cada campo le permitirá decir que: “el
ma de gestión de bases de datos o un con otras tablas con datos como clien- registro número 1 de la tabla denomina-
sistema de información. tes y pedidos. da producto, tiene un identificador de
producto 1, la descripción del producto
Componentes de Access Figura 2. Tabla de productos es Chai, el proveedor de este producto
es Exotic Liquid y su valor unitario es mil
Access, está compuesto por los siguien- ochocientos pesos”.
tes componentes, según el momento de
su trabajo en la herramienta así: b. Las Relaciones: Este componente del
diseño, permite integrar las diferentes
Durante el diseño y administración de tablas de la base de datos, permitiendo
la base de datos interactuar con los campos de cada una
de ellas, según sus necesidades.
a. Las Tablas: También llamadas con-
tenedores de datos, compuestas por c.Las Consultas: Este componente del
registros o filas, columnas o campos y diseño, permite seleccionar de una o va-
los datos que se abstraen de los requeri- Fuente: SENA rias tablas relacionadas los campos que
mientos iniciales para la construcción de necesite en un momento determinado
la base de datos. En la tabla del ejemplo denominda pro- que requiera conocer datos específicos.

Durante la implementación de la vidad de aprendizaje, sólo se hará un re- realizar correctamente los cálculos de
base de datos paso rápido de la creación de bases de pago por comisión de los empleados de
datos, las propiedades de sus campos y la papelería de don Nicolás.
a. Los Formularios: Este componente de las relaciones entre estas herramientas.
la implementación permite realizar una Antes de empezar a utilizar Access, se
presentación amigable y consecuente Para ampliar su conocimiento sobre el debe crear un diseño de modelo entidad
con información y etiquetas detalladas tema, se recomienda consultar el ma- relación para la base de datos (es im-
de las consultas, campos e información terial complementario que se encuentra portante conocer lo que se quiere hacer
de la base de datos. Para este momento, en Actividad 2 del menú del programa para que el trabajo en Access sea más
se requiere conocimientos de la interfaz de formación. sencillo). Para las relaciones, la “n” signi-
gráfica, colores, organización y el efec- fica muchos. Por ejemplo, un vendedor
to que el cliente o usted quieran cuando Para explicar de forma rápida el funcio- realiza n ventas.
vayan a hacer uso de la base de datos. namiento de una base de datos, se va
Desde este componente, el usuario in- a utilizar el siguiente ejemplo, para des- Figura 3. Modelo entidad-relación para
teractúa con la base de datos, logrando pués explicar de forma rápida la creación el caso de la papelería de don Nicolás
volver transparente el diseño, focalizan- de bases de datos.
do al usuario en una interfaz dinámica,
práctica, con ayudas y de fácil manipu- Don Nicolás hace poco tiene una pape-
lación. lería en un sitio estratégico de la ciudad,
la forma cómo les paga a sus vendedo-
b. Los Informes: Este componente per- res es por comisión en ventas. Cuando
mite realizar el diseño de los documen- empezó con la empresa y teniendo en
tos que se obtendrán de la base de da- cuenta la forma de pago a sus vendedo-
tos en forma de reportes, ya sea para res, él pensó que esto iba a ser algo sen-
guardar como registro de operaciones o cillo, pero sus empleados están vendien-
para imprimir como resultado. do grandes cantidades de productos y
él lleva dos meses sin hacer las cuentas
correctamente, por lo tanto, algunos de
Debido a que para acceder al programa sus empleados se quejan porque les es- Fuente: SENA
de formación Uso de Excel y Access tán pagando menos y a otros les están
para el desarrollo de aplicaciones admi- pagando más de lo que trabajan. Ingresar a Microsoft Access
nistrativas empresariales, se tiene como
prerrequisito conocer previamente acer- Para darle solución a esta problemática, Se debe dar clic en el botón de Windows
ca de estos dos programas, en esta acti- se debe diseñar una base de datos para y luego dar clic en la opción Todos los

programas, luego buscar la carpeta Mi- principal que se despliega, dar clic en la - Inicio: Esta pestaña cuenta con las fun-
crosoft Office, para finalmente elegir Mi- opción Base de datos en blanco, luego ciones más comunes de Access.
crosoft Access. darle un nombre a la misma y finalmente
dar clic en el botón Crear y automática- Entre estas se encuentran: vistas, bus-
Pasos a seguir: mente aparece la nueva base de datos car y formato de textos.
(ver figura 5).
1. Botón Inicio. - Crear: Esta pestaña cuenta con todas
2. Clic en Todos los programas. Figura 5. Access - Nueva base de datos las opciones de creación de tablas, con-
3. Elegir la carpeta Microsoft Office. sultas, formularios e informes.
4. Finalmente clic en Microsoft Access.
- Datos externos: Esta pestaña se utiliza
Figura 4. Ingreso a Microsoft Access principalmente en el momento que se
desde Windows requiere, tanto importar datos desde un
archivo externo como cuando se desea
exportar una tabla de la base de datos.
- Herramientas de base de datos: Esta

pestaña contiene las opciones especia-
lizadas con el manejo de la base de da-
tos. Entre las opciones se encuentran
Fuente: SENA relaciones, macros, mover datos, entre
otros.
Antes de continuar, se debe conocer
que Microsoft Access cuenta con siete - Campos: Esta pestaña se relaciona con
pestañas en su menú principal, las cua- los datos que contiene cada una de las
les se explican a continuación: tablas de la base de datos. Entre las op-
ciones más comunes se encuentran los
Fuente: SENA - Archivo: Esta opción de Access es la formatos y propiedades de los campos.
que contiene todas las funciones de
Implementar una base de datos Access creación, apertura, guardado, impresión - Tabla: En esta pestaña se encuentran
y cierre de los archivos que se manipu- las propiedades de las tablas y un con-
Lo primero que se hace para implemen- lan con este programa. trol por eventos de edición de tablas,
tar una base de datos, es abrir el pro- necesario para mantener la seguridad y
grama Microsoft Access y en el menú estabilidad de la información.

Figura 6. Menú principal Access Figura 7. Guardar tabla Access tos, Vendedores y Venta Productos).
Después de hacer este procedimiento,
estas aparecen en la ventana tablas, al
lado izquierda del menú de Access.
Figura 9. Access - Tablas del modelo

entidad-relación creadas
Fuente: SENA
Después de esto, se crean las otras 3 ta-

Fuente: SENA blas tal como aparece en el modelo enti-
dad-relación. Para crear una nueva tabla
En este punto se tiene ya creada la base en la base de datos, se deben seguir los
de datos don Nicolás y se observa la ta- siguientes pasos:
bla inicial que se crea automáticamente,
llamada Tabla 1, en la cual se pueden ir 1. Clic pestaña Crear. Fuente: SENA
agregando los datos. 2. Clic en la opción Tabla.
Crear y modificar los atributos que
Crear y guardar las tablas de la base Figura 8. Access – Crear Tabla contienen las tablas
de datos
Una tabla recién creada en Microsoft Ac-
A continuación se describen los pasos cess, sólo cuenta con el atributo ID. Este
para guardar las tablas: atributo a su izquierda tiene una llave la
que representa la llave primaria. Una lla-
1. Clic en el botón Archivo. ve primaria, es el atributo que se consi-
dera el más importante de la tabla.
2. Después se selecciona el botón
Guardar. Fuente: SENA Para modificar y agregar atributos en la
tabla:
3. Escribir el nombre de la tabla (para Luego de haber creado la tabla, se debe
este caso se debe guardar la tabla con dar clic en el botón Guardar (ver pasos 1. Se debe dar doble clic en la tabla que
el nombre Ventas). en la figura 5) y se elige el nombre de se desea modificar, entonces esta se
la tabla (para el caso del problema, tam- abrirá.
bién se deben crear las tablas: Produc-
8
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
2. Después clic en el botón Herramien- ducto y se crean los atributos descrip- Figura 12. Access – Vista de diseño de
tas de tabla. ción, precio y marca. La vista de diseño la tabla
de los atributos de Access es muy simi-
3. Y finalmente clic en el botón Ver. lar a las tablas de Excel, para modificar
un atributo sólo se debe borrar el que ya
Figura 10. Access – Vista de diseño de está (en este caso Id) y escribir el nue-
la tabla vo, luego en la opción tipo de datos (a la
derecha de nombre del campo), se debe
elegir el tipo de datos. Para crear un nue-
vo atributo, sólo se debe escribir debajo
del que ya se encuentra y elegir el tipo
de dato que se desea.
Tipos de datos a utilizar: Fuente: SENA

Fuente: SENA
Autonumérico: normalmente para llaves Figura 13. Access – Atributos de las
Así se abre la vista de diseño de la tabla. principales. tablas creadas
Figura 11. Access – Modificar datos de Texto: es para direcciones, nombres,

la tabla etc.
Número: es para cédulas e identificacio-
nes.
Moneda: es para precios, ventas, entre
otros.
Al finalizar la creación de atributos, la ta-

bla queda de la siguiente forma:
Fuente: SENA Fuente: SENA
Aquí se modifican los atributos de las Al terminar de crear todos los nuevos
tablas, por ejemplo para la tabla Produc- atributos, se debe proceder a crear las
tos, se cambia el atributo Id por IdPro- relaciones.
9
Crear relaciones entre tablas Mostrar tabla no aparece, se debe dar Figura 16. Access – Cerrando las tablas
clic derecho en la pestaña Relaciones de
Para crear las relaciones entre tablas se las tablas, allí aparece la opción Mostrar
debe ingresar primero a la pestaña de tabla.
Herramientas de Bases de Datos y en
esta se debe buscar la opción Relacio- Figura 15. Access – Ventana mostrar
nes (ver figura 14). tabla
Figura 14. Access – Relaciones entre las

tablas Fuente: SENA
Las tablas se deben relacionar por me-

dio de una llave primaria (en las tablas,
el atributo en el que a su izquierda apare-
Fuente: SENA ce una llave de color dorado) y una llave
foránea (un atributo en la otra tabla pero
Antes de realizar las relaciones, se de- que no es llave primaria).
ben cerrar las pestañas de todas las
tablas que van a ser relacionadas. Mi- Figura 17. Access – Tablas sin
Fuente: SENA crosoft Access realiza esta acción para relacionar
evitar problemas de integridad en las ta-
Para el ejercicio, hay que recordar que blas. Para cerrar las tablas abiertas, se
hay una tabla auxiliar (VentaProductos) hace clic en cada pestaña con el botón
que une las tablas Venta y Producto de- derecho del mouse y por último clic en
bido a que estas dos tienen relación de la opción cerrar.
muchos a muchos y en Access no existe Fuente: SENA
esta opción. Algunas veces el programa no tiene pro-
blemas en relacionar las tablas cuando Para relacionar un atributo con otro y así
Al abrir la opción relaciones, automática- están abiertas, pero lo hace la mayoría relacionar las tablas, se debe dejar el
mente aparece una ventana con el títu- de las veces. mouse con el clic izquierdo presionado
lo Mostrar tabla. Con el botón izquierdo en el atributo de llave primaria y moverlo
del mouse presionado se seleccionan hacia la otra tabla, exactamente donde
las cuatro tablas y después se debe da se encuentra el atributo llave foránea,
clic en el botón Agregar. Si la ventana de para evitar confusiones se sugiere que,
10
escriba la llave primaria con un nombre y Figura 19. Access – Tablas relacionadas mente una base de datos relacional. Para
ese mismo nombre, debe ponerlo en la mayor información, consultar el material
tabla dónde va el atributo llave foránea. complementario que se encuentra en
Actividad 2 del menú del programa de
Figura 18. Access – Tablas para formación.
relacionar
Fuente: SENA
Ingresar datos a las tablas
El paso siguiente es llenar las tablas de

la base de datos. Esto se realiza dando
doble clic, tabla por tabla, llenando de ASOCIACIÓN: “Es una abstracción que
Fuente: SENA forma manual y teniendo en cuenta las se utiliza para vincular dos o más clases
relaciones. El proceso para hacerlo es (Por tanto sus instancias o ejemplares)
Para el anterior caso se movió la llave muy similar a lo que se hace con Micro- creándose un elemento de un tipo dis-
primaria IdVendedor de la tabla Vende- soft Excel. tinto”. (Miranda, R. 2016).
dores hacia el IdVendedor de la tabla
Ventas. Después de haber hecho esto, Figura 20. Access – Llenando tablas de CATEGORÍAS: “Una categoría tiene
aparece una ventana llamada modificar la base de datos dos o más superclases que pueden re-
relaciones. En este caso se recomienda presentar distintos tipos de entidades,
elegir las tres opciones para generar una mientras que otras relaciones supercla-
integridad total en la base de datos. se/clase siempre tiene una simple su-
Nuevamente se recuerda que la tabla perclase”. (Miranda, R. 2016).
VentaProductos no tiene una llave prima-
ria debido a que esta tabla es ficticia y ESPECIALIZACIÓN: “La especialización
se encuentra en este lugar solo para co- es el proceso de definir un conjunto de
municar las tablas Ventas y Productos, subclases de un tipo de entidad llamada
cuya relación es de muchos a muchos la superclase. El conjunto de subclases
(en Access esta relación no existe). El que forma una especialización se define
resultado final de las tablas relacionadas Fuente: SENA sobre la base de algunas características
es el siguiente: que lo distinguen de otras especializa-
Y esta es la forma como se crea rápida- ciones dentro de la misma superclase”.
11
(Miranda, R. 2016). un registro como único, es decir, en una
tabla se puede saber cuál es un registro
HERENCIA: “Ya que una entidad de una en específico solo con conocer la llave
subclase representa la misma entidad primaria”. (Miranda, R. 2016).
de la superclase, poseerá atributos es-
pecíficos que pertenecen a la subclase RESTRICCIONES: ”Restricciones inhe-
y atributos que son parte de la super- rentes al propio modelo o estructurales,
clase. Toda entidad que es miembro de por ejemplo: si el modelo es jerárquico,
una subclase, hereda todos los atributos la única estructura es un árbol y no po-
de la superclase. Observe que una sub- drá representarse directamente una co-
clase, junto con todos los atributos que rrespondencia m:n, pues los vínculos
hereda de la superclase, es ya un tipo de entre padre e hijo son 1:n)”. (Miranda, R.
entidad por propio derecho”. (Miranda, 2016).
R. 2016).
RESTRICCIONES PROPIAS:
HERENCIA MÚLTIPLE: (Múltiple inhe- (Semántica integrada). “Su definición
ritance): “Las subclases compartidas corresponde al diseñador, pero su
heredan atributos y relaciones de varias gestión es responsabilidad del modelo
clases. Si una sub clase compartida he- de datos, el cual las reconoce y
reda características de una superclase recoge en el esquema. La reusabilidad
por varias vías distintas (en un retículo), está garantizada al especificarse
dichas características se considerarán universalmente las reglas”. (Miranda, R.
solo una vez”. (Miranda, R. 2016). 2016).
LLAVE FORÁNEA: ”Es llamada clave ex- RESTRICCIONES EXPLÍCITAS:

terna, es uno o más campos de una tabla ”Restricciones de integridad semánticas
que hacen referencia al campo o cam- (RIS) o explícitas”. (Miranda, R. 2016).
pos de clave principal de otra tabla, una
clave externa indica cómo están relacio- SUBCLASE COMPARTIDA: (shared
nadas las tablas”. (Miranda, R. 2016). subclass): “subclase con más de una
superclase. Si existe al menos una
LLAVE PRIMARIA: “Conjunto de uno o subclase compartida, tenemos un
más atributos de una tabla, que toma- retículo y si no existe ninguna se tiene
dos colectivamente permiten identificar una jerarquía”. (Miranda, R. 2016).
12
Microsoft Corporation. (2013). Tareas básicas en Access 2010.
Microsoft Corporation. (2013). Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Consultado el 21 de noviembre de 2012, en
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-del-dise-
no-deuna-base-de-datos-HA010341617.aspx
Miranda, R. (2016). Conceptos del modelo (Entidad Relación Extendido) ERE.

PROGRAMA Uso de Excel y Access para el Desarrollo de
aplicaciones Administrativas Empresariales
NOMBRE DEL OBJETO Creación y administración de bases de datos
relacionales: Microsoft Access
EXPERTO TEMÁTICO Diana Rocío Possos Beltrán
DISEÑADORES GRÁFICOS Caren Xiomara Carvajal Pérez
Luis Guillermo Roberto Báez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barón López
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Inés Camargo Suescún
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzón Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muñoz Ramírez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGÓGICAS Kennia Andrea Peña Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez

Exportando bases de datos desde
Access a Excel y funciones para
análisis de datos
Contenido
Introducción .............................................................................. 4
Exportando una base de datos desde Access...........................5

Ingresar a Microsoft Access.......................................................5
Exportación de datos..................................................................5
Inducción para el manejo de Excel.............................................7
Funciones para análisis de datos................................................8
Función moda.............................................................................8
Función frecuencia......................................................................9
Función subtotal.........................................................................11
Glosario........................................................................................13
Bibliografía..................................................................................14
Créditos.......................................................................................15
Creative Commons.....................................................................16

Exportando bases de datos desde Access a Excel
Glosario
y funciones para análisis de datos
Exportando una base Referencias

de datos desde Introducción para el
Access manejo de Excel
Ingresar a Microsoft Access Función Moda
Exportación de datos Funciones para el análisis

Función Frecuencia
de datos
Función subtotal
Fuente: SENA
Introducción
Exportar datos es el procedimiento por el cual los componentes del diseño de la
base de datos se migran a otra aplicación, en este caso una aplicación de la misma
suite de programas de office lo que garantiza compatibilidad y menos riesgo de
pérdida de información.
Crear una base de datos es un buen comienzo para administrar la información que
se tiene en una empresa; sin embargo, existen otras funciones que podrían servir
para ir más allá del almacenamiento de datos. En este caso se utilizarán algunas
funciones de Excel para realizar unos de los más comunes análisis de datos que se
realizan en una empresa.

Exportando una base de datos una de sus tablas a un formato de Mi- Después de abrir Microsoft Access, aún
desde Access crosoft Excel. hace falta abrir la base de datos. Para
ello, siga los pasos descritos en la figura
Cuando los datos de una empresa se en- Ingresar a Microsoft Access 2, la cual describe el paso 5.
cuentran almacenados en una base de
datos lo que se debe hacer es exportar- Lo primero que se debe hacer, es abrir el 5. Seleccionar la base de datos Don Ni-
los a un formato en el cual se puedan archivo de la base de datos. Para ello se colás accbd y dar clic para ingresar al
realizar cálculos y obtener resultados abre la base de datos de Don Nicolás, la ejemplo.
que le permitan dar uso a la información cual se ha venido estructurando en las
adquirida. unidades anteriores. Figura 2: Ingreso a Microsoft Access
(Paso 2)
Este concepto concluye de manera más Para acceder a esta base de datos, siga
precisa que la base de datos es el con- los pasos indicados a continuación:
tenedor de los datos, que el sistema de
gestión de bases de datos suma al di- 1. Dar clic en el Botón Inicio.
seño el entorno gráfico amigable tanto 2. Después clic en Todos los programas.
para ingresar como para modificar, con- 3. Clic Microsoft Office.
sultar y generar reportes de la base de 4. Y finalmente accede a Microsoft
datos, pero si además estas consultas y Access.
reportes se pueden utilizar para la toma
de decisiones dentro de la organización, Figura 1. Ingreso a Microsoft Access
el sistema evoluciona a su máxima ex- (Paso 1)
presión en un sistema de información. Fuente: SENA
Por lo mencionado anteriormente, cabe
destacar que si la información es alma- Para este caso se exportará a Excel la
cenada adecuadamente en la Base de tabla VentaProducto, la cual contiene la
Datos, los resultados de todos los pro- relación de ventas con productos ven-
cesos de consulta en ella serán óptimos, didos. Cabe recordar que la tabla Ven-
de lo contrario se tendrá un fracaso or- taProducto tiene 2 atributos, IdVenta e
ganizacional. IdProducto.
Para explicar y demostrar lo expuesto Exportación de datos

anteriormente, se utilizará la base de da-
tos que se elaboró en Microsoft Access Pasos para realizar la exportación de da-
llamada “Don Nicolás”, para exportar Fuente: SENA tos:

1. Seleccionar tabla VentaProducto. 3. Para Exportar la tabla VentaProducto, cuadro de diálogo indicando en donde
se debe dar clic en la pestaña Datos Ex- exportar el archivo y con qué nombre ex-
Figura 3. Exportar una tabla de Access ternos. portarlo. Al terminar se da clic en Acep-
(Paso 1) tar.
Figura 5. Exportar una tabla de Access
(Paso 3) Figura 7. Exportar una tabla de Access
(Paso 5)
Fuente: SENA
2. Identificar los atributos de la tabla.
4. Ubicar el grupo Exportar y hacer clic Al dar clic en el botón Aceptar, aparece
Figura 4. Exportar una tabla de Access en la opción Excel. un cuadro de diálogo indicando que el
(Paso 2) proceso se ha realizado exitosamente.
Figura 6. Exportar una tabla de Access Al terminar se da clic en Cerrar.
(Paso 4)
Figura 8. Exportar una tabla de Access
(Paso 6)
Fuente: SENA
Fuente: SENA Al dar clic en el botón Excel, aparece un Fuente: SENA

Con el paso anterior queda finalizada la Figura 10. Tabla productos base de Luego de estos pasos ya está dentro de
exportación de la tabla VentaProducto datos DonNicolas Excel.
de la base de datos a Excel, recuerde
que el archivo queda guardado en la di- Figura 11. Ingreso a Microsoft Excel
rección que se ha especificado durante desde Windows
el proceso.
Al abrir el archivo VentaProducto.xlsx se

ve de la siguiente manera:
Figura 9. Base de datos Exportada en

Excel
Fuente: SENA
Inducción para el manejo de Excel
Las siguientes actividades se realizarán

con apoyo de Microsoft Excel, por ello
se hará un pequeño repaso de Microsoft Fuente: SENA
Excel, su ingreso y los contenidos de
cada una de sus pestañas. Para ingresar Microsoft Excel cuenta con un menú
a Microsoft Excel, se debe dar clic pri- principal, el cual consta de ocho pesta-
mero en el botón de Windows y luego ñas, las cuales se explican a continua-
Fuente: SENA clic en la opción Todos los programas, ción:
luego buscar la carpeta Microsoft Office
Cabe recordar que la descripción que se para finalmente elegir Microsoft Excel. • Archivo: esta pestaña de Excel es la
identifica con los números de las ventas que contiene todas las funciones de
(IdVenta) y los productos (IdProducto), 1. Botón Inicio. creación, apertura, guardado, impresión
se encuentran en la tabla Venta y Pro- 2. Clic en Todos los programas. y cierre de los archivos que se manipu-
ducto. 3. Seleccionar la carpeta Microsoft lan en el programa.
Office.
4. Finalmente clic en Microsoft Excel • Inicio: esta pestaña cuenta con las fun-

ciones más comunes de Excel. Entre es- Funciones para análisis de datos Para demostrar cómo se ejecuta esta
tas opciones están: fuente, alineación, función y qué resultados produce, se uti-
estilos, celdas y modificar. Las siguientes son algunas funciones liza el archivo exportado VentaProducto,
que se van a utilizar con archivos expor- para ello se propone el siguiente ejerci-
• Insertar: esta pestaña cuenta con op- tados desde la base de datos de la pape- cio:
ciones para insertar diferentes objetos lería don Nicolás.
tales como: tablas, ilustraciones, gráfi- Don Nicolás ya tiene su base de datos y
cos, vínculos y símbolos. Función Moda ha exportado los datos a un archivo de
Excel, ahora él quiere conocer cuál es el
• Diseño de página: esta pestaña cuen- Importante: esta función se ha rempla- producto que más se vende con el fin
ta con las opciones para configurar las zado con una o varias funciones nuevas de solicitar a los proveedores una mayor
páginas, el área de impresión, orden de que proporcionan mayor precisión y cu- cantidad de este producto y que estos le
las imágenes y los temas. yos nombres pueden reflejar claramente ofrezcan promociones.
su uso. Esta función todavía está dispo-
• Fórmulas: esta pestaña sirve para in- nible por compatibilidad con versiones Lo primero que se hace es escribir en
sertar diferentes fórmulas, según las ne- anteriores de Excel. No obstante, si la la celda en la que se muestra la moda
cesidades del usuario. compatibilidad con versiones anteriores =MODA.UNO (después de hacer esto
no es necesaria, debe usar las nuevas y sin dar Enter, con el cursor seleccio-
• Datos: esta pestaña cuenta con las op- funciones de ahora en adelante, puesto nar los números que harán parte de la
ciones para todo el manejo de los datos que describen mejor su funcionalidad. moda. Para el caso del archivo exporta-
en Excel: datos externos, ordenación y do es desde las celdas B2 hasta la B53 y
validación de los mismos. En este caso como se utiliza la versión se ve de la siguiente manera:
Excel, se debe utilizar la función MODA.
• Revisar: esta pestaña enmarca todas UNO. =MODA.UNO(B2:B53)
las opciones de Excel relacionadas con
revisión, tanto de ortografía como de co- Según Microsoft, la función MODA.UNO Figura 12. Archivo de Excel con función
mentarios por celdas. devuelve el valor que se repite con más MODA.UNO
frecuencia en una matriz o rango de da-
• Vista: esta pestaña contiene todos los tos.
tipos de vista con saltos de página, di- Es importante tener en cuenta que los
seño de página, página completa, zoom datos que se ponen en la función MODA.
(acercar y alejar), entre otros usos que UNO deben ser números, nombres, ma-
se le puede dar a la hoja de cálculo de trices o referencias que contengan nú-
Excel. meros.
Fuente: SENA
8
Después de haber seleccionado los nú- Función Frecuencia u horizontal, según como se desee ver
meros, se cierra esta función con parén- (para este caso se hace de forma verti-
tesis y se presiona la tecla Enter. Auto- La función frecuencia es una función cal).
máticamente se ve la moda o en este que puede apoyar a la función moda,
caso, el producto que más se vende. porque devuelve el número de veces 1. Escribir los números del 1 al 20, los
Este corresponde al producto número que se repiten los valores de un rango. cuales identifican los códigos de los pro-
1, que si se revisa en la base de datos De la misma manera que funciona con la ductos de la papelería de don Nicolás.
del ejercicio, corresponde al papel Ca- moda, la función frecuencia solo acep-
mily, el cual tiene un costo de $35.000 ta números, referencias o matrices que Figura 14. Archivo de Excel con listado
(ver figura 13). contengan números. Para explicar mejor de código de productos
esta función, se realiza el siguiente ejer-
Figura 13. Archivo de Excel con función cicio:
MODA.UNO aplicada
Don Nicolás de forma mensual está
comprando la misma cantidad de pro-
ductos a sus proveedores. Sin embargo,
está viendo que hay algunos productos
que se acaban muy rápido y otros que lo
único que están haciendo es apilarse en
la bodega y no tienen mucha salida. Don
Nicolás quiere saber qué productos se
están vendiendo más rápido y cuáles no
se están vendiendo lo suficiente, para
así comprar en mayor y menor cantidad
Fuente: SENA los productos que más y menos se ven- Fuente: SENA
dan respectivamente.
Como caso especial con la función 2. El segundo paso, es darle un nombre
MODA.UNO, suponiendo que hay 3 nú- Lo primero que se debe hacer para sacar al rango de números que se van a contar
meros con la misma cantidad de resulta- la frecuencia de los números es escribir en la función frecuencia. Para el caso del
dos, esta devuelve el número menor de el código de los productos que se tie- ejercicio, se seleccionan todos los pro-
la moda, por ejemplo: en este caso si la nen. En el caso de la papelería son 20 ductos vendidos (desde la celda B2 has-
moda fueran los productos 1, 3 y 5, la productos, por lo tanto, son 20 códigos, ta la B53) y en la parte superior izquierda
moda que devuelve Excel es el número los cuales corresponden a los números de Excel, se escribe el nombre que se
1. del 1 al 20, se escriben de forma vertical le asigna al rango en este caso, produc-
9
tos y se presiona el botón Enter. De esta Figura 16. Selección de la parte en la Figura 17. Realización formula
forma, se crea el nombre del rango que que se va a mostrar la frecuencia de los frecuencia
será usado para la función frecuencia. números
Figura 15. Dar un nombre a un rango de

Excel
Después de haber nombrado el rango, 4. Después de haber seleccionado las Fuente: SENA
se continúa con la ejecución de la fun- celdas, se escribe la función de frecuen-
ción frecuencia. cia así: =frecuencia(X,Z), donde X signi- Al terminar de escribir la fórmula se pre-
fica el nombre que se le dio al rango que sionan las teclas Ctrl + Shift + Enter
3. Se seleccionan todas las celdas que para el caso del ejercicio es Productos y (Ctrl y Shift deben estar presionadas) y
se encuentran al lado de los códigos del Z significa los números a los que se les así se muestra la frecuencia para cada
producto. Es aquí donde Microsoft Excel desea conocer su frecuencia, los cuales uno de los números (ver figura 18).
muestra la frecuencia en la que se repi- son los que se encuentran a la izquierda
ten cada uno de los números especifica- del campo mencionado. La función que- En este caso se puede ver como com-
dos a su lado o en el caso del ejercicio, da de esta forma: plemento que el producto 1 que es pa-
la cantidad de veces que se ha vendido peles, tenía cinco ventas; de la misma
uno de los productos de la papelería. =FRECUENCIA(productos;E5:E24) manera que los productos 4 y 19. Esto
le ayuda a don Nicolás a realizar para el
próximo mes una mejor organización
en cuanto a los productos que compra
10
y reducir totalmente la compra, en este cualquier elemento que se deba sumar, Figura 20. Archivo Venta.xlsx Exportado
caso del producto 9, puesto que aún basado en una o varias características. desde la tabla Venta
no ha logrado vender ninguno. Esta es El objetivo de esta función es esencial
la manera como se realizan análisis por para resolver el problema inicial que te-
medio de Excel. nía don Nicolás en su papelería. Él creía
que les estaba pagando mal a sus ven-
Figura 18. Resultado fórmula de dedores. La función subtotal sería todo
Frecuencia un éxito para calcular el total de ventas
de sus empleados y así pagarles de la
forma correcta.
Para este ejercicio, lo primero que se

debe hacer, es exportar como archivo de
Excel desde la base de datos DonNico-
las a la tabla Venta.
Fuente: SENA
Figura 19. Exportando la tabla Venta.
Se procede entonces a calcular los sub-
totales, en este caso por los cuatro ven-
dedores con los que él cuenta. Primero
se deben organizar los datos en este
caso por IdVendedor (ya que la tabla
Vendedor es la que contiene los nom-
bres de los vendedores). Para organizar
los datos se deben realizar los siguien-
tes pasos:
Fuente: SENA
1. Seleccionar la información a
Función subtotal modificar.
Como su nombre lo indica, esta función Fuente: SENA 2. Dar clic en la pestaña Datos.
devuelve un subtotal en una lista o base
de datos. Esta función es útil para calcu- Teniendo el archivo exportado Venta. 3. Seleccionar el botón Ordenar.
lar principalmente las ventas, compras o xlsx, el cual se ve de la siguiente forma:
11
Figura 21. Seleccionando la información Figura 22. Ordenando las ventas por las cuatro columnas y todas las filas que
a ordenar vendedor contengan información. Luego se selec-
ciona la pestaña Datos y en el grupo Es-
quema, se da clic en la opción Subtotal.
Figura 24. Uso de la función subtotal
Fuente: SENA
Al realizar esto, se puede ver cómo se

han organizado los datos por el código
del vendedor. Ahora sí se puede proce-
der a utilizar la función Subtotales.
Figura 23. Ventas ordenadas según el

código del vendedor
Fuente: SENA
Después de dar clic en el botón ordenar, Fuente: SENA

aparecen las opciones de criterios de or-
denación. Hay infinitas posibilidades de Al seleccionar la opción Subtotal apare-
ordenar por cualquier clase de criterio, ce una ventana pequeña en la cual se
según la información que contenga una debe elegir cómo calcular el subtotal.
tabla. Sin embargo, para el ejercicio se Cuando aparece la ventana de criterios
solicita ordenar por nivel de vendedores de subtotales se debe elegir el criterio,
solamente, puesto que se necesita revi- según lo siguiente:
sar su pago.
Fuente: SENA
Para utilizar la función Subtotal, se de-

ben seleccionar los campos que se van
a calcular. En este caso, se seleccionan
12
Figura 25. Identificación de criterios en Al terminar de seleccionar estas tres op- sus vendedores de comisión, según los
pestaña de subtotales ciones, se le está dando una función a productos que estos han logrado comer-
Excel similar a: cializar. Esta es la manera como se reali-
zan subtotales desde Excel.
Por cada IdVendedor igual que se vea,
sumar los valores que se encuentren
en la columna Costo_Venta y crear un
subtotal justo antes de cambiar de
IdVendedor.
Al dar clic en Aceptar, los subtotales se

ven representados así: Exportar: Copiar datos y objetos de base
de datos en otra base de datos, archivo
Figura 26. Criterios de sumado y fun- de hoja de cálculo o formato de archivo,
ción Subtotal mostrada de tal forma que otra base de datos u
otro programa pueda usar los datos o
los objetos de base de datos. Se pueden
Fuente: SENA exportar datos a diferentes bases de
datos, programas y formatos de archivo
1. Para cada cambio en: representa cual- compatibles.
quiera de los criterios que se utilizan
para crear un subtotal. Para el caso del Formularios de tabla dinámica: Una
ejercicio, se utiliza el IdVendedor (que tabla interactiva que resume grandes
significa por cada IdVendedor haga). cantidades de datos mediante métodos
de formato y de cálculo elegidos
2. Usar función: representa la función por el usuario. Se pueden girar sus
que se realiza en el cálculo de subtota- encabezados de fila y columna para ver
les. El cálculo por defecto es suma, pero los datos de distintas maneras, al igual
también existen las funciones: contar, que un informe de tabla dinámica de
promedio, máximo, mínimo, entre otras. Excel.
Fuente: SENA
3. Agregar subtotal a: representa la co- Función: Una consulta que toma los
lumna que se va a sumar, según la fun- Y esta es la manera como don Nicolás parámetros de entrada y devuelve
ción. puede conocer cuánto les va a pagar a un resultado como un procedimiento
13
almacenado. Tipos: escalar (de varias de un campo de tabla dinámica.
instrucciones; devuelve un valor), en
línea (una instrucción; un valor de tabla Totales: Uno de los cinco tipos de
que se puede actualizar) y tabla (de cálculo que define Query: suma, contar,
varias instrucciones; valor de tabla). promedio, min y max.
Función (Office Excel): Fórmula escrita

previamente que toma un valor o valores,
realiza una operación y devuelve un valor
o valores. Use funciones para simplificar
y acortar fórmulas de una hoja de cálculo,
especialmente aquellas que realicen
cálculos largos o complejos.
Función de resumen: Tipo de cálculo

que combina datos de origen de un
informe de tabla dinámica o una tabla
de consolidación, o cuando se insertan
subtotales automáticos en una lista o
base de datos. Ejemplo de funciones de
resumen son: suma, contar y promedio.
Importar: Se usa para copiar datos de

un archivo de texto, archivo de hoja de
cálculo o tabla de base de datos en una
tabla de Access. Los datos importados
se pueden usar para crear una nueva
tabla, o puede anexarlos a una tabla
existente que tenga una estructura de
datos que coincida.
Subtotal de tabla dinámica: Fila o columna

que utiliza una función de resumen para
mostrar el total de elementos de detalle
14
Microsoft Corporation. (2013). MODA.UNO (función MODA.UNO). Consultado
el 21 de noviembre de 2012, en http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/
modauno-funcion-moda-uno-HP010335686.aspx

PROGRAMA Uso de Excel y Access para el Desarrollo de
aplicaciones Administrativas Empresariales
NOMBRE DEL OBJETO Exportando bases de datos desde Access a Excel y
funciones para análisis de datos
EXPERTO TEMÁTICO Diana Rocío Possos Beltrán
DISEÑADORES GRÁFICOS Caren Xiomara Carvajal Pérez
Luis Guillermo Roberto Báez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barón López
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Inés Camargo Suescún
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzón Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muñoz Ramírez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGÓGICAS Kennia Andrea Peña Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez

Desarrollo de aplicaciones usando
base de datos y Excel
Introducción
Exportar una tabla desde Access, es un proceso

muy sencillo, según como se mostró en el material de
formación anterior. Algunas veces se necesitan exportar
todas las tablas en un mismo archivo de Excel
(aunque sea en libros distintos), para así construir
informes que necesiten más de una tabla. Para
este caso, existe la función de Importar una base
de datos de Access, desde el programa
Microsoft Excel.

Estructura de contenidos
1. Introducción
2. Importar una base de datos desde Excel
3. Escenarios en Excel
4. Tablas dinámicas en Excel
5. Gráficos dinámicos en Excel

Importar una base 3. Seleccionar Microsoft Office.
de datos desde Excel 4. Y finamente clic en Microsoft Excel.
5.Seleccionar la pestaña Datos.

Para importar una base de datos, se toma como ejemplo
la base de datos de la papelería de don Nicolás (esto se 6.En el grupo Obtener datos externos, seleccionar la opción
puede hacer con cualquier base de datos) y en cada uno Desde Access.
de los libros se cargan las cuatro tablas.
Figura 2. Comienzo de la importación de archivos Access
Lo primero que se debe hacer, es abrir Microsoft Excel
siguiendo estos pasos:
1. Clic en el menú Inicio.

2. Luego en Todos los programas.
Figura 1. Ingreso a Microsoft Excel
Fuente: SENA
Fuente: SENA

Después de dar clic en la opción de importar Desde Access, en la ventana emergente Después de haber seleccionado la tabla
se busca el archivo de la base de datos, navegando por el disco y las carpetas. En a importar, se despliega un menú de
este caso, la base de datos se llama DonNicolas. opciones para importar datos.
Figura 3. Selección de la base de datos Access Existen las siguientes opciones:
- Tabla
- Informe de tabla dinámica
- Informe de gráfico dinámico
Como en este momento sólo se quiere

mostrar cómo importar un archivo, se
deben seguir estos pasos:
1. Se selecciona la opción Tabla.

2. La ubicación es el libro que se tiene
seleccionado actualmente.
3. Se da clic en Aceptar, después en el
libro de Excel y en la celda seleccionada
se ven los registros importados de la
Fuente: SENA tabla de Microsoft Access.
Figura 4. Elegir la tabla
Nota: más adelante se explica cómo
utilizar tablas dinámicas y gráficos
dinamicos.
Después de solicitar la
importación del archivo de la
base de datos, se debe elegir
la tabla que se va a importar.
Fuente: SENA

Figura 5. Importar datos Figura 6. Datos Importados
Escenarios en Excel
Según Microsoft Corporation, un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en
la hoja de cálculo. Pueden utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo.
Para explicar la definición y aplicación de los escenarios, se puede pensar en el siguiente ejercicio relacionado con la papelería
de don Nicolás:
Don Nicolás está muy contento con lo que ha logrado utilizando las funciones de moda, subtotales y frecuencia en la base de
datos. Sin embargo, ahora tiene un problema. Él está preocupado porque cree que con el dinero que tiene para cancelar la
nómina del otro mes, el cual es $2.500.000, no le alcanza para pagar las comisiones de sus vendedores, puesto que cada vez
se vende más y además él invirtió la mayoría del dinero de la nómina en reparaciones de la papelería.

En el caso anterior, don Nicolás tendría Con la tabla que se ha importado, se puede explicar el funcionamiento de los
que pedir ayuda de un banco para pagar escenarios. Pero antes de esto, se procederá a realizar la función Subtotal (que se
la deuda que tiene o utilizar parte de la explicó en el material de fomación anterior) para darle un mayor orden al total de
ganancia de este mes y además de esto, las ventas.
pensar nuevamente la manera en la que
les paga a sus vendedores. Como la tabla se encuentra activada como un vínculo de Access, se procede a
desvincularla y dejarla como información de Excel. Para hacerlo se selecciona toda
En otros aspectos, don Nicolás quiere la tabla, automáticamente se cargan las herramientas de tabla (Menú que carga
abrir un nuevo local, sin embargo, él automáticamente) y en el grupo Herramientas dar clic en la opción Convertir en
lo haría solamente si sus empleados rango.
venden cierta cantidad de productos, así
parte de las ganancias obtenidas con la Pasos:
venta de los materiales se utilizaría en la 1. Seleccionar la pestaña Diseño
inversión en la papelería. 2. Dar clic en Convertir en rango
3. Y finalmente clic en Aceptar
El otro caso que él cree que podría pasar,
es que haya la cantidad suficiente de Figura 7. Función de Excel - Convertir en rango
dinero para pagarles a sus empleados,
pero que no haya dinero para invertir en
otro local.
Construir los tres escenarios propuestos

para que don Nicolás pueda tomar
decisiones para todos los casos.
Los tres casos anteriores representan el

pesimista, no hay dinero para cancelar
nóminas; el optimista, hay dinero de
nóminas y de inversión; y el caso más
probable, alcanza para pagar a los
vendedores, pero no alcanza para la
inversión en la nueva papelería. Fuente: SENA

Al convertir la tabla en un rango, ya se puede aplicar la función Subtotal. Primero se Teniendo el resultado final de subtotal,
ordena la tabla con la función ordenar y luego se aplica la función Subtotal; ambas se procede a crear los tres posibles
se encuentran en la pestaña Datos, así como se puede observar en la siguiente escenarios que don Nicolás quiere
figura: manejar.
Figura 8. Función de Excel – Ordenar y Subtotal
Figura 10. Subtotales en ventas
Fuente: SENA
Para obtener el subtotal en el este caso de ventas totales, se debe ordenar la tabla
basado en la columna IdVendedor. Y en los Subtotales, seleccionar para cada
cambio en IdVendedor, usar la función Suma y agregar subtotal a Costo_venta, en
ambos casos tal como aparece en la imagen siguiente: Fuente: SENA
Siguiendo con el ejercicio, se procede
Figura 9. Datos que deben ir en las funciones Ordenar y Subtotal
a organizar los datos necesarios para
los escenarios. Entre los datos que se
deben tener en cuenta están: el dinero
que don Nicolás tiene para pagarle a sus
vendedores, el total de las comisiones y
la diferencia entre ambos resultados, que
es lo que le queda a don Nicolás para la
inversión en una nueva papelería.
Los datos de la tabla importada

anteriormente, corresponden a una toma
Fuente: SENA

aleatoria de datos en las ventas anuales, que al parecer representan un caso Ahora se procede a crear los tres escenarios
óptimo, debido a que las comisiones de ventas que don Nicolás les da a sus especificados para el próximo mes en la papelería
vendedores, son del 40% del total de las ventas. de don Nicolás.
Lo primero que se debe hacer es organizar en otra celda, el resultado Para ello se debe hacer lo siguiente:
Ganancia/Pérdida que es igual a la celda pago vendedores, menos las
comisiones de los cuatro vendedores. Las comisiones de los vendedores 1. Se selecciona la pestaña Datos y posteriormente
vienen de los subtotales de ventas. se da clic en la opción Herramientas de datos.
2. Después se elige la función Análisis Y si.
Figura 11. Organizando las celdas para crear los escenarios 3. Finalmente se da clic en la opción Administrador
de escenarios.
Figura 12. Utilizando la herramienta
Administrador de escenarios
Fuente: SENA
Teniendo el administrador de escenarios, se procede
a agregar los tres posibles escenarios que se desean
mostrar. Se abre la ventana del administrador de
Fuente: SENA
escenarios. Para crear un nuevo escenario, se da clic
en el botón Agregar.

Figura 13. Ventana del administrador de escenarios
Figura 14. Ventana del administrador de escenarios
Fuente: SENA
Al dar clic en el botón Agregar se despliega la opción para crear

el primer escenario, en este caso se escribe el nombre del primer
escenario, es decir el optimista que es el que aparece en la tabla
de Excel.
Para elegir las celdas cambiantes, se da clic en el botón que se

encuentra a la derecha de la opción Celdas cambiantes.
Fuente: SENA

A continuación se eligen las celdas que van a cambiar de Figura 16. Ventana del administrador de escenarios
valor, de acuerdo a los diferentes escenarios. En este caso,
lo que cambia es la cantidad de ventas que se realizan y
nuevamente se da clic en el botón anterior para volver a la
ventana anterior.
Figura 15. Ventana para elegir celdas cambiantes

en el administrador de escenarios
Fuente: SENA
Al dar clic en Aceptar, es muy probable que aparezca el

siguiente mensaje:
Fuente: SENA
Después de volver a la ventana anterior, si se desea
se pueden modifican los comentarios, finalmente se
da clic en el botón Aceptar.

Esta es una explicación que se refiere a que los escenarios no se modifican, incluso Ganancia/Pérdida: este valor sale de
si se cambian valores que representen datos. Estos datos en este caso representan la diferencia que hay entre el pago a
la referencia a los subtotales de la tabla Vendedores. Después de dar clic en el vendedores y la suma de las comisiones.
Figura 18. Datos a colocar

Figura 17. Mensaje sobre datos cambiantes en escenarios en el escenario optimista
Fuente: SENA
Al dar clic en el botón Aceptar, se observa
el escenario caso optimista ya creado.
Para crear otro escenario se da clic en el

botón Agregar como se muestra en la
siguiente figura:
Fuente: SENA
botón Aceptar, aparecen los valores que se desean colocar para el caso optimista.
Como la tabla ya contiene este caso, se dejan tal cual están y se le da Aceptar.
Nota: estos datos se pueden remplazar por cualquier número, suponiendo que se
estuviera creando otro escenario.

Figura 19. Caso optimista creado Figura 20. Datos para los casos: pesimista y más probable
Fuente: SENA
Figura 21. Ventana Administrador de escenarios
con los 3 escenarios creados
Cuando se crean
los dos casos
adicionales,
Fuente: SENA estos aparecen
en la ventana de
Se siguen los mismos pasos que se explicaron administrador.
anteriormente para crear el anterior escenario. Luego de haberlos
Los siguientes son datos (arbitrarios) que creado, se procede
se utilizan para mostrar cómo funcionan los a ver un informe de
escenarios. El caso del lado izquierdo para estos.
el ejercicio corresponde al caso pesimista,
suponiendo que los trabajadores de la papelería, Para ello, se da
logren vender 10 veces más lo que venden clic en el botón
normalmente. El que está el lado derecho es un Resumen.
caso en el que se vendiera lo necesario como
para no sobrepasar los $2’500.000, es decir el
caso más probable.
Fuente: SENA

Después de esto, aparece una ventana en la que se Después de haber seleccionado el botón para elegir la celda, se da
debe seleccionar el tipo de informe y donde están las clic en Celdas de resultado.
Celdas de resultado. Para este caso, se utiliza el tipo En el ejercicio es la celda que contiene los valores de Ganancia/
de informe Resumen y en Celdas de resultado se Pérdida. Luego de eso, se da clic nuevamente en el botón de elegir
eligen las celdas que se ven afectadas por las celdas datos, para volver a la ventana inicial.
cambiantes.
Figura 23. Ventana Resumen del escenario minimizada
Para el caso del ejercicio, los valores de las comisiones
de los empleados son las celdas cambiantes y las
Celdas de resultado corresponden a sólo una celda,
la cual es Ganancia/Pérdida. Para seleccionar la Celda
de resultado se da clic en el botón de elegir datos, tal
como se muestra en la siguiente imagen
Figura 22. Ventana de Resumen del escenario

para elegir las celdas de resultado
Fuente: SENA
Figura 24. Ventana Resumen del escenario configurado
Después de
dar clic en
el botón, se
restaura la
ventana de
Resumen del
escenario y se
selecciona el
Fuente: SENA botón Aceptar
para ver el
escenario.
Fuente: SENA

Y así es como se ve el resumen de un escenario:
Figura 25. Resumen de un escenario creado
Para terminar el informe y hacer que

quede presentable, se alarga el tamaño
de la columna para que se vea el texto
que se modificó y de esta manera este
se observe más claro el resumen. Se
debe resaltar que el resumen aparece
en un nuevo libro, tal como se señala a
continuación:
Fuente: SENA
Así es como para el caso del ejercicio de Figura 27. Modificación de textos y ampliación de la columna que
don Nicolás, se puede ver su informe de contiene la información de las celdas
escenarios:optimista, pesimista y más
probable. Las celdas que aparecen en este
informe son modificables.Por lo tanto, para
hacer el informe más explícito, se puede
modificar el texto que aparece bajo celdas
cambiantes ($G$2, $G$3, $G$4 y $G$5) y
bajo celdas de resultado ($G$7).
Fuente: SENA

El proceso para modificar y eliminar un escenario es sencillo, puesto Y esta es la manera como don Nicolás evalúa los
que desde la ventana del administrador de escenarios sólo se da clic diferentes casos que pueden sucederle a su
en los botones Modificar o Eliminar, según sea el caso. La opción empresa.
Eliminar borra automáticamente el escenario. El proceso para
modificar es similar al de agregar, sólo se modifican los valores que
ya están. Después de una modificación o eliminación, se debe dar clic Tablas dinámicas en Excel
de nuevo en el botón resumen, ya que los escenarios resumidos no
se modifican automáticamente. Según Beltrán, aparte de los escenarios, existen
otras herramientas que son de gran apoyo para
Figura 28. Menú para modificar y eliminar contenidos las empresas, entre estas se encuentra la tabla
dinámica.
“Es un tipo especial de tabla que organiza y resume

la información de una o varias tablas. Cuando se
crea una tabla dinámica, se especifican los campos
en los que se está interesado, la forma en la que se
desea organizar la tabla y qué tipo de cálculos se
desean realizar”.
Para seguir con el caso de don Nicolás, se muestra el

funcionamiento de la tabla dinámica en la tabla de la
base de datos importada Ventas.
Lo primero que se debe hacer, es seleccionar los

datos de la tabla:
Fuente: SENA

Figura 29. Selección de datos en la tabla
Después de seleccionar la opción Tabla dinámica, se
despliega un menú en el cual:
1. Se seleccionan los datos.

2. Luego se elige el sitio en el que se va a colocar el
informe de la tabla dinámica.
3. Se finaliza dando clic en el botón Aceptar.
Nota: para este ejemplo se seleccionan sólo los datos

tomados de la base de datos y estos se colocan en una
nueva hoja de cálculo.
Después de haber dado clic en la opción Aceptar, aparece
un panel en la parte derecha con las diferentes opciones
con las que se puede personalizar la tabla. Para explicar el
ejemplo de la Tabla dinámica.
Fuente: SENA Figura 30. Pasos para insertar una Tabla dinámica
Los siguientes pasos son:
1. Seleccionar la pestaña Insertar.
2. En el grupo tablas, dar clic en la opción

desplegable de Tabla dinámica.
3. Elegir la opción Tabla dinámica.
Fuente: SENA

Figura 31. Proceso para crear una Tabla dinámica
Para ello, se utilizan 3 campos:
- Costo_venta
- Fecha_venta
- IdVendedor
Según la figura 32 en el panel de la

derecha, hay campos que se encuentran
en la parte superior (IdVenta, Costo_
venta, Fecha_venta e IdVendedor) que
se deben mover hacia los cuatro campos
que se encuentran en la parte inferior
del panel.
Fuente: SENA
En este ejercicio, don Nicolás desea saber cuánto han vendido en total los empleados Para hacer esto, se da clic en uno de los
de su empresa, según algunas fechas especiales. campos que se deseen mover y con el
Figura 32. Proceso para crear una Tabla dinámica botón presionado se arrastra hacia los
campos de la parte inferior.
Los datos se deben ubicar de la siguiente

manera:
1.Como son varias ventas que tienen

diferentes costos y estos se van a sumar,
el campo Costo_venta se coloca en la
sección Valores (parte inferior derecha).
2.Como se desea clasificar las ventas

por vendedores, el campo IdVendedor
se coloca en la sección Etiquetas de fila
Fuente: SENA (parte inferior izquierda) que corresponde
a los datos que se van a visualizar en las

filas. Después de hacer esto, se abre una
nueva ventana, la cual tiene varias
3.Como se desea filtrar las ventas por fecha, en la sección Filtro de Informe (parte funciones que se pueden utilizar, según
superior izquierda) se coloca el campo Fecha_venta. la necesidad que se tenga de la Tabla
dinámica:
Figura 33. Personalización de la Tabla dinámica
- Suma
- Cuenta
- Valor máximo
- Valor mínimo
- Promedio
- Entre otros
Terminado esto, se observar que la
tabla contiene la información tal como
lo deseaba don Nicolás, es decir, que
Figura 34. Configuración del campo de
valor en la tabla dinámica
Fuente: SENA
Puede ser que algunas veces en la sección Valores no se cargue la función suma,
sino la función contar. Para seguir el ejercicio, lo que se debe hacer es elegir la opción
suma. Para esto se da clic en el campo Cuenta de Costo_Venta, automáticamente
se abre un menú con varias opciones para este campo.
Se da clic en la opción Configuración de campo de valor.
Fuente: SENA

quedara organizada.
Existen muchas otras opciones, por ejemplo cuántas ventas de forma general se
Gráficos dinámicos
Figura 35. Tabla dinámica personalizada finalizada en Excel
Algunas veces no es suficiente con
presentar en un informe, una tabla que
muestre resultados tales como: sumas o
conteos, sino que también, se necesita el
apoyo de gráficos que puedan presentar
de forma más explicativa los datos. Para
estos casos, es útil la herramienta de
Gráficos dinámicos. Para realizarlo se
puede utilizar el mismo ejemplo anterior,
pero en Gráfico dinámico y esta vez
atendiendo a una dinámica distinta.
Para empezar se realizan los mismos

pasos de selección de datos, pero ahora
se da clic en la opción Gráfico dinámico.
1. Seleccionar la pestaña Insertar.

2. Clic en Tabla dinámica.
3. Y finalmente clic en Gráfico dinámico.
Fuente: SENA
hicieron en cierta fecha (sólo colocar el campo de Costo_Venta en la sección valores
y colocar el campo Fecha_venta en la sección Filtro).

Figura 36. Selección de datos para el Gráfico dinámico
Al seleccionar Gráfico dinámico, se cargan las mismas

opciones de la Tabla dinámica (para seleccionar qué
datos aplicar en el gráfico dinámico y en donde mostrar la
información) y luego aparece el mismo menú de configuración
de los datos; sin embargo, esta vez se cargan con la posibilidad
de mostrar los resultados apoyados de un gráfico.
Fuente: SENA
Figura 37. Menú de personalización del Gráfico dinámico
Fuente: SENA

Para abordar el funcionamiento del Gráfico dinámico se debe Figura 39. Gráfico dinámico con el Ejercicio2
tomar como base los siguientes ejemplos:
Ejercicio 1: don Nicolás desea conocer cuánto se ha vendido

desde que la papelería se creó, para saber esto sólo es necesario
colocar el campo Costo_venta en la sección valores y elegir la
opción Suma (ver figura 38).
Se puede ver claramente en la Tabla dinámica (recuadro rojo)

el valor total del costo de las ventas y en el gráfico dinámico
(recuadro azul) la representación de este valor.
Figura 38. Gráfico dinámico con el Ejercicio 1
Fuente: SENA
Ejercicio 3:
Ahora don Nicolás quiere saber cuánto se ha vendido durante
ciertas fechas de este año.
Para esto se debe colocar un filtro en el gráfico, esto se
realiza colocando el campo Fecha_venta en la sección Filtro
de Informe. Se puede ver claramente que ahora aparece un
filtro de las fechas.
Figura 40. Gráfico dinámico con el Ejercicio 3
Fuente: SENA
Ejercicio 2: Don Nicolás ya sabe cuánto se ha vendido en
total, ahora quiere saber cómo ha estado repartida la venta,
según sus empleados. Para esto, se debe dividir el total de
ventas, según los vendedores (que están representados por
el código IdVendedor). Esto se hace colocando el campo
IdVendedor en la sección Campos de Eje X, el resultado
mostrado es el siguiente:
Fuente: SENA

Glosario Campo de categoría de gráfico dinámico: Campo al que se
asigna una orientación de categoría en un informe de gráfico
Actualizar (informe de tabla dinámica): Para actualizar
dinámico. En un gráfico, las categorías suelen aparecer en el
el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico
eje x, o eje horizontal, del gráfico.
dinámico, a fin de que refleje los cambios realizados en los
datos de origen subyacentes. Si el informe se basa en datos
Especificaciones de importación o exportación: Especificación
externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente a
que almacena la información que Access necesita para ejecutar
fin de recuperar datos nuevos o modificados.
una operación de importación o exportación en un archivo de
texto de longitud fija o delimitada.
Área dinámica: Área de la hoja de cálculo a la que se
arrastran campos de tabla dinámica o gráfico dinámico, a fin
Exportar: Copiar datos y objetos de base de datos en otra base
de cambiar el diseño del informe. En un informe nuevo, las
de datos, archivo de hoja de cálculo o formato de archivo, de
líneas azules discontinuas indican el área dinámica de la hoja
manera que otra base de datos u otro programa pueda usar los
de cálculo.
datos o los objetos de base de datos. Se pueden exportar datos
a diferentes bases de datos, programas y formatos de archivo
Biblioteca de vínculos dinámicos: Un conjunto de rutinas
compatibles.
que se pueden llamar desde los procedimientos de Visual
Basic y que se cargan y vinculan a la aplicación en tiempo de
Formularios de tabla dinámica: Una tabla interactiva que resume
ejecución.
grandes cantidades de datos mediante métodos de formato
y de cálculo elegidos por el usuario. Se pueden girar sus
Campo (informe de tabla dinámica): En un informe de tabla
encabezados de fila y columna para ver los datos de distintas
dinámica o gráfico dinámico, categoría de datos que se
maneras, al igual que un informe de tabla dinámica de Excel.
deriva de un campo de los datos de origen. Los informes
de tabla dinámica tienen campos de fila, columna, página y
Informe de tabla dinámica: Gráfico que proporciona análisis
datos. Los informes de gráfico dinámico tienen campos de
interactivo de datos, como un informe de tabla dinámica. Es
serie, categoría, página y datos.
posible cambiar las vistas de datos, ver distintos niveles de
detalle o volver a organizar el diseño del gráfico al arrastrar
Campo calculado (informe de tabla dinámica): Campo de
campos y mostrar u ocultar elementos de los mismos. Informe
un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza
interactivo de tablas cruzadas de Excel que resume y analiza
una fórmula creada por el usuario. Los campos calculados
datos, como registros de base de datos, de varios orígenes,
pueden realizar cálculos mediante el contenido de otros
incluidos los externos a Excel.
campos del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.

Lista de una tabla dinámica: Un componente de Microsoft Office Web Components que se usa para analizar los datos en una
página web de forma interactiva. Los datos que se muestran en un formato de fila y columna se pueden mover, filtrar, ordenar
y calcular de formas que sean significativas para la audiencia.
Sub total de tabla dinámica: Fila o columna que utiliza una función de resumen para mostrar el total de elementos de detalle de
un campo de tabla dinámica.
Vista gráfico dinámico: Una vista que muestra un análisis gráfico de datos en una hoja de datos o formulario. Se pueden ver
distintos niveles de detalle o especificar el diseño arrastrando campos y elementos o mostrando y ocultando elementos en las
listas de lista desplegable de los campos.
Referencias bibliograficas
Beltrán, L. (2010). Excel 2010 Didáctico y Funcional Enfoque basado en el autoaprendizaje. Bogotá, Colombia: McGraw-Hill
open Publishing.


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Conceptos generales de computación y

bases de datos que un administrador debe conocer

En la actualidad, la innovación en las empresas se ha convertido en el

En este momento, el mundo empresarial es mucho más competitivo de

1.Importancia de la innovación en las 4.1.2. Formularios

Partes de una base de datos de Access

Se describen brevemente los compo-

Son las interfaces que se utilizan

Figura 3. Ejemplo informe realizado en Access

Los informes sirven para presentar

Permiten recuperar datos por medio de

Hay dos tipos básicos de consultas: las de

La representación de un paisaje en base de datos (BD)

Conjunto de entidades: son objetos relevantes para la base

Conjunto de atributos: las variables o características de los

Una base de datos se puede organizar

Base de datos en Excel Fuente: SENA

Diseño de bases de datos en Excel

Para una base de datos en Excel se debe

Identificar las relaciones entre tablas

Existen tres tipos de relaciones, Uno a Uno, Uno a Muchos y Muchos a

-ITSON. (2011). Introducción a los sistemas de información. Consultado el 18 de noviembre de 2011, en

-Orrego, C. (2012). El ser humano y la innovación. Consultado el 17 de noviembre de 2011, en

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 2

Componentes de Access Ingresar a

Crear y modificar los atributos

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 5

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6

- Herramientas de base de datos: Esta

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 7

Figura 9. Access - Tablas del modelo

Después de esto, se crean las otras 3 ta-

Tipos de datos a utilizar: Fuente: SENA

Figura 11. Access – Modificar datos de Texto: es para direcciones, nombres,

Al finalizar la creación de atributos, la ta-

Fuente: SENA Fuente: SENA

Figura 14. Access – Relaciones entre las

Las tablas se deben relacionar por me-

Ingresar datos a las tablas

El paso siguiente es llenar las tablas de

LLAVE FORÁNEA: ”Es llamada clave ex- RESTRICCIONES EXPLÍCITAS:

Miranda, R. (2016). Conceptos del modelo (Entidad Relación Extendido) ERE.

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Exportando una base de datos desde Access...........................5

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Exportando una base Referencias

Ingresar a Microsoft Access Función Moda

Exportación de datos Funciones para el análisis

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Para explicar y demostrar lo expuesto Exportación de datos

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Fuente: SENA Al dar clic en el botón Excel, aparece un Fuente: SENA

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Al abrir el archivo VentaProducto.xlsx se

Figura 9. Base de datos Exportada en

Inducción para el manejo de Excel