M EP 0002 Manual Proceso Servicios Administrativos

MantizOnline – Manual – Plataforma de
Servicios Administrativos
Autor Descripción Versión Fecha
Manual - Plataforma de Servicios
Morduz 03 08/09/2020
Administrativos.
Contenido
Plataforma de Servicios Administrativos ...................................................................................................... 3
MantizOnline ............................................................................................................................................ 3
Ingreso a la plataforma .............................................................................................................................. 3
Operaciones de la plataforma de servicios .................................................................................................... 7
1. Administración Gestión Humana ..................................................................................................... 8
1.1 Ingreso de Nuevo Personal ............................................................................................................. 8
1.2 Actualización Datos Personal ....................................................................................................... 13
1.3 Consulta Datos Empleado............................................................................................................. 22
1.4 Liquidación Empleado .................................................................................................................. 24
1.5 Retiro de Nómina.......................................................................................................................... 27
1.6 Certificado Empleado Retirado .................................................................................................... 29
1.7 Consulta de Reportes .................................................................................................................... 30
2. Administración Sistema ................................................................................................................. 32
2.1 Actualización Días Laborales. ...................................................................................................... 32
2.2 Actualización de Listas. ................................................................................................................ 37
3. Solicitudes. ..................................................................................................................................... 42
3.1 Actualización de Datos de Contacto. ............................................................................................ 42
3.2 Consulta Archivo Digital. ............................................................................................................. 45
3.3 Consulta Datos Empleado............................................................................................................. 48
3.4 Solicitud de Certificados............................................................................................................... 51
3.5 Solicitud de Vacaciones. ............................................................................................................... 57
4. Nomina ........................................................................................................................................... 64
4.1 Administrar Comisiones. .............................................................................................................. 64
4.2 Registros Descuentos de Nómina ................................................................................................. 68
4.3 Registro de Horas Extras. ............................................................................................................. 72
4.4 Registro de Incapacidades .......................................................................................................... 76
4.5 Registro de Préstamo empleados ............................................................................................... 80
4.6 Liquidar Prima Éxito.................................................................................................................. 83
4.7 Liquidar Nómina ........................................................................................................................ 86
4.8 Liquidación cesantías ................................................................................................................. 94
5. Desistir. ............................................................................................................................................... 96
M_EP_0002_Manual Proceso Servicios Administrativos 2

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Plataforma de Servicios Administrativos
MantizOnline
MantizOnline es una herramienta de tipo BPM (Business process managament) es un gestor por
procesos que permite crear transacciones y asignarlas a cada uno de los usuarios de acuerdo con
las reglas que se aplican en cada proceso.
También es la plataforma donde los usuarios podrán realizar diferentes operaciones que brinda el
sistema, como administración, gestión humana, solicitudes y nómina de acuerdo con los permisos
que tenga cada usuario.
Ingreso a la plataforma
Para ingreso a la plataforma debe ingresarse atreves del siguiente enlace
http://www.ol4b.com/ServiciosAdministrativos, se accede a la plataforma dando clic en “Iniciar
Sesión”
MantizOnline – Manual Plataforma de servicios Administrativos. 3

A continuación, el sistema direcciona a la pantalla de inicio de sesión donde deberá capturar su
usuario y contraseña.
Una vez se autentica el usuario accede a la bandeja de trabajo de MantizOnline la cual tiene las
siguientes secciones:
• Procesos: son las asignaciones de productos a usuarios dependiendo los permisos que
tenga otorgados el usuario.
• Bandeja de solicitudes: se encuentran todas las transacciones que están pendientes por
trabajar.
• Barra de herramientas: contiene una serie de opciones que le permite al usuario realizar
acciones sobre las solicitudes que se encuentran en la bandeja de entrada.

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• Crear: esta opción es utilizada para crear una solicitud sobre el proceso seleccionado y
redireccionar al usuario a la primera pantalla del proceso correspondiente.
• Abrir: se utiliza para ver o retomar las solicitudes que están en la bandeja de entrada de la
plataforma.
• Consultar: permite realizar la apertura en modo consulta de una solicitud que sea
seleccionada en la bandeja de entrada.
• Vista: al seleccionar una solicitud de la bandeja de entrada y se selecciona la opción vista

trae información general relacionada con la solicitud, en la parte inferior derecha trae las
opciones de Abrir, Consultar y Regresar.

• Recordatorios: se utiliza para programar reuniones o actividades pendientes
• Buscar: el objetivo de esta opción es ubicar solicitudes por medio de diferentes datos
para retomar una solicitud o proceso, la búsqueda se realiza teniendo en cuenta los
datos solicitados o con un numero de solicitud para hacer la búsqueda más rápida.
Dentro del documento verán ventanas emergentes estas son utilizadas para alimentar la
información de las tablas estas cuentas con las siguientes opciones:
1. Las flechas (↑↓) son utilizadas para ver información existente detalladamente.
2. El icono del signo “+” es sirve para agregar más datos sin cerrar la ventana.
3. “ - ” Esta opción está habilitada para borrar la información dando doble clic sobre el icono
4. Es utilizado para que la información diligenciada se refleje en la tabla.
5. Seleccionando cancelar se cierra la ventana y no se guardan los registros diligenciados

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Para iniciar una operación se debe seleccionar en el árbol de procesos “Plataforma de servicios”
y la opción “Crear” se generará una nueva transacción creando un número único llamado
IdSolicitud.
Operaciones de la plataforma de servicios
El primer proceso del producto es el “Menú de Servicios” en el cual usted podrá seleccionar la
operación que va a ejecutar seleccionando los campos Tipo de Operación y Operación a
Realizar.

El sistema cuenta con 5 tipos de operaciones en las cuales se clasifica todas las opciones a las que
un usuario puede acceder, cada usuario solo podrá visualizar aquella opción sobre las cuales se le
haya otorgado permiso.
1. Administración Gestión Humana

2. Administración del sistema
3. Solicitudes
4. Nómina
5. Desistir
1. Administración Gestión Humana
Contiene todas las operaciones que permiten hacer gestión del personal, esto posibilita administrar
la base de datos del personal en general de compañía. Las opciones que tiene el módulo de
“Administración Gestión Humana” incluye todo el ciclo laboral de los empleados.
• Ingreso Nuevo Personal

• Actualización Datos Empleados
• Consulta Datos Empleados
• Consulta de Reportes
• Liquidación Empleado
• Certificado Empleado Retirado
• Retiro de nómina
1.1 Ingreso de Nuevo Personal
Para alimentar la base de datos de la compañía se debe hacer el Ingreso de Nuevo personal, para
iniciar seleccionar la opción “Crear” para generar una nueva solicitud.

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Se crea una nueva solicitud donde se deberá seleccionar las siguientes opciones:
1. Tipo de operación: Administración Gestión Human.

2. Operación a Realizar: Ingreso Nuevo Personal.
Dar clic en “Siguiente” para continuar
El sistema los lleva a la pantalla de “CAPTURAR LA INFORMACION DEL NUEVO

EMPLEADO” donde se registran datos básicos mínimos que se requieren del nuevo empleado.
Nota: el número de documento debe quedar diligenciado correctamente, una vez se guarde la
información este no podrá ser modificado.

• Información laboral: Fecha de Ingreso, Tipo de Contrato, Horario, Salario Básico,
I.N.C.S, Empresa y Cargo.
• Información vinculaciones: Banco, Tipo de Cuenta, Número de Cuenta, Usuario, Email

Corporativo, Jefe Inmediato, Área de ingreso, EPS, AFP, CCF, ARL y Fondo de
Cesantías.
• Estudios formales: en este campo se registran la información académica (bachillerato,

tecnólogo, doctorado, etc.), en la parte superior derecha encuentran las siguientes opciones
Borrar, Nuevo y Editar estas permite hacer modificaciones en las grillas.
MantizOnline abre una ventana emergente para diligenciar los datos, dar clic en “Aceptar”

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• Otros estudios: se registran los cursos como (certificaciones, cursos, diplomados y otros).
en la parte superior derecha encuentran las siguientes opciones Borrar, Nuevo y Editar
estas permite hacer modificaciones en las grillas.
Para continuar seleccionar “Continuar / Aplicar Cambios” y dar clic en “Siguiente”, o podrá
“Desistir” dar clic en “Siguiente” no guardará cambios y se finalizará la operación.

El nuevo empleado queda registrado en la base de datos del sistema y se crea el usuario y
contraseña como se muestra en la imagen.
Es importante enviar un correo al administrador de la plataforma, para que le otorgue permisos al

nuevo empleado ya sea de empleado o administrativo.

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1.2 Actualización Datos Personal
Esta operación permite ingresar y hacer modificaciones a la información ya existente de cada

empleado de la compañía.
Seleccionar la opción “Crear” para generar una nueva solicitud.
1. Tipo de operación: Administración Gestión Human.

2. Operación a Realizar: Actualización Datos Personales.
3. Ingrese el número de identificación del empleado sobre el cual desea trabajar o realice
la búsqueda por medio del enlace “Buscar Empleado”
Dar clic en “Siguiente” para continuar

Si desea realizar la búsqueda del número de identificación del empleado seleccione el enlace
“Buscar Empleado”.
Podrá buscar el empleado pasando las páginas de la ventana emergente o por medio del filtro, se
selecciona el medio por el cual desea buscar y se escribe la información de acuerdo con el
parámetro seleccionado. Dar clic en “Aplicar”.

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seleccionar el ítem dar clic en “Cargar Datos Seleccionados”, y de esta manera se verá reflejado el
número de identificación de la persona sobre la cual se desea trabajar.

El sistema redirecciona al usuario a la operación donde se realizarán las actualizaciones
correspondientes.
Nota: el sistema no permite que se modifique el Tipo de Documento ni el número de

identificación.
• Centro de costos: Dentro del proceso tendrá la posibilidad de asignarle al Empleado un

“Centro de costo”, para este fin, utilice la opción “Nuevo” para agregar la información.
Diligenciar los datos de la ventana emergente, dar clic en “Aceptar”.

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• Archivo digital: el usuario tiene acceso a la carpeta del empleado, dar clic en el Enlace.
MantizOnline abre la pantalla “ARCHIVO DIGITAL DEL EMPLEADO” dar clic en el enlace
“Ver carpeta digital”.
El sistema abre el archivo digital, el usuario podrá cagar documentos del empleado como
(Acuerdos de Confidencialidad, Afiliaciones, Certificado judicial, Certificación de Ingresos y
Retenciones, Contrato Laborar, Desprendibles de Nomina, Diplomas y Certificaciones de

Estudios, Documento de identidad, Evaluaciones de Personal, Incapacidades, Libreta Militar y
Soporte Dependiente)
Nota: todos los años se debe cargar los certificados de ingresos y retenciones a la plataforma en
la carpeta de cada empleado.
Cerrar la venta del archivo digital, dar clic en “Siguiente o No Continuar” al efectuar la acción
anterior llevar al usuario a la pantalla de actualización de datos.
• Retención en la fuente: es información adicional requería para los cálculos de retención

en la fuente “facilitar esta información es opcional”
• Dependientes: datos de las personas que dependen económicamente del contribuyente.
Los datos académicos deben ser modificados cada vez que el empleado notifique a la empresa los
cursos que esté realizando o que haya finalizado.

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• Educación Forma: para actualizar la tabla en la parte inferior derecha se encuentran las
opciones de “Borrar Nuevo Y Editar”
.
• Otros estudios: para actualizar la tabla en la parte inferior derecha se encuentran las
opciones de “Borrar Nuevo Y Editar”

• Periodos de Vacaciones Cumplidos: periodos de vacaciones que ha cumplido el
empleado en la compañía.
• Periodos de Vacaciones Programados: son los periodos de vacaciones solicitados por el

empleado.
Nota: es importante que no sean modificados manualmente en esta operación, los datos de estas
tablas se cargan automáticamente mediante el proceso “solicitud- vacaciones”.
• Permisos y Licencias: si el empleado requiere permisos especiales o licencia estas deben

ser registradas dando clic en “Nuevo”

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• Historial de Asignaciones Laborales: en este espacio se aprecian las labores y áreas a las
cuales han sido asignadas.
El activo de la pantalla no se debe manipular este indica que la persona está laborando
actualmente en la compañía.
Al completar la actualización de datos podrá “Desistir” la operación y no se guardarán los

cambios se finalizará la transacción o “Continuar / Aplicar Cambios” y se aplicarán los cambios
realizados “Siguiente” para finalizar la línea de proceso actual.

1.3 Consulta Datos Empleado
Esta operación permite hacer la consulta de información general del personal de la compañía,
seleccione la opción “Crear” para generar una nueva solicitud.
1. Tipo de operación: Administración Gestión Humana.

2. Operación a Realizar: Consulta Datos Empleado.
3. Ingrese el número de identificación del empleado sobre el ca se desea trabajar o utilice el
enlace “Buscar Empleado”.
Dar clic en “Siguiente” para continuar.

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En esta operación el usuario podrá consultar los datos registrados en los procesos anteriores”
Ingreso de Nuevo Personal y Actualización de datos personales”

1.4 Liquidación Empleado
Por medio de este proceso se registra el personal que no continuara laborando en la compañía,
para iniciar seleccione la opción “Crear” y se generara una nueva solicitud.

2. Operación a Realizar: Consulta Datos Empleado.
3. Diligenciar el campo de “Fecha de Retiro”, es decir el ultimo día que laboró el empleado
en la compañía.
4. Seleccionar el “Tipo de Retiro” y el “Motivo de Retiro”

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El sistema redirecciona el usuario automáticamente a la “Sección de salario causado”, se ingresan
los datos dar clic en “Guardar” y el sistema hace el cálculo de acuerdo con la información
diligenciada.
Para indemnizar el empleado se registran los datos correspondientes dando clic en Nuevo, y
seleccionando la opción “Guardar” para actualizar los totales.
Al dar clic en “Guardar” los datos se verán reflejados de la siguiente forma:
Total, indemnización – Total Liquidación se confirma la operación seleccionando “Continuar /

Aplicar cambios” o Desistir y no se aplica ninguna operación.

El sistema genera el documento con el detalle de la liquidación este se podrá descargar por medio
del enlace “Formato Liquidación”, para finalizar dar clic en “Siguiente”.

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1.5 Retiro de Nómina
Una vez el aprendiz Sena culmina la etapa productiva en la empresa se ingresa a la Plataforma de
Servicios Administrativos y por medio de esta operación se efectúa el Retiro de Nómina, este
proceso se realiza ya que a los aprendices no se liquidan. Seleccionar la opción “Crear “para
generar una nueva solicitud.

2. Operación a Realizar: Retiro de Nómina
3. Ingrese el número de identificación del empleado sobre el cual desea trabajar o realice la
búsqueda dando clic en el “Buscar Empleado”.
4. Seleccione la fecha del ultimo día laboral del empleado.

Automáticamente el sistema hace el retiro de nómina de la persona, el usuario podrá ver que el
aprendiz queda desactivado. Dar clic en “Siguiente” para cerrar la línea de proceso actual.

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1.6 Certificado Empleado Retirado
El sistema permite generar certificados laborales de las personas que ya no laboran en la

compañía. Para iniciar seleccione la opción “Crear” para generar una nueva solicitud.

2. Operación a Realizar: Certificado Empleado Retirado
3. Seleccione el enlace “Buscar Empleado Retirado” para obtener el número de identificación
del empleado retirado.

El sistema crea el certificado este podrá ser descargado mediante el enlace “Ver / Descargar
Certificado.”.
1.7 Consulta de Reportes
Esta operación le permite ver al usuario información general del personal de la compañía, para
iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva transacción.

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2. Operación a Realizar: Consulta de Reportes.
En los enlaces se encuentra información de todos los empleados de la compañía, se selecciona el

enlace que se desea consultar y se genera un documento.

2. Administración Sistema
Esta operación permite administrar los siguientes datos para que el sistema funcione
correctamente:
• Actualización Días Laborales.

• Actualización de listas.
2.1 Actualización Días Laborales.
El sistema tiene precargada la información de los fines de semana, en la Actualización de Días

Laborales permite ingresar los días festivos, estos datos se deben ingresar periódicamente. Para
iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.
1. Tipo de operación: Administración Sistema.

2. Operación a Realizar: Actualización de Días Laborares.

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Al ingresar se selecciona el “Año y Mes” sobre el cual se desea hacer la consulta, para continuar
seleccionar “Consultar” o podrá “Desistir” la operación y se cancelará la transacción.
Para modificar la disponibilidad de una fecha seleccione el ítem y de clic en “Editar”.

Ingrese la Fecha a modificar, Día Semana y Horario, seleccionar si es laboral o no laboral. dar clic
en “Aceptar” para que los datos se vean reflejados en la tabla.
Para guardar las modificaciones, en ¿Que desea hacer? se seleccionar “Actualizar Base”. Dar
clic en “Siguiente”.

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El sistema indica que la “ADMINISTRACIÓN DE HORARIOS LABORALES FINALIZADA

CON ÉXITO”, las fechas modificadas quedaran registradas en la base de datos de la plataforma.
Dar clic en “Siguiente” y “Cerrar” para finalizar la línea actual.
El usuario podrá “Actualizar Base y Consultar Otro Mes” al seleccionar esta opción las
modificaciones se guardarán.

Al seleccionar la opción anterior el usuario será redireccionado a la pantalla donde podrá
seleccionar el periodo que desea consulta. Dar clic en “Siguiente” para continuar.
Si se desea “consultar otro mes sin actualizar” seleccionar la opción en al campo ¿Qué desea
hacer?, se podrá “Desistir” la transacción y no se guardarán los cambios realizados. Dar clic en
“Siguiente”

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Dar clic en “Siguiente” y “Cerrar” para finalizar la línea de proceso actual
2.2 Actualización de Listas.
Esta operación permite hacer modificaciones a las listas del sistema. Para iniciar seleccione la
opción de “Crear” para generar una nueva transacción.
1. Tipo de operación: Administración Sistema.

2. Operación a Realizar: Actualización de Listas.
3. Lista a Administrar: esta administración refiere a modificaciones al listado enunciado a
continuación:
✓ AFP

✓ Áreas
✓ ARL
✓ Cargos
✓ CCF
✓ Empresas
✓ EPS
✓ Estado Estudios
✓ FC
✓ Nivel Educativo
✓ Proyectos
✓ Tipo de Contrato Laboral
✓ Tipo hora extra
✓ Tipo otros estudios
Para actualizar la grilla de Valores actuales se encuentra un listado de etiquetas determinado este
es de acuerdo con la lista que se desea actualizar, los cambios se pueden realizar seleccionando el
que se desea modificar, dar clic en “Editar”.
El valor que se encuentra en cada una de las siguientes listas: AFP, ARL, CCF, EPS, FC son los
códigos pila de administradoras del sistema de la protección social.
El valor que se encuentra en la lista de Empresas es el Nit de cada una de ellas.

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El valor que se encuentra en las demás listas son números consecutivos enumerando las etiquetas
que se encuentran en cada una de las listas.
La acción anterior abre una ventana emergente donde se registran los cambios. Valor, Etiqueta y
Activo una vez se registre el cambio dar clic en “Aceptar”. Se podrá desactivar los valores y
etiquetas dando clic en

Seleccionar la opción “Continuar / Aplicar Cambios”, dar clic en “Siguiente” para continuar o
“Desistir” para no efectuar Las modificaciones.
Al “Continuar / Aplicar Cambios” las listas se actualizan exitosamente, dar clic en “Siguiente”
para continuar y “Cerrar” para finalizar la línea de proceso actual.
Para adicionar un nuevo valor a las listas dar clic en “Nuevo”.
En la ventana emergente diligenciar los campos de “Valor y la Etiqueta”, Dar clic en “Aceptar”

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Seleccionan Continuar y Aplicar cambios, dar clic en “Siguiente”.
El sistema le indica al usuario que la lista fue actualizada. Dar clic en “Siguiente” y “Cerrar”
para finalizar la línea de proceso.

Para verificar que los cambios ingresar nuevamente a la lista actualizada una vez se confirma la
información modificada seleccionar “Desiste” la operación dar clic en “Siguiente”, “siguiente” y
“Cerrar”. Para finalizar la línea de proceso actual.
3. Solicitudes.
El personal de la compañía podrá ingresar a la Plataforma de Servicios Administrativos y hacer
consultas o modificar información personal, este módulo cuneta con las siguientes operaciones:
• Actualización de Datos de Contacto

• Consulta Archivo Digital
• Consulta Datos Empleado
• Solicitud de Certificados
• Solicitud de Vacaciones
3.1 Actualización de Datos de Contacto.
Esta opción les permite a los empleados actualizar los datos de contacto en el sistema. Para iniciar
seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.

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1. El tipo de Operación: Solitudes.

2. Operación a Realizar: Actualización de Datos de Contacto.
El empleado podrá actualizar la información de los datos personales y Datos de contacto

sobrescribiendo en el campo que desea cambiar la información.

Una vez se realizan las modificaciones seleccionar “Continuar / Aplicar Cambios” dar clic en
“Siguiente” para guardar y finalizar la transacción o “Desistir” se finaliza la transacción y no se
guardarán los cambios realizados.
Al se seleccionar “Continuar / Aplicar Cambios” el sistema guarda los datos modificados, dar clic
en “Siguiente” para finalizar la transacción.

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“Desistir” para no aplicar cambios dar clic en “Siguiente” para finalizar la transacción.
3.2 Consulta Archivo Digital.
Esta operación le permite al empleado ver los documentos que están digitalizados en la
plataforma. Para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.

1. Tipo de operación: Solicitudes.

2. Operación a Realizar: Consulta Archivo Digital.
Dar clic en el enlace “Ver carpeta digital”, MantizOnline abre una venta donde el usuario podrá
ver cada uno de los documentos que se encuentren cargados en el sistema. Dar clic en “Siguiente”
para finalizar la línea de proceso actual.

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MantizOnline abre una venta donde el usuario podrá ver cada uno de los documentos que se
encuentren cargados en el sistema.
Para finalizar la transacción dar clic en “Siguiente” y “Cerrar”

3.3 Consulta Datos Empleado.
Le permite al empleado visualizar información personal y laboral estos no podrán ser modificados.
Para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.

2. Operación a Realzar: Consulta Datos Empleado.
3. Ingrese el número de identificación.

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En la consulta podrá ver los Datos Personales, Datos de Contacto, Información laboral,
Información de Vinculaciones y la información académica, los datos que aparecen en este proceso
son ingresados cuando se hace el ingreso del empleado.

Para finalizar la consulta dar clic en “Siguiente” y “Cerrar” se finalizar la línea la transacción.

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3.4 Solicitud de Certificados.
Por medio de esta sección el personal de la empresa podrá solicitar certificados laborales. Para
iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva transacción.

2. Operación a Realizar: Solicitud de Certificados
3. Tipo Certificado.
4. Detalle Solicitud.
Si se requiere un certificado laboral común activar el chcklist dar clic en “Siguiente” y este será
generado automáticamente y enviado al correo.

Se genera el certificado laboral y este podrá ser consultado dando clic en el enlace
“Documentos”.
El sistema abre una venta donde podrán visualizar el certificado laboral y tendrá la opción de
descargar el documento.

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Para solicitar un certificado laboral con otras especificaciones, se deben escribir en el recuadro
“Detalle de Solicitud” y dar clic en “Siguiente” para enviar la solicitud a la persona encargada de
generar el certificado laboral.
La persona de talento humano encargada de generar los certificados laborales de este tipo deberá
seguir los siguientes pasos:
1. ingresar a la plataforma

2. Abrir la solicitud que se encuentra en la bandeja de entrada para generar el certificado.
3. Verificar los datos se seleccionar Continuar y dar clic en “Siguiente”.

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4. Dar clic en el enlace de “Certificado Generado”.
5. Se genera el certificado este se debe descargar para ser modificado con el detalle que
el empleado sugirió.

6. El certificado se descarga en formato Word se modifica y se debe guardar en formato PDF.
7. Una vez se modifica el certificado y se firma se debe cargar de la siguiente forma:
1. El certificado se debe subir desde el mismo sitio que se descargó, es decir, seleccionar
Certificado Laboral B
2. Se selecciona la opción para cargar el certificado .
3. Se selecciona “Seleccionar Archivo”

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Al subir el certificado modificado el empleado recibe un correo donde indica que puede consultar
el certificado y si está de acuerdo a las sugerencias aceptarlo, si el certificado no es aceptado se
debe seleccionar la opción correspondiente y el personal encargado de generar este tipo de
certificados deberá volver a modificarlo.
Nota: todos los procesos de certificados se notifican por medio de correos.
3.5 Solicitud de Vacaciones.
El sistema controla automáticamente el tiempo de vacaciones de cada empleado, por este medio
los empleados ingresan y solicitan las vacaciones. Para iniciar seleccione la opción de “Crear”
para generar una nueva solicitud.

2. Operación a Realzar: Solicitud de Vacaciones.

En la pantalla principal de “CAPTURA SOLICITUD VACACIONES” van a encontrar
información general.
El usuario podrá ver el estado actual de las vacaciones, es decir cuántos periodos tienen, los saldos
y los días de vacaciones que ha tomado.
• Otras solicitudes en trámite - este proceso indica que el empleado solicito días de
vacaciones que no han ocurrido, en la tabla se evidencia el número de la solicitud, estado
de esta y los días solicitados. (La solicitud de vacaciones las evalúan los jefes).
• Saldos en días: esto hace referencia a los días de vacaciones que tiene la persona y no se
ha tomado los días.

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• Saldo días en trámite: son los días de vacaciones solicitados que ya están aprobados pero
empleado nos la tomado.
• El saldo ajustado: hace referencia a (saldos en días – saldo días en trámite)
• Solicitud de vacaciones: es medio por el cual se hace la solicitud de los días de

vacaciones. Se debe justificar el porqué de la solicitud, terminado el proceso de la solitud
se selecciona la opción de “enviar a evaluación”, para continuar dar clic en “Siguiente”.
• Datos ingresados – son los datos enviados a evaluación de la solicitud.
Al enviar la solicitud a evaluación el sistema arroja los siguientes datos.

• Resultado solicitud – en el resultado arroja la fecha de la solicitud, fecha inicial, fecha
final, el tiempo, el nuevo saldo de los días de vacaciones, último día laboral y el día que se
debe retomar labores.
• Ver/imprimir solicitud – es el enlace dónde se puede consultar el historial de las

vacaciones.
Si el usuario se equivoca o quiere cambiar la solicitud de vacaciones podrá modificar la solicitud

de la siguiente manera.
“En el menú de proceso – solicitud de vacaciones – ir a”
Al realizar esta acción de modificar se devuelve el proceso a captura solicitud de vacaciones, para
modificar los datos, se modifican los días solicitados y la fecha de inicio vacaciones y nuevamente
se envía a evaluación.

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Una vez la persona modifica los datos y está seguro de la información registrada para hacer la
solicitud debe dar clic en “Siguiente” para enviar la solicitud a evaluación.
Por medio de correo se envía la solicitud para que sea evaluada por el jefe inmediato.
El jefe inmediato da respuesta a la solicitud por medio de Plataforma de Servicio Administrativo

dando clic en iniciar sesión.
Ingresa, en la bandeja de va a encontrar la solicitud a evaluar.

Abre la solicitud y va a encontrar información general del empleado el detalle de la Solicitud a
Aprobar- saldo actual en días, si solicita anticipo, fecha de la solicitud, fecha inicial, fecha final,
los días solicitados, el sado de las vacaciones, último día laboral y día de retomar labores.
• Reporte vacaciones programadas pendientes – el enlace muestra mes a mes y día a día
cuantas personas tienen periodos de vacaciones pendientes.
• Tener en cuenta – muestra el saldo en días, saldo en trámite y saldo ajustado.
Una vez abre la solicitud va a encontrar información general del empleado y el detalle de la
solicitud a aprobar- saldo actual en días, si solicita anticipo, fecha de la solicitud, fecha inicial,
fecha final, los días solicitados, el sado de las vacaciones, último día laboral y día de retomar
labores.
• Reporte vacaciones programadas pendientes – el enlace muestra mes a mes y día a día
cuantas personas tienen periodos de vacaciones pendientes.
• Tener en cuenta – muestra el saldo en días, saldo en trámite y saldo ajustado

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Las solicitudes de vacaciones podrán ser:
• Negar la solicitud
• Devolverla para modificación
• Aprobación con condiciones
• Aprobar
• Solicitud de vacaciones negada: Cuando la solicitud es negada por el jefe envía una
notificación por medio de un correo al empleado.
El empleado debe ingresar a la Plataforma de Servicios Administrativos y al abrir la solicitud lo

lleva a la pantalla donde tendrá que aceptar la decisión tomada por el jefe inmediato, en este caso
la solicitud de vacaciones ha sido negada. Dar clic en “Siguiente” para finalizar el proceso.
• Solicitud de vacaciones devuelta para modificaciones: al seleccionar esta opción

inmediatamente se le notifica al empleado por medio de corro que los días que solicito
deben de ser modificados, es decir que debe correr las fechas que está solicitando.

• Solicitud de vacaciones aprobación con condiciones: el jefe podrá ponerle condiciones
al empleado, ejemplo que deje todos los pendientes al día, aprobar algunos días de
vacaciones o las condiciones que el jefe inmediato desee.
• Solicitud de vacaciones aprobada: el empleado hace la solicitud y si no hay ningún

inconveniente y el jefe está de acuerdo las aprueba.
4. Nomina
Este proceso este compuesto de pequeñas operaciones que permiten hacer el registro de todos los
movimientos que ocurren a lo largo del mes que afectan en la liquidación de la nómina, la
liquidación de la nómina la realiza el sistema de manera automática basado a los datos que se van
ingresando en cada una de las siguientes novedades:
• Administrar Comisiones
• Registros Descuentos de Nomina
• Horas Extras
• Registro de Préstamo Empleados
• Liquidar Prima Éxito
• Liquidar Nomina
• Liquidar cesantías
4.1 Administrar Comisiones.
Si se requiere registrar pagos adicionales al sueldo estos deberán ser registrados por medio de esta
operación. Para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.

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1. Tipo de operación: Nómina

2. Operación a Realizar: Administrar Comisiones.
3. Ingrese el número de identificación del empleado sobre el cual desea trabajar.
4. Seleccione el Año, Mes y periodo en el cual se va a registrar la comisión.
Nota: El periodo va de acuerdo con la configuración del sistema, la liquidación de la nómina es

mensual por esta razón el sistema trae como opción 1 periodo. Dar clic en “Siguiente” para
continuar.
Para registrar las comisiones dar clic en “Nuevo”

En la ventana emergente se debe diligenciar Valor, Concepto y fecha los campos de referencia no
son obligatorios, dar clic en “Aceptar”.
Al momento de dar clic en Aceptar se podrá ver la información registrada en la tabla, para ver el
total de la comisión dar clic en “Guardar” y “Continuar/ Aplicar Cambios” o “Desistir” para
cancelar la operación y no guardar los cambios.
En el enlace Historial Comisiones Empleado, pueden consultar las comisiones registradas en un
documento que genera el sistema.

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Ya registradas las comisiones el sistema genera un documento indicando que se ha registrado una
novedad. Para consultar dar clic en el enlace “Documentos” Dar clic en “Siguiente” para
finalizar la línea de proceso actual.
Nota: al empleado se le podrán registrar, Editar o Borrar tantas comisiones como sean
necesarias, es importante tener en cuenta que estas deben realizarse en un mismo mes antes de
liquidar la nómina,

4.2 Registros Descuentos de Nómina
En esta novedad se registran los descuentos de nómina diferentes a los legales. Para iniciar
seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.

2. Operación a Realizar: Registro de Descuentos de Nómina
Para registrar las novedades de Descuento de Nomina el sistema tiene como opción Consultar /
Administrar los registros ya existentes o Ingresar Nuevos descuentos, estas se seleccionan en el
recuadro de Detalle.

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Se capturan los datos del descuento de nómina: Concepto, Monto, Periodo para aplicar la
deducción y las observaciones.
• Tipo de Deducción “Única”: indica que el descuento se hará en un solo mes como se
muestra en el siguiente ejemplo.
Dar clic en “Siguiente” para agregar otro registro de préstamo o finalizar el registro del préstamo.
• Tipo de Deducción “Recurrente Mensual”: indica que el descuento se hará en cuotas

fijas mensuales, Dar clic en “Siguiente” para guardar la información registrada.
Se registran los Descuentos de Nomina y el sistema indica que este ha finalizado, dar clic en
“Siguiente” y Cerrar para finalizar la transacción

Para Consultar / Administrar se crea una nueva solicitud donde se deberá seleccionar las
siguientes opciones:

2. Operación a Realizar: Registro de Descuentos de Nómina
3. Detalle: Consultar / Administrar.
El usuario podrá borrar y Editar de las deducciones que aparecen registradas en la tabla.

|
En la ventana emergente se modifica la información deseada, dar clic en “Aceptar “para que se
reflejen los cambios.
Si se modificaron los datos de los registros ya existentes estos se verán reflejados en la tabla, Dar
clic en “Siguiente” para continuar.

El sistema muestra las deducciones finales, dar clic en “Siguiente “para finalizar la transacción.
4.3 Registro de Horas Extras.

|
El sistema tiene una administración de políticas que indica que porcentaje tiene de recargo
dependiendo el tipo de horas extras, los porcentajes de las horas extras son las que actual mente
rigen en el país. Para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.
Se crea una nueva solicitud donde se deberá seleccionar las siguientes operaciones:

2. Operación a Realizar: Horas Extras
3. Detalle: Ingresar Nuevo
5. El Año, Mes y periodo.
El sistema trae una tabla donde está el tipo de hora extra y el recargo que corresponde a cada una,
Para registrar las horas extras dar clic en “Editar”, en la ventana emergente diligenciar el No. De
Horas Extras, dar clic en “Aceptar” y dar clic en “Siguiente” para guardar.

El sistema liquida el Valor a Pagar como se muestra en la imagen. Dar clic en “Siguiente” para
finalizar la transacción.
El usuario podrá ingresar a la operación seleccionar “Consultar / Administrar” esta permite

realizar modificaciones a la información ya registrada en el proceso de horas extras.
Seleccionar el tipo de operación

|

3. Detalle: Consultar / Administrar
Para modificar la información de las horas extras se selecciona la solicitud a modificar, dar clic en
“Siguiente” para continuar.
Se actualizan los valores y de esta manera queda modificada la información. Dar clic en
“Siguiente” para finalizar el proceso de “Consulta / Administrar”.

Importante: los cambios se deben realizar antes de que se liquide la nómina, una vez se liquida la
nómina el sistema no permite hacer ningún tipo de cambio o modificación de un periodo anterior.
4.4 Registro de Incapacidades
Se deben cargar al sistema los registros de las incapacidades, para iniciar seleccione la opción de
“Crear” para generar una nueva solicitud.

|

3. Detalle: Ingresar Nuevo
Se debe registrar los datos de las incapacidades ya sean por la EPS u ARL y dar clic en
“Siguiente” para continuar, en este proceso se pueden agregar dos o más incapacidades.
Una vez se registran los datos dar clic en “Siguiente” para finalizar la línea del proceso actual.

Los soportes de las incapacidades se deben digitalizar y subir por medio de la operación
(actualizar datos empleados – archivo digital)


|
Para modificar la información existente dar clic “Editar” realizar los cambios dar clic en
“Aceptar”, para guardar los datos modificados. Dar clic “Siguiente”.
Una vez se guardan los cambios el proceso trae los datos finales de la incapacidad registrada. Dar
clic en “Siguiente” para finalizar la línea de proceso actual.

4.5 Registro de Préstamo empleados
En este proceso sirve para llevar un control de las personas que por alguna razón han solicitado
algún préstamo a la compañía se hace un pacto de plan pagos y se hacen los descuentos
mensuales, para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.
Se crea una nueva solicitud donde se deberá seleccionar las siguientes operaciones:

2. Operación a Realizar: Horas Extras.
3. Detalle: Ingresar Nuevo.

|
Se deben capturan los datos del préstamo como: la fecha del préstamo, el valor prestado, quien
autoriza y las observaciones y condiciones.
En el plan de pagos se registra las fechas y cantidad de dinero que será descontado mensualmente
de la nómina del empleado. Para continuar de clic en “Siguiente” en el momento que se registra el
préstamo el crea una carta informando al empleado los datos del préstamo e informando el plan de
pagos.

Al finalizar con el registro del préstamo y plan de pagos los lleva a la siguiente pantalla donde trae
la información final del Nuevo préstamo. Dar clic en “Siguiente” para finalizar la línea de
proceso actual.
El usuario podrá ingresar y realizar cambios sobre la información ya registrada del préstamo,
seleccionando.

2. Operación a Realizar: Registro de Préstamo Empleados.

|
Para administrar los registros existentes dar clic en Editar o Borrar, en la ventana emergente
diligenciar los datos, de clic en Aceptar, para guardar y finalizar dar clic en “Siguiente”.
4.6 Liquidar Prima Éxito
Esta se refiere al pago no constitutivo de salario, a un anticipo de nómina que se liquida los 15 de
cada mes, para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.


2. Operación a Realizar: Liquidar Prima Éxito.
3. Año, Mes y Empresa.
Dar clic en “Siguiente” para continuar con el proceso
• Periodo liquidación: este se refiere al periodo que se desea liquidar
• Liquidación: es importante tener en cuenta el enunciado.

|
En esta operación verán una tabla con en nombre de cada empleado y el pago correspondiente, si
se requiere agregar información adicional como otros pagos y deducciones se selecciona el
nombre de la persona en la grilla de clic en “Editar” en la ventana emergente se agregan los
cambios, dar clic en “Aceptar”.
Para liquidar la prima éxito se debe dar clic en “Guardar” de esta manera se actualizara el valor a
pagar y la fecha del periodo que se va a liquidar. Se selecciona “Continuar/Aplicar Cambios”,
dar clic en “Siguiente” para continuar o “Desistir” y dar clic en “Siguiente” si desea cancelar la
operación.

Ya liquidada la prima éxito el sistema genera un documento como soporte de la liquidación para
ver el documento dar clic en el enlace “ver formato de liquidación”. Dar clic en “Siguiente”
para finalizar.
4.7 Liquidar Nómina
Para esta operación el sistema toma automáticamente todos los datos de la plataforma y hace los
cálculos de nómina, este proceso busca si hay alguna novedad que afecte la nómina, (vacaciones,
prestamos, deducciones, etc.) para iniciar seleccione la opción de “Crear” para generar una nueva
solicitud.

|
1. Tipo de operación: Nómina.

2. Operación a Realizar: Liquidar Nómina.
3. Empresa a liquidar.
4. Seleccione el periodo de nómina a liquidar.
Dar clic en “Siguiente” para iniciar la operación.
El sistema redirecciona al usuario a la pantalla LIQUIDAR NOMINA MENSUAL.

El sistema trae información correspondiente a la nómina de cada empleado en la tabla, para ver la
información de cada empleado seleccionar el ítem que se desea consulta y dar clic en “Editar”.
En la ventana emergente el usuario vera información detallada del empleado que selecciono, si al
empleado se le hace retención en la fuente esta podrá ser diligenciada manualmente en la ventana
emergente.

|
Para actualizar los totales después de modificar un valor de clic en “Guardar” si desea modificar
los ítems de otros pagos / otras deducciones seleccionen la casilla correspondiente al registro del
empleado y de clic en “Siguiente”
Para hacer el registro de otros pagos /oras deducciones dar clic en Nuevo, en la ventana emergente
diligencie el concepto y el valor dar clic en “Aceptar” y “Siguiente” para volver a la liquidación
de nómina y la información será actualizada.

Al finalizar retire las marcas de modificación seleccione “Continuar”.
En la liquidación de nómina hay una segunda tabla que muestra los pagos legales que se deben
hacer por casa empleado es decir (cesantías, intereses de sentías, ARL, Fondo de pensión, caja de
compensación, etc.) para ver la información detallada seleccione el ítem del empleado que desea
consulta y de clic en “Editar”.

|
En la ventana emergente podrán consultar la información detalla de las apropiaciones y para

fiscales. Seleccionar “Aceptar” o “Cancelar” para cerrar la venta emergente.
Adicional en el proceso encuentran enlace REPORTE DE NÓMINA EN LIQUDACION este

enlace los lleva a un documento donde les permite ver cada uno de los datos relacionados con la
nómina de cada empleado.

El enlace los lleva a la información detalla de la liquidación de nómina de cada empleado.
La información detallada de la liquidación de nómina se puede exportar a Excel como se muesra

en la imagen.

|
Una vez se hacen las modificaciones necesarias se genera la liquidación de la nómina

seleccionando “Continuar” y “Siguiente”.
Redirecciona al usuario la pantalla de “NOMINA MENSUAL LIQUIDADA”, donde se deberán

seleccionar “Si” y la nómina será liquidada o si selecciona “No” la nómina no rea liquidada. Dar
clic en “Siguiente” para finalizar la transacción.
Es importante seleccionar “Si” en la opción pagar para que el sistema genere los desprendibles de
pago para cada empleado.

4.8 Liquidación cesantías
Para este proceso se debe tener los datos completos del año anterior para iniciar seleccione la
opción de “Crear” para generar una nueva solicitud.
1. Tipo de operación: Nómina.

2. Operación a Realizar: Liquidar Nómina.

|
La pantalla traería los valores liquidados en una tabla para que la persona encargada lo confirme y
selecciones la fecha de pago, una vez se realiza el proceso se seleccionar Continuar/Aplicar
Cambios. Dar clic en siguiente para que la liquidación de la cesantía se haga eficiente y finalizar
con la línea de proceso actual.

5. Desistir.
Si se crea una nueva solicitud y el usuario no desea seleccionar ningún tipo de operación se desiste
la solicitud.

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El sistema redirecciona el usuario automáticamente a la “Sección de salario causado”, se ingresan

Al dar clic en “Guardar” los datos se verán reflejados de la siguiente forma:

Total, indemnización – Total Liquidación se confirma la operación seleccionando “Continuar /

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1.5 Retiro de Nómina

1. Tipo de operación: Administración Gestión Humana.

Dar clic en “Siguiente” para continuar.

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1.6 Certificado Empleado Retirado