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  • Ap04 Aa05 Ev08

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    Este documento presenta un estudio de caso para mejorar los procesos administrativos y contables de la empresa Distrimay mediante el desarrollo de un sistema de información. El problema actual es la mala organización de la información contable. El objetivo general es mejorar la efectividad de la empresa reduciendo el tiempo y esfuerzo en actividades. El tecnólogo en ADSI desarrollará un aplicativo en 3 meses usando una base de datos y recopilando requisitos. El plan de acción incluye recopilar información, desarrollar diagramas, implement

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    AP04-AA05-EV08

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    Este documento presenta un estudio de caso para mejorar los procesos administrativos y contables de la empresa Distrimay mediante el desarrollo de un sistema de información. El problema actual es la mala organización de la información contable. El objetivo general es mejorar la efectividad de la empresa reduciendo el tiempo y esfuerzo en actividades. El tecnólogo en ADSI desarrollará un aplicativo en 3 meses usando una base de datos y recopilando requisitos. El plan de acción incluye recopilar información, desarrollar diagramas, implement

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    AP04-AA5-EV08

    Estudio de caso. Distrimay

    Cristian David Vargas Mesa

    SENA
    Centro de Comercio y Turismo - Regional Quindío
    Tecnólogo Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
    Ficha: 2374836

    Instructor
    Argenis Ochoa

    Bogotá, 19 de abril de 2022


    Introducción

    Los sistemas de información se han convertido en una gran herramienta para la


    sociedad actual. Ellos han permitido la facilitación de trabajos, el aumento en la
    eficiencia laboral, una reducción en los esfuerzos necesarios para el desarrollo de
    proyectos, la automatización de actividades repetitivas que por su calidad se pueden
    prestar para errores humanos, la reducción de sobrecostos y la reducción de tiempo
    necesario. Cualquier sistema que se pueda automatizar, tendrá un gran impacto en
    cualquier actividad que requiera el manejo de una gran cantidad de datos.

    Es así, entendiendo los beneficios que pueden traer el automatizar ciertos procesos
    administrativos, financieros o productivos que surge una necesidad por facilitar los
    mismo dentro de una organización o compañía.Y Colombia no es una excepción; el
    país se encuentra en un camino hacia el desarrollo industrial de las compañías que
    generan productos y servicios. Entonces, estamos en una época en la que las
    empresas buscan mejorar sus servicios, producir de manera más eficiente, reducir
    sobrecostos, reducir errores humanos, reducir el tiempo de producción y aumentar
    la capacidad productiva del país. Ahí es dónde entran tecnologías e ingenierías
    destinadas a la resolución de problemáticas.

    Además, una de las características más importantes que puede tener una empresa
    es su organización. Es imposible que una empresa pueda funcionar de forma
    apropiada si no es capaz de manejar sus datos, de producir información relevante y
    de generar estrategias que permitan aumentar el alcance y la efectividad que pueda
    tener la misma. Frente a esta problemática, entran aquellos que sean capaces de
    resolver problemas y de aumentar la efectividad de los procesos.
    La capacidad de resolución de problemas es una habilidad muy deseable en el
    ámbito laboral. Desde un colegio, que necesite algún mediador en conflictos, a una
    universidad que quiera desarrollar estrategias para que aumenten el número de
    matriculados o que el promedio de puntajes obtenidos en el ECAES aumente, hasta
    las Pymes para poder aumentar la efectividad en la prestación de servicios o el
    suministro de productos o la gran empresa que busca aumentar el mercado de
    consumidores o reducir los costes de producción.

    Desde mi perspectiva, la educación que tuve en el colegio estuvo siempre girando


    hacia el desarrollo de esta capacidad. Todas las asignaturas y todas las actividades
    desarrolladas giran hacia la resolución de problemas, contextualizando la situación,
    dando la información relevante. Así, se podía medir nuestra capacidad para obtener
    datos relevantes, transformarlos usando el conocimiento adquirido y proponiendo
    soluciones afines hacia la misma.
    Identificación del problema
    La empresa Distrimay posee ciertos problemas a la hora de organizar y almacenar
    la información relacionada con el área contable de la misma.
    .
    Planteamiento del problema
    ¿Cómo podemos reducir el tiempo empleado en realizar y organizar toda la
    información contable de la empresa?
    ¿Cómo podemos llevar y obtener registros actualizados de los procesos contables y
    de las existencias de productos en la empresa?

    Objetivo general
    Mejorar el rendimiento de la empresa Distrimay, reduciendo el esfuerzo y tiempo
    empleado en ciertas actividades y aumentando la efectividad y el alcance con
    respecto al público.

    Objetivos específicos
    - Recopilar la información necesaria para el levantamiento del software.
    - Analizar la información necesaria acerca de los procesos desarrollados en la
    empresa.
    - Desarrollar un sistema contable que permita manejar y almacenar la
    información necesaria y que tenga la capacidad de mostrar la misma cuando
    sea solicitado.
    - Reducir el tiempo y el esfuerzo empleado al recopilar y organizar información
    de forma manual.
    - Implementar un control estricto de inventarios.
    - Reducir los inconvenientes relacionados con la renta.
    - Verificar el óptimo funcionamiento del aplicativo.

    Estrategia

    Objetivo del proyecto: Oportunidades: Amenazas:


    Mejorar los procesos Automatización de procesos. Dificultades para adaptarse al
    administrativos y contables, Mejora de procesos nuevo aplicativo.
    reduciendo los esfuerzos y administrativos. Incomodidad durante las
    mejorando la gestión de Capacidad para aumentar la primeras etapas.
    almacenaje de información. fidelización del cliente.

    Fortalezas: Estrategia FO: Estrategia FA:


    Suministración de productos de Se pueden automatizar los Enfocar la estrategia de acción
    primera necesidad. procesos administrativos para hacia la gestión de productos,
    Alcance local y regional. aprovechar al completo el mientras se usa el sistema
    Variedad de productos. potencial y la variedad del informático para obtener
    negocio. Mejorar la satisfacción experiencia.
    del cliente.
    Debilidades: Estrategia DO: Estrategia DA:
    Mala organización Se podrá automatizar los Enfocar el desarrollo del
    administrativa y financiera. procesos de organización y software para que sea más
    Límites de almacenamiento de almacenamiento de datos, amigable hacia el usuario.
    información. usando el sistema informático.

    - ¿Cómo lo llevará a cabo?


    El desarrollo del sistemas de información, será implementado usando una base de
    datos que guardará la información y un aplicativo diseñado para agregar, editar y
    producir reportes de información solicitados.
    - ¿Cuándo se hará?
    El sistema de información empezará a desarrollarse apenas se firme el contrato y
    tendrá una duración estimada de 3 meses.
    - ¿Quién lo llevará a cabo?
    La idea del proyecto será presentada por el Tecnólogo en ADSI. En lo previsto, el
    desarrollo será realizado por el mismo y las orientaciones sobre el aplicativo serán
    destinadas hacia el Gerente.
    - ¿Cómo se ejecutará?.
    Primero se levantará la información necesaria sobre la empresa. Después se
    analizará la información recopilada para obtener las bases del desarrollo. Luego se
    diseñarán los prototipos de interfaces y bases de datos para la evaluación del
    cliente. Finalmente se implementará el aplicativo y se darán sesiones de orientación
    para instruir sobre el funcionamiento del software.
    - ¿Con qué recursos cuenta?
    Se cuenta con:
    a. Un equipo de computo desactualizado.
    b. Un kardex manual sobre inventario de la mercancía.
    c. Un escritorio y una silla.
    d. Un talonario de facturas de venta,
    e. Estados financieros firmados por un contador.
    f. Una cuenta bancaria.

    Code Actividad Responsable Tiempo

    1 Adquisición de implementos Gerente de la 1 semana


    requeridos empresa

    2 Levantamiento de información Tecnólogo ADSI 1 semana

    3 Análisis técnico de la empresa. Tecnólogo ADSI 1 semana

    4 Presentación plan de trabajo Tecnólogo ADSI 2 días

    5 Diseño de prototipos Tecnólogo ADSI 2 semanas


    6 Desarrollo de manuales técnicos Tecnólogo ADSI 1 semana
    y de usuario

    7 Desarrollo de software Tecnólogo ADSI 3 semanas

    8 Implementación de software Tecnólogo ADSI 1 semana

    9 Capacitación de personal Tecnólogo ADSI 2 días

    Plan de acción

    Code Actividad Responsable Indicador

    1 Recopilación de información técnica Tecnólogo ADSI- Colaboradores


    - Gerente

    2 Desarrollo de diagramas Tecnólogo ADSI

    3 Presentación proyecto Tecnologo ADSI

    4 Evaluación de servicios Colaboradores - Gerente

    5 Desarrollo Tecnólogo ADSI

    6 Implementación Tecnólogo ADSI

    7 Verificación funcionamiento Tecnólogo ADSI -


    Colaboradores - Gerente

    - ¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta
    para poner en marcha el plan de acción?
    Se debe evaluar la factibilidad del desarrollo. Lo más importante es recoger y
    analizar los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de información.
    Se debe llevar una documentación rigurosa de todos los desarrollos y manejar
    versiones del desarrollo. Además, hay que manejar prototipos para evitar pérdidas
    de tiempo y verificar que haya satisfacción por parte del cliente.

    - ¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?


    Estas medidas se van a transmitir mediante una reunión. Se llevará una muestra
    visual en la que se expliquen las medidas necesarias, su explicación y se abrirá la
    posibilidad de que los demás colaboradores retroalimenten las medidas propuestas.

    - ¿Quienes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan?


    Los actores en orden de relevancia de mayor a menor serían:
    El tecnólogo en ADSI.
    El gerente.
    Los stakeholders.
    Los colaboradores de la empresa.
    - ¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo plan acción?
    Podrían presentarse problemas a la hora de desarrollar el proyecto debido a falta de
    conformidad por parte del gerente, de los stakeholders. También, se podrían
    presentar problemas al obviar información importante para el desarrollo.
    Podrían presentarse algunos imprevistos a la hora de desarrollar los requerimientos no
    funcionales del sistema, relacionados con la seguridad o la integridad de la
    información.

    - ¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso?


    Pueden haber limitaciones al obtener información, limitantes a la hora de comunicar
    los requerimientos funcionales por parte del gerente o limitaciones económicas para
    desarrollar el proyecto.

    Evaluación de resultados

    Nivel de Indicador Medios de verificación Porcenta Tiempo de


    objetivo je ejecución

    Fines El aplicativo reduce Informes Vida útil del


    el tiempo empleado Evaluación de satisfacción del software
    en gestiones usuario
    administrativas Inventarios

    Aumenta el nivel de Evaluación de satisfacción del Vida útil del


    satisfacción del usuario software
    dueño de la
    empresa.

    Reducir Reportes financieros Vida útil del


    inconvenientes Reportes de la DIAN software
    relacionados con
    Renta

    Propósitos Mejorar la eficiencia Inventarios Gestión de


    contable Reportes financieros facturas, cobros,
    compras y
    reportes

    Reducción de Inventario Reportes


    errores humanos y Reportes financieros financieros y de
    de redundancias inventarios

    Componente Seguimiento de Reportes financieros Reportes


    s procesos Informes administrativos administrativos y
    financieros y Evaluación de satisfacción del contables
    administrativos usuario
    Ventas y mercadeo Reportes de ventas Informes de
    Atención al cliente PQRS yde
    satisfacción al
    cliente

    Actividades Socializaciones y Cuestionarios de conformidad Desarrollo del


    reuniones Rúbricas de usabilidad proyecto

    Capacitaciones Cuestionarios de usabilidad Implementación


    y soporte del
    proyecto

    Conclusiones

    El desarrollo del proyecto tiene bastante potencial. Es necesario estar abierto a los
    posibles imprevistos, relacionados con puntos a problemáticas no contempladas con
    anterioridad. Hay que tener la capacidad para adaptarse a las nuevas necesidades
    que se presenten a lo largo del desarrollo.

    Referencias

    Blanco, José. “La resolución de problemas : una revisión teórica.” Redined,

    https://redined.educacion.gob.es/xmlui/handle/11162/12909. Accessed 24

    April 2022.

    Lozada, Santiago, et al. “Resolución de problemas.” Centro de Servicios

    Empresariales y Turísticos Regional Santander. Tomado de la biblioteca del

    SENA

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