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- Hª de los archivos y
la archivística
 ARCHIVÍSTICA
1.1. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS Y LA ARCHIVÍSTICA
1.1.1. Evolución histórica de los archivos
➢ Historia de los Archivos

El origen de la archivística lo podemos situar con la aparición de la escritura. Desde

las monarquías surgidas en el Asia Menor hasta el Bajo Imperio Romano, pasando
por la civilización egipcia y griega, ya se tiene constancia de la existencia de archivos
y de fondos organizados.

Los primeros documentos son de naturaleza muy diversa: documentación legal

(leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de
hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha
documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación
privada.

✓ La Edad Antigua: los archivos de palacio

El significado más antiguo de la palabra archivo se refiere a “lugar donde se
conservan los documentos”. Templos y Palacios eran los albaceas de estos
depósitos. Este hecho indica la existencia de una sociedad muy organizada.

✓ El mundo greco-romano: el archivo público

En la civilización occidental, también en las ciudades griegas los archivos se
situaban en los templos. Dado el desarrollo administrativo alcanzado por las Polis
griegas, en Atenas, cada magistratura tenía su archeion es decir, el lugar en el
que se redactaban y conservaban los documentos expedidos por la autoridad.

Este concepto y función pasaron al mundo romano. En la época republicana era

costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno, junto al erario
público. Luego sería el Tabularium, situado en el Capitolio, que albergaba las

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 leyes y los documentos judiciales, mientras el Templo de Júpiter se reservaba
para los documentos diplomáticos y el de Vesta para los testamentos.

La organización burocrática del mundo greco-romano desarrolló el concepto de

archivo, en tanto que vinculado a una institución del Estado que confería fe
pública a los documentos en él conservados.

✓ La Edad Media: los "tesoros de cartas"

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la compleja
administración que había desarrollado; más aún, se derrumbó la idea romana de
cosa pública y bien común frente al ideal de vida privada, que se convirtió en
factor predominante de la nueva civilización. Del Estado como res pública se
pasó a la consideración del Estado propiedad personal de quien ejercía el
gobierno. En consecuencia, la noción de archivo público de la época anterior
desapareció. El derecho o facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a
la Edad Media por el Código Justiniano, correspondería a quienes gozaban de la
autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. Durante toda la
Alta Edad Media, la característica esencial fue la concentración de documentos
en las catedrales y monasterios. Varios motivos llevaron a la Iglesia a ocupar el
lugar que dejó el Imperio en materia de archivos:

a) La Iglesia Católica se funda en preceptos sagrados conservados mediante la

palabra escrita (La Biblia, los Evangelios, textos de los Padres y Doctores de la
Iglesia, etc.). Es una religión basada en el Libro que recoge la palabra revelada
por Dios. Tenían, por tanto, una clara predisposición a la guarda y custodia de
códices y documentos.
b) El derecho reconocido a la Iglesia de adquirir bienes y propiedades. El extenso
patrimonio de ésta tenía que estar respaldado por los documentos que
acreditaban su titularidad y que les permitían defender sus derechos sobre
esas propiedades.

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c) El influjo de la burocracia romana en la Iglesia y el hecho de que ésta última
fuese su sustituía en la administración municipal de muchas urbes.
d) La cultura y, por tanto, el conocimiento dé la escritura, quedó en manos de la
Iglesia, y eran catedrales, parroquias y monasterios los lugares donde se
redactaban documentos para terceros, ya fuera a petición del monarca o de
particulares.
e) El hecho de que el archivo eclesiástico, principalmente el episcopal, confiriera
fe pública a los documentos que custodiaba, demostrado por la paradoja de
que algunos documentos falsos adquiriesen credibilidad, en época medieval,
por "encontrarse" en un archivo.

Así pues, los archivos eclesiásticos cumplieron la función de ser custodios de los
títulos de propiedad, no sólo de la Iglesia, sino también de otras instituciones
públicas y de particulares con la finalidad de conservar los documentos para que
pudieran surtir los efectos requeridos donde y cuando fuera menester.

En el siglo XII la civilización occidental comenzó su recuperación económica e

institucional y una nueva fase se abrió en la historia de los archivos. El
redescubrimiento del Derecho Romano y la fundamentación doctrinal de la
monarquía fueron los principales artífices del cambio. El poder de la monarquía y
su fuerza dependían de su patrimonio, y para la defensa de éste debía contar con
los documentos que atestiguaban títulos de propiedad. Al igual que la Iglesia, los
grandes señores defenderán su patrimonio e intereses mediante la custodia de
los documentos de propiedad como verdaderas joyas. Fue la época de los
tesoros de cartas de los soberanos, príncipes territoriales, señores eclesiásticos y
laicos.

Asimismo, a partir de siglo XIII cobraron fuerza los registros, libros donde se
transcribían los documentos otorgados por una autoridad o entidad. La
Cancillería Pontificia había heredado del mundo romano la costumbre de

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 registrar ciertos documentos, pero no fue hasta Inocencio III cuando se introdujo
de forma habitual la práctica del registro. Las cancillerías de los distintos
monarcas y sus órganos de gobierno -parlamentos, cámaras de cuentas y otras
jurisdicciones- registraban igualmente los documentos.

✓ La Edad Moderna: los archivos de Estado

A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado
moderno, que desaparecerá con las revoluciones burguesas de finales del siglo
XVIII y primera mitad del siglo XIX. Este sistema de gobierno, marcado por unas
monarquías absolutistas y centralizadoras, trajo consigo el nacimiento de los
primeros Archivos de Estado, en los que se concentró toda la documentación
generada por la Corona. Era el momento de reunir los documentos que
concernían al gobierno del Estado, y que se habían mantenido dispersos hasta
entonces en manos de consejeros, secretarios, diplomáticos y demás miembros
que ejercían sus funciones de gobierno junto al rey. La noción de propiedad de
los archivos fue sustituida por la de archivos públicos, “depositarios de los
documentos concernientes al Estado y cuya conservación era o podía ser de
interés público”. El archivo se convirtió en un elemento fundamental de la
maquinaria administrativa y, por tanto, adquirió una función
predominantemente jurídico-política.

✓ La Edad Contemporánea: los archivos nacionales

La Revolución Francesa provocó un giro en la Historia europea que repercutió
decisivamente en la consideración del archivo. Nació un nuevo concepto: la
Soberanía Nacional; era la llegada del Estado de Derecho y, unido a ello, los
principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la
Administración hacia el administrado. Por lo tanto, ahora el archivo pasa a ser
considerado garantía de derechos de los ciudadanos y jurisprudencia de la
actuación del Estado. Además, en el siglo XIX, surgió un fenómeno común a toda
Europa: un fuerte sentimiento nacionalista que llevó a buscar en su pasado las

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 raíces de la identidad nacional. Se desarrolló la historiografía científica, que
encontraba en los documentos archivísticos los elementos de la investigación
histórica. Como consecuencia de ello, se produjo la concentración de los archivos
de las instituciones públicas y privadas del Antiguo Régimen en un único archivo:
el Archivo Nacional.

Así pues, los archivos habían adquirido una doble dimensión: por un lado, eran
custodios de los deberes y derechos de los ciudadanos, y, por otro, memoria del
pasado de la nación y por ello objeto de investigación histórica. Sin embargo,
hasta mediados del siglo XX desarrollaron sobre todo esta segunda dimensión,
actuando como verdaderos laboratorios de la historia y dejaron de lado la
función, que había primado hasta entonces, de servicio a la administración.

➢ Historia de archivos españoles

✓ Época antigua y altomedieval

El dominio romano en la Península supuso la creación de archivos como en el
resto de las provincias del Imperio; lo exigía su intensa actividad administrativa y
económica. El dominio del pueblo visigodo implantó un nuevo Estado basado en
una monarquía fuertemente respaldada por la Iglesia a través de sus concilios,
tienen el concepto de archivo como tesoro de cartas. En él se guardaban los
documentos originales, dándose copia a los interesados, sin llegar a formar
registros.

Tras la desaparición de la monarquía los lugares de conservación de los

documentos fueron las iglesias y los monasterios. El carácter itinerante de las
cortes suponía un impedimento para el continuo traslado de la documentación,
por lo que se dispersó, acumulándose en diferentes centros eclesiásticos. Los
archivos se conservaban como parte del tesoro, pues los diplomas y cartas eran

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títulos de propiedad de bienes inmuebles y derechos que se valoraban tanto o
más que el escaso dinero u otros objetos de valor atesorados por los laicos. En
las instituciones eclesiásticas, los documentos se guardaban junto a los objetos
sagrados.

En el siglo XII continuaron siendo las iglesias y los monasterios los encargados de
la custodia de documentos. El temor a su pérdida o deterioro por el uso los llevó
a copiarlos en libros denominados cartularios.

De esta época datan las primeras menciones expresas de archivos, pero los
nombres con los que solían designarse eran "cámara" y "tesoro". Ambos vienen a
expresar la consideración dada a los documentos como elementos de valor,
garantizadores de derechos, conservados en lugares secretos y próximos al rey,
junto con los demás objetos de aprecio.

El problema de la inexistencia de un lugar centralizado y único de la Corte obligó

a la dispersión de la documentación. Los monasterios y los conventos
continuaron siendo los lugares elegidos para la custodia de los documentos por
la garantía de seguridad que su estable institución representaba; pero, además,
cada organismo de la incipiente administración, al igual que cada oficial o
secretario, conservó los documentos generados en el ejercicio de su actividad. A
pesar de que los monarcas se preocupaban por reunir toda la documentación de
la Corona en su archivo, ésta se depositaba en instituciones eclesiásticas como
los monasterios, pero tuvieron verdaderos pleitos con sus oficiales para que
entregaran la documentación de los asuntos que trataban al archivo.
Esta situación se va consolidando durante todo el siglo XV y desembocará en el
siglo XVI con la creación del Estado Moderno.

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✓ Época Moderna
El conflicto bajomedieval entre la monarquía y la nobleza finalizó con el
afianzamiento del poder supremo del rey y con el desarrollo de un aparato
central de gobierno y administración de justicia. La repercusión de estas
reformas administrativas en el ámbito de los archivos siguió el mismo esquema
de la época anterior: justicia, gobierno y organización territorial.

La Administración de Justicia fue la primera que contó con un archivo y reglas

específicas para la guarda de sus papeles.

En 1500, por mandato real de Fernando el Católico, se ordenó el traslado de este

organismo a Granada, sede desde entonces del Archivo de la Real Chancillería allí
ubicada.
Por lo que se refiere a la administración local se diferenció entre el concejo,
órgano de gobierno y el escribano o notario, responsable de custodiar los
documentos que atestiguaban los derechos contraídos entre los vecinos. La
delimitación de gobierno y justicia se mantenía en la esfera municipal.

La dispersión de los documentos de la Corte en la sede de organismos, en casas

particulares de oficiales regios y en iglesias y monasterios continuó hasta 1509,
en que Fernando el Católico designó al bachiller Salmerón para que recogiese los
papeles dispersos relativos a la Corona y a los Reinos, y los depositase en un
archivo en la Chancillería de Valladolid. Será éste el inmediato precedente del
Archivo de Simancas. La reforma administrativa iniciada con los Trastámara y
continuada por los Reyes Católicos, culminó después de la Guerra de las
Comunidades con la instauración por la Corona de Castilla del Estado Moderno,
que exigiría una organización administrativa caracterizada por la burocracia y su
correlato necesario: el Archivo. Ésta fue la razón fundamental de la creación del
Archivo de Simancas: la concienciación de su necesidad. Además, hubo otras
razones para la creación del archivo: el volumen de documentación generado

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durante veinte años de gobierno, que requería un lugar donde conservarlo; el
sentido patrimonial de los monarcas, que intentarán identificar y reunir todos los
derechos de la Corona en lo civil y en lo eclesiástico; y el interés real por la
redacción de memorias históricas. Desde el 16 de septiembre de 1540, fecha de
fundación del Archivo, hasta 1588, en que se le otorgó reglamento, se pueden
distinguir dos etapas. La primera, comprendida hasta el año 1561, revela el
marcado carácter patrimonial del archivo. La nueva etapa comenzó con el
establecimiento de una sede fija para la Corte, a dónde llegaban y de dónde
partían noticias y decisiones.

Se trasluce una nueva manera de gobierno: la escrituración de todas las

decisiones tomadas por el rey; la consecuencia inmediata fue el aumento del
volumen documental; y se observa una nueva concepción del archivo: ya no se le
consideraba solamente guardián de los documentos del Patrimonio real, sino de
la documentación de interés para la Administración del Estado. Además, en las
ordenanzas se regulaban las transferencias periódicas de documentos desde los
Consejos al archivo.

En la administración territorial se crearon los Archivos de los Adelantamientos,

organismos que tenían atribuciones judiciales pero que también tuvieron
funciones de gobierno.

En la administración local surgieron los Archivos Municipales y continuaron

creciendo en importancia. La preocupación por la conservación y custodia, de la
documentación municipal se dio por igual en todos los lugares de la Corona.

Las Cortes participaron activamente en el gobierno del Antiguo Régimen. Esta

institución también tuvo su archivo creado a partir de 1563, fecha en que se
acordó construir un cofre donde guardar las actas de las sesiones, hasta
entonces en poder del secretario del rey.

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✓ Época Contemporánea
Los inicios del siglo XIX fueron una pugna entre el Antiguo Régimen y las nuevas
ideas de un Estado liberal-burgués importadas principalmente de Francia.
Durante el reinado de José Bonaparte se produjeron hechos semejantes a los
que llevaron a crear en Francia los Archivos Nacionales. En 1809 se realizaron
inventarios de los archivos eclesiásticos exclaustrados y se intentó crear un
Archivo Militar, reuniendo los papeles y planes del extinto Consejo de Guerra.
Igualmente, en este momento, el general Kellerman intentó enviar a París el
Archivo de Simancas, pues Napoleón había reunido allí los archivos principales de
Francia y quería también concentrar los del Imperio francés. Sólo se lo impidió su
gran volumen, pues según Geoffrey de Grandmaison hubiera hecho falta 12.000
cajas. Tan sólo se mandaron 212 cajas, que fueron devueltas en 1815 a excepción
de algunos documentos de gran interés diplomático.

Tras la Guerra de Independencia, todos los intentos de integrar en el Estado los

archivos de institutos eclesiásticos desamortizados fueron anulados por
Fernando VII.

Este hecho se repetiría tras el Trienio Liberal. El constitucionalismo de 1812 era

reivindicado frente al absolutismo fernandino como la forma ideal de gobernar
los reinos de España desde la Edad Media y como señal de identidad frente al
sistema centralista importado de Francia. Con la primera Guerra Carlista (1833-
1840), la monarquía liberal de Isabel II se vio forzada a saldar su deuda pública,
cada vez más incrementada por la guerra, mediante la desamortización de los
bienes eclesiásticos para su venta inmediata a la nueva burguesía. Esta
desamortización la realizó en 1835 el ministro de Hacienda y presidente del
Consejo de Ministros, Juan Álvarez Mendizábal. Esto supuso la incautación de
muchas tierras en manos de la Iglesia y la de sus correspondientes títulos de
propiedad. El efecto fue tal que muchos centros eclesiásticos se arruinaron, sus
objetos artísticos desaparecieron y sus archivos se abandonaron o fueron

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 incautados. La intelectualidad burguesa, sensible a salvaguardar el pasado de la
nación, y como cultivadora de su historia, comenzó a reclamar al Estado que
prestase cuidado a edificios objeto de arte, archivos y bibliotecas exclaustrados.
El Estado hizo caso a estas reclamaciones de forma paulatina. En 1844 (Real
Orden Circular de 20 de abril) se abrieron los archivos a la investigación histórica
y se reguló el acceso a los archivos generales del Reino. En 1848 se creó, en el
seno del Ministerio de Gracia y Justicia, la Dirección General de los Archivos de
España y Ultramar. Por la Ley de Instrucción Pública de 1857, promulgada por el
ministro de Fomento, Claudio Moyano, los archivos eran conceptuados como
centros de investigación científica. En 1858 se clasificaron aquéllos y se creó el
Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios (posteriormente
también Arqueólogos), para el servicio y administración de los archivos
generales, regionales, municipales, de órdenes militares, Inquisición de la Iglesia
y de los Consejos Suprimidos.

1.1.2. Archivística. Definición. Diferencias con la Biblioteconomía y la Documentación.

Ciencias auxiliares de la Archivística.
En su acepción más elemental y etimológica se puede decir que la Archivística es
la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto
de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los
archivos. Así se puede afirmar que la Archivística es la ciencia de los archivos, no
de los documentos, aunque en última instancia éstos sean el producto integrante
de aquellos.

➢ Evolución de la Archivística
✓ Evolución de la práctica archivística hasta el S. XIX
Antes, de la formulación de esta disciplina, existió una práctica en la
sistematización y conservación de los fondos documentales. Esta práctica ha
estado unida necesariamente a la historia de los archivos como depósitos de
testimonios escritos.

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 En un principio se guardaron juntos libros y documentos. Poco a poco se produce
la separación.
Es fundamental el papel de las Cancillerías en la producción y conservación
documentales. La disposición de los documentos se hace preferentemente por
orden cronológico, aunque a veces se haga por orden alfabético, onomástico o
por temas. Fue habitual copiar la documentación jurídica en los libros registros.
No fue infrecuente esta práctica referida a documentos no jurídicos, como las
cartas (copiadores de correspondencia).
En España, en el inicio de la Edad Moderna hay una tendencia a agrupar la
documentación geográficamente y a formar series, aunque no se mantenga la
unidad de lo que hoy llamaríamos expedientes.
En los primeros años de la Archivología, en el siglo XIX y buena parte del XX, dada
su dependencia con las ciencias históricas, ésta tiene un carácter historicista y
erudito que recalcará una marcada dimensión histórica, en donde el archivo
administrativo no cuenta. Sólo tiene sitio el archivo histórico, pero como algo
singular que no guarda relación con los otros archivos.

El documento ocupaba el centro de atención de los profesionales, no el archivo.

Se prefería la documentación medieval, arrinconando en cierta medida la que
ofrecía información cuantitativa, ya fuera contable o demográfica.

El fin último del quehacer profesional residía en la catalogación precisa y

minuciosa de documentos reales, nobiliarios y eclesiásticos. El archivo era
privilegio de unos pocos; sus usuarios, los historiadores.

✓ De la Archivología a la Archivística (S. XIX - S. XX)

En el desarrollo teórico-práctico de la Archivística ha influido la evolución del
concepto de la función del Archivo que, de mero conservador, pasa a jugar un
papel decisivo de servicio, (en USA y en la URSS se llega a considerar como una
ciencia de la Administración).

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 Así, el archivero con tintes de erudito, encerrado en su archivo, y defensor de los
datos que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso al
profesional científico con actitud interdisciplinar abierto al análisis, a la discusión
y a la crítica.
Ahora, el objeto inmediato y primero ya no serán los documentos sino los
«archivos». Ciencia de los archivos, antes que ciencia de los documentos. De tal
manera que interesará tanto el archivo en singular -como algo concreto e
individual en el que continente y contenido forman una unidad-, como los
archivos en plural, integrados en un sistema, formando conjuntos según sus
características.
Este planteamiento de sistemas hará nacer nuevos conceptos como gestión de
documentos y administración de archivos, en los que la coordinación, la
homologación, la planificación cobrarán un protagonismo extraordinario por
necesarias.
El archivo adquiere la categoría de Servicio dentro de las instituciones y de una
postura estática e inmovilista tiende a la dinamización buscando una proyección
cultural con un firme propósito de integración.

➢ Concepto actual de Archivística

La primera mitad del siglo XX se caracteriza por ser una declaración de los principios
asentados en el siglo anterior, así como por la proliferación de manuales a partir de
la aparición de la obra de los archiveros holandeses.

También en este período, la primera dimensión de los archivos, la administrativa,

que había sido olvidada durante el siglo XIX al centrarse la atención sobre el
documento histórico, se desarrolla a partir de los años treinta y se consolida
después de los años cincuenta. El creciente grado de crecimiento de las
administraciones, los nuevos avances técnicos en producción y reproducción de
documentos y en la organización del trabajo burocrático, entre otros aspectos,
plantean un problema, existente desde siempre, pero ahora más acuciante que

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 nunca: la acumulación de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra
resulta imposible y cuya información es difícil de manejar. Ahora, la administración
no precisa historiadores, sino técnicos capaces de organizar el trabajo de oficina,
hasta los detalles más ínfimos, y de tratar la documentación para la gestión diaria.
Estos problemas afectaban de manera especial en los Estados Unidos de América.
Ello se debió a las circunstancias sufridas por este país que, más que por
necesidades culturales, buscó en el desarrollo de la archivística un sistema con el
que contribuir a ayudar y agilizar la Administración en momentos difíciles como
fueron la crisis de 1929 y la Segunda Guerra Mundial. Fue entonces cuando surgió la
doctrina del Management o gestión, y dentro de ella, la del Record Management
(gestión de documentos), como un elemento más de la eficacia administrativa.

Este camino ha llevado a la constitución de una doctrina archivística basada en la

concepción del archivo como un auxiliar indiscutible de la administración pero
también con un marcado carácter cultural. En expresión de Robert-Henri Bautier los
archivos constituyen la concentración máxima del potencial documental de la
nación en interés del público y de los estudios histórico.

➢ Diferencias con la Biblioteconomía y la Documentación

✓ Biblioteconomía
Del griego biblion (libro) + theke (caja) + nomos (regla). Es el conjunto de
conocimientos teóricos y técnicos relativos a la organización y administración de
una biblioteca. Comprende una parte doctrinaria que estudia la teoría de la
selección y adquisición de libros, catalogación, clasificación y régimen
económico-administrativo de la biblioteca: recursos, local y mobiliario, personal,
conservación de los libros y uso de la biblioteca, y una parte que se relaciona
propiamente con el arte de administrarla, de gobernarla, para realizar con la
mayor eficacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución.

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✓ Documentación
La norma UNE 50/113 ofrece dos acepciones:
a) Recogida, tratamiento de información registrada, de forma que continua y
sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y
transmisión.
b) Conjunto de documentos reunidos para un fin determinado.

AUTOR DEFINCICIÓN
Otlet Ciencia general que se ocupa del documento en
todas sus facetas y propiedades y que como la
lógica o la lingüística es también auxiliar de todas
las otras ciencias y les impone sus normas en la
medida en que éstas dependen de los
documentos.
Bradford El arte de recoger, clasificar y hacer fácilmente
accesible los documentos de todas las formas de
actividad intelectual.
Pietsch Disciplina que se ocupa de la sistemática,
interpretación y preparación para uso de los
documentos.
FID (1945) Recolección, almacenamiento, clasificación,
(Federación internacional de selección, difusión y utilización de todos los tipos
Documentación)
de información.
Osorio Actividad científica que se ocupa de la recogida y
análisis de los documentos científicos y otras
fuentes de nuevos conocimientos,
almacenamiento de la información en ellos
contenida, y recuperación y difusión de la misma,
a fin de que alcance rápida y eficazmente a
quienes puedan utilizarla.

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Actividad científica que se ocupa de recoger y tratar las fuentes del conocimiento,
cualquiera que sea, almacenar la información, facilitar la recuperación y proceder a la
difusión de las mismas lo más rápida y eficazmente posible.

➢ Metodología

DEPENDENCIA FUNCIONAMIENTO
Archivos El método archivístico está encaminado a
recoger, conservar, organizar, describir y
servir los documentos de archivo.
Bibliotecas El método bilbiotecológico está orientado
a seleccionar, coleccionar, conservar,
catalogar, clasificar y difundir la
información de los libros y demás recursos
de la información.
Centros de El método documentalista está dirigido a
documentación reunir, seleccionar, clasificar y dinamizar la
información.

➢ Conservación como fin en sí misma

DEPENDENCIA CONSERVACIÓN
Archivos Precisan de depósitos o lugares de
almacenamiento.
Bibliotecas Necesitan de depósitos o u lugar de
almacenamiento y circulación.
Centros de No precisan de depósitos materiales
documentación porque los documentos no se conservan,
se utilizan y se vacían de información.

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 ➢ Usuarios

DEPENDENCIA USUARIOS
Archivos ➢ Internos (personas que trabajan en la
misma entidad).
➢ Externos (investigadores, estudiantes,
profesionales y público en general) que
en su mayoría son usuarios de los
archivos nacionales, permanentes o
históricos)
Bibliotecas Pueden ser internos o externos y
dependiendo del tipo de biblioteca nos
podemos encontrar con:
➢ Usuarios infantiles
➢ Usuarios de la comunidad en general
➢ Usuarios escolares
➢ Usuarios universitarios
➢ Usuarios investigadores.
Centros de Enfoca los servicios a un grupo selecto de
documentación usuarios, que en general son
investigadores de un área específica del
conocimiento.

➢ Ciencias auxiliares
Son disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados por otro profesional o por
otro científico en su trabajo o en su investigación.
✓ Cronología: ciencia que permite determinar el orden y las fechas de los
sucesos históricos.
✓ Diplomática: ciencia que estudia los documentos (procedencia, estructura,
características, elementos, función, etc.). La diplomática permite conocer y

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 distinguir los tipos documentales que se usan en diferentes épocas y en
diversos ámbitos (religioso, civil, militar).
✓ Heráldica: ciencia que se encarga de estudiar los blasones -escudos de armas-,
sus características y los significados que se les confieren.
✓ Paleografía: ciencia que estudia las escrituras antiguas y cuyo conocimiento
permite la lectura de documentos de distintas épocas y escrituras diversas. La
dificultad para la lectura de textos antiguos se debe a las características de la
escritura y a la presencia habitual de abreviaturas.
✓ Sigilografía: ciencia o doctrina que estudia los sellos y se encarga de esos
elementos que confieren validez jurídica al documento.
 Mesopotamia: Cilindros grabados que se hacían rodar sobre tablillas de
arcilla. Empleados para identificar a la persona o instución.
 Egipto: Escarabeos para sellar papiro.
 Mundo judío y grecolatino: similares a los escarabeos egipcios.
 Edad Media: Muy desarrollado:
Siglo XII: reyes, obispos, casas condales.
Siglo XIII: baja nobleza y eclesiásticos, e instituciones.
 Edad Moderna: Se reduce. La validación es suficiente con firma autógrafa.
 Edad contemporánea: Valor corroborativo
✓ Tecnologías de la Información: es un término que comprende todo lo que está
vinculado con el almacenamiento, protección, procesamiento y transmisión
de la información. Este concepto engloba todo lo relacionado con la
informática, la electrónica y las telecomunicaciones.
✓ Otras:
 Ciencias Auxiliares más recientes: Son las ciencias de la Administración,
las de la Informática, las de la Documentación, las relacionadas con la
Conservación Preventiva o el Derecho.
 Metrología e hª de la moneda: Los conocimientos de sistemas tanto de
medidas como de pesos, o el mismo conocimiento de los sistemas

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 monetarios en la Historia pueden ser, igualmente, de gran utilidad para
comprender algunas cuestiones de los documentos de archivo.
 Onomástica: Se refiere al origen y evolución persistente de los nombres
personales por áreas y períodos. Los repertorios de listas de nombres, o
de reyes, o de obispos, o de nobles son utilísimos en las labores de
archivos.
 Toponimia: Enseña el origen y etimología de los nombres de lugar por
medios de repertorios alfabetizados. Al archivero le importan en orden a
la correspondencia de los topónimos usados en el pasado con los del
presente.
1.1.3. La profesión de archivero
El archivero es el profesional que se dedica a la organización y el mantenimiento
de los archivos documentales, ya sea de una administración pública o de una
entidad privada. Funciones de los archiveros
- garantizar la conservación de los documentos de archivo, asegurar y
fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades
jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas.

 DIRECTOR O JEFE DEL ARCHIVO:

Misión: Planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo
y el sistema de gestión de los documentos de la institución, organismo,
empresa… de la que depende, partiendo de los recursos humanos y
materiales necesarios, para que este cumpla su finalidad básica: conservar
organizadamente el fondo documental depositado en el mismo a la vez que
asegurar y potenciar su consulta por todos aquellos que estén autorizados a
la misma según la normativa vigente.
Tareas:
❖ Analizar la situación y las necesidades de organización y de gestión de
la documentación de la institución, entidad o empresa a la que
pertenece.

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❖ Posibilitar que su centro o servicio pueda hacer frente a las
necesidades documentales rutinarias de la empresa, organismo o
institución de la que dependa, a la vez que ofrece una planificación
que permita establecer objetivos a corto, medio y largo plazo que
mejoren la eficiencia del sistema de gestión documental y archivo de
ésta.
❖ Evaluar las necesidades financieras que implicará el sistema de gestión
documental diseñado y los recursos económicos que se prevén para
conseguir que el proyecto sea una realidad plausible.
❖ Dirigir la auditoria del sistema de gestión documental y archivo
escogido para analizar posibles disfunciones.
❖ Diseñar y coordinar la metodología que debe emplear el archivo para
la organización documental, definiendo el sistema de clasificación,
aprobando el cuadro derivado del mismo, estableciendo los
instrumentos de control y descripción que van a llevarse a cabo y los
procesos que deben ejecutarse para favorecer la gestión y asegurar el
control y localización de la documentación y las herramientas
informáticas necesarias para ello.
❖ Elaborar, actualizar y aplicar las directrices en las que se sustentan los
diferentes procesos archivísticos (transferencias, eliminación, consulta
y préstamo de la documentación…), elevándolas en su caso al órgano
o cargo competente para su aprobación. Todo ello debe plasmarse en
una serie de documentos que faciliten su conocimiento por parte de
toda la organización, como son el reglamento del archivo, manual de
procesos, circulares, etc.
❖ Disponer, o en su caso proponer al cargo u órgano competente, las
normas de calidad y estándares internacionales que va a asumir el
sistema de gestión documental.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
19 de 41
❖ Asegurar la aplicación de la normativa jurídica vigente relativa a la
producción, tratamiento, conservación, eliminación y acceso a la
documentación.
❖ Potenciar la comunicación interdepartamental que permita al servicio
de archivo participar y colaborar con los responsables de las áreas de
gestión en el diseño y automatización de sistemas, procedimientos,
circuitos administrativos, documentos y formularios, en los controles
que aseguren las características de los documentos según las normas
de calidad en el caso de migraciones, cambios de soporte… y su
ingreso final en el archivo de cara a que sean unos documentos,
fiables, completos, íntegros, etc.
❖ Representar al Servicio de Archivo en sus relaciones internas y
externas y, por tanto, es el responsable de la expedición de
certificados, autenticaciones, de establecer los mecanismos que doten
de credibilidad a los documentos administrativos que genera el
archivo, etc.
❖ Fijar, en colaboración con el servicio informático, la política de copias
de seguridad de la información procedente de BD, imágenes, etc.
generados o conservados en el archivo.
❖ Colaborar con las áreas de gestión de la empresa, institución o entidad
para la conexión entre las aplicaciones de gestión y las propias del
archivo, permitiendo así los flujos de información y de documentos
electrónicos.
❖ Evaluar las condiciones de conservación de los documentos
propiciadas por la ubicación, características arquitectónicas,
condiciones medioambientales, etc. y diseñar un plan o política de
conservación adaptado para los diferentes tipos de soporte. Este plan
debe recoger no sólo las directrices sobre mobiliario, equipamientos…,
sino también, si es el caso, las directrices de la política de restauración
del centro, la de consulta de originales o de copias, destinada a

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
20 de 41
 asegurar la preservación de aquellos en caso de deterioro de los
mismos.... Esta política de prevención, preservación y reproducción se
nutrirá de las propuestas del personal técnico de archivos, así como de
los técnicos restauradores y fotógrafos de los que pueda disponer el
centro. Valorar la pertinencia de la elaboración de un programa de
documentos vitales para la empresa, institución o entidad.
❖ Planificar, organizar y coordinar un programa de actividades de
formación para el personal del archivo y para el resto del personal de
la institución, entidad, empresa… que asegure el correcto
funcionamiento del sistema de gestión documental y archivo que se
ha diseñado.
❖ Decidir, o en los casos más complejos solicitar del servicio jurídico que
se pronuncie, sobre los grados de acceso a la documentación en
aplicación de la normativa vigente.
❖ Informar, asesorar y, en su caso proponer, a los órganos o cargos
responsables la adquisición, donación o cesión de fondos archivísticos.
❖ Establecer las directrices de la política divulgativa o de marketing del
centro, valorando los medios humanos y materiales de que dispone,
coordinando las acciones de difusión que se realicen (exposiciones,
visitas, publicaciones culturales, conferencias, etc.) y en su caso buscar
la esponsorización de la misma.
❖ Dirigir y coordinar las publicaciones técnicas del archivo: guías,
inventarios, catálogos. Proponer los recursos económicos y de
personal que necesita el Archivo para el cumplimiento adecuado de
sus fines. Dirigir y gestionar tanto los recursos humanos (incluyendo la
adscripción de tareas y el control de su ejecución), como el
presupuesto que se le asignen. Con especial hincapié en la asignación
de competencias basada en una evaluación objetiva del personal que
permita el reconocimiento y utilización del capital intelectual de los

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
21 de 41
 miembros de su equipo, y en el control de ejecución tanto de estas
tareas, como de las partidas presupuestarias.
❖ Elaborar la memoria anual del archivo y elevarla al órgano o cargo
competente.
❖ Resolver, o en su caso elevar la propuesta al órgano pertinente, sobre
la contratación de bienes de equipo, servicios… que afecten al sistema
de gestión documental o archivo.
❖ Asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en todas las facetas
que afecten a su centro o servicio (higiene, seguridad en el trabajo,
contratación…)
❖ Desempeñar todas aquellas otras funciones que se le asignen por los
órganos o cargos superiores en relación con su ámbito competencial.
 ARCHIVERO
Misión: Colaborar de forma activa en todas aquellas tareas de carácter técnico
que el director le haya encomendado relativas a la implantación y supervisión
del sistema de gestión documental y archivo. Esta colaboración debe
entenderse, también, como una aportación de iniciativas y mejoras tanto
técnicas, como organizativas, que propondrá a la dirección del centro con
objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de los recursos y servicios que presta
el archivo a la organización y/o a la sociedad. En algunos centros pueden
existir archiveros con determinadas responsabilidades emanadas de la
función de dirección o con responsabilidad en determinadas secciones del
centro. En estos casos el archivero actúa como subdirector o como jefes de
una sección de éste.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
22 de 41
Tareas:
❖ Colaborar en la implantación del sistema integral de gestión de
documentos y archivo y en el diseño de aquellos procesos cuya
gestión le sea encomendada.
❖ Identificar y documentar problemas en los procesos de trabajo y
proponer mejoras a la dirección para potenciar la obtención de
objetivos en el plan estratégico de mejora de la gestión de
documentos y archivo.
❖ Diseñar los análisis o auditoría de los procesos de gestión de acuerdo
con las normas de calidad asumidas por la organización, así como las
estadísticas de satisfacción de los usuarios.
❖ Participar en la elaboración y actualización de las normas que regulan
la organización y funcionamiento del archivo y el sistema de gestión y
su plasmación documentales (reglamentos, manuales, circulares,
formularios, diseño de contenidos de página Web…)
❖ Colaboración y seguimiento de los trabajos informáticos que hagan
posible los flujos de información y de documentos electrónicos desde
las aplicaciones de gestión administrativa a la/s de archivo.
❖ Colaborar en el análisis de las necesidades que deben ser cubiertas por
el software archivístico y en las características de las diferentes
herramientas informáticas existentes para la elección de las más
adecuadas para el centro.
❖ Proponer, en su caso, las unidades documentales o series que forman
el programa de documentos vitales.
❖ Analizar las innovaciones tecnológicas y los nuevos productos que
ofrece el mercado para mejorar la satisfacción de las necesidades de
la organización en el ámbito de la gestión documental.
❖ Supervisar los procesos técnicos incluidos en la herramienta de gestión
archivística automatizada (tesauros, codificaciones, calidad de las
descripciones documentales…). También debe responsabilizarse o

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
23 de 41
 intervenir en la formación de usuarios de dicho software, recopilación
de información sobre su implantación y, en su caso, propuesta de
mejoras.
❖ Colaborar en la elaboración y actualización del cuadro de clasificación
de la documentación y en su correcta interpretación y utilización por
todos los usuarios del sistema archivístico.
❖ La gestión técnica de los contratos de bienes de equipo o servicios.
❖ Controlar y evaluar la correcta implantación del sistema de gestión
documental en los archivos de gestión. Colaborando o
responsabilizándose de la formación de dichos usuarios del sistema.
❖ Diseñar los informes que periódicamente se han de efectuar para
testear el estado y evolución del sistema de gestión documental,
fijando los elementos relevantes o indicadores para su adecuada
valoración.
❖ Elaborar propuestas de valoración y expurgo de series documentales,
en colaboración con las unidades administrativas que las generaron,
para su posterior presentación a la comisión interna a la que
corresponde aprobarlas o modificarlas y su ulterior presentación al
organismo legalmente establecido para su definitiva aprobación. Por
lo tanto, le corresponde la elaboración y la supervisión de la
aplicación del calendario de conservación o eliminación fruto de estas
actuaciones.
❖ Elaborar, bajo la supervisión de la dirección del centro, los
instrumentos de control y descripción de la documentación que
requieran unos mayores conocimientos técnicos (guías, catálogos…) y
supervisar los realizados por los técnicos medios y auxiliares
(inventarios, índices…)
❖ Proponer y controlar el calendario de transferencias y supervisar sus
operaciones tanto en la recepción de documentación, como en la
salida hacia otro centro de archivo.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
24 de 41
 ❖ Supervisar el cumplimiento de los criterios de preservación acordados
para los distintos soportes documentales, identificando y
documentando las disfunciones observadas, ya sean por factores
medioambientales, por exceso de uso de determinados documentos,
condiciones de reproducción, etc., y proponiendo, en su caso,
medidas de corrección para las mismas.
❖ Controlar los sistemas de seguridad del edificio, así como el correcto
funcionamiento de los sistemas de conservación en los depósitos, etc.
❖ Proponer la adquisición de publicaciones o fondos de otro tipo que
complementen la información o imagen que ofrecen los fondos
propios del archivo.
❖ Coordinar el establecimiento de sistemas de información o de
consulta, presencial o remota, y de préstamo de documentos del
archivo, todo ello de acuerdo con la normativa vigente de acceso y los
roles que se hayan definido en el sistema archivístico.
❖ Proponer, organizar y, en su caso, ejecutar actividades de difusión de
los fondos y función del archivo (visitas, exposiciones, página web del
archivo conferencias, etc.)
❖ Supervisar y documentar los procesos de gestión documental para que
cumplan las normas de calidad y los estándares internacionales que la
dirección ha incorporado al sistema.
❖ Realizar todo tipo de informes y memorias sobre cuestiones técnicas
que le sean encomendadas por el director del archivo.
 TÉCNICO MEDIO DE ARCHIVO
Misión: Colaborar y participar en la implantación y desarrollo del sistema de
gestión documental. Esta participación se realiza normalmente, según
indicación de la dirección del centro, bajo la coordinación y supervisión de los
archiveros o técnicos superiores. Su campo básico de actuación se centra
tanto en la aplicación de la clasificación documental y en la descripción de las

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
25 de 41
unidades documentales, como en la difusión de la información y en el servicio
de atención al usuario.

Tareas:
❖ Colaborar en la implementación del sistema de gestión documental en
las diferentes unidades administrativas, servicios y centros del
organismo, entidad o empresa, ofreciendo asesoramiento de tipo
práctico y ayuda técnica para la descripción, asignación de
descriptores, etc.
❖ Asesorar a las unidades de gestión sobre funcionalidades y requisitos
tecnológicos de sus procesos de trabajo para poder cubrir
adecuadamente sus necesidades en la gestión de documentos.
❖ Proponer la adquisición de publicaciones o fondos de otro tipo que
complementen la información o imagen que ofrecen los fondos
propios del archivo.
❖ Mantener la aplicación informática de gestión de documentos y
archivos.
❖ Realizar los análisis de los procesos de gestión de acuerdo con las
plantillas diseñadas (entrevistas, recolección de datos, identificación
de requerimientos, fijar periodizaciones en las subfases de los
procesos…)
❖ Realizar informes periódicos sobre el estado del sistema de gestión
documental a partir de la comprobación y valoración de los elementos
que se hayan considerado relevantes para conocer la evolución del
sistema de gestión documental.
❖ Colaborar en la organización de la documentación del archivo y en la
aplicación del cuadro de clasificación, encargándose además de
supervisar el adecuado cumplimiento de los criterios de ordenación de
las unidades documentales.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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 ❖ Gestionar y controlar las transferencias de documentos. En el caso de
recepción de documentos desde archivos de gestión les corresponde
asesorar a los encargados de ejecutarlas para una correcta realización
de las mismas. En el caso de remisión de la documentación les
corresponde la elaboración de las hojas de transferencia y la gestión
de la misma.
❖ Fijar los criterios de gestión del depósito o depósitos del Archivo.
❖ Gestionar y controlar la solicitud de información, la consulta (atención
al usuario), supervisar el préstamo y la reproducción de la
documentación conservada en el Archivo.
❖ Elaborar y actualizar la información y la documentación contenidas en
la página web del Archivo.
❖ Gestión y control de la política de copias de seguridad fijada por el
centro en colaboración con el personal informático.
❖ Aplicar el calendario de conservación eliminación fruto de las tablas de
valoración aprobadas por la Junta o Comisión pertinente.
❖ Colaborar en la elaboración e impartición de las actividades
formativas. La impartición se reducirá a los usuarios básicos de los
archivos de gestión. Colaborar, y en su caso realizar, las actividades de
difusión de los fondos o de la función del archivo que se organicen en
o por el Archivo.
❖ Elaborar o colaborar, según el grado de dificultad de las unidades
documentales, en los instrumentos de control y descripción.
 AUXILIAR DE ARCHIVO:
Misión: Servir de apoyo en las tareas archivísticas más básicas y mecánicas,
aplicando las directrices del personal técnico y bajo su supervisión.
Tareas:
❖ Registro de las transferencias y de los ingresos extraordinarios.
❖ Recepción y cotejo de los documentos transferidos.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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 ❖ Eliminación de los materiales ajenos a la documentación (clips, fundas
plásticas…)
❖ Gestión de los depósitos del archivo de acuerdo con las instrucciones
dictadas por el personal técnico.
❖ Ordenación física de la documentación que lo requiera en el momento
de su entrada en el archivo.
❖ Catalogación y registro de documentos y expedientes no complejos.
❖ Ejecutar las mediciones y controles de seguridad y medioambientales
para asegurar el mantenimiento de las mejores condiciones para la
conservación de la documentación.
❖ Control del estado de las unidades de instalación., así como de su
identificación y señalización.
❖ Control de la sala de lectura.
❖ Gestión de préstamos, devoluciones y reproducciones.
❖ Control del proceso de escaneado de documentos y de la introducción
de datos.
❖ Control, o en su caso ejecución, del proceso de eliminación de
documentos de acuerdo con el calendario de conservación y
eliminación.
✓ La gestión documental de las instituciones
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que
optimice los procesos de creación, recepción, modificación, manejo y
circulación de los documentos propios de una organización, y de su
información, hasta su llegada al archivo central de la misma.
Primarán por tanto el conocimiento en planificación estratégica, la
gestión de proyectos (metodologías para el análisis de procesos y
propuesta de soluciones más adecuadas…), normativa y buenas prácticas
administrativas, la gestión presupuestaria, estrategias de comunicación,
técnicas para favorecer el liderazgo, gestión de recursos humanos,
además de la auditoría de procesos administrativos, el diseño de

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
28 de 41
 documentos y procesos, buenas prácticas en lenguaje administrativo, la
normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental
(ISO 15489, 15836; 18492; 19005; 23081, 26122…), los conocimientos en
hardware y software, procesos de reprografía, estrategias de migración,
evaluación de rendimientos, normativa o estándares de calidad, etc.

✓ El tratamiento archivístico de los documento

El tratamiento archivístico es, el conjunto de operaciones y tareas que se
aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como
objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente
accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines.
El tratamiento archivístico comprende las operaciones de identificación y
clasificación, que se engloban dentro de la organización de los Fondos de
Archivo, y las tareas de ordenación, descripción e instalación; las
operaciones son de índole intelectual y las tareas de índole físico. Son
complementarias y en muchos casos simultáneas.

✓ La conservación y preservación
Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos. Comprende
las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los
materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, mediatecas frente al deterioro, los daños y el abandono de
los documentos.

✓ El servicio a los usuarios

Se trata de dotar a la búsqueda de información útil para el usuario e
investigador de un dinamismo propio de un servicio de información y
referencia. En suma, ampliar los límites en la atención al usuario saliendo
con frecuencia de los muros del propio archivo.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
29 de 41
Es importante conocer el perfil de los usuarios: el grado académico, la
profesión, el lugar de trabajo, las líneas de investigación, etc., de los
usuarios que acuden al archivo. Esto permitirá proporcionar la
información que precisa en el momento adecuado, que redundará en la
disminución del tiempo en el desarrollo de sus trabajos.
Una vez conocidos los hábitos y necesidades de información de los
usuarios, se pueden establecer programas de formación para un mejor y
mayor aprovechamiento de los servicios que ofrece el archivo y la
usabilidad de la información.
El cuidado en el manejo de técnicas documentales avanzadas, así como la
elaboración de productos de información que faciliten la investigación del
usuario en el archivo, pueden mejorar los resultados y la calidad ofrecida.
Algunos de estos instrumentos informativos han sido definidos como
característicos del servicio de referencia:
Quick reference file: en él se anotan temas e indicaciones que
aparecen en el transcurso del planteamiento y respuesta a las
preguntas de referencia y que pueden ser de utilidad futura.
Permitiría tener un indicador directo sobre los temas de mayor
interés. A su vez, y como fichero complementario, el
mantenimiento de un fichero de faq’s sobre los servicios, modos
de acceso, etc., proporciona información útil al usuario y también
libera tiempo en el mostrador de referencia, características
plenamente desarrolladas en los servicios bibliotecarios.
Circulares y boletines: donde se incluyen referencias a
documentos que contienen temática de algún interés específico
para alguna investigación, modos de utilización de las
herramientas informáticas y explicación de conceptos
archivísticos, elaboración cada cierto tiempo de inventarios de
series archivísticas relacionadas con materias de interés para los
usuarios y puesta a su disposición vía web, etc.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
30 de 41
 Visitar archivos de forma anónima: el profesional referencista
puede perfilar y adaptar el conocimiento del propio centro con las
actividades llevadas a cabo en otros archivos y el grado de eficacia
en la atención al usuario a través de la elaboración de informes
internos sobre las visitas a otros archivos y servicios de referencia.
Creación de servicios de alerta bibliográfica y difusión selectiva:
facilitar información al usuario regularmente sobre las novedades
susceptibles de ser incorporadas al trabajo de investigación y
previsiblemente apropiadas para su trabajo. El resultado es claro:
se fomenta el uso, se accede con mayor interés, se favorece un
clima muy propicio para la investigación y el usuario encuentra en
el servicio de referencia una oferta de información documental
añadida al valor intrínseco de la documentación de archivo
consultada.
Fomento de la información y la comunicación informal: poner a
disposición del usuario acceso a cuentas de correo electrónico y
convertir el archivo en centro que canalice el intercambio de
información procedente de otros colectivos de usuarios y
especialistas investigadores, rentabilizando la importantísima
información informal derivada del uso y las experiencias de los
usuarios más avanzados.

✓ La difusión/comunicación
Hay una serie de factores principales por los que los archivos deberían
estar en los medios sociales, como son la difusión de mensajes a los
usuarios, la comunicación bidireccional que se puede tener con estos,
la cercanía que se muestra y las posibilidades
de marketing y promoción de lo que es el archivo y el fondo.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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1. Acceso a la información. Los medios sociales permiten estar
constantemente informado sobre temas que pueden resultar de
interés para el archivo y sus usuarios en tiempo real.
2. Retroalimentación. Los medios sociales permiten conocer la opinión
que los usuarios del archivo tienen sobre los fondos, servicios y/o
actividades que se les ofrezcan.
3. Atención y servicio al usuario. Además de canales de difusión y
comunicación, los medios sociales son idóneos para la atención al
usuario ante dudas, problemas o necesidades que estos usuarios
puedan tener en relación con el archivo, sus actividades, fondos o
servicios.
4. Socialización / Fidelización del usuario. Los medios sociales permiten
dar un trato de cercanía y atención personalizada a la comunidad de
usuarios del archivo de igual modo que si estuviesen físicamente en las
instalaciones del mismo. La fidelización del usuario es una tarea
satisfactoria y que se puede alimentar a través de los medios sociales
ofreciéndoles los servicios del archivo y estando atento a sus
inquietudes y necesidades.
5. Compartir y difundir. Los medios sociales permiten compartir el
conocimiento y difundir información de interés para la comunidad de
usuarios del archivo y de interés para el sector. Así como la promoción
de servicios y actividades propias del archivo.
6. Dinamización / Interacción / Participación. Los medios sociales
permiten que los usuarios del archivo participen de la actividad en los
distintos medios. Incentivar su interacción con el archivo y que
comenten y difundan los mensajes que se lanzan desde el archivo.
7. Colaboración. Los medios sociales permiten la búsqueda de la
participación y la colaboración de los usuarios en la puesta en marcha
de servicios o la proposición de nuevos servicios a ofertar desde el
archivo.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
32 de 41
 8. Búsqueda de nuevos usuarios. Introducir al archivo en los canales
sociales es sinónimo de acercar al archivo a un público que muchas
veces no tienen porque ser usuario del mismo. Los medios sociales
permiten a los archivos acercarse a esos usuarios.
9. Imagen y reputación. Los medios sociales dan a los archivos una
imagen de innovación y modernidad que permiten, en parte, el cambio
de mentalidad de personas que piensan que los archivos se han
quedado anclados en el pasado. A su vez, es importante crear y
desarrollar la marca de “archivo” a través de los medios sociales, y
controlar la reputación digital del mismo (saber qué se dice del archivo
y en qué tono). La reputación refleja la actividad y compromiso del
archivo con la comunidad, así que es tarea del propio archivo cuidarla.
10. Visibilidad y posicionamiento. Los medios sociales van a permitir a los
archivos ganar visibilidad en el entorno, con lo cual puede ser más fácil
atraer a nuevos usuarios al archivo. A través de los medios sociales, el
etiquetado y la geolocalización es posible llegar al máximo número de
personas posibles, además de ganar posicionamiento dentro de la
ciudad y de la comunidad de usuarios como servicio de consulta /
referencia.
11. Sencillez y gratuidad. La gran mayoría de los medios sociales son de
utilización sencilla y gratuita, aunque no se debe olvidar que los
medios sociales requieren recursos y con ello tiempo del personal.

✓ Formación de los archiveros:Diplomaturas/Licenciaturas

Hay que recordar que la formación en archivística estuvo ausente hasta
los años 80 del siglo XX.
Mediante Orden Ministerial (1979) se autoriza la implantación de los
primeros estudios en determinadas Universidades apareciendo entonces
la Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación, que experimenta

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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diferentes modificaciones hasta quedar, tras la Ley Orgánica de Reforma
Universitaria
(11/1983), como la actual Diplomatura, cuyas directrices generales se
aprobaron mediante el RD.1422/1991. Hoy en día se imparte en trece
Universidades españolas (11 públicas y 2 privadas): A Coruña, Barcelona,
Carlos III de Madrid, Complutense de Madrid, Extremadura, Granada,
León, Murcia, Salamanca, San Pablo CEU, Valencia (Estudi General), Vic y
Zaragoza.
Las primeras promociones de esta Diplomatura encontraron grandes
problemas a la hora de acceder al mercado laboral, dado que sólo podían
aspirar a puestos intermedios, ya que los superiores estaban reservados a
licenciados universitarios sin necesidad de contar con especialización en
el área.
Por este motivo se creó la Licenciatura en Documentación, articulada
como enseñanzas de segundo ciclo, como se establece en la segunda de
las directrices del Real Decreto 912/1992 en el que también se identifican
las materias troncales que conforman el título, con su carga en créditos y
las áreas de conocimientos adscritas a su desarrollo.
CONCLUSIONES SOBRE LA FORMACIÓN ACADÉMICA EXISTENTE.
A pesar de la demanda profesional de archiveros en el sector público y en
el privado, la formación existente en cuanto a estudios universitarios de
Grado es marcadamente insuficiente. La Diplomatura no contiene una
formación suficiente específica en archivística y gestión de archivos (salvo
el caso de la Universidad de Salamanca) y por otro lado el nivel de grado
medio no se corresponde con el nivel académico exigido por la
Administración del Estado. La Licenciatura si bien corrige el defecto del
nivel académico no hace lo mismo con las deficiencias formativas. Si a
esto le unimos el hecho de que los alumnos pueden proceder de
cualquier titulación (con una breve formación complementaria), se puede

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
34 de 41
 afirmar que no garantiza siquiera una mínima formación en archivística y
gestión de archivos.
Se puede hablar de archivero como una profesión no titulada, pues si
bien cada archivero parte de una titulación (Licenciatura en Historia o
más recientemente, en Humanidades y en Documentación), no existe una
titulación que suministre la formación y competencias específicas para el
ejercicio de esta actividad profesional, por lo que su aprendizaje debe
llevarse a cabo a través de canales no reglados (preparación autodidacta
de oposiciones, cursos de postgrado no oficiales…).

✓ Estudios de postgrado/Másteres de especialización

LA ARCHIVÍSTICA EN LOS ESTUDIOS DE POSTGRADO.
En estos estudios la formación ofrecida no es exclusiva en
archivística, sino que ésta se combina con otras materias,
generalmente bibliotecas y documentación. Hasta ahora varias
Universidades públicas españolas han ofrecido formación de
postgrado en Archivística y/o gestión de Archivos, en los que
participan docentes universitarios y profesionales del ramo.

✓ Escuelas Taller
Están dirigidos a formar a personas menores de 25 años, no
especializadas en el campo de la archivística. Su objetivo fundamental es
crear más empleo y de mayor calidad, mejorando, además, la capacidad
de inserción profesional de los desempleados.

✓ Talleres de Empleo
Están dirigidos a formar a personas mayores de 25 años, no
especializadas en el campo de la archivística. Su objetivo fundamental es
crear más empleo y de mayor calidad, mejorando, además, la capacidad
de inserción profesional de los desempleados.

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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  Los objetivos de ambos programas son:
i. Integración social e inserción profesional de los alumnos-
trabajadores tras la finalización del proyecto,
proporcionándoles formación práctica y experiencia de
trabajo real que les permita una salida profesional en el
mercado laboral.
ii. Formación de especialistas en profesiones y oficios
demandamos poro el mercado laboral.
iii. Difusión de las tareas de rehabilitación y conservación del
patrimonio artístico, histórico y cultural.
iv. Potenciación de la información sobre el mercado de trabajo
y las estrategias de búsqueda de empleo por cuenta ajena, y
mejora de la capacidad de gestión y la cultura empresarial
para la creación de su propio puesto de trabajo.

✓ Becas de formación
Se trata de un convenio de cooperación exclusivo para estudiantes entre
tres partes interesadas: el centro educativo del que procede el
estudiante, el propio estudiante, y una empresa. Tanto el horario como el
sueldo estarán estipulados por ese convenio. Existen distintas becas, pero
la jornada laboral suele ser reducida, de unas cuatro o cinco horas, y
habitualmente tiene 6 meses de duración en total. Desde el 2013, con la
reforma de la Ley 27/2011, sí se cotiza en la Seguridad Social. Este
convenio permite al interesado tomar un primer contacto con el mundo
laboral desde el ámbito educativo, brindándole la oportunidad de aplicar
lo aprendido en clase de forma directa y práctica. Ésta es una buena
forma de comenzar a acumular experiencia, que será muy valorada a la
hora de encontrar un trabajo en el futuro.

➢ Código de ética profesional

MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA

1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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1. Los archiveros mantienen la integridad de los archivos, garantizando así
que éstos continúen siendo un testimonio fidedigno del pasado.
2. Los archiveros valoran, seleccionan y mantienen los archivos en su
contexto histórico, jurídico y administrativo, respetando así la procedencia,
conservando y revelando las relaciones originales de los documentos.
3. Los archiveros mantienen la autenticidad de los documentos en las
operaciones de tratamiento, conservación y uso.
4. Los archiveros aseguran la forma permanente, la accesibilidad y la
comprensión de los documentos.
5. Los archiveros gestionan los documentos y fundamentan sus
intervenciones.
6. Los archiveros favorecen el acceso del mayor número posible de usuarios a
los archivos y a todos ellos les ofrecen sus servicios con imparcialidad.
7. Los archiveros respetan de igual forma el derecho a la información y a la
privacidad y actúan en el marco de la legislación vigente.
8. Los archiveros sirven a los intereses colectivos y evitan beneficiarse de su
posición, de forma injusta, para sí mismo o para otros.
9. Los archiveros intentan conseguir el mejor nivel profesional, renovando
sistemática y continuamente sus conocimientos y compartiendo los
resultados de su experiencia e investigaciones.
10. Los archiveros fomentan la conservación y uso del patrimonio
documental mundial colaborando con sus compañeros y con otros
profesionales afines.

Aprobado por la Asamblea General del CIA en la 13ª sesión celebrada en Pekín (China), el 6
de septiembre de 1996

➢ Asociacionismo profesional
Los archiveros como agrupación profesional demandan su integración por
medio de una asociación. Con el fin de considerar programas de actuación
dentro de un contexto amplio, participativo y en consonancia con las
MÓDULO FORMATIVO: l. ARCHIVÍSTICA
1.1- Hª de los Archivos y Archivística
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características sociales, culturales, económicas, políticas y tecnológicas del
entorno en que están insertas.
Las asociaciones de archiveros confluyen en los siguientes objetivos:
☺ El intercambio de experiencias profesionales.
☺ La formación no reglada.
☺ El reciclaje profesional.
☺ La difusión de los archivos, la profesión y de la Archivística.
☺ El debate profesional.
☺ La defensa de la dignificación de la profesión.
☺ La defensa de los intereses de los archiveros.
☺ Evitar el intrusismo en la administración de los archivos.
☺ Fomentar la investigación.
☺ La asesoría en la organización y reestructuración de los archivos.
☺ La cooperación entre los archiveros nacionales y extranjeros.
☺ Participar en el diseño de las políticas archivísticas.
☺ El intercambio con docentes nacionales y extranjeros con miras al
reciclaje profesional.
☺ El intercambio de experiencias con asociaciones archiveros nacionales y
extranjeros, así con aquellas relacionadas con el entorno de la información.
Asociaciones profesionales de bibliotecarios, archiveros y documentalistas en
España:
 Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP)
 Asociación Andaluza de Bibliotecarios (AAB)
 Asociación Andaluza de Profesionales de la Información y la
Documentación (AAPID)
 Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya (AAC – GD)
 Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV)
 Asociación de Archiveros de Andalucía (AAA)
 Asociación de Archiveros de Canarias (Asarca)
 Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL)
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 Asociación de Archiveros de Extremadura (AAE)
 Asociación de Archiveros de la Iglesia en España
 Asociación de Archiveros de Navarra
 Asociación de Archiveros del Principado de Asturias (AAPA)
 Asociación de Bibliotecarios, Bibliotecarias y Documentalistas de Canarias
(ByD Canarias)
 Profesionales de las Bibliotecas de Tenerife (Probit)
 Asociación del Personal Bibliotecario de Gran Canaria (Abigranca)
 Asociación de Bibliotecarios de Albacete (ABIBA)
 Asociación de Bibliotecarios de la Iglesia en España (ABIE)
 Asociación de Bibliotecarios de Toledo (ABITO)
 Asociación de Profesionais dos Arquivos, Bibliotecas, Museos e Centros de
documentación de Galicia (BAMAD Galicia)
 Asociación de Profesionales de Bibliotecas de Burgos (APBB)
 Asociación de Profesionales de Bibliotecas Móviles (ACLEBIM)
 Asociación de profesionales de las bibliotecas y centros de documentación
de Ciencias de la Salud en la Comunidad de Madrid (BiblioMadSalud)
 Asociación Española de Documentación Musical (AEDOM)
 Asociación Navarra de Bibliotecarias y Bibliotecarios – Nafarroako
Liburuzainen Elkartea (ASNABI)
 Asociación Profesional de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas de
Madrid (Asociación ABDM)
 Asociación Profesional de Bibliotecarios Municipais de Galicia
 Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI)
 Asociación Profesional de Traballadores Arquiveiros da Xunta de Galicia
(APTAX)
 Asociación Vasca de Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de
Documentación (ALDEE)
 Associació de Bibliotecaris, Arxivers i Documentalistes de les Illes Balears
(ABADIB)

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 Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya (COBDC)
 Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat
Valenciana (COBDCV)
 Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios,
Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (ANABAD)
 Asociación de Archiveros de Extremadura
 ANABAD – Murcia
 ANABAD – La Rioja
 ANABAD – Castilla-La Mancha
 ANABAD – Cantabria
 Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía,
Documentación y Museística (FESABID)
 Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC)

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