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    Guía para Examen Administración de Proyectos U3

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    Kuko Marpe
    La guía explica los conceptos clave de la administración de proyectos como la planeación del tiempo, costos y calidad. Detalla herramientas como el diagrama de red, estimados de costo y presupuesto base. También cubre temas como la gestión de riesgos, adquisiciones y selección de proveedores para asegurar el éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo y costo planificados.

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    La guía explica los conceptos clave de la administración de proyectos como la planeación del tiempo, costos y calidad. Detalla herramientas como el diagrama de red, estimados de costo y presupuesto base. También cubre temas como la gestión de riesgos, adquisiciones y selección de proveedores para asegurar el éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo y costo planificados.

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    La guía explica los conceptos clave de la administración de proyectos como la planeación del tiempo, costos y calidad. Detalla herramientas como el diagrama de red, estimados de costo y presupuesto base. También cubre temas como la gestión de riesgos, adquisiciones y selección de proveedores para asegurar el éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo y costo planificados.

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    Guía para examen Administración de Proyectos.

    Unidad 3
    1. ¿Qué es la Administración del Tiempo?
    Procesos requeridos para asegurar que el proyecto termine de acuerdo al programa.
    Una de las funciones más importantes en la Administración de Proyectos concierne a la
    planeación y control de la duración del proyecto. El programa de éste es de suma importancia,
    pues provee la integración a lo largo del tiempo para coordinar los trabajos de todos los
    integrantes.
    2. ¿Cuáles son los objetivos principales para elaborar el Programa del Proyecto?
    *Terminar el proyecto a tiempo.
    *Obtener un flujo continuo de trabajo (sin interrupciones o retrasos).
    *Evitar confusiones y malos entendidos.
    *Aumentar el conocimiento de todos los integrantes acerca del estatus en que se encuentra el
    proyecto.
    *Proveer reportes veraces y oportunos.
    *Obtener el conocimiento previo de las fechas importantes relacionadas con las actividades clave
    para el proyecto.
    *Obtener conocimiento anticipado de la distribución de los costos mientras dure el proyecto
    (flujo de erogaciones).
    *Definir y comunicar con precisión y claridad la responsabilidad/autoridad de cada una de las
    partes a través del tiempo.
    *Nivelar y asignar apropiadamente los recursos.
    *Establecer parámetros de medición de desempeño.
    3. ¿Qué es el Fast Track?
    En muchos proyectos requerimos lograr fechas de terminación anticipadas por lo que recurrimos
    al esquema Fast Track, que considera iniciar la siguiente fase sin haber terminado la predecesora.
    El esquema Fast Track ha probado ser de gran beneficio cuando planeamos, diseñamos,
    contratamos y ejecutamos el proyecto tomando en cuenta las implicaciones de este esquema y
    apoyamos al equipo de gerencia para lograr decisiones oportunas. Dicho esquema requiere de
    una administración más exigente que aquella del esquema secuencial.
    4. ¿Cuál es el Objetivo de la Administración del Costo?
    Asegurar que el proyecto concluya dentro del presupuesto aprobado.
    5. Menciona las 3 Herramientas que se utilizan para la planeación del costo:

    • Estimados de Costo.
    • Presupuesto Base (Baseline).
    • Programa de Errogaciones.

    6. ¿Qué es la Estructura de Costos?


    Es importante recordar que el diseño de nuestra estructura de costos, debe considerar tanto el
    WBS como la forma en que medimos los costos del proyecto.
    7. ¿Qué incluye la Gestión de Costos del Proyecto?
    Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que
    se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
    8. ¿En que consiste el Plan de Gestión de los Costos?
    a. Estimar los costos del proyecto a un nivel de precisión detallado.
    b. Establecer criterios para evaluar el rendimiento del costo.
    c. Establecer una línea base de costos como referencia al medir.
    d. Establecer el procedimiento para el control de cambios de costos.
    e. Diseñar planes para gestionar las variaciones de costos.

    9. ¿Cuáles son los 4 procesos de la Gestión de Costos?

    • Planificar la Gestión de Costos.


    • Estimar los Costos.
    • Determinar el Presupuesto.
    • Controlar los Costos.
    10. ¿Cuándo los Costos deben de ser Estimados?
    Los costos deben ser estimados sólo hasta que están definidas todas las actividades del proyecto.
    En caso de contar con varias opciones, la compañía debe tener criterios claros que le permitan
    elegir el proyecto que ofrezca el mejor retorno de inversión.
    11. ¿Qué son los Imprevistos?
    El margen para los factores inherentes a la naturaleza del proyecto.
    12. ¿Qué son las Contingencias?
    Son factores ajenos a la naturaleza del proyecto.
    13. ¿Quién autoriza la asignación y el manejo de los Imprevistos?
    El Patrocinador.
    14. ¿Cuáles son los Objetivos de la Administración de la Calidad?
    Los objetivos de la Administración de la Calidad son: asegurar que el proyecto satisfaga las
    necesidades para las cuales inició, identificar los estándares de calidad relevantes al proyecto y
    determinar cómo satisfacer dichos estándares.
    15. ¿Cuáles son las Herramientas para la Planeación de Calidad?
    Diagrama Causa-Efecto/Lista de Verificación.
    16. ¿Cómo debe realizarse la Planificación de la Calidad?
    Debe realizarse en forma simultánea al resto de los procesos de planificación, ya que cambios en
    el producto seguramente implicarán ajustes en los requerimientos y especificaciones de calidad
    a cumplirse, lo cual muy probablemente afectará en el presupuesto, el cronograma, los riesgos,
    etcétera.
    17. ¿Qué es el Riesgo de un Proyecto?
    es un evento o condición incierta que si se produce tiene un impacto que puede ser positivo o
    negativo en uno o más de los objetivos del proyecto. Las causas de éste pueden ser desde una
    hasta múltiples y su origen parte de la incertidumbre que presenta cada proyecto.
    18. ¿Cuáles son los Objetivos de la Administración del Riesgo?
    - Reducir la repercusión negativa de los riesgos en nuestro proyecto.
    - Identificar las áreas de oportunidad por lograr y las amenazas por controlar.
    - Establecer un Plan de Manejo de Riesgos con sus respectivos responsables.
    19. ¿Cuáles son las Herramientas de la Planeación del Riesgo?
    -Mapa de Riesgos.
    -Matriz de Administración de Riesgos.
    20. ¿Para qué sirve la Matriz de Administración del Riesgos?
    Para desarrollar respuestas y asignar responsables para el manejo de riesgos.
    21. ¿Qué incluye la Matriz de Administración del Riesgos?

    • Amenazas y oportunidades seleccionadas.


    • Posibles respuestas.
    • Plan de acción.
    • Identificación del responsable de administrar el riesgo.
    22. ¿Cómo se desarrolla la Matriz de Administración del Riesgo?

    • Para cada riesgo seleccionado (del Mapa de Riesgos), escoger la(s) respuesta(s) de
    acuerdo con la tabla previa.
    • Desarrollar alternativas de contingencia: plan A, plan B y posiblemente C
    • Asignar responsables para cada uno de los riesgos.
    23. ¿Cuándo utilizar la Matriz de Administración del Riesgo?
    Establecerla durante la elaboración del Plan y actualizarla mientras dure el desarrollo del
    proyecto, cuando las situaciones de riesgo cambien.
    24. ¿Qué es el Análisis Cualitativo del Riesgo?
    Es el proceso de priorizar los riesgos individuales del proyecto para análisis o acción posterior,
    evaluando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos, así como otras
    características.
    25. ¿En qué consiste el Análisis Cualitativo del Riesgo?
    Consiste en priorizar riesgos identificados en el caso de que se presenten para realizar otros
    análisis posteriores. Para ello, se tendrá en cuenta la probabilidad de que ocurra el riesgo y el
    impacto de que los mismos puedan tener en el proyecto.
    26. ¿Qué es el Análisis Cuantitativo del Riesgo?
    Este proceso implica analizar numéricamente la probabilidad e impacto de los riesgos que
    pasaron del análisis cualitativo de riesgos. El análisis cuantitativo de riesgos también analiza de
    qué manera estos podrían afectar los objetivos del proyecto.
    27. El propósito del Análisis Cuantitativo:
    a. Determinar los riesgos que deben analizarse.
    b. Determinar el riesgo cuantificado del proyecto.
    c. Determinar la probabilidad calculada de cumplir con el proyecto.
    d. Determinar las reservas calculadas de costo y de tiempo del proyecto.
    e. Identificar los mayores riesgos del proyecto.
    f. Desarrollar un proyecto con un alcance realista y realizable.
    28. ¿Qué incluye la Gestión de Adquisiciones del Proyecto?
    incluye procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es
    necesario obtener fuera del equipo del proyecto". Estos procesos implican contratos legalmente
    aprobados entre comprador y vendedor.
    29. ¿Qué es un Contrato?
    Es un documento vinculante para ambas partes, en la cual una de ellas (vendedor) se obliga a
    proveer un bien, servicio o resultado específico, mientras que la otra parte (comprador) se
    compromete a cubrir la contraprestación, generalmente dinero. También, un contrato incluye
    términos y condiciones.
    30. ¿Qué definiciones incluye en Plan de la Gestión de Adquisiciones?
    •Los tipos de contrato que serán utilizados.
    •Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos.
    •Determinar si se utilizarán estimaciones independientes y si son
    necesarias como criterios de evaluación.
    • Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral si
    la organización ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones o
    adquisiciones.
    •Los documentos de la adquisición estandarizados, si fueran necesarios.
    •La gestión de múltiples proveedores.
    •La coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como establecer el
    cronograma e informar el desempeño.
    31. ¿Para que se utilizan los documentos de las licitaciones?
    Se utilizan para enviar a los posibles vendedores con el fin de solicitarles una propuesta.
    32. ¿Cuáles son los documentos de las licitaciones más comunes?
    -Solicitud de información.
    -Invitación a la licitación.
    -Solicitud de propuesta.
    -Solicitud de cotización.
    -Aviso de oferta.
    -Invitación a las negociaciones.
    -Respuesta inicial del vendedor.
    33. ¿Para que se utilizan los criterios de Selección de Proveedores?.
    Se utilizan para analizar y evaluar las propuestas de los vendedores que se han recibido.
    Normalmente dichos criterios se incluyen como parte de los documentos de solicitud de
    propuestas.

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