1784 8 Manual Procedimientos

Manual de Procedimientos / Archivo Judicial del Estado
Tribunal Superior de Justicia

del Estado de Puebla
Archivo Judicial
Manual de Procedimientos del Archivo Judicial
Octubre 2011.
-1 -
“Archivo Judicial”
Tiempo del procedimiento Fecha de elaboración. Fecha de revisión

Días hábiles en el año Octubre, 2011 Agosto 2012.
Lic. Roberto Jiménez Flores. Junta de Administración del Poder

Director del Archivo Judicial Judicial
ELABORO REVISÓ
-2 -
INDICE
I. INTRODUCCION ............................................................................................... 05
II. RELACION DE PROCEDIMIENTOS ................................................................ 07
IV. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ......................................................... 08
1.Transferencia, recepción y archivo de expedientes, procesos y/o tocas remitidos

por las Unidades del Poder Judicial del Estado .................................................... 09
A. Objetivo ...................................................................................................... 09
B. Política........................................................................................................ 09
C. Descripción................................................................................................. 10
D. Diagrama de Flujo ...................................................................................... 13
2.Transferencia, recepción y archivo de documentos fundatorios, remitidos por las

Unidades del Poder Judicial del Estado ................................................................ 14
A. Objetivo ..................................................................................................... 14
B. Política ....................................................................................................... 14
C. Descripción................................................................................................. 16
3.Transferencia, recepción y archivo de documentos remitidos por las Unidades

del Poder Judicial del Estado. ............................................................................... 20
A. Objetivo ..................................................................................................... 20
B. Política........................................................................................................ 20
C. Descripción................................................................................................. 21
-3 -
4. Devolución y envío de expedientes, procesos y/o tocas ................................... 25

A. Objetivo. ..................................................................................................... 25
B. Política........................................................................................................ 25
C. Descripción................................................................................................. 26
D. Diagrama de Flujo. ..................................................................................... 28
5. Devolución y envío de documentos .................................................................. 29

A. Objetivo ...................................................................................................... 29
B. Política........................................................................................................ 29
C. Descripción................................................................................................. 30
6. Consulta de Expedientes, Procesos y Tocas a vista de los interesados,

representantes y/o abogados autorizados ............................................................ 33
A. Objetivo ...................................................................................................... 33
B. Política........................................................................................................ 33
C. Descripción................................................................................................. 34
7. Reenvío de Expediente4s, Procesos, Tocas o Documentos ............................ 36
A. Objetivo ...................................................................................................... 36
B. Política........................................................................................................ 36
C. Descripción................................................................................................. 37
V. FORMATOS ..................................................................................................... 39
-4 -
1. INTRODUCCIÓN
La Dirección del Archivo Judicial es una Unidad del Poder Judicial del
Estado de Puebla. Su titular es nombrado a propuesta del Presidente y ratificado
por el Pleno del Tribunal Superior de Justicia. La tarea modular del Archivo
Judicial es la recepción, clasificación, resguardo y conservación de los
expedientes y documentos que se crean en las Unidades del Poder Judicial.
Éste Manual de Procedimientos es un instrumento de apoyo y consulta,

integrado por procedimientos técnico-administrativos, que sustenta el
funcionamiento del Archivo Judicial; el cual, garantiza a los servidores públicos
cumplan con sus funciones de manera eficaz y eficientemente.
También comprende la red de procesos, Marco Jurídico, las Políticas de

Operación y lineamientos de la Dirección y Departamento de Archivo Judicial.
Presenta los procedimientos desarrollados por las mismas, lo cual incluye en cada
uno de ellos la descripción del procedimiento, los formatos e instructivos utilizados
y los diagramas de flujo correspondientes a los procedimientos descritos.
El manual deberá actualizarse cada que se presenten cambios en su

contenido, en la normatividad establecida o en su estructura orgánica o en algún
otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
Como Marco Legal para sustentar las funciones y responsabilidades del

área se tiene:
I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.
III. Ley de Archivos del Estado de Puebla.
-5 -
IV. Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Puebla.
V. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder
Judicial del Estado de Puebla.
-6 -
Hoja (1)
De (1-1)
III. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

Nombre Procedimiento Hoja De
1 9 5
009-1 Transferencia, recepción y archivo
de expedientes, procesos y tocas
expedidos por las Unidades del
Poder Judicial del Estado.
2 14 6
de documentos fundatorios,
remitidos por las Unidades del
Poder Judicial del Estado.
3 20 5
de documentos remitidos por las
Unidades del Poder Judicial del
Estado.
4 25 4
009-4 Devolución y envió de

expedientes, procesos yo tocas.
009-5 Devolución y envió de documentos 5 29 4
009-6 Consulta de Expedientes, 6 33 3
Procesos y Tocas a vista de los
interesados, representantes y/o
abogados autorizados.
7 36 3
009-7 Devolución de expedientes,
procesos, tocas o documentos de
Unidad Remitente al Archivo
Judicial.
-7 -
IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
-8 -
P 009 -1
PROCEDIMIENTO
“Transferencia, recepción y archivo de expedientes, procesos y/o tocas

remitidos por las Unidades del Poder Judicial de Estado.”
A. Objetivo del Procedimiento:

Recibir para su conservación y custodia los expedientes, procesos y/o tocas
remitidos por los Juzgado de Primera Instancia, Salas y demás Unidades del
Poder Judicial al Archivo Judicial.
B. Normas y políticas de operación.

 La solicitud de transferencia de expedientes, procesos o tocas de las
Unidades del Poder Judicial al Archivo Judicial deberá hacerse mediante
oficio. Previa revisión del inventario de los expedientes, procesos y/o tocas a
enviar. Si cumple con la normatividad sigue el procedimiento, de lo contrario
se le harán las observaciones pertinentes.
 La transferencia, envío y recepción de expedientes, procesos o tocas por
primera vez al Archivo Judicial, deberá ser por remisión.
 Las Salas, Juzgados de Primera Instancia y demás Unidades Administrativas
del Poder Judicial, realizarán la transferencia de expedientes, procesos o
tocas una vez por año, adjuntando por duplicado los inventarios y el respaldo
de la relación. Para tal efecto, las Unidades del Poder Judicial deberán
observar el calendario de transferencia que estipulará el Director del Archivó
Judicial.
 Las Salas, Juzgados y demás Unidades Administrativas del Poder Judicial
que remitan expedientes, procesos o tocas al Archivo Judicial deberán enviar
a personal de su confianza; a efecto, de cotejar la documentación enviada
con la relacionada en el inventario.
-9 -
 P 009-1
C.Descripción.
Descripción del Procedimiento.
Responsable Actividades Formato y/o
Documento.
Unidad remitente. 1. Solicita transferencia y entrega F.A.J.001
de inventario de los expedientes, F.A.J.002
procesos y/o tocas. F.A.J.003
F.A.J.004
Dirección de Archivo 2. Recibe inventario de

Judicial: Director del expedientes, procesos, tocas Inventario
Archivo Judicial. generados en las Unidades del
Poder Judicial.
3. Revisar inventario. Si el
inventario cuenta con la Inventario
normatividad señalada el
procedimiento sigue, de lo contrario
se le notificara a la unidad
remitente que su inventario no
cuenta con los datos necesarios
para su recepción; haciendo las
observaciones pertinentes al
inventario.
Unidad Remitente. 4. La respuesta es SI: La unidad

remitente solicita el vehículo al
Departamento de Recursos
Materiales para la transferencia de
los expedientes, procesos y/o tocas
al Archivo Judicial.
5. Realiza las transferencias de los

expedientes, tocas y/o procesos al
Archivo Judicial.
Departamento de Archivo 6. Recibe expedientes, tocas y/o Oficio e
-10 -
Judicial (Recepción) procesos de la Unidad remitente. inventario
7. Se notifica a la unidad remitente

la hora y la fecha que deberá
enviar a personal autorizado para
cotejar conjuntamente con
personas del Archivo, los
expedientes, procesos o tocas,
inventariados con los transferidos.
8. Entrega a archivistas de los Inventario

inventarios de los expedientes,
procesos y/o tocas.
Departamento de Archivo 9. Los Archivistas conjuntamente

Judicial: Archivistas. con el personal de la unidad Inventario
(Archivo) remitente, revisan, cotejan y
corrigen el inventario emitido.
Departamento de Archivo 10. Se reciben oficialmente la

Judicial. (Recepción) remisión de los expedientes,
procesos o tocas, una vez cotejada
la misma, labor realizada por el Oficio
personal autorizado por la Unidad
remitente y el personal del Archivo
Judicial.
Departamento de Archivo 11. Se folian los expedientes los

Judicial: Archivistas expedientes, procesos o tocas.
(Archivo)
12. Se hacen las tarjetas guía o F.A.J.012
etiquetas para colocar en los
legajos de expedientes, procesos o
tocas.
13. Se hacen los legajos de
expedientes, procesos o tocas de
aproximadamente 20 centímetros,
colocándoles al frente la etiqueta
con número de legajo.
-11 -
Departamento de Archivo 14. Se archivan los expedientes,

Judicial: Archivistas procesos y/o tocas.
(Archivo)
15.Los analistas reciben los

inventarios para su registro y
control de los expedientes,
procesos y/o tocas.
Departamento de Archivo 16. Se capturan los datos emitidos T.I. (DISCO
Judicial: Analistas en el inventario de los expedientes, DURO)
(Registro). procesos y/o tocas en el Sistema
de Archivo Judicial (SAJEP).
17. Realizado el registro de los

datos, se entrega el inventario de la
recepción para su archivo y
custodia.
-12 -
P 009-1
-13 -
P 009 -2
PROCEDIMIENTO
“Transferencia, recepción y archivo de documentos fundatorios remitidos

por las Unidades del Poder Judicial de Estado.”
Recibir para su conservación y custodia los documentos fundatorios remitidos por

Unidades del Poder Judicial al Archivo Judicial.
 La solicitud de transferencia de documentos fundatorios de las Unidades del

Poder Judicial al Archivo Judicial deberá hacerse mediante oficio. Previa
revisión del inventario de los documentos fundatorios a enviar. Si cumple con
la normatividad sigue el procedimiento, de lo contrario se harán las
observaciones pertinentes.
 Los documentos fundatorios deberán ser enviados en sobres cerrados. La

cara principal del sobre tendrá que contener los datos específicos del
documento archivado.
 El control directo de los documentos fundatorios seguirá siendo de la Unidad
remitente, solo estarán bajo resguardo del Archivo Judicial.
del Poder Judicial, realizarán la transferencia de los documentos fundatorios
una vez por año, adjuntando por duplicado los inventarios y el respaldo de la
relación. Para tal efecto, las Unidades del Poder Judicial deberán observar el
calendario de transferencia que estipulará el Director del Archivó Judicial.
que remitan documentos fundatorios al Archivo Judicial deberán enviar a
personal de su confianza; a efecto, de cotejar la documentación enviada con
-14 -
la relacionada en el inventario.
-15 -
P 009-2
C. Descripción.
Documento.
de inventario de los
documentos fundatorios.
Dirección de Archivo 2. Recibe inventario de los Inventario

Judicial: Director del documentos fundatorios
Archivo Judicial. generados en las Unidades de
Poder Judicial.
3. Revisa inventario, si el Inventario

inventario cuenta con la
procedimiento sigue, de lo
contrario se le notificara a la
Unidad remitente que su
inventario no cuenta con los
datos necesarios para su
recepción; haciendo las
inventario.
Unidad Remitente. 4. La respuesta es Si: La unidad Oficio

departamento de Recursos
Materiales para la
transferencia de los
documentos fundatorios al
Archivo Judicial.
5. Se realiza la transferencia de
los documentos fundatorios al
Archivo Judicial.
-16 -
Departamento de Archivo 6. Recibe los documentos de la

Judicial: Jefe de Unidad remitente
departamento.
(Recepción)
7. Se notifica a la unidad
remitente la hora y la fecha
que deberá enviar personal
autorizado para cotejar
conjuntamente con personal
del Archivo la documentación
inventariada con la
transferencia.
Departamento de Archivo 8. Entrega a Archivistas los Inventario

Judicial: Archivistas inventarios de los documentos
(Archivo) fundatorios.
9. Los Archivistas conjuntamente Inventario

con personal de la unidad
remitente revisan, cotejan y
Departamento de Archivo 10. Se recibe oficialmente la
Judicial remisión de los documentos
(Recepción) fundatorios. Se coloca sello Oficio
fechador en oficio de
inventario una vez cotejado
por personal autorizado por la
Unidad remitente y personal
del Archivo Judicial.
Departamento de Archivo 11. Se colocan los documentos
Judicial: Archivistas en cajas las cuales se folian y
(Archivo) coloca el número de caja con
datos de Unidad que remite.
Departamento Archivo 12. Se archivan las cajas de los
Judicial: Analistas documentos fundatorios.
(Registro)
13. Los analistas reciben los

inventarios para su registro y
-17 -
control de los documentos

fundatorios.
14. Se capturan los datos T.I. Disco Duro
emitidos en el inventario de
los documentos fundatorios en
el Sistema de Archivo Judicial
(SAJEP).
15. Realizado el registro de los

datos se entrega el inventario
en la recepción para su
archivo y custodia.
-18 -
P 009-2
-19 -
P 009 -3
PROCEDIMIENTO
“Transferencia, recepción y archivo de documentos remitidos por las

Unidades del Poder Judicial de Estado.”
Recibir para su conservación y custodia los documentos, (legajos, libros,

testimonios, expedientillos, exhortos, amparos, reportes, acuerdos, actas,
circulares instructivos, oficios a cualquier otro registro que documente el ejercicio
de las facultades o por la actividad del Poder Judicial y sus servidores públicos),
expedidos por las Unidades del Poder Judicial al Archivo Judicial.

 La solicitud de transferencia de los documentos de las Unidades del Poder
Judicial al Archivo Judicial deberá hacerse mediante oficio. Previa revisión
del inventario de los documentos a enviar. Si cumple con la normatividad
sigue el procedimiento, de lo contrario se le harán las observaciones
pertinentes.
 La transferencia, envió y recepción de los documentos por primera vez al

Archivo Judicial, deberá ser por remisión.

del Poder Judicial, realizarán la transferencia de documentos una vez por
año, adjuntando por triplicado los inventarios y el respaldo de la relación.
Para tal efecto, las Unidades del Poder Judicial deberán observar el
calendario de transferencia que estipulará el Director del Archivó Judicial.

que remitan documentos al Archivo Judicial deberán enviar a personal de su
confianza; a efecto, de cotejar la documentación enviada con la relacionada
en el inventario.
-20 -
 P 009-3
Descripción.
Documento.
inventario de los documentos. F.A.J.006
F.A.J.007
F.A.J.008
F.A.J.009
F.A.J.010
F.A.J.005
Dirección de Archivo 2. Recibe inventario de los Inventario
Judicial: Director del documentos formados en las
Archivo Judicial. Unidades de Poder Judicial.
3. Revisa inventario, si el Inventario

inventario cuenta con la
procedimiento sigue, de lo
contrario se le notificara a la
Unidad remitente que su
inventario no cuenta con los
datos necesarios para su
recepción; haciendo las
inventario.
Unidad Remitente 4. La respuesta es Si: La unidad Oficio

departamento de Recursos
Materiales para la
transferencia de los
documentos al Archivo
Judicial.
5. Realiza la transferencia de los
documentos al Archivo
Judicial.
-21 -
Departamento de Archivo 6. Recibe los documentos de la

Judicial: Jefe de Unidad remitente.
departamento.
(Recepción)
7. Se notifica a la unidad
remitente la hora y la fecha que
deberá enviar personal
autorizado para cotejar
conjuntamente con personal del
Archivo los documentos
inventariados con los
transferidos.
8. Entrega a Archivistas los Inventario

inventarios de los documentos.
Departamento de Archivo 9. Los Archivistas conjuntamente

Judicial: Archivistas con personal de la unidad
(Archivo) remitente revisan, cotejan y
Departamento Archivo 10. Se recibe oficialmente la

Judicial. (recepción) remisión de los documentos. Se
coloca sello fechador en oficio Oficio
de inventario una vez cotejado
por personal autorizado por la
Unidad remitente y personal del
Archivo Judicial.
11. Se folian las carátulas de los

documentos.
Departamento de Archivo 12. Se hacen las tarjetas guías o F.A.J.012

Judicial: Archivistas etiquetas para colocar legajo de
(Archivo) los documentos.
13. Se hacen los paquetes de los

documentos colocándoles al
frente la etiqueta.
-22 -
14. Se archivan los documentos.
Departamento Archivo 15. Los analistas reciben los

Judicial: Analistas inventarios para su registro y
(Registro) control de los documentos.
16. Se capturan los datos

emitidos en el inventario de los
documentos en el Sistema del
Archivo Judicial (SAJEP).
17. Realizado el registro de los T.I. (disco duro)

datos, se entrega el inventario
en la recepción para su archivo
y custodia.
-23 -
P 009-3
-24 -
P 009 -4
PROCEDIMIENTO
“Devolución y envío de expedientes, procesos y/o tocas”

Remitir oportunamente a las Unidades del Poder Judicial los expedientes,
procesos V/o tocas que soliciten mediante oficio debidamente fundado y motivado.
 Para el envío de los expedientes, proceso y/o tocas será requisito

indispensable que la solicitud correspondiente se realice mediante oficio.
 El oficio mediante el que se realice la solicitud del expediente, proceso y/o

toca deberá contener inserta la determinación que motivó dicha solicitud.
Dicho oficio, también deberá contener nombre de la unidad solicitante,
número de oficio, fecha de solicitud, sello, nombre y firma del encargado de
la Unidad.
-25 -
P 009-4
C. Descripción.

Documento.
Departamento de Archivo 1. Recibe de los Juzgado de OFICIO
Judicial: Jefe de Primera Instancia, Salas o
departamento. Unidades del Poder Judicial,
solicitud para la devolución de
expedientes, procesos y/o tocas.
2. Verifica que la solicitud

contenga inserta la
determinación que motive el
pedimento.
Dirección de Archivo 3. Asienta datos en libro de

Judicial: Auxiliar registro de entradas.
Administrativo.
4. Se localiza el expediente,
proceso y/o toca.
“Si localiza el expediente,

proceso y/o toca.”
. 5. Se extrae de su lugar y se F.A.J.013

coloca una hoja de salida.
6. Se prepara, folia, revisa y

coteja la información del
expediente, proceso y/o toca con
el oficio de solicitud.
Departamento de Archivo 7. Realiza oficio de envío F.A.J.015

Judicial: Jefe de F.A.J.016
departamento F.A.J.017
-26 -
F.A.J.018
F.A.J.019
Departamento de Archivo 8. Firma y sella el oficio de
Judicial: Director devolución.
9. Envía expediente a Unidad del

Poder Judicial solicitante.
“si no localiza el expediente,

proceso y/o toca”
Departamento de Archivo 10. Realiza oficio de F.A.J.021

Judicial: Jefe de contestación. F.A.J.022
departamento. F.A.J.023
Departamento de Archivo 11. Firma y sella el oficio de

Judicial: Director. devolución.
12. Envía el oficio de

contestación a Unidad del Poder
Judicial solicitante.
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P 009-4
-28 -
P 009 -5
PROCEDIMIENTO
“Devolución y envío de documentos”
Remitir oportunamente a las Unidades del Poder Judicial los documentos que
soliciten mediante oficio debidamente fundado y motivado.
 Para el envío de los documentos será requisito indispensable que la-

solicitud correspondiente se realice mediante oficio.
 El oficio mediante el que se haga la solicitud de los documentos deberá

contener inserta la determinación que motivó dicha solicitud.
-29 -
P 009-5
C. Descripción.
Documento.
Departamento de Archivo 1. Recibe de los Juzgado de OFICIO
Judicial: Jefe de Primera Instancia, Salas o
departamento. Unidades del Poder Judicial,
solicitud para la devolución de
los documentos.
2. Verifica que la solicitud
contenga inserta la
determinación que motive el
pedimento.
Dirección de Archivo 3. Asienta datos en libro de Libro de registro
Judicial: Auxiliar registro de entradas.
Administrativo.
4. Se localiza el documento.
“Si localiza el documento”
5.Se extrae de su lugar y se F.A.J.014

coloca una hoja de salida
6. Se prepara, folia, revisa y
coteja la información del
documento solicitado con el
oficio de solicitud.
Departamento de Archivo 7. Realiza el oficio de envío. F.A.J. 020

Judicial: Jefe de
departamento
8. Firma y sella el oficio de
devolución.
9. Envía documento a Unidad del
-30 -
“Si no localiza el documento”
Departamento de Archivo 10.Realiza oficio de contestación F.A.J.024

Judicial: Jefe de
departamento
11. Firma y sella el oficio de
devolución.
Dirección de Archivo 12. Envía el oficio de

Judicial: Director. contestación a Unidad del
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P 009-5
-32 -
P 009 -6
PROCEDIMIENTO
“Consulta de expedientes y Tocas a vista de los interesados, representantes

y/o abogados autorizados”

Proporcionar para consulta o examen los expedientes, procesos, tocas
únicamente a personas autorizadas y dentro de las instalaciones del Archivo
Judicial.
 Para proporcionar los expedientes para consulta o examen será requisito

indispensable que el solicitante esté debidamente autorizado.
 El examen o consulta solo podrá realizarse en las instalaciones del Archivo
Judicial del Poder Judicial del Estado y ante la presencia del responsable de
la custodia del expediente.
 El solicitante deberá presentar una identificación. (IFE; Licencia de conducir,
Pasaporte, Cédula Profesional).
 Él o los Abogados, deberán estar debidamente nombrados y presentar su
Cédula Profesional.
-33 -
P 009-6
C. Descripción.
Documento.
Departamento de Archivo 1.Solicita el servicio para OFICIO
Judicial: consulta siempre y cuando
sean partes o se acompañen
por partes dentro del juicio. y/o
sea para investigación o estudio
de los funcionarios.
2. Verifica la legitimidad de
solicitud
3. Entregan expediente, proceso

y/o toca a usuarios para su
consulta o estudio previa
identificación y registro en libro
de consultas de este Archivo.
4.Una vez realizada la consulta Libro de registro

del expediente, proceso y/o
toca este tendrá que regresar a
su legajo, haciendo la
cancelación correspondiente en
el libro de control de salidas del
área de resguardo
-34 -
P 009-6
-35 -
P 009 -7
PROCEDIMIENTO
“Reenvío de expedientes, procesos tocas o documentos”

Recibir los expedientes, procesos, tocas o documentos (legajos, libros,
testimonios, expedientillos, exhortos, amparos, reportes, acuerdos, actas,
circulares, instructivos, oficios o cualquier otro registro que documente el
ejercicio de facultades o por la actividad del Poder Judicial y sus servidores
públicos), que contiene número de legajo, los cuales son enviados por segunda
o más veces al Archivo Judicial para su guarda y custodia, ocupando su lugar
asignado en la remisión.
 Presentar Oficio de reenvió de expedientes, procesos, tocas o documentos

dirigido al Director del Archivo Judicial.
 Presentar el inventario o listado de los expedientes, procesos, tocas o

documentos a reenviar.
 El inventario o listado de los expedientes deberá contener nombre de la

Unidad de origen, número de expediente, año y número de legajo asignado
por el archivo Judicial.
-36 -
P 009-7
C. Descripción.
Documento.
Departamento de Archivo 1. Recibe oficio e inventario de F.A.J.025
Judicial. Jefe de los expedientes, procesos,
Departamento tocas o documentos de
devolución.
2. Coteja los expedientes, F.A.J.025
procesos, tocas o documentos
con la relación del oficio.
3. Se coloca sello fechador en Oficio. F.A.J. 025
oficio.
Departamento de Archivo 4. Se realiza el registro en el Libro de registro

Judicial: Auxiliares libro de control de entradas de
Administrativos. este Archivo Judicial.
5. Se distribuyen entre los
Auxiliares Administrativos
expedientes, procesos y/o tocas
para realizar la devolución a su
legajo de origen retirando la
hoja informativa la cual es
devuelta para su cancelación
en el libro de control de salidas
del área de resguardo.
-37 -
P 009-7
D. Diagrama de flujo
-38 -
V. FORMATOS DEL ÁREA.
-39 -
1 F.A.J.001 Inventario de expedientes que remiten las

Unidades del Poder Judicial en materia civil y/o
familiar al Archivo Judicial para su resguardo.
2 F.A.J.002 Inventario de procesos que remiten las Unidades

del Poder Judicial en materia penal al Archivo
Judicial para su resguardo.
3 F.A.J.003 Inventario de tocas que remiten las Unidades del

Poder Judicial en materia civil al Archivo Judicial
para su resguardo.
4 F.A.J.004 Inventario de tocas que remiten las Unidades del
Poder Judicial en materia penal al Archivo
5 F.A.J.005 Inventario de amparos que remiten las Unidades

del Poder Judicial al Archivo Judicial para su
resguardo.
6 F.A.J.006 Inventario de exhortos que remiten las Unidades

resguardo
7 F.A.J.007 Inventario de expedientillos que remiten las
Unidades del Poder Judicial al Archivo Judicial
para su resguardo.
8 F.A.J.008 Inventario de legajos de sentencia que remiten

las Unidades del Poder Judicial al Archivo
9 F.A.J.009 Inventario de libros que remiten las Unidades del

Poder Judicial al Archivo Judicial para su
resguardo.
10 F.A.J.010 Inventario de testimonios que remiten las

Unidades
resguardo.
-40 -
11 F.A.J.011 Inventario de documentos fundatorios que

remiten las Unidades del Poder Judicial al
Archivo Judicial para su resguardo.
12 F.A.J.012 Formato de Etiquetas.

13 F.A.J.013 Hoja de salida de expediente, procesos y/o tocas.
14 F.A.J.014 Hoja de salida de documentos.
15 F.A.J.015 Devolución de expedientes en materia civil.

16 F.A.J.016 Devolución de expedientes en materia familiar.
17 F.A.J.017 Devolución de procesos

18 F.A.J.018 Devolución de tocas en materia civil
19 F.A.J.019 Devolución de tocas en materia penal
20 F.A.J.020 Devolución de documentos.
21 F.A.J.021 Se contesta Oficio: Notificación de expedientes
devueltos a Unidades del Poder Judicial en
materia civil o familiar.
22 F.A.J.022 Se contesta Oficio: Notificación de procesos

materia penal.
25. F.A.J.025
23 F.A.J.023 Se contesta Oficio: Notificación de tocas

devueltas a Unidades del Poder Judicial en
materia civil o penal
24 F.A.J.024 Se contesta Oficio: Notificación de documentos
materia civil, penal o familiar.
25 F.A.J.025 Reenvío de expedientes, procesos, tocas o

documentos al Archivo Judicial.
-41 -
Inventario de expedientes que remite las Unidades del Poder

Judicial en materia civil y / o familiar al Archivo Judicial para su
resguardo
JUZGADO QUE REMITE ____________________________________________

FECHA DE REMISION______________________________________________
No.EXP AÑO JUICIO ACTOR DEMANDADO PIEZAS
F.A.J.001
-42 -
Inventario de procesos que remite las Unidades del Poder Judicial

en materia civil y / o familiar al Archivo Judicial para su resguardo
JUZGADO QUE REMITE ____________________________________________

No.Proceso AÑO DELITO PROCESADO AGRAVIADO PIEZAS
F.A.J.002
-43 -
Inventario de tocas que remiten las Unidades del Poder Judicial

en materia civil y / o familiar al Archivo Judicial para su resguardo
SALA QUE REMITE ________________________________________________

No.TOCA AÑO JUICIO ACTOR DEMANDADO PIEZAS
F.A.J.003
-44 -
Inventario de Tocas que remiten las Unidades del Poder Judicial

en materia penal al Archivo Judicial para su resguardo
SALA QUE REMITE ____________________________________________

No.TOCA AÑO DELITO PROCESADO AGRAVIADO PIEZAS
F.A.J.004
-45 -
Inventario de Amparos que remiten las Unidades del Poder

Judicial al Archivo Judicial para su resguardo
AUTORIDAD QUE REMITE ___________________________________________

FECHA DE REMISION_______________________________________________
No.AMPARO AÑO DISTRITO DELITO PROCESADO AGRAVIADO
F.A.J.005
-46 -
Inventario de Exhortos que remiten las Unidades del Poder


No. EXHORTO AÑO OBSERVACION
F.A.J.006
-47 -
Inventario de Expedientillos que remite las Unidades del Poder


No. EXPEDIENTILLO AÑO OBSERVACION
F.A.J.007
-48 -
Inventario de Legajos que remiten las Unidades del Poder Judicial

al Archivo Judicial para su resguardo

DESCRIPCION SECRETARIA MES AÑO PIEZAS
F.A.J.008
-49 -
Inventario de Libros que remiten las Unidades del Poder Judicial

al Archivo Judicial para su resguardo

DESCRIPCION DEL SECREARIA TIEMPO AÑO PIEZAS

LIBRO (MES O PERIODO
F.A.J.009
-50 -
Inventario de Testimonios que remiten las Unidades del Poder


No. AÑO DELITO PROCESADO AGRAVIADO PIEZAS

TESTIMONIO
F.A.J.010
-51 -
Inventario de Documentos fundatorios que remiten las Unidades

del Poder Judicial al Archivo Judicial para su resguardo

No. AÑO TIPO DESCRICPION TAMAÑO PIEZAS OBSERVACION

EXP. DOCUMENTO
F.A.J.011
-52 -
F.A.J. 012.
OBSERVACIONES:
# INICIO: se anotara el número y año de expediente, proceso, toca o documento

con el cual se inicia el legajo.
#TERMINÓ: se anotara el número y año del expediente, proceso, toca o

documento con el cual termina el legajo.
FECHA DE REMISIÓN: fecha con la cual los expedientes, procesos, tocas o

documentos fueron remitidos al Archivo Judicial
-53 -
Hoja de salidas de Expedientes y/o procesos y/o Tocas
SALIDA DE EXPEDIENTES, PROCESOS, TOCAS
JUZGADO/SALA
NUM. EXP. / TOCA / PROCESO AÑO
PIEZAS FOJAS
LEGAJO
No. DE OFICIO
FECHA DE SALIDA
OBSERVACION
F.A.J.013
-54 -
Hoja de salidas de Documentos
SALIDA DE DOCUMENTOS
JUZGADO/SALA
TIPÒ DE DOCUMENTO
AÑO PIEZAS
LEGAJO
No. DE OFICIO
FECHA DE SALIDA
OBSERVACION
F.A.J.014
-55 -
Devolución de Expedientes en materia civil
No OFICIO _______
EXPEDIENTE (número /año)
Asunto: Se remite expediente.
ABOG. _________________________
JUEZ___________ DE LO CIVIL
PRESENTE.
En contestación a su atento oficio número _____, de

fecha _____de ______ del año _____ , recibido en esta oficina el día
_____de ______ del año en curso, envió a Usted el expediente número
(número/año), conteniendo:
_____ pieza(s) con = número= (letra) fojas útiles,

relativa a Juicio ___________, promovido por ____________, en contra
de ________________.
Sin otro particular, le reitero las seguridades de mi mas

atenta consideración y respeto.
ATENTAMENTE
“SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN”
H. PUEBLA DE Z., _____ DE ____________DEL AÑO _____
DIRECTOR DEL ARCHIVO JUDICIAL.
LIC. _________________________.
070
F.A.J.015
-56 -
Devolución de Expedientes en materia familiar
No OFICIO _______
Asunto: Se remite expediente.
ABOG. _________________________
JUEZ___________ DE LO FAMILIAR
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, envió a Usted el expediente número
de ________________.
Sin otro particular, le reitero las seguridades de mi más

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.016
-57 -
Devolución de Procesos
No OFICIO _______
PROCESO (número /año)
Asunto: Se remite proceso.
ABOG. _________________________
JUEZ___________ DE LO PENAL
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, envió a Usted el proceso número
relativa al Proceso por Delito de _____________, en contra de
________________., en agravio de ____________________.
Sin otro particular, le reitero las seguridades de mi más

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.017
-58 -
Devolución de Tocas en materia civil
No OFICIO _______
TOCA (número /año)
Asunto: Se remite Toca.
MAGISTRADO _________________________
PRESIDENTE DE LA ___________ SALA CIVIL
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, envió a Usted la toca número

de ________________.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
-59 -
F.A.J.018
Devolución de Tocas en materia penal
No OFICIO _______
Asunto: Se remite Toca.
MAGISTRADO _________________________
PRESIDENTE DE LA ___________ SALA PENAL
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, envió a Usted la toca número

relativa Al Toca por el Delito de _____________, instruida en contra
de ________________ ____, en agravio de _____________________.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
-60 -
F.A.J.019
Devolución de Documentos
No OFICIO _______
Asunto: Se remite Documentos.
ABOG. _________________________
JUEZ DE LO ___________
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, envió a Usted los documentos del
expediente número (número/año), conteniendo:
_____ pieza(s) tipo de documento = número=

de ________________.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.020
-61 -
Se contesta oficio: Notificación de expedientes devueltos a

Unidades del Poder Judicial en materia civil o familiar
No OFICIO _______
Asunto: Se contesta oficio.
ABOG. _________________________
JUEZ___________ DE LO CIVIL / FAMILIAR
PRESENTE.

_____de ______ del año en curso, informo a Usted lo siguiente:
Que habiendo hecho una búsqueda de la

documentación del Juzgado _____ a resguardo de este Archivo
Judicial, encontramos constancia de que el expediente número
_______ que nos requiere, fue solicitado anteriormente con oficio ____
de fecha ____ de _______del año ____ y remitido con oficio _____ con
fecha____ de _____ del año____ con =___= (__________) piezas.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.021
-62 -
Se contesta oficio: Notificación de procesos devueltos a

Unidades del Poder Judicial en materia penal
No OFICIO _______
PROCESO (número /año)
ABOG. _________________________
JUEZ___________ DE LO PENAL
PRESENTE.


documentación del Juzgado _____ a resguardo de este Archivo
Judicial, encontramos constancia de que el proceso número _______
que nos requiere, fue solicitado anteriormente con oficio ____ de fecha
____ de _______del año ____ y remitido con oficio _____ con
fecha____ de _____ del año____ con =___= (__________) piezas.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.022
-63 -
Se contesta oficio: Notificación de tocas devueltas a Unidades del

Poder Judicial en materia penal
No OFICIO _______
MAGISTRADO _________________________
PRESIDENTE DE LA ___________ SALA CIVIL/PENAL
PRESENTE.


documentación de la Sala _____ a resguardo de este Archivo Judicial,
encontramos constancia de que la toca número _______ que nos
requiere, fue solicitado anteriormente con oficio ____ de fecha ____ de
_______del año ____ y remitido con oficio _____ con fecha____ de
_____ del año____ con =___= (__________) piezas.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.023
-64 -
Se contesta oficio: Notificación de documentos devueltos a

Unidades del Poder Judicial en materia civil, familiar o penal.
No OFICIO _______
DOCUMENTO (número /año)
ABOG. _________________________
JUEZ ___________ DE LO CIVIL/FAMILIAR, PENAL
PRESENTE.


documentación del Juzgado ______ a resguardo de este Archivo
Judicial, encontramos constancia de que la toca número _______ que
nos requiere, fue solicitado anteriormente con oficio ____ de fecha ____
de _______del año ____ y remitido con oficio _____ con fecha____ de
_____ del año____ con =___= (__________) piezas.

ATENTAMENTE
LIC. _________________________.
070
F.A.J.024
-65 -
Reenvío de Expedientes, Procesos, Tocas o Documentos al

Archivo Judicial.
No OFICIO _______
Asunto: Se reenvían (________).
ABOG. _________________________
DIRECTOR DEL ARCHIVO JUDICIAL
PRESENTE.
Por medio del presente, remito a Usted (número de

documentos a remitir) (letra), (Expedientes, procesos, tocas, documentos),
mismos que le fueron solicitados y que ya no serán utilizados por este
recinto Judicial. Los cuales son los siguientes:
Legajo Número de Año Legajo No, Piezas

procesos/exp/toca/
Sin más por el momento, reitero las seguridades de mi

mas atenta y distinguida consideración.
.
ATENTAMENTE
C. JUEZ ________ DE LO ____________
ABOG. ________________________.
070
F.A.J.025
-66 -

1784 8 Manual Procedimientos

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Manual de Procedimientos / Archivo Judicial del Estado

Tribunal Superior de Justicia

Manual de Procedimientos del Archivo Judicial

Tiempo del procedimiento Fecha de elaboración. Fecha de revisión

Lic. Roberto Jiménez Flores. Junta de Administración del Poder

1.Transferencia, recepción y archivo de expedientes, procesos y/o tocas remitidos

2.Transferencia, recepción y archivo de documentos fundatorios, remitidos por las

3.Transferencia, recepción y archivo de documentos remitidos por las Unidades

4. Devolución y envío de expedientes, procesos y/o tocas ................................... 25

5. Devolución y envío de documentos .................................................................. 29

6. Consulta de Expedientes, Procesos y Tocas a vista de los interesados,

7. Reenvío de Expediente4s, Procesos, Tocas o Documentos ............................ 36

Éste Manual de Procedimientos es un instrumento de apoyo y consulta,

También comprende la red de procesos, Marco Jurídico, las Políticas de

El manual deberá actualizarse cada que se presenten cambios en su

Como Marco Legal para sustentar las funciones y responsabilidades del

I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

III. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

009-4 Devolución y envió de

IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

“Transferencia, recepción y archivo de expedientes, procesos y/o tocas

A. Objetivo del Procedimiento:

B. Normas y políticas de operación.

Dirección de Archivo 2. Recibe inventario de

Unidad Remitente. 4. La respuesta es SI: La unidad

5. Realiza las transferencias de los

Judicial (Recepción) procesos de la Unidad remitente. inventario

7. Se notifica a la unidad remitente

8. Entrega a archivistas de los Inventario

Departamento de Archivo 9. Los Archivistas conjuntamente

Departamento de Archivo 10. Se reciben oficialmente la

Departamento de Archivo 11. Se folian los expedientes los

Departamento de Archivo 14. Se archivan los expedientes,

15.Los analistas reciben los

17. Realizado el registro de los

“Transferencia, recepción y archivo de documentos fundatorios remitidos

A. Objetivo del Procedimiento:

Recibir para su conservación y custodia los documentos fundatorios remitidos por

B. Normas y políticas de operación.

 La solicitud de transferencia de documentos fundatorios de las Unidades del

 Los documentos fundatorios deberán ser enviados en sobres cerrados. La

Dirección de Archivo 2. Recibe inventario de los Inventario

3. Revisa inventario, si el Inventario

Unidad Remitente. 4. La respuesta es Si: La unidad Oficio

Departamento de Archivo 6. Recibe los documentos de la

Departamento de Archivo 8. Entrega a Archivistas los Inventario

9. Los Archivistas conjuntamente Inventario

13. Los analistas reciben los

control de los documentos

15. Realizado el registro de los

“Transferencia, recepción y archivo de documentos remitidos por las

A. Objetivo del Procedimiento:

Recibir para su conservación y custodia los documentos, (legajos, libros,

B. Normas y políticas de operación.

 La transferencia, envió y recepción de los documentos por primera vez al

 Las Salas, Juzgados de Primera Instancia y demás Unidades Administrativas

 Las Salas, Juzgados y demás Unidades Administrativas del Poder Judicial

3. Revisa inventario, si el Inventario

Unidad Remitente 4. La respuesta es Si: La unidad Oficio

Departamento de Archivo 6. Recibe los documentos de la

8. Entrega a Archivistas los Inventario

Departamento de Archivo 9. Los Archivistas conjuntamente

Departamento Archivo 10. Se recibe oficialmente la