GOOGLE DRIVE

PARA
DOCENTES

MÓDULO 2
 MÓDULO 02. Opciones básicas de Google Drive.

02
MÓDULO
OPCIONES BÁSICAS

DE GOOGLE DRIVE

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1.- Interface de Google Drive

2.- Crear
2.1.- Crear una carpeta
2.2.- Crear un documento
2.3.- Crear una hoja de cálculo
2.4.- Crear una presentación
2.5.- Crear un formulario
2.6.- Crear un dibujo
2.7.- Crear un mapa
2.8.- Crear un sitio Web
3. Acciones sobre archivos y carpetas

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1.- INTERFACE DE GOOGLE DRIVE

En la pantalla principal podemos distinguir los siguientes elementos.

0 Nuevo: Este botón te permite acceder a un menú desplegable para

crear carpetas, subir archivos desde tu ordenador a Drive y hacer nuevos
documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más.

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1 Mi unidad: Nos muestra en pantalla las carpetas y archivos, a

excepción de los archivos de fotos que se muestran de manera
individualizada en el apartado “Google fotos”, que tenemos almacenados en
Drive.

2 Ordenadores: En este apartado se guardarán copia de las carpetas

seleccionadas en nuestos equipos y de las unidades USB que decidamos. Se
verá en profundidad en el apartado “Cliente de Google Drive” del Módulo 4.

3 Compartido conmigo: Aparecerán los archivos que otros usuarios de

Drive han compartido contigo.

4 Reciente: Aquí encontraras todo lo que hayas abierto o editado

recientemente desde Google Drive.

5 Google Fotos: Como comentabamos anteriormente, en este

apartado aparecerán las fotos que tengamos almacenadas en el servicio. Ten
en cuenta que si utilizas un dispositivo android con la misma cuenta de
usuario, y tienes configurado “Crear una copia de seguridad del carrete de tu
cámara” éstas aparecerán en este apartado. Si en esta configuración
seleccionamos la opción “Alta calidad”, estos archivos no computan en la
reducción de almacenamiento que nos ofrece Google (Espacio de
almacenamiento gratuito ilimitado). Por el contrario si seleccionamos
“Tamaño original” estos archivos reducen los 15 GB de almacenamiento (Las
imágenes en alta resolución computan en el cálculo de tu espacio de
almacenamiento).

6 Destacados: En esta sección verás los archivos o carpetas que ha

marcado como los más importantes (favoritos) con la “estrella”.

7 Papelera, donde en caso de borrar accidentalmente un archivo,

podamos recuperarlo de manera sencilla o también la actividad que otros
miembros con los que tengas archivos compartidos han tenido sobre esos
archivos.

8 Copias de seguridad: Como ocurría con las fotos, al configurar algún

dispositivo android con nuestra cuenta, las copias de seguridad se
almacenarán en este espacio.

9 Espacio utilizado: Nos muestra la cantidad de datos utilizados de los

15GB que actualmente ofrece Google de manera gratuita. Pasando el ratón
pon encima nos detalla la cantidad de datos dispuestos en cada servicio (
Drive, Gmail, Fotos). También aparece un enlace para comprar más
almacenamiento.

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10 Caja de búsqueda: Cuando el número de archivos almacenados es

muy grande el hecho de buscar alguno en concreto se complica mucho. Con
esta opción podremos escribir un término de búsqueda y en la parte inferior
irán apareciendo las coincidencias.

11 Tipo de vista: Desde este apartado podremos seleccionar la forma

en la que vemos nuestros archivos: “Vista de lista”, o verlos en forma de
“Vista de cuadrícula”.

12 Ver detalles: Pulsandro sobre él nos aparecerá en el lado derecho

una franja con los detalles y actividad del archivo que tengamos
seleccionado, como por quién fue creado, fecha de creación, modificaciones,
etc.

13 Engranaje: Aquí podrás cambiar la configuración de la cuenta,

manejar las aplicaciones que tengas conectadas o cambiar la manera de ver
la interfaz.

14 Obtener Drive para PC: Desde este enlace podremos descargar la

aplicación de PC para facilitar el acceso y el trabajo con Drive.

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2.- CREAR

2.1.- CREAR UNA CARPETA

Para crear una carpeta pulsaremos sobre el botón

y a continuación

Se nos mostrará la caja para nombrar la nueva carpeta.

Escribimos el nombre y damos a

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Créate una carpeta para poder avanzar adecuadamente en el

curso.

Se creará la carpeta con una de las siguientes vistas, según cual

tengamos seleccionada.

Vista de lista

Vista de cuadrícula

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2.2.- CREAR UN DOCUMENTO

Para crear un documento pulsaremos sobre el botón

y a continuación sobre .

Se nos abrirá el editor de textos en una nueva pestaña del navegador

(con una apariencia similar a Microsoft Word).

En Drive una vez que empezamos a trabajar con un archivo,

escribiendo en el documento por ejemplo, el guardado es automático y
se va haciendo cada pocos segundos. Si no damos nombre al archivo
nos los guardará en “Mi unidad” como “Documento sin título”, “Hoja de
cálculo sin título”, … según sea el caso.

Para un seguimiento adecuado del curso créate un documento.

No importa lo que escribas, su extensión o nombre, es simplemente
para poder practicar con él en los siguientes apartados.

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2.3.- CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Al seleccionar nos cargará la hoja de

cálculo en una nueva pestaña (con una apariencia similar a Microsoft Excel).

2.4.- CREAR UNA PRESENTACIÓN

Al seleccionar se abrirá la aplicación de

presentaciones (con una apariencia similar a Microsoft Power Point). En el
lado derecho de esta página nos dejará elegir el Tema a aplicar a nuestra
nueva presentación.

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2.5.- CREAR UN FORMULARIO

Para crear un formulario deberemos pulsar sobre “Más” y

posteriormente sobre

Se nos abrirá la siguiente pantalla.

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2.6.- CREAR UN DIBUJO

Si clicamos sobre nos aparecerá el editor de

imágenes.

2.7.- CREAR UN MAPA

Si presionamos en se nos mostrará una pestaña

para crear mapas personalizados con nuestros puntos de interés y
preferencias.

2.8.- CREAR UN SITIO WEB

Por último si presionamos sobre nos aparecerá un

editor de código html (páginas Web).

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Si bien este apartado sobrepasa los objetivos del curso, se deja al

alumno la opción de ampliar conocimientos por su parte.

Además Google dispone del servicio de blogs (Blogger), con el cual se

consiguien buenos resultados en la Enseñanza de una manera muy sencilla.

3.- ACCIONES SOBRE ARCHIVOS Y CARPETAS

Sobre los archivos/carpetas podemos realizar las siguientes acciones:

Crear enlace para compartir: Pulsando sobre el icono se crea un

enlace. Cualquier usuario que reciba el enlace, por ejemplo por email,
pueden ver o modificar la carpeta o archivo, depende de los permisos que
hayamos otorgado. Estudiaremos en profundidad los permisos para compartir
en otro punto del curso.

Al clicar sobre el
enlace, éste se copia al
portapapeles.

Los usuarios seleccionados, reciben un correo con el asunto “Carpeta

compartida” o “Archivo compartido”. Cuando presionen sobre el enlace les

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pedirá que inicien sesión con una cuenta de Google para tener acceso a la
carpeta/archivo.

En cualquier momento podemos dejar de compartir pulsando sobre el

botón

Compartir: En este caso nos permitirá añadir usuarios para

compartir, dejandonos elegir los permisos que tendrán sobre el
archivo/carpeta. Editar, comentar o ver, en el caso de archivos, y organizar,
añadir , editar o sólo ver en el caso de carpetas.

Se pueden añadir de uno en uno, o bien varios separados por ; (punto

y coma). Igualmente nos permite escribir una nota describiendo la acción. Las

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cuentas deberán ser de Google para que puedan acceder al archivo

compartido.

Los usuarios reciben un correo con el asunto “Carpeta 1 – Invitación

para colaborar”.

Al presionar “Abrir” pedirá que inicie sesión con su cuenta de Google.

En otro capítulo de este curso se estudiará más en profundidad el

modo avanzado – permisos- para compartir un archivo/carpeta con otros
usuarios.

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Vista previa: Nos permite tener una vista preliminar del archivo
antes de abrir y trabajar con él (no se aplica a las carpetas). Nos permite

imprimir , descargar el archivo o acceder a otras opciones

Con el icono volveremos a “Mi unidad” o carpeta correspondiente

y con las flechas visualizamos los anteriores y posteriores

documentos.

Eliminar: Mandará a la papelera la carpeta o archivo

seleccionado y aparecerá durante unos segundos el siguiente cartel,
permitiendonos deshacer la eliminación efectuada.

Más adelante trataremos en profundidad todas las opciones de la

papelera.

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Más acciones: Clicando sobre este icono nos aparece un

desplegable que varía ligeramente en función del tipo de archivo o carpeta
que tengamos seleccionado en ese instante en “Mi unidad”.

Menú de carpeta Menú de mapa/sitio web

Menú de archivo nativo Menú de archivo no nativo

Nota: Los archivos de distribuciones ofimáticas como Microsoft Office o

Libre Office, son considerados “No nativos” de Drive en oposicion a archivos
de “Documentos de Google”, “Hoja de cálculo de Google”…

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Nos permite elegir la aplicación de Drive que abrirá la

carpeta o documento en sí. Si sólo tenemos una aplicación para ese tipo de
archivo, con un doble clic se nos abrirá el archivo en una nueva pestaña o
la carpeta en la misma pestaña del navegador. Cada tipo de archivo tiene
asignado un programa por defecto (Por ejemplo una hoja de cálculo se abrirá
por defecto con la apliación Hoja de cálculo de Google).

Nos permite desplazar un archivo o carpeta a otra

ubicación, para así tener organizado nuestra “Unidad” (es como llama Google
a nuestro espacio en la nube). Seleccionando un archivo/carpeta y dando a
“Mover a…” nos aparecerá este menú, donde seleccionaremos el nuevo
destino. Por ejemplo “Carpeta 1” y presionamos sobre “Mover”.

El documento pasa a la nueva ubicación y nos aparecerá durante unos

segundos la opción de deshacer el cambio.

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Si en el futuro deseamos cambiar de ubicación el archivo, tansolo

tendremos que entrar en la carpeta (doble clic sobre ella), seleccionamos el
archivo y elegimos “Mover a …”.

Con la flecha “Volver” podemos navegar hasta la nueva ubicación.

Permitiendonos elegir entre “Mi unidad”, “Compartido conmigo” y
“Destacados”.

Al seleccionar “ Mi unidad ”

por ejemplo, nos permite pulsar

en “ Mover ” para finalizar la

acción.

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También podemos mover un archivo o carpeta directamente

seleccionandolo, arrastrando con el ratón y soltandolo en su nueva ubicación
(carpeta).

Para hacer un archivo/carpeta destacado (favorito)

solo tenemos que hacer clic en la “Estrella”. Si tenemos seleccionada la
“Vista de lista” en nuestra unidad , aparecerá el archivo o carpeta con
una estrella en su lado derecho.

Además en el apartado “Destacado” aparecerán los archivos/carpetas

“favoritos”.

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Para quitar la condición de destacado solo has de volver a clicar sobre

“Quitar estrella”.

Sólo aplica a las carpetas, y nos permite elegir un

color para que destaque sobre el resto. Hay que tener en cuenta que cuando
el número de archivos/carpetas almacenados es elevado, estos “trucos” nos
permiten tener una visión optimizada de nuestra unidad.

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Esta opción nos permite editar el nombre del

archivo/carpeta. Drive nos permite tener archivos/carpetas con el mismo
nombre. Nos aparecerá un cuadro de texto para que le indiquemos el nuevo
nombre del archivo, una vez hecho esto hacemos clic en “Aceptar”.

Nos muestra los detalles del archivo/carpeta (Vista

previa, si está o no compartido, tamaño que ocupa, propietario, …) y la
actividad que ha tenido.

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Únicamente lo utilizamos con archivos.

Teniendo seleccionado uno y clicando sobre este icono, nos genera una
copia literal del archivo.

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Nativamente Drive no permite copiar una carpeta, para realizar esta

operación tendremos que descargar una aplicación. Más adelante veremos
como podemos añadir aplicaciones a Drive.

Descargar una archivo/carpeta desde Drive a nuestro

dispositivo (ordenador, tablet, teléfono) es muy sencillo.

Teniendo seleccionado el archivo pulsamos sobre “Descargar”. En la

parte inferior izquierda de la pantalla nos aparecerá un cartel informándonos
de la acción. Será diferente en función del tipo de archivo.

En caso de descargar una carpeta, Drive primero la comprime en

formato “zip”.

Posteriormente aparecerá la ventana de guardado que dependerá del

navegador utilizado. En este caso en Firefox.

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Para aprender a administrar las

versiones antes hay que saber a qué nos referimos cuando hablamos de
versiones.

Las versiones siempre, en Google Drive, se van a referir a archivos no

nativos de Google Drive, por ejemplo de Microsoft Office, y su función es que
cada vez que se suba una copia editada del fichero siempre estén
disponibles la nueva copia y todas sus copias anteriores por si necesitamos
disponer de las versiones antiguas en cualquier momento.

Hay que recordar que en Google Drive se pueden subir archivos y

carpetas con nombres duplicados dentro de la misma ubicación, sobre esos
elementos duplicados no se generan archivos de revisiones ya que Google
Drive no considera que sean los mismos elementos aunque tengan igual
nombre, e incluso aunque fueran realmente el mismo archivo Google Drive
los trata como elementos independientes.

Entonces… ¿Cómo hacemos para que se generen versiones de los

ficheros no nativos que subimos?

Pues muy sencillo, hay que hacer clic con el botón derecho sobre un
archivo no nativo de Google Drive sobre el que queramos subir otra versión,
por ejemplo un archivo de Excel, y del menú que aparece entonces hay que

hacer clic en

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En esta pantalla vemos que disponemos de tres versiones del archivo,

una es la actual otros dos son antiguas.

Clicando sobre el botón podemos subir a Drive

desde nuestro equipo una nueva versión del archivo, incluso con nombre
diferente.

Presionando el botón “Más acciones” accedemos a tres apartados:

Realiza la descarga desde Drive a nuestro

dispositivo.

Sólo aparece en las versiones que

no sean “Versión actual”. Todas las versiones que no sean
“Versión actual” son eliminadas al pasar 30 días, para conservar
espacio de almacenamiento en Mi unidad, así que si no

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queremos que sean eliminadas hay que asegurarse que esta

opción está marcada.

Borra el archivo.

Todas las opciones que hemos ido desarrollando en este apartado

también están accesibles a través del botón derecho del ratón aplicado sobre
el archivo o carpeta seleccionado.

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