Hoja de Verificación o de Chequeo

Hoja de verificación o de
chequeo
Una Hoja de Verificación (también llamada «de Control» o «de
Chequeo») es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a
registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático,
como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados
sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su
uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien
realiza el registro.
Es un formato construido especialmente para recabar datos de una
manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil
para analizar la manera en que los principales factores que intervienen,
influyen en una situación o problema específico.
Ventajas de las hojas de verificación
 Proporciona datos fáciles de comprender.
 Los datos son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que
puede ser aplicado a cualquier área de la organización.
 Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los
datos.
Utilización
En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas
de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida
y análisis de datos para probar alguna hipótesis.
También se usa como punto de partida para la elaboración de otras
herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de
Pareto e Histogramas.
Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de control en el
control de calidad. Estas pueden utilizarse para:
 Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
 Cuantificar defectos por tipo.
 Cuantificar defectos por ubicación.
 Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
 Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un
procedimiento de varios pasos (como una lista de verificación o
checklist).
La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir
observar la información de manera sencilla para hacer un primer análisis
que permita apreciar la magnitud y localización de los problemas
principales.
Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal
forma que ayude a entender mejor la regularidad estadística de los
problemas que tienen. Algunos de los fallos más comunes pueden ser:
 Accidentes de trabajo.
 Fallos en equipos y mantenimientos.
 Fallos en trámites administrativos.
 Quejas y atención a clientes.
 Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
 Absentismo.
 Inspección y supervisión de operaciones.
Pasos para elaborar una hoja de

verificación
1. Determinar claramente el proceso sujeto a
observación.
Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las
características del proceso, además deben tener claras las partes del
proceso a observar para no perderse por las ramas.
Es necesario también evaluar los objetivos y propósitos que se
persiguen. A partir de ello, se define el tipo de datos o información que se
requiere.
2. Definir el período de tiempo durante el cual serán
recolectados los datos.
Esto puede variar de horas a semanas. Además deben ser períodos
realistas y que de verdad aporten información.
3. Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar.
Asegúrate de que todas las columnas estén claramente descritas y de
que haya suficiente espacio para registrar los datos. Esta herramienta
busca quitar problemas y que tengamos un formato claro y fácil de usar.
Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más básico, mejor.
Cada hoja de verificación debe llevar la información completa sobre el
origen de la información: Fecha, turno, maquina, personal, proceso,
quién toma los datos, etc.
Constantemente se debe buscar mejorar los formatos de registro de
información para que no pierdan su utilidad.
Para este diseño, existen muchísimas herramientas ofimáticas: Excel,
Word, Libre Office, Google Sheets, etc.
4. Obtener los datos de una manera consistente y
honesta.
Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El
encargado o encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo,
a veces hay procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden
llegar a cansar. Imagina si esta persona pone las «rayitas» en donde
buenamente le parece porque tiene que ir a tomar un café. Esto ni es
serio ni nos va a dar buenos resultados.
Tipos de hojas de verificación o de

chequeo
Existe un número ilimitado de formatos para una Hoja, puesto que el
usuario puede desarrollarlas basado en los datos requeridos para
resolver un problema o actuar sobre un área de mejora y puede ser
creativo e inventar su propia Hoja si las existentes no se adecuan a sus
necesidades. No obstante existen ciertos usos comunes que se pueden
resumir en los siguientes 3:
1. Hoja para registro de datos.
2. Hoja de localización.
3. Hoja de lista de chequeo.
Hoja de chequeo con escala de medición:

Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad para construir
después una distribución de frecuencia. En este tipo de hoja se clasifica
la medición según una serie de categorías o parámetros. Además,
permite trazar límites de especificación.
Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la
que ocurre un defecto:
Cuando un proceso ha sido identificado como un candidato para la
mejora, es importante saber qué tipos de defectos ocurren en sus salidas
y sus frecuencias relativas. Esta información sirve de guía para investigar
y eliminar las fuentes de defectos, empezando por las más frecuentes.
Por ejemplo:
La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los
defectos más comunes en el momento de la fabricación de un tipo de
muñecas son:
 Pintura movida en los ojos.
 Cabello mal cosido.
 Brazos mal encajados.
 Otros.
Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la
empresa realiza una hoja de verificación en la cual tiene el objetivo de
medir la frecuencia de cada problema detectado, para así esforzarse en
resolver estos problemas. El período de medición determinado es de una
semana.
Hoja de chequeo para determinar la localización de un
defecto:
Cuando las salidas del proceso son objetos para los cuales se pueden
observar defectos en lugares variables (por ejemplo burbujas en
productos laminados o huecos en piezas fundidas), se puede usar un
diagrama de concentración de defectos.
Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente: un diagrama a escala
del objeto desde cada uno de sus lados, opcionalmente dividido en
secciones de igual tamaño.
Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el
evaluador rellena el encabezado de la hoja de verificación y observa
activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera una salida, él o
ella evalúa la salida de los defectos y marca la sección de cada vista
donde se encuentra cada uno. Si no se detecta ningún defecto para una
salida de proceso, no se realiza ninguna marca de verificación.
Cuando el período de observación haya terminado, el evaluador debe
reexaminar cada hoja de verificación y formar un compuesto de las
ubicaciones de defecto. El uso de su conocimiento del proceso junto con
las ubicaciones debe revelar la fuente o fuentes de variación que
producen los defectos.
En esta presentación puedes ver tanto este ejemplo como otros muchos
de hojas de verificación o chequeo:
Lista de chequeo o checklist:

Mientras que las hojas de verificación vistas anteriormente son todas
para capturar y categorizar las observaciones, la lista de verificación está
diseñada como una ayuda para la corrección de fallos cuando se realizan
procedimientos de pasos múltiples, particularmente durante la
comprobación y el acabado de las salidas del proceso.
Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente:
 Un contorno (opcionalmente numerado) de las subtareas a realizar.
 Cajas o espacios en los que se pueden introducir marcas de verificación
para indicar cuándo se ha completado la subtarea.
Las anotaciones se deben hacer en el orden en que las subtareas se
completan realmente.
Esta lista ya la habíamos visto en otros post, por ejemplo en el
de auditorías ISO 9001:2015. Es una de las más usadas tanto en calidad
como en nuestra vida diaria.
En este enlace tienes un ejemplo de checklist con un descargable en
formato Word.
¿Qué hacer con toda la información?

Es conveniente que sea presentada de una manera gráfica para facilitar
la toma de decisiones, es por esto que estas hojas, como te comentaba
antes, sólo son el punto de partida para el uso de otras herramientas
como diagramas y gráficos.

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