Implementación RPA para la automatización de

procesos de administración del personal en Compañía

Nacional de Empaques S.A.
RPA Implementation for automation of managenment
process of personal in Compañía Nacional de
Empaques S.A.
Jaime Alberto Echeverri Ariasa, Jorge Alberto Bedoya Beltránb, Sebastian Bedoyac,
a
Ingeniería de Sistemas, b Ciencias Básicas, c Ingeniería de Sistemas
Universidad de Medellín
Medellín, Colombia
[email protected], [email protected], [email protected]

Resumen — La introducción de la Automatización Robótica de continuamente en actividades repetitivas al interior de los

Procesos (RPA), tiene el potencial de mejorar la manera departamentos de la organización.
tradicional de realizar tareas que son tediosamente repetitivas.
Con su capacidad para automatizar tareas basadas en reglas que Se hace notoria la necesidad de incorporar herramientas que
son repetitivas y manuales, RPA se encarga de la ejecución de las permitan la eliminación o automatización de labores tediosas y
tareas que requieren tiempos importantes del personal al interior repetitivas que permitan a los empleados optimizar su tiempo,
de las organizaciones y que generalmente son de carácter proponiendo labores que realmente requieren del conocimiento,
repetitivo, permitiendo al personal concentrase en las tareas pensamiento y de las habilidades del personal de la compañía,
verdaderamente importantes para la organización. En este contar con la capacidad para automatizar tareas basadas en
trabajo se presenta la adopción de RPA al interior de la compañía reglas que son manuales y generalmente repetitivas.
nacional de empaques en Colombia, en la operación de obtención
de pre-nomina, se muestran algunos resultados que indican los La empresa ha emprendido acciones para optimizar procesos
beneficios de la implementación realizada y las ventajas de su uso. y ha visto en la tecnología para la Automatización Robótica de
Procesos (RPA por sus siglas en inglés) una gran oportunidad
Palabras Clave - Automatización Robótica de Procesos, software para la construcción de informes automáticos, tales como:
robot, software. construir los informes de pre-nómina para reemplazar las tareas
Abstract — The introduction of Robotic Process Automation superficiales y repetitivas del personal y enfatizar las habilidades
(RPA) has the potential to improve the traditional way of de pensamiento de orden superior que eventualmente
performing tasks that are tediously repetitive. With its ability to conducirán a una mejor calidad en los informes y poder obtener
automate tasks based on rules that are repetitive and manual, RPA la nómina de la empresa de manera eficiente.
is responsible for the execution of tasks that require important
times of people within organizations. This work presents the La adopción de la tecnología RPA se puede considerar una
adoption of RPA inside of Compañía Nacional de empaques in gran innovación organizacional al interior de Compañía de
Colombia, in the operation of obtaining pre-payroll, some results Empaques S.A debido a que es posible replicar actividades
are shown that indicate the benefits of the implementation and the operativas del personal administrativo con aplicaciones de TI
advantages of its use. existentes a través de la implementación de software robot. Por
medio de RPA es posible enseñar a un software a realizar tareas
Keywords - Robotic Program automation, software robot, operativas y repetitivas a través de flujos de trabajo, es decir, el
software. mismo sistema de acuerdo a entradas como por ejemplo archivos
de texto, Excel, PDF o páginas web puede tomar decisiones de
I. INTRODUCCIÓN acuerdo a premisas programadas y ejecutar tareas puntuales [1].
La Compañía Nacional de Empaques, una empresa con 80 Para la Compañía de Empaques S.A los robots
años de experiencia en la transformación de fibras naturales y implementados constituyen una innovación sin precedentes ya
resinas plásticas en soluciones prácticas para los sectores que la operatividad se puede apalancar en la tecnología para
Industrial, Agropecuario, Construcción e Infraestructura. La liberar carga y así optimizar recursos en términos de actividades
empresa evidencia en la actualidad un gran volumen de de análisis y monitoreo de negocio, y permitir al personal
tratamiento de datos, los cuales debe ser procesados encargado de la supervisión de procesos el enfoque en las tareas

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que realmente generan valor para la empresa, tales como el Henry Ford (1922) han estado enmarcadas principalmente en
control de calidad, la programación del personal de acuerdo a un proceso de ingeniería industrial en el que los procesos
sus habilidades, entre muchas tareas [1]. artesanales se formalizaron en actividades, estos procesos
En principio, esta tecnología se implementó en el área de evolucionaron con la introducción progresiva de maquinaria y
operaciones, pero con la posibilidad de replicarla en otras áreas herramientas en construcciones complejas con Trabajo humano
administrativas de la Compañía. repetitivo.

Compañía de Empaques S.A en los últimos tres (3) años, ha La automatización de procesos mediante robots RPA
implementado tres aplicativos informáticos diferentes. El (Robotic Program Automation) es una herramienta robótica de
primero para la planeación de los recursos empresariales (Epicor software que se encarga de automatizar tareas rutinarias
ERP), el segundo para la gestión de la nómina (Midasoft) y un (Berruti, et al., 2017; Oliveira, 2016). Diferentes trabajos
tercero para administración y mantenimiento de sistemas de presentan evidencias para demostrar que su implementación en
gestión (Kawak). Los tres sistemas nombrados, han distintas empresas mejora notablemente los procesos [1].
incrementado de manera sustancial las actividades operativas del
día a día de personal administrativo, en tareas como el registro y Recientemente, grandes multinacionales han comenzado a
revisión de datos. repensar sus procesos en la línea de automatización, incluida una
combinación de tecnologías avanzadas de automatización con
Por otro lado, la supervisión de plantas, es un caso puntual, tecnologías analíticas y cognitivas, que incluyen áreas
en donde la entrada del software de nómina (Midasoft®), en novedosas como los son: aprendizaje de máquinas, cadena de
momentos específicos del mes, dedica gran parte de un turno bloques (blockchain), automatización de procesos inteligentes,
laboral a realizar actividades de rotación de personal y revisión computación cognitiva, ayudas de decisión cognitivas [2].
de pre nómina. Debido a esta interacción software-hombre se ha
creado la percepción que los supervisores destinan más tiempo Las características que ofrece RPA lo diferencia de manera
de lo que deberían a labores repetitivas de oficina, que podría notable de otros paradigmas de automatización, tales como la
ejecutar una persona con otro perfil, descuidando tareas de vital automatización de procesos empresariales, la reingeniería de
importancia en producción, por el motivo citado, surge como procesos empresariales o los sistemas de gestión de procesos
una necesidad liberar carga operativa vía tecnológica a roles en empresariales [3].
donde se evidencie gran dedicación de tiempo a labores de Los robots RPA realizan el trabajo de la misma manera que
tratamiento de datos, para así optimizar el recurso actual y lo hacen los humanos, a través de la capa de presentación del
enfocarlo a funciones que realmente generen valor, como, por software. Los inicios de sesión, correos electrónicos, análisis,
ejemplo, para el caso de la supervisión de planta, velar por la creación de informes, entrada de datos y otras funciones están
calidad de los productos o reducción de desperdicios. completos por medio del uso de esta tecnología. Adicionalmente
En este artículo se presenta la implementación de un robot los robots RPA se pueden comparar con las macros (Excel) que
utilizando RPA en el área de producción de la compañía automatizan tareas específicas. La principal diferencia entre los
nacional de empaques como una alternativa que permita la dos es que RPA se pueden grabar para que funcionen con
disminución de carga laboral en personal fundamental en la prácticamente cualquier plataforma de software de escritorio o
compañía. servidor existente [3], [6].

El propósito de la mencionada implementación es mantener El software RPA generalmente incluye una interfaz con un
altos niveles de calidad, tiempo de los supervisores y minimizar botón de grabación que, cuando se activa, genera un script o
riesgos en temas de control de calidad, para el caso de la robot, mientras un usuario realiza la tarea que debe
supervisión de planta, velar por la calidad de los productos o automatizarse. Con cierta configuración, los robots pueden
reducción de desperdicios y la optimización de los tiempos de recibir capacitación para leer correos electrónicos, abrir archivos
los operarios. Los procesos implementados fueron desarrollados PDF, identificar información relevante, ingresar datos en
en el departamento de informática de la misma empresa. sistemas ERP y enviar un correo electrónico a supervisores
específicos cuando se detectan ambigüedades o errores. Todas
La estructura del presente artículo es la siguiente: en la estas acciones pueden ser monitoreadas en tiempo real por el
sección de marco teórico se presentan los conceptos usuario que diseñó el script o por otros robots de software [3],
fundamentales que sustentan esta propuesta; posteriormente se [4].
describen algunos trabajos relacionados con la implementación
de RPA en las empresas; después se plantea el diseño de la Aunque el alcance de las tareas y los procesos apropiados de
estrategia de evaluación y los resultados obtenidos. Finalmente la RPA están aumentando en la actualidad, hay ciertos atributos
se presentan las conclusiones y el trabajo futuro. que son útiles para identificarlos [1]. Primero, los procesos bien
definidos son más automatizables. Debido a que los robots
II. MARCO TEÓRICO todavía necesitan instrucciones precisas para completar con
éxito las tareas, las tareas con ambigüedad significativa no
El proceso de industrialización ha llevado a la suelen ser candidatos para la automatización. En segundo lugar,
automatización progresiva de tareas repetitivas dirigidas a la las tareas repetitivas de gran volumen pueden beneficiarse más
eficiencia económica y la mejora de la calidad del producto. de la automatización. Tareas asociadas con la nómina, las
cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son a menudo
Aunque la creación de líneas de producción propuestas por

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mundanas y recurrentes, lo que las convierte en buenas
candidatas. En tercer lugar, las tareas maduras deben ser
dirigidas. Tienen resultados más predecibles y los costos son
conocidos. Automatizar este tipo de tareas es más beneficioso,
pues son menos riesgosas [5].
III. DISEÑO DE LA ESTRATEGIA
En esta sección se explica el diagrama de flujo de los robots
implementados al interior de la compañía. En la Figura 1, se
presenta el modelo utilizado por la empresa antes de la
implementación de RPA

Figura 2. Proceso con implementación de RPA.

El proceso inicial de etiquetado en el diagrama de flujo se
realiza con una Planilla de Excel. Se estandarizó la plantilla en
donde se lleva el registro de las novedades del día a día del
personal operativo, ya que en uno de los principales hallazgos
se encontró que los supervisores trabajaban con formatos
diferentes). Por lo tanto, para la implementación del robot se
definieron estándares comunes que facilitaran el registro
unificado de los conceptos de nómina.
Figura 1. Proceso sin RPA
Una vez se da inicio a la ejecución del robot, este mismo
Para este proceso era necesario hacer el registro de
novedades de los operarios de la planta indicando Horas extras valida que todos los documentos de identificación (cedulas, en
laboradas, permisos autorizados al empleado, incapacidades, Colombia) relacionados existan dentro de la base de datos de
licencias autorizadas, con esta información los supervisores nómina. En este proceso, el robot automáticamente las descarga
ingresaban al software Mediasoft y a partir de la información allí de la base de datos del sistema de nómina para verificar que las
consignada descargaban un archivo Excel con la información de cédulas que relaciona la supervisión en el formato
la pre-nómina, con este archivo se procedía a la revisión de la estandarizado efectivamente existan dentro de los registros.
información, verificando que los DNI (Documento Na1ciona1l Luego el robot ingresa al sistema de nómina y descarga la pre-
de Identifica1cion) ingresados se correspondían con los de los nómina en formato Excel. El paso a seguir por el robot es tomar
operarios ingresados por los supervisores y verificando que la la plantilla base estandarizada que diligencia el supervisor y lo
información coincidiera. En caso que la información transforma en un formato comparable con el archivo de la pre-
corresponda se terminaba el proceso, en caso contrario era nómina de Excel descargado previamente. Se procede
necesario enviar un correo a nomina con los ajustes necesarios. posteriormente con la comparación del archivo base
En la figura 2 se presenta el diagrama de flujo de actividades transformado y archivo de pre-nómina descargado del sistema
relacionadas con la obtención de pre-nomina. En la figura es de nómina. Finalmente se crea el archivo resultado de la
posible evidenciar que la mayoría de las actividades quedaron a revisión en donde se marca en una columna "OK" o
cargo del robot (recuadros en color azul). "REVISAR".
Se observa a partir de las figuras 1 y 2, como la mayoría de
las actividades repetitivas son reemplazadas por ROBOTS IV. RESULTADOS
permitiendo que los supervisores ejecuten acciones que Los resultados de la implementación de RPA al interior de
realmente generan valor tanto para la empresa como para ellos la compañía son presentados en esta sección. El análisis Se
mismos. presenta teniendo en cuenta los tiempos destinados antes y
después de la implementación de la herramienta. La figura 3,
muestra la cantidad de ejecuciones por mes de la revisión de
pre-nomina usando MIDASOFT.

En la figura 3.

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 pistas de auditoría perfectas, calidad de servicio mejorada y
seguridad mejorada.

Suponiendo una implementación correcta, los asistentes o

robots pueden realizar tareas de diferente índole sin errores, lo
que conduce a información de mayor calidad, informes
perfeccionados y menos funciones de corrección de errores.
Además, el trabajo robótico puede dejar registros confiables.

Dado que el asistente debe funcionar dentro del alcance de

un guion prescrito, auditar un asistente robot es teóricamente
más simple que controlar a un humano.

Los procesos habilitados por RPA también conducen a un

servicio superior, simplemente reduciendo la cantidad de
tiempo entre etapas en el proceso, por ejemplo, entre factura y
pago, solicitud y aprobación de préstamo, o pedido de compra
y cumplimiento.

La satisfacción aumenta tanto para el cliente como para el

proveedor. La seguridad mejorada proviene de la reducción de
la interacción humana con los sistemas sensibles y la
incorporación de más procesos al reemplazar las funciones
subcontratadas por asistentes robots de software internos.
Figura 3. Resumen por centro de costo.
Además de los beneficios descritos anteriormente, las
En la Figura 3, se muestra la segregación por centro de implementaciones de RPA conllevan riesgos intrínsecos. Según
costo, o secciones operativas de las plantas en la compañía de Knowledge Capital Partners (Hindle et al. 2018), alrededor del
empaques. La sección 5115 representa la terminación de fique, 30 al 50 por ciento de los proyectos de RPA fracasan. Estos
la sección etiquetada 5203 representa la sección de Extracción autores identifican además ocho áreas de riesgo manejable
de sacos, la etiqueta 5206 representa la sección de telares relacionadas con la estrategia, abastecimiento, selección de
circulares, la 5209 la terminación de sacos y la 5215 herramientas, estimaciones de tiempo del proyecto, operaciones
terminación de cordeles. Por su parte la barra en color rojo y ejecución, gestión de cambios, vencimiento y participación de
representa el total de empleados que proceso el asistente o robot los interesados.
para la obtención de pre-nomina.
V. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO Con respecto a la participación de las partes interesadas, un
factor de riesgo es el conflicto potencial con el departamento de
El beneficio más aparente de la aplicación de RPA para la TI de una organización. RPA puede ser implementado por
obtención de pre-nomina es la reducción del tiempo y el número usuarios comerciales no técnicos, sin embargo, TI puede ver
de personas invertido en procesos altamente repetitivos. estas implementaciones como proyectos de TI, soluciones no
aprobadas o respaldadas por TI.
La implementación permitió la liberación de tiempos a los
supervisores que optimizaron el tiempo en labores de creación Para la compañía de empaques, se evidencia una disminución
de valor al interior de la empresa. del tiempo en la elaboración del proceso de revisión de pre
nómina en un 70%, para este resultado, se realizó el siguiente
Otros beneficios incluyen más confiabilidad, calidad de ejercicio: En promedio un supervisor al mes ocupaba de 2 a 3
servicio mejorada y seguridad mejorada al interior de la horas para realizar la revisión por década. En un mes tomando
compañía, además de un mejor tiempo de respuesta a el promedio 2.5 hrs), se tiene: 2.5 x 3 = 7.5 hrs, ahora pasadno
inquietudes de clientes. este dato a minutos; 7.5 hrs x 60 min = 450 min al mes por
supervisor. Si lo multiplicamos por 4 meses de operación
Estandarización de los datos: Un componente importante de tenemos 1.800 min. Esto multiplicado por el número de
la preparación para las auditorías basadas en RPA sería supervisores que usan el robot, 5 en total, al interior de la
considerar las fuentes y las etiquetas de los datos. Después de compañía; se tiene como resultado 9.000 min este es nuestro
todo, las auditorías se basan en el beneficio más evidente de denominador.
RPA en la auditoría es la reducción del tiempo invertido en
procesos altamente repetitivos. "Sacar el robot de lo humano" Ahora para el asistente robot, en los 4 meses de muestra, ha
(Blue Prism 2017) devuelve a los auditores más trabajo de operado 3.485 min (este es nuestro numerador) en los centros
creación de valor. Otros beneficios incluyen más confiabilidad,

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de costo (Ver Figura 3) del número de supervisores previamente [3] B. Prism, Blue Prism Software Robots: Introducing the
nombrados (5), por tanto, tenemos: (3.485 / 9.000) * 100 = Digital Workforce, New York, NY: Blue Prism Ltd,
38.72% este porcentaje significa que la revisión se ha hecho en 2017.
el 38.72% del tiempo de lo que se haría habitualmente, [4] C. a. M. O. Frey, «The future of employment: How
concluyendo que ha mejorado la actividad en un 61.27%, lo que susceptible are jobs to computerization?,»
significa para la empresa una reducción importante de tiempos Technological Forecasting & Social Change, pp. 8-19,
para los supervisores, y una optimización de tiempos en labores 2016.
de revisión en planta, lo que optimiza el trabajo de los [5] M. W. L. a. C. A. Lacity, «Robotic process automation:
supervisores. mature capabilities in the energy sector,» 2015.
[6] J. Oliveira, Robotic process automation (RPA), 2016.
[1] I. C. M. J. P. O. G. Jacobson, Object-Oriented Software [7] M. W. L. a. C. A. (. Lacity, Service automation:
Engineering: A Use Case Driven Approach, Addison- cognitive virtual agents at SEB bank, 2017.
Wesley, 1992. [8] C. a. M. O. Frey, «The future of employment: How
[2] A. &. H. T. Singh, «How Chief Digital Officers Promote susceptible are jobs to computerization?,»
the Digital Transformation of their romote the Digital Technological Forecasting & Social Change. , 2013.
Transformation of their,» MIS Quarterly Executive, , [9] I. f. RPA, Introduction to Robotic Process Automation:
vol. 16, nº 1, pp. 1-17. , 2017. A Primer, New York, NY: The Institute for RPA, 2015.

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