CODIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
FECHA

PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS

PRESENTADO POR

Kelly Catherine Silva

INSTRUCTORA

MARLY RUIZ

PROGRAMA

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
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Contenido
1 INTRODUCCIÓN....................................................................................................3
2 OBJETIVO..............................................................................................................3
3 ALCANCE...............................................................................................................3
4 CONDICIONES GENERALES...............................................................................3
5 DEFINICIONES......................................................................................................3
 Rendición de cuentas......................................................................................3
 Planeación:......................................................................................................3
 Responsabilidades...........................................................................................3
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo-SG-SST:............3
 Gerencia:.........................................................................................................4
 Efectividad:......................................................................................................4
 Eficacia:...........................................................................................................4
6 RESPONSABILIDADES.........................................................................................4
COLABORADORES...............................................................................................4
DIRECTOR GENERAL...........................................................................................5
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO..........................................................................................................5
PRESIDENTE DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO COPASST.............................................................................................8
SECRETARIO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO COPASST.............................................................................................8
INTEGRANTES COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL.....................................9
7 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES..............................................................10
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1 INTRODUCCIÓN
Este procedimiento se realiza con el fin de brindar conocimiento a todas las partes
interesadas sobre las responsabilidades que tienen en cuanto a la rendición de
cuentas, la verificación y el cumplimiento en la empresa, SISTEMAS DE FLUIDOS
S.A.S

2 OBJETIVO
Realizar la metodología para la verificación de las responsabilidades de todos los
colaboradores del SG de la rendición de cuentas, esto con el fin de identificar e
implementar todas las acciones correctivas que se consideren necesarias para la
mejora continúa del SG de la empresa SISTEMA DE FLUIDOS S.A.S.

3 ALCANCE
Este procedimiento está dirigido para todo el personal al que se le han asignado
responsabilidades dentro del SG con relación a la rendición de cuentas de la
empresa SISTEMA DE FLUIDOS S.A.S.

4 CONDICIONES GENERALES
El Decreto 1072 de 2015 numeral 3 del Artículo 2.2.4.6.8 establece como una
obligación del empleador la realización de una rendición de cuentas del SG-SST,
definida esta como el mecanismo a través del cual las personas y las
organizaciones informan sobre su desempeño a todos los interesados. El proceso
de rendición de cuentas parte de las responsabilidades asignadas en el SG-SST.

5 DEFINICIONES

 Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e

instituciones informan sobre su desempeño.
 Planeación: es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos
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 Responsabilidades: comprenden la acción de las funciones que deberá

desarrollar el cargo específico en materia de SST para un periodo
determinado.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo-SG-SST: el
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST consiste
en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora
continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la
aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el
objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
 Gerencia: persona o grupo de personas que dirigen y controlan una
entidad.
 Efectividad: Logro de los objetivos del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.
 Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras
la realización de una acción

6 RESPONSABILIDADES

COLABORADORES

 Conocer, comprender y poner en práctica las Políticas: Sistema de Gestión,

Prevención de Consumo de Sustancias psicoactivas, Prevención de Acoso
Laboral. Participar y contribuir al cumplimiento del SG-SST

 Procurar el cuidado integral de su salud (Según Decreto 1072 de 2015,

Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores) Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo.

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

(Según Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de
los trabajadores, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. (Según Decreto 1072 de
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2015, Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores) Decreto

Único Reglamentario del Sector Trabajo.

 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y

riesgos latentes en su sitio de trabajo. Utilizar los mecanismos de consulta y
participación del SG-SST.

 (Según Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de

los trabajadores) Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el

trabajo definido en el plan de capacitación del SG–SST.

 (Según Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de

los trabajadores) Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

DIRECTOR GENERAL

 Definir, firmar y divulgar la Política Sistema Integrado de Gestión - SIG.

 Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades

especificas en seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la
organización.

 Rendir cuentas al interior de la entidad en relación con su

desempeño dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
Trabajo -SG-SST.

 Garantizar el cumplimiento de la normatividad nacional

vigente aplicable al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
Trabajo -SG-SST.
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 Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar de los objetivos

propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST)

 Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el

incumplimiento de las normas o procedimientos relacionados con el SG-
SST.

 Visibilidad gerencial, ser ejemplo visible de comportamientos seguros.

 Cumplir los roles y responsabilidades del SG- SST que cumplen todos los
colaboradores

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

 Diseñar, administrar y ejecutar el Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST y como mínimo una vez al año realizar su
evaluación.

 Informar a la Alta Dirección sobre el funcionamiento y los

resultados del SG-SST.

 Promover la participación de todos los colaboradores de la

entidad en la implementación del SG-SST.

 Promover la participación y consulta de todos los colaboradores en

actividades, uso de mecanismos de reporte de incidentes
(accidentes), identificación de peligros, reporte de riesgos y oportunidades
de mejora del SG- SST.

 capacitaciones, entrenamientos, diagnósticos, realizados por Gestión

Humana en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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 Actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y

valoración de riesgos, determinación de controles para su
correspondiente priorización para focalizar la intervención.

 Divulgar a los directivos y coordinadores los resultados de los diferentes

diagnósticos de los programas con el fin de establecer plan de trabajo a
intervenir.

 Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en

el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.

 Suministrar mensualmente y cuando se lo requieran a la

Presidencia del COPASST informes sobre la accidentalidad,
ausentismo y enfermedades laborales.

 Participar activamente en las reuniones donde se traten temas del

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo-SG-SST
en la entidad.

 Informar a los colaboradores sobre los riesgos a los que están

sometidos, sus efectos y las medidas correctivas que
deberán implementarse.

 Hacer parte del comité de investigación de los incidentes (accidentes) de

trabajo que se presente.

 Procurar el cuidado integral de su salud, dar información clara y veraz

sobre su estado de salud.

 Mantener constante comunicación con las entidades asesoras en el

tema y tomar parte activa en las actividades programadas por
dichas organizaciones.

 Mantener actualizada a la entidad sobre la normatividad relacionado

con Seguridad y Salud en el Trabajo y los cambios
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correspondientes aquellas que le sean asignadas por la Dirección General,

tendientes al logro de los objetivos propuestos en materia del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo-SG-SST.
 Servir como organismo de coordinación entre los directivos y los
colaboradores en la solución de los problemas relativos al Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo -SG-SST.

 Solicitar periódicamente al Grupo de Gestión Humana informes sobre

accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto de dar cumplimiento
a lo estipulado en la Resolución 2013 de 1986.

 Elegir al secretario del Comité.

 Mantener un archivo de las actas de cada reunión mensual y de los

soportes de las actividades ejecutadas.

 Realizar campañas de motivación y divulgación de normas y

conocimientos técnicos tendientes a mantener un interés activo por el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo - SG-SST.

 Revisar la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Planear con la alta dirección la auditoria anual al SG -SST.

 Revisar y realizar recomendaciones de la revisión por la dirección.

 Revisar mínimo una vez al año el programa de capacitación.

 Conocer y definir oportunidades de mejora frente a las

evaluaciones de los ambientes de trabajo.

 Participar en la identificación de peligros y la evaluación de riesgos.

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 Realizar reuniones e investigar los incidentes (accidentes) de trabajo

de manera extraordinaria con los responsables del grupo respectivo.

PRESIDENTE DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO COPASST

 Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

 Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones.

 Notificar por escrito o por correo electrónico a los miembros del Comité
sobre convocatoria a las reuniones.

 Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión.

 Tramitar ante la Subdirección Administrativa y Financiera de la ANLA

las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer
todas sus actividades.

 Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a

los funcionarios de la entidad, acerca de las actividades de este.

SECRETARIO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO COPASST

 Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones

programadas.

 Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y

someterla a la discusión y aprobación del Comité.
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 Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y

suministrar toda la información que requieran el empleador y los
trabajadores.

INTEGRANTES COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

 Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan

situaciones de presunto acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan.

 Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales

en los que se formule queja o reclamo.

 Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los

hechos que dieron lugar a la queja.

 Adelantar reuniones y otras estrategias con el fin de crear espacios de

dialogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos
mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

 Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos.

 Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes

involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.

 En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las

partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la
conducta persista, el Comité de Convivencia deberá remitir la queja a
la Procuraduría General de la Nación.

 Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la Dirección General.
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 Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas

por el Comité de Convivencia a la Coordinación de Gestión
Humana y al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo–
COPASST.

 Sesionar de forma ordinaria cada 3 meses, extraordinariamente cuando

se requiera.

 Enviar al Grupo de Gestión Humana –SST, los soportes de las

reuniones ordinarias y extraordinarias.

 Participar en la Rendición de Cuentas de la entidad de forma activa,

presentando informe de gestión.
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7 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ITEM DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Divulgar a través de la  Coordinador Formato lista de
inducción las de seguridad asistencia
responsabilidades en SST. y salud en el
trabajo.
 Supervisores
de contrato
2 Identificar las  Gestión Formato charla
responsabilidades asignadas humana de capacitación
y comunicadas a cada rol.  SST

3 Entregar a los colaboradores Coordinador SST Formato de

el formato de responsabilidades
responsabilidades en el SG- frente al SG-SST
SST para ser firmado y
archivad.
4 Verificar el cumplimiento de Coordinador SST Formato acta de
las responsabilidades en SST reunión
con las diferentes partes
interesada
• Colaboradores
• Subcomité Institucional de
seguridad y salud en el
trabajo.
5 Verificación del cronograma Coordinador SST Formato acta de
de rendición de cuentas en el reunión
Plan Anual de SST
6 Solicitar los soportes y  Coordinador Formato acta de
evidencias de las actividades SST reunión
realizadas por cada rol en el  Alta gerencia
periodo.
7 Elaborar acta de la rendición  Coordinador Formato acta de
cuentas, con las sugerencias SST reunión
de mejora para el  Alta gerencia
cumplimiento de
responsabilidades.
8 Comunicar los resultados al Coordinador SST Formato acta de
Subcomité Institucional de reunión. Formato
seguridad y salud en el de acciones
trabajo, con el fin de definir correctivas,
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las acciones de mejoramiento preventivas y de

mejoramiento.
9 Implementar las acciones  Coordinador Formato de
correctivas y de SST acciones
mejoramiento.  Encargados correctivas,
de áreas y preventivas y de
colaboradore mejoramiento
s
10 Realizar el seguimiento a la  Coordinador Formato de
implementación y avances de SST acciones
las acciones correctivas y de  Encargado de correctivas,
mejoramiento. áreas y preventivas y de
colaboradore mejoramiento
s