INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO
CONTABILIDAD
Tener en cuenta:
Todo lo que se realiza desde contabilidad debe ir debidamente soportado, tanto físico
como en SIIGO adjuntar los mismos soportes.
SIEMPRE se debe de pedir factura electrónica, algunos terceros la envían al correo
electrónico de facturación electrónica, si se evidencia que no llega, se debe de solicitar por
correo electrónico o vía telefónica con la información que tenga la tirilla o la factura POS
emitida.
De todos los documentos que se realizan se debe de ir haciendo un consecutivo, el cual se
envía mensual en físico al contador, se envía por paquete y legajado.
Quiere decir un paquete por los egresos, otro de documentos soportes, otro de notas
contables y otro con los RC.
La contabilidad se debe de realizar con las fechas en la que se hizo el movimiento del pago,
no del día en que realizó la contabilidad, tener muy presente las fechas en las que se hacen
los pagos o se reportan las facturas con esta fecha se trabaja.
Las cuentas contables que se usan para realizar los documentos contables (notas créditos,
documentos soportes) SIEMPRE son las mismas, porque se presentan por el mismo
concepto y según sea este sería la cuenta contable que se usa.
DATOS PARA INGRESAR A SIIGO
DOCUMENTO SOPORTE
Se debe de realizar documento soporte al tercero que no presente factura electrónica, si no cuenta
de cobro.
Cuentas de cobro por concepto de arrendamiento a la señora Beatriz López, Gloria López y
José Ignacio Velásquez, por valor de $2.716.750.
(Las envía el señor José Ignacio Velásquez)
Cuentas de cobro por concepto de arrendamiento a la señora Gloria López y Daniela
Santos, por valor de $5.255.000.
(Las envía la señora Beatriz López)
Si es un tercero nuevo debe ser autorizado por la señora Beatriz y por el contador y
presentar cuenta de cobro, Rut actualizado, certificado bancario.
Siempre se emite a la DIAN y se debe de realizar el mismo día o dentro de la semana que
se recibe.
Siempre se imprimen dos copias del soporte de SIIGO y de la cuenta de cobro (Una para el
consecutivo de contabilidad y la otra para los pendientes de pago físicos)
IMPORTANTE: El señor William García presenta cuenta de cobro cada 15 días, por los
servicios ocasionales y por transporte. AMBAS cuentas de cobro las debe de realizar la
auxiliar, el envía la relación de transporte y con ese valor se genera.
El documento de Word queda en la carpeta de contabilidad, sobre esta se debe de
realizar mes a mes, tener presente cambiar el consecutivo.
PROCEDIMIENTO
1. Ingresar a SIIGO
2. + Crear
3. En proceso de compras seleccionar la opción de DOCUMENTO SOPORTE
9. Luego se debe de dar clic en la segunda fila, agregar ítem para dar continuidad con el
documento.
10. En formas de pago se debe de selección proveedores bienes y servicios
Se imprimen dos copias del soporte, y se pegan con las cuentas de cobro.
Debe de quedar:
Documento de siigo
Cuenta de cobro
Una de las copias se deja en los pendientes de pagos físicos, y la otra copia para el archivo físico
de contabilidad que se realiza mes a mes.
Por último, se debe de relacionar en el archivo de Excel llamado pendientes de pago, el cual se
encuentra en el escritorio del PC.
Se debe de llenar la información la fecha del doc, el número del consecutivo que genero SIIGO, el
nombre del tercero a quien se le debe el pago, el concepto por el cual pago la cuenta de cobro, el
# de factura se pone el numero del consecutivo, el valor por pagar.
La parte de observación se llena cuando se realiza el pago, antes NO, Se deja en blanco.
NOTA CONTABLE
Las notas contables se realizan a todas las facturas electrónicas, la nota se realiza con la fecha de
presentación de la factura.
Si es un tercero nuevo debe ser autorizado por la señora Beatriz y por el contador y
presentar rut actualizado, certificado bancario.
Siempre se imprimen dos copias del soporte de SIIGO y de factura (Una para el
consecutivo de contabilidad y la otra para los pendientes de pago físicos)
La nota crédito se debe de realizar con la fecha de presentación de la factura
PROCEDIMIENTO
1. Ingresar a SIIGO
2. Clic en + Crear
3. Otros – Comprobante contable
4. Se señala el tipo de documento que se va a realizar y se pone en fecha de elaboración la
que corresponda con la factura.
Debe de quedar:
Documento de siigo
Factura
Una de las copias se deja en los pendientes de pagos físicos, y la otra copia para el consecutivo
físico de contabilidad que se realiza mes a mes.
Por último, se debe de relacionar en el archivo de Excel llamado pendientes de pago, el cual se
encuentra en el escritorio del PC.
Se debe de llenar la información la fecha del doc, el número del consecutivo que genero SIIGO, el
nombre del tercero a quien se le debe el pago, el concepto por el cual pago la cuenta de cobro, el
# de factura se pone el número del consecutivo, el valor por pagar.
La parte de observación se llena cuando se realiza el pago, antes NO, Se deja en blanco.
En tercero se pone el NIT o el nombre y en fecha de elaboración el rango del mes anterior,
clic en buscar.
Se da clic en los documentos CC-9 corresponde al un documento del mes anterior
Esto se debe de realizar dos veces por semana, se puede ir realizando a medida que se hacen
las NC.
El CUFE sale de la factura electrónica por lo general se ubica en la parte de debajo de la factura, se
debe de copiar todo y pegar en ese campo.
Tener en cuenta:
1. El egreso se realiza posterior a la nota contable cuando fue una factura enviada por un
tercero, o un servicio que aún se debe.
2. Se ingresa a SIIGO
3. Clic en + Crear
4. Otros – Comprobante contable
5. Se señala el tipo de documento que se va a realizar y se pone en fecha de elaboración la
que corresponda con la factura.
En cuenta contable se debe de tener en cuenta, si es una cuenta de pendientes por pago y
a la cual se le hizo nota contable se debe de poner la cuenta contable 22050502, teniendo
en cuenta que con esta cuenta se cierran las notas contables, luego se pone el tercero y
automáticamente me aparecen las cuentas que tiene el tercero por pagar, debo de señalar
la factura que estoy pagando.
Se da clic y luego se debe de cambiar los valores de crédito a debito
Por ultimo para cerrar el documento, se debe de indicar de que cuenta salió el dinero
(ahorros – corriente) esto lo indica doña Beatriz cuando hace el pago y lo envía.
1. Ingresar a SIIGO
2. + Crear
3. Procesos de venta – Recibo de caja
IMPORTANTE
Cuando el pago es de una EPS hay que tener en cuenta que SIEMPRE deben de realizarse
con la relación de pagos que ellos envían, afectando las mismas facturas.
CAJA MENOR
Tener presente:
Los gastos de caja menor no pueden superiores a $60.000 si supera este valor se debe de
dividir en otra factura.
Los gastos de caja menor son recurrentes, semanalmente sale el dinero para:
El agua para Postobón, ellos envían la factura electrónica al correo.
Frisby (Almuerzos gerencia, ya estamos registrados en la pagina se pide en línea, y con la
tirilla que llega se solicita por la página la factura electrónica)
Colombia telecomunicaciones (Factura de movistar- Coordinadora Isabel Espinal) Llega al
correo de facturación electrónica, se imprime y William la paga con el dinero en efectivo.
Mauricio Cano Lopez, él realiza cuanta de cobro y de ahí se le pagan valores autorizados
por doña Beatriz por el concepto de transporte o lo que hayan acordado.
Todo gasto de caja menor debe de ser soportado con factura electrónica o cuenta de cobro
siempre y cuando autorice el contador y doña Beatriz.
La base de la caja son $500.000 se debe de solicitar el reintegro antes de quedarse sin
dinero.
Los gastos que sean con cuenta de cobro se le debe de realizar documento soporte.
El reintegro se le solicita a doña Beatriz, quien revisa la relación de los gastos.
1. Se organizan los soportes físicos en orden, con el fin de realizar la relación en el archivo
(Queda dentro de la carpeta de contabilidad ubicada en el escritorio llamado REEMBOLSO
DE CAJA MENOR 2023)
La fecha del gasto, el NIT del tercero, el nombre del tercero, el concepto se debe de
poner según corresponda el gasto, igual que la cuenta corresponde al mismo
concepto, luego se debe de poner el valor, tanto en total, valor y debajo del
concepto que corresponda.
Luego de realizar esta relación se imprime una copia y se paga con los soportes
originales.
2. Esta misma relación que se realizó en excell se debe de hacer en SIIGO teniendo en cuenta
las cuentas contables de SIIGO.
Se ingresa a SIIGO
+ Crear
Otro – Comprobantes contables
Clic en gastos de caja menor
Se debe de comenzar a relacionador las facturas y las cuentas de cobro, tener en
cuenta que si las facturas tienen IVA se debe de describir en esta relación, ir
cambiando el tercero, y al final cerra el documento con la cuenta de caja menor y
en el tercero el nombre de la persona responsable de la caja menor.
De esta relación se imprime otra copia, se adjunta a los soportes de la relación de excell y los
documentos originales que soporten los gastos de la caja.
SIEMPRE debe de dar entre recibos y efectivo $500.000 que es la base de la caja.
Cuando se realiza el reintegro entregan el RC del retiro del dinero, se debe de verificar que
corresponda al mismo valor y que la caja quede con el valor total de la base.