INSTRUCTIVO PARA OPERACIONES GENERALES

Contenido

1. Contactos................................................................................................................................................... 1

2. Inventario ................................................................................................................................................... 3

3. Compras .................................................................................................................................................... 5

4. Ventas ....................................................................................................................................................... 9

5. Facturación .............................................................................................................................................. 12

1. Contactos

a. Vista de contactos

b. Herramienta de consulta por el tipo y numero de documento

i. Le daremos en el botón para generar una nueva plantilla.
ii. Asignaremos el tipo de documento.
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Página
 iii. Luego de ello ingresaremos el número de documento y le damos en el cualquier parte
de la plantilla o en el botón “Buscar por RUC/DNI”.

iv. Si se desea registrar los contactos de la empresa, se tiene que dar en el botón
para habilitar el campo de Agregar en la etiqueta de Contactos y direcciones (parte
inferior).
1.
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Página

2. Seleccionamos el tipo de registro.

 3. Luego de ello llenamos todos los datos de la plantilla y le daremos en el botón

2. Inventario

a. Registro de articulo
i. Vista de artículos
1. Antes de ello, tendremos que ingresar al menú y luego en la acción de
Productos.

ii. Le daremos en el botón para generar una nueva plantilla.

iii. En esta vista detallaremos la descripción del producto, si puede ser vendido o
comprado, su tipo, categoría, precio de venta, precio de costo y unidad de medida.
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Página
 iv. Especificación entre los tipos del articulo
1. Almacenable. Es un producto para el que puede gestionar el stock.
Este producto se utiliza en la gestión de existencias. Para estos productos,
tenemos que saber cuántas piezas tenemos en stock. Para
el producto almacenable, Odoo creará una transacción de recepción contra la
orden de compra y la orden de entrega contra la orden de venta.
a. Ejemplo: Mesas, toallas, celulares.
2. Consumible. Es un producto cuyo stock no se gestiona, lo que significa que una
vez que lo recibe, lo entrega porque este tipo de stock de producto no se
mantiene en el sistema y es como en un stock de algún tiempo de duración.
Para productos consumibles, Odoo creará una transacción de recepción contra
la orden de compra y entrega contra la orden de venta y Odoo mostrará
mensajes de advertencia en la cotización si no hay saldo suficiente en el stock.
a. Ejemplo: Agua, papel, marcadores.
3. Servicio. Es un articulo no material que usted proporciona. Este tipo
de producto se configurará en el momento en que su empresa brinde cualquier
tipo de servicio a sus clientes. La compra o venta de estos productos no
aparecen reflejados en las operaciones de Stock.
v. Descripción de venta. Esta nota del artículo se va a reflejar en los presupuestos y
facturación.
1. Ingresar en la etiqueta Ventas.
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2. Añadir la nota en el cuadro de Descripción de ventas.

 vi. Asignación del primer stock. En la misma vista se tiene el botón
esta acción permitirá el ingreso del primer stock que se registre.

3. Compras

a. Generación de la solicitud del presupuesto

i. Vista de presupuestos y órdenes de compra.
1.

Podremos visualizar que tenemos un detalle de las ordenes que están por
enviar, en espera y retrasadas. Esto permitirá tener el control mas detallado en
todas las operaciones que se han registrado dentro del módulo.
ii. Le daremos en el botón para generar una nueva plantilla.
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Página
 iii. Luego tendremos que detallar el proveedor, la moneda en el que se maneja la compra,
la fecha límite del pedido y el registro de los productos.

iv. Guardaremos y enviaremos por correo electrónico. Luego de ello el presupuesto tendrá
un estado de Petición presupuesto a Solicitud de presupuesto enviada.
v. Luego de ello, confirmaremos el pedido o cancelaremos el registro.
b. Recepción. Si el registro fue confirmado, automáticamente se creará una orden de recepción
para los productos que detallamos.
i.
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Página
 ii. Luego de ello validaremos la recepción o en todo caso estableceremos las cantidades
que entraron. Esto servirá para crear otro registro adicional por los productos que faltan
el ingreso.

iii. La columna Demanda es la parte que se a pedido principalmente y la columna realizada

es la parte del ingreso. Luego de ello le damos en el botón
iv. Recuerde, si ingresamos menores montos de ingreso tendremos que crear una entrega
parcial.

v. En la orden de compra podremos visualizar que tendremos otra recepción pendiente.

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Página
 c. Comprobante electrónico
i. Luego de la recepción de mercadería, tendremos que registrar la factura que nuestro
proveedor nos a emitido. Esto servirá para tener un control sobre todos nuestros
gastos.
ii. Le damos en el botón
iii. En esta plantilla tendremos que editar el documento, modificar la fecha de la factura y
los términos de pago y luego de ello confirmaríamos.

d. Reporte de entradas. Una bondad del sistema es que podremos verificar que productos han
sido ingresados. En la parte de informes del módulo Inventario.
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Página
 De esta manera, tendremos el registro de todas nuestra entradas y actualizaciones de stock.

4. Ventas

a. Vista de ventas

b. Le daremos en el botón para generar una nueva plantilla.

i. Ingresaremos el cliente, la expiración de la oferta, la lista de precios (Opcional) y los
plazos de pago este campo se envía directamente en la factura si se le asigna.

Otra bondad del sistema es que nos va a mostrar la disponibilidad de stock con el
grafico de color Azul: Disponible o Rojo: Sin stock.
ii. Luego del registro guardaremos el documento y lo enviaríamos por correo electrónico.
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Página
 iii. Además, luego del envió tendremos que confirmar o cancelar el registro.
c. Entrega
i. Si nuestra opción fue la de confirmación se nos creara una nueva operación de entrega.

ii. Luego estableceremos las cantidades o comprobaremos disponibilidad, esto servirá

para reservar las cantidades antes de validar.
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Página
 iii. En esta parte de la operación, deberemos tener en cuenta que un producto no se
encuentra disponible. Cabe mencionar que se podrá validar la entrega, pero se creará
otra adicional para el producto que no tenga stock luego se pueda realizar la entrega.

d. Comprobante electrónico
i. Luego de la entrega de la mercadería, tendremos que registrar la factura que vamos a
emitir a nuestro cliente.
ii. Le damos en el botón
iii. Marcaremos la opción de factura regular, luego crear y ver factura.
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iv. Luego de ello, verificamos que todos los datos estén correctamente registrados y
confirmaríamos el documento.
Página
 Cabe mencionar que todos los documentos que emitamos desde el sistema se van a
enviar directamente a la plataforma de Sunat.

5. Facturación

a. Registro de pagos
i. Cuando registremos el documento electrónico, ya sea de Ventas o Compras. En la
parte del comprobante podremos verificar que tendremos el botón
ii. En este caso podremos registrar desde que banco estamos pagando o nos están
pagando. El importe que se esta abonando, la moneda y la fecha. Luego de ello
tendremos que crear el pago.
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 b. Reporte de comprobantes electrónicos (Sin pago, atrasadas)
i. Deberemos tener en cuenta que, en este módulo, tendremos 2 menus importantes en el
cual se divide en los comprobantes de Clientes (Ventas) o Proveedores (Compras).
ii. Al ingresar a las facturas podremos verificar todos los comprobantes que han sido
registrados.

iii. En esta vista tendremos una herramienta que nos ayudara filtrar por diferentes datos.
Le damos en el botón Filtros y nos mostrara las siguientes opciones.

Podremos tener el registro de todos los comprobantes que no han sido

pagados (no pagado), las facturas o boletas que han sido canceladas o
en todo caso que se encuentran atrasadas.

c. Reporte ventas y compras

Finalmente, tendremos la parte de los reportes dinámicos dentro del sistema. En este caso,
tendremos que ir a la parte de informes y posteriormente al reporte que deseamos tener:
i. Grafico
1. Al ingresar al informe de análisis de facturas, esta vista se nos mostrara como
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principal. En este caso tenemos diferentes vistas como puede ser:

Página

a. Gráfico de barras.
 b. Gráfico de líneas.
c. Gráfico circular.
2. En la sección de filtros podremos filtrar si queremos las facturas o boletas
emitidas para los clientes. O en todo caso los documentos que se han registrado
de las ventas.

ii. Cuadricula
1. En la misma vista de análisis de facturas tendremos en la ultima parte de la
pantalla la vista de Pivot.

2. Ingresaremos en esta pestaña.

3. De igual forma como el anterior reporte, podremos tener un detalle entre los
campos como en las fechas, en los productos como: categorías, en los socios.
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