Ficha técnica de los productos requeridos, los términos de referencia para el

contrato y lista de chequeo para evaluación de proveedores. GA2-220501094-AA2-

EV01

Elizabet Blanco Romero

Análisis y Desarrollo de software

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Ficha:2758376

Barranquilla-Atlántico

2023
 PROCESO Referencias para el contrato y
evaluación de proveedores

FORMATO Ficha técnica de productos requeridos

The Gates, ha decidido crear un software de aplicación para inventario a petición de

KRIME, una empresa dedicada a la venta de prendas y accesorios de vestir
personalizados, consideran que les falta de un sistema de gestión de bodega eficiente
ya que su condición actual afectando negativamente la eficiencia operativa y la
satisfacción del cliente, este año se presentó la idea de crear una aplicación la cual les
permitiera gestionar mejor sus productos y así no tener que utilizar Excel, si no crear un
sistema que pueda cumplir funciones de almacenamiento pero también de la gestión de
sus productos más adelante con diferentes análisis la empresa KRIME decidió que
necesitaba una ampliación que les ayudara no solo en administración de mercancías o
productos, si no en gestión de pedidos y una facilidad para acceder a sus movimientos
como empresa, UnlimitedSystem resolverá estos desafíos y optimizará sus operaciones
de almacenamiento. A petición de la empresa se tomará en cuenta los requerimientos
funcionales y no funcionales para ir realizando las diferentes Springs.

Requisitos funcionales

1. Registro de Prendas
o Permitir a los usuarios agregar nuevas prendas con detalles como
nombre, descripción, talla, color, precio, y cantidad inicial en inventario.
o Capacidad para editar y eliminar prendas existentes.
2. Gestión de Existencias
o Actualizar automáticamente la cantidad de prendas disponibles al realizar
ventas o recibir nuevas existencias.
o Alertar cuando una prenda alcanza su nivel mínimo de existencias para
su reposición.
3. Seguimiento de Ventas
o Registrar todas las ventas de prendas, incluyendo fecha, hora y detalles
de los productos vendidos.
o Calcular automáticamente los ingresos generados por las ventas.
4. Búsqueda y Filtrado
o Permitir a los usuarios buscar prendas por nombre, talla, color o
categoría.
o Filtrar prendas por existencias mínimas o máximas.
5. Reportes e Informes
o Generar informes que muestren la cantidad actual de prendas, su valor
total y las tendencias de ventas.
o Crear informes de ingresos y ganancias.
6. Seguridad y Autenticación
o Implementar un sistema de autenticación seguro para proteger los datos
del inventario.
 o Asignar roles y permisos de usuario para limitar el acceso a funciones
específicas.

Requisitos no funcionales:

1. Usabilidad
o Interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, incluso para usuarios no
técnicos.
o Soporte para dispositivos móviles para un acceso conveniente.
2. Rendimiento
o Tiempo de respuesta rápido para consultar el inventario y registrar
ventas.
o Capacidad para manejar el volumen de productos típico de un pequeño
emprendimiento.
3. Seguridad
o Protección de datos de clientes y financieros.
o Copias de seguridad automáticas y seguras de la base de datos.
4. Disponibilidad y Escalabilidad
o Alta disponibilidad para garantizar el acceso constante al sistema.
o Capacidad para crecer junto con el emprendimiento, manejando un mayor
número de productos.
5. Compatibilidad
o Compatibilidad con sistemas operativos y navegadores comunes.
6. Mantenimiento
o Facilidad de mantenimiento y actualizaciones para mantener el software
funcionando sin problemas.
7. Cumplimiento Legal
o Cumplimiento con regulaciones y leyes locales relacionadas con la
gestión de inventario y la privacidad de datos.
8. Capacitación y Soporte
o Proporcionar capacitación básica a los usuarios y ofrecer soporte técnico
en caso de problemas.

Objetivo general: El objetivo de esta propuesta es proporcionar a KRIME Ltda, una

aplicación de bodega personalizada que le permita optimizar la gestión de inventario,
seguimiento de productos y control de existencias. La solución incluirá las siguientes
características clave, basadas en los requerimientos solicitados
Duración: Se tendrá un plazo máximo de un año (12) meses para la implementación
del software en el entorno laboral y demás dependencias administrativas con
capacitaciones, talleres presenciales y virtuales, socialización del manual de usuario,
mitigación de contingencia y manejo de la mesa de ayuda y soporte técnico.
Termino del contrato: Termino fijo.
Dedicación: Por contrato, es decir por fase o modulo del proyecto.

PROCESO: Referencias para contrato y evaluación de proveedores

FORMATO: Propuestas de trabajo

Antecedentes
La empresa KRIME se fundo en el 2021 todo empezó como un pequeño
emprendimiento local, el cual, debido a su público objetivo jóvenes, tuvo un crecimiento
exponencial empezando a comercializar sus prendas en tiendas dedicadas a la venta de
prendas de vestir con un estilo fresco y liberal, y gracias a la promoción de los clientes,
KRIME tuvo un excelente recibimiento en redes sociales, sin embargo, debido a todos
los cambios en la empresa, internamente la gestión no ha sido satisfactoria
Desarrollo
Debido a que la organización es clave para el funcionamiento de la empresa y sobre
todo sus ventas, se busca tener un software de inventario ágil, e intuitivo que pueda
reemplazar el uso de Excel para la empresa, ya que debido a su enfoque están
interesados en algo propio y que se pueda adaptar a cualquier cambio que hagan en el
el futuro sin necesidad de actualizar siempre los datos constantemente, y con la
seguridad de que sus datos e información está protegida y guardada.

Ofrecemos dos opciones para la implementación del sistema de inventarios:

1. Enfoque Integral: Fase 1: Diseño y Desarrollo Inicial

2. Objetivos:

• Diseñar un sistema de gestión de bodega personalizado para KRIME.

• Desarrollar las funcionalidades básicas del software para la administración de
inventario y seguimiento de pedidos.

Entregables:

• Documento de diseño del sistema.

• Módulo de gestión de inventario funcional.
• Módulo de seguimiento de pedidos básico.
• Reporte de progreso de la fase.

Actividades:
 1. Reunión de inicio con KRIME para definir requisitos y expectativas.
2. Diseño del sistema de gestión de bodega personalizado.
3. Desarrollo del módulo de gestión de inventario.
4. Desarrollo del módulo de seguimiento de pedidos básico.
5. Pruebas iniciales de funcionamiento.
6. Presentación del documento de diseño y demostración de los módulos
desarrollados a KRIME

Fase 2: Ampliación de Funcionalidades

Objetivos:

• Ampliar las funcionalidades del software para incluir seguimiento de productos

por SKU, gestión de devoluciones y generación de informes personalizados.

Entregables:

• Módulo de seguimiento de productos por SKU.

• Módulo de gestión de devoluciones.
• Generador de informes personalizados.
• Reporte de progreso de la fase.

Actividades:

1. Diseño de los módulos adicionales.

2. Desarrollo del módulo de seguimiento de productos por SKU.
3. Desarrollo del módulo de gestión de devoluciones.
4. Implementación del generador de informes personalizados.
5. Pruebas de integración y funcionamiento de los nuevos módulos.
6. Presentación de los módulos adicionales.

Fase 3: Implementación y Soporte

Objetivos:

• Implementar el software en el entorno laboral de KRIME.

• Proporcionar capacitación y soporte técnico continuo.

Entregables:

• Software implementado y en funcionamiento.

• Manuales técnicos y de usuario final.
• Capacitación técnica y de usuario final.
• Soporte técnico post-implementación.

Actividades:

1. Preparación para la implementación.

2. Capacitación técnica para el personal de KRIME
 3. Implementación del software en el entorno laboral.
4. Capacitación de usuarios finales.
5. Entrega de manuales técnicos y de usuario final.
6. Soporte técnico continuo durante el período acordado.

Propuesta 2: Enfoque Modular

Fase 1: Diseño y Desarrollo del Módulo de Inventario

Objetivos:

• Diseñar y desarrollar un módulo de gestión de inventario completamente

funcional.

Entregables:

• Módulo de gestión de inventario funcional.

• Documento de diseño del módulo.
• Reporte de progreso de la fase.

Actividades:

1. Reunión de inicio con KRIME para definir los requisitos del módulo de inventario.
2. Diseño del módulo de gestión de inventario.
3. Desarrollo del módulo de gestión de inventario.
4. Pruebas del módulo de inventario.
5. Presentación del módulo de inventario a KRIME.

Fase 2: Diseño y Desarrollo del Módulo de Seguimiento de Pedidos

Objetivos:

• Diseñar y desarrollar un módulo de seguimiento de pedidos completo.

Entregables:

• Módulo de seguimiento de pedidos funcional.

• Documento de diseño del módulo.
• Reporte de progreso de la fase.

Actividades:

1. Reunión con [Nombre de la Empresa] para definir los requisitos del módulo de
seguimiento de pedidos.
2. Diseño del módulo de seguimiento de pedidos.
3. Desarrollo del módulo de seguimiento de pedidos.
4. Pruebas del módulo de seguimiento de pedidos.
5. Presentación del módulo de seguimiento de pedidos a KRIME
Fase 3: Implementación y Soporte Global

Objetivos:

• Implementar los módulos de inventario de la empresa.

• Proporcionar capacitación y soporte técnico continuo.

Entregables:

• Módulos de inventario y seguimiento de pedidos implementados y en

funcionamiento.
• Manuales técnicos y de usuario final.
• Capacitación técnica y de usuario final.
• Soporte técnico post-implementación.

Actividades:

1. Preparación para la implementación.

2. Capacitación técnica para el personal de KRIME.
3. Implementación de los módulos en el entorno laboral.
4. Capacitación de usuarios finales.
5. Entrega de manuales técnicos y de usuario final.
6. Soporte técnico continuo durante el período acordado.

Justificación
Este proyecto se dará por fases que ayudará a dar entregables que permitan, la
viabilidad y cumplimiento de todos los requerimientos establecidos. Las fases las
agruparemos en 5: Inicio, diagramación/maquetación, construcción, pruebas y
mantenimiento

Referencias para contrato y evaluación de

PROCESO
proveedores

Cotización por propuesta presentada

FORMATO

Reunión con los Skateholders 15 días

Elaborar términos de referencia de la invitación a cotizar 1 día
Entregar términos de referencia y la documentación del prototipo 1 día
Mesa redonda con el cliente para resolver dudas o inquietudes 1 día
Recepción de las propuestas del proveedor y valoración de estas 1 día
Elaborar contrato del desarrollo del sistema de información 2 días
Pago del anticipo de desarrollo 1 día
Inicio del desarrollo de la aplicación 2 días
Desarrollo de la aplicación, pruebas y ajustes 90 días
Realizar los diagramas con base en el sistema de información al que se 30 días
desea llegar
Modelar el diseño que se obtendrá del sistema de información tanto 7 días
para el cliente como para los desarrolladores
Mesa de trabajo, informe de avance, donde se expondrán los diagramas 8 horas
para analizar la objetividad del sistema de información
Pruebas de integración, unitarias, funcionalidad, seguridad, usabilidad, 30 días
rendimiento, compatibilidades realizadas por el equipo de desarrollo
Entrega 120 días
Elaboración del código del sistema de información 2 horas
Análisis de la compilación y aislamiento versión pruebas 1 hora
Gestionar pruebas técnicas del sistema de información 6 horas
Pruebas de aceptación del cliente 1 día
Registro de los resultados reportando los errores 1 día
Corrección de errores 7 días
Verificación de los errores ajustados 1 día
Mesa de trabajo, (informe de avance demostrando la fidelidad del 7 horas
sistema de información con el registro de los errores junto con sus
correcciones)

Documentación 7 días
Elaboración del manual técnico 1 día
Elaboración del manual de usuario 1 día
Elaboración del manual del cliente 1 día
Capacitación y seguimiento al sistema de información 7 días

Términos y Condiciones

CLAUSULA I. Cesión de Propiedad Intelectual:

El presente software desarrollado por The Gates Ltda no podrá ser cedido a terceros sin
el pleno consentimiento y conocimiento del CEO de The Gates Ltda. Cualquier infracción
a las leyes que rigen la propiedad intelectual de este software será considerada como
falta grave y estará sujeta a las sanciones que establezca la legislación vigente.

CLAUSULA II. Forma de Pago:

2.1. Para el desarrollo de esta propuesta, se acordó entre las partes un adelanto del
60% del costo total del proyecto para dar inicio al desarrollo y el 40% restante para la
puesta en marcha. Las fechas de pago se estipularán una vez que se haya firmado el
contrato o acuerdo por las partes interesadas.
CLAUSULA III. Puesta en Marcha:

3.1. Para la implementación del software, se tiene previsto iniciar esta fase una vez que
haya concluido la fase de desarrollo propuesta en 60 días calendario. Posteriormente, se
acordó que el plazo para la ejecución de esta fase será de la misma duración que la fase
de desarrollo. Durante este plazo se llevarán a cabo las pruebas y correcciones
necesarias para la puesta en marcha del software de acuerdo con las necesidades de la
empresa.

CLAUSULA IV. Soporte y Otras Disposiciones Finales:

De acuerdo con la propuesta escogida por el cliente, La Empresa Desarrolladora

brindará soporte técnico por el período establecido, que puede variar de uno (1) a tres
(3) años. Este soporte, incluye una mesa de ayuda. Los módulos y actualizaciones de
módulos, así como las mejoras, serán opcionales y estarán sujetos al plan escogido por
el cliente. Los parches de seguridad serán ofrecidos de forma automática y gratuita,
independientemente del plan adquirido.

Requisitos del sistema

La infraestructura existente del cliente debe cumplir ciertos requisitos específicos para
que nuestro software funcione según lo previsto.

Privacidad de datos

Nunca compartimos datos del cliente sin su consentimiento explícito. Todos los datos
están seguros y protegidos en nuestro sistema.

Compromisos del cliente

El cliente será responsable de asegurarse de que todos los empleados reciban

capacitación continua y de que el software se use de manera adecuada y oportuna.