Archivo 1
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Archivo 1
Sitio: Aulas Virtuales de la Facultad de Filosofía y Humanidades Imprimido por: Rosa Mabel Dominguez
Planificación de la organización y gestión de los documentos en los Día: martes, 29 de agosto de 2023, 10:58
Curso:
archivos
Libro: Eje n° 1: clase
Tabla de contenidos
1. La Archivología: concepto.
5. Resumen
1. La Archivología: concepto.
Un poco de historia...
Los archivos existieron desde los mismos comienzos de la escritura, pero su ciencia es más moderna; ésta aparece recién a mediados del siglo
XIX. Hay quienes relacionan su origen con la publicación del Manual para la Clasificación y Descripción de los Archivos, creado por los
archiveros holandeses Müller, Feith y Fruin; sin embargo, no se cuenta con una fecha cierta de origen, ya que primeramente fue una disciplina
empírica para el arreglo de los archivos y continuó evolucionando hasta configurarse como ciencia.
A través de la historia del hombre, la organización de los archivos ha evolucionado desde su período prearchivístico, en el que los fondos
documentales no estaban delimitados en sus presupuestos y dependían de otras ciencias, como la historia y la bibliotecología, hasta el período de
desarrollo archivístico. Durante este último se produce un cambio radical debido a que tanto la teoría como la práctica adquieren
una metodología propia y un tratamiento específico de los fondos documentales que transformaron a la archivología en ciencia. Ésta, podríamos
afirmar, nace de la mano del historiador francés Natalis de Wally, quien enuncia el Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos en 1841.
Sobre este principio se asentó el desarrollo de la teoría archivística moderna y su diferencia respecto de las otras ciencias de la información.
El Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos establece la clasificación por los fondos documentales que, según su creador, se origina en
la naturaleza de las cosas. Según su propuesta, este es el único modo en que es posible asegurar un orden regular y uniforme, ya que se respeta la
institución de la que procede el documento, es decir, su entidad productora.
Además, surge en Europa un fuerte sentimiento nacionalista que pretende encontrar en el pasado histórico las raíces de la identidad nacional,
situación ésta que lleva a los archivos a adquirir la doble dimensión de custodios de deberes y derechos de los ciudadanos y patrimonio histórico,
de gran consulta para la investigación histórica.
La Archivología en la actualidad
La dimensión administrativa de los archivos, que había sido dejada a un lado durante el siglo XIX, por centrar la atención en los documentos
históricos, retoma su importancia en el siglo XX, a partir de los años treinta.
En ese período, Estados Unidos busca con el desarrollo de la Archivología, dar respuesta a la organización de la gran masa documental producida
por la Administración Central, generados por la crisis de 1929 y por la Segunda Guerra Mundial. Surge entonces, la teoría del Records
Management o Gestión de Documentos como una vía de posible solución a los inconvenientes relacionados con la eficacia y economía
administrativa.
La gestión de documentos de archivo, afirma Ricks (1979) está dirigida a asegurar una documentación adecuada, evitando lo no esencial,
simplificando los sistemas de creación y uso de los documentos, a la vez que pretende mejorar la forma como se organizan y recuperan los
documentos, asegurando el correcto cuidado de los mismos y su conservación a bajo costo en los archivos.
Asimismo, el Records Management busca asegurar la ordenación adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en el
tratamiento de los asuntos del momento. Fue así que, a partir de 1950 la gestión de documentos se institucionalizó al dictarse la Ley de Archivos
que obligaba a todos los organismos gubernamentales a contar con un programa permanente y activo de documentos.
A partir de 1952 los archivos ingleses adoptaron el sistema americano, extendiéndose luego a toda Europa y el resto del mundo bajo la concepción
de los archivos como auxiliares indiscutibles de las administraciones, tanto públicas como privadas.
Así, la Archivología puede entenderse como la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios
inalterables, a la vez que estudia técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento de archivos, valiéndose de otras
disciplinas auxiliares, a fin de organizar y hacer accesibles los documentos producidos por las instituciones en el marco de las funciones que les
competen.
Heredia Herrera (1991) afirma que, la Archivología "es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y
organización y los medios para su utilización".
Lectura ampliatoria:
En esta instancia y a fin de ampliar sobre el concepto de Archivología, le sugerimos la lectura del texto "Principios, términos y conceptos
fundamentales" (pág. 16-17) de Cruz Mundet, Archivero y Docente de la Universidad Carlos III de Madrid.
Actividad:
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Referencias bibliográficas
Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí
Fuster Ruiz, Francisco. Archivística, Archivo, Documento de Archivo...Necesidad de clarificar conceptos. Anales de documentación. [en línea],
1999. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. [en línea]. España: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. (Fecha de consulta
01 de enero de 2016). Disponible aquí
Ricks, Artel. La administración de documentos como función archivística. Boletín Interamericano de Archivos. vol. III. Córdoba. C.I.D.A. 1976
2. El archivo: concepto, tipos, características y funciones
El archivo
Seguramente, en algún momento de su vida usted ha debido consultar algún documento en un archivo, ya sea de la institución en que se
desempeña o en otra organización. ¿Qué imágenes recuerda sobre dicha experiencia y lugar? ¿Alguna vez otras personas mencionaron su
experiencia en lo que respecta a la búsqueda de información en un archivo? ¿Podría reconocer un archivo en alguna de las imágenes que a
continuación le proporcionamos?
En sus orígenes, el término archivo refería al lugar o espacio físico en el que se conservaban los documentos. Tanto templos como palacios, se
constituían en los lugares de constitución de estos depósitos. En la Mesopotamia se han hallado gran cantidad de tablas de barro, ubicadas en
estantes de madera y en diferentes salas, que daban cuenta de la existencia de una sociedad organizada.
Aunque ha pasado el tiempo, aún hoy continúa la tendencia generalizada de considerar al archivo como un depósito de documentos,
desordenados y en completo abandono que, para cualquier administración, se constituye en un impedimento para la realización eficaz de un
trámite o gestión. Esta situación genera malestar y desconcierto en el ciudadano común, al enfrentarse a la ineficacia de las administraciones que
no pueden responder a sus demandas legítimas.
En primer lugar, podemos decir que el archivo comprende tres acepciones: como contenido documental, como institución prestadora de servicio
y como continente. Al respecto, la definición del Diccionario de Terminología Archivística (1993) tiene en cuenta dichas acepciones al definirlo
como:
…el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y
privadas. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos
de documentos.
En ese sentido, también legislaciones de países europeos han aportado definiciones de archivo, como la Ley Nacional de Archivos de Francia y la
Ley del Patrimonio Histórico de España. La ley francesa establece que el archivo "es el conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el
ejercicio de su actividad” (Lodolini, 1993: 145).
Así, constatamos que tanto legislaciones como autores de diversos países desde mediados del siglo XX confluyen en un común denominador
conformado por los siguientes elementos que permiten elaborar un concepto integral de archivo:
1) Que sea un "conjunto orgánico de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material". Esto significa que el documento, como
parte integrante del archivo, no tiene sentido aislado, sino como parte de un todo estructurado. Su interés reside en su relación con los
documentos que lo preceden o lo suceden, lo que conforma la secuencia documental.
2) Que sea "producido o generado por cualquier persona física o jurídica, ya sea un individuo público o privado, o una parte de estos". Es decir
que todo documento emana de un cuerpo, de una institución, de una familia o de una persona.
3) Que sea "creado como consecuencia del ejercicio de la actividad propia o específica de esa entidad, a través de la tramitación de asuntos
diversos, materializada en forma de documentos, en el transcurso de un proceso lógico, secuencial y natural de los mismos". De esta manera, el
archivo se forma a lo largo del tiempo con los documentos que prueban las acciones realizadas por una institución. El conjunto de todos los
documentos constituye el fondo documental.
4) Que haya "surgido para cubrir necesidades, primeramente para la gestión administrativa y en segundo lugar, en el caso de organismos
públicos, incluye información a los ciudadanos". El archivo responde a los requerimientos propios de la administración, y también de la historia,
en relación con el valor, tanto probatorio documental como informativo, ya sea para la institución productora como para satisfacer las demandas
del potencial usuario externo; en definitiva, la comunidad en general.
5) Que esté "conservado en forma organizada respetando el orden en el que fueron creados los documentos, formando un conjunto orgánico".
Para lograr sus fines, debe funcionar según métodos archivísticos sistemáticos y con el debido tratamiento de los soportes documentales a fin de
garantizar su conservación como aspecto inalienable.
Para asegurar este último punto, se deberán respetar los dos principios básicos de la archivología: el principio de procedencia y el de orden
original. El primer principio sostiene que todos los documentos producidos por una institución deben conservarse juntos y no mezclarse con los
de otras entidades productoras. El principio de orden original, por su parte, establece que los documentos deberán ser conservados en el mismo
orden en que fueron enviados por sus productores.
Hablar de archivo entonces, implica referir a:
En este punto, le proponemos una pausa en el recorrido para pensar si la idea que hoy tenemos
sobre los archivos responde al concepto que hasta ahora venimos desarrollando.
Seguramente usted tendrá algunas imágenes que refieren al archivo y que pueden o no coincidir
con el sentido real del mismo.
Luego de publicar su fotografía, realice una pequeña intervención con sus reflexiones e
impresiones.
Tenga en cuenta que deberá justificar su intervención, en base a los conceptos que venimos
trabajando hasta el momento.
Teniendo en cuenta el concepto de archivo que venimos trabajando, sería importante tener en cuenta que, en la estructura de una institución, el
archivo debe constituir una estructura orgánica y funcional bien diferenciada. La efectividad en el desarrollo de sus funciones está condicionada
por su rango orgánico y por su adecuada adscripción. Es decir, para que el archivo pueda cumplir con las funciones que le son propias, deberá
tener una ubicación administrativa adecuada y lograr una posición de centralidad con adscripción directa a los órganos de decisión de la
institución a la que pertenece.
Podemos decir que, las funciones que constituyen la misión de un archivo son: planificar, implementar y evaluar un sistema de gestión de
documentos de archivo, como así también, conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesibles los fondos documentales administrativos
e históricos de la institución a la que presta servicio. Así, podemos establecer claramente algunas funciones generales del archivo:
Organizar, conservar y difundir la documentación con valor administrativo legal, fiscal o histórico, según lo establezca la legislación
vigente, la normativa institucional y las directrices del Consejo Internacional de Archivos (ICA).
Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no sean necesarios para desarrollo de las actividades
administrativas de la institución, ni para salvaguardar la garantía de los derechos legales, ni para su historia.
Gestionar la documentación de valor administrativo, en cualquier soporte o formato, durante el tiempo que dure su tramitación y, una
vez finalizada ésta, hasta que se determine su conservación definitiva o eliminación.
Contribuir a la difusión del patrimonio documental a través del servicio de consulta e investigación de los fondos, o de actividades
específicas para dar a conocer dichos fondos a la comunidad en general.
La misión del archivo consiste, fundamentalmente, en brindar la información contenida en los documentos y servir dicha información a la
institución productora y al ciudadano, al investigador, etc. De esta forma, el archivo adquiere una dimensión inmaterial: la información contenida
en los documentos, sin importar el soporte. En tanto, la dimensión material del mismo está dada por la obligación de conservar los documentos
en su aspecto físico.
Si tenemos en cuenta el órgano productor de documentos, podemos dividir a los archivos en dos clases fundamentales: públicos y privados,
según su dependencia con las instituciones encuadradas en el derecho público o privado. En tanto, si consideramos su actividad, podemos
referirnos a archivos judiciales, universitarios, escolares, hospitalarios, de empresas, militares, eclesiásticos, etc.
Por otra parte, cada archivo será de distinto tipo, según sea la edad de los documentos en el marco del ciclo vital de los documentos: de oficina,
intermedios e históricos.
Es importante la aclaración que Heredia Herrera (1993) realiza respecto a que, en ocasiones se han realizado clasificaciones erróneas,
tomando en consideración el carácter específico de la documentación que conservan, ya sea por su soporte o por el tema del que tratan los
documentos; así nos encontramos con denominaciones tales como: archivos audiovisuales (fotografías, películas, grabaciones); archivos
cartográficos (mapas, cartas, planos, dibujos); archivos especiales (por la temática de los documentos: literatura, comercio, etc).
Lectura obligatoria
A los fines de ampliar los conceptos que hasta aquí venimos trabajando, le proponemos continuar con la lectura del texto de Cruz Mundet, El
Archivo (pág. 27-29) de Cruz Mundet
Referencias bibliográficas
Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. [en línea]. España: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. (Fecha de consulta
01 de enero de 2016). Disponible aquí
Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un
disco compacto constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y con el fin de establecer qué documentación será
enviada a los archivos, no basta con reconocer al documento como elemento asociado o relacionado con un soporte que contiene
información testimonial y puede ser utilizado con fines probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características
diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.
El documento de archivo (1) se distingue de los documentos en sentido genérico por su génesis u origen, es decir, por su nacimiento. Los
documentos archivísticos, afirma Heredia Herrera (2013), son registros de información enmarcados por dos cimientos naturales:
a) el productor (institución) que lo crea como resultado de unas actividades que tiene atribuidas o reconocidas y,
b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.
Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta institución cumple tres funciones específicas: docencia,
investigación y extensión. Al llevarlas adelante, se ve obligada a realizar una serie de actividades que quedan plasmadas o registradas en
documentos. Así, para las funciones de docencia, las actividades son materializadas en actas de exámenes, planillas de asistencia, actas de
regularidades, entre otros.
Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es común encontrar documentos de archivo tales como proyectos
de investigación, actas de evaluación de esos proyectos, informes de investigación, publicaciones de resultados, etc. Finalmente, las funciones
referidas a labores extensionistas quedarán registradas en documentos relativos a propuestas de extensión, actas de evaluación de
aquellas, informes, entre otros.
Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a uno y a través del tiempo y forman series (correspondencia,
Resoluciones Rectorales, Ordenanzas, etc.), por lo que no pueden concebirse o pensarse solos, sino que deben ser conservados unos con
otros. Justamente, ese carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas en el tiempo y determinadas por una o varias
funciones específicas. En todos los casos, encontramos un productor (UNC) y unas funciones o actividades.
En definitiva…
Podemos decir que todo documento de archivo posee las siguientes cualidades:
Contexto: producido en Córdoba, por el Sr. Gobernador de la Provinca en el ejercicio de una función/atribución específica como autoridad.
Forma: en este ejemplo se trata de una copia, ya que el original está conservado en el archivo.
Clase: textual.
Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen determinadas características:
Génesis.
Carácter seriado.
Exclusividad.
Interrelación.
Nos preguntamos, entonces: ¿qué pasa con aquellos documentos que conviven con los documentos de archivo y forman parte de la
documentación con la que trabajamos a diario?
Documentos de apoyo
Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos de apoyo a la gestión o de apoyo informativo. Éstos no
constituyen documentos de archivo, pero son conservados en las oficinas por ser de utilidad para la resolución de los asuntos o temas diarios. Es
decir que, tal y como su nombre lo indica, son documentos que ayudan a la resolución de la tramitación de los asuntos cotidianos. Algunos
ejemplos de ellos son las copias de reglamentaciones, duplicados de ejemplares de Boletines Oficiales, folletería, etc.
Por su carácter y función, los documentos de apoyo nunca deberán ser remitidos al archivo.
Cruz Mundet, J. R. (2011). “Principios, términos y conceptos fundamentales”. En: Ana Duplá del Moral (1996), archivera y
Administración de documentos y archivos. Textos Fundamentales. (p. 14-35). Disponible docente española, especifica las diferencias
en: http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf entre los documentos de archivo y la
documentación de apoyo informativo al
afirmar que los primeros están constituidos
por el "conjunto de testimonios (o fuentes
primarias de información) de las actuaciones de una institución o de las personas"; en tanto, los documentos de apoyo informativo son aquellas
fuentes de información secundaria que requieren o utilizan las instituciones o individuos. Los documentos de archivo se producen uno a uno,
como consecuencia de una actividad determinada y por tanto, son el reflejo "más de la identidad individual de cada testimonio". Es decir, dan
testimonio y son prueba de actos. En tanto, los documentos de apoyo informativo suelen presentarse como un conjunto informativo "más difuso y
más ajustado en relación a lo que supone la información" (p. 104).
A manera de ejemplo, les ofrecemos el siguiente cuadro que visualizar con mayor claridad las diferencias establecidas entre unos y otros:
DOCUMENTOS DE APOYO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
INFORMATIVO
Fuente: Duplá del Moral A. (1997). Manual de Archivos de Oficina para gestores.
Finalmente, podemos decir que, los documentos de apoyo informativo son aquellos documentos que elaboran o reciben las oficinas con la
intención de facilitar la gestión de los asuntos que les competen. Por lo tanto, dicha documentación tiene la particularidad de contener
información transitoria, a la vez que carece de valor legal o histórico.
Ahora bien, para poder establecer con mayor certeza cuáles documentos son de archivo y deben recibir tratamiento archivístico, de aquéllos que
no lo son, debemos tener en cuenta otros aspectos de relevancia, que les presentamos a continuación.
Theodore Schellenberg (1965), reconocido archivero norteamericano, creador de la obra “Archivos modernos: Principios y técnicas” enunció y
normalizó una serie de elementos a considerar para reconocer los documentos de archivo de aquellos que no lo son y, que complementan a los
enunciados previamente.
Este reconocido autor, sistematizó los llamados "caracteres" de los documentos, considerando su estructura física (caracteres externos) y su
contenido sustantivo (caracteres internos), permitiendo así, un mejor control y tratamiento archivístico eficaz y económico de los documentos de
archivo, por parte de las instituciones productoras.
Entre los caracteres externos (estructura física), es importante considerar aspectos tales como: la clase o manera en que se transmite el mensaje
(textual, sonoro, iconográfico, etc.), el tipo (resultado de la acción que representa), formato (la manera de unirse información y soporte: por
ejemplo: papel, cinta, etc.), la cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan expresado en metros lineales, cuadrados,
cúbicos) y la forma (original o copia). En lo que respecta a los caracteres internos (contenido sustantivo), es necesario tener en cuenta a la
entidad productora, los orígenes funcionales o motivos que dieron origen al documento, la fecha y el lugar de creación y el contenido sustantivo
o asunto que trata el mismo.
Actividad obligatoria
En esta instancia, les pedimos que vuelvan a repasar el texto de Cruz Mundet en el punto
que refiere a la temática que estamos estudiando.
a) Observar los distintos documentos en sus espacios de trabajo y elegir al menos tres de
ellos, que consideren reúnen las condiciones de “documentos de archivo” y, tres más
que estimen son “documentos de apoyo informativo”.
Para realizar esta actividad, usted deberá elaborar un texto que resuma los resultados de
la actividad, el que será compartido en el Foro "Los documentos, las actividades y las
funciones".
Como ya expresamos, el soporte no es el único elemento a considerar para determinar si un documento es de archivo o de apoyo a la gestión, sin
embargo hay que tener en cuenta que éste constituye la base sobre la que se registra la información, por lo que su conservación y cuidado revisten
especial relevancia.
No olvidemos también, que con el paso del tiempo los soportes han ido cambiando; podemos ver cómo desde la invención del papel en el siglo
XII, éste fue sustituyendo al papiro y al pergamino. Actualmente nos encontramos con los denominados nuevos soportes, llamados así no tanto
por novedosos (digitales y electrónicos), sino por ser diferentes al tradicional (papel). En el caso de este último, la transmisión de la información
se realiza de forma directa al usuario, en tanto los documentos en nuevos soportes necesitan de una máquina para acceder a la información que
contienen.
Estas nuevas formas de registro exigen mayor cuidado y control sobre los documentos, para evitar la pérdida de la información. Para quien se
desempeña en archivos, estos avances exigen tomar conciencia de las dificultades que conllevan estos nuevos soportes, no sólo en los aspectos
referidos a conservación y almacenamiento, sino también en lo relativo a futuros inconvenientes jurídicos referidos a su autenticidad y valor
probatorio.
Nos preguntamos:
¿Estamos preparados para determinar qué documentos – en nuevos soportes- son auténticos y cuáles no? ¿Con qué herramientas contamos para
su seguimiento y control? ¿Quién o quiénes tienen a su cargo la responsabilidad de determinar qué documentos serán eliminados y cuáles han de
permanecer en el tiempo? Estos interrogantes forman parte de algunas cuestiones que hemos de considerar al momento de trabajar con
documentos de archivo en nuevos soportes.
Notas
(1) Cruz Mundet considera errónea esta expresión para referirse al documento archivístico. Sin embargo, el mismo es reconocido y utilizado entre los miembros de la comunidad
archivística hispanoparlante, siendo de utilidad para diferenciarlo de aquellos documentos que no reúnen tales características.
Referencias bibliográficas
Casas de Barrán, Alicia. Gestión de documentos desde una perspectiva archivística. Nº 1. Montevideo: International Records Management Trust,
2003.
Cruz Mundert, José R. Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales.
[en línea], 2011. (Fecha de consulta: 01 de enero de 2016). Disponible aquí
Duplá del Moral, Ana. Algunas reflexiones sobre determinadas definiciones y otras cuestiones terminológicas a propósito de los archivos de
oficina. XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez, 1996. [fecha de consulta: 14 de febrero de 2016]. Disponible aquí
Duplá del Moral, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Madrid: Comunidad de Madrid: Dirección General de Patrimonio Cultural.
Consejería de Educación y Cultura. 1997.
MADRID. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993.
España: Real Academia Española, n/d [fecha de consulta: 14 de febrero de 2016]. Disponible aquí
Heredia Herrera, Antonia. Manual de Archivística Básica: Gestión y Sistemas. México: El Errante Editor, 2013.
Schellenberg, Theodore. (1965). La gestión de archivos. New York: Columbia University Press.
4. La gestión de los documentos de archivo
Como habíamos expuesto, hasta hace poco tiempo había dos posturas claramente diferenciadas respecto al ámbito de actuación del archivero o
responsable de un archivo: el ámbito administrativo y el histórico.
A partir de las teorías archivísticas comentadas, el rol pasivo del archivero evoluciona de mero conservador y receptor de documentos al
profesional responsable de la planificación y puesta en marcha de programas de tratamiento y gestión de documentos, con criterios de economía
y eficacia a fin de que las instituciones productoras accedan a la información en el cumplimiento de sus funciones.
El archivero, afirma Moro Cabero (2004) emplea diferentes métodos según sea la organización y el archivo en que se ubica. “La especificidad de
su actuación lejos de servir de obstáculo para el desarrollo profesional debe ser analizada como factor enriquecedor, conformando el contrapunto
de una disciplina que por su juventud carece de un cuerpo teórico uniforme a la par que arrastra una práctica y un "saber hacer" milenarios”.
Es así que, la planificación e implementación de programas específicos de tratamiento de documentos por parte de los archiveros, se denomina
gestión de documentos. La gestión de documentos se fundamenta en la creación de un sistema archivístico que comprende la inclusión de
diferentes programas a corto, mediano y largo plazo integrados en dicho sistema.
Gestión de documentos es la traducción literal del término norteamericano records management y es entendido como el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr economía y eficacia en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones que los produjeron.
Al respecto, Artel Ricks (1976) afirma que la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo de los documentos y que tiene como fin
último asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial simplificando los sistemas de creación y uso del papeleo y mejorar la
organización y recuperación de los documentos, a la vez que brinda el cuidado adecuado y la conservación a bajo costo de los documentos en los
archivos intermedios, asegurando finalmente, la eliminación correcta de los documentos que no son de utilidad a la administración, la cultura y la
historia.
Llansó Sanjuan restringía el concepto de gestión de documentos al distinguirlo por su complejidad, silencio y especificidad.
La gestión de documentos de archivo, debe ser entendida no sólo como un concepto, sino como una actividad, actividad que tiene su origen a
comienzos de los años treinta del siglo XX en los Estados Unidos cuando se establece el sistema archivístico nacional de ese país.
Asimismo, es importante señalar que la gestión de documentos de archivo debe ser entendida desde el punto de vista de la Archivología y no
confundirla con la gestión desde el punto de vista de las ciencias de la Administración.
Con la intención de profundizar un poco más sobre la temática trabajada hasta el momento, les proponemos ver la entrevista realizada a la Dra.
Antonia Heredia Herrera (2014), archivera reconocida en el mundo archivístico por su labor en archivos, como así también por su producción
bibliográfica y ponencias dictadas en congresos y jornadas.
Entrevista a Antonia Heredia (17/12/2014)
Referencias bibliográficas
Llansó Sanjuan, J. (1993). Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: IRARGI, Centro de Patrimonio Documental de
Euskadi.
Moro Cabero, M. (2004). Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2.
http://www.hipertext.net
Ricks, A. (1976). La administración de documentos como función archivística. En: Boletín Interamericano de Archivos. Vol. III. Córdoba. Centro
Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA). Escuela de Archivología.
Recursos multimedia
Associació Arxivers. Entrevista a Antonia Heredia (17/12/2014) [en línea]. España: Associació Arxivers, 2015. [Fecha de consulta 15 de
septiembre de 2016], Disponible
5. Resumen
A modo de resumen:
Todas las instituciones, públicas o privadas, generan documentos de archivo y documentos de apoyo a la gestión.
Los documentos de apoyo a la gestión nunca deberán ser enviados al archivo. Deberán ser conservados en las oficinas mientras sean de utilidad.
Los documentos de archivo pueden ser reconocidos por sus caracteres internos y externos.
El Ciclo Vital de los Documentos se corresponde con la Teoría de las tres edades y propician la implementación de programas de tratamiento
documental.
La Teoría del Continuo establece responsabilidades e incorpora el concepto de Archivística integrada en el tratamiento de la documentación.
La presencia del Archivero garantiza el correcto tratamiento de la documentación con métodos archivísrticos y la posibilidad de su posterior
consulta por parte de las organizaciones.
La gestión de documentos de archivo implica la creación y puesta en marcha de programas específicos a corto, mediano y largo plazo.