Secretaria Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
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LOGRO GENERAL.
Por la envestidura del cargo, la persona que lo asuma debe educar con el ejemplo,
ya que existen funcionarios que por sentir que son la máxima autoridad en la
empresa, asumen que no son vigilados y que pueden actuar como les parezca, ya
que, en la entidad, no tiene quien les haga caer en cuenta de sus desaciertos e
irresponsabilidades, tales como: llegar siempre tarde, o ausentarse sin
notificación ante la persona encargada de la organización del personal, solicitar
siempre prestamos sin llenar requisitos, etc. En su ausencia cuando un cliente
requiere la atención de este funcionario quien deberá darle respuesta a su
solicitud es la secretaria ejecutiva, ya que esta es su mano derecha; en ocasiones
estas situaciones suelen ser una dificultad que esta debe asumir ya que esta es la
mano derecha de este funcionario.
Hoy en día, debemos ser emprendedores y creativos desde los diferentes cargos
que desempeñemos en las empresas, demostrando siempre disponibilidad y
eficiencia en el manejo de las funciones asignadas, además de estar siempre
capacitado y abiertos a los cambios que ofrece la tecnología, así como el manejo
adecuadamente las herramientas modernas de telemática, dominar el inglés y el
dominio adecuadamente del lenguaje español.
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Escuchar activamente facilita dar una respuesta adecuada a quien la solicita, por
tanto, es importante y necesario esperar que la persona termine de dar la
información o concretar su idea. Si el mensaje no es preciso, es preferible pedir
respetuosamente aclaración o ampliación de lo que no está claro.
Hay quienes aseguran que el que escucha aprende más que el que habla, ya que
se capta, se relaciona, se asimila y se puede dar una buena respuesta.
Se ha demostrado que el ser humano no ha aprendido a escuchar, por lo regular
cuando estamos en grupo hay intervenciones que sucintan polémicas aun cuando
no se ha terminado de dar la información se presentan descontentos y no se deja
informar.
Cada cual cree que debe ser escuchado y hacer el debido uso de la palabra, pero
no aprecia suficientemente la necesidad de escuchar bien.
Para obtener una mejor comunicación tenga en cuenta las siguientes
sugerencias:
1. Mantenga Completa disposición para escuchar al otro en sus términos; esto
permite que se le dé seguridad, se le demuestre interés en lo que dice
haciéndolo sentir más cómodo.
2. Tener conocimiento del tema que se trata. Se debe tener tiempo para
informarse, relacionar las palabras que expresa el interlocutor y conocer el
vocabulario.
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COMPROMISO
Observa cada una de las imágenes del texto y emite tu concepto en cuanto a:
Es importante tener en cuenta que a las oficinas acuden todo tipo de personas que
tienen diferentes temperamentos y culturas para lo cual recomendamos tener en
cuenta lo siguiente.
1. No discutir
2. Escuchar activamente evitando decir, repita por favor, ¿qué dijo, ¿cómo?
3. Pregunta al finalizar la exposición, levando la mano para indicar que usted
necesita el uso de la palabra.
4. Escuchar completamente las ideas no las palabras
5. Mantener una buena concentración en la conversación o diálogo
6. Hablar sólo lo necesario
SUMINISTRAR Y SEGUIR INSTRUCCIONES
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Cuando una labor se ha encomendado a alguien y se ha trabajado en equipo, se
debe expresar agradecimiento a las personas que colaboraron en la realización
del trabajo; y sólo en caso que sea necesario hacer sugerencias positivas que
contribuyan a mejorar el trabajo, por ejemplo: la próxima vez será excelente, nos
luciremos.
PRESENTAR EXCUSAS.
Si al desarrollar una actividad algo no sale bien como se planeó, debe asumirse la
responsabilidad y no transferir la culpa a las otras personas.
1. Planear el trabajo
2. Auto motivarse
3. Fijarse plazos, establecer límites de tiempo para la realización de tareas
específicas.
4. Concentrarse en lo esencial
5. Evitar interrupciones
6. Establecer prioridades
7. No confiar en la memoria anotarlo todo
8. Reflexionar antes de actuar
9. Evitar las acciones rutinarias
respeto por el tiempo propio y el de los particulares
10. Diseñar cronograma
COMPROMISO
Observa cada una de las imágenes del texto y emite tu concepto en cuanto a:
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
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Toda empresa requiere mantener sus documentos guardados por tanto necesita
utilizar los archivos con el fin de conservarlos de la manera más adecuada.
EL ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA
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Todos los empleados de una oficina deben conocer no sólo las normas de cortesía
sino también el manejo adecuado de las relaciones humanas, es un deber del
oficinista causar una buena impresión al cliente ya sea personalmente como
telefónicamente.
Es muy importante conocer los factores pertinentes a las personas que visitan al
jefe, como saber quiénes pueden hacerle perder el tiempo al jefe y quienes
pueden ser realmente importante para él. Recibir visitantes, arreglar entrevistas
con habilidad es una de las habilidades interesantes que contribuye a que el jefe
quede bien.
Para el oficinista todo cliente debe ser importante y deberá atenderse con
prontitud y eficiencia, evitando ocasionar pérdida de tiempo que por lo regular esto
ocasiona molestia, y dando solución pronta a las inquietudes, solicitudes, trámites,
etc.
EL MANEJO DEL ORDEN DEL DIA
PREPARACION DE REUNIONES
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Teniendo en cuenta los objetivos y metas de cada entidad, estas programaran sus
reuniones, las cuales pueden ser: eventos sociales, laborales, de formación
académica, etc.
Para la organización de estas se deben fijar claramente sus objetivos, fechas,
lugar, hora y personas a cargo de esta actividad.
En la organización de reuniones de trabajo, se debe estipular de manera precisa la
hora, el lugar, el tema a tratar y el nombre de la persona que la convoca, teniendo
en cuenta su duración y el día en que se realizará.
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1. Situación a decidir
2. Las posibles soluciones a la dificultad presente.
3. Personal necesario para llevar a cabo la decisión.
4. Poner en marcha la decisión de manera planeada; paso a paso evitando
cometer errores.
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La ética secretarial se puede definir como la ciencia o normas que estudian los
derechos y deberes que debe vivenciar la secretaria.
Esta no sólo se aplica a la secretaria, sino a todas las personas que ejercen una
profesión u oficio. Lo importante, es que crea sentido de responsabilidad en todos
y cada uno de los que ejercen su profesión, partiendo de que todo valor está
íntimamente relacionado con un bien.
1. La objetividad
2. La independencia
3. La confidencialidad
4. Cumplimiento de las disposiciones normativas
5. Competencia y actualización profesional
6. Difusión y colaboración
7. Respeto entre colegas y demás personas
8. Una conducta ética intachable
COMPROMISO
Observa cada una de las imágenes del texto y emite tu concepto en cuanto a:
Algunos autores definen la ética como la ciencia que estudia las acciones
humanas, es decir, actuar con rectitud; la ética pretende determinar la conducta
del hombre.
En nuestro diario vivir debemos ser respetuosos, sumisos con los demás por lo
cual cada uno recibirá el trato que dé. Es por eso que se da la relación dar para
recibir.
1. La secretaria es:
a) Es la persona más cercana al jefe y quien atiende con responsabilidad y
eficiencia todas las funciones asignadas.
b) La persona que realiza las diligencias de la empresa.
c) La persona que se desplaza de la oficina a promocionar los productos que
vende la empresa.
d) La persona que se encarga de velar por la seguridad de la empresa.
2.Los empleados que laboran en una entidad financiera se distinguen por qué:
a) Manejar eficientemente el archivo y la máquina de escribir.
b) Tienen altos conocimientos sobre la comercialización de productos.
c) Organizan eficientemente los viajes de negocios y su presentación personal
es impecable.
d) Su honradez, responsabilidad, discreción, compromiso y sentido de
pertenencia con la entidad, además de altos conocimientos contables.
3. La función principal del promotor de venta es:
a) Contestar con prontitud el teléfono.
b) Responder por la totalidad de las ventas y compras de la empresa.
c) Seleccionar y archivar la correspondencia.
d) Desplazarse a otros lugares para promocionar los artículos y servicios que
la empresa ofrece.
4.La Ética es:
a) La ciencia que estudia la mente
b) La ciencia que estudia nuestras acciones humanas
c) La ciencia que estudia nuestras creencias
d) La ciencia que enseña los números
5. Tenemos en cuenta los valores Éticos cuando:
a) Actuamos con sabiduría e imprudencia
b) Cuando actuamos con rectitud
c) Cuando somos irrespetuosos
d) Cuando actuamos con paciencia e intolerancia
6.Por medio de la Ética podemos
a) Determinar el estado neural del hombre
b) Determinar el estado físico del hombre
c) Determinar la conducta ideal del hombre
d) Determinar estado mental del hombre
PARA EMPRENDER
¿Qué puedes proponer para que cada día las relaciones de la secretaria y los
clientes de la empresa, sean mejor, y aun la relación entre compañeros de
trabajo?