Facturar Basado en La OC - es-LA

CÓMO CREAR UNA FACTURA DESDE UNA PO
¿CÓMO CREAR UNA FACTURA DESDE UNA PO?

Paso 1: Utilice sus credenciales para iniciar sesión en el Portal de proveedores de Coupa
http://supplier.coupahost.com/
Paso 2: En el menú principal, seleccione la pestaña “Orders” (Órdenes).
Paso 3: Seleccione CBRE en el menú desplegable “Select Customer” (Seleccionar cliente) y, a
continuación, identifique la PO que debe facturarse.
Paso 4: Seleccione el ícono dorado bajo el grupo “Actions” (Acciones).
Paso 5: Elija las opciones de la pantalla Detalles de facturación.
Paso 6: Seleccione de la lista desplegable de “Legal Entity” (Entidad legal). A continuación aparecerá la
dirección asociada que configuró para Facturar desde. (Consulte las pautas para configurar una dirección de envío)
Paso 7: Seleccione “Remit To” (Enviar a) de la lista desplegable. A continuación aparecerá la dirección
asociada que configuró para Enviar a. (Consulte las pautas para configurar una dirección de envío)
Paso 8: Seleccione “Ship From Address” (Envío desde una dirección) de la lista desplegable. A
continuación aparecerá la dirección asociada que configuró para Dirección de envío. (Consulte las pautas para
configurar una dirección de envío)
Paso 9: Haga clic en Save (Guardar) para continuar.
Paso 10: Asegúrese de que todos los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo) estén
completos y sean precisos.
Nota: El proveedor puede ingresar hasta 25 caracteres en el número de la factura.
Paso 11: Agregue cualquier
documento de respaldo o
archivo adjunto, en caso de ser
necesario.
Nota: Las imágenes adjuntas en las
facturas deben tener los siguientes
formatos: PNG, GIF, JPG, JPEG,
PJPEG, TIFF o PDF.
Nota: Los archivos adjuntos deben

ser de los siguientes tipos: archivo
(Excel o Word), URL o texto
Un archivo adjunto puede ser de

hasta 100 MB, pero por motivos de
rendimiento, considere limitar el
tamaño de dicho archivo a 16 MB.
Paso 12: Verifique si la dirección de origen de facturación, la dirección de envío y la dirección
de origen son correctas.
Nota: Los proveedores

pueden editar los detalles
de la dirección de
facturación, la dirección de
envío y la dirección de
origen con tan solo hacer
clic en la lupa
y elegir la información que
se prefiera.
Paso 13: Verifique todos los aspectos de los elementos de la línea.
Nota: Los proveedores solo pueden modificar la parte de cantidad según la tolerancia establecida por
CBRE.
Nota: Para los países de APAC, los
impuestos deben aplicarse al nivel de la
línea. Por lo tanto, Tributación uniforme de
línea siempre debe estar seleccionado.
Paso 14: En caso de

corresponder, agregue un
Impuestos a nivel de línea al
hacer clic en la casilla de
verificación y, a continuación,
seleccionar la Tax Description
(Descripción del impuesto) en la
lista desplegable disponible.
Paso 15: Si corresponde, ingrese los gastos de envío, manipulación u otros. Luego, haga clic en “Calculate”
(Calcular) y, a continuación, seleccione “Submit” (Enviar) para procesar la factura en CBRE.
Nota: Haga clic en Calcular antes de en Enviar, para

que así se refleje el importe correcto.
Paso 16: Podrá ver todos los

comentarios de su cliente o
agregar sus propios comentarios
para el
cliente al abrir la factura.
Paso 17: Aparecerá un mensaje que le preguntará “Are you ready to Send?” (¿Está listo para enviar?).
Haga clic en “Send Invoice” (Enviar factura) para procesar; o en “Continuar con la edición” (Continuar
con la edición), si omitió algún detalle.
Paso 18: Aparecerá otro mensaje que le recordará que debe asegurarse de seleccionar una
dirección de envío válida. Haga clic en “Enviar” para procesar; o en “Continuar con la edición”, si
necesita editar los detalles de Envío.
¿CÓMO ELIMINAR UNA LÍNEA DE UNA FACTURA?
Si no necesita crear una factura para una línea específica, simplemente puede eliminarla y luego
proceder con el proceso de facturación.
Para Eliminar una línea, tan solo haga clic en el ícono X rojo ubicado en el lado derecho del
elemento de la línea que desea eliminar.
ESTADOS DE LAS FACTURAS
ESTADOS DE LAS FACTURAS (PROVEEDOR)
ESTADO DESCRIPCIÓN
APPROVED (APROBADA) Su cliente ha aceptado la factura para pagarla.

La factura en disputa ha sido abandonada. Su cliente puede optar por notificarle sobre este
ABANDONED
cambio de estado de la factura y brindar instrucciones. Usted puede establecer las preferencias
(ABANDONADA)
de notificación para las facturas abandonadas.
La factura ha sido puesta en disputa. Las facturas con este estado son facturas con información
DISPUTED (EN DISPUTA)
que su cliente no acepta, necesita aclaración o encuentra incorrecta.
DRAFT (BORRADOR) La factura se creó, pero aún no se envió al cliente.
Específico para las facturas electrónicas que cumplen con los requisitos de los países con
INVALID (NO VÁLIDA)
clearance. Las facturas con este estado sólo son visibles para usted, no para su cliente.
PENDING APPROVAL
(APROBACIÓN Actualmente, el cliente está revisando la factura.
PENDIENTE)
PROCESSING (EN
La factura está siendo procesada por el departamento de AP y debería estar pronta a pagarse.
PROCESAMIENTO)
VOIDED (ANULADA) Se produjo un error con la factura. Comuníquese con el cliente para corregir la factura.
ESTADOS DE LAS FACTURAS (CUENTAS)
ESTADO DESCRIPCIÓN
AP creó una nueva factura, pero no guardó ninguna información del encabezado ni agregó
líneas respaldadas por PO.
BORRADOR Un usuario de AP guardó cierta información del encabezado o agregó líneas respaldadas por
PO, pero aún no envió la factura. Un usuario de CSP envió una factura, pero falta información
necesaria, como el código de facturación.
Si el proveedor está en espera en el VMF, todas las facturas en Coupa pasarán automáticamente a
estar en espera.
Las facturas que se hayan enviado, pero que aún no se hayan enviado para su aprobación por
parte del rol de Cuentas por pagar, tendrán este estado. Si están por encima de los niveles de
tolerancia permitidos, las facturas se enviarán al solicitante para tomar medidas. A continuación
se presentan dos situaciones en las que esto puede suceder:
• El proveedor envió la factura y falló en los niveles de tolerancia.
APROBACIÓN PENDIENTE • El solicitante confirmó la recepción, pero el sistema evaluó las tolerancias y la factura falló en
las verificaciones de tolerancia.
Solo las asociadas con las transacciones enviadas por el proveedor que denoten acciones
adicionales son obligatorias
La factura que actualmente se encuentra con un aprobador comercial.
La factura está en poder del solicitante, a la espera de la confirmación de que se recibieron los
artículos.
ESTADO DESCRIPCIÓN
Transacción rechazada internamente por el solicitante/aprobador o por el sistema.
REJECTED (RECHAZADA)
Solo el aprobador vigente la puede rechazar.
La factura ha sido devuelta al proveedor porque se requieren cambios antes de que

EN DISPUTA
se pueda procesar.
La factura se ha enviado y ha aprobado las reglas de tolerancia de facturación y

APROBADA
coincidencia. La factura se ha enviado para su pago o ya se ha pagado.
ANULADA AP anuló una factura aprobada.

Factura creada por el proveedor: una factura enviada por un usuario del proveedor o un sistema del
proveedor directamente a través del portal de proveedores de Coupa, cXML y SAN
ESTADO ¿QUÉ HACER?

ON HOLD, PENDING RECEIPT &
BOOKING HOLD
El equipo de AP debe objetar la factura y pedirle al proveedor que resuelva el
(SUSPENDIDA, PENDIENTE DE
problema con la factura y que realice los ajustes necesarios para corregirla.
RECIBO Y REGISTRACIÓN
SUSPENDIDA)
Comuníquese con el aprobador vigente y pídale que rechace la factura; luego, AP
APROBACIÓN PENDIENTE debe disputarla. Una vez disputada, el proveedor deberá resolver el problema con
dicha factura y realizar los ajustes necesarios para corregirla.
El equipo de AP debe objetar la factura y el proveedor deberá resolver el problema
RECHAZADA
con la factura y realizar los ajustes necesarios para corregirla.
Pídale al proveedor que cree una nota de crédito contra la factura aprobada. Una
APROBADA vez creada la CN [Credit Note (Nota de crédito)], se debe crear una nueva factura
con los detalles correctos.
Factura creada internamente: todas las facturas en Coupa no clasificadas como creadas por el
proveedor: son el Portal web de Coupa y la Bandeja de entrada de facturas.
ESTADO ¿QUÉ HACER?

ON HOLD, PENDING RECEIPT,
PENDING APPROVAL, REJECTED &
BOOKING HOLD
El equipo de AP debe objetar la factura, luego retirarla y actualizarla con la
(SUSPENDIDA, PENDIENTE DE
información correcta.
RECIBO, PENDIENTE DE
APROBACIÓN, RECHAZADA Y
REGISTRACIÓN SUSPENDIDA)
AP puede crear una nota de crédito contra la factura aprobada. Una vez creada la
APROBADA
CN, se debe crear una nueva factura con los detalles correctos.

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Nota: Los archivos adjuntos deben

Un archivo adjunto puede ser de

Nota: Los proveedores

Paso 14: En caso de

Nota: Haga clic en Calcular antes de en Enviar, para

Paso 16: Podrá ver todos los

APPROVED (APROBADA) Su cliente ha aceptado la factura para pagarla.

DRAFT (BORRADOR) La factura se creó, pero aún no se envió al cliente.

La factura que actualmente se encuentra con un aprobador comercial.

La factura ha sido devuelta al proveedor porque se requieren cambios antes de que

La factura se ha enviado y ha aprobado las reglas de tolerancia de facturación y

ANULADA AP anuló una factura aprobada.

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