Archivística

Archivística española.
ARCHIVÍSTICA ESPAÑOLA
1
Diego Melgares de Aguilar Sánchez
1. HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA.
1.1. Cuestiones conceptuales: el periodo prearchivístico y el periodo de
desarrollo archivístico.
El objetivo principal es el de distinguir los periodos más importantes en que se puede
clasificar la archivística, así como su importancia y características. En cuanto a la
Archivística como tal, esta se caracteriza por una praxis archivística desde el inicio de la
escritura, pero que como ciencia solo aparecerá a partir del siglo XIX. Esto significa que
se realizará un recorrido desde la Archivística como praxis hasta la Archivística como
ciencia.
Entre las cuestiones conceptuales, la Archivística tiene como objeto los

documentos y los archivos documentales. Por lo tanto, desde que existen documentos
ha existido una necesidad de custodiar y guardar documentos, por lo que es a partir de
este momento cuando se puede hablar de la aparición de la Archivística. En estos inicios,
los archivos se conciben como el lugar en el que guardar los archivos, de formas diversas
dependiendo del lugar, la cultura o el espacio temporal. Solo será a partir del siglo XIX
cuando la Archivística pase a ser una ciencia como tal en la que se proceda al estudio de
los textos, su clasificación…
1.2. Teorías sobre la periodización de los archivos.

El enorme periodo de tiempo que abarca la Archivística como praxis y no como ciencia
conlleva un gran problema que impide a los autores y entendidos en el tema llegar a un
consenso. Son algunos autores como Eugenio Casanova, Adolf Benneke o los famosos
Elio Lodolini y Leopoldo Sandri, cuyas divisiones temporales son a día de hoy las más
extendidas y aceptadas por la comunidad archivística.
Por tanto, se han realizado numerosos intentos de periodizar la Archivística,
aunque las conclusiones son muy diferentes. Entre las más destacadas de estas
encontramos la de Robert Henri Bautier, quien publicó en 1968 y que dividía los periodos
archivísticos en consonancia con los periodos históricos. Cada uno de estos periodos son
definodos por Bautier, hablando de la antigüedad como la época de los archivos de
palacio debido a que los archivos están relacionados y ligados al poder; de la Edad Media
como el periodo de los cartularios en tanto que son la documentación primigenia del
poder; de la Edad Moderna como la época de los archivos como arsenal de la autoridad,
es decir, el archivo se convierte en el centro para la obtención de pruebas y autoridades
jurídicas para diferentes cuestiones; y, por último, de la Edad Contemporánea habla
como la de los archivos como laboratorios de la Historia.
En segundo lugar, la periodización establecida por Lodolini y Sandri no sigue los
esquemas de las edades históricas, sino que siguen las características de la propia
documentación, entendiendo así un primer periodo que va de la antigüedad hasta el
siglo XVIII, en el que la documentación es de tipo administrativo y con un concepto
patrimonial; un segundo periodo que va desde la Ilustración hasta el Romanticismo en
2
que los archivos ya ganan un valor como fuente histórica; y un tercer periodo que finaliza
en la actualidad, entendiéndose en esta época el archivo como el elemento para definir
y crear una identidad nacional, además del archivo como un contrapoder contra el
arbitrio y abuso de los poderes públicos.
Por tanto, queda claro que ha habido múltiples teorías sobre cómo dividir los
periodos con base en criterios archivísticos, de entre las cuales destacan las dos
mencionadas. De entre ambas, en la asignatura se seguirán las divisiones de Agustín
Mendos y la profesora Vivas, quienes hablan de cuatro apartados. El primero de ellos
habla de la archivística como instrumento funcional, siendo la primera formalización de
archivos y que abarca desde el inicio de la escritura hasta la llegada a Castilla de los
Trastámara. El segundo periodo se extendería desde la Baja Edad Media hasta la
segunda mitad del siglo XVIII y que entiende la archivística como la doctrina patrimonial
y jurídico – administrativo. En tercer lugar, se entiende el desarrollo historiográfico y
teoría especulativa, yendo desde la segunda mitad del siglo XVIII hasta la primera mitad
del siglo XI. En último lugar, la cuarta etapa pasa por la archivística integral.
1.3. Los archivos de la Antigüedad.

- La archivística como instrumento funcional.
La Archivística como instrumento funcional se define en primer lugar por la ausencia de
un corpus formal y por tanto es meramente utilitaria y no científica. Su práctica es
funcional y útil, es decir, en esta época el archivo es un lugar únicamente donde se
conservan documentos y el modo de relacionarse entre estos documentos y las
personas que las custodian están basadas en la tradición, en la utilidad para manejar el
documento y en definitiva en la praxis. Estos archivos, se encuentran en el periodo
antiguo en templos y palacios, siendo estos espacios que aúnan ideas de poder y
sacralidad, siendo muchas veces estos dos espacios el mismo. Posteriormente, los
archivos que custodian documentación escrita pasan a monasterios y catedrales, ya que
la patrimonializacion de la escritura pasa a estar bajo el poder de la Iglesia.
La praxis archivística es para administrar, es decir, para hacer funcionales y útiles
los documentos para la administración de poder. Por tanto, ya en época romana y
griega, el archivo con estas características de práctica y funcionalidad está entendido
como un sujeto individual, lo cual quiere decir que los archivos se entienden ya como
instituciones independientes de otras instituciones dependientes de la administración.
Muestra de ellos es que la palabra archivo proviene del griego Archeion. Tanto esta
entidad como el tabularium romano cuentan con una regulación y están identificados
como organismo con autonomía distintos de otros de la administración.
Paulatinamente, el archivo se irá convirtiendo en un lugar donde se guardan
monumentos escritos, es decir, documentación escrita fundamental para testimoniar
negocios jurídicos y administrativos.
Otra característica es el archivo como agente de la función administrativa, es
decir, el archivo y la documentación que genere y conserva son de índole administrativa
3
y se conservan con intenciones de garantía jurídica. Esto está íntimamente relacionado

con el derecho romano. Este derecho va a avalar el archivo como un instrumento cuyo
contenido es probatorio en la salvaguarda de derechos, aunque siempre asociado a la
documentación escrita. La caída del Imperio Romano conlleva el cambio del derecho
romano al derecho testifical, por lo que el documento escrito cae en desuso frente al
testimonio como elemento jurídico de mayor peso. Es por este motivo que el
documento escrito pasa a ser controlado por la Iglesia. No obstante, el archivo de Roma
es de carácter público, no solo por estar bajo el control de la administración pública,
sino porque su contenido está destinado a actuar como probatorios de la fe pública. En
este sentido, la proliferación de oficinas de administración en Roma supuso una cierta
organización archivística, aunque aún con fines meramente utilitarios. El archivo
principal de Roma estaba situado en el templo de Saturno, donde además se custodiaba
el erario, lo cual liga íntimamente el poder, la ley y el mundo sacro. No obstante, en el
año 78 d.C. se creó un edificio propio de archivo que recibió el nombre de Tabulario,
lugar donde se recogían las tabularium o tablillas públicas.
Finalmente, en cuanto a la Archivística como instrumento funcional una vez

caído el Imperio Romano, se impone el derecho germánico por encima del romano, lo
cual supone la decadencia del documento escrito. Así, el valor probatorio de la escritura
decae en favor del procedimiento oral y la prueba testimonial. Esto hace inevitable que
haya un descenso cultural enorme, o lo que es lo mismo, se da un retroceso de la
organización administrativa romana que llegó a tener un cierto desarrollo desde el
punto de vista de los archivos. Esta pérdida también con lleva la pérdida de la idea de
archivo público que existía desde la Grecia Antigua y que se había ido depurando
durante el periodo romano. Se da fin de este modo al final de la idea del archivo al
servicio del Estado, entendido este como la res publica, en favor de un estado
patrimonial.
1.4. Los archivos en la Edad Media y la Edad Moderna.

Durante la Edad Media, la situación de los archivos se verá reducida casi por completo
a sitios eclesiásticos, especialmente catedrales y monasterios, ya que son estas
instituciones las que detentan el dominio de la escritura. Esto hace que los archivos
eclesiásticos ganen gran importancia con la caída del Derecho Romano como derecho
hegemónico, además de que serán los que nutran de los fondos documentales más
antiguos de los archivos actuales. Por otro lado, será en la cancillería pontificia el único
lugar donde se mantenga esta idea del derecho romano y el pensamiento del Estado
como la Res Publica. Los archivos eclesiásticos se llegaron a convertir incluso en el lugar
de almacenaje de los textos administrativos no solo de origen eclesiástico y de los
propios residentes de los monasterios o catedrales, sino también de los reyes y otras
entidades feudales que ejercían un poder patrimonial sobre el territorio, quedando así
patente la importancia de estos reductos como depósitos de documentación de todo
tipo.
4
- La archivística como doctrina patrimonial y jurídico – administrativa.

Este periodo archivístico puede datarse desde mediados del siglo XIII hasta las
revoluciones burguesas que tuvieron lugar en el siglo XVIII. Durante todo este periodo,
el archivo es un lugar que ofrece una información útil para los gobernantes, que afianza
los derechos de la Corona u otros títulos, para el ejercicio del poder en los dominios de
dicho noble, rey o mandatario feudal en resumidas cuentas. Por tanto, el archivo se
convierte en una entidad jurídica – política que ofrece a los reyes una información útil
para el afianzamiento de su poder.
Esta etapa se caracteriza por elementos como que la Archivística (que sigue
siendo entendida como praxis y no una ciencia) se entiende como una doctrina jurídica
al servicio de la administración y el momento en que se desarrolla la organización
administrativa, tal y como se destaca de la recopilación del código jurídico de Justiniano,
que sienta las bases para la recuperación del derecho romano como sistema primordial
de ordenamiento jurídico, desplazando de nuevo al derecho germánico, basándose en
el texto escrito y no en las declaraciones orales. Otro elemento importante relacionado
con esta fecha que va desde la Plena Edad Media hasta el final del siglo XVIII es la
creación de los Archivos de Estado, es decir, archivos que aglutinan la documentación
de las coronas que hasta entonces había estado dispersa debido a la itinerantica de las
cortes y que habían establecido sus archivos en espacios eclesiásticos. Dicha creación
de Archivos de Estado no fue homogénea en el tiempo en toda Europa, aunque la
mayoría empezarían a desarrollarse entre los siglos XII y XIII, tal y como se destaca de la
creación de las primeras universidades (en el caso hispánico, Palencia en el 1212 y
Salamanca en 1215 o la Escuela de Traductores de Toledo).
No obstante, el ejemplo canónico en lo que a la Península Ibérica se refiere, es el
Archivo de la Corona de Aragón, cuyos precedentes se pueden fechar ya en 1192, gracias
al Liber Feudorum Maior, un libro mandado recopilar por Alfonso II de Aragón y que
pretendía aunar los documentos de los diferentes nobles y antepasados de la corona
aragonesa para facilitar cuestiones jurídicas de tipo feudal en la Corona. A este libro
también a de sumársele la existencia de los usatges en Cataluña, donde se expresan los
usos y prácticas feudales de la región. Ambos textos fueron esenciales en tiempos de
Jaime I el Conquistador (1213 – 1276) quien decide conservar y reunir los libros de
registros, en los cuales se registraba toda la documentación emitida por las cancillerías,
siendo hoy día una fuente de valor incalculable debido a que reúne más de 6000 libros
de registros entre los que se encuentran casi 4 millones de documentos. El problema
radica en que Jaime I, siendo innovador en este registro, no existe un espacio único en
el que se aglutinan estos documentos, estando el Archivo de la Corona de Aragón
repartido en diferentes espacios como la Casa Madre del Temple en Zaragoza, el Palacio
Real de Barcelona, el Hospital de la Orden de San Juan y todo tipo de monasterios y
catedrales. Será Jaime II (1291 – 1327) quien tome la decisión de juntar todos estos
documentos en un mismo espacio, siendo elegido para ello el Palacio Real Mayor de
Barcelona en 1318. El depósito estaba situado en una planta inferior, junto a una capilla
en la cámara del tesoro, manteniendo la idea grecorromana del archivo agrupado con
5
el erario, la religión y el poder, aunando todos los aspectos de gobierno en un único

espacio. Este archivo se limitaba a custodiar los registros de cancillería, así como los
documentos administrativos de la Corona. Después de establecerse como depósito el
palacio barcelonés, en 1384 se dota al Archivo de la Corona de unas ordenanzas que
definen el sistema de generación y conservación de los documentos, las características
del archivero y las funciones propias del archivo. En cuanto a las características, el
archivero debía ser un oficial de cancillería, subordinado directamente al Canciller. Este
está encargado de la ordenación, la regulación y la disposición de los documentos en el
archivo, entre otras regulaciones como cómo deben hacerse las copias o como se deben
instalar. Todo esto demuestra el gran adelanto que presenta la Corona de Aragón con
respecto a Castilla en lo que a materia archivística se refiere, ya que este otro reino no
consolidará un archivo nacional hasta los reinados de Carlos I y Felipe II. En cuanto al
Archivo de la Corona de Aragón, este será único hasta la ceración de un segundo archivo
en 1418 en la ciudad de Valencia, con la intención de regular la documentación
administrativa de este reino.
Otra característica del periodo de la Archivística como doctrina patrimonial y

jurídico – administrativa es que son archivos del poder, lo que se ha venido
denominando “la función coercitiva del archivo”. Se entiende el archivo como un
instrumento más del poder monárquico, ya que es el depósito donde se encuentra el
patrimonio real. Tiene un carácter secreto además de sacro en muchos aspectos,
además de ser completamente inaccesible para la inmensa mayoría de la población y
mucho menos para aquel que no estuviera ligado de algún modo a la administración
real. Este secretismo se debe a que la garantía jurídica – administrativa del súbdito que
se beneficia de esta documentación, emana del documento que la “gracia real” quiera
concederle.
En este periodo, asociado a la proliferación de la organización administrativa y

por tanto de la creación de nuevas administrativas se da una proliferación de la
literatura en la que se busca explicar la praxis archivística, dando solución a problemas
de clasificación, ordenación o descripción de papeles. Fundamentalmente, este tipo de
obras, que se asemejan a órdenes o reglamentos, se desarrollan entre los siglos XVI y
XVIII y entre todas ellas destacan en España las Reales Ordenanzas de Simancas,
emitidas en 1588 bajo el nombre de Ordenanzas e instrucciones para el gobierno del
Archivo de Simancas y que han sido copiadas para otra gran cantidad de archivos como
es el propio Archivo General de Indias. En ellos se contiene el modo de proceder del
personal que está en contacto con la documentación, entre la que se encuentra el cómo
ha de recopilarse la documentación desde las diferentes administraciones, cómo ha de
clasificarse por organismo y oficio, cómo se reglamentan las funciones de la
conservación y restauración y cuáles son las normas de accesibilidad.
Las últimas dos características de esta época son que el archivo está concebido
casi exclusivamente para la eficacia administrativa, teniéndose en cuenta que en este
amplio periodo (del siglo X/XI hasta finales del XVIII) el papel de la Corona irá
ampliándose enormemente y requerirá de una mayor base para llevar a cabo su control
6
administrativo y legal sobre los súbditos. También se empieza a dar a partir del siglo XVI
una pequeña red de archivos, donde ya no existe solo un archivo central (archivos de
estado), sino que ya empiezan a aparecer otros como los parroquiales, los concejiles, los
señoriales o los eclesiásticos, y que demuestran la complicación de la administración
territorial y que no dejan de servir a estos fines de utilidad administrativa como también
lo hacen los Archivos Centrales o de Estado.
1.5. La Archivística como desarrollo historiográfico y teoría especulativa.

El tercer periodo de la Archivística, que abarca desde la primera mitad del siglo XVIII
hasta la primera mitad del siglo XX, se caracteriza por ser una etapa de gran relevancia
para la Archivística como disciplina científica independiente, lo cual se debe al principio
de procedencia o principio de respeto de los fondos que se empieza a desarrollar en este
momento. Todo esto se debe al auge de los nacionalismos, la creación del estado
moderno y la caída del Antiguo Régimen. Por tanto, en este periodo se empieza a
desarrollar la Archivística como un servicio independiente, poniéndose esta al servicio
de la historiografía.
En primer lugar, a la hora de hablarse de la Archivística como disciplina
historiográfica se hace mención al cese de la función primaria de los archivos y los
documentos, es decir, la función administrativa y jurídica que en los dos periodos
anteriores habían tenido la documentación. Además, el auge de los nacionalismos
convierte a los archivos en el lugar donde encontrar las fuentes para definir una
identidad común y nacional, encontrando así elementos culturales comunes a través de
las fuentes escritas. Desde el punto de vista del historiador, el documento de archivo ha
sido documento como verídico, lo cual se debe a la propia función probatoria y jurídica
que había tenido en periodos anteriores. Es por ello que los documentos de archivo
permiten la posibilidad de retraerse a los orígenes mismos de una nación.
En el caso concreto de España, esta no será muy diferente al resto del mundo en
el siglo XIX, creándose sobre los archivos la misma idea relacionada con la identidad
nacional. De este modo, los archivos públicos, todos en manos de la Corona, pasan a ser
denominados como archivos históricos nacionales. En especial se da gran importancia a
los documentos de origen medieval, ya que se consideraba que era en ellos donde se
encontraba la teoría de la fundación misma de España.
Lo contenido en los archivos, además, pasa a ser entendidos como elementos
culturales, algo de lo que carecían en el periodo anterior; apareciendo escuelas y
especialistas de la Archivística. En este periodo del siglo XIX se supera el concepto de
archivo anterior, que se caracterizaba por ser de tipo administrativo y patrimonial, y
pasa a ser de carácter público – nacional y adquiere un sentido histórico, lo cual Bautier
define como el laboratorio de la Historia. Además, es en este siglo cuando se empieza a
definir la Archivística como una ciencia auxiliar de la Historia, siendo los archiveros
personas relacionadas de algún modo con la Historia. Además, el documento pasa a ser
7
el objeto central de estudio de forma individual, dejando de dársele tana importancia al

archivo en su conjunto.
- Formación de la Teoría Archivística.
El desarrollo de la Archivística como una ciencia auxiliar empieza con el ya mencionado

Principio de Procedencia, el cual afirma que la documentación de determinada
procedencia debe estar reunida y no debe mezclarse con documentación de otro
organismo. Esto, que puede sonar sencillo, es una idea fundamental que pudo crear la
conceptualización teórica de la Archivística como técnica historiográfica, ya que antes el
procedimiento era la ordenación cronológica, fuera cual fuera la procedencia del
documento en sí. Dicha teoría fue propuesta por Natalis de Wailly en 1841, sentando así
las bases para la creación de esta ciencia auxiliar. La reunión de los documentos de una
misma procedencia tenía ya ciertos precedentes, como son las ordenanzas del Archivo
de Simancas, donde se especifica la reunión documental por concejos, aunque con un
sentido práctico y no teórico, diferencia clave en la que se encuentra la diferencia entre
la praxis y la ciencia.
Otra clave dentro del desarrollo de la Archivística como ciencia es el principio del
orden natural de la documentación, en la que los archivos deben ser ordenados
naturalmente, respetando su funcionalidad y organización institucional. También se
desarrolla ampliamente la descripción documental y de la elaboración de elementos
heurísticos. Por tanto, es la época de elaboración de catálogos, índices, guías o
colecciones diplomáticas, además de las colecciones facticias: documentos extraídos de
su lugar de origen para formar una colección. Ejemplo de ello pueden ser los privilegios
rodados del Archivo General de la Región de Murcia, que se encontraban por todo el
Reino de Murcia y son sacados de los diferentes archivos para ser reunidos en una
colección que se encuentra en el propio archivo regional. Por tanto, la labor del
archivero es establecer estas guías para ayudar al historiador a encontrar el documento
en sí. A esto se le suma una paulatina profesionalización de los oficios relacionados con
el archivo, relacionado junto con un desarrollo legislativo al respecto entre los siglos XIX
y XX.
- El reinado de Isabel II.

Uno de los ejemplos más ilustrativos de este desarrollo archivístico es el reinado de
Isabel II, que duró de 1833 hasta 1868. En este periodo destaca lo ocurrido en 1850,
cuando el ministro de Hacienda, Bravo Murillo, entrega hasta 3000 archivos
procedentes de monasterios y colegiatas españolas que habían sufrido la
desamortización. Estos archivos son entregados a la Real Academia dela Historia, siendo
estos algunos de los documentos más antiguos, ya que la Iglesia se había adscrito en la
Edad Media la salvaguarda de los documentos, que aún en el siglo XIX seguían en su
poder. Posteriormente, por el real decreto del 17 de julio de 1858 se crea el Archivo
8
Central de Alcalá de Henares y el Cuerpo Facultativo de Archiveros, conformado por

eruditos, historiadores o paleógrafos entre otros. En el expositivo de dicho decreto se
especifica la importancia de la Historia y de los documentos como su fuente principal a
la hora de establecer los cánones de lo que una Nación debe ser, así como definir su
cultura y orígenes. El heredero de este Central del Reino será el Archivo General de la
Administración que se crearía después. Dicho archivo Central del Reino se crea debido
al colapso del archivo de Simancas, el cual supuso un proyecto fundamental en la
historia de los archivos españoles, como también antes se había creado el Archivo
General de Indias. El archivo Central del Reino del Alcalá de Henares asumiría los
archivos de Órdenes Militares y Consejos suprimidos del archivo de Simancas, además
de convertirse en el Archivo General de la Monarquía. Sin embargo, en el 1939 este
archivo, situado en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares, quedó destruido y sus
fondos no fueron puestos a salvo hasta 1969, cuando se crea el ya mencionado Archivo
General de la Administración, siendo este el archivo más grande de España.
Continuando con los hitos fundamentales dentro del reinado de Isabel II

relacionado con la conservación del patrimonio documental se encuentra la Ley
Orgánica del Notariado de 1862, por la cual se establece que los protocolos notariales
pertenecen al Estado y no al notario o sus herederos, tal y como venía siendo habitual y
precedente anteriormente. También se establece que tanto los colegios como los
distritos notariales deben tener sus archivos de protocolos históricos, en los que se
recogería todo aquel documento notarial que hubiera perdido su valor jurídico y
administrativo.
Finalmente, en el 1866 se crea el Archivo Histórico Nacional, cuyo nombre ya es
un reflejo claro de las ideas de la época, pues se trata de un archivo Histórico,
determinando así sus fines, y Nacional, dejándose claro las corrientes ideológicas por las
que se crea. En dicho archivo se guardarán en un origen gran cantidad de documentos
de origen eclesiástico debido a las ya mencionadas desamortizaciones y tendrá un
carácter público, aunque casi destinado exclusivamente a los miembros de la Real
Academia de la Historia y a eruditos de la Historia. En esta época, no obstante, la idea
de archivo público ya convenía la posibilidad de que cualquier persona investigara y
viera los documentos, siempre anteriores al año 1700. El archivo se ubicó en la calle
León 21 de la ciudad de Madrid y en la sede de la Real Academia de la Historia y ahí
permanecería durante los primeros 30 años, siendo sus fondos los constituidos por los
archivos monásticos desamortizados por Mnedizábal, los archivos parroquiales
incautados por Espartero, archivos de órdenes militares incorporados al Estado en 1855,
algunos fondos catedralicios desamortizados como son los de Toledo, Tarragona,
Gerona y Oviedo en 1869, el Archivo del Convento de Uclés, incorporados en 1872 o los
papeles de los Jesuitas entre otros documentos mayoritariamente de índole religiosa. A
partir de 1896 el archivo es movido al Palacio de Bibliotecas, en el paseo de Recoletos y
es a partir de este momento cuando entran documentos de diferentes organismos de la
Monarquía, como son la casa de los consejos, el archivo de la Secretaría de Estado,
Gracia y Justicia, el archivo del consejo de la Inquisición o de la Universidad
Complutense, además de más archivos de índole religiosa como el archivo de la Orden
9
de Montesa. Finalmente, en 1960 entrarían los fondos de la Presidencia del Gobierno,

el Ministerio de Gobernación o el Tribunal Supremo. En la actualidad y desde el año
1953, el Archivo Histórico Nacional se encuentra en la calle Serrano, junto con el Consejo
Superior de Investigaciones Científicas.
1.6. La Archivística integral en la sociedad del conocimiento.

Este periodo representa el saber consolidado y la Archivística como ciencia
completamente autónoma, tanto en sus principios teóricos como en su aplicación
práctica. Se extiende desde la segunda mitad del siglo XX hasta la actualidad y ha aunado
la tradición europea, más vinculada a la Historia y al derecho, y la tradición
norteamericana que entiende los archivos como gestión administrativa, que no tanto en
entidades públicas como privadas. Por tanto, se olvida la idea decimonónica del
documento como elemento único y se vuelve a atender al archivo en su conjunto,
aunque sin dejar de lado el valor único del documento. Además, la Archivística como
ciencia independiente pretende mantener su intención historiográfica del siglo XIX, pero
que combina con una labor administrativa que pudiera recordar a periodos previos al
surgimiento de los Estados – Nación.
Entre sus características se encuentran la ampliación de la materia de estudio,
sumando a las funciones históricas adquiridas en el siglo XIX una idea de gestión
administrativa, que si bien se tenía previamente en épocas medievales y modernas,
ahora se da una visión global y de conjunto junto con la Historia y no circunscribiéndose
únicamente al ámbito público, sino también al privado. Cualquier tipo de archivo y sea
cual sea la edad de la documentación pasa a estar bajo el estudio de la Archivística,
tratando de dar respuesta al ciclo vital de los documentos. En este sentido, se da una
expansión de la Archivística como ciencia autónoma desde el último tercio del siglo XX,
creándose gran cantidad de manuales teóricos por todo el mundo y que amplían el
corpus teórico del siglo XIX añadiendo también la praxis a la disciplina. También es
importante el desarrollo normativo, es decir, la creación de leyes específicas para la
protección de los archivos, como es en España la ley de Patrimonio Histórico de 1985,
así como leyes específicas de las diferentes CCAA sobre sus diferentes archivos
regionales. Por tanto, en este periodo se regulariza y se ponen los límites a la
Archivística, algo a lo que también ha influido notable y positivamente el estudio de esta
disciplina en universidad y grados como el de Historia o Biblioteconomía.
10
2. LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS ESPAÑOLES.

A la hora de elaborar un archivo han de tenerse en cuenta varios criterios que son
generalmente dos, dependiendo de su propietario y de su accesibilidad. En función de
su propietario se distinguen entre aquellos públicos y los privados. Estos archivos
públicos pueden subdividirse a su vez en estatales, autonómicos, provinciales,
municipales, Justicia, Hacienda… mientras que los privados pueden ser el resto, como
son los archivos de la Iglesia en sus diferentes vertientes (parroquiales, diocesanos…) y
los archivos nobiliarios, aunados en los archivos de familias y los particulares como
fundaciones o hermandades.
Algunas de las clasificaciones que emanan de esta división son, entre otras, la de
los archivos nacionales, como el AHN, el ACA, el AGA, el AGI, el Archivo General de la
Guerra Civil, la Real Cancillería de Valladolid… los cuales son regidos por el Estado. En
segundo lugar se encuentran los archivos regionales, cuya propiedad radica en el en
Estado, pero su gestión está transferida a las comunidades autónomas, como es el caso
del archivo de la Chancillería de Granada, o los de los reinos de Valencia, Galicia o
Mallorca. Junto con este tipo de archivos regionales también se encuentran los archivos
históricos provinciales, cuya gestión es autonómica, pero la titularidad estatal, de forma
muy similar a como son los archivos regionales. Solo los archivos provinciales del País
Vasco están bajo competencia del Estado y no de la comunidad autónoma.
- El archivo histórico.
Otro de los criterios a la hora de catalogar los archivos es la edad de los archivos, lo cual
va unido a la idea de los archivos históricos, entendidos estos como todo aquel archivo
que haya superado su labor administrativa y cuyos fondos deben ser conservados a
perpetuidad por su valor histórico. Por tanto, estos archivos no se clasifican según los
criterios antes mencionados, sino que atienden a la antigüedad de los restos que
contienen.
2.1. Los archivos nacionales.

Los más relevantes de entre los archivos históricos se encuentran los archivos históricos
nacionales. Un archivo histórico nacional es aquel archivo constituido por fondos
documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio
nacional, es decir, documentación producida por instituciones de ámbito nacional. Esto
entra en consonancia con el concepto de archivo general, más común en periodos
previos. En este sentido, resulta esencial definir la idea de “institución”, ya que para la
Archivística las instituciones son las diferentes formas de organización políticas y
administrativas de una sociedad, reguladas por el derecho y con el objetivo de obtener
y aprovechar los bienes comunes o públicos. Conocer bien un archivo, por tanto,
conlleva conocer bien la historia de las instituciones que han producido estos
11
documentos. Esto entronca con la división referida al inicio del tema, ya que la
documentación recaudada en el archivo responde a una institución y no a un territorio
concreto, en tanto que existen instituciones pluriregionales y cuyos fondos deben
encontrarse unidos debido a que pertenecen a una única institución. Esto no significa
que no se encuentren en diferentes depósitos, pues siguen formando parte del mismo
archivo, aunque en espacios diferenciados.
- Archivo General de Simancas (AGS)

La Corona de Castilla se destacaba por una corte itinerante que por consiguiente suponía
un archivo también itinerante con diferentes depósitos, establecidos en catedrales,
monasterios, fortalezas y palacios, problema que la Corona de Aragón resolvió en el siglo
XIV con la creación del Archivo de la Corona de Aragón. Para dar solución a este
problema en Castilla, ya los Reyes Católicos (dos siglos después que en Aragón) sentaron
las bases para la creación de un archivo general de todo el reino, sito en Valladolid,
donde también se encontraba el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid. En tal
espacio también se recogerían los documentos dispersos en otros depósitos, muchos de
ellos dispersos en archivos privados familiares que ejercían las labores dentro de la
administración regia. No obstante, la labor de sus católicas majestades no fue
especialmente destacable y aunque si es un precedente para el posterior Archivo
General de Simancas, no recogió grandes éxitos en su labor de recopilación.
Será Carlos I quien lleve a cabo una burocratización de las instituciones
castellanas, cuyo producto más evidente será el primer archivo general de la Corona de
Castilla, establecido en la villa de Simancas, próximo a la ciudad de Valladolid. Esto
ocurre entre los años 1540 y 1545, siendo concebido como una entidad que recoge la
tradición medieval de ubicar el archivo en una torre de una fortaleza de máxima
seguridad donde se encuentran los documentos de mayor importancia para la Corona.
La parte superior de la torre se encuentra la documentación más preciada, como el
patronazgo eclesiástico de la Corona o documentos de carácter jurídico.
No obstante, será bajo el reinado de Felipe II cuando se lleve a cabo un desarrollo
más notable del Archivo de Simancas, especialmente a partir del nombramiento de
Diego de Ayala como tenedor de las escrituras reales, momento en que se empieza
también a recopilar documentación de otros archivos y que son relativas a la
administración e instituciones de la Corona, añadiéndola a la ya preexistente creada por
Carlos I. Por primera vez, un castillo es adaptado como archivo en su totalidad para
albergar toda la documentación generada por las distintas oficinas de gobierno.
Posteriormente, en 1588 se dota al Archivo de Simancas de unas ordenanzas, pioneras
en su época y que se mantuvieron en vigor y práctica hasta el siglo XIX, especialmente
en lo referente al Archivo General de Indias, cuyas ordenanzas son un calco de las de
Simancas y que establecen los cánones de organización y catalogación y que derivarían
en el principio de procedencia. Además, estas ordenanzas explicaban elementos sobre
la conservación y tratamiento de la documentación del archivo.
12
De entre todos los archivos españoles, el de Simancas es el más homogéneo por

su continuidad en el tiempo hasta el siglo XIX y de una importancia capital para la historia
de Europa y América, pudiendo incluso compararse al Archivo Secreto Vaticano y cuya
idea principal era la de aglutinar en un único archivo toda la documentación producida
por los diferentes organismo de gobierno de la Corona de Castilla, como las Cortes,
consejerías, cancillerías, juntas o secretarías de estado entre otras muchas. Finalmente,
en 1844, Isabel II abre los archivos públicos, entre los que se encuentra este Archivo
General de Simancas, a la investigación pública, con una fecha límite del 1700.
- Archivo General de Indias (AGI)

El macro proyecto de Simancas, cuya importancia es ya sobradamente conocida, colapsó
relativamente pronto debido a la ingente cantidad de documentación que recibía, no
llegando muchos consejos a realizar transferencias de documentación, como fue el caso
de la Inquisición, cuya documentación se encuentra ahora en el AHN. A partir del primer
tercio del siglo XVII, el archivo de Simancas ya se encontraba en gran medida saturado,
más aún a partir de 1633. Es por ello que Felipe IV pretende crear un segundo archivo
clon al de Simancas en el Palacio Real donde guardar los documentos de todos los
consejos de la Corona, sin embargo, dicho proyecto nunca se llevó a término. Se debe a
este colapso que la documentación generada por el organismo que fue la Monarquía
Hispánica se encuentre dividida entre los archivos del Sello y el AHN.
La solución para el colapso llegaría más de un siglo después de su fundación,
cuando en 1785 se manda la creación del Archivo General de Indias, para así agilizar los
procesos administrativos de la Corona española que en Simancas habían quedado
estancados, no tanto por su falta de espacio sino por su incapacidad y por el propio
manejo y disposición del archivo en sí. Por tanto, lo que se buscaba era crear un archivo
mucho más ágil y que permitiera una consulta mucho más rápida y que liberaba en gran
medida el archivo de Simancas, donde se juntaban documentos de una cantidad ingente
de documentos de toda índole y regiones. El AGI se ubicará en la Casa de la Contratación,
ya existente en un palacio de Sevilla, y a él se trasladarán todos los documentos que
sobre el Consejo de Indias versaban en el archivo de Simancas, moviéndose hasta 30000
kig de papel. En este nuevo archivo, también se guardarían todos los documentos
relativos al ya mencionado Consejo de Indias, pero también documentos relacionados
con las Historia de América y la historia de España en este continente. Actualmente, es
de gran importancia a la hora de establecer genealogías, especialmente debido a la
necesidad de personas de Sudamérica de establecer su línea de ascensión para acreditar
ciertos elementos.
- Archivo de la Real Chancillería de Valladolid (ARCHV)

Los archivos de la Chancillería son entendidos como archivos nacionales, a pesar de
tener jurisdicción sobre la mitad del territorio, debido a que contienen documentación
13
producida por una institución de corte nacional, a pesar de que posteriormente la

Chancillería de Valladolid vería mermada sus atribuciones con la creación de la Real
Audiencia de Ciudad Real y su inmediato traslado a Granada en forma de Chancillería.
En este archivo aparecen documentos de dos tipos, siendo los primeros los
relativos y concernientes a temas jurídicos y otros relacionados con el gobierno de la
monarquía. La Audiencia de Valladolid fue regulada por los Reyes Católicos en 1489,
cuando se dictan ordenanzas que dictan medidas para el personal judicial y de forma
subsidiaria también el archivo. No obstante, el archivo de la chancillería no es
considerado como tal hasta que no es nombrado un archivero en 1607, devolviéndose
al archivo los pleitos que hasta entonces estuvieron bajo el control de los escribanos de
cámara, lo cual se debe a la itinerantica de las cortes medievales. El archivo funciona
como tal hasta 1834, año en que se suprime el tribunal de la Real Chancillería de
Valladolid, junto con el de Granada. Posteriormente, se producen unos años de cierto
abandono hasta que en 1906 el Cuerpo Facultativo de Archiveros se hace cargo de su
custodia, una vez perdida la vigencia administrativa de la documentación y pasando este
archivo a ser de carácter histórico. Este fondo judicial es también de gran importancia,
a pesar de ser únicamente de carácter judicial, constando con hasta veinte kilómetros
lineales. Además, debido a que en tiempo de los Reyes Católicos estos potenciaron
Valladolid como el espacio destinado a convertirse en el archivo general del reino (algo
que no ocurrió hasta los reinados de Carlos I y Felipe II) muchos documentos de carácter
regio acabaron en este archivo, aunque la mayoría pasarían a engrosar las estanterías
del Archivo General de Simancas.
- Archivo de la Real Chancillería de Granada (ARCHG)

Este archivo guarda gran similitud con su homólogo de Valladolid, aunque su creación
es posterior a este, ya que se funda en 1505, habiéndose antes creado en 1494 la Real
Audiencia y Chancillería de Ciudad Real para dar servicio judicial a la región al sur del río
Tajo. Posteriormente, Carlos I mandará crear un edificio para albergar la chancillería
granadina, cuya obra comenzaría en 1531 y que finalizaría en 1587 bajo el reinado de
Felipe II y que debido a su ubicación sufrió una inundación que acabó con gran parte de
la documentación que se encontraba en los sótanos de este Real Palacio de la
Chancillería de Granada.
Esta era la chancillería a la que se veía obligados a acudir los residentes en el

Reino de Murcia, destacando por ello su importancia para la investigación de esta zona.
Además, se trataba de un archivo en que se custodiaban los fondos judiciales, al igual
que en Valladolid, siendo de gran importancia la sección correspondiente a las cesiones
de hidalguía.
Al igual que Valladolid, en el 1824 pierde su valor administrativo y con la
transferencia de la documentación desde el Ministerio de Gracia y Justicia al Ministerio
de Instrucción Pública y Bellas Artes pasa a entenderse como un bien de carácter
patrimonial y artístico, del cual se haría cargo el Cuerpo Facultativo de Archiveros, al
14
igual que en el caso vallisoletano. No obstante, ambos archivos de chancillería

mantienen diferencias, ya que la gestión de este archivo está hoy día bajo
administración de la Comunidad Autónoma de Granada, siendo la administración de
Valladolid tutelada por el propio estado. Este es de los pocos archivos de propiedad
estatal, pero bajo administración de una comunidad autónoma, estando integrado en el
sistema andaluz de archivos, teniendo esto como peculiaridad que a partir de 1834
empieza a recibir documentación de otras instituciones judiciales andaluzas que se
añaden a la ya propia documentación de la chancillería granadina.
2.2. Archivos regionales y provinciales.

- Archivos regionales.
Cuando se habla de un archivo regional, según el diccionario de terminología
archivística, es aquel cuyos fondos documentales han sido generados o reunidos por
instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional o provincial dependiendo el
caso. Sin embargo, lo que determina el carácter regional de estos archivos viene
determinado por dos posibles competencias. A saber, que recoja los fondos
documentales originados por instituciones de ámbito regional o que recoja los fondos
documentales de las instituciones ubicadas en una región determinada. El problema de
estos archivos radica en el propio concepto de región, algo que, si bien hoy día resulta
más claro y evidente, no lo ha sido así durante toda la historia. Las competencias antes
mencionadas hacen referencia a regiones históricas españoles que guardan
características comunes. Esto empieza a ser posible hasta el año 78, cuando se firma la
constitución y se crea el estado de las autonomías, y es por ello que los archivos creados
hasta el momento tenían un muy diverso fondo que podía ser en ocasiones de ámbito
supraprovincial, a lo cual se le suma la definición regional de otras categorías como
pudiera ser la militar o la hecha por la Iglesia. Es por esta complejidad que no existen
muchos archivos regionales, a pesar de que algunos archivos, como es el caso del
Archivo General de la Región de Murcia, son denominados así comúnmente.
Por ello, en España solo existen tres archivos regionales, los cuales son los
archivos del Reino de Valencia, del Reino de Galicia y del Reino de Mallorca, siendo
archivos generados sobre un fondo original y primigenio que está basado en un fondo
generado por una institución antigua (medieval o moderna) de la que recoge sus
documentos. Por tanto, los Archivos del Reino de Valencia y Mallorca nacen de los
documentos generados por la extensión valenciana y mallorquina del Archivo General
de la Corona de Aragón, mientras que el del Reino de Galicia lo hace de la auditoría
gallega de la Chancillería de Valladolid. Además de estos tres, en los últimos años
también se ha reconocido el Depósito de Cervera como un archivo regional, aunque
actúa como fondo intermedio.
15
- Archivos provinciales.
Por su parte, un archivo provincial está mucho más acotado, siendo todo aquel que
recoge la documentación que ha sido producidos o reunidos por sujetos y organismo
cuyas actividades administrativas y competencias no superan el ámbito provincial. Se
trata de una idea mucho más concreta en tanto que el concepto de provincia es mucho
más concreto y antiguo en el tiempo, estando perfectamente este definido desde la
década de los 60 del siglo XIX.
Los Archivos Históricos Provinciales fueron creados mediante la orden conjunta
de los Ministerios de Justicia e Instrucción Pública el 12 de noviembre de 1931 con la
intención de reunir la documentación dispersa por las provincias y en riesgo de
perderse. Muchos de estos archivos no se crearían hasta los años 40 y 50, algo que se
debe a la propia Guerra Civil. Su primera labor fue la de recoger los protocolos notariales
que tenían más de 100 años, algo que aún a día de hoy se sigue realizando de forma
sistemática. Además, surgen con vocación de conservar la documentación histórica de
forma permanente, rescatando la documentación que está en riesgo de desaparición.
Posteriormente se entendió la utilidad de estos archivos y se le fueron asignando
más funciones en lo que respecta a la recuperación de documentación. Es así que en
1947 se estableció que recibieran también documentación histórica de las Audiencias
provinciales, los juzgados y la delegación provincial de Hacienda. En el 1957 también se
les asigna recoger las llamadas contadurías de hipotecas y en el año 1969 se le
encomendará la recogida de toda la documentación de los servicios periféricos del
Estado que tuvieran más de quince años de antigüedad. Por otro lado, estos archivos
son de carácter estatal, aunque su administración está cedida a las Comunidades
Autónomas. En el caso del archivo de la Región de Murcia se funda en el 1976, aunque
estuvo en funcionamiento de facto desde 1955 con el recibimiento de las primeras actas
notariales y los documentos de la delegación de Hacienda. El Archivo se encontraba en
el Palacio de Archivos, Bibliotecas y Museos de Murcia, hoy día el Museo Arqueológico
de Murcia.
2.3. Archivos municipales.

Los archivos municipales son, evidentemente, de una gran tradición ya que están
asociados a la creación de los diferentes concejos de los municipios, habiendo sido
diferentes reyes los que han dotado estos archivos de normas o consejos para hacer de
los archivos tales. Entre sus documentos más habituales se encuentran los libros de
actas capitulares (los libros de actas de las sesiones del concejo), además de toda la
documentación que han recibido con normativas, como ordenanzas, reales
provisiones… Desde el reinado de Alfonso X se constata la necesidad de guardar los
libros de fechos o las actas antes mencionadas de los concejos, de modo que el archivo
queda constituido por los registros de actas y sus privilegios, fueros y ordenanzas,
16
guardados en un arca de tres llaves. No obstante, fueron los Reyes Católicos los que
impulsaron con mayor eficacia los archivos municipales, junto con los notariales,
estableciendo la obligatoriedad de crear un arca de tres llaves para conservar los
documentos en un lugar seguro, algo que ya decía Alfonso X, pero que no se estaba
llevando a la práctica. Además, los Reyes Católicos ordenaron la copia de todos los
documentos existentes en los archivos concejiles en una serie de libros en papel
encuadernado. Además, había de hacerse un segundo libro de más solemnidad en el
que se guardaban los privilegios y sentencias de las villas, hechos en pergamino y que
venían con una detallada tabla de índices.
2.4. Archivos de la Iglesia.

Los archivos de la Iglesia son de los más variados debido a la inmensa extensión de la
institución eclesiástica y a su dilatada continuidad temporal. Es por ello que se crean
diferentes secciones, siendo la primera de ella la de los archivos del clero secular. Estos
son, atendiendo a su extensión, de tres tipos: los catedralicios o capitulares, los
episcopales o diocesanos y los parroquiales. Ligados a estos archivos seculares existen
otros menos comunes como son los de la Conferencia Episcopal, el del Tribunal de Rota
de la Nunciatura Apostólica, el de la Santa Cruzada y los de algunos seminarios y
colegios. La segunda de las secciones eclesiásticas es la concerniente a los archivos del
clero regular, siendo estos los que están sometido a una regla, por lo que se limitan casi
exclusivamente a las órdenes religiosas, sean estas de la índole que sea (mendicantes,
de enseñanza, de asistencia, de caridad…). La tercera de las secciones es la de los
archivos menores, como pudieran ser organizaciones de tipo hospitales, cofradías,
hermandades o asociaciones piadosas y asistenciales.
Para entender los archivos relacionados con la Iglesia resulta esencial conocer el
Concilio de Trento, producido entre el 1545 y el 1563, ya que de sus órdenes emanaron
las normas para la creación de los archivos parroquiales, a los que se les obliga a iniciar
las líneas de libros sacramentales. Estos son los libros en los que se inscriben los
bautismos, matrimonios y defunciones. Estos libros se venían recogiendo en muchas
parroquias, pero es a partir de Trento que se oficializan, a lo cual se suma la real
ordenanza de Felipe II para aumentar la autoridad ya indicada por la Iglesia. Por otro
lado, el Concilio de Trento también impulsó los archivos episcopales cuya
documentación se guardaba tradicionalmente en los archivos catedralicios.
Por otro lado, el Archivo Histórico Nacional cuenta con una sección de Clero ya
que los inicios del propio archivo nacen de las desamortizaciones en las que se
recogieron ingentes cantidades de documentación procedente de los más de 3000
archivos que procedían de parroquias y monasterios que fueron clausurados. Se trata,
por tanto, del centro con mayor cantidad de documentación eclesiástica reunida en un
mismo punto en toda España.
17
2.5. Archivos de familia.

Existe un problema a la hora de definir qué es un archivo de familia, ya que cuando se
hace referencia a estos se mezclan gran cantidad de criterios que no siempre son
archivísticos. Muchas veces, se confunden con los fondos que contienen este tipo de
archivos, por lo que se trata de un concepto en constate evolución y revisión. En este
sentido, Olga Gallego publicó en 1993 su libro Manual de archivos familiares, en los que
dividía los archivos en los personales y los familiares, siendo el primero aquel en que
solo ha participado un sujeto productor, mientras que el segundo es aquel en que
intervienen más de un sujeto productor y por tanto se trataría de un proceso
generacional y que se ve con gran claridad en los archivos nobiliarios. En este sentido,
gran cantidad de autores hablan de Archivos nobiliarios a la hora de dirigirse a este tipo
de archivos, entendidos estos como la combinación y suma de archivos históricos,
administrativos y judiciales producidos por la alta nobleza y sus estados señoriales desde
la Alta Edad Media. Otro autor, Vince Pons Alós, distingue entre archivos familiares y
archivos nobiliarios, los cuales entiende como dos diferentes atendiendo a las
características de los archivos de la nobleza, que cuentan con 4 tipos de fondos
documentales: autoridad, linaje, patrimonio y función. En cuanto al último, de estos
elementos se hace referencia a los cargos que la familia ha ejercido de forma secular y
hereditaria a lo largo de los siglos y enmarcados en el funcionamiento administrativo de
la Monarquía Hispánica. Por su parte, los archivos familiares serían de menor entidad y
no trascenderían la propia familia.
Por tanto, a la hora de definir un archivo familiar se han tenido en cuenta todo
tipo de factores, aunque la mayoría de ellos no se enmarcan dentro de la ciencia de la
Archivística, ya que de ser así se podría entender como archivo familiar todo aquel
producido por una familia concreta en tanto que se entendería a esta como entidad
productora.
- Archivos Nobiliarios o Archivos de familias de la Alta Nobleza.
Como consecuencia de lo visto se observa que muchos autores hablan de los archivos
nobiliarios como un tipo de archivo de familia, algo que no es así, pero que así se concibe
en función de los fondos que albergan. Estos archivos son de una importancia crucial
para los historiadores ya que tienen una enorme singularidad, por su indudable valor y
antigüedad de su patrimonio y por la variedad documental que albergan. Además, son
archivos que tiene un gran valor para la historia local ya que son complementarios con
los archivos municipales y otros archivos a día de hoy perdidos. Ejemplo es la
documentación de cualquier señorío jurisdiccional que no solo tiene su historia en el
archivo municipal, sino en toda la documentación que se ha generado para el señor de
dicha villa, quien ejercía la labor de su gobierno, dando así una enorme riqueza al archivo
18
del señor, máxime cuando muchos de los archivos municipales se han perdido a lo largo
de los siglos por diferentes avatares de la Historia. Algunos de estos archivos tienen una
documentación antiquísima, generalmente relacionada con la concesión del señorío en
forma de mercedes.
Dentro de los archivos nobiliarios se encuentran diferentes secciones debido a
su diversidad y a su gran extensión en algunos casos paradigmáticos. Generalmente, las
características que guardan los archivos nobiliarios se pueden dividir en hasta siete
secciones. La primera de ellas sería la del linaje, en la que se guarda la documentación
familia y personal, como privilegios, capítulos matrimoniales, testamentos, genealogías,
servicios de armas, heráldicas…; la segunda sería el patrimonio señorial, es decir, todos
los títulos de propiedad o las cuentas que genera el señorío, luego hay una importante
documentación de tipo judicial, lo cual se debe a la dilatada experiencia del señorío en
el tiempo; otra parte importante es la correspondencia, siendo esta muy variada; la
quinta sección serían los papeles de función, es decir, aquella creada en para la
administración del señorío y que en ocasiones tiene un carácter público ya que en
muchas ocasiones la documentación estaba sometida a la responsabilidad de la persona
que ocupaba el organismo que generaba esa documentación, al menos, hasta el reinado
de los Reyes Católicos y en especial hasta época de Felipe II; la sexta sección sería la
relacionada con los linajes y las diferentes casas que se asocian a la familia; y una última
sección de documentación diversa que se añade a los fondos de la familia por diferentes
causas y entre los que se encuentran protocolos notariales, fondos eclesiásticos o
fondos personales entre los más comunes.
Estos archivos son hasta tal punto importantes que el Ministerio de Cultura creó
el Archivo Histórico de la Nobleza, el cual se encuentra en Toledo y que tenía como
objetivo concentrar todos los archivos nobiliarios que hay en España con el fin de
proteger este patrimonio documental. Este es el mayor de los problemas, ya que
muchos de estos archivos están en peligro de desaparición ya que no son mantenidos y
custodiados en las condiciones adecuados. Entre los fondos presentes en este Archivo
de la Nobleza que se iniciaron con la donación de los documentos del archivo del ducado
de Osuna se encuentran los de gran parte de las más importantes familias nobiliarias de
España como los Medina – Sidonia, quienes suelen dar sus documentos como una
donación o en depósito.
En el caso del Archivo General de la Región de Murcia, la sección de la nobleza
se encuentra inserta en el apartado B, concerniente a los fondos de origen privado,
contraponiendo así lo público a lo privado. Dentro del mismo apartado se distinguen
archivos de empresas, asociaciones, partidos políticos y agrupaciones entre otros,
además de una última sección dedicada a archivos personales y familiares en los que se
insertan estos archivos nobiliarios. Además, este Apartado B del Archivo General de la
Región de Murcia incluye documentación de carácter eclesiástico, como es la de
hermandades, hospitales, monasterios o conventos.
19
2.6. Archivos universitarios.

Los archivos universitarios son otros de los archivos que han ganado importancia en los
últimos años ya que estas instituciones son, en algunos casos, de una gran antigüedad y
guardan documentos de gran importancia. Los archivos universitarios son los
conformados por el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte
material, producidos o reunidos en el desarrollo de sus funciones y actividades de los
diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la
información y la gestión administrativa, para la investigación y para la cultura en general.
El patrimonio documental de las universidades los constituye el conjunto de
documentos producidos y recibidos por los órganos de gobierno y representación de la
universidad, las personas físicas al servicio de la universidad y las personas físicas o
jurídicas que hagan cesión o donación expresa de sus documentos. En el caso de la
Universidad de Murcia, su archivo se encuentra en la Biblioteca General de Murcia en
Espinardo. Aunque, a parte de los propios fondos de la Universidad de Murcia, existen
otros fondos de índole privada y que han sido donados a la universidad, recogiendo una
serie de elementos que atestiguan ideas y conceptos de la época en que fueron cedidos.
20
3. ARCHIVÍSTICA, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS.

3.1. Archivística.
- Archivística: concepto, objeto y método.
El diccionario de terminología archivística define la Archivística como una disciplina que
tiene esencialmente dos vertientes. La primera de ella es tratar a cerca de los aspectos
teóricos y prácticos de los archivos. En cuanto a la segunda, es cuál debe ser el
tratamiento archivístico que debe darse a los fondos documentales. Por tanto, la
Archivística es aquella disciplina que se ocupa de los archivos y de los distintos criterios
de clasificación que hay que darle en la vertiente material y formal. El aspecto material
hace referencia a la conservación física de los documentos, es decir, al edificio en que
se encuentra o a las técnicas de conservación (tanto físicos como químicos y biológicos)
para la correcta conservación de los fondos. Por otro lado, aspecto formal se refiere al
control intelectual de los fondos, llevándose a cabo sistemas de descripción,
organización y aprovechamiento científico de los documentos. Por tanto, la Archivística
se define como una ciencia aplicada, ya que su ámbito de conocimiento está dedicado a
la resolución de problemas prácticos. A su vez, es una ciencia activa y prospectiva, es
decir, que utiliza métodos analíticos que miran al futuro y que se encuentra en constante
evolución para la mejor conservación y puesta en valor para la comunidad científica y la
sociedad en general del patrimonio documental, lo cual se consigue mediante
inventarios, catálogos, índices, guías de archivos o bases de datos entre otras formas.
En la actualidad, la Archivística se imparte en las titulaciones españolas de
Historia y en Biblioteconomía y Documentación, además de en másteres diversos. En el
caso de la Universidad de Murcia, en el área de Historia se imparte desde el
departamento de Ciencias y Técnicas Historiográficas, dándole un sentido más histórico
al documento en tanto que se trata de una fuente primaria; y en el departamento de
Biblioteconomía y Documentación, donde se enfoca mucho más a la identidad
administrativa de los archivos.
- Ciencias auxiliares de la Archivística.

Además, la Archivística cuenta con una serie de ciencias auxiliares que están
relacionadas con los fondos documentales. Al hablar de ciencia auxilia se refiere a
conocimiento que sirve como auxilio del archivero independientemente del archivo del
que se trate. En este sentido existen algunas ciencias auxiliares más tradicionales,
asociadas a la Archivística casi con el origen de la propia ciencia a mediados del siglo XIX,
como pueden ser la Paleografía, y otras más actuales ligadas especialmente a las nuevas
tecnologías.
En este sentido la Paleografía y la Historia de la Escritura resultan obvias para
enfrentarse a ciertos documentos, especialmente los antiguos y medievales. También
las disciplinas de la Diplomática, la Sigilografía y la Heráldica son de gran interés a la hora
de identificar, catalogar y describir los fondos documentales de los archivos. Junto con
21
la Heráldica, también ha ganado gran interés en los últimos años la Genealogía, ya que
ayuda a contextualizar e identificar a los protagonistas de los documentos, existiendo
una normativa internacional para la descripción de esta cuestión y a la hora de cómo
crear árboles genealógicos. La Cronología es otra de las ciencias auxiliares de valor para
la archivística, ya que ha de tenerse conocimientos sobre estos para datar con
corrección un documento, teniendo en cuenta elementos como “la era hispánica”, “la
Égida” o la “indección” para el caso de los documentos eclesiásticos. Por último, una de
las ciencias auxiliares tradicionales, que a su vez se puede dividir en dos ramas, es la de
la Onomástica y la Toponomástica, que ayuda a ubicar en un espacio concreto el
documento y hay que tener en cuenta el cambio de la toponimia. Además, aunque no
se trate de una ciencia en sí, debe de tenerse cierto conocimiento acerca de la
metrología y la historia de la moneda, ya que la documentación de carácter
administrativo suele presentar todo tipo de medidas y monedas.
Por otro lado, aparecen otras ciencias auxiliares más recientes como son las
ciencias de la administración, las de la información, las informáticas, las de la
conservación preventiva y las de lingüística.
3.2. Archivos.
- Concepto.
Cuando se habla de un archivo se hace referencia de forma indistinta o global a tres
conceptos, que son el conjunto de documentos, la institución y el edificio en que se
contienen los primeros.
Un archivo entendido como un conjunto de documentos es una reunión de
fondos documentales de cualquier fecha, forma o soporte que hayan sido creados o
recibidos por una persona física, entidad pública o privada, en el ejercicio de su actividad
y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para servir como testimonios
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuente de la Historia.
Por otro lado, el archivo se entiende como institución, es decir, un órgano
dedicado a la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los
documentos. Por último, es también el edificio, o parte de él, donde se conserva y se
sirve los documentos a los usuarios.
- Funciones.
Las funciones de un archivo son esencialmente las de reunir la información, conservarla

y ponerla a disposición del usuario. Además, se puede considerar las tareas de su
personal, como es la organización (clasificación y ordenación), descripción, difusión
cultural, etc.
22
- Etapas.
Un archivo, desde su creación hasta la etapa final de conservación pasa por varias fases.
La primera de ellas es la conocida como fase de creación o fase de gestión. En esta, el
archivo es objeto de uso en los asuntos de su creador, con una documentación en fase
de tramitación. Esta etapa del archivo de gestión tiene una duración de 5 años una vez
el documento ha sido tramitado. En la actualidad, debido al volumen de documentación
que se genera en papel, esta duración se ha acortado a un año. La segunda fase es
conocida como la de mantenimiento y uso o archivo administrativo. En ella, las oficinas
remiten la documentación al archivo, aunque todavía cabe un uso administrativo de la
documentación, aunque este no sea seguro. A partir de este momento, la
documentación está bajo la responsabilidad del archivero, quien deberá tramitar
cualquier cambio o requerimiento, siendo su duración de unos 15 años. Una vez
transcurre este tiempo y pierde la finalidad administrativa la documentación, esta es
llevada al llamado “archivo intermedio”, comenzando así la tercera fase, en la que unos
técnicos establecen, valoran y seleccionan los documentos que han de ser conservados,
realizándose el expurgo, es decir, la destrucción de aquella documentación que carece
de valor o este es ínfimo, para lo cual se atiende a diferentes criterios. Este trámite y
proceso de selección se suele prolongar entre los 15 y los 30 años y para el caso español,
es el Archivo de Alcalá de Henares, o Archivo General de la Administración, el que hace
las veces de archivo intermedio, además de archivo histórico, ya que el Archivo Histórico
Nacional está ya imposibilitado para recoger más fondos debido a que se encuentra
saturado. La etapa final es el archivo histórico, en la que la documentación que ha
sobrevivido al expurgo debido a su valor informativo, histórico o cultural, es conservada
a perpetuidad y pasan a ser considerados como patrimonio histórico según la ley de
patrimonio documental de 1985.
- Clasificación.
A la hora de clasificar los archivos hay que atender a varios criterios, como puede ser la
propia finalidad del archivo, ya que este puede ser histórico, jurídico, administrativo…
También se puede hablar de si se trata de un archivo vivo o muerto, es decir, si el archivo
sigue recibiendo información del organismo que la produce, ya que no necesariamente
esa documentación ha de ser de carácter administrativo, sino que puede ser también
documentación denominada de depósito, es decir, de carácter histórico. Por ejemplo, el
Archivo Histórico Nacional sigue recibiendo fondos de las administraciones que le
corresponden, por lo que se trataría de un archivo vivo. Por el contrario, un archivo
muerto es aquel que ha dejado de crecer ya que ha desaparecido la entidad productora
que lo nutría.
Otra clasificación se puede establecer en función de su propietario, existiendo
aquellos oficiales o públicos y los de carácter privado. En los primeros entrarían
estatales, autonómicos, provinciales, municipales, de Justicia, de Hacienda… Mientras
que en los segundos entrarían otros como particulares, la Iglesia, familia, etc. Volviendo
23
a los archivos públicos, como se ha visto en el tema anterior, estos pueden ser
nacionales, regionales, provinciales o municipales.
También el acceso es un criterio de clasificación, ya que los hay públicos,
semipúblicos o privados, en tanto la accesibilidad referida a la sociedad e investigadores
en general. En este sentido, los archivos públicos siempre tienen carácter público,
mientras que los privados si pueden tener un acceso público, aunque esto queda
siempre a voluntad del propietario del archivo. En otras ocasiones, tanto archivos
públicos como privados pueden tener un acceso restringido en contadas ocasiones, lo
que hace que se hable de un acceso semipúblico.
3.3. Documentos de archivo.

- Concepto.
La palabra documento proviene del latín documentum, que a su vez proviene del verbo
docere (enseñar), aunque esta acabó asociándose a la idea de “prueba” en el sentido
legislativo de la misma. En términos más actuales, según el Diccionario de Terminología
Archivística, un documento es la combinación de un soporte y la información registrada
en él, que puede ser utilizado como prueba o para su consulta. Por tanto, para que haya
documento debe existir una corporeidad física, una información recogida en este y un
registro, es decir, una forma en que se fija la información al soporte.
Este sería el concepto general de documento, sin embargo, el concepto de
documento de archivo tiene algunas particularidades que se alejan ligeramente de esta
definición, y es que tienen un carácter seriado, es decir, los documentos se producen de
uno en uno y con el tiempo constituyen series como podrían ser libros de actas o
protocolos notariales entre muchos otros. Además, son documentos que son generados
en un proceso natural de la actividad, es decir, son consustanciales a la actividad a la
que se dedica su productor. Además, tienen un carácter exclusivo, ya que la información
que contiene es difícilmente idéntica al de otro, y aunque existen copias, la fecha, el
soporte o la tinta ya es diferente a la del original. También tienen características que les
dan valor, como su interrelación. En este sentido, un documento aislado no tiene
excesivo sentido, ya que como se ha mencionado antes es que tienden a crearse libros
y series, ya que su razón de ser la determina la pertenencia a un conjunto. Dicho
conjunto y las relaciones entre sí es la llamada “unidad archivística” o “expediente”.
- Características.
Los documentos cuentan con una serie de caracteres internos, que se refieren a la
entidad productiva, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción y el contenido en
sí mismo; y externos, como son la clase, el tipo, el formato, cantidad y forma. Entre estos
caracteres externos, la clase puede ser entendida como el procedimiento empleado
para transmitir la información (textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales,
electrónicos…), el tipo, aspecto que compete más a la Diplomática, es el aspecto que va
24
más allá de lo externo y lo interno y deriva la acción emanada de él; el formato es la

forma en que se reúnen los documentos, así como su soporte (volúmenes, legajos, etc.);
la cantidad, que está referida al número de unidades documentales, así como al espacio
que ocupa, siendo la medida usada la de metros lineales; y la forma, que está ligada
estrechamente con la Diplomática, pues se basa en la tradición documental, es decir, la
condición original o no de la documentación, así como sus variantes. Por otro lado, entre
los caracteres internos, la entidad productora es el autor del documento, algo que, de
nuevo, está muy relacionado con la Diplomática, y que puede ser persona tanto jurídica
como física, así como pública o privada; los orígenes funcionales son las razones por las
cuales se produce un documento, teniendo en cuenta la función, la actividad y el trámite
del propio documento; la fecha y el lugar de producción que hacen referencia a la
datación tópica y crónica del documento; y el contenido, que aborda el asunto o el tema
del que versa el documento, pudiendo ser este intensivo, cuando ofrecen gran cantidad
de datos, extensivo si ofrece datos más generales, o diversificado si los datos son
diversos y sobre diversas cuestiones. Ejemplo de cada uno de ellos podrían ser
documentos jurídicos, censos poblacionales o un memorial respectivamente.
- Valores.
Por último, los valores, en consonancia con las edades de los documentos, pueden
establecerse en valores primarios, secundarios y otros valores que pueden ser
informativos e intrínsecos. Todo esto está en gran medida relacionado con las edades
de los documentos, así como con los ciclos de los archivos antes mencionados.
En primer lugar, el valor primario responde a la finalidad por la cual se ha

producido en un principio, por lo que en su origen tiene un fin administrativo, estando
ligados a los archivos administrativos. Es decir, el documento se crea con la finalidad de
establecer por escrito la gestión o desarrollo de una actividad o función. Esta gestión
llega un momento en que pierde su valor, una vez acabado el trámite, pasando a otra
etapa junto con el archivo que lo custodia. Entonces, cambia su valor administrativo por
un valor legal, judicial o probatorio, haciendo que el documento cambie su valor, ya que
pierde su valor de gestión, prescriba o no prescriba nunca (como podría ser una
inscripción del registro civil que no consta de caducidad).
Por otro lado, el valor secundario del documento, igualmente en consonancia
con la edad, es el valor histórico o permanente, es decir, la utilidad del documento una
vez ha finalizado toda su etapa administrativa, legal o probatoria. En este sentido, el
documento se vuelve un instrumento para el conocimiento histórico y para la acción
cultural.
El Diccionario de terminología archivística reconoce otros dos valores, aunque
muchos autores los consideran parte de los valores primario y secundario. Estos son los
valores informativos e intrínsecos. Por valor informativo se entiende aquellos
documentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de
su valor primario o secundario, como testimonio para la historia de la institución
25
productora. Por otro lado, los documentos con valor intrínsecos son aquellos cuyos
valores confieren un valor único, como pueda ser su contenido, su rareza, las
circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas o sellos…
Además, los valores del documento tienen luego una recopilación que aplicada
a un documento constituye las edades de los documentos, esencial para la posterior
selección y expurgo. En este sentido, ha de tenerse muy en cuenta que un documento
no es sinónimo de “unidad documental”, es decir, la unidad mínima indivisible en la
pirámide de Archivística. Dicha unidad documental puede estar constituida por un
documento, denominándose unidad documental simple, o por varios documentos,
cuando pasa a llamarse unidad documental compuesta. Por tanto, se entiende por
documento tanto las unidades archivísticas (expedientes, libros, dosieres…) como las
distintas y únicas piezas documentales (documentos sueltos o conjunto de
documentos).
26
4. LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA.
4.1. Organización.
Se entiende como organización la función fundamental del archivero que consiste en
facilitar el acceso a los documentos y a la información por parte de los posibles usuarios.
Por ello, es necesario crear una serie de instrumentos de descripción que son elaborados
mediante una tarea previa de clasificación y ordenación documental que corresponde
al archivero en pos de esta labor de facilitar el acceso del público general a la
documentación de un archivo. La importancia de la organización archivística es
imprescindible, pues en un archivo desordenado es común la pérdida de documentos,
además de que resulta muy complejo encontrar los documentos deseados a la hora de
realizar una búsqueda completa, lo cual haría perder por completo la utilidad del archivo
en sí. Por tanto, un archivo ordenado y organizado disminuye las pérdidas, favorece la
conservación y mejora el acceso a la documentación.
Es por ello que se tienen tres objetivos a la hora de llevar a cabo la ordenación
de un archivo. El primero de ellos es la de coadyuvar con el servicio de consulta,
considerando que los documentos aportan mayor información si se encuentran
integrados en su contexto, ya que los documentos se encuentran interrelacionados
entre sí. En cuanto al segundo, este consiste en dar a cada unidad archivística su lugar
correspondiente, bien mediante la aplicación del principio de procedencia y el oren
original. Se trata de fondos institucionales, o bien según la distribución lógica de
agrupación, en el caso de colecciones. Por último, el tercer objetivo es evidenciar o
reconstruir la disposición de un archivo, a partir de las relaciones funcionales t
estructurales que, de manera natural, se producen entre los documentos durante su
ciclo vital. Todo
La organización archivística se compone, en su fase primera de identificación, de
dos etapas que son la clasificación y la ordenación. Habitualmente los términos clasificar
y ordenar se emplean de manera indistinta en el lenguaje coloquial, sin embargo, desde
el punto de vista de la Archivística, existen muchas diferencias importantes que hay que
conocer. En este sentido, la clasificación de un fondo documental consiste en establecer
las diferentes clases o grupos que son diferentes entre sí, pero iguales de forma interna;
mientras que la ordenación lo que hace es distribuir, alinear o enfilar dentro de cada
uno de esos subconjuntos, de esos grupos. Por otro lado, a la hora de organizar un
archivo se pueden seguir diferentes métodos, siendo el mejor para ello el que respeta
el orden de producción originaria y mantiene el principio de procedencia. Con este
sistema, independientemente de la persona que acometa la ordenación, el resultado
será el mismo y si en algún momento el archivo quedara en desuso y se desordenara, al
volver a ordenarse mediante este método el resultado sería de nuevo el mismo. Por
tanto, con este método se garantiza que el archivo tenga una estructura objetiva
independientemente del criterio de la persona que acometa la tarea y por tanto se habla
de respeto al orden original de los documentos y a su procedencia.
27
- Clasificación.
La primera de las etapas dentro de la organización archivística es la clasificación, es decir,
el establecimiento de grupos de documentos únicos y diferenciados del resto aún
teniendo en cuenta que forman parte de un todo que es el fondo documental. Esta fase
clasificatoria es previa a la ordenación y según el Diccionario de Terminología
Archivística esta es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, además de ser el
primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico
denominada de identificación. La clasificación ha de hacerse de un modo que se
mantenga el principio de procedencia de los fondos para lo cual se crean una serie de
niveles que parten desde el fondo como entidad de mayor volumen, hasta el documento
suelto. Dentro de cada fondo, que conforma el conjunto documental producido por una
institución, órgano o entidad, se encuentran las series, como son libros, expedientes
documentales… Así mismo, dentro de las series aparecen los expedientes, siendo estos
los documentos referidos al procedimiento de un asunto. Por último, como ya se ha
mencionado, dentro de los expedientes se encuentran documentos sueltos, sobre todo
en el caso de la correspondencia recibida y emitida.
- Ordenación.
Una vez establecidos estos grupos se puede dar por finalizada la clasificación y da
comienzo la ordenación, que consiste en unir y relacionar los distintos elementos de
cada clase o grupo creados inicialmente, de acuerdo con una unidad – orden establecida
de antemano. En segundo lugar, el concepto de ordenación se entiende como la
operación archivística dentro del proceso de organización, que consiste en establecer
secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos
definidos en la clasificación, según el Diccionario de Terminología Archivística.
Una vez establecidos los grupos de series, expedientes y documentos ya
clasificados se procede a su ordenación, atendiendo a la secuencia original, es decir, el
orden según los momentos de la gestión que los originó; pero a también a criterios
alfabéticos (sobre todo cuando se trata de una serie de expedientes personales o
materias claramente establecidas que puedan ser ordenados de este modo);
geográficos (si las series y documentos están referidos a ciudades, barrios o calles); o
numérico (para los documentos contables, documentos de correspondencia) siendo
además este un orden cerrado que no permite interpolaciones ni pérdidas.
- Instalación.
Clasificados los distintos grupos documentales se procede a la instalación, es decir, el
alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante diferentes unidades
de instalación, ya sean cajas, legajos, carpetas o libros. El Diccionario de Terminología
Archivística habla de instalación como la ubicación de las unidades de conservación en
28
el depósito previa organización del espacio y el conjunto de medios físicos dispuestos

para la adecuada conservación de los documentos.
Dentro de la unidad de instalación el documento ha de ir signado, es decir, debe
ser referenciado dentro de la propia unidad de instalación. De esta forma se llega
exactamente al documento que se desea, desde lo más alto que es el fondo hasta el
mínimo que sería el documento en sí. Por ello, dentro de cada unidad de instalación los
documentos van ordenados en base a una secuencia que en general suele ser numérica.
Un ejemplo sería un expediente que ubicado en la caja o legajo 97 y que ocupa el nº3,
de los 10 que contiene, tendrá la signatura “97,3”.
4.2. Conjuntos documentales y sus divisiones.

- Cuadro de clasificación.
Todos los procesos antes referidos de clasificación, ordenación e instalación son previos
a la creación de un cuadro de clasificación que se trata del elemento básico de un
Archivo que debe realizarse desde el conocimiento del contenido del mismo, siendo
definido por el Diccionario de Terminología Archivística como un instrumento de
consulta resultado de la fase de identificación (posterior a la de organización) que refleja
la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y
aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas
extremas, etc.). Por tanto, se trata de un tipo de instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo o fondo, lo cual hace conforme a la estructura jerárquica del
organismo de procedencia, o lo que es lo mismo, respetando el principio de
procedencia, por el que cada documento debe estar colocado en el fondo del que
provienes y, en ese fondo, en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido
por la persona física o moral que creó los documentos.
El cuadro de clasificación no es algo cerrado, salvo que la oficina productora ya

se haya extinguido y haya dejado de crear documentación, por lo que ha de ir cambiando
conforme al organigrama de la identidad productora. Además, cada cuadro de
clasificación se realiza sobre un fondo concreto, necesitando cada fondo de un cuadro
de clasificación específico. Por tanto, si en un archivo hay varios fondos documentales
debe haber varios cuadros documentales o partir de un esquema que recoja las
características de cada fondo.
- El fondo y sus divisiones.

A grandes rasgos, las agrupaciones documentales que pueden encontrarse en un archivo
son el fondo, la sección, la serie, el expediente y el documento suelto. El primero de ellos
es el fondo, es decir, el conjunto documental que proceden de una institución o persona
que se conservan en el archivo de dicha instrucción o uno diferente y que es resultado
de la actividad de la misma. Este fondo, según la estructura de la oficina productora,
puede estar dividido en funciones, siendo esta el primer tipo de subdivisión. Esta división
29
en secciones se realiza en base al principio de procedencia y al orden original,

organizando así la serie en base a la estructura orgánica o a la función de la instrucción
u organismo. Esto, a su vez, puede presentar otra serie de subsecciones o áreas. Por
debajo de las secciones se encuentran las series. Estas son el conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa, regulados
por la misma norma de procedimiento, y que se refieren a un mismo tema específico.
Dentro de las series aparecen los expedientes, es decir, las unidades documentales que
pueden ser compuestas, aquellas conformadas por varias unidades documentales
simples, y la unidad documental simple.
Frente a fondo, se encuentra el concepto de colección, también entendido como
serie facticia, y que nace de la reunión de documentos de toda procedencia agrupados
en función de una característica común, como la forma de adquisición, el tema, la
lengua, el soporte, el tipo de documento, el coleccionista… Se trata de una idea opuesta
a la de un fondo en tanto que no se rige por los principios del origen natural y de
procedencia, sino que los criterios son tan variados como los antes explicados. Este tipo
de colecciones son habituales durante el siglo XIX, en la que se reúnen de forma
constante documentos de origen medieval, atendiendo especialmente a criterios
diplomático, atendiendo especialmente a su valor estético o al contenido y al material
del soporte.
En último lugar se encuentra la unidad documental, siendo esta la base de
mínima de un fondo documental. Se trata del elemento indivisible de una serie
documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que
formen un expediente. Por tanto, no ha de confundirse la unidad documental con un
documento, ya que esta primera puede ser tanto compuesta como simple en base al
número de documentos que la conforman.
30
5. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.
5.1. La descripción archivística.
5.2. Normas internacionales de descripción archivística.
Hoy día se tiende a la normativización, siguiendo todos los archivos españoles y buena
parte de los internacionales la misma forma de describir sus fondos para así facilitar el
acceso a los usuarios. De estas normas, existen cuatro de mayor entidad, como son la
ISAD(G), que se verá en más profundidad más adelante, y otras que complementan a
esta primera como son las normas internacionales sobre encabezamientos autorizados
archivísticos para entidades, personas y familias; la norma internacional para la
descripción de funciones y la norma internacional para describir instituciones de fondos
de archivos.
En el caso de las normas internacionales sobre encabezamientos autorizados
archivísticos para entidades, personas y familias (ISAAR) sirven para describir con
normas generales los términos normalizados para la creación de registros, entidades,
personas y familias, existiendo una serie de campos a rellenar de manera obligada como
el tipo de entidad, la forma autorizada del nombre, las fechas de existencia o el
identificador del registro de autoridad. En cuanto a la norma internacional para la
descripción de funciones (ISDF) es la guía para la descripción de funciones relacionadas
con la producción y conservación de documentos. En todos los procesos de gestión
documental s precios conocer la función (clasificación, valoración, selección,
intercambio de información…). Sirve también para la descripción de funciones, siendo
estas de tres tipos fundamentales como son el “tipo”, la “forma autorizada del nombre”
(la forma exacta en que debe ser denominada) e “identificador de la descripción de
funciones”. Se trata, por tanto, de identificar de forma correcta y normalizada todas
aquellas funciones que se realizan dentro de una institución que conserva fondos de
archivos. Por último, la norma internacional para describir instituciones que conservan
fondos de archivos (ISDIAH) tienen como objetivo el de describir este tipo de
instituciones, existiendo hasta 31 elementos posibles de descripción, destacando sobre
ellos el “identificador”, la “forma autorizada del nombre” y su “localización y dirección”.
El primero de ellos señala exactamente de qué archivo se trata de forma inequívoca, y
consta de tres partes, a saber, dos códigos pertenecientes al país y al INE del municipio,
más un acrónimo del nombre del archivo. El segundo, la forma autorizada, es la
nomenclatura exacta del archivo, mientras que la localización y dirección es
precisamente eso, expresando su dirección tanto física como virtual.
5.3. Las normas ISAD(G).

Todas las normas antes referidas son complementarias a la ISAD(G) --- la cual tiene como
intención describir fondos, así como los diferentes niveles inferiores de que se compone
un fondo. Consta con cuatro normas generales de aplicación que son, en primer lugar,
una norma que establece que ha de irse describiendo desde lo general hasta lo
particular. En segunda instancia, la información que se dé al describir debe corresponder
31
al nivel de descripción en que nos encontremos, no mezclando información entre los

niveles. La tercera norma es que este sistema descriptivo permite interconectar las
diferentes descripciones que se realicen de los diferentes niveles de descripción,
estableciendo así una red jerárquica. Por último, la cuarta norma general es la que hable
de eliminar las redundancias.
Esta norma contiene 26 campos posibles para describir, pudiendo agruparse en
torno a 7 áreas de información. Estas áreas son el área de identificación, área de
contexto, área de contenido y estructura, área de acceso y utilización, área de
documentación asociada, área de notas y área de control de la descripción. Por otro
lado, de los 26 campos los más recurrentes y a los que se tiene acceso por parte de este
alumnado son el código de referencia, el título, el productor, las fechas, el volumen o
extensión de la unidad de descripción, el nivel de descripción y el alcance y contenido,
que estaría dentro del área de contenido y estructura.
- Área de identificación.
Por su parte, los campos de código de referencia, título, fechas, nivel de descripción y el
volumen y soporte de la unidad de descripción se encuentran dentro del área de
identificación. El primero de ellos, el código de referencia, sirve para localizar los
documentos en su ubicación dentro del archivo. Consta de dos partes que son la
macrodescriptiva y la microdescriptiva. La primera de ellas empieza la descripción por
el país en que se ubica el archivo, mientras que la segunda es la signatura archivística.
Este código se establece conforme a la norma ISO 3166 que para el caso de los archivos
españoles es “ES”. Después, de este código ISO vendrían el código INE del municipio en
que se encuentre y por último el acrónimo del archivo normalizado, construyendo así el
apartado macrodescriptivo del código de referencia. Además, el cuadro de clasificación
se reflejará mediante un código numérico que establece el orden jerárquico, siendo esta
la última parte de la macrodescripción, que acabaría en la serie. En cuanto a la parte
microdescriptiva, separada mediante una doble raya documental, remite a las unidades
documentales, sean simples o compuestas, siendo esta la signatura del código de
referencia. Por debajo de este punto no habría ningún elemento más para continuar
realizando una descripción.
El siguiente campo mencionado dentro del área de identificación es el título, el
cual puede aparecer de dos formas diferentes, dependiendo de una serie de criterios.
La primera de estas formas es el “título formal” que es la trascripción del nombre de la
unidad de descripción; mientras que la segunda es “el título atribuido”, siendo este un
nombre atribuido por parte del archivero en el que se debe incluir cuanta más
información de forma precisa se pueda. Esta información puede ser el productor, el tipo
documental, la fecha… El título formal aparece siempre entrecomillado mientras que el
atribuido no presenta las comillas puesto que no es literal.
En cuanto a la fecha, esta no es más que la delimitación cronológica de la
documentación que contienen los diferentes niveles de descripción. Al igual que en los
32
títulos existen dos tipos, siendo la primera la “fecha de formación”, que hace referencia
al momento en que se tramita o se organiza o se acumula la documentación, mientras
que la segunda, la “fecha de creación”, es la fecha de cada una de las unidades
documentales. No obstante, a la hora de a la hora de describir este apartado de fecha
solo es necesario establecer las fechas límites. Para distinguir ambos tipos de fechas
estas han de aparecer precedidas de una f o una c respectivamente encorchetada.
En cuarto lugar, en el nivel de descripción, siempre dentro del área de
identificación, se indica en qué nivel del cuadro de descripción nos encontramos, como
pudiera ser el fondo, la serie, un expediente…
Por último, el quinto campo dentro del área de identificación es el volumen y

soporte de la unidad de descripción. Esto se representa mediante una parte numérica
representada en números arábigos y que hace referencia a la cantidad, y una segunda
parte escrita que determina el tipo de soporte o donde se almacena el documento en
función del nivel descriptivo en el que nos encontremos.
- Área de contexto.
En esta segunda área se incluyen campos como el nombre del productor, la historia
institucional, la historia archivística y la forma de ingreso. De entre estos campos, el más
interesante para esta el desarrollo práctico de esta asignatura es el del nombre del
productor, el cual sirve para identificar el productor o productores de la unidad de
descripción. Por otro lado, se entiende como productor a la institución, familia o
persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de
su propia actividad. Frente a esta idea, también existe la figura del coleccionista, quien
agrupa los documentos sin atender a criterios archivísticos, agrupando sin tener en
cuenta su procedencia.
En esta área de contexto se suelen definir fondos, ya que al dársele un nombre
de productor al fondo se le da nombre a todos y cada uno de los documentos del archivo,
salvo la excepción de los archivos nobiliarios, de familia y otros casos más concretos.
- Código de referencia: ES30030. AGRM//1.158. Expediente.

- Título (formal y atribuido): “Informaciones de la limpieza de vida y costumbres
de Antonio López Martínez. Pretendiente del auto de Nuestra Sagrada Religión”.
Expediente de limpieza de sangre para el ingreso a la Orden de San Juan de Dios
de Murcia de Antonio López Martínez.
- Fechas (de formación y de creación): [c] enero de 1676.
- Nivel de descripción: Expediente.
- Volumen y soporte: 8 hojas, papel.
- Nombre del productor: Orden de San Juan de Dios.
- Alcance y contenido:
33
158/ convento – hospital de nuestra señora de Gracia y Buen Suceso de la Orden de San
Juan de Dios de Murcia (juandedioanos)
158.3/ proceso de formación

158.1/ informaciones de limpieza de sangre, vida y costumbres de pretendientes al
hábito de novicio de la Orden de San Juan de Dios
DIP,6269/16
34

Archivística

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Archivística

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Archivística española.

Entre las cuestiones conceptuales, la Archivística tiene como objeto los

1.2. Teorías sobre la periodización de los archivos.

1.3. Los archivos de la Antigüedad.

y se conservan con intenciones de garantía jurídica. Esto está íntimamente relacionado

Finalmente, en cuanto a la Archivística como instrumento funcional una vez

1.4. Los archivos en la Edad Media y la Edad Moderna.

- La archivística como doctrina patrimonial y jurídico – administrativa.

el erario, la religión y el poder, aunando todos los aspectos de gobierno en un único

Otra característica del periodo de la Archivística como doctrina patrimonial y

En este periodo, asociado a la proliferación de la organización administrativa y

1.5. La Archivística como desarrollo historiográfico y teoría especulativa.

el objeto central de estudio de forma individual, dejando de dársele tana importancia al

- Formación de la Teoría Archivística.

El desarrollo de la Archivística como una ciencia auxiliar empieza con el ya mencionado

- El reinado de Isabel II.

Central de Alcalá de Henares y el Cuerpo Facultativo de Archiveros, conformado por

Continuando con los hitos fundamentales dentro del reinado de Isabel II

de Montesa. Finalmente, en 1960 entrarían los fondos de la Presidencia del Gobierno,

1.6. La Archivística integral en la sociedad del conocimiento.

2. LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS ESPAÑOLES.

2.1. Los archivos nacionales.

- Archivo General de Simancas (AGS)

De entre todos los archivos españoles, el de Simancas es el más homogéneo por

- Archivo General de Indias (AGI)

- Archivo de la Real Chancillería de Valladolid (ARCHV)

producida por una institución de corte nacional, a pesar de que posteriormente la

- Archivo de la Real Chancillería de Granada (ARCHG)

Esta era la chancillería a la que se veía obligados a acudir los residentes en el

igual que en el caso vallisoletano. No obstante, ambos archivos de chancillería

2.2. Archivos regionales y provinciales.

2.3. Archivos municipales.

2.4. Archivos de la Iglesia.

2.5. Archivos de familia.

- Archivos Nobiliarios o Archivos de familias de la Alta Nobleza.

2.6. Archivos universitarios.

3. ARCHIVÍSTICA, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS.

- Ciencias auxiliares de la Archivística.

Las funciones de un archivo son esencialmente las de reunir la información, conservarla

3.3. Documentos de archivo.

más allá de lo externo y lo interno y deriva la acción emanada de él; el formato es la

En primer lugar, el valor primario responde a la finalidad por la cual se ha

el depósito previa organización del espacio y el conjunto de medios físicos dispuestos

4.2. Conjuntos documentales y sus divisiones.

El cuadro de clasificación no es algo cerrado, salvo que la oficina productora ya

- El fondo y sus divisiones.

en secciones se realiza en base al principio de procedencia y al orden original,

5.3. Las normas ISAD(G).

al nivel de descripción en que nos encontremos, no mezclando información entre los

Por último, el quinto campo dentro del área de identificación es el volumen y

- Código de referencia: ES30030. AGRM//1.158. Expediente.

158.3/ proceso de formación

También podría gustarte