TFG I 924

UNIVERSIDAD DE VALLADOLID
ESCUELA DE INGENIERIAS INDUSTRIALES
GRADO EN INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL
IMPLANTACIÓN DEL ERP DOLIBARR EN UNA

PYME DE SERVICIOS
Autor
Eduardo de Nicolás Gutiérrez
Tutor
Sanz Angulo, Pedro
Departamento de Organización de Empresas y C. e I.M.
Valladolid Julio 2018

AGRADECIMIENTOS
Me gustaría expresar mi agradecimiento a Pedro Sanz Angulo, mi tutor para este

trabajo, por la gran ayuda durante su realización.
Muchas gracias también a mi madre, por todo.

RESUMEN
El presente trabajo documenta el proceso de implantación de un sistema ERP en

una pequeña empresa dedicada al sector servicios. Se comenzará dando una
cobertura teórica a este tipo de Sistemas de Información y se analizará la
situación actual del tipo de las pymes dentro del mercado español. Después, se
relatarán con detalle todos los pasos realizados en la implantación del programa
en la empresa, explicando el funcionamiento del software en las actividades
básicas de la empresa, de manera que puede servir de apoyo para los
trabajadores y futuros usuarios del sistema.
PALABRAS CLAVE
Sistemas ERP – PYME – Selección – Implantación – Funcionamiento – Dolibarr
ABSTRACT
This work documents in detail the process of implementation of an ERP system in

a small company of the service sector. It will start giving a theoretical coverage to
this type of Information Systems and then we will analyze the current situation
of the SMEs in the Spanish market. Afterwards, all the steps carried out in the
implementation of the program in the company will be described in detail,
explaining the operation of the software in the basic activities of the company,
so that it can support the workers and future users of the system.
KEY WORDS
ERP System – SME – Selection – Implementation – Operation – Dolibarr

ÍNDICES
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1
ANTECEDENTES ............................................................................................................................................ 1
MOTIVACIÓN ................................................................................................................................................ 3
OBJETIVOS .................................................................................................................................................... 4
ESTRUCTURA DEL TFG .................................................................................................................................. 4
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. ............................................................................................ 7

1.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS. .......................................................................... 8
1.2. CADENA DE VALOR APLICADA A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. .............................................. 9
1.3. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. ....................................................................................... 11
1.4. RETOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN. ............................................. 12
1.5. POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO. ................................................................................. 13
2. SISTEMAS ERP. ................................................................................................................. 15

2.1. INTRODUCCIÓN A LOS ERP. .......................................................................................................... 16
2.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UN ERP .......................................................................... 17
2.3. CONTENIDO DE LOS SISTEMAS DE TIPO ERP ................................................................................ 19
2.4. CARACTERISTICAS GENERALES DE UN ERP. .................................................................................. 20
2.5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP. .................................................................................... 22
3. SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA. ....................................... 23

3.1. DEFINICIÓN DE PYME. .................................................................................................................. 24
3.2. DESVENTAJAS DE LAS PYME. ........................................................................................................ 26
3.3. APLICACIÓN DE LA DEFINICIÓN DE PYME. .................................................................................... 27
3.4. CIFRAS ACTUALES DE PYMES EN ESPAÑA. .................................................................................... 28
3.5. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS NECESIDADES. .................................................................... 31
3.5.1. Introducción al negocio y su funcionamiento. .................................................................... 31
3.5.2. Necesidades actuales.......................................................................................................... 35
4. SELECCIÓN DEL PROGRAMA. ............................................................................................ 39

4.1. INTRODUCCIÓN. ........................................................................................................................... 40
4.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA. ............................................................................................................... 40
4.3. SOFTWARE LIBRE. ......................................................................................................................... 41
4.4. ERP DE SOFTWARE LIBRE O FSW ERP. .......................................................................................... 43
4.5. FACTORES DIFERENCIALES ENTRE UN ERP DE SOFTWARE LIBRE Y UN ERP PROPIETARIO. .......... 44
i
ÍNDICES
4.5.1. Factor costes. ...................................................................................................................... 45

4.5.2. Factor adaptabilidad y capacidad de desarrollo.................................................................. 47
4.5.3. Factor dependencia del proveedor. .................................................................................... 48
4.5.4. Modularidad........................................................................................................................ 49
4.5.5. Factor calidad de software. ................................................................................................. 50
4.6. CONCLUSIONES DE LA COMPARATIVA. ......................................................................................... 51
4.7. ODOO. ........................................................................................................................................... 52
4.8. DOLIBARR...................................................................................................................................... 54
4.8.1. Historia del proyecto. .......................................................................................................... 54
4.8.2. Características básicas. ....................................................................................................... 55
4.8.3. Funcionalidades principales. ............................................................................................... 55
5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN. ......................................................................................... 59

5.1. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE DOLIBARR. .................................................................................... 60
5.2. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SOFTWARE. ................................................................................... 68
5.3. ADECUACIÓN SOFTWARE-EMPRESA. ............................................................................................ 74
5.3.1. Creación de un nuevo cliente. ............................................................................................. 74
5.3.2. Creación de los servicios de la empresa. ............................................................................. 77
5.3.3. Creación de la cuenta bancaria. .......................................................................................... 82
6. USO HABITUAL DEL SISTEMA. .......................................................................................... 85

6.1. REGISTRO DE VENTA DE UN SERVICIO. ......................................................................................... 86
6.2. HERRAMIENTAS ADICIONALES ...................................................................................................... 97
6.2.1. Pago telemático. ................................................................................................................. 97
6.2.2. Contrato de relación empresa-cliente. ............................................................................. 102
6.2.3. Uso de herramientas adicionales en un caso complejo. ................................................... 107
6.2.4. Exportar listado de clientes. .............................................................................................. 116
6.2.5. Envío de e-mail masivo. .................................................................................................... 122
7. GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS. ........................................................... 127

7.1. GESTIÓN DE USUARIOS. .............................................................................................................. 128
7.2. CONSULTA DE DATOS. ................................................................................................................ 134
CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS ........................................................................................ 147

CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 147
LÍNEAS FUTURAS ....................................................................................................................................... 150
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 153
ii
ÍNDICES
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1 Influencia del Sistema de Información en la empresa .................................................... 10

Figura 1.2 Tipos de sistemas de información .................................................................................. 12
Figura 3.1 Porcentaje de Tipos de Empresa en España. .................................................................. 29
Figura 3.2 Evolución de las PYME con asalariados, grandes empresas y autónomos. .................... 29
Figura 3.3 Porcentaje de trabajadores por tipos de empresa. Fuente: (MEySS, Ministerio de
Empleo y Seguridad Social, 2018) ................................................................................................... 30
Figura 4.1 Tabla de precios por módulos de Odoo. ......................................................................... 53
Figura 5.1 Zona de descarga del programa .................................................................................... 61
Figura 5.2 Enlace de descarga del programa .................................................................................. 61
Figura 5.3 Inicio del proceso de instalación..................................................................................... 62
Figura 5.4 Selección de carpeta de instalación ............................................................................... 62
Figura 5.5 Creación de accesos directos del programa ................................................................... 63
Figura 5.6 Proceso de instalación del programa ............................................................................. 63
Figura 5.7 Parámetros técnicos de la instalación ............................................................................ 64
Figura 5.8 Activación del navegador por defecto ............................................................................ 64
Figura 5.9 Fin de instalación y lanzamiento del programa ............................................................. 65
Figura 5.10 Selección de idioma del programa ............................................................................... 65
Figura 5.11 Prerrequisitos del programa......................................................................................... 66
Figura 5.12 Opciones avanzadas de instalación.............................................................................. 66
Figura 5.13 Archivo de configuración de la instalación ................................................................... 66
Figura 5.14 Base de datos de la instalación .................................................................................... 67
Figura 5.15 Creación de contraseña de usuario .............................................................................. 67
Figura 5.16 Fin de la instalación ...................................................................................................... 67
Figura 5.17 Pantalla de inicio al sistema ......................................................................................... 68
Figura 5.18 Pantalla de inicio del programa ................................................................................... 68
Figura 5.19 Formulario de información de la empresa ................................................................... 69
Figura 5.20 Formulario completo con la información de la empresa .............................................. 69
Figura 5.21 Selección de opción de configuración de los módulos .................................................. 70
iii
ÍNDICES
Figura 5.22 Pantalla de configuración de los módulos ....................................................................70

Figura 5.23 Instalación/Activación de los módulos .........................................................................72
Figura 5.24 Activación de módulo financiero y de servicios ............................................................73
Figura 5.25 Activación de herramientas adicionales .......................................................................73
Figura 5.26 Pantalla del módulo de terceros ...................................................................................74
Figura 5.27 Formulario de creación de cliente ................................................................................75
Figura 5.28 Datos de creación de cliente .........................................................................................76
Figura 5.29 Ficha de cliente .............................................................................................................76
Figura 5.30 Listado de clientes ........................................................................................................77
Figura 5.31 Pantalla del módulo de servicios ..................................................................................78
Figura 5.32 Formulario completo de creación del primer servicio ..................................................78
Figura 5.33 Primer listado de servicios ............................................................................................79
Figura 5.34 Listado de servicios de la escuela .................................................................................79
Figura 5.35 Creación de servicio de alquiler de espacio ..................................................................80
Figura 5.36 Listado de servicios actualizado ...................................................................................80
Figura 5.37 Creación de servicio de asociación con la empresa ......................................................81
Figura 5.38 Listado final de servicios ...............................................................................................81
Figura 5.39 Pantalla del módulo de "Bancos/Cajas" .......................................................................82
Figura 5.40 Formulario de creación de cuenta bancaria .................................................................83
Figura 5.41 Listado de cuentas bancarias .......................................................................................83
Figura 6.1 Pantalla de inicio del módulo comercial .........................................................................86
Figura 6.2 Formulario de creación de pedido ..................................................................................86
Figura 6.3 Detalle del tiempo de entrega del pedido ......................................................................87
Figura 6.4 Detalle de la forma de pago del pedido .........................................................................87
Figura 6.5 Formulario completo de creación de pedido ..................................................................88
Figura 6.6 Ficha del pedido ..............................................................................................................89
Figura 6.7 Detalle de adición de nueva línea de pedido ..................................................................89
Figura 6.8 Informe borrador de la orden de pedido ........................................................................90
Figura 6.9 Detalle de validación de pedido......................................................................................90
Figura 6.10 Confirmación del pedido ...............................................................................................91
Figura 6.11 Ficha de pedido validado ..............................................................................................91
Figura 6.12 Creación de nueva factura ............................................................................................92
Figura 6.13 Pantalla para validación de la factura creada..............................................................92
Figura 6.14 Confirmación de la nueva factura ................................................................................93
Figura 6.15 Ficha de factura validada .............................................................................................93
Figura 6.16 Factura final en formato "pdf" .....................................................................................94
Figura 6.17 Formulario para el ingreso de nuevo pago de cliente ..................................................95
iv
ÍNDICES
Figura 6.18 Formulario completo de ingreso del pago.................................................................... 95

Figura 6.19 Detalle de confirmación de pago ................................................................................. 95
Figura 6.20 Ficha de factura ya abonada ........................................................................................ 96
Figura 6.21 Factura final ya abonada por el cliente ........................................................................ 96
Figura 6.22 Envío de e-mail al cliente con la factura adjunta ......................................................... 97
Figura 6.23 Activación de submódulo de pago telemático ............................................................. 98
Figura 6.24 Pantalla de configuración del módulo.......................................................................... 99
Figura 6.25 Configuración final del módulo .................................................................................... 99
Figura 6.26 Configuración final del módulo .................................................................................. 100
Figura 6.27 Envío por email de factura pendiente de pago .......................................................... 100
Figura 6.28 Email con enlace para el pago telemático ................................................................. 101
Figura 6.29 Enlace web para el pago telemático .......................................................................... 101
Figura 6.30 Creación de contrato desde la ficha del cliente .......................................................... 102
Figura 6.31 Formulario de creación de contrato ........................................................................... 103
Figura 6.32 Ficha de contrato ....................................................................................................... 103
Figura 6.33 Adición del servicio integrado en el contrato ............................................................. 104
Figura 6.34 Confirmación del contrato.......................................................................................... 104
Figura 6.35 Contrato definitivo a firmar por las dos partes .......................................................... 105
Figura 6.36 Ficha de contrato pendiente de activación ................................................................ 105
Figura 6.37 Proceso de activación del contrato ............................................................................ 106
Figura 6.38 Confirmación del inicio del contrato .......................................................................... 106
Figura 6.39 Ficha de contratos en servicio .................................................................................... 107
Figura 6.40 Listado de contratos ................................................................................................... 107
Figura 6.41 Ficha de nuevo cliente ................................................................................................ 108
Figura 6.42 Pestaña de contactos del cliente ................................................................................ 108
Figura 6.43 Formulario de creación de contacto asociado al cliente ............................................ 109
Figura 6.44 Formulario de creación del segundo contacto ........................................................... 109
Figura 6.45 Listado de contactos del cliente ................................................................................. 110
Figura 6.46 Formulario de creación del pedido ............................................................................. 110
Figura 6.47 Creación de la segunda línea de pedido con descuento ............................................. 111
Figura 6.48 Descripción del pedido previo a validación ................................................................ 111
Figura 6.49 Borrador de la orden de pedido ................................................................................. 112
Figura 6.50 Ficha de factura de pedido validado .......................................................................... 112
Figura 6.51 Ficha de factura pendiente de pago ........................................................................... 113
Figura 6.52 Alerta de facturas pendientes de pago en el módulo financiero................................ 113
Figura 6.53 Ingreso de una parte del pago total de la factura...................................................... 114
v
ÍNDICES
Figura 6.54 Confirmación del pago fraccionado............................................................................114

Figura 6.55 Ficha de factura pagada parcialmente .......................................................................115
Figura 6.56 Factura a cliente con una parte del importe abonada ...............................................115
Figura 6.57 Pagos registrados en el módulo financiero ................................................................116
Figura 6.58 Pestaña y menú de utilidades .....................................................................................117
Figura 6.59 Paso 1 del asistente de exportación ...........................................................................117
Figura 6.64 Posiciones del Paso 4 alteradas ..................................................................................120
Figura 6.66 Archivo Excel exportado .............................................................................................121
Figura 6.67 Vista del archivo exportado ........................................................................................121
Figura 6.68 Área E-Mailings ..........................................................................................................122
Figura 6.69 Creación de nuevo correo masivo ...............................................................................123
Figura 6.70 Ficha del futuro correo ...............................................................................................123
Figura 6.71 Configuración de los destinatarios .............................................................................124
Figura 6.72 Destinatarios seleccionados .......................................................................................124
Figura 6.73 Ficha final del E-Mailing .............................................................................................125
Figura 6.74 Validación del correo ..................................................................................................125
Figura 6.75 Información y confirmación del envío ........................................................................126
Figura 7.1 Pantalla de inicio ..........................................................................................................129
Figura 7.2 Pantalla de usuarios y grupos ......................................................................................129
Figura 7.3 Formulario de creación de nuevo usuario ....................................................................130
Figura 7.4 Datos del nuevo usuario ...............................................................................................130
Figura 7.5 Ficha de usuario ............................................................................................................131
Figura 7.6 Pestaña de permisos de usuario ...................................................................................131
Figura 7.7 Activación de permisos de usuario ...............................................................................132
Figura 7.8 Activación de permisos de usuario ...............................................................................132
Figura 7.9 Conexión de nuevo usuario ...........................................................................................133
Figura 7.10 Área de inicio del nuevo usuario .................................................................................133
Figura 7.11 Módulo comercial del nuevo usuario .........................................................................134
Figura 7.12 Listado de usuarios .....................................................................................................134
Figura 7.13 Área de inicio ..............................................................................................................136
Figura 7.14 Datos de área de inicio ...............................................................................................137
Figura 7.15 Datos ficha de cliente .................................................................................................137
vi
ÍNDICES
Figura 7.16 Historial de facturas del cliente .................................................................................. 137

Figura 7.17 Historial del cliente ..................................................................................................... 138
Figura 7.18 Estadísticas del servicio .............................................................................................. 139
Figura 7.19 Listado de pedidos ...................................................................................................... 139
Figura 7.20 Estadísticas de los pedidos ......................................................................................... 140
Figura 7.21 Listado de facturas ..................................................................................................... 140
Figura 7.22 Historial de pagos....................................................................................................... 141
Figura 7.23 Creación de informes de pagos .................................................................................. 141
Figura 7.24 Informe de pagos Junio 2018 ..................................................................................... 142
Figura 7.25 Estadísticas de facturas a clientes .............................................................................. 143
Figura 7.26 Registros bancarios .................................................................................................... 143
Figura 7.27 Registros bancarios de la cuenta C1........................................................................... 143
Figura 7.28 Registros previstos de la cuenta C1 ............................................................................ 144
Figura 7.29 Informe mensual de la cuenta C1 ............................................................................... 144
Figura 7.30 Gráficos de movimientos de la cuenta C1 .................................................................. 145
Figura 7.31 Gráficos de movimientos de la cuenta C1 .................................................................. 145
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 3.1: Empresas inscritas en la Seguridad Social. ..................................................................... 28

Tabla 3.2: Trabajadores inscritos en la Seguridad Social. Fuente: (MEySS, Ministerio de Empleo y
Seguridad Social, 2018). .................................................................................................................. 29
Tabla 3.3: Tabla de precios por alquiler de salas independientes. .................................................. 34
Tabla 4.1: Distribución de los Costes de Instalación de un ERP. ...................................................... 45
vii
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
Actualmente, las pequeñas y medianas empresas representan la mayoría del

tejido empresarial existente. Sin embargo, por lo general, no tienen el dominio
de las tecnologías de la información que puede poseer una gran empresa, ni se
adaptan de la misma manera a los nuevos avances tecnológicos. Esto puede
tener consecuencias en la organización del negocio que afecten a todos los
procesos y al producto o servicio final.
Las tendencias empresariales actuales y futuras obligan a las organizaciones a ser

cada vez más competitivas. Para ello, es necesario que estas tengan optimizados
1
INTRODUCCIÓN
e integrados todos sus flujos de información y sus relaciones externas. Los

objetivos estratégicos son las mejoras en la productividad, la calidad, el servicio
al cliente y la reducción de costes. Las tecnologías de la información permiten, y
facilitan, la consecución de estos objetivos.
De esta manera, podemos señalar la importancia de la aportación de los

sistemas de información y, en concreto, de los sistemas ERP (Enterprise Resource
Planning) o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Estos tienen
como uno de sus objetivos principales satisfacer las diferentes necesidades de
información del negocio para conseguir que los administradores puedan tomar
decisiones, garantizar el cumplimiento de los objetivos y controlar su
consecución. Sin embargo, hay que considerar la implantación de un ERP como
una decisión estratégica para la empresa; por lo tanto, debe tenerse la capacidad
de asumir los cambios y recursos a emplear en la implantación.
Es importante conocer el potencial de estos sistemas ERP, sus ventajas y

desventajas, y sus principales características. Es clave tener un conocimiento
previo acerca de los posibles problemas de implantación y los aspectos clave que
requieren una mayor atención en el momento de decidir si llevar a cabo la
adquisición de un programa de tipo ERP.
La situación del mercado actual y futuro obliga a las empresas a ser cada vez más
competitivas y a estar en continuo cambio y actualización. Todo negocio que
quiera sobrevivir en el mercado actual debe considerar la información como un
activo clave. Por esta razón, es de vital importancia que la empresa tenga los
sistemas de información adecuados para controlar de manera rápida y eficiente
los flujos de datos existentes entre todas las áreas del negocio.
La empresa tiene la opción de elaborar sus propios sistemas o adquirirlos a

empresas externas dedicadas a este sector. Una opción recomendable, como
veremos más adelante, es la adquisición de un sistema ERP. Para ello, la empresa
2
INTRODUCCIÓN
compradora debe ser consciente de que para su correcto funcionamiento no solo

es necesaria la compra del hardware y software adecuados, sino que se deben
aplicar los cambios oportunos para que los usuarios puedan adaptarse a las
nuevas condiciones.
MOTIVACIÓN
El presente trabajo tiene la tarea de plantear una solución, mediante la

propuesta de implantación de un ERP, a los problemas de organización de la
empresa derivados de su crecimiento constante y la multitud de servicios que
oferta. Mediante el software Dolibarr se busca informatizar de manera rigurosa
todos los procesos habituales de la empresa.
Gracias al esfuerzo diario que tendrán que realizar los trabajadores de la

organización, se obtendrá la recompensa de mejorar todo el sistema de
información del negocio. El uso detallado del software reflejado en este trabajo
servirá de guía a los futuros usuarios pertenecientes a la empresa.
A pesar de todos los beneficios que conlleva, la implantación de un ERP no es

una tarea sencilla y requiere la participación activa de todas las personas
implicadas en el proyecto. Una instalación incorrecta y su posterior puesta en
marcha puede tener consecuencias muy graves para el funcionamiento de la
empresa.
Es necesario advertir que los programas de tipo ERP son caros, complejos y
difíciles de implantar. Para su correcta implantación se suele requerir la ayuda de
empresas de consultoría o trabajadores externos. El coste total de instalación
puede llegar a representar el 2 o 3% de la facturación anual de una gran
empresa. Este porcentaje se podrá reducir sensiblemente para una empresa de
3
INTRODUCCIÓN
menor tamaño y el impacto de una implantación correcta puede tener un efecto

positivo inmediato haciendo insignificante el coste inicial.
OBJETIVOS
Este trabajo busca solucionar los problemas de organización de los que

actualmente adolece la empresa. Para ello, se propondrá cambiar la multitud de
procesos tradicionales por un sistema integrado que tenga la capacidad de ser la
única herramienta organizativa.
Este sistema será un ERP que, además de cubrir el objetivo principal, permitirá
mejorar actividades secundarias. A esto añadirá la consecuencia principal de su
uso, el registro detallado de todos los procesos, cuya consulta delatará las
fortalezas y debilidades de la empresa y será el principal apoyo y argumento para
la toma de decisiones directivas.
El proceso de implantación se documentará con detalle siguiendo todos los

pasos realizados. Este trabajo tiene como objetivo secundario servir de guía para
la implantación y uso del sistema ERP que se implante, de manera que sirva
como herramienta de apoyo para usuarios inexpertos en el campo de los ERP.
ESTRUCTURA DEL TFG
El presente trabajo consta de un total de seis capítulos divididos en distintos

apartados. Cada capítulo comenzará con una pequeña introducción que servirá a
modo de resumen de lo que se relatará a continuación. Por otro lado, los
primeros capítulos tendrán como objetivo dar un contexto teórico a los procesos
que vendrán detallados en los últimos.
4
INTRODUCCIÓN
Comenzando con la descripción, el primer y segundo capítulo buscarán aportar

claridad a los conceptos de Sistema de Información (SI) y sistema ERP. Los pasos
en la implantación de un ERP reflejados en el segundo capítulo se adaptarán para
nuestro caso y servirán de estructura para los siguientes capítulos.
De esta manera, en el tercer capítulo se hará una descripción de la empresa y sus

actividades, para después analizar las necesidades que actualmente tiene, y por
las que se toma la decisión de recurrir a un sistema ERP. Veremos aquí el alcance
de la implantación, ya que la gestión contable está subcontratada y no
necesitamos integrarla, aunque sí es necesaria una organización rigurosa de las
facturas emitidas.
En el cuarto capítulo se argumentará la selección del programa Dolibarr entre

todas las posibilidades existentes en el mercado. Para ello se estudiarán las
características del software libre y se analizarán las diferencias entro los ERP
propietario y los ERP de software libre.
En el quinto capítulo se procederá a documentar el proceso real de implantación

y adecuación del sistema desde su instalación en nuestro ordenador personal.
Mediante capturas de pantalla del software real veremos cómo configurar el
programa para adaptarlo a las actividades de nuestra empresa.
Una vez implantado, en el sexto capítulo comprobaremos su funcionamiento con

las actividades habituales de la empresa, usaremos distintas herramientas y
pondremos a prueba su robustez en casos más complejos con necesidades reales
del negocio. Veremos con detalle todos los procesos llevados a cabo sobre el
software.
Por último, en el séptimo capítulo se mostrará la gestión de los usuarios con

acceso al programa, y cómo el administrador tiene la capacidad para otorgar los
permisos dependiendo del área donde trabaje cada usuario. También veremos
5
INTRODUCCIÓN
en este apartado la forma que tiene el software de mostrar todos los datos que
ha registrado tras cada proceso completado en el sistema.
6
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Este primer capítulo estará dedicado a los sistemas de información, teniendo

como primer objetivo aclarar qué son, para a continuación exponer brevemente
su situación actual en las empresas. Será de gran importancia resaltar su papel
imprescindible dentro de los procesos de un negocio; para ello, relacionaremos
los sistemas de información con el concepto de cadena de valor viendo así su
relación e influencia en todas las actividades realizadas por la empresa.
Se explicarán brevemente los principales tipos de sistemas y su situación dentro

de la estructura jerárquica de la organización según cada tipo y se explicarán los
retos que supone su implantación en la empresa. Por último, se tratarán los ERP
como una de las opciones de sistemas de información que ofrece el mercado,
relacionándolos así con los sistemas objeto del presente trabajo.
7
CAPÍTULO 1
1.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS.
Actualmente, es inconcebible emprender un proyecto empresarial sin buscar

ayuda en las tecnologías de la información.
Antes de 1980, los gestores empresariales no requerían conocer cómo se obtenía

y transmitía la información en sus organizaciones y la tecnología que se
necesitaba era mínima. Pero más de treinta años después ningún administrador
puede permitirse ignorar el manejo de la información dentro de sus empresas.
Todas las organizaciones, grandes, medianas o pequeñas, e independientemente
de su sector, necesitan tener a su disposición la tecnología de la información más
moderna y el conocimiento para aplicarla eficazmente y con rentabilidad.
En el caso de las pymes, estas tienen la necesidad de implantar tecnologías que

garanticen el cumplimiento de los objetivos y operen de forma rápida y flexible.
Para ello, deben intervenir en la organización comercial (comprar, vender,
contactos con clientes), en la logística de producción (gestión de bienes y
personal) y en la operativa financiera (contabilidad, actualización de normativas).
Operar con un sistema de información adecuado puede hacer pasar de la simple

supervivencia al liderazgo del sector. Por otro lado, la carencia de un sistema de
información funcional retrasa la respuesta a los cambios y puede suponer la
pérdida del nicho de mercado.
“Un sistema de información puede definirse como un conjunto de componentes

interrelacionados que permiten capturar, procesar y almacenar datos, para luego
distribuir información que apoye la toma de decisiones y el control en una
institución” (Laudon, 2012). Se requieren tres actividades para que un sistema de
información apoye la toma de decisiones, la coordinación y el control de la
empresa: la alimentación, el procesamiento y la salida o producto.
8
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Para que la configuración estratégica de la empresa incorpore con éxito las

tecnologías de la información se requiere un marco conceptual analítico y
completo. Como punto de partida de este marco (Bootello, 2008) introduce el
concepto de Cadena de Valor, que nos permite analizar la relación entre el
Sistema de Información y las distintas actividades dentro de la empresa.
1.2. CADENA DE VALOR APLICADA A LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN.
La Cadena de Valor representa las actividades que realiza una empresa

encaminadas a vender un producto a sus clientes. Antes de comercializar los
productos o servicios finales, la empresa debe transformar una serie de factores
(materias primas) en los productos finales que serán adquiridos por los clientes.
Una serie de actividades realizadas por la empresa serán las que añadirán valor a
los factores recibidos, inicialmente con escaso contenido para el cliente. Estas
actividades, interrelacionas entre sí, son las que forman parte de la Cadena de
Valor. Tomando como referencia el valor aportado se pueden clasificar en dos
grupos: de línea y de soporte.
Las actividades de línea son las actividades implicadas en la creación de valor,

forman el proceso productivo básico: logística interna, producción, distribución,
marketing, ventas y servicio post-venta.
Las actividades de soporte apoyan y coordinan a las actividades de línea. Tienen

como objetivo asegurar el normal funcionamiento de la organización: gestión de
compras, desarrollo tecnológico, gestión de recursos humanos y gestión de la
empresa.
9
CAPÍTULO 1
Para comprender el funcionamiento del Sistema de Información en la empresa

se debe hacer el análisis de la interacción de las distintas actividades realizadas
por la empresa, a partir del concepto de Cadena de Valor con el propio Sistema
de Información. El SI debe apoyar necesariamente tanto las actividades de línea
como las de soporte. La gestión de la empresa, ubicada en las actividades de
soporte, tiene como objetivo la administración y coordinación de la empresa, y
afecta a todo el resto de actividades; por lo tanto, será allí donde se sitúe el
Sistema de Información. De esta manera, interactuará con todas las demás
actividades desarrolladas por la empresa.
En la figura 1.1 se puede observar cómo todas las actividades de la Cadena de

Valor generan y reciben información utilizando el SI como medio que concentra y
distribuye los datos de forma global por toda la empresa.
Figura 1.1 Influencia del Sistema de Información en la empresa
10
1.3. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Las posibilidades que ofrece el mercado para implantar las Tecnologías de la

Información en la gestión de la empresa son múltiples. Como vemos en la figura
1.2 de acuerdo a las diferentes áreas de la empresa existen diferentes tipos de SI
(Laudon, 2012), según los intereses de focalización en cada caso particular.
 Sistemas de nivel operativo: focalizados en las decisiones operativas

como el seguimiento de las actividades y movimientos elementales de la
institución (ventas, proveedores, flujos de caja, etc.)
 Sistemas de nivel de conocimiento: tienen como objetivo incrementar la
productividad de los ingenieros y diseñadores, integrando nuevos
conocimientos, útiles para la producción de la empresa y para mejorar el
flujo de documentación.
 Sistemas de nivel gerencial: diseñados principalmente para los
administradores de nivel medio. Apoyarán a estos en el seguimiento y
control del negocio, así como en la toma de decisiones. Estos sistemas
generan reportes periódicos en lugar de información instantánea. De esta
manera, se reflejará el progreso real de la empresa comparando
resultados en distintos puntos del tiempo.
 Sistemas de nivel estratégico: destinados a apoyar a los niveles directivos
en las decisiones estratégicas. Enfrentan las capacidades del negocio con
los cambios ocurridos en el entorno teniendo en cuenta las tendencias a
largo plazo.
11
CAPÍTULO 1
Figura 1.2 Tipos de sistemas de información
1.4. RETOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE

INFORMACIÓN.
Según (Laudon, 2012) existen cinco retos claves para construir e implantar un
sistema de información:
1. Diseñar SI competitivos y eficientes.

2. Entender los requerimientos del negocio dentro del entorno.
3. Crear una arquitectura de información que de soporte a los objetivos.
4. Determinar el valor en negocios del sistema.
5. Diseñar sistemas que los trabajadores puedan usar de manera ética y
responsable.
12
1.5. POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO.
Las opciones que actualmente ofrece el mercado para implantar y usar las
Tecnologías de la Información para la gestión de las empresas son muy
numerosas y cubren todas las actividades de la organización. Pueden empezar
desde aplicaciones específicas para realizar un trabajo concreto, como las
aplicaciones técnicas de dibujo o cálculo, aplicaciones para la gestión específica,
y hasta aplicaciones con capacidad para realizar el tratamiento integrado de toda
la información que se necesita en la gestión de la empresa.
Estas últimas abarcan actividades como la generación de pedidos de compra a

proveedores, la contabilización de todas las actividades en las que esté
involucrado el negocio, pasando por todas las fases de la Cadena de Valor de la
empresa. Estas soluciones serán los Sistemas Integrados o ERP.
Normalmente, requieren inversiones en equipamiento y el pago de licencias de

uso de las aplicaciones. Sin embargo, se pueden encontrar aplicaciones de
software libre sin coste alguno en su versión básica. Esta posibilidad será más
que suficiente para el apoyo en la gestión de la mayoría de las pymes, como
veremos más adelante.
13
2. SISTEMAS ERP.
Empezaremos en este capítulo definiendo el concepto de los sistemas de

planificación de recursos empresariales, ERP, según sus siglas en inglés. El
presente trabajo tiene como objetivo realizar la implantación de uno de estos
sistemas y documentarla; para ello, debemos realizar previamente una
exposición teórica, se establecerán las ventajas y desventajas de su uso en la
empresa, así como su contenido y características.
Terminaremos con la enumeración de los pasos a recorrer durante la

implantación del sistema en el negocio. Este esquema servirá de guía para
nuestro trabajo, marcando la estructura de este documento y del proceso real de
selección e implantación del software.
15
CAPÍTULO 2
2.1. INTRODUCCIÓN A LOS ERP.
Muñiz (2004) define ERP como un sistema de planificación de los recursos y de

gestión de la información que, de una forma estructurada, satisface la demanda
de necesidades de la gestión empresarial. Esto se traduce a nivel práctico en un
programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y
gestionar más fácilmente un negocio en todos sus ámbitos. Los programas ERP
están caracterizados por su gran capacidad de adaptación, de modularidad, de
integración de la información, de universalidad, de estandarización e interfaces
con otro tipo de programas.
Los sistemas ERP son un software de gestión empresarial diseñado para cubrir
todas las necesidades de las actividades de la empresa, creando un flujo de
trabajo (Workflow) para los distintos usuarios. De esta manera, se agilizan los
diferentes tipos de trabajo del negocio, reduciendo el tiempo empleado en las
tareas repetitivas y garantizando además el aumento de la comunicación entre
todas las áreas que integran la empresa.
Hay que tener en cuenta que cuando se decide llevar a cabo la implantación de
un ERP se requieren parametrizaciones y modificaciones previas para que su
funcionamiento sea óptimo. Para ello es recomendable para la empresa
implicada contratar un implantador (o empresa de consultoría) que realice la
puesta en funcionamiento. Es importante señalar que, aunque la implantación
requiera una inversión y un tiempo determinado, variable en cada caso, adquirir
un ERP será habitualmente más barato que desarrollar una aplicación a medida
que ofrezca la misma efectividad.
El programa de tipo ERP está formado por una serie de módulos que permiten al
negocio automatizar e integrar las diferentes operaciones que se llevan a cabo
en las distintas áreas funcionales de la empresa: contabilidad, finanzas,
fabricación, recursos humanos, ventas, compras, existencias, servicios, etc.
16
SISTEMAS ERP
Muchas veces se cometen errores en la implantación de un ERP porque no se

analizan los puntos críticos a resolver o mejorar en la empresa, ni sus
necesidades. El precio de la puesta en funcionamiento es un factor
determinante, pero no debería ser el decisivo; el conocimiento de todas las
ventajas que puede suponer la implantación del ERP para la empresa tendría un
gran impacto en la opinión acerca del coste en muchos casos.
El principal reto sigue siendo la correcta implantación; no conlleva una gran

dificultad técnica, pero si suele implicar un cambio de filosofía empresarial, por
lo que muchas veces debe ser concebido dentro de un programa de gestión del
cambio. Por esta razón, la implantación de un ERP esta pasado a ser más un
aspecto de la estrategia de negocio o mejora de procesos que una cuestión de
sistemas de información. En resumen, se trata de que la empresa siga
funcionando adecuadamente y, además, sepamos el porqué, se introduzcan
nuevas mejoras y se pueda adaptar con facilidad a cualquier contratiempo.
2.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UN ERP
Los programas de tipo ERP requieren recursos para su adquisición e implantación

(costes de consultoría previa, costes de las funcionalidades a medida y costes del
software estándar) pero también implican otro tipo de costes posteriores a la
implantación (costes de las actualizaciones y costes de mantenimiento).
Sin embargo, la información en las empresas actualmente ha pasado a

representar una variable estratégica, es indispensable contar con mecanismos
que permitan orientar la información hacia el control y el cumplimiento de los
objetivos fijados previamente. Por ello es necesario tener en cuenta la realidad
de los sistemas ERP como elemento importante en la obtención de ventajas
competitivas y en la supervivencia de las empresas a corto y medio plazo.
17
CAPÍTULO 2
El programa ERP tiene como misión principal la satisfacción de las diferentes

necesidades de información del negocio, tanto los flujos internos como externos,
logrando así una mejor eficiencia en la gestión de la misma, obteniendo los datos
de manera más precisa, rápida, fiable y comprensible. Esto permite a los
directivos y analistas de información tomar las decisiones adecuadas y definir la
estrategia a seguir en el futuro. Según (Muñiz, 2004), entre las principales
razones o ventajas que justifican la implantación de un ERP compensando los
costes podemos citar:
 Se mejora considerablemente la comunicación entre todos los

trabajadores y departamentos del negocio, lo que garantiza un mayor
conocimiento de lo que sucede en la empresa.
 Se consigue una reducción en la incertidumbre sobre la veracidad y
fiabilidad de la información recibida. Todos los responsables manejan la
misma información, lo que impide duplicidades no coincidentes y con ello
la toma de decisiones errónea.
 Se produce una información más exacta lo que provoca la obtención de
datos más precisos.
 Se realiza una integración de procesos de trabajo entre las diferentes
áreas o departamentos más eficiente.
 Se obtiene un incremento de productividad de manera inminente tras la
implantación gracias a la automatización de los procesos y a la
integración de las diversas áreas de la empresa.
La obtención de ventajas y ahorros es significativa siempre y cuando se lleve a

cabo una correcta instalación. Sin embargo, es muy importante medir
correctamente estos ahorros ya que la implantación de este software es tiene un
coste elevado y requiere tener un plan bien definido de los objetivos a conseguir
y de los recursos disponibles en la empresa para evitar consecuencias
dramáticas.
18
SISTEMAS ERP
La rápida adaptación de la empresa a los cambios y avances tecnológicos

posibilita su competitividad y el logro de un crecimiento constante, pero esto
puede provocar la consecución de inversiones mal planificadas como proyectos
ERP implantados con bases poco sólidas. La empresa debe ser consciente del
peligro de fracasar en este tipo de inversiones y de los problemas importantes
que pueden aparecer.
Los sistemas de tipo ERP traen consigo no solo las ventajas de la automatización
e integración de los procesos, sino también una resistencia al cambio, una nueva
manera de funcionamiento, una reingeniería dentro de la propia empresa. Esto
cambiará la forma de realizar el trabajo y de organización del negocio, por lo que
es necesario tener el conocimiento de esto y enfrentarse de manera constructiva
y positiva a estos cambios, además de hacer un esfuerzo para que todo el
personal de la empresa forme parte del cambio en este nuevo proyecto.
Debe quedar muy claro que el hecho de implantar un ERP no soluciona los
problemas de gestión que tiene una empresa, sino que puede limitarse a
informatizarlos. Por la tanto, es necesario realizar previamente un análisis de la
situación actual y solucionar los temas que no estén funcionando de manera
adecuada para no arrastrarlos en el futuro y evitar su efecto en la implantación
del programa ERP.
2.3. CONTENIDO DE LOS SISTEMAS DE TIPO ERP
Los programas ERP están compuestos de una serie de diferentes módulos, que
permiten gestionar de manera organizada todas las actividades administrativas y
la gestión operativa de la empresa. De manera básica, se pueden dividir en dos
tipos: módulos administrativo-financieros (contabilidad general, tesorería,
clientes y ventas, proveedores y compras, existencias y almacenes, activos fijos) y
19
CAPÍTULO 2
módulos de gestión operativa (contactos, servicios, producción, proyectos,

recursos, nóminas y recursos humanos).
Estos módulos se pueden clasificar, a su vez, en tres tipos. Por un lado, están los
módulos básicos o elementales, que son aquellos que se deben adquirir de forma
ineludible porque son necesarios para el funcionamiento de todo el ERP y para
que el resto de módulos se puedan añadir.
Los módulos adicionales u opcionales se seleccionan cuando existen necesidades

concretas en la empresa, complementando así los módulos básicos. Finalmente,
los módulos confeccionados a medida son aquellos diseñados específicamente
para resolver una necesidad concreta de la empresa.
La mayoría del software ERP existente en el mercado emplea la tecnología

cliente/servidor, lo que hace que sea escalable y permite ofrecer configuraciones
óptimas en hardware, además de la gestión de bases de datos y sistemas
abiertos. Esto añade la ventaja de que todas las áreas de la empresa comparten
una única base de datos.
Depende del programa ERP que se utilice en cada caso pueden incorporar su
propia base de datos o utilizar una estándar existente en el mercado. Será
siempre conveniente emplear una base de datos estandarizada porque puede
ser utilizada también por otras aplicaciones.
2.4. CARACTERISTICAS GENERALES DE UN ERP.
Según (Mikael, 2018) “las características de un sistema ERP cubren las

inquietudes enteras de funcionamiento de un negocio”. Para ser calificado como
de tipo ERP los programas tienen que cumplir, al menos, la mayoría de las
20
SISTEMAS ERP
siguientes características generales que habitualmente definen a los sistemas

ERP:
 Su misión es la de procesar las actividades de todos los

departamentos de la empresa, que constituyen las operaciones
habituales de la organización.
 Realiza un trabajo clave en la medición de resultados de la empresa.
 Genera informes que permiten a los directivos evaluar la actuación de
la empresa.
 Realiza un seguimiento, midiendo e informando de todos los
acontecimientos sucedidos en la evolución de la empresa.
 Da soporte a las funciones básicas de la empresa.
 Da respuesta a los cambios significativos en los procesos del negocio y
en las necesidades de información.
 Recoge la información de distintas fuentes, la procesa y la ofrece a los
departamentos y usuarios que se requiera en cada caso.
 Soluciona la gestión integral de todas las áreas de la empresa que lo
necesiten.
 Ofrece una alta adaptabilidad a la situación particular de cada
empresa.
 Tiene alta capacidad y facilidad para ser usado por diferentes usuarios
en distintas áreas de la empresa.
 Soporta todo el sistema de información y hace que funcione y sea
eficaz.
 Se basa en una única base de datos que permita la integridad,
consistencia e integración de los diferentes módulos, interconectados
y actualizados.
21
CAPÍTULO 2
2.5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP.
Se detallará más adelante, para nuestro caso particular, la metodología a seguir

en el proceso de implantación de un ERP, resumidas aquí las seis etapas:
1. Análisis de la situación actual: se trata de realizar un análisis de las

necesidades actuales en la empresa.
2. Análisis de los módulos del nuevo programa: decidir la configuración del
programa que satisface al máximo las necesidades, teniendo en cuenta
los costes económicos y de implantación.
3. Selección del programa: decisión sobre el software ERP concreto.
4. Gestión del proyecto de implantación: análisis de requerimientos,
formación, configuración y responsables.
5. Implantación del programa: implantación y puesta en marcha.
6. Problemas de la implantación: análisis y solución de los problemas
ocurridos en la implantación.
22
3. SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA
IMPLANTADORA.
En este apartado se definirá la situación de la empresa que ha decidido implantar

un sistema ERP. Englobada dentro del grupo mayoritario de pequeñas y
medianas empresas, definiremos el término PYME y su estado actual en el
mercado nacional. Tras esta revisión, se describirá la estructura de la
organización, las actividades a las que se dedica, la venta de productos o
servicios y su relación con los clientes, además de su situación en el sector y su
proyecto de futuro.
Atendiendo al estado presente y a los objetivos establecidos se notifican

distintas debilidades o necesidades que se intentarán eliminar o reducir,
23
CAPÍTULO 3
sirviendo esto como razón y justificación de la decisión de implantar un ERP para

mejorar el funcionamiento de la empresa. Se fija como meta la eliminación de
ciertos errores unida a la optimización de otros procesos, sin que esto conlleve la
generación de nuevos fallos o problemas en el funcionamiento cotidiano del
negocio.
3.1. DEFINICIÓN DE PYME.
La Definición de PYME está recogida en el Anexo I del Reglamento (UE) nº

651/2014 de la Comisión. En la introducción de dicho anexo se encuentra
inicialmente la consideración del término empresa “Se considerará empresa toda
entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad
económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que ejerzan
una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, así como
las sociedades de personas y las asociaciones que ejerzan una actividad
económica de forma regular”.
A continuación, se detallan los tres casos para los que se puede considerar a una
empresa PYME: mediana, pequeña o micro.
1. Se define mediana empresa como una empresa que ocupa a menos de

250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50
millones de euros o cuyo balance general anual no excede de 43 millones
de euros.
2. Se define pequeña empresa como una empresa que ocupa a menos de 50
personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual
no supera los 10 millones de euros.
3. Se define microempresa como una empresa que ocupa a menos de 10
personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual
no supera los 2 millones euros.
24
SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
Para calcular los efectivos, los importes financieros y el período de referencia hay
que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
 Los datos utilizados para el cálculo financiero y de personal serán los del
último ejercicio contable cerrado y serán calculados sobre una base anual
a partir de la fecha en que las cuentas se hayan cerrado. El volumen de
negocio total será calculado sin el impuesto sobre el valor añadido (IVA),
ni impuestos indirectos.
 Si una empresa realiza la constatación, en la fecha del cierre de cuentas,
de que se han excedido los límites financieros o de personal en cualquier
sentido, sobre una base anual, y este exceso se comprueba en dos
ejercicios consecutivos, adquirirá o perderá su condición de micro,
pequeña o mediana empresa.
 Para empresas creadas en el actual ejercicio financiero se realizarán
estimaciones fiables basadas en datos del presente ejercicio.
Esta concreción en la definición de pyme es necesaria a escala europea para

tener la garantía de que las ayudas comunitarias llegan solo a las empresas que
lo necesitan de forma genuina. Por ello, a todos los programas de ayuda,
medidas y políticas de apoyo a este tipo de empresas desarrollados por la
Comisión Europea se aplican estas condiciones. De la misma manera, esta
definición se aplica para determinados casos de ayudas estatales. En ocasiones,
calificar a una empresa de pyme puede resultar más complejo de lo que puede
parecer a priori.
Habitualmente, se encuentran casos complejos de empresas que cumplen las

condiciones por tamaño, de número de trabajadores, volumen de negocios y
balance general y, sin embargo, tienen acceso a un gran volumen de recursos
adicionales, por estar asociada a una gran empresa o cualquier otra razón. Estas
empresas con una estructura con alta complejidad deberán ser analizadas caso
25
CAPÍTULO 3
por caso para determinar si merecen ser consideradas como pyme a todos los
efectos.
3.2. DESVENTAJAS DE LAS PYME.
La realización correcta de la identificación de las pymes es de gran importancia

ya que su naturaleza las hace requerir de unas ayudas que otras empresas no
necesitan. Este tipo de empresas se enfrenta a problemas específicos que las
diferencian de distintas organizaciones. En ocasiones, estos problemas hacen
que recibir determinadas ayudas oficiales sea imprescindible para la
supervivencia del negocio dentro del mercado.
Las pymes que cumplen todos los requisitos suelen encontrarse con fallos en el
mercado que generan un entorno económico hostil, donde resulta muy difícil
llegar a ser competitivo. Estos fallos pueden estar motivados por la normativa
relativa a la financiación, la innovación, la investigación, la regulación
medioambiental, etc. Las pymes pueden no tener los recursos necesarios para
cumplir la normativa ambiental, para invertir en investigación o para acceder a
financiación.
De igual manera, las pymes deben hacer frente a barreras estructurales que no
suponen un problema para empresas de mayor tamaño. Estas barreras pueden
ser: un mercado laboral demasiado rígido, la falta de conocimientos técnicos y de
gestión, o la incapacidad para contemplar las posibilidades de expansión
internacional.
Los fondos disponibles de ayuda para superar estos problemas específicos son
bastante limitados, por lo que resulta fundamental la identificación correcta de
la condición de pyme. La naturaleza pública de estas condiciones no debe
provocar la creación de organizaciones con una estructura ficticia que las haga
26
acreedoras de estos programas de apoyo. La Comisión Europea, el Banco

Europeo de Inversiones (BEI), y el Fondo Europeo de Inversiones (FEI)
recomiendan a aplicación de esta definición a los Estados miembros.
3.3. APLICACIÓN DE LA DEFINICIÓN DE PYME.
En Europa, la empresa promedio emplea a un máximo de seis personas. Sin

embargo, la definición oficial de pyme tiene en cuenta las relaciones con otras
empresas, por lo que se debe analizar cada situación específica al detalle. En
determinados casos, estas relaciones proporcionan unos vínculos de propiedad o
un acceso a mayores recursos que invalidan la condición de pyme.
En esta definición se consideran tres categorías diferentes de empresas según las

relaciones que las organizaciones pueden mantener entre sí. Esta distinción
resulta necesaria a la hora de excluir a las empresas que no merezcan la
condición de pyme. Estas categorías son las siguientes:
 Autónoma: empresa completamente independiente o con participaciones

minoritarias en otras empresas. Estas participaciones deben ser menores
al 25%.
 Asociada: empresas en colaboración con otras, con participaciones entre
el 25% y el 50%.
 Vinculada: serán empresas vinculadas aquellas cuyas participaciones
superen la barrera del 50%.
No se valorará solamente la participación accionarial de una empresa asociada o

vinculada, sino también el control que tiene una empresa sobre el
funcionamiento de otro. La clasificación en estas tres categorías implica la
posibilidad de tener en cuenta los datos de más empresas en el cálculo de la
condición de pyme para una en concreto.
27
CAPÍTULO 3
3.4. CIFRAS ACTUALES DE PYMES EN ESPAÑA.
Se considera necesario disponer de unos breves datos para situar rápidamente el

estado actual de las pequeñas y medianas empresas en España. Por este motivo,
se presentan en la tabla 3.1 los datos para las pymes inscritas en la Seguridad
Social en España proporcionados por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social
(MEySS) en enero 2018:
Tabla 3.1: Empresas inscritas en la Seguridad Social.

Fuente: (MEySS, Ministerio de Empleo y Seguridad Social, 2018).
En esta tabla vemos la situación actual en España, donde de las 2.847.735

empresas inscritas en la seguridad social 2.843.248 son pymes. Esto representa
el 99,8% de las empresas totales (figura 3.1).
En la figura 3.2 se refleja la evolución desde agosto de 2016 de pymes,

autónomos (considerados pymes sin asalariados) y grandes empresas. Vemos
como en este año y medio, con los efectos de la crisis económica todavía
presentes, solo son capaces de crecer razonablemente las grandes empresas, con
una leve subida para el caso de las pymes con asalariados y una leve bajada para
los autónomos.
28
Figura 3.1 Porcentaje de Tipos de Empresa en España.

Fuente: (MEySS, Ministerio de Empleo y Seguridad Social, 2018)
Figura 3.2 Evolución de las PYME con asalariados, grandes empresas y autónomos.
Tabla 3.2: Trabajadores inscritos en la Seguridad Social.

29
CAPÍTULO 3
Con esta tabla 3.2 y la siguiente gráfica (figura 3.3) vemos cómo no solo hay
mayor número de pequeñas y medianas empresas que grandes, sino que las
pymes también superan en número de trabajadores contratados a las grandes
empresas. Tan solo el 33,4% de los trabajadores inscritos en la Seguridad Social
realizan su labor en una gran empresa.
Figura 3.3 Porcentaje de trabajadores por tipos de empresa.

Fuente: (MEySS, Ministerio de Empleo y Seguridad Social, 2018)
Hemos visto brevemente en las tablas anteriores como las pymes tienen mayor
importancia de lo que puede parecer en un principio. Habitualmente, se sitúa
mayor foco mediático y atención social en las pocas grandes empresas que
operan en España, pero los datos reales transmiten como dos terceras partes de
los trabajadores no pertenecen a estas empresas. En consecuencia, resulta
imprescindible cuidar la salud de las pymes españolas para mantener la
estabilidad en la economía.
Con este objetivo conviene dar a conocer de qué manera los sistemas ERP
pueden ayudar a la organización de estas empresas, haciéndolas más
competitivas. El negocio en el que está enfocado este caso práctico pertenece al
30
grupo de pequeñas empresas y se describe su funcionamiento en el siguiente

apartado.
3.5. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS NECESIDADES.
Establecidos los pasos necesarios para realizar la implantación de un ERP,

comenzaremos en este apartado a documentar el caso particular que constituye
el objetivo de este trabajo. Antes de tomar cualquier decisión se debe analizar la
situación y necesidades actuales de la empresa. Para ello se comenzará haciendo
una descripción de la misma, para continuar estudiando su funcionamiento
mientras se lleva a cabo la detección de problemas o ineficiencias que se
convertirán en necesidades a subsanar y se unan a las ya existentes (o las que los
responsables del negocio son conscientes de tener). El nuevo sistema de gestión
debe aspirar a cubrir todas las necesidades que sea posible, al tiempo que no se
crean nuevas o se empeoran procesos actualmente eficientes.
3.5.1. Introducción al negocio y su funcionamiento.
La empresa objeto de la implantación es Andén 47. Se trata de un negocio

creado recientemente constituido con el objetivo de apoyar la cultura de la
ciudad de Valladolid. Pretende ser un punto de encuentro para artistas,
creadores, productores audiovisuales y amantes de la cultura y el arte. Para ello,
la actividad más básica consiste en proporcionar el gran espacio del que se
dispone a terceros interesados en desarrollar allí sus actividades, poniendo en
valor su excelente localización.
A esto se suma la creación de un centro de enseñanza de baile que opera en

dichos espacios, con multitud de disciplinas impartidas por profesorado
especializado, formado en enseñanza y baile. El gran número de clientes con el
que se maneja la empresa actualmente, unido a los distintos tipos de
31
CAPÍTULO 3
contrataciones según número de horas, períodos y ofertas hacen de esta

segunda actividad general el mayor reto a nivel de gestión empresarial.
Esta segunda actividad se convierte en la principal, se oferta una gran variedad

de tipos de baile que los clientes tienen la posibilidad de contratar por períodos
de mes o de trimestre, y desde una hora a la semana hasta una tarifa plana que
permite asistir a tantas clases como el cliente considere oportuno. Los precios
van desde 30 euros al mes hasta 180 euros por un pago trimestral. Se detallan a
continuación:
 Actividad mensual:
o 1 hora/semana: 30 euros.
o 2 horas/semana: 40 euros.
o Tarifa plana mensual: 65 euros.
 Actividad trimestral:
o 1 hora/semana: 80 euros.
o Tarifa plana trimestral: 180 euros.
A través de estas tarifas las disciplinas a las que se tiene acceso son las
siguientes: Hip Hop, Locking, Waacking, House, Danza Afro, Lindy Hop, Fitness,
Breaking, Poppin, Dancehall, Powermoves, Contemporáneo, Claqué, Elasticidad y
Acrobacia. Además, se organizan grupos de competición. Con la contratación de
un servicio de varias horas a la semana el cliente puede dedicarse a una sola
disciplina o asistir a varias, siempre respetando los horarios fijados. Para poder
impartir tal cantidad de clases la empresa cuenta con 12 profesores y bailarines
expertos en cada uno de los tipos de danza.
32
La forma de proceder consiste en informar al nuevo cliente potencial de las

disciplinas y horarios. A continuación, este rellenará una ficha de información
donde se refleja la actividad que se desea desarrollar en la empresa. Más tarde,
esta información se informatiza, fijando al nuevo alumno en la lista o listas de las
clases. Por último, se realiza la factura y se ingresa el pago recibido. El objetivo
será agilizar este proceso, el primer paso será agrupar todos estos trámites
dentro del mismo software, por ahora independientes.
La primera actividad no se limita a ofertar espacio, sino todo lo necesario para

cualquier actividad cultural o artística. Dependiendo de las salas se incluye: wifi,
equipos de sonido, microfonía, equipos de iluminación, proyector, sillas para
cubrir el aforo, mesas, y personal de sala y control de acceso. Andén 47
pretender ser localización de exposiciones, conciertos, microteatro, espectáculos
de danza, presentaciones de proyectos, talleres y workshops, charlas y debates,
ensayos de grupos de música o teatro, marketplace y cualquier otro tipo de
evento. Las opciones a contratar son las siguientes:
 Fase 1: 150 euros por cada hora. Aforo de 150 personas. Disponible el uso
de tres salas. La primera de 140 metros cuadrados y 120 personas de
aforo. La segunda haría el servicio de camerino o sala técnica, de 60
metros cuadrados. La tercera es un espacio elevado sobre la primera, de
60 metros cuadrados. En esta fase se dispone de luz temática con 8
proyectores independientes de luz led de 50w RGB y total de 400w en
sala, luz de trabajo con 6 campanas led de 200w y total de 1200w en sala,
iluminación natural, 8 cajas de sonido de 50w RMS con un máximo de
400w y mesa Ecler Sam 402 4 canales.
 Fase 2: 120 euros por cada hora. Aforo de 100 personas. Disponible el uso
de tres salas. La sala principal de esta fase cuenta con 100 metros
cuadrados. La segunda sala funciona como sala de catering, con una
superficie de 50 metros cuadrados. Y la tercera sala es un espacio
33
CAPÍTULO 3
limitado al personal del catering, con una superficie de 8 metros

cuadrados. En esta fase se dispone de luz temática de 12 proyectores
independientes de luz led de 50w RGB y total de 600w en sala, luz de
trabajo con 5 lámparas de luz led de 200w y total de 1000w en sala, 4
cajas de sonido autoamplificadas 500w RMS y máximo de 2000w, mesa
Yamaha MG10 XU 6 canales y proyector de 150 pulgadas a 4000 lúmenes.
A parte de estas dos fases, la empresa ofrece la posibilidad de contratar las salas
de manera independiente. Se detallan los servicios disponibles en la tabla 3.3:
Tabla 3.3: Tabla de precios por alquiler de salas independientes.
Sala 47 Sala 013 La Caja El taller

40 euros/hora 40€/h 25€/h 25€/h
2 2 2 2
Sala diáfana 150m 100m con 4 Sala diáfana 60m 50m con columna
columnas central
2 2 2
Espejo de 9m Sin espejo Espejo de 8m Espejo de 7m
Iluminación regulable Iluminación Iluminación Iluminación
configurable
Además, se proporciona asesoría profesional, climatización, vestuarios

completos, promoción y divulgación y otros servicios.
Andén 47 ofrece también la posibilidad de asociarse al espacio mediante una

cuota mensual, con distintas opciones:
 Artista: 20 euros al mes. Lunes a viernes de 11:00 a 14:00. Se dispone de

uso de sala colaborativo, equipo de sonido y material de acrobacia.
 Profesional: 100 euros al mes. Lunes a viernes de 09:00 a 14:00. Se
dispone de un puesto de mesa, uso de sala para reuniones, uso de sala
para creación de contenido, café y fruta de manera ilimitada, wifi y
pizarra.
34
 Colectivos: 60 euros al mes. Fin de semana. Se dispone de sala de

reuniones 3 horas al mes, recogida de correspondencia, wifi y pizarra.
Por último, el negocio ofrece una serie de programas de residencia orientados a

apoyar el proceso de creación de contenido artístico. Estos programas incluyen
en primer lugar orientación y seguimiento del proyecto, con tutorías semanales y
asesoramiento por parte de un equipo de profesionales.
Proporcionan un entorno de trabajo adecuado, con puesto de mesa,

documentación, taquilla y wifi. También se incluye el uso de la sala “El Taller”, 50
metros cuadrados con 500w de sonido y 100w de iluminación RGB. El residente
tiene a su disposición este espacio durante 100 horas en un máximo de 12
semanas en sesiones de 2 a 4 horas. A esto se suma la disponibilidad de 2 salas
para la presentación del proyecto o estreno de la obra final, la Sala 47, de 150
metros cuadrados y la Sala 013, de 100 metros cuadrados.
La residencia se puede completar con un programa de promoción y divulgación

del contenido desarrollado, con diseño de la imagen del proyecto, creación de
sitio web, uso de herramientas de trabajo Google y divulgación de las obras
performativas y proyectos. Tanto las opciones de alquiler de espacio y servicios
como las de la escuela de danza deben encontrarse integradas en el sistema ERP.
3.5.2. Necesidades actuales.
Visto el funcionamiento básico del negocio, en este apartado se analizarán las

necesidades actuales que generan todos estos procesos, razones por las que se
llega a tomar la decisión de implantar un ERP. Con esta implantación se busca
mejorar la organización del negocio, ahorrar tiempos de administración, mejorar
el flujo de información y reducir costes.
35
CAPÍTULO 3
En primer lugar, la organización actual en cuanto a información de los clientes

empieza a ser insostenible: con la empresa creciendo constantemente resulta
urgente mejorar el proceso actual basado en hojas de cálculo con un alto grado
de desorganización. Con esta forma de proceder no se realiza un control
adecuado del cliente, ni en términos económicos, ni en cuanto a su historial
académico. Se necesita tener a disposición en cualquier momento la información
del estado actual del cliente (facturas pendientes de pago, historial de su
relación con la empresa con el registro de facturas pagadas, acuerdo vigente y
fecha de finalización), así como su historial académico.
Otra necesidad indispensable está relacionada con la gestión contable; en este

momento, la empresa tiene subcontratada con un gestor externo esta actividad.
Sin embargo, esta empresa gestora precisa de una mejora en la información que
reciben. Por tanto, se requiere de una mejor organización de facturas emitidas y
pagos registrados, fechados correctamente y sin problemas de correspondencia
entre los datos registrados y las cifras reales.
Actualmente, la empresa está consiguiendo generar una notable fidelidad en los

clientes existentes al tiempo que se ha mejorado el ritmo de captación de otros
nuevos. Este gran síntoma de buena salud empresarial ha generado problemas
en la organización de la información, con multitud de hojas de cálculo en
Microsoft Excel. Se ha convertido en necesario integrar todos estos archivos
dentro de la misma base de datos. Para ello, a causa de la debilidad de la
empresa que representa no disponer de personal formado en gestión
empresarial, se recurre a ayuda externa.
Otra de las necesidades iniciales a cubrir es la incapacidad actual para hacer un

seguimiento completo de la marcha del negocio. Con la implantación del nuevo
programa se busca tener a disposición tanto datos instantáneos de la situación
en el momento presente de la empresa, como informes semanales y mensuales.
El objetivo es disponer de datos estadísticos históricos y actuales de todas las
36
actividades que se realizan en la organización, y poder así detectar ineficiencias o

actividades que no resultan rentables. A partir de estos datos se podrá evaluar si
hacer determinados cambios o poner término a procesos que generan más
gastos que ingresos, así como tener una visión global de la marcha del negocio.
Por último, el ERP aportará sencillez a procesos existentes solucionando

necesidades que en principio los responsables del negocio ignoran, y posibilitará
realizar actividades que ahora no se tiene la capacidad de llevar a cabo. Un claro
ejemplo es el e-mail masivo, a través de la herramienta instalable en el software
se podrá mejorar la promoción actual.
37
4. SELECCIÓN DEL PROGRAMA.
Establecida la decisión de recurrir a un programa ERP tras analizar las

necesidades actuales de la empresa, corresponde estudiar las distintas
alternativas disponibles en el mercado. La principal división se establece entre
dos tipos de software: el denominado ERP propietario y el ERP de software libre.
Cada uno será adecuado dependiendo de las circunstancias concretas de cada
negocio, pudiendo encontrar numerosas alternativas en ambos casos. En este
capítulo veremos qué son cada uno de ellos y qué similitudes y diferencias se
encuentran entre ambos. Se decidirá qué opción escoger y qué software
concreto dentro del tipo escogido.
39
CAPÍTULO 4
4.1. INTRODUCCIÓN.
Los sistemas ERP se ven obligados a mantenerse en continua evolución para

adaptarse a los vertiginosos avances tecnológicos y en las filosofías y tendencias
de gestión de empresas. El mundo empresarial está en constante proceso de
mejora y las organizaciones dedican gran parte de sus recursos a la investigación,
innovación y desarrollo dentro del campo de estos sistemas.
En los últimos años hemos asistido a un creciente desarrollo de software libre

dentro de los sistemas de información. En este nuevo terreno de juego los ERP
encuentran muchas oportunidades, pero también se encuentran con la aparición
de nuevos problemas que las empresas necesitan analizar y solucionar
forzosamente.
Será necesario analizar los principales aspectos que diferencian los ERP
propietarios y los ERP de software libre. Para ello, se estudiará brevemente la
evolución histórica de los sistemas de información en la gestión empresarial,
hasta la llegada de los programas ERP. Más tarde, se describirá el concepto de
software libre, o Free software, y su filosofía. Y tras la comparación entre los ERP
de software libre y los ERP propietario se procederá a las conclusiones y su
aplicación al caso que nos ocupa.
4.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA.
Los sistemas de información han evolucionado con el límite de la tecnología

existente en cada momento. Tienen su origen en el software para la gestión
contable y programas para la gestión de stocks, transformándose hacia el MRP
(Material Requirement Planning), MRP II (Manufacturing Resources Planning) y
evolucionando finalmente hasta los sistemas de información de gestión
empresarial actual, los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning). Se
40
SELECCIÓN DEL PROGRAMA
considera así a los ERP como la sofisticación de los primeros programas de

gestión de inventarios (Oltra Badenes, Gil Gómez, & Bellver López, 2011).
Entre los avances más recientes integrados en los ERP se pueden encontrar la
interacción con el entorno de la empresa (e-business), modelos de integración
virtual de todos los “players” (jugadores) del entorno, gestión del comercio
electrónico, gestión de las relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship
Management), organización de relaciones con proveedores (SRM, Supplier
Relationship Management), etc. Los primeros ERP que ofrecieron la gestión de
relaciones con el entorno se denominaron ERP II. Sin embargo, con la absorción
de esa función por parte de todos los sistemas ERP, desapareció ese término,
volviendo a la denominación común de sistemas ERP.
4.3. SOFTWARE LIBRE.
Resulta necesario revisar el concepto de software libre antes de analizar los

sistemas ERP de software libre, o FSw ERP (Free Software ERP) y su influencia en
el mercado, así como su tendencia en los últimos años.
El software libre tiene su origen en los años 1950 y 1960. Sin embargo, su
verdadero catalizador fue la Free Software Foundation, fundada el 4 de octubre
de 1985 por Richard Stallman. Con el objetivo de difusión del movimiento,
resultó ser la base conceptual para el software libre.
A partir de este punto el avance de este nuevo concepto de programas fue muy
rápido, siendo actualmente la industria del software libre un sector maduro y
con gran importancia en algunas áreas. Como ejemplos podemos contar con
sistemas operativos, servidores de aplicaciones y herramientas de seguridad.
Aunque, como veremos, en el ámbito de la gestión empresarial, y concretamente
en el de los sistemas ERP, la industria no ha alcanzado todavía su madurez.
41
CAPÍTULO 4
De acuerdo a la definición dada por Richard Stallman (2002), la base del

concepto de software libre es la libertad; en concreto, cuatro libertades. Libertad
para:
1. Ejecutar el programa en cualquier sitio y momento, y con cualquier

propósito.
2. Analizarlo y adaptarlo a nuestras necesidades. Esto requerirá un acceso al
código fuente.
3. Redistribuir, permitiendo la colaboración con terceros.
4. Mejorar el software y publicar esas mejoras. También requiere el acceso
al código fuente.
Estas cuatro libertades se conciben con el objetivo de proporcionar

consecuencias beneficiosas tanto para el usuario como para el desarrollador,
además del integrador o el encargado de realizar el mantenimiento. De esto se
extraen grandes ventajas y muy pocas desventajas, exageradas o falseadas a
menudo por la competencia propietaria.
La principal consecuencia derivada de estas libertades es el modelo de costes de

este tipo de software, muy distinto del propietario. Se practica el intercambio
entre desarrolladores, con mecanismos de trueque, lo que reduce
considerablemente los costes de desarrollo. A esto se suma la posibilidad de
realizar un programa nuevo sin empezar desde cero, dada la libertad de
desarrollo, reutilizando códigos existentes. Los costes de distribución serán
también mínimos, utilizando como vía internet y foros públicos y gratuitos
destinados a esta distribución.
La colaboración voluntaria y desinteresada permitida por estas libertades

incrementa la calidad de los programas, causada por el constante reporte de
errores en entornos y situaciones inimaginables por el desarrollador original.
42
Esta colaboración permite aprovechar los programas de calidad insuficiente,

mejorándolos a partir de lo existente.
4.4. ERP DE SOFTWARE LIBRE O FSW ERP.
El FSw ERP, es software ERP desarrollado y concebido bajo los principios del
software libre, con la pretensión de cumplir las cuatro libertades que lo definen.
El interés por los sistemas ERP y por los sistemas de software libre y código
abierto ha sido creciente en las últimas décadas, pero la atención recibida por la
combinación de ambas es relativamente reciente. Esto hace que todavía haya un
gran potencial de crecimiento, especialmente en lo relativo a pymes, quedando
mucho trabajo por hacer.
Desde su aparición, los FSw ERP han evolucionado notablemente y actualmente

su desarrollo permite su consumo en masa (Boulanger, 2005). Esto hace que los
proveedores de ERP propietario tengan que hacer frente a desafíos para
permanecer en el negocio. Lo que se traduce en constante incremento de calidad
en el servicio. Actualmente, el uso de los FSw ERP es todavía inferior al uso del
software libre en utilizaciones como bases de datos, sistemas operativos,
navegadores, etc.
El principal obstáculo a superar por este tipo de software es la falta de confianza

de la mayoría de las empresas. La información controlada por el programa es
crítica y confidencial; además, realiza procesos complejos, resultando su labor
clave para el funcionamiento óptimo de la empresa. Es compresible que los
gestores de la organización necesiten tener la absoluta confianza de que el
sistema funcionará correctamente, a esto ayuda la reputación de la empresa
productora del software ERP.
43
CAPÍTULO 4
Sin embargo, el mercado de los FSw ERP está evolucionando en la dirección

adecuada, y esa confianza crecerá cuando siga aumentando el número de
empresas que lo utilizan con éxito, hasta que el mercado entienda que los
sistemas están preparados para su incorporación masiva. Este hecho no es una
novedad, ya que todos los softwares pioneros y revolucionarios han lidiado con
este problema, superándolo con un servicio que ofrezca ventajas sobre lo
existente previamente.
Por lo tanto, la fiabilidad del sistema ERP, traducida en la confianza del potencial
consumidor, es uno de los factores decisivos que actúan en la elección final.
Actualmente, las empresas que toman la decisión de implantar un ERP muestran
una mayor confianza en los ERP propietarios que en los FSw ERP. Esta confianza y
el coste del programa son los dos factores que más influyen en la deliberación de
las empresas. Sin embargo, hay muchos más factores que diferencian a estos dos
tipos de software y que es imprescindible tener en cuenta.
4.5. FACTORES DIFERENCIALES ENTRE UN ERP DE SOFTWARE

LIBRE Y UN ERP PROPIETARIO.
Estos factores, que se describirán a continuación, son claves en la decisión entre

los dos tipos de ERP. Es imprescindible tener en consideración cada uno de ellos,
tanto por las empresas que decidan llevar a cabo la implantación como para las
empresas desarrolladoras de ERP, para analizar su situación respecto a sus
competidores. Esta comparación se realizará desde el punto de vista de las
necesidades de las pymes, ya que es actualmente el objetivo principal en el
mercado de los fabricantes de ERP, además de ser el caso que nos ocupa. Las
consideraciones sobre estos factores diferenciales pueden variar para el caso de
soluciones ERP implantadas en grandes empresas y multinacionales.
44
4.5.1. Factor costes.
En principio, el coste parece ser el factor que mayor atención recibe en la

decisión final de implantar un FSw ERP. Las licencias de uso de los ERP
propietarios tienen un precio muy elevado, lo que resulta ser una barrera
infranqueable para que las pymes puedan acceder a ellas. Sin embargo, la
licencia de los FSw ERP es gratuita, situando a este tipo de programas al alcance
de cualquier empresa.
Sin embargo, que la licencia sea gratuita no significa en absoluto que el uso de
estos programas no tenga costes asociados, como los costes de aprendizaje, los
costes de instalación y los costes de mantenimiento. Los costes de implantación
de un ERP se extraen de los costes de implantación de un EIS (Enterprise
Information System) (Olson 2009). Se resumen en tres fundamentales: costes de
las licencias del programa, costes de adquisición del hardware necesario y costes
de los servicios necesarios para la implantación.
Este estudio, presentado en (Olson 2009), analiza la proporción de estos tres

costes, diferenciando entre distintos servicios, tras una recogida de datos en las
implantaciones de ERP en Estados Unidos y Suecia. Este análisis y sus resultados
son extrapolables a otros países, donde las proporciones son de un orden similar.
Los resultados están recogidos a continuación en la tabla 4.1:
Tabla 4.1: Distribución de los Costes de Instalación de un ERP.

Elaboración propia a partir de (Olson 2009).
Concepto Grupo EE.UU.(%) Suecia (%)

Software Software 30 24
Hardware Hardware 18 19
Consultoría Servicios 24 30
Implantación Servicios 14 12
Formación Servicios 11 14
Otros Otros 3 1
45
CAPÍTULO 4
Dentro de los tres tipos de coste, los recursos destinados por las pymes al
hardware son similares para el FSw ERP y el ERP propietario. En el coste por las
licencias del programa se establece la mayor diferencia: mientras que en el ERP
propietario representa un coste importante dentro del proyecto, en el FSw ERP
no existe, ya que las licencias son gratuitas.
En cuanto al tercer coste, el coste de los servicios necesarios en la implantación

del programa y la adaptación de la empresa, es necesario tanto en los FSw ERP
como en los ERP propietarios. Sin embargo, en la actualidad es más sencillo
encontrar organizaciones dedicadas a la implantación de ERP propietarios. Como
resultado, se pueden encontrar mayores costes en los servicios para la
implantación de un FSw ERP, ya que casi no hay especialistas, y el precio por
hora es mayor.
Por tanto, si se necesita contratar servicios de consultoría externa, como es

habitual ya que pocas empresas pueden ser autónomas al 100%, pueden
encontrarse tarifas más elevadas en el FSw ERP que en el ERP propietario. Sin
embargo, la principal ventaja competitiva de los sistemas de ERP de software
libre es el coste global del proyecto, y hay pocas empresas actualmente que se
decidan por la implantación de un FSw ERP, por lo que los consultores que se
dedican a la instalación de este tipo de sistemas no pueden tener unas tarifas
excesivamente altas.
Finalmente, conviene resaltar que a pesar de que el coste es el primer factor que
se relaciona con el software libre, en la práctica resulta ser un factor importante
pero secundario. Una implantación correcta y bien planificada de un ERP puede
resultar potencialmente muy beneficiosa para la empresa, lo que hace que los
costes iniciales que diferencian un FSw ERP de un ERP propietario no sean un
factor decisivo.
46
4.5.2. Factor adaptabilidad y capacidad de desarrollo.
Un factor fundamental a tener en cuenta que diferencia a los FSw ERP de los ERP
propietarios es la adaptabilidad del software. El principal problema a solucionar
en la implantación de un ERP es realizar un completo ajuste entre los requisitos
de la empresa y la funcionalidad del software. Esto se denomina “desajuste” o
“gap”, hace referencia a una brecha entre una función requerida por la empresa
y la imposibilidad del programa para adaptarse y ofrecer ese servicio.
Un determinado “gap” puede hacer inservible por completo la implantación si es

lo suficiente importante. Para cerrar este hueco durante la implantación del ERP
se deben hacer las adaptaciones requeridas por la empresa en la funcionalidad
del software, pero también modificaciones en los procesos de las empresas si así
fuera necesario. Por lo tanto, se debe tratar de una adaptación mutua, de la
empresa al programa y del programa a la empresa, lo que suele requerir de la
participación de una empresa consultora. En este caso, no hay ninguna
diferencia entre el software de código abierto y el propietario.
Sin embargo, muchos ERP propietarios en la práctica tienen un funcionamiento

de lo denominado como “caja negra”, esto es, su complejidad impide la
comprensión de cómo llevan a cabo sus procesos, lo que imposibilita a su vez su
mejora. Por lo tanto, si la forma en que el ERP gestiona algunos procesos es una
incógnita para los gestores de la organización y no puede ser modificado, la
manera de enfrentarse a determinados procesos del negocio deberá ajustarse a
lo que el ERP hace, cayendo la responsabilidad en el programador de software en
lugar de en el gerente de la empresa, como sería recomendable.
En cambio, para el caso de los FSw ERP, al ser su código abierto, las empresas
que lo van a utilizar como usuario final tienen la posibilidad de acceder al código
fuente completo, lo que les permite participar en el desarrollo y modificación del
software. Este hecho permite realizar la implantación de acuerdo a las
47
CAPÍTULO 4
necesidades reales de la empresa disminuyendo el “gap” existente entre el

software ERP y el funcionamiento del negocio que lo va a utilizar. Por lo tanto,
esta característica del FSw ERP puede resultar muy beneficiosa para la empresa
siempre que se aproveche asumiendo un papel activo en el uso y desarrollo del
sistema.
Actualmente, la mayoría de los ERP propietarios no permiten modificaciones

sustanciales en la manera de gestionar los procesos de negocio. Ofrecen
flexibilidad para personalizaciones básicas como el desarrollo de informes,
consultas, la visualización de la interfaz, etc. En cambio, resulta imposible
modificar los procesos complejos, habitualmente los procesos clave en el
funcionamiento del negocio y que posibilitan la diferenciación en su sector, lo
que hace que se requiera del ERP una adecuación completa a las necesidades
particulares.
4.5.3. Factor dependencia del proveedor.
Otro aspecto a tener en cuenta es la dependencia de la empresa que adquiere un

ERP propietario de los desarrolladores y distribuidores de estos sistemas. Si estos
propietarios del código fuente desaparecen por motivos económicos, o de
cualquier otra índole, se dificultaría enormemente la mejora y el mantenimiento
del sistema ERP, ya que, habitualmente, los desarrolladores del ERP propietario
son los únicos con conocimiento total del sistema. Se trabaja con una relación de
dependencia para el mantenimiento, actualizaciones y ampliaciones de nuevos
requerimientos.
Generalmente, las nuevas versiones del software son desarrolladas por el

fabricante y, a partir de estas modificaciones, empresas asociadas al
desarrollador, como consultoras o negocios especializados con acceso al código
fuente, trabajan en la implantación adaptando los nuevos cambios a las
empresas usuarias del programa. Con este procedimiento la dependencia de las
48
empresas es muy fuerte. Sin embargo, el lado positivo es que se tiene la garantía
de que, mientras exista el fabricante, el ERP se mantendrá actualizado,
adaptándose a los requerimientos voluntarios y a otros como los debidos a
cambios de legislación.
Los fabricantes de ERP propietario se aseguran de que sus empresas asociadas

ofrecen un servicio de calidad mediante programas de certificación. Como
consecuencia, estas empresas están proporcionando un servicio profesional de
alta calidad. Además de esto, las empresas de ERP propietarios generalmente
dan soporte de las últimas versiones de su software, servicio mucho más
complejo para el FSw ERP, con múltiples versiones dada su naturaleza de código
abierto.
Por lo tanto, en la elección de la implantación de un ERP propietario va asociada

una alta dependencia del proveedor, entendiendo como proveedor tanto la
empresa fabricante del ERP como las empresas asociadas encargadas del servicio
de implantación. Sin embargo, esta dependencia que superficialmente puede
parecer un inconveniente, contando con el riesgo de la supervivencia del
proveedor, se convierte en una ventaja. Esta situación ventajosa se entiende
analizando la prestación de servicios ofrecidos por estas empresas, que
garantizan el correcto funcionamiento del sistema ERP en todo momento.
4.5.4. Modularidad.
Según (Alan MacCormack, 2006), entre el código abierto y el código propietario

se establece una diferencia de modularidad, siendo el software propietario
menos modular que el software libre. Esta diferencia está motivada por el gran
número de desarrolladores que producen el software libre, encargándose cada
uno de una parte (módulo) del sistema.
49
CAPÍTULO 4
Una alta modularidad tiene la ventaja de que no es necesaria la modificación del

código completo del sistema para implantar alguna variación en el
funcionamiento para una finalidad concreta. Esta forma de trabajar por módulos
reduce la complejidad al desarrollar nuevas funciones o alterar la ya existentes.
Resulta una ventaja muy significativa ya que es muy habitual tener que adaptar
el ERP a determinadas necesidades concretas.
4.5.5. Factor calidad de software.
En este aspecto hay una diferencia básica: el software libre necesita una masa
crítica de usuarios y el impulso de su esfuerzo combinado para competir en
calidad, fiabilidad y seguridad a sus homólogos propietarios. Varios usuarios de
ERP pueden coincidir en el mismo problema, con la necesidad de una adaptación
o desarrollo para superarlo, esto incita a la aportación de diferentes puntos de
vista o enfoques para solucionarlo. Se debe aprovechar esta colaboración para
llegar a una solución mejor a la que podrían llegar individualmente.
Sin embargo, esta forma de avanzar requiere tiempo hasta llegar a un nivel de
calidad elevado. Es necesaria la formación de una masa crítica, que esta
comparta el conocimiento, coopere y se ayude mutuamente compartiendo los
errores y sus posibles soluciones. Además, se precisa el desarrollo de nuevas
funcionalidades. Por tanto, para que esta colaboración tenga éxito, es
imprescindible que las empresas cambien su enfoque, que debe evolucionar
desde el punto de vista del usuario a una nueva forma de análisis, como
desarrollador.
Para materializar esta colaboración se crean comunidades de usuarios que se

ocupan de revisar y mejor el código del software. Generalmente, se utilizan foros
de internet y grupos en redes sociales, como Linkedin o Facebook, como canales
para compartir la información. Esto permite a la empresa usuaria del ERP
50
incorporar las últimas mejoras desarrolladas que consideren potencialmente

beneficiosas.
4.6. CONCLUSIONES DE LA COMPARATIVA.
Anteriormente se ha revisado brevemente la evolución histórica de los sistemas

de información en empresas y se ha dado una breve explicación general sobre el
software libre. Más tarde se ha concretado dentro del software de código
abierto en los programas ERP y, finalmente, se han analizado los factores que los
diferencian de los ERP propietarios.
Estas características se han resumido en cinco: el coste, la adaptabilidad y

capacidad de desarrollo, la dependencia del proveedor, la modularidad y la
calidad. Cada una establece diferencias entre ambos tipos de sistemas, pudiendo
concluir que los FSw ERP tienen un menor coste y dependencia del proveedor,
así como una mayor modularidad y facilidad de adaptación.
Cada caso particular necesita su exhaustivo análisis concreto sin poder

determinar de manera general que opción es más conveniente. Para el caso del
que es objeto el presente trabajo resulta determinante el factor coste, mucho
menor en el caso del ERP de software libre. Sin embargo, es necesario saber qué
consecuencias en el resto de factores tiene esta elección, y que ventajas e
inconvenientes conllevará.
Dentro de las opciones existentes en el mercado encontramos: Odoo,

OpenBravo, ERP5 ERP, Compiere, Dolibarr, ERPNext, etc. Varias disponen de
distintas versiones, teniendo una básica a coste cero y ampliaciones que suponen
pago de licencias. Atendiendo a recomendaciones se decide comenzar a trabajar
con Odoo, ya que resulta imposible previamente analizar la capacidad de
51
CAPÍTULO 4
adaptación de un determinado software para el caso concreto en la empresa que

nos ocupa.
4.7. ODOO.
Odoo es un sistema ERP de código abierto constituido por un lote de aplicaciones

destinadas a cubrir todas las necesidades de un negocio. Está dirigido a todo tipo
de empresas y actualmente es desarrollado por la empresa belga Odoo S.A..
Representa una gran alternativa a ERP propietarios como SAP ERP o Microsoft
Dynamics.
La primera versión del software ve la luz en febrero de 2005, con el nombre de

Tiny ERP. Con la versión 5.0, en abril de 2009, el nombre cambia a Open ERP. Y
no será hasta la versión 8.0 el 18 de septiembre de 2014 cuando el software se
conoce por primera vez como Odoo. Actualmente, la última versión del software
es la 11.0 y la empresa decide imponer una serie de tarifas por cada aplicación
que quiera implantar el usuario. La información con los módulos y precios es la
siguiente (figura 4.1):
52
Figura 4.1 Tabla de precios por módulos de Odoo.
Tras observar esta lista de precios de la versión 11.0 se valora buscar una versión
anterior, con la posibilidad de que sea completamente gratuita. Después de una
breve búsqueda se logra descargar la versión 9.0, se comprueba que permite una
instalación más completa a coste cero y se empieza a trabajar con el programa.
Se comienza la adaptación del software a las características de la empresa. Sin

embargo, aunque el programa resulta ser muy completo para empresas con
actividades más habituales, en las que se adquieren unos productos a través de
unos proveedores y tras una serie de procesos se venden a los clientes, para las
actividades del negocio que nos ocupa en este trabajo el software demuestra
tener poca adaptabilidad.
Por lo tanto, después de varios intentos se decide probar distintos ERP de

software libre hasta encontrar uno más adecuado para empresas de servicios. Se
realiza la instalación de varios programas y se usan brevemente para tomar la
53
CAPÍTULO 4
decisión de elegir Dolibarr, programa ERP dedicado especialmente a pequeñas y

medianas empresas.
4.8. DOLIBARR.
Dolibarr ERP/CRM es un software ERP y CRM con funcionamiento

completamente modular, es decir, solo se activarán las funciones que se desee
utilizar. Está destinado principalmente a la gestión de pymes, autónomos o
asociaciones, con mercado mayoritariamente en España y Latinoamérica. Es un
proyecto OpenSource con funcionamiento alojado en un servidor Web, lo que
permite su acceso desde cualquier lugar con conexión a internet. Está basado en
un servidor WAMP, MAMP o LAMP: Apache, MySQL, PHP).
Según las estadísticas actuales facilitadas por la propia empresa, el 35% de los
usuarios son pymes, el 23% autónomos y el 19% asociaciones, siendo el 23%
otros tipos de usuarios no clasificados. Actualmente, la empresa cuenta con más
de 50.000 usuarios del software, con más de 1.500 en foros y una comunidad de
más de 11.000 miembros. Destacando los casos de éxito de su implantación en la
Agencia Tributaria de España, Wurth Colombia y Disarp S.A. España.
4.8.1. Historia del proyecto.
El desarrollo comienza de cero en abril de 2002 por Rodolphe Quiédeville, se

inicia realizando las modificaciones CVS, albergado por Savannah. Jean-Louis
Bergamo desarrolla el módulo de gestión de miembros y en septiembre de 2003
sale a la luz la primera versión del software 1.0.
En 2003 el programa se da a conocer obteniendo la victoria en los trofeos del

software libre en la categoría de “Gestión Empresarial”. A partir de aquí, otros
desarrolladores descubren el nuevo sistema ERP, como Laurent Destailleur,
54
quien hace los primeros cambios en el programa en diciembre de 2003. Desde

entonces es el principal desarrollador del proyecto, junto con Régis Houssin,
quien se une un año y medio más tarde, en junio de 2005.
4.8.2. Características básicas.
Dolibarr pretende ofrecer un servicio tan completo como otras aplicaciones ERP
de código abierto desmarcándose por una búsqueda de la simplicidad. Esta clara
política se resume siguiendo la regla de las 3S: simple de usar, simple de instalar
y simple de desarrollar. Siguiendo esta regla se busca una interfaz clara y concisa
y se dispone de un auto-instalador mediante un fichero auto-exe que instala
Dolibarr y todos sus requisitos previos (Apache, MySQL, PHP) sin necesidad de
conocimientos técnicos. El software tiene las siguientes características:
 Es un sistema multiusuario.
 Es un programa Open Source Libre con licencia Gnu/Gpl.
 Es totalmente gratuito.
 Se aloja completamente en la web.
 Tiene un uso intuitivo con una información clara.
 Su código es simple y altamente personalizable (PHP).
 Funciona con MySQL 3.1 o superior, PostgreSQL y PHP 4.3 o superior.
4.8.3. Funcionalidades principales.
Con la simple descarga de forma gratuita se dispone de la posibilidad de instalar

la mayoría de las funciones de cualquier sistema ERP y CRM, exceptuando la
gestión contable, inconveniente importante para la necesidad de integrar toda la
gestión del negocio dentro del mismo software. El sistema dispone de los
siguientes módulos con los submódulos correspondientes:
55
CAPÍTULO 4
 Gestión de recursos humanos (HR): gestión de usuarios/empleados y

grupos, gestión de miembros de una asociación, gestión de los días libres
retribuidos de los empleados, gestión de informes de gastos (dietas,
transporte, etc.), registro y seguimiento del pago de salarios.
 Gestión de relaciones con clientes (CRM): gestión de terceros (empresas,
particulares) y contactos, gestión de presupuestos/propuestas
comerciales, gestión de pedidos de clientes, gestión de expediciones y
recepciones, gestión de contratos (servicios o suscripciones recurrentes)
y gestión de las intervenciones a terceros.
 Gestión de relaciones con proveedores (SRM): gestión de proveedores,
solicitud de presupuesto y precios a proveedor, añade funciones para
gestionar Incoterm.
 Módulos financieros (Contabilidad/Tesorería): gestión de facturas y
abonos a clientes y facturas a proveedores, gestión de gastos especiales
(impuestos, gastos sociales, dividendos), gestión de créditos, gestión de
donaciones, gestión de las cuentas financieras, gestión de
domiciliaciones, módulo para gestionar los márgenes de beneficio,
activación de informes simples de contabilidad, accounting management.
 Gestión de productos (PM): gestión de productos, gestión de servicios,
gestión de stocks de productos, gestión de lotes o series.
 Proyectos/Trabajo cooperativo: gestión de proyectos, seguimiento de
eventos o citas, gestión de recursos.
 Gestión Electrónica de Documentos (GED): permite administrar una base
de documentos.
 Módulos herramientas o Sistema: crear etiquetas/categorías, edición de
un área de texto, módulo para introducir una divisa extranjera,
administración y envío de e-mails masivos, gestión de marcadores,
gestión de los códigos de barras, gestión del flujo de trabajo, herramienta
de importación de datos, herramienta de exportación de datos.
56
 Sitios Web y otras aplicaciones frontales: módulo punto de venta (TPV),

módulo para hacer encuestas en línea.
 Interfaces con sistemas externos: sitio web externo en los menús de
Dolibarr, Mailman y SPIP, sincronización con un directorio LDAP, habilitar
los servicios Dolibarr SOAP proporcionando servicios API, habilitar los
servicios Dolibarr REST proporcionando servicios API, Gravatar, cliente
FTP, GeolP Maxmind, Skype, Hilos RSS, Paybox, Paypal, Stripe, ClickToDial,
enviar notificaciones por e-mail, OAuth, sistema de impresión directa.
 Sistema: gestión del trabajo programado, gestión de logs.
57
5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN.
En este capítulo se relatará con detalle el proceso de implantación del sistema

ERP Dolibarr para la empresa Andén 47. El primer paso será instalar todo el
software necesario y realizar la configuración inicial. A continuación, se
procederá con la instalación o activación de los módulos necesarios inicialmente,
con la posibilidad de ampliar la implantación e instalar nuevos módulos más
adelante. La decisión inicial se deriva de las necesidades actuales de la empresa
analizadas en anteriores capítulos.
En este caso, se llevará a cabo la implantación mediante la interfaz superficial del

software, sin acceder al código fuente. El hardware necesario será simplemente
un ordenador, sin necesidad de inversiones en este aspecto. Como se verá a
59
CAPÍTULO 5
continuación, la interfaz resulta muy intuitiva, lo que facilita el primer contacto

con el software y la realización de los procesos más básicos. Este hecho será de
gran importancia para el posterior uso de la aplicación por parte de los gestores
reales de la empresa.
Aun así, resultará necesario completar la implantación con una pequeña

formación impartida a los trabajadores que se ocuparán del uso del sistema ERP
en el futuro. La particularidad de esta empresa, sin departamento de compras
por la naturaleza del negocio, centrado en los servicios y no en la compra y
tratamiento de productos para su posterior venta, conllevará ventajas y
dificultades en la adecuación del software a los procesos de la empresa, como
veremos más adelante.
5.1. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE DOLIBARR.
El proceso de instalación del software no entraña gran dificultad, resulta

suficiente seguir los pasos indicados por el instalador. Este archivo se descarga
desde el apartado de la página web de Dolibarr dedicado a la última versión
estable del programa. El enlace exacto será:
“https://www.dolibarr.es/index.php/descargas-dolibarr/category/1-versiones-
estables“. (Figura 5.1)
Una vez pulsado el botón de descarga se abre el enlace que se muestra en la

figura 5.2 donde aparecerá la última versión descargable, en este caso la versión
7.0.2. Nuestro sistema operativo, sobre el que se realizará la instalación es
Windows 8. El archivo Dolibarr para Windows se ha denominado DoliWamp.
Vemos como existe la posibilidad de descarga para otros sistemas operativos.
60
PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
Figura 5.1 Zona de descarga del programa
Figura 5.2 Enlace de descarga del programa
Una vez abierto el archivo ejecutable el instalador requiere confirmación (figura

5.3). Se especifica que se trata de la instalación automática, adecuada para
aquellos usuarios que carezcan de conocimientos técnicos, incapaces por tanto
61
CAPÍTULO 5
de llevar a cabo la instalación manual. Tras ello, se introduce la carpeta de

destino de la instalación (figura 5.4) y se seleccionan los futuros accesos directos,
a pesar de que se trabajará sobre el navegador web (figura 5.5).
Figura 5.3 Inicio del proceso de instalación
Figura 5.4 Selección de carpeta de instalación
62
Figura 5.5 Creación de accesos directos del programa
Tras estos dos pasos comienza el proceso de instalación (figura 5.6). Una vez
finalizado se da la posibilidad de cambiar tres parámetros técnicos: el servidor
SMTP, el puerto Apache y el puerto Mysql (figura 5.6). No cambiamos ninguno
de los tres, manteniendo los valores por defecto de la instalación. El servidor
“localhost” permite al navegador web acceder al servidor, situado en nuestro
ordenador.
Figura 5.6 Proceso de instalación del programa
63
CAPÍTULO 5
Figura 5.7 Parámetros técnicos de la instalación
Para finalizar, el software de instalación detecta el navegador Google Chrome en

nuestro ordenador; respondemos sí a la pregunta para utilizarlo por defecto para
trabajar con la aplicación Dolibarr (figura 5.8).
Figura 5.8 Activación del navegador por defecto
A continuación, la instalación finaliza y automáticamente lanzamos Dolibarr

(figura 5.9). A partir de ahora se iniciará el programa con el acceso directo que el
instalador ha situado en el escritorio.
La primera pantalla del software es la figura 5.10, donde se permite seleccionar

el idioma, por defecto se usa el utilizado por el navegador web, castellano en
este caso.
64
Figura 5.9 Fin de instalación y lanzamiento del programa
Figura 5.10 Selección de idioma del programa
La siguiente pantalla comprueba los prerrequisitos e informa sobre los métodos

de instalación (figura 5.11). En esta ocasión, por ser la primera instalación, solo
tenemos uno disponible, la opción sugerida por el instalador. Por ello, en esta y
las siguientes pantallas (figuras 5.12, 5.13 y 5.14) no existe posibilidad de cambio
alguno, nos limitamos a pulsar los botones “empezar” para esta dirección web y
“siguiente paso” en las posteriores.
65
CAPÍTULO 5
Figura 5.11 Prerrequisitos del programa
Figura 5.12 Opciones avanzadas de instalación
Figura 5.13 Archivo de configuración de la instalación
66
Figura 5.14 Base de datos de la instalación
En el último paso introducimos una contraseña para el login “admin” (figura

5.15). Una vez creado el usuario para el futuro administrador del sistema ERP
accedemos al área de configuración del programa a través de la siguiente
pantalla (figura 5.16), introducimos de nuevo la contraseña creada
anteriormente y pulsamos sobre “conexión” (figura 5.17).
Figura 5.15 Creación de contraseña de usuario
Figura 5.16 Fin de la instalación
67
CAPÍTULO 5
Figura 5.17 Pantalla de inicio al sistema
Tras conectar el sistema ERP vemos como dentro del área de configuración se
nos recomienda empezar la configuración por el apartado empresa/organización,
para después pasar a instalar los módulos que consideremos necesarios.
5.2. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SOFTWARE.
A continuación, vemos por primera vez la pantalla de Inicio del sistema, desde
donde se accede al menú de configuración general e instalación de los módulos
(figura 5.18). En esta primera conexión vemos dos alertas que nos instan a
introducir datos de la empresa y configurar los módulos. Accedemos a la página
para introducir información de la empresa (figura 5.19).
Figura 5.18 Pantalla de inicio del programa
68
Figura 5.19 Formulario de información de la empresa
En la configuración básica de la empresa introducimos los datos principales:

nombre, dirección, teléfono, e-mail y página web (figura 5.20). Además de subir
un archivo con el logo de la empresa que sustituirá el logo de Dolibarr en la
esquina superior izquierda de la interfaz, caracterizando así la apariencia de la
aplicación. Tras introducir los primeros datos en el software pulsamos en
“Módulos” en el menú del área de configuración en la parte izquierda de la
pantalla (figura 5.21).
Figura 5.20 Formulario completo con la información de la empresa
69
CAPÍTULO 5
Figura 5.21 Selección de opción de configuración de los módulos
A continuación, vemos los módulos divididos en submódulos (figura 5.22), cada

uno de ellos con una pestaña a su derecha que indica activación o desactivación;
basta con pulsar en esta pestaña para que se produzca la instalación del
submódulo. De manera anómala, no activaremos el módulo de Gestión de
Relaciones con Proveedores (SRM), ya que la naturaleza del negocio permite la
organización de todas las actividades sin esta instalación en el ERP.
Figura 5.22 Pantalla de configuración de los módulos
70
Al realizar la activación de los submódulos aparecen las pestañas de los módulos

correspondientes en la parte superior de la interfaz, que servirá como menú
(figuras 5.23 a 5.25). Partiendo de la situación inicial en la que todos están
desactivados, y teniendo en cuenta que se podrá ampliar la instalación más
adelante, pulsamos:
 Gestión de Usuarios / Empleados y grupos: único submódulo ya

seleccionado previamente, dentro del módulo HR. Necesario para
gestionar el acceso de los futuros usuarios. También genera la opción de
organizar los usuarios en grupos, si se permite dar acceso a los profesores
para determinadas consultas sobre alumnos podrían constituir un grupo
de usuarios, con acceso restringido, menor al del gestor o gestores.
 Gestión de terceros (empresas, particulares) y contactos: dentro del
módulo CRM, permitirá realizar una base de datos con los clientes y los
clientes potenciales. A partir de este listado se gestionará la relación
empresa-cliente, y tanto clientes como clientes potenciales serán
destinatarios de las campañas de promoción de la empresa. Además,
permitirá asociar clientes con otros contactos. Conveniente para usuarios
menores de edad que necesiten un tercero asociado encargado de
abonar las facturas y responsable del menor.
 Gestión de pedidos de clientes: dentro del mismo módulo citado
anteriormente. Será utilizado para la habitual actividad de la empresa, un
cliente ya informatizado en el software realizará un pedido de servicios, la
validación de estos pedidos se registrará en el sistema, actualizando el
historial del cliente y generando las facturas correspondientes.
 Gestión de contratos (servicios o suscripciones recurrentes): dentro del
mismo módulo general. Herramienta que puede utilizarse para posibles
relaciones con clientes más complejas, como contratantes de los servicios
de asociación o residencia durante varios meses.
71
CAPÍTULO 5
Figura 5.23 Instalación/Activación de los módulos
 Gestión de facturas y abono (a clientes): primer submódulo activado

dentro del módulo financiero. Permitiría la gestión de facturas de
proveedores en caso de necesitarlo. Será utilizado en el normal
funcionamiento de la empresa: tras la generación de un pedido por parte
de un cliente, se procede a su validación y después se emite una factura
recibida por este cliente; posteriormente, el listado de facturas dentro del
módulo financiero servirá para la clasificación de pedidos pagados y
aquellos pendientes de pago.
 Gestión de cuentas financieras de tipo cuentas bancarias y efectivo: este
submódulo se utilizará para gestionar la cuenta o cuentas bancarias
asociadas a la empresa, donde se ingresarán los pagos correspondientes
a las facturas.
 Gestión de servicios: único submódulo que inicialmente activamos dentro
de la Gestión de productos (PM), ya que no necesitamos gestionar el
stock de productos, ni inventarios. Se utilizará para la creación y
organización de los servicios que ofrece la empresa, clasificándolos por
precio, duración y su explicación. Desde el módulo comercial, activado
automáticamente, se gestionarán los pedidos de los servicios creados
previamente en este apartado.
72
Figura 5.24 Activación de módulo financiero y de servicios
 Gestión de E-Mails masivos: activamos este submódulo para poder

mejorar la promoción de los servicios de la empresa con todos los
contactos registrados dentro del sistema ERP.
 Importación y exportación de datos: activación necesaria para realizar la
conversión, de ida o de vuelta, de los datos del software ERP a otros
formatos, como pueden ser los de Microsoft Office.
Figura 5.25 Activación de herramientas adicionales
73
CAPÍTULO 5
Hemos activado los submódulos que inicialmente hemos considerado

imprescindibles; más adelante, se ampliará la instalación con el objetivo de
cubrir otra necesitad o añadir alguna herramienta más al programa. Con esta
configuración inicial podemos comenzar la adecuación del software a los
procesos de la empresa.
5.3. ADECUACIÓN SOFTWARE-EMPRESA.
5.3.1. Creación de un nuevo cliente.
En primer lugar, nos situamos en el módulo de relaciones con terceros (figura

5.26). En este apartado registraremos todos los contactos, especialmente
clientes y clientes potenciales, además de contactos asociados a estos clientes.
Todos los clientes introducidos en este listado se podrán seleccionar en la
generación de pedidos dentro de la gestión comercial.
Figura 5.26 Pantalla del módulo de terceros
Comenzamos el proceso de creación de cliente pulsando, en el menú situado en

la izquierda de la interfaz, “Nuevo cliente”. Este proceso se tendrá que completar
de la manera que veremos ante la incapacidad para automatizarlo, ya que
74
resulta imposible importar los datos al programa desde, por ejemplo, un

cuestionario online. Se estudia la manera de recoger los datos de los clientes de
esta forma, sin requerir la presencia física en la empresa del tercero interesado;
aun así, el personal de la empresa deberá informatizar estos datos en el ERP
independientemente de cómo se hayan obtenido. A continuación, vemos el
formulario a rellenar con los datos del nuevo cliente, en la figura 5.27:
Figura 5.27 Formulario de creación de cliente
Introducimos los datos básicos mínimos que necesitaremos para tener una ficha
completa en la base de datos de los contactos: nombre, clasificación del
contacto, dirección, teléfono, dirección de e-mail, estado en la relación con la
empresa, etc. El programa genera un código de cliente. En la última opción de la
lista tenemos disponible la opción de subir una foto del cliente, lo que para el
caso de los alumnos de la escuela de danza puede ayudar a llevar un mayor
control (figura 5.28).
75
CAPÍTULO 5
Figura 5.28 Datos de creación de cliente
Una vez que el cliente está creado ya tenemos la ficha disponible (figura 5.29),
donde se ven sus datos y se guardará todo el historial. A partir de ahora se le
podrán asignar pedidos de servicios desde la sección comercial. Se dispondrá de
un listado de todos los clientes existentes en la base de datos (figura 5.30),
organizable según la característica que se considere más relevante.
Figura 5.29 Ficha de cliente
76
Figura 5.30 Listado de clientes
5.3.2. Creación de los servicios de la empresa.
Tras ver la forma de introducir en el sistema los datos de nuevos clientes, se

detallará a continuación la manera de crear servicios para tener disponible en el
programa ERP todo lo que oferta la empresa. En un principio, se consideró
distinguir, a nivel de organización de los servicios, entre los distintos tipos de
baile dentro de la parte de la escuela. Esto beneficiaría la organización de los
clientes en las distintas clases. Sin embargo, lo que realmente ofrece la empresa
son horas de clase a la semana, estableciendo precios al mes o al trimestre.
Dejando, además, la libertad al cliente para elegir a qué clases acudir, pudiendo
este variar de estilo de danza dentro de la misma tarifa.
A este hecho se añadía un problema de aumento de complejidad del programa

generado por la oferta de descuentos por aumento de horas contratas. Estas dos
razones imposibilitaban una organización completa a través del sistema ERP y,
ante la decisión de mantener esta política de empresa, se decidió implantar en el
software los servicios organizados por horas a la semana, distinguiendo solo
entre contrataciones mensuales y trimestrales. De la manera en que se especifica
en la tabla de precios del capítulo anterior dedicado a la empresa.
77
CAPÍTULO 5
Por lo tanto, nos situamos en el menú del módulo dedicado a los servicios (figura
5.31) y pulsamos el botón “nuevo servicio”. Crearemos, a continuación, el primer
servicio, correspondiente a la contratación de clases de danza una hora a la
semana, durante un mes.
Figura 5.31 Pantalla del módulo de servicios
Escribimos el nombre del servicio en el apartado de referencia y lo etiquetamos

con “S1” (servicio 1). Indicamos su estado en venta, una breve descripción, la
duración de un mes y su precio de 30 euros con el IVA incluido, del 21% (figura
5.32).
Figura 5.32 Formulario completo de creación del primer servicio
78
Comprobamos la creación correcta del servicio en el listado, con todos los datos
completos (figura 5.33). Realizamos el mismo proceso con el resto de servicios
de la lista de precios de la escuela. Se comprueba el listado actualizado (figura
5.34).
Figura 5.33 Primer listado de servicios
Figura 5.34 Listado de servicios de la escuela
De manera análoga, comenzamos el proceso de adecuación del programa a los

servicios de alquiler de espacios y material ofrecidos por la empresa. Empezamos
con la “Fase 1”, en este caso el servicio número 11: lo indicamos en la etiqueta,
realizamos la descripción e indicamos la duración de una hora por el precio de
esa hora, 150 euros (figura 5.35). Completamos la creación los servicios de
alquiler y comprobamos el listado (figura 5.36).
79
CAPÍTULO 5
Figura 5.35 Creación de servicio de alquiler de espacio
Figura 5.36 Listado de servicios actualizado
Para culminar la tarea de informatización de servicios en venta de la empresa se

introducen las distintas ofertas para asociarse al espacio, con sus precios
mensuales (figura 5.37). El último servicio creado será el programa de
Residencia, con el precio inicial de cero euros, ya que es el único servicio sin
precio fijo, por lo que resulta imposible indicarlo previamente. Este precio
80
depende de la naturaleza de la relación y condiciones acordadas con el cliente

residente y será indicado en la realización del contrato (figura 5.38). En cualquier
caso, el precio final será de carácter mensual.
Figura 5.37 Creación de servicio de asociación con la empresa
Figura 5.38 Listado final de servicios
81
CAPÍTULO 5
5.3.3. Creación de la cuenta bancaria.
Para finalizar el proceso de venta de un servicio se emitirá una factura, y la

relación empresa-cliente se culmina con el ingreso del pago indicado en esta
factura. Para poder hacer este ingreso, independientemente de la forma de
pago, es necesaria la introducción en el sistema de los datos de la cuenta
bancaria de la empresa. Esto permitirá clasificar las facturas entre las ya pagadas
completamente, las pendientes de pago y las pagadas solo parcialmente. Esto
resultará imprescindible para cumplir el objetivo de llevar a cabo un control
exhaustivo de la situación de todos los clientes.
A continuación, se indica la manera de crear la cuenta bancaria en el software.

Para empezar, hacemos clic en el módulo de bancos y cajas, anteriormente
creado (figura 5.39). En el menú de la izquierda vemos la opción de “Nueva
cuenta” y rellenamos todo el formulario.
Figura 5.39 Pantalla del módulo de "Bancos/Cajas"
En primer lugar, la llamamos “C1”, ya que será la cuenta uno, indicamos el tipo
de cuenta, la divisa, país, estado, saldo, fecha y, por último, el banco y el número
(figura 5.40). Comprobamos que la creación es correcta en el listado (figura
5.41).
82
Figura 5.40 Formulario de creación de cuenta bancaria
Figura 5.41 Listado de cuentas bancarias
83
6. USO HABITUAL DEL SISTEMA.
En este capítulo se realizará paso a paso una transacción habitual entre la

empresa y un cliente en el sistema ERP. En este caso, se utilizará el cliente ya
creado anteriormente. Sin embargo, en una situación real, en la que un cliente
potencial acude físicamente a la empresa para contratar un servicio, se iniciará
este proceso con la recogida de datos del nuevo cliente, su informatización en el
programa y, a partir de aquí, el registro del pedido que realice.
85
CAPÍTULO 7
6.1. REGISTRO DE VENTA DE UN SERVICIO.
Para comenzar, nos situaremos en el módulo comercial (figura 6.1), desde donde
se registrarán todas las transacciones con los clientes y donde se podrán
consultar los datos estadísticos para llevar a cabo el control necesario más
adelante. Una vez situados en esta interfaz, pulsaremos en el botón de “Nuevo
pedido” en el menú desplegado a la izquierda de la pantalla.
Figura 6.1 Pantalla de inicio del módulo comercial
A continuación, vemos la pantalla de creación de pedido en la figura 6.2, llamada

borrador inicialmente, donde procederemos, a partir de menús desplegables, a
completar un formulario con sus datos característicos. En estos menús
indicaremos:
Figura 6.2 Formulario de creación de pedido
86
GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
 Cliente: seleccionaremos el cliente ya creado anteriormente. En caso de

no haber realizado este paso se podrá crear un tercero desde este menú,
aunque se recomienda haber introducido los datos anteriormente.
 Fecha: fecha actual.
 Fecha de entrega: fecha a la que se entregará el producto o servicio. En
este caso fecha en que comenzara la prestación del servicio.
 Condiciones de pago: momento en que se abonará el pago por el servicio.
En caso de no especificarse seleccionaremos “a la entrega” (figura 6.3).
Figura 6.3 Detalle del tiempo de entrega del pedido
 Forma de pago: cómo se realizará la transacción monetaria. Para este

servicio seleccionaremos pago en efectivo (figura 6.4).
Figura 6.4 Detalle de la forma de pago del pedido
87
CAPÍTULO 7
 Channel: canal a través del cual el cliente ha recibido la información

relativa a la empresa.
Por último, no cambiamos las últimas opciones. La plantilla por defecto es la

única disponible para el tipo de instalación del software realizado, y no
utilizamos la posibilidad de redactar dos tipos de notas al pedido: pública y
privada. Hacemos clic en crear borrador para continuar con el proceso (figura
6.5).
Figura 6.5 Formulario completo de creación de pedido
Una vez creado el borrador, encontramos la ficha de pedido (figura 6.6). Aquí
tenemos la posibilidad de añadir nuevas líneas de pedido, tantas como deseemos
para el mismo cliente. Así mismo, podemos añadir un porcentaje de descuento
para cada línea (figura 6.7). Cada especificación vendrá perfectamente relatada
en la factura generada. Para este caso simplemente añadimos la línea más básica
de pedido, un servicio de una hora a la semana durante un mes, con el precio de
30 euros con el IVA incluido. En el cuadro de texto tenemos la posibilidad de
explicar las características del servicio; por ejemplo, el tipo de baile. Este texto
vendrá en la factura recibida por el cliente inmediatamente debajo del nombre
del servicio. Convendrá llevar un control de las clases a las que acude cada
88
cliente, estos datos se podrán consultar en el historial de facturas en la ficha del

cliente.
Figura 6.6 Ficha del pedido
Figura 6.7 Detalle de adición de nueva línea de pedido
Para finalizar, señalamos las fechas de comienzo y fin del servicio, y añadimos al
pedido. Tras hacer esta línea de pedido se generará el primer documento “pdf”,
un borrador de la orden del pedido donde tenemos la posibilidad de comprobar
si es correcto (figura 6.8). Cada nueva línea vendrá reflejada automáticamente
en este documento. Este borrador será similar a la factura final.
89
CAPÍTULO 7
Figura 6.8 Informe borrador de la orden de pedido
A continuación, comprobado el borrador de la orden, podemos proceder validar

el pedido o añadir nuevas líneas (figura 6.9). Validamos y contestamos
afirmativamente a la confirmación automática del software (figura 6.10).
Figura 6.9 Detalle de validación de pedido
90
Figura 6.10 Confirmación del pedido
Tras realizar la validación, la ficha de pedido pasa de reflejar el borrador de una

orden a permitir operar con un pedido ya validado (figura 6.11). En este punto se
podrá crear un contrato con el cliente en el caso de que la prestación del servicio
vaya a dilatarse en el tiempo. En este ejemplo pulsamos en “Crear factura” para
continuar con el proceso.
Figura 6.11 Ficha de pedido validado
Como vemos en la figura 6.12 se abre otro formulario, para completar la

información de la factura y confirmar alguna ya indicada anteriormente.
Especificamos el tipo de factura. Seguimos sin aplicar ningún descuento e
indicamos la fecha actual y la cuenta bancaria; esta será la C1, creada
anteriormente. Para finalizar, creamos el borrador.
91
CAPÍTULO 7
Figura 6.12 Creación de nueva factura
La forma de proceder es la misma que con el borrador del pedido; en este caso,
en la nueva ficha de factura (figura 6.13) validamos y confirmamos la validación
del borrador de la factura (figuras 6.14). El documento pdf generado será la
factura definitiva que enviaremos al cliente.
Figura 6.13 Pantalla para validación de la factura creada
92
Figura 6.14 Confirmación de la nueva factura
Una vez realizada la validación el borrador pasa a ser una ficha de factura
pendiente de pago, como vemos indicado en el icono con un círculo amarillo en
la parte superior derecha de la figura 6.15. Haciendo clic en el código de la
factura en la parte inferior accedemos al archivo de la factura previo al pago
(figura 6.16).
Figura 6.15 Ficha de factura validada
93
CAPÍTULO 7
Figura 6.16 Factura final en formato "pdf"
Para este caso particular, como hemos señalado anteriormente, el pago se

realiza “a la entrega”, cuya fecha coincide con la de la contratación. Por lo tanto,
se procede al pago inmediatamente. Hacemos clic en “Ingresar pago” y el
software nos redireccionará hacia el formulario siguiente (figura 6.17), donde
solo tendremos que seleccionar la fecha actual e introducir el importe que se
abonará sobre el total de la factura (figura 6.18). En este caso, se pagará
completamente, pero se podrá fraccionar el pago para otras facturas que así lo
requieran.
94
Figura 6.17 Formulario para el ingreso de nuevo pago de cliente
Figura 6.18 Formulario completo de ingreso del pago
Después de pulsar el botón “Pagar”, en la parte inferior de la pantalla,

confirmamos el pago (figura 6.19). Esta confirmación registra la transacción en el
sistema, podemos confirmar en la ficha de la factura como no resta nada por
pagar (figura 6.20).
Figura 6.19 Detalle de confirmación de pago
95
CAPÍTULO 7
Figura 6.20 Ficha de factura ya abonada
Por último, podemos imprimir la nueva factura actualizada con el pago ya

abonado (figura 6.21), o enviar la misma por e-mail usando también el sistema
ERP como herramienta. Simplemente presionamos el botón “Enviar por e-mail” y
se abrirá un apartado con los datos del e-mail de la empresa y del cliente, un
asunto y un texto predeterminado y el documento de la factura adjunto (figura
6.22). Solo tendremos que pulsar en “Enviar e-mail”.
Figura 6.21 Factura final ya abonada por el cliente
96
Figura 6.22 Envío de e-mail al cliente con la factura adjunta
6.2. HERRAMIENTAS ADICIONALES.
Una vez detallado el funcionamiento del programa ERP para los procesos más
básicos de la empresa y la configuración necesaria del mismo para esta tarea,
procederemos en este apartado a relatar la forma de proceder para la utilización
de algunas herramientas que añaden funcionalidad al software y hacen al
sistema más eficiente en la adecuación completa a la empresa que nos ocupa.
Comprobaremos también la adaptabilidad y versatilidad del software para cubrir

determinados requisitos demandados por los clientes, poniendo a prueba su
funcionamiento para casos más complejos en la relación empresa-cliente.
6.2.1. Pago telemático.
El software permite, con la configuración previa, la organización del pago

telemático de los servicios por parte de los clientes. El proceso de venta se inicia,
en este caso, de manera similiar a la ya vista, pero en el momento de generar la
factura pendiente de pago se envia un email al cliente con el documento de
97
CAPÍTULO 7
dicha factura y un enlace web. El cliente hará clic en este enlace, que le
redireccionará a la pantalla donde iniciar el pago.
En primer lugar, necesitamos actualizar la configuración de los módulos

activando el submódulo para el pago telemático. Encontramos tres opciones:
Paybox, Paypal y Stripe. En nuestro ejemplo, activamos el proporcionado por
Paypal por ser la más común (figura 6.23).
Figura 6.23 Activación de submódulo de pago telemático
Después de activar el submódulo, hacemos clic en el icono negro situado a la

derecha del botón de activación, entramos en las opciones específicas del
submódulo de Paypal (figura 6.24). Vemos un formulario a rellenar, lo
completamos con los datos correspondientes (figura 6.25). Comprobamos
después las instrucciones para relacionarlo con nuestra cuenta activa de Paypal y
validamos los cambios (figura 6.26).
98
Figura 6.24 Pantalla de configuración del módulo
Figura 6.25 Configuración final del módulo
99
CAPÍTULO 7
Figura 6.26 Configuración final del módulo
Con esta configuración realizada iniciamos un nuevo pedido, indicamos el pago

por tarjeta y validamos la factura. Tras la confirmación nos encontramos en la
ficha de la factura para el pedido demandado; en las distintas opciones tenemos
“Ingresar pago”, pero para este caso escogemos “Enviar email” (figura 6.27). Tras
pulsar se abre un nuevo apartado en la parte inferior de la interfaz con la
propuesta de mensaje predeterminada a enviar (figura 6.28).
Figura 6.27 Envío por email de factura pendiente de pago
100
Figura 6.28 Email con enlace para el pago telemático
Con la factura correspondiente ya adjunta y la propuesta del texto, tenemos la

posibilidad de añadir destinatarios, activar el acuse de recibo, adjuntar más
archivos o editar el texto. Lo dejamos sin variaciones y abrimos el enlace para el
pago telemático. Encontramos la siguiente ventana, donde encontramos los
datos de la factura y el botón para iniciar el pago con Paypal (figura 6.29).
Figura 6.29 Enlace web para el pago telemático
101
CAPÍTULO 7
6.2.2. Contrato de relación empresa-cliente.
En ocasiones, los clientes pueden requerir un servicio con un compromiso

dilatado en el tiempo. Para los servicios de duración mensual, que son la
mayoría, la empresa debe dar la opción de acordar un contrato en caso de que el
cliente así lo desee. Esto aumentará la fidelidad de los clientes a pesar de que no
se establezca ninguna consecuencia por rotura del compromiso inicial y se
abonen las facturas mes a mes.
La existencia de servicios trimestrales con descuentos en el coste por hora

disminuirá la eficacia de los contratos para la escuela de danza. En cambio, en
cuanto a las relaciones de asociación con la empresa para el uso de espacios y
equipamiento, la posibilidad de gestión de estos contratos con el sistema ERP
será de gran utilidad.
El primer paso será la creación de un nuevo cliente y, como vemos en la figura,

desde la ficha del nuevo cliente, en la pestaña “Cliente” tenemos la opción de
crear un contrato (figura 6.30). Desde el módulo comercial también se puede
transformar un nuevo pedido en un contrato con ese servicio de base, pero
resulta de menor complejidad de este modo.
Figura 6.30 Creación de contrato desde la ficha del cliente
102
La primera pantalla refleja las primeras opciones en la creación del borrador

(figura 6.31); en ella introduciremos la fecha y avanzaremos hacia la ficha del
contrato, todavía como borrador sin validar (figura 6.32).
Figura 6.31 Formulario de creación de contrato
Figura 6.32 Ficha de contrato
Aquí seleccionaremos el servicio que será razón del acuerdo (figura 6.33). Para la
creación de contratos las fechas que indicaremos serán solo una previsión,
aunque también podremos dejarlas en blanco. Añadimos el servicio, validamos y
confirmamos bajo el código indicado (figura 6.34). En este punto se generará el
“pdf” definitivo con las condiciones del contrato, a firmar por las dos partes
(figura 6.35).
103
CAPÍTULO 7
Figura 6.33 Adición del servicio integrado en el contrato
Figura 6.34 Confirmación del contrato
Una vez firmado el contrato, podremos llevar a cabo su control a través de la

aplicación. Lo primero será activarlo, estableciendo la fecha de inicio. Para ello
nos situaremos en la ficha de contrato y nos fijaremos en la línea situada justo
debajo del servicio contratado, inicialmente marcada como inactivo en el estado
del servicio, acompañado del icono de un círculo blanco.
En esta línea de la pantalla vemos un icono formado por un círculo con un

triángulo negro en su interior a la derecha (figura 6.36). Si pulsamos sobre este
icono se abrirá un apartado para establecer la fecha de activación y la fecha
prevista de fin. Pulsamos en activar, introducimos las fechas (figura 6.37) y
confirmamos (figura 6.38).
104
Figura 6.35 Contrato definitivo a firmar por las dos partes
Figura 6.36 Ficha de contrato pendiente de activación
105
CAPÍTULO 7
Figura 6.37 Proceso de activación del contrato
Figura 6.38 Confirmación del inicio del contrato
Una vez confirmada la activación del contrato, es el momento de realizar las

comprobaciones. Vemos como el círculo blanco es ahora verde, marcando que el
contrato está en servicio y no ha expirado (figura 6.39). Adicionalmente,
tendremos todos los contratos en el listado situado en módulo comercial, desde
donde accederemos a toda la información y desde donde haremos cualquier
cambio necesario o generación de facturas (figura 6.40).
106
Figura 6.39 Ficha de contratos en servicio
Figura 6.40 Listado de contratos
6.2.3. Uso de herramientas adicionales en un caso complejo.
En este apartado se analizará la capacidad de adaptación del software a

determinados requisitos que puede demandar un cliente. Veremos como el
programa dispone de algunas herramientas, que no hemos usado hasta el
momento, para cubrir necesidades que se plantean en los distintos procesos del
negocio.
107
CAPÍTULO 7
Para comprobar la utilidad de estas herramientas planteamos el caso de dos

alumnos de la escuela menores de edad; por lo tanto, será uno de los
progenitores el titular de las facturas y responsable. La factura estará unificada
ya que es pagada por el mismo cliente, aunque se podrá abonar el pago de
manera fraccionada. Adicionalmente, suponemos una política de empresa para
la que el segundo miembro de la familia obtiene el servicio al 50% del precio
habitual.
El primer paso será la creación del cliente (figura 6.41), como hemos visto
anteriormente. Pero en este caso necesitaremos relacionar el cliente principal,
destinatario de las facturas, con los alumnos que reciben las clases. Para ello,
desde la ficha del cliente nos situaremos en la pestaña de
“Contactos/Direcciones” (figura 6.42).
Figura 6.41 Ficha de nuevo cliente
Figura 6.42 Pestaña de contactos del cliente
108
Desde aquí hacemos clic en “Crear contacto”, y creamos el primer contacto

(figura 6.43), señalando la fecha de nacimiento que nos informará de la menoría
de edad. Tras ello, repetimos la operación cuantas veces lo necesitemos (figura
6.44) y comprobamos la lista de contactos asociados a este cliente (figura 6.45).
Figura 6.43 Formulario de creación de contacto asociado al cliente
Figura 6.44 Formulario de creación del segundo contacto
109
CAPÍTULO 7
Figura 6.45 Listado de contactos del cliente
Después de la creación de cliente nos situamos en la pestaña del módulo

comercial y creamos un pedido nuevo. Para este ejemplo el único cambio que
realizamos respecto a lo visto en apartados anteriores es la utilización de la nota
privada, donde indicamos la condición de responsable de este cliente de dos
alumnos menores de edad (figura 6.46).
Figura 6.46 Formulario de creación del pedido
A continuación, creamos el pedido en el borrador, añadimos la primera línea de

servicio y volvemos a seleccionar otro servicio, el correspondiente al segundo
alumno. Como se indicó en la premisa del ejemplo, utilizamos el espacio para
introducir un descuento, fijamos el 50% y pulsamos el botón “Añadir” (figura
6.47).
110
Figura 6.47 Creación de la segunda línea de pedido con descuento
Comprobamos las dos líneas de pedido en la interfaz (figura 6.48) y en el

borrador de la orden de pedido generado en “pdf” (figura 6.49). Revisamos
fechas y precios. Si es correcto validamos el pedido y accedemos a la ficha de la
factura (figura 6.50).
Figura 6.48 Descripción del pedido previo a validación
111
CAPÍTULO 7
Figura 6.49 Borrador de la orden de pedido
Figura 6.50 Ficha de factura de pedido validado
112
Analizamos la información de la ficha: no se abona la factura el día de validación

de pedido, por lo tanto a la derecha de la interfaz se aprecia como resta por
pagar el precio íntegro, 65 euros. En la parte inferior vemos el código de pedido
relacionado con la presente factura, con la base imponible y un círculo amarillo
que señala que está pendiente de pago (figura 6.51).
Figura 6.51 Ficha de factura pendiente de pago
Accediendo al módulo financiero vemos como de entre las últimas facturas solo
la actual está pendiente de cobro, como indican los listados (figura 6.52).
Hacemos clic en la factura que nos ocupa para ingresar el primer pago y
pulsamos en “Ingresar pago”. Suponemos que uno de los dos alumnos acude con
la parte de dinero correspondiente al servicio que usa.
Figura 6.52 Alerta de facturas pendientes de pago en el módulo financiero
113
CAPÍTULO 7
El software nos redirecciona a la pantalla de pago. Introducimos fecha, forma de

pago y cuenta bancaria e indicamos en el comentario el concepto del pago. En el
importe de pago introducimos 45 euros, el precio mensual del primer servicio,
que no tenía descuentos (figura 6.53). Pulsamos en “Pagar” y confirmamos
(figura 6.54).
Figura 6.53 Ingreso de una parte del pago total de la factura
Figura 6.54 Confirmación del pago fraccionado
Volvemos a la ficha de la factura y vemos cómo se ha registrado un pago de

45,00 euros con la cuenta asociada, fecha y código del pago. Como la factura se
emitió con un total de 65,00 euros, vemos indicado que faltan aún 20,00 euros
por pagar (figura 6.55). Así mismo, vemos generada una nueva factura
actualizada con el nuevo pago que se entregará al cliente tras el abono del
servicio (figura 6.56).
114
Figura 6.55 Ficha de factura pagada parcialmente
Figura 6.56 Factura a cliente con una parte del importe abonada
115
CAPÍTULO 7
Accedemos también al módulo financiero, donde consultaremos habitualmente

todas las facturas para llevar en todo momento el control sobre aquellas ya
pagadas, las pendientes de cobro y las solo pagadas parcialmente, como en este
caso (figura 6.57).
Figura 6.57 Pagos registrados en el módulo financiero
6.2.4. Exportar listado de clientes.
El proceso de trabajo que estamos describiendo empieza por la toma de datos de

nuevos clientes y su informatización en el programa ERP Dolibarr; esta será la
forma de trabajar habitual y la consulta de datos se podrá hacer a través del
software. Sin embargo, es posible que en el futuro sea muy útil disponer de la
base de datos de los clientes (o cualquier otro listado) en un formato distinto,
como puede ser el usado por el software Microsoft Excel. Nuestro sistema ERP
permite activar una herramienta para exportar a este tipo de archivos estos
datos del negocio, como veremos a continuación.
En el capítulo dedicado a la configuración del software realizamos la activación

de la herramienta de exportación, por lo que solo hay que acceder a la pestaña
de “Utilidades” para ver la opción en el menú situado en la parte izquierda de la
pantalla (figura 6.58).
116
Figura 6.58 Pestaña y menú de utilidades
Una vez dentro del asistente de exportación procederemos a seguir los pasos
indicados por el software, planteados de manera muy intuitiva. En el paso uno
(figura 6.59) elegiremos la opción de “Terceros”, ya que nos interesa un listado
de los clientes actuales.
Figura 6.59 Paso 1 del asistente de exportación
El Paso 2 (figuras 6.60 y 6.61) está dedicado a la selección de los campos que
queremos exportar para cada cliente. Haciendo clic en el triángulo
correspondiente a la columna de “Todo / Nada” activaremos cada campo.
Hacemos la selección y avanzamos al siguiente paso.
117
CAPÍTULO 7
En el Paso 3 (figura 6.62) tenemos la posibilidad de establecer algún filtro en

cada campo, por si queremos limitar la base de datos a un tipo específico de
clientes. Esta opción puede ser más útil para otro tipo de exportación como un
listado de facturas en el que queramos establecer un mínimo. Para este ejemplo
lo dejaremos en blanco.
118
Este paso (figura 6.63) permite alterar el orden de las columnas que aparecerán
en el futuro Excel. Variamos el orden para que la primera columna sea la
correspondiente al código del cliente, identificador inconfundible de cada uno de
ellos (figura 6.64).
119
CAPÍTULO 7
Figura 6.64 Posiciones del Paso 4 alteradas
El quinto y último paso (figura 6.65) está dedicado a la selección del formato en
el que se desean exportar los datos, elegimos Excel 2007 y pulsamos en
“Generar”. Vemos el archivo Excel generado, donde haremos clic para
descargarlo (figura 6.66).
120
Figura 6.66 Archivo Excel exportado
A continuación, vemos abierto el archivo Excel, con las columnas que decidimos
generar y con la posibilidad de editarlo como cualquier base de datos (figura
6.67). Esto permitirá trabajar con los datos del ERP con una herramienta de
cálculo tan potente como Excel, posibilitando hacer operaciones que resultarían
imposibles dentro del programa ERP.
Figura 6.67 Vista del archivo exportado
121
CAPÍTULO 7
6.2.5. Envío de e-mail masivo.
El software ERP puede funcionar como vehículo de campañas de publicidad por

correo directo. Utilizando la base de datos de clientes y clientes potenciales que
día a día se va construyendo, tendremos la posibilidad de usar todos estos
contactos como destinatarios de mensajería informativa de la empresa.
Esta herramienta brindará la opción de conseguir convencer a determinados

clientes potenciales, volver a ofrecer servicios a antiguos clientes o ampliar las
contrataciones de clientes actuales. En temporadas de menor actividad, como
puede ser la estival, se podrá construir una campaña de precios atractiva que se
comunicará a los contactos de la base de datos del programa de la siguiente
forma.
En la pestaña de “Utilidades”, veremos la opción de situarnos en “E-mailing”,

submódulo anteriormente activado en la configuración (figura 6.68). Tendremos
la posibilidad de configurar plantillas para reutilizarlas en el futuro, lo que puede
ser muy útil para campañas de ofertas recurrentes, que se lanzarán
periódicamente. Sin embargo, en este caso pulsaremos en “Nuevo E-mailing”.
Figura 6.68 Área E-Mailings
Vemos como se abre una nueva pantalla donde rellenar el remitente del correo,
la descripción de la campaña, el asunto del e-mail y el texto (figura 6.69). Para
este ejemplo no se ha construido un texto modelo, donde en la realidad se
122
introducirá toda la información de la campaña, diseñada para captar el mayor

número de clientes posibles.
Figura 6.69 Creación de nuevo correo masivo
Tras crear el E-Mailing, accedemos a su ficha (figura 6.70). En la primera pestaña

encontraremos toda la información y las principales opciones a ejecutar. Lo
primero será definir los destinatarios, para lo que se necesita entrar en la
segunda pestaña de la ficha (figura 6.71).
Figura 6.70 Ficha del futuro correo
123
CAPÍTULO 7
Figura 6.71 Configuración de los destinatarios
Para esta ocasión buscaremos la opción “Terceros”, en la cuarta fila, y

elegiremos “Todos (sin filtro)” para pulsar en “Añadir”. Vemos como en la parte
inferior se abre un listado con el nombre y el e-mail de todos los destinatarios
(figura 6.72).
Figura 6.72 Destinatarios seleccionados
Una vez definidos los destinatarios volvemos a la pantalla principal de la ficha

(figura 6.73) donde probaremos el e-mail que será enviado antes de mandarlo,
124
en caso de estar conforme con el resultado pulsamos en “Validar E-Mailing” y

confirmamos (figura 6.74).
Figura 6.73 Ficha final del E-Mailing
Figura 6.74 Validación del correo
Con el E-Mailing validado procederemos a hacer el envío: pulsamos el botón para

enviar y hacemos clic en “Sí” en la ventana de información posterior (figura
6.75). Todos los terceros seleccionados recibirán la información en su correo sin
necesidad de realizar el envío contacto a contacto.
125
CAPÍTULO 7
Figura 6.75 Información y confirmación del envío
126
7. GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE
DATOS.
En este último capítulo dedicado al uso del software veremos cómo gestionar
todos los usuarios finales del programa. Hasta ahora se ha trabajado con el
administrador principal, llamado “SuperAdmin”, con plenos permisos de uso del
programa. Sin embargo, para el uso real se necesitará de más trabajadores con
clave de acceso, pero con unas tareas a realizar específicas y menos estatus en la
jerarquía de la empresa. Para estos casos, el administrador tendrá la potestad de
otorgarles permisos para módulos concretos, restringiendo el resto de
posibilidades del sistema para ese usuario concreto, como veremos a
continuación.
127
CAPÍTULO 7
La segunda parte de este capítulo mostrará cómo llevar a cabo la consulta de

datos estadísticos del negocio, proporcionando una foto fija de la marcha de la
empresa en el momento presente y su evolución histórica. También veremos
cómo analizar aspectos concretos de la empresa, como los pedidos y facturas, las
cuentas bancarias, un determinado servicio o un cliente en concreto.
7.1. GESTIÓN DE USUARIOS.
En el futuro uso en la empresa, el sistema ERP tendrá necesariamente que dar la

posibilidad de creación de distintos usuarios, con diferentes niveles según los
permisos obtenidos por cada usuario. Como toda aplicación con cierta
complejidad el sistema tendrá un administrador, llamado en esta ocasión
“SuperAdmin”, usuario con el que se ha trabajado hasta el momento.
Este administrador tendrá la potestad para crear nuevos usuarios y otorgarles

distintos permisos de acceso a los módulos. Esto permitirá a un usuario
jerárquicamente inferior utilizar el módulo comercial y el de terceros, pero no el
módulo financiero. De esta forma, cada trabajador tendrá un usuario que le
permitirá acceder a distintas herramientas del software dependiendo de su
papel dentro de la empresa. A continuación, vemos un ejemplo de creación de
usuario.
Nos situamos como administradores en la pantalla principal y vemos la opción de

“Usuarios y grupos” en el menú de la izquierda. Así mismo, nos fijamos en la
esquina superior derecha, donde está reflejado el usuario actual, el
administrador en este caso (figura 7.1).
128
Figura 7.1 Pantalla de inicio
En la pantalla de gestión de usuarios vemos como en este momento solo hay uno
creado. Vemos un buscador y la posibilidad de organizar los usuarios por grupos
(figura 7.2). Esto será de gran utilidad en una gran empresa donde haya distintos
tipos de empleado, ya sean comerciales o contables, que compartan permisos
entre los miembros del mismo grupo.
Figura 7.2 Pantalla de usuarios y grupos
Pulsamos en “Nuevo usuario” (figura 7.3). Accedemos a un nuevo formulario,

escribimos nombre y apellidos y generamos un login y una contraseña, que
servirán para el acceso al sistema del futuro usuario. Rellenamos el resto de la
información y creamos el usuario (figura 7.4).
129
CAPÍTULO 7
Figura 7.3 Formulario de creación de nuevo usuario
Figura 7.4 Datos del nuevo usuario
Ya en la ficha de usuario vemos las distintas opciones y un mensaje informativo

que nos indica que el usuario actual no tiene permisos definidos (figura 7.5). Por
lo tanto, para completar la creación accedemos a la segunda pestaña “Permisos”.
130
Figura 7.5 Ficha de usuario
En esta pestaña vemos un listado de todos los módulos y herramientas

instalados en el sistema ERP, y tenemos la opción, como administrador, de
otorgarle el permiso al nuevo usuario o no (figura 7.6).
Figura 7.6 Pestaña de permisos de usuario
En esta ocasión, activaremos por completo el módulo comercial, para la gestión

de los pedidos, y el módulo de terceros, para la introducción de los datos de
nuevos clientes en el sistema (figuras 7.7 y 7.8).
131
CAPÍTULO 7
Figura 7.7 Activación de permisos de usuario
Figura 7.8 Activación de permisos de usuario
Completado el proceso de creación, nos situamos en la esquina superior derecha

y hacemo clic en el último icono, debajo del usuario, donde realizaremos la
desconexión. En la siguiente ventana introduciremos el usuario o login y la
contraseña que hemos generado anteriormente, pulsamos en “Conexión” (figura
7.9).
132
Figura 7.9 Conexión de nuevo usuario
Ya dentro del sistema vemos cómo en la esquina superior derecha está el

nombre del nuevo usuario, y cómo la mayoría de las pestañas de los módulos
están desactivadas, además de las opciones de configuración (figura 7.10). Como
ejemplo, nos situamos en el módulo comercial y comprobamos que las
posibilidades se han reducido a la creación de un nuevo pedido y a la consulta
del estado de pedidos actual (figura 7.11).
Figura 7.10 Área de inicio del nuevo usuario
133
CAPÍTULO 7
Figura 7.11 Módulo comercial del nuevo usuario
Por último, volvemos a desconectarnos y a acceder con el usuario del

administrador para acceder al listado de usuarios (figura 7.12). Vemos la lista de
todos los usuarios existentes, desde donde se realizarán todas las modificaciones
pertinentes, siempre que se tenga el permiso de administrador.
Figura 7.12 Listado de usuarios
7.2. CONSULTA DE DATOS.
En este apartado veremos los datos que se recogen tras el funcionamiento

habitual de las actividades de la empresa. Cada proceso es registrado en el
sistema, de manera que se hace posible consultar en cualquier momento la
evolución y el estado de la empresa global y de los servicios o clientes
particulares.
El software permite la consulta de los datos variando el objeto de estudio y el

período, además de generar automáticamente gráficas que permiten consultar
134
de manera rápida la marcha del negocio. Como ya vimos, cualquier dato se podrá
exportar a Excel, donde tendremos la posibilidad de procesarlo y analizarlo
detenidamente.
Una de las mayores ventajas de la implantación del ERP en este caso concreto
será la facilidad para analizar los procesos de la empresa, ya que con la falta de
organización actual resulta muy difícil llegar a realizar un análisis adecuado. Sin
este análisis se hace complicado llevar a cabo una toma de decisiones con la
confianza de saber que se hace la elección adecuada.
A continuación, veremos cómo cada módulo instalado tiene registradas las

operaciones ejemplo que se han realizado anteriormente y refleja los datos
consecuencia de estos procesos.
En primer lugar, nos situamos en la interfaz principal del programa, donde vemos
los primeros datos generales (figura 7.13). Tenemos unos indicadores de trabajo,
que nos indican tareas pendientes y donde saltarán las posibles alertas en caso
de alguna urgencia. A la derecha vemos unas estadísticas básicas que darán una
idea rápida del estado y volumen de la empresa.
También podemos ver información del usuario del sistema y sus conexiones,
gráficas del número de pedidos del año por mes y su importe, últimas
variaciones de pedidos y contactos, y el estado de las cuentas bancarias abiertas.
135
CAPÍTULO 7
Figura 7.13 Área de inicio
Más abajo encontramos dos gráficas que reflejan el número de facturas del año
por cada mes y su importe, información sobre las últimas facturas, aquellas
pendientes de cobro y los últimos contratos firmados. Además, podemos
observar dos gráficas de distribución de los servicios vendidos, donde se podrá
analizar cuáles son los más demandados. Haciendo clic en cada apartado
accederemos al módulo correspondiente, donde podremos ampliar la
información (figura 7.14).
136
Figura 7.14 Datos de área de inicio
Accediendo por orden a los distintos módulos nos situamos en el dedicado a

terceros. Dentro de la ficha de cada cliente seleccionamos la pestaña llamada
“Cliente” (figura 7.15). Aquí encontramos información sobre los últimos pedidos
y facturas, además del importe total de todos los pedidos, facturas y riesgo
alcanzado. Haciendo clic en estos tres datos accedemos al historial de pedidos y
facturas (figura 7.16).
Figura 7.15 Datos ficha de cliente
Figura 7.16 Historial de facturas del cliente
Pulsando el dato del riesgo alcanzado accedemos al historial de pagos del cliente,
con los datos de los pagos abonados y de aquellos pendientes de pago (figura
137
CAPÍTULO 7
7.17). De esta manera, se podrá hacer un seguimiento concreto de cada cliente y

un análisis completo de la relación con la empresa.
Figura 7.17 Historial del cliente
En el módulo de servicios accedemos al listado y seleccionamos cualquiera de

ellos. En su ficha encontramos una pestaña denominada “Estadísticas” en la que
tenemos la posibilidad de seleccionar el año para el que queremos ver los datos
(figura 7.18). Una vez elegido el año generamos gráficas con el número de
servicios en los pedidos de clientes y en las facturas a clientes, por cada mes. De
esta manera, podremos ver el estado de cada servicio y su evolución en los
últimos meses, sabiendo así si se encuentra en crecimiento, decrecimiento o no
varía su demanda. Este análisis tendrá gran importancia a la hora de hacer
cambios en las tarifas y servicios ofertados.
138
Figura 7.18 Estadísticas del servicio
En el módulo comercial podremos consultar el listado de los pedidos con todos

sus datos (figura 7.19). Además, en el menú tenemos la opción “Estadísticas”,
donde podemos generar gráficas estableciendo unos filtros previamente. En este
caso, reflejamos las estadísticas de pedidos por mes y su importe, en el año
actual (figura 7.20). Pero también se puede seleccionar un filtro para consultar
los pedidos por cliente o por su estado. A modo de resumen anual vemos el
número de pedidos, su importe total y su importe medio.
Figura 7.19 Listado de pedidos
139
CAPÍTULO 7
Figura 7.20 Estadísticas de los pedidos
Pasamos al módulo financiero y nos situamos en el listado general de las facturas

(figura 7.21), donde tendremos también la opción de acceder a listados parciales
según su estado. Vemos a continuación el listado de los pagos ordenados por
fecha, con su código correspondiente (figura 7.22).
Figura 7.21 Listado de facturas
140
Figura 7.22 Historial de pagos
Dentro de la opción de “Pagos” del menú, pulsamos en “Informes” y en la

siguiente pantalla generamos un informe en “pdf” para el mes actual (figura
7.23). Después, descargamos el informe donde vienen reflejados todos los pagos
del mes detallados (figura 7.24).
Figura 7.23 Creación de informes de pagos
141
CAPÍTULO 7
Figura 7.24 Informe de pagos Junio 2018
De manera análoga al caso de los pedidos en el módulo comercial, accedemos

aquí a las estadísticas de las facturas, con la posibilidad de generar gráficas con
su número y su importe, por meses. Así mismo, vemos un resumen anual (figura
7.25).
142
Figura 7.25 Estadísticas de facturas a clientes
En el módulo de “Bancos/Cajas” accedemos al listado de registros bancarios con

el “Debe”, el “Haber” y el saldo acumulado en todas las cuentas bancarias activas
(figura 7.26). Pulsando en la ficha cada cuenta bancaria accedemos a los datos
concretos e independientes de esa cuenta (figura 7.27), también tenemos la
posibilidad de consultar los registros previstos, donde se reflejan los próximos
cobros esperados (figura 7.28).
Figura 7.26 Registros bancarios
Figura 7.27 Registros bancarios de la cuenta C1
143
CAPÍTULO 7
Figura 7.28 Registros previstos de la cuenta C1
En la misma ficha de la cuenta, hacemos clic en la pestaña de “Informe mensual

E/S”, para ver un informe detallado de los doce meses para los últimos 3 años,
acompañado de dos gráficas de la evolución del año por meses, diferenciando los
tres últimos años (figura 7.29). Esta evolución será clave para caer en la cuenta
de la temporada del año en la que caen las ventas, momento en el que
posiblemente convenga ejecutar alguna campaña de variación de precios o
reforzar la promoción.
Figura 7.29 Informe mensual de la cuenta C1
En la siguiente pestaña, llamada “Gráficos”, vemos una serie de gráficas que

reflejan los movimientos y la evolución del saldo en la cuenta bancaria actual
144
(figuras 7.30 y 7.31). Además de los ingresos, estas estadísticas reflejarán

también los gastos en el caso de que estuvieran imputados a esta cuenta.
Figura 7.30 Gráficos de movimientos de la cuenta C1
Figura 7.31 Gráficos de movimientos de la cuenta C1
La posibilidad ofrecida por el programa de acceder a estos datos permite realizar

un análisis completo de fortalezas y debilidades del negocio, así como sustentar
los cambios a implementar en estadísticas reales de la marcha de la empresa.
Cada decisión tomada por la dirección de la empresa empezará por el estudio de
145
CAPÍTULO 7
los datos estadísticos, globales y específicos de distintos procesos, para

garantizar así el futuro de la organización.
146
CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS
CONCLUSIONES
En la introducción del presente trabajo se exponían los principales objetivos que

tenía su realización. En este apartado, dedicado a las conclusiones, se analizará
hasta qué punto se ha conseguido su cumplimiento y la trayectoria que se ha
llevado para lograrlo.
Como meta general se aspiraba a plantear una alternativa a la empresa que

solucionara sus problemas de organización. Analizada la situación del negocio y
sus procesos de funcionamiento, dominados por los métodos tradicionales y la
utilización de hojas de cálculo como herramienta principal de gestión, se decidió
mejorar su sistema de información integrando todas las actividades.
Para lograrlo se optó por recurrir a los llamados ERP. Debido al escaso
conocimiento inicial sobre las TIC y los ERP fue necesario realizar la labor de
documentación para un estudio teórico, plasmado sintéticamente en los
147
capítulos iniciales e imprescindible para el posterior trabajo sobre el software.
Con este primer esfuerzo se consigue una recompensa secundaria y personal en
la adquisición de conocimiento sobre unos sistemas muy utilizados actualmente,
estando por ello en gran consideración.
Tras este estudio teórico se comenzó el análisis más concreto de las necesidades
de la empresa, con la consulta a los responsables del negocio sobre el alcance
que se requiere dar al nuevo programa. En este punto resultó muy relevante la
subcontratación de la actividad contable a una empresa externa, que no hacía
necesaria su integración en el sistema, pero sí una organización de facturas
impecable. Este hecho fue de gran relevancia en la selección del programa.
En esta selección influyó de manera importante el obstáculo que representaban

las particularidades de la empresa de estudio. Sin estructura clásica de
proveedor, procesos internos y venta a cliente, los objetivos en la búsqueda del
programa con mejor adaptación cambiaban respecto a otros casos.
Con la utilización de Odoo vimos como el programa se adaptaba muy bien a este
tipo de empresas más “tradicionales”, pero no a la oferta de servicios de nuestro
caso con la posibilidad de suscripciones y adquisiciones recurrentes. Se encontró
una solución en Dolibarr, con debilidades en algunos aspectos pero grandes
fortalezas para nuestras actividades concretas.
Después de la adaptación a los servicios y particularidades del negocio se mostró

detalladamente la utilización todas las herramientas del software aprovechables
por la empresa. Con esta documentación de los procesos se consigue el objetivo
de construir una guía con posibilidades de servir de apoyo a los trabajadores en
una futura implantación. Y se demuestra cómo mediante este sistema ERP se
pueden llegar realizar todas las actividades del negocio, además de proporcionar
determinadas posibilidades adicionales.
148
CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS
Por último, este trabajo termina con la muestra de todos los registros de cada
proceso que realiza el programa y sus estadísticas, generadas de manera
automática. Si los procesos integrados en el sistema se pueden realizar con otros
métodos, con mayor o menor eficiencia, esta generación de datos y gráficas
representa una ventaja diferencial de esta implantación, difícil de obviar para los
responsables de la empresa.
Con la realización de estos últimos capítulos, se considera cumplido el objetivo

de construir una guía para futuros usuarios. Si el capítulo cinco es un manual de
instalación y adecuación con la empresa, los capítulos seis y siete representan
una guía de uso cuya consulta es suficiente para la utilización del software en
cualquier proceso de la empresa.
A través de todo el proceso hemos visto las posibilidades que ofrece un ERP a
una pequeña empresa a cambio de un coste prácticamente inexistente. Sin
embargo, sí que requiere un esfuerzo comenzar su utilización por parte de los
propietarios de la empresa. Este esfuerzo viene justificado por el gran cambio
que supone sustituir todas las herramientas de organización usadas hasta ahora
por otra nueva.
En ocasiones, la utilización del sistema ERP puede requerir más carga de trabajo
en alguna actividad, pero este tiempo se ve recompensado con la probada
mejoría que genera el software en la organización del negocio, además de otras
ventajas secundarias que ya hemos visto. No podemos olvidar, como vimos en el
primer capítulo, que una mejora del sistema de información repercute en todas
las áreas de la empresa.
Tras todo lo visto, resulta fácil concluir que es imprescindible para cualquier
negocio actual aprovechar las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías.
En este sentido, la correcta utilización de un sistema ERP aporta competitividad a
empresas de todos los tamaños, con la premisa de hacer una elección correcta
149
del programa según cada caso. Solo una empresa de tamaño muy reducido se
puede permitir no establecer un sistema de información adecuado.
Por último, y a nivel personal, la realización de este trabajo ha supuesto la

adquisición de conocimiento en un campo de gran importancia actualmente, que
en el momento previo al comienzo de la investigación era casi inexistente. A
pesar de este aprendizaje, la complejidad y dimensión de estos sistemas lo hace
insuficiente, lo que ha motivado que se haya convertido en un objetivo personal
profundizar más en los sistemas ERP, ya que el conocimiento en estas
herramientas está muy bien valorado en el mercado por medianas y grandes
empresas.
LÍNEAS FUTURAS
Realizada la presentación de nuestra propuesta a los dirigentes del negocio,

queda a su deliberación su utilización real. Resulta complejo valorar la
sostenibilidad de los métodos actuales de la empresa sin el conocimiento total
del alcance de los problemas de organización, pero en cualquier caso, estos
métodos tienen fecha de caducidad con el actual crecimiento, como para
cualquier empresa con la voluntad de ser competitiva.
El objetivo a medio plazo para asegurar el buen funcionamiento de la empresa

pasa por la integración total de todos los procesos realizados. Con el esfuerzo
inicial se conseguiría la optimización de todas las actividades eliminando fallos e
ineficiencias y sustentando todas las decisiones en los datos generados por el
sistema ERP, teniendo en todo momento una radiografía del estado del negocio
imprescindible para no elegir el camino a seguir a ciegas.
150
CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS
El trabajo completado deja fuera de su alcance varias actividades del negocio

que se deberían convertir en líneas de trabajo para el futuro, consiguiendo así la
integración total. La primera de ellas es el control de alumnos por cada clase de
baile; para ello, el software debe permitir generar un límite de stock en los
servicios, actualmente inexistente. De esta forma, la gestión puramente
económica, ya implantada, se integraría con la información académica, en una
misma herramienta.
En segundo lugar, sería muy beneficioso para la empresa conseguir que los
clientes o clientes potenciales completaran sus datos a través de internet sin
necesidad de acudir físicamente a la empresa. Después, se podrían importar
estos datos desde el sistema ERP, de manera que se generaran automáticamente
las fichas de cliente. Conseguir integrar este proceso mejoraría la eficiencia de la
captación de clientes notablemente.
En tercer y último lugar, para completar la integración de todos los procesos es

necesario cancelar la subcontratación de la gestión contable e implantarla en el
sistema ERP. A este hecho se uniría el control de gastos con la herramienta,
incluyendo todos los gastos fijos, como los sueldos de los empleados.
Completar todas estas tareas pendientes requerirán una decisión férrea por
parte de los dirigentes de la empresa, ya que puede suponer cambios en la
selección de programa y en la implantación del sistema, haciendo difícil que este
proceso y su mantenimiento sea completamente gratis.
151
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UNIVERSIDAD DE VALLADOLID

ESCUELA DE INGENIERIAS INDUSTRIALES

GRADO EN INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL

IMPLANTACIÓN DEL ERP DOLIBARR EN UNA

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Me gustaría expresar mi agradecimiento a Pedro Sanz Angulo, mi tutor para este

Muchas gracias también a mi madre, por todo.

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Sistemas ERP – PYME – Selección – Implantación – Funcionamiento – Dolibarr

This work documents in detail the process of implementation of an ERP system in

ERP System – SME – Selection – Implementation – Operation – Dolibarr

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. ............................................................................................ 7

2. SISTEMAS ERP. ................................................................................................................. 15

3. SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA. ....................................... 23

4. SELECCIÓN DEL PROGRAMA. ............................................................................................ 39

4.5.1. Factor costes. ...................................................................................................................... 45

5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN. ......................................................................................... 59

6. USO HABITUAL DEL SISTEMA. .......................................................................................... 85

7. GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS. ........................................................... 127

CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS ........................................................................................ 147

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 153

Figura 1.1 Influencia del Sistema de Información en la empresa .................................................... 10

Figura 5.22 Pantalla de configuración de los módulos ....................................................................70

Figura 6.18 Formulario completo de ingreso del pago.................................................................... 95

Figura 6.54 Confirmación del pago fraccionado............................................................................114

Figura 7.16 Historial de facturas del cliente .................................................................................. 137

Tabla 3.1: Empresas inscritas en la Seguridad Social. ..................................................................... 28

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