TFG I 924
TFG I 924
Autor
Eduardo de Nicolás Gutiérrez
Tutor
Sanz Angulo, Pedro
Departamento de Organización de Empresas y C. e I.M.
PALABRAS CLAVE
ABSTRACT
KEY WORDS
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1
ANTECEDENTES ............................................................................................................................................ 1
MOTIVACIÓN ................................................................................................................................................ 3
OBJETIVOS .................................................................................................................................................... 4
ESTRUCTURA DEL TFG .................................................................................................................................. 4
i
ÍNDICES
ii
ÍNDICES
ÍNDICE DE FIGURAS
iii
ÍNDICES
iv
ÍNDICES
v
ÍNDICES
vi
ÍNDICES
ÍNDICE DE TABLAS
vii
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
1
INTRODUCCIÓN
La situación del mercado actual y futuro obliga a las empresas a ser cada vez más
competitivas y a estar en continuo cambio y actualización. Todo negocio que
quiera sobrevivir en el mercado actual debe considerar la información como un
activo clave. Por esta razón, es de vital importancia que la empresa tenga los
sistemas de información adecuados para controlar de manera rápida y eficiente
los flujos de datos existentes entre todas las áreas del negocio.
2
INTRODUCCIÓN
MOTIVACIÓN
Es necesario advertir que los programas de tipo ERP son caros, complejos y
difíciles de implantar. Para su correcta implantación se suele requerir la ayuda de
empresas de consultoría o trabajadores externos. El coste total de instalación
puede llegar a representar el 2 o 3% de la facturación anual de una gran
empresa. Este porcentaje se podrá reducir sensiblemente para una empresa de
3
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
Este sistema será un ERP que, además de cubrir el objetivo principal, permitirá
mejorar actividades secundarias. A esto añadirá la consecuencia principal de su
uso, el registro detallado de todos los procesos, cuya consulta delatará las
fortalezas y debilidades de la empresa y será el principal apoyo y argumento para
la toma de decisiones directivas.
4
INTRODUCCIÓN
5
INTRODUCCIÓN
en este apartado la forma que tiene el software de mostrar todos los datos que
ha registrado tras cada proceso completado en el sistema.
6
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
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CAPÍTULO 1
8
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Una serie de actividades realizadas por la empresa serán las que añadirán valor a
los factores recibidos, inicialmente con escaso contenido para el cliente. Estas
actividades, interrelacionas entre sí, son las que forman parte de la Cadena de
Valor. Tomando como referencia el valor aportado se pueden clasificar en dos
grupos: de línea y de soporte.
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CAPÍTULO 1
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
11
CAPÍTULO 1
Según (Laudon, 2012) existen cinco retos claves para construir e implantar un
sistema de información:
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las opciones que actualmente ofrece el mercado para implantar y usar las
Tecnologías de la Información para la gestión de las empresas son muy
numerosas y cubren todas las actividades de la organización. Pueden empezar
desde aplicaciones específicas para realizar un trabajo concreto, como las
aplicaciones técnicas de dibujo o cálculo, aplicaciones para la gestión específica,
y hasta aplicaciones con capacidad para realizar el tratamiento integrado de toda
la información que se necesita en la gestión de la empresa.
13
2. SISTEMAS ERP.
15
CAPÍTULO 2
Los sistemas ERP son un software de gestión empresarial diseñado para cubrir
todas las necesidades de las actividades de la empresa, creando un flujo de
trabajo (Workflow) para los distintos usuarios. De esta manera, se agilizan los
diferentes tipos de trabajo del negocio, reduciendo el tiempo empleado en las
tareas repetitivas y garantizando además el aumento de la comunicación entre
todas las áreas que integran la empresa.
Hay que tener en cuenta que cuando se decide llevar a cabo la implantación de
un ERP se requieren parametrizaciones y modificaciones previas para que su
funcionamiento sea óptimo. Para ello es recomendable para la empresa
implicada contratar un implantador (o empresa de consultoría) que realice la
puesta en funcionamiento. Es importante señalar que, aunque la implantación
requiera una inversión y un tiempo determinado, variable en cada caso, adquirir
un ERP será habitualmente más barato que desarrollar una aplicación a medida
que ofrezca la misma efectividad.
El programa de tipo ERP está formado por una serie de módulos que permiten al
negocio automatizar e integrar las diferentes operaciones que se llevan a cabo
en las distintas áreas funcionales de la empresa: contabilidad, finanzas,
fabricación, recursos humanos, ventas, compras, existencias, servicios, etc.
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SISTEMAS ERP
17
CAPÍTULO 2
18
SISTEMAS ERP
Los sistemas de tipo ERP traen consigo no solo las ventajas de la automatización
e integración de los procesos, sino también una resistencia al cambio, una nueva
manera de funcionamiento, una reingeniería dentro de la propia empresa. Esto
cambiará la forma de realizar el trabajo y de organización del negocio, por lo que
es necesario tener el conocimiento de esto y enfrentarse de manera constructiva
y positiva a estos cambios, además de hacer un esfuerzo para que todo el
personal de la empresa forme parte del cambio en este nuevo proyecto.
Debe quedar muy claro que el hecho de implantar un ERP no soluciona los
problemas de gestión que tiene una empresa, sino que puede limitarse a
informatizarlos. Por la tanto, es necesario realizar previamente un análisis de la
situación actual y solucionar los temas que no estén funcionando de manera
adecuada para no arrastrarlos en el futuro y evitar su efecto en la implantación
del programa ERP.
Los programas ERP están compuestos de una serie de diferentes módulos, que
permiten gestionar de manera organizada todas las actividades administrativas y
la gestión operativa de la empresa. De manera básica, se pueden dividir en dos
tipos: módulos administrativo-financieros (contabilidad general, tesorería,
clientes y ventas, proveedores y compras, existencias y almacenes, activos fijos) y
19
CAPÍTULO 2
Estos módulos se pueden clasificar, a su vez, en tres tipos. Por un lado, están los
módulos básicos o elementales, que son aquellos que se deben adquirir de forma
ineludible porque son necesarios para el funcionamiento de todo el ERP y para
que el resto de módulos se puedan añadir.
Depende del programa ERP que se utilice en cada caso pueden incorporar su
propia base de datos o utilizar una estándar existente en el mercado. Será
siempre conveniente emplear una base de datos estandarizada porque puede
ser utilizada también por otras aplicaciones.
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SISTEMAS ERP
21
CAPÍTULO 2
22
3. SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA
IMPLANTADORA.
23
CAPÍTULO 3
A continuación, se detallan los tres casos para los que se puede considerar a una
empresa PYME: mediana, pequeña o micro.
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SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
Para calcular los efectivos, los importes financieros y el período de referencia hay
que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Los datos utilizados para el cálculo financiero y de personal serán los del
último ejercicio contable cerrado y serán calculados sobre una base anual
a partir de la fecha en que las cuentas se hayan cerrado. El volumen de
negocio total será calculado sin el impuesto sobre el valor añadido (IVA),
ni impuestos indirectos.
Si una empresa realiza la constatación, en la fecha del cierre de cuentas,
de que se han excedido los límites financieros o de personal en cualquier
sentido, sobre una base anual, y este exceso se comprueba en dos
ejercicios consecutivos, adquirirá o perderá su condición de micro,
pequeña o mediana empresa.
Para empresas creadas en el actual ejercicio financiero se realizarán
estimaciones fiables basadas en datos del presente ejercicio.
25
CAPÍTULO 3
por caso para determinar si merecen ser consideradas como pyme a todos los
efectos.
Las pymes que cumplen todos los requisitos suelen encontrarse con fallos en el
mercado que generan un entorno económico hostil, donde resulta muy difícil
llegar a ser competitivo. Estos fallos pueden estar motivados por la normativa
relativa a la financiación, la innovación, la investigación, la regulación
medioambiental, etc. Las pymes pueden no tener los recursos necesarios para
cumplir la normativa ambiental, para invertir en investigación o para acceder a
financiación.
De igual manera, las pymes deben hacer frente a barreras estructurales que no
suponen un problema para empresas de mayor tamaño. Estas barreras pueden
ser: un mercado laboral demasiado rígido, la falta de conocimientos técnicos y de
gestión, o la incapacidad para contemplar las posibilidades de expansión
internacional.
Los fondos disponibles de ayuda para superar estos problemas específicos son
bastante limitados, por lo que resulta fundamental la identificación correcta de
la condición de pyme. La naturaleza pública de estas condiciones no debe
provocar la creación de organizaciones con una estructura ficticia que las haga
26
SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
27
CAPÍTULO 3
28
SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
Figura 3.2 Evolución de las PYME con asalariados, grandes empresas y autónomos.
Fuente: (MEySS, Ministerio de Empleo y Seguridad Social, 2018).
29
CAPÍTULO 3
Con esta tabla 3.2 y la siguiente gráfica (figura 3.3) vemos cómo no solo hay
mayor número de pequeñas y medianas empresas que grandes, sino que las
pymes también superan en número de trabajadores contratados a las grandes
empresas. Tan solo el 33,4% de los trabajadores inscritos en la Seguridad Social
realizan su labor en una gran empresa.
Hemos visto brevemente en las tablas anteriores como las pymes tienen mayor
importancia de lo que puede parecer en un principio. Habitualmente, se sitúa
mayor foco mediático y atención social en las pocas grandes empresas que
operan en España, pero los datos reales transmiten como dos terceras partes de
los trabajadores no pertenecen a estas empresas. En consecuencia, resulta
imprescindible cuidar la salud de las pymes españolas para mantener la
estabilidad en la economía.
Con este objetivo conviene dar a conocer de qué manera los sistemas ERP
pueden ayudar a la organización de estas empresas, haciéndolas más
competitivas. El negocio en el que está enfocado este caso práctico pertenece al
30
SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
31
CAPÍTULO 3
Actividad mensual:
o 1 hora/semana: 30 euros.
o 2 horas/semana: 40 euros.
o 3 horas/semana: 45 euros.
o 4 horas/semana: 50 euros.
o Tarifa plana mensual: 65 euros.
Actividad trimestral:
o 1 hora/semana: 80 euros.
o 2 horas/semana: 110 euros.
o 3 horas/semana: 125 euros.
o 4 horas/semana: 140 euros.
o Tarifa plana trimestral: 180 euros.
A través de estas tarifas las disciplinas a las que se tiene acceso son las
siguientes: Hip Hop, Locking, Waacking, House, Danza Afro, Lindy Hop, Fitness,
Breaking, Poppin, Dancehall, Powermoves, Contemporáneo, Claqué, Elasticidad y
Acrobacia. Además, se organizan grupos de competición. Con la contratación de
un servicio de varias horas a la semana el cliente puede dedicarse a una sola
disciplina o asistir a varias, siempre respetando los horarios fijados. Para poder
impartir tal cantidad de clases la empresa cuenta con 12 profesores y bailarines
expertos en cada uno de los tipos de danza.
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SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
Fase 1: 150 euros por cada hora. Aforo de 150 personas. Disponible el uso
de tres salas. La primera de 140 metros cuadrados y 120 personas de
aforo. La segunda haría el servicio de camerino o sala técnica, de 60
metros cuadrados. La tercera es un espacio elevado sobre la primera, de
60 metros cuadrados. En esta fase se dispone de luz temática con 8
proyectores independientes de luz led de 50w RGB y total de 400w en
sala, luz de trabajo con 6 campanas led de 200w y total de 1200w en sala,
iluminación natural, 8 cajas de sonido de 50w RMS con un máximo de
400w y mesa Ecler Sam 402 4 canales.
Fase 2: 120 euros por cada hora. Aforo de 100 personas. Disponible el uso
de tres salas. La sala principal de esta fase cuenta con 100 metros
cuadrados. La segunda sala funciona como sala de catering, con una
superficie de 50 metros cuadrados. Y la tercera sala es un espacio
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CAPÍTULO 3
A parte de estas dos fases, la empresa ofrece la posibilidad de contratar las salas
de manera independiente. Se detallan los servicios disponibles en la tabla 3.3:
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SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
35
CAPÍTULO 3
36
SITUACIÓN Y NECESIDADES DE LA EMPRESA IMPLANTADORA
37
4. SELECCIÓN DEL PROGRAMA.
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CAPÍTULO 4
4.1. INTRODUCCIÓN.
Será necesario analizar los principales aspectos que diferencian los ERP
propietarios y los ERP de software libre. Para ello, se estudiará brevemente la
evolución histórica de los sistemas de información en la gestión empresarial,
hasta la llegada de los programas ERP. Más tarde, se describirá el concepto de
software libre, o Free software, y su filosofía. Y tras la comparación entre los ERP
de software libre y los ERP propietario se procederá a las conclusiones y su
aplicación al caso que nos ocupa.
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
Entre los avances más recientes integrados en los ERP se pueden encontrar la
interacción con el entorno de la empresa (e-business), modelos de integración
virtual de todos los “players” (jugadores) del entorno, gestión del comercio
electrónico, gestión de las relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship
Management), organización de relaciones con proveedores (SRM, Supplier
Relationship Management), etc. Los primeros ERP que ofrecieron la gestión de
relaciones con el entorno se denominaron ERP II. Sin embargo, con la absorción
de esa función por parte de todos los sistemas ERP, desapareció ese término,
volviendo a la denominación común de sistemas ERP.
El software libre tiene su origen en los años 1950 y 1960. Sin embargo, su
verdadero catalizador fue la Free Software Foundation, fundada el 4 de octubre
de 1985 por Richard Stallman. Con el objetivo de difusión del movimiento,
resultó ser la base conceptual para el software libre.
A partir de este punto el avance de este nuevo concepto de programas fue muy
rápido, siendo actualmente la industria del software libre un sector maduro y
con gran importancia en algunas áreas. Como ejemplos podemos contar con
sistemas operativos, servidores de aplicaciones y herramientas de seguridad.
Aunque, como veremos, en el ámbito de la gestión empresarial, y concretamente
en el de los sistemas ERP, la industria no ha alcanzado todavía su madurez.
41
CAPÍTULO 4
42
SELECCIÓN DEL PROGRAMA
El FSw ERP, es software ERP desarrollado y concebido bajo los principios del
software libre, con la pretensión de cumplir las cuatro libertades que lo definen.
El interés por los sistemas ERP y por los sistemas de software libre y código
abierto ha sido creciente en las últimas décadas, pero la atención recibida por la
combinación de ambas es relativamente reciente. Esto hace que todavía haya un
gran potencial de crecimiento, especialmente en lo relativo a pymes, quedando
mucho trabajo por hacer.
43
CAPÍTULO 4
Por lo tanto, la fiabilidad del sistema ERP, traducida en la confianza del potencial
consumidor, es uno de los factores decisivos que actúan en la elección final.
Actualmente, las empresas que toman la decisión de implantar un ERP muestran
una mayor confianza en los ERP propietarios que en los FSw ERP. Esta confianza y
el coste del programa son los dos factores que más influyen en la deliberación de
las empresas. Sin embargo, hay muchos más factores que diferencian a estos dos
tipos de software y que es imprescindible tener en cuenta.
44
SELECCIÓN DEL PROGRAMA
Sin embargo, que la licencia sea gratuita no significa en absoluto que el uso de
estos programas no tenga costes asociados, como los costes de aprendizaje, los
costes de instalación y los costes de mantenimiento. Los costes de implantación
de un ERP se extraen de los costes de implantación de un EIS (Enterprise
Information System) (Olson 2009). Se resumen en tres fundamentales: costes de
las licencias del programa, costes de adquisición del hardware necesario y costes
de los servicios necesarios para la implantación.
45
CAPÍTULO 4
Dentro de los tres tipos de coste, los recursos destinados por las pymes al
hardware son similares para el FSw ERP y el ERP propietario. En el coste por las
licencias del programa se establece la mayor diferencia: mientras que en el ERP
propietario representa un coste importante dentro del proyecto, en el FSw ERP
no existe, ya que las licencias son gratuitas.
Finalmente, conviene resaltar que a pesar de que el coste es el primer factor que
se relaciona con el software libre, en la práctica resulta ser un factor importante
pero secundario. Una implantación correcta y bien planificada de un ERP puede
resultar potencialmente muy beneficiosa para la empresa, lo que hace que los
costes iniciales que diferencian un FSw ERP de un ERP propietario no sean un
factor decisivo.
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
Un factor fundamental a tener en cuenta que diferencia a los FSw ERP de los ERP
propietarios es la adaptabilidad del software. El principal problema a solucionar
en la implantación de un ERP es realizar un completo ajuste entre los requisitos
de la empresa y la funcionalidad del software. Esto se denomina “desajuste” o
“gap”, hace referencia a una brecha entre una función requerida por la empresa
y la imposibilidad del programa para adaptarse y ofrecer ese servicio.
En cambio, para el caso de los FSw ERP, al ser su código abierto, las empresas
que lo van a utilizar como usuario final tienen la posibilidad de acceder al código
fuente completo, lo que les permite participar en el desarrollo y modificación del
software. Este hecho permite realizar la implantación de acuerdo a las
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CAPÍTULO 4
48
SELECCIÓN DEL PROGRAMA
empresas es muy fuerte. Sin embargo, el lado positivo es que se tiene la garantía
de que, mientras exista el fabricante, el ERP se mantendrá actualizado,
adaptándose a los requerimientos voluntarios y a otros como los debidos a
cambios de legislación.
4.5.4. Modularidad.
49
CAPÍTULO 4
En este aspecto hay una diferencia básica: el software libre necesita una masa
crítica de usuarios y el impulso de su esfuerzo combinado para competir en
calidad, fiabilidad y seguridad a sus homólogos propietarios. Varios usuarios de
ERP pueden coincidir en el mismo problema, con la necesidad de una adaptación
o desarrollo para superarlo, esto incita a la aportación de diferentes puntos de
vista o enfoques para solucionarlo. Se debe aprovechar esta colaboración para
llegar a una solución mejor a la que podrían llegar individualmente.
Sin embargo, esta forma de avanzar requiere tiempo hasta llegar a un nivel de
calidad elevado. Es necesaria la formación de una masa crítica, que esta
comparta el conocimiento, coopere y se ayude mutuamente compartiendo los
errores y sus posibles soluciones. Además, se precisa el desarrollo de nuevas
funcionalidades. Por tanto, para que esta colaboración tenga éxito, es
imprescindible que las empresas cambien su enfoque, que debe evolucionar
desde el punto de vista del usuario a una nueva forma de análisis, como
desarrollador.
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
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CAPÍTULO 4
4.7. ODOO.
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
Tras observar esta lista de precios de la versión 11.0 se valora buscar una versión
anterior, con la posibilidad de que sea completamente gratuita. Después de una
breve búsqueda se logra descargar la versión 9.0, se comprueba que permite una
instalación más completa a coste cero y se empieza a trabajar con el programa.
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CAPÍTULO 4
4.8. DOLIBARR.
Según las estadísticas actuales facilitadas por la propia empresa, el 35% de los
usuarios son pymes, el 23% autónomos y el 19% asociaciones, siendo el 23%
otros tipos de usuarios no clasificados. Actualmente, la empresa cuenta con más
de 50.000 usuarios del software, con más de 1.500 en foros y una comunidad de
más de 11.000 miembros. Destacando los casos de éxito de su implantación en la
Agencia Tributaria de España, Wurth Colombia y Disarp S.A. España.
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
Dolibarr pretende ofrecer un servicio tan completo como otras aplicaciones ERP
de código abierto desmarcándose por una búsqueda de la simplicidad. Esta clara
política se resume siguiendo la regla de las 3S: simple de usar, simple de instalar
y simple de desarrollar. Siguiendo esta regla se busca una interfaz clara y concisa
y se dispone de un auto-instalador mediante un fichero auto-exe que instala
Dolibarr y todos sus requisitos previos (Apache, MySQL, PHP) sin necesidad de
conocimientos técnicos. El software tiene las siguientes características:
Es un sistema multiusuario.
Es un programa Open Source Libre con licencia Gnu/Gpl.
Es totalmente gratuito.
Se aloja completamente en la web.
Tiene un uso intuitivo con una información clara.
Su código es simple y altamente personalizable (PHP).
Funciona con MySQL 3.1 o superior, PostgreSQL y PHP 4.3 o superior.
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CAPÍTULO 4
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SELECCIÓN DEL PROGRAMA
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5. PROCESO DE IMPLANTACIÓN.
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
Tras estos dos pasos comienza el proceso de instalación (figura 5.6). Una vez
finalizado se da la posibilidad de cambiar tres parámetros técnicos: el servidor
SMTP, el puerto Apache y el puerto Mysql (figura 5.6). No cambiamos ninguno
de los tres, manteniendo los valores por defecto de la instalación. El servidor
“localhost” permite al navegador web acceder al servidor, situado en nuestro
ordenador.
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
Tras conectar el sistema ERP vemos como dentro del área de configuración se
nos recomienda empezar la configuración por el apartado empresa/organización,
para después pasar a instalar los módulos que consideremos necesarios.
A continuación, vemos por primera vez la pantalla de Inicio del sistema, desde
donde se accede al menú de configuración general e instalación de los módulos
(figura 5.18). En esta primera conexión vemos dos alertas que nos instan a
introducir datos de la empresa y configurar los módulos. Accedemos a la página
para introducir información de la empresa (figura 5.19).
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
Introducimos los datos básicos mínimos que necesitaremos para tener una ficha
completa en la base de datos de los contactos: nombre, clasificación del
contacto, dirección, teléfono, dirección de e-mail, estado en la relación con la
empresa, etc. El programa genera un código de cliente. En la última opción de la
lista tenemos disponible la opción de subir una foto del cliente, lo que para el
caso de los alumnos de la escuela de danza puede ayudar a llevar un mayor
control (figura 5.28).
75
CAPÍTULO 5
Una vez que el cliente está creado ya tenemos la ficha disponible (figura 5.29),
donde se ven sus datos y se guardará todo el historial. A partir de ahora se le
podrán asignar pedidos de servicios desde la sección comercial. Se dispondrá de
un listado de todos los clientes existentes en la base de datos (figura 5.30),
organizable según la característica que se considere más relevante.
76
PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
77
CAPÍTULO 5
Por lo tanto, nos situamos en el menú del módulo dedicado a los servicios (figura
5.31) y pulsamos el botón “nuevo servicio”. Crearemos, a continuación, el primer
servicio, correspondiente a la contratación de clases de danza una hora a la
semana, durante un mes.
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
Comprobamos la creación correcta del servicio en el listado, con todos los datos
completos (figura 5.33). Realizamos el mismo proceso con el resto de servicios
de la lista de precios de la escuela. Se comprueba el listado actualizado (figura
5.34).
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CAPÍTULO 5
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
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CAPÍTULO 5
En primer lugar, la llamamos “C1”, ya que será la cuenta uno, indicamos el tipo
de cuenta, la divisa, país, estado, saldo, fecha y, por último, el banco y el número
(figura 5.40). Comprobamos que la creación es correcta en el listado (figura
5.41).
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP CON DOLIBARR
83
6. USO HABITUAL DEL SISTEMA.
85
CAPÍTULO 7
Para comenzar, nos situaremos en el módulo comercial (figura 6.1), desde donde
se registrarán todas las transacciones con los clientes y donde se podrán
consultar los datos estadísticos para llevar a cabo el control necesario más
adelante. Una vez situados en esta interfaz, pulsaremos en el botón de “Nuevo
pedido” en el menú desplegado a la izquierda de la pantalla.
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
87
CAPÍTULO 7
Una vez creado el borrador, encontramos la ficha de pedido (figura 6.6). Aquí
tenemos la posibilidad de añadir nuevas líneas de pedido, tantas como deseemos
para el mismo cliente. Así mismo, podemos añadir un porcentaje de descuento
para cada línea (figura 6.7). Cada especificación vendrá perfectamente relatada
en la factura generada. Para este caso simplemente añadimos la línea más básica
de pedido, un servicio de una hora a la semana durante un mes, con el precio de
30 euros con el IVA incluido. En el cuadro de texto tenemos la posibilidad de
explicar las características del servicio; por ejemplo, el tipo de baile. Este texto
vendrá en la factura recibida por el cliente inmediatamente debajo del nombre
del servicio. Convendrá llevar un control de las clases a las que acude cada
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Para finalizar, señalamos las fechas de comienzo y fin del servicio, y añadimos al
pedido. Tras hacer esta línea de pedido se generará el primer documento “pdf”,
un borrador de la orden del pedido donde tenemos la posibilidad de comprobar
si es correcto (figura 6.8). Cada nueva línea vendrá reflejada automáticamente
en este documento. Este borrador será similar a la factura final.
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
La forma de proceder es la misma que con el borrador del pedido; en este caso,
en la nueva ficha de factura (figura 6.13) validamos y confirmamos la validación
del borrador de la factura (figuras 6.14). El documento pdf generado será la
factura definitiva que enviaremos al cliente.
92
GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Una vez realizada la validación el borrador pasa a ser una ficha de factura
pendiente de pago, como vemos indicado en el icono con un círculo amarillo en
la parte superior derecha de la figura 6.15. Haciendo clic en el código de la
factura en la parte inferior accedemos al archivo de la factura previo al pago
(figura 6.16).
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Una vez detallado el funcionamiento del programa ERP para los procesos más
básicos de la empresa y la configuración necesaria del mismo para esta tarea,
procederemos en este apartado a relatar la forma de proceder para la utilización
de algunas herramientas que añaden funcionalidad al software y hacen al
sistema más eficiente en la adecuación completa a la empresa que nos ocupa.
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CAPÍTULO 7
dicha factura y un enlace web. El cliente hará clic en este enlace, que le
redireccionará a la pantalla donde iniciar el pago.
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Aquí seleccionaremos el servicio que será razón del acuerdo (figura 6.33). Para la
creación de contratos las fechas que indicaremos serán solo una previsión,
aunque también podremos dejarlas en blanco. Añadimos el servicio, validamos y
confirmamos bajo el código indicado (figura 6.34). En este punto se generará el
“pdf” definitivo con las condiciones del contrato, a firmar por las dos partes
(figura 6.35).
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
El primer paso será la creación del cliente (figura 6.41), como hemos visto
anteriormente. Pero en este caso necesitaremos relacionar el cliente principal,
destinatario de las facturas, con los alumnos que reciben las clases. Para ello,
desde la ficha del cliente nos situaremos en la pestaña de
“Contactos/Direcciones” (figura 6.42).
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Accediendo al módulo financiero vemos como de entre las últimas facturas solo
la actual está pendiente de cobro, como indican los listados (figura 6.52).
Hacemos clic en la factura que nos ocupa para ingresar el primer pago y
pulsamos en “Ingresar pago”. Suponemos que uno de los dos alumnos acude con
la parte de dinero correspondiente al servicio que usa.
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Figura 6.56 Factura a cliente con una parte del importe abonada
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Una vez dentro del asistente de exportación procederemos a seguir los pasos
indicados por el software, planteados de manera muy intuitiva. En el paso uno
(figura 6.59) elegiremos la opción de “Terceros”, ya que nos interesa un listado
de los clientes actuales.
El Paso 2 (figuras 6.60 y 6.61) está dedicado a la selección de los campos que
queremos exportar para cada cliente. Haciendo clic en el triángulo
correspondiente a la columna de “Todo / Nada” activaremos cada campo.
Hacemos la selección y avanzamos al siguiente paso.
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Este paso (figura 6.63) permite alterar el orden de las columnas que aparecerán
en el futuro Excel. Variamos el orden para que la primera columna sea la
correspondiente al código del cliente, identificador inconfundible de cada uno de
ellos (figura 6.64).
119
CAPÍTULO 7
El quinto y último paso (figura 6.65) está dedicado a la selección del formato en
el que se desean exportar los datos, elegimos Excel 2007 y pulsamos en
“Generar”. Vemos el archivo Excel generado, donde haremos clic para
descargarlo (figura 6.66).
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
A continuación, vemos abierto el archivo Excel, con las columnas que decidimos
generar y con la posibilidad de editarlo como cualquier base de datos (figura
6.67). Esto permitirá trabajar con los datos del ERP con una herramienta de
cálculo tan potente como Excel, posibilitando hacer operaciones que resultarían
imposibles dentro del programa ERP.
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CAPÍTULO 7
Vemos como se abre una nueva pantalla donde rellenar el remitente del correo,
la descripción de la campaña, el asunto del e-mail y el texto (figura 6.69). Para
este ejemplo no se ha construido un texto modelo, donde en la realidad se
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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7. GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE
DATOS.
En este último capítulo dedicado al uso del software veremos cómo gestionar
todos los usuarios finales del programa. Hasta ahora se ha trabajado con el
administrador principal, llamado “SuperAdmin”, con plenos permisos de uso del
programa. Sin embargo, para el uso real se necesitará de más trabajadores con
clave de acceso, pero con unas tareas a realizar específicas y menos estatus en la
jerarquía de la empresa. Para estos casos, el administrador tendrá la potestad de
otorgarles permisos para módulos concretos, restringiendo el resto de
posibilidades del sistema para ese usuario concreto, como veremos a
continuación.
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
En la pantalla de gestión de usuarios vemos como en este momento solo hay uno
creado. Vemos un buscador y la posibilidad de organizar los usuarios por grupos
(figura 7.2). Esto será de gran utilidad en una gran empresa donde haya distintos
tipos de empleado, ya sean comerciales o contables, que compartan permisos
entre los miembros del mismo grupo.
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
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CAPÍTULO 7
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
de manera rápida la marcha del negocio. Como ya vimos, cualquier dato se podrá
exportar a Excel, donde tendremos la posibilidad de procesarlo y analizarlo
detenidamente.
Una de las mayores ventajas de la implantación del ERP en este caso concreto
será la facilidad para analizar los procesos de la empresa, ya que con la falta de
organización actual resulta muy difícil llegar a realizar un análisis adecuado. Sin
este análisis se hace complicado llevar a cabo una toma de decisiones con la
confianza de saber que se hace la elección adecuada.
En primer lugar, nos situamos en la interfaz principal del programa, donde vemos
los primeros datos generales (figura 7.13). Tenemos unos indicadores de trabajo,
que nos indican tareas pendientes y donde saltarán las posibles alertas en caso
de alguna urgencia. A la derecha vemos unas estadísticas básicas que darán una
idea rápida del estado y volumen de la empresa.
También podemos ver información del usuario del sistema y sus conexiones,
gráficas del número de pedidos del año por mes y su importe, últimas
variaciones de pedidos y contactos, y el estado de las cuentas bancarias abiertas.
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CAPÍTULO 7
Más abajo encontramos dos gráficas que reflejan el número de facturas del año
por cada mes y su importe, información sobre las últimas facturas, aquellas
pendientes de cobro y los últimos contratos firmados. Además, podemos
observar dos gráficas de distribución de los servicios vendidos, donde se podrá
analizar cuáles son los más demandados. Haciendo clic en cada apartado
accederemos al módulo correspondiente, donde podremos ampliar la
información (figura 7.14).
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GESTIÓN DE USUARIOS Y CONSULTA DE DATOS
Pulsando el dato del riesgo alcanzado accedemos al historial de pagos del cliente,
con los datos de los pagos abonados y de aquellos pendientes de pago (figura
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CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS
CONCLUSIONES
Para lograrlo se optó por recurrir a los llamados ERP. Debido al escaso
conocimiento inicial sobre las TIC y los ERP fue necesario realizar la labor de
documentación para un estudio teórico, plasmado sintéticamente en los
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capítulos iniciales e imprescindible para el posterior trabajo sobre el software.
Con este primer esfuerzo se consigue una recompensa secundaria y personal en
la adquisición de conocimiento sobre unos sistemas muy utilizados actualmente,
estando por ello en gran consideración.
Tras este estudio teórico se comenzó el análisis más concreto de las necesidades
de la empresa, con la consulta a los responsables del negocio sobre el alcance
que se requiere dar al nuevo programa. En este punto resultó muy relevante la
subcontratación de la actividad contable a una empresa externa, que no hacía
necesaria su integración en el sistema, pero sí una organización de facturas
impecable. Este hecho fue de gran relevancia en la selección del programa.
Con la utilización de Odoo vimos como el programa se adaptaba muy bien a este
tipo de empresas más “tradicionales”, pero no a la oferta de servicios de nuestro
caso con la posibilidad de suscripciones y adquisiciones recurrentes. Se encontró
una solución en Dolibarr, con debilidades en algunos aspectos pero grandes
fortalezas para nuestras actividades concretas.
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CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS
Por último, este trabajo termina con la muestra de todos los registros de cada
proceso que realiza el programa y sus estadísticas, generadas de manera
automática. Si los procesos integrados en el sistema se pueden realizar con otros
métodos, con mayor o menor eficiencia, esta generación de datos y gráficas
representa una ventaja diferencial de esta implantación, difícil de obviar para los
responsables de la empresa.
A través de todo el proceso hemos visto las posibilidades que ofrece un ERP a
una pequeña empresa a cambio de un coste prácticamente inexistente. Sin
embargo, sí que requiere un esfuerzo comenzar su utilización por parte de los
propietarios de la empresa. Este esfuerzo viene justificado por el gran cambio
que supone sustituir todas las herramientas de organización usadas hasta ahora
por otra nueva.
En ocasiones, la utilización del sistema ERP puede requerir más carga de trabajo
en alguna actividad, pero este tiempo se ve recompensado con la probada
mejoría que genera el software en la organización del negocio, además de otras
ventajas secundarias que ya hemos visto. No podemos olvidar, como vimos en el
primer capítulo, que una mejora del sistema de información repercute en todas
las áreas de la empresa.
Tras todo lo visto, resulta fácil concluir que es imprescindible para cualquier
negocio actual aprovechar las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías.
En este sentido, la correcta utilización de un sistema ERP aporta competitividad a
empresas de todos los tamaños, con la premisa de hacer una elección correcta
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del programa según cada caso. Solo una empresa de tamaño muy reducido se
puede permitir no establecer un sistema de información adecuado.
LÍNEAS FUTURAS
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CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS
En segundo lugar, sería muy beneficioso para la empresa conseguir que los
clientes o clientes potenciales completaran sus datos a través de internet sin
necesidad de acudir físicamente a la empresa. Después, se podrían importar
estos datos desde el sistema ERP, de manera que se generaran automáticamente
las fichas de cliente. Conseguir integrar este proceso mejoraría la eficiencia de la
captación de clientes notablemente.
Completar todas estas tareas pendientes requerirán una decisión férrea por
parte de los dirigentes de la empresa, ya que puede suponer cambios en la
selección de programa y en la implantación del sistema, haciendo difícil que este
proceso y su mantenimiento sea completamente gratis.
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