ESTUDIO DE CASO DE USO

ESTUDIANTES

DAVID ANTONIO HORMAZA VELASQUEZ

IVAN ERNESTO VERA LOZANO

DOCENTE

ANDREA CRISTINA MARTINEZ ARDILA

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Especialización en ingeniería de desarrollo de Software
Plataformas de desarrollo de software (NRC-50510)
 Contenido
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................3

OBJETIVOS..........................................................................................................................4

Objetivo General..............................................................................................................4

Objetivos Específicos.....................................................................................................4

Descripción del Problema.....................................................................................................5

ARTISAN COFFEE...............................................................................................................7

Especificación de requerimientos funcionales..........................................................10

Especificaciones de requerimientos no funcionales.................................................13

Diagrama de casos de uso Artisan Coffee..................................................................14

Conclusiones.................................................................................................................22

Referencias.........................................................................................................................23
 INTRODUCCIÓN
En el dinámico panorama empresarial actual, la eficacia en la gestión de las ventas es
fundamental para el éxito y la competitividad de cualquier organización. Con la creciente
complejidad de los mercados y las demandas cambiantes de los clientes, las empresas se
enfrentan a la necesidad de adoptar soluciones tecnológicas avanzadas que les permitan
optimizar sus procesos de venta y mantenerse a la vanguardia en su industria.

En la rama de la contabilidad es notable el avance que ha provocado en las empresas el

procesamiento de los datos primarios por medio del uso de sistemas informáticos, se ha
beneficiado mucho de la tecnología de la computación incluso más que cualquier otra
área de negocio. La aplicación de la computadora en la contabilidad es algo natural
porque estos equipos son ideales para realizar cálculos repetitivos, (Acosta Chávez &
Navarrete Navarrete, 2013).

En este contexto, el software de ventas ha emergido como una herramienta esencial para
impulsar el rendimiento comercial, mejorar la productividad del equipo de ventas y
aumentar la satisfacción del cliente. El presente trabajo tiene como propósito presentar el
caso de estudio de la aplicación Artisan coffee, una solución innovadora diseñada para
potenciar las operaciones de ventas y proporcionar a las empresas las herramientas
necesarias para alcanzar sus objetivos comerciales de manera efectiva y eficiente.
 OBJETIVOS

Objetivo General

Construir una aplicación móvil que permita gestionar la información de los productos a
comercializar.

Objetivos Específicos

 Establecer los requerimientos funcionales y no funcionales de la aplicación.

 Desarrollar diagramas de casos de uso UML para validar los requerimientos
 Diseñar las interfaces de una aplicación móvil para la gestión de la información de
un producto a comercializar.
 Desarrollar una aplicación móvil para la gestión de la información de un producto a
comercializar.
 Descripción del Problema
La Comercializadora Gremlins empresa que se dedica a la preparación y venta de Café,
por su calidad y excelente prestación de servicios a todos sus clientes, el compromiso
para llegar a cumplir las necesidades y solicitudes de los clientes ha destacado su
producto por encima de muchas empresas del sector, debido a la implementación de su
logística en eventos de gran magnitud.

Actualmente se presentan dificultades en el control de sus actividades administrativas y

productivas, detectando falencias en la contabilidad y marketing de sus productos, debido
a que no cuenta con herramientas suficientes para la administración y mejora en sus
procesos de ventas, por tal motivo se realiza un análisis profundo para plantear un diseño
y desarrollo de un aplicativo móvil que permitan suplir la necesidad que tiene la empresa,
aplicando el modelo de negocio que actualmente maneja.

Algunos de los problemas identificados incluían:

 Descentralización de la Información: La información relacionada con clientes,

productos, y transacciones comerciales estaba dispersa en múltiples sistemas y
bases de datos. Esto dificultaba la visibilidad completa de la actividad de ventas y
generaba inconsistencias en los datos, lo que afectaba la toma de decisiones
informadas.
 Procesos Manuales y Desarticulados: Los procesos de ventas se realizaban en
gran medida de manera manual, lo que resultaba en una falta de eficiencia y
productividad. La falta de una metodología estandarizada y herramientas
adecuadas dificultaba la colaboración entre los equipos de ventas y limitaba la
capacidad de seguimiento de leads y oportunidades.
 Falta de Seguimiento y Análisis de Datos: La empresa carecía de herramientas
para realizar un seguimiento efectivo de las interacciones con los clientes y
analizar el rendimiento de sus esfuerzos de ventas. La ausencia de métricas claras
y la incapacidad para identificar tendencias y patrones de comportamiento del
cliente dificultaban la elaboración de estrategias efectivas.
 Dificultades en la Gestión de Inventarios y Precios: La falta de integración
entre los sistemas de ventas y el inventario generaba problemas de stock y
 dificultades para establecer precios adecuados y competitivos. Esto resultaba en
pérdida de ventas y en una experiencia negativa del cliente.
 Ineficiencia en la Generación de Informes: La generación de informes sobre el
desempeño de ventas era un proceso tedioso y propenso a errores. La falta de
acceso a datos actualizados y la incapacidad para generar informes
personalizados dificultaban la evaluación del rendimiento y la toma de decisiones
estratégicas.
 ARTISAN COFFEE
Teniendo en cuenta el estudio de caso del Software para las ventas de la
Comercializadora Gremlins, es importante describir los roles clave dentro de la
organización que interactúan con el software y contribuyen a su implementación y uso
exitoso.
A continuación, se describen los actores principales:

 Gerente: Responsable de liderar el equipo de ventas, establecer objetivos

comerciales, supervisar el rendimiento de ventas y tomar decisiones estratégicas
para alcanzar los objetivos de la organización. El Gerente también juega un papel
crucial en la adopción y el uso efectivo del software de ventas dentro del equipo.

 Administrador del Sistema: Responsable de la configuración, mantenimiento y

administración técnica del software de ventas. Se encarga de gestionar usuarios,
personalizar ajustes, integrar sistemas y garantizar la seguridad y el rendimiento
del software.

 Empacador: Responsable de asegurarse que los productos seleccionados por los

representantes de ventas sean empacados de manera segura y eficiente para su
envío a los clientes finales. El Empacador recibe notificaciones de los pedidos
realizados a través del software de ventas y procede a preparar el producto para
su envío. Posteriormente se encarga de etiquetar correctamente cada paquete con
la información del destinatario y cualquier documentación requerida, Por último,
Utilizando el software de ventas, el Empacador registra y actualiza el estado de
cada pedido una vez que ha sido empacado y enviado, lo que permite una
visibilidad en tiempo real del proceso de cumplimiento.

 Transportador: Responsable de recoger los paquetes empacados en las

instalaciones de la empresa y entregarlos de manera segura y oportuna a las
direcciones designadas por los clientes. El Transportador recibe notificaciones de
los paquetes listos para ser enviados desde las instalaciones de la empresa,
utilizando el software de ventas como medio de comunicación para conocer los
detalles de los envíos. Posteriormente se realizan las entregas según la
 programación establecida, utilizando el software de ventas para acceder a la
información del cliente y confirmar la recepción del paquete. Si surge algún
problema durante la entrega, como la ausencia del cliente o la imposibilidad de
acceder al domicilio, el transportador puede tomar medidas para resolver la
situación de manera proactiva y garantizar la entrega exitosa del paquete.
Finalmente, utilizando el software de ventas de seguimiento de envíos, el
transportador registra y actualiza el estado de cada entrega, proporcionando
visibilidad en tiempo real sobre el progreso de los envíos.

 Recepcionista: Desempeña un papel muy importante en la gestión de las

interacciones con los clientes y el flujo de comunicaciones dentro de la
organización. Es responsable de recibir y dirigir eficientemente las consultas y
solicitudes, así como proporcionar apoyo administrativo a otros departamentos,
como ventas y atención al cliente. Utilizando el software de ventas o sistema de
gestión de clientes, el recepcionista registra y realiza un seguimiento de la
información actualizada de las consultas y solicitudes de los clientes o
distribuidores, asegurándose de que sean atendidas de manera oportuna y
satisfactoria. Además de sus responsabilidades de atención al cliente, el
recepcionista puede proporcionar apoyo administrativo general, como el
mantenimiento de archivos, la preparación de documentos y la gestión de
suministros de oficina.

 Distribuidor: El Distribuidor de Producto desempeña un papel crucial en la

cadena de suministro, facilitando la distribución eficiente y efectiva de los
productos de la empresa a los clientes finales. Es responsable de adquirir
productos del fabricante y luego revenderlos a minoristas, tiendas especializadas u
otros canales de distribución. El rol del Distribuidor de Producto es esencial para
ampliar la presencia y el alcance de los productos de la empresa en el mercado,
garantizando su disponibilidad y visibilidad para los clientes finales. Su trabajo se
integra con el software de ventas para coordinar eficientemente la distribución y
seguimiento de productos, contribuyendo así al éxito general del negocio.

 Comprador: El Comprador de Producto asegura que se obtengan los productos

necesarios de manera oportuna, eficiente y al mejor precio posible. Es
responsable de identificar proveedores confiables, negociar términos y condiciones
de compra y gestionar el proceso de adquisición de productos de principio a fin. El
rol del Comprador de Producto es muy importante para garantizar un suministro
constante y eficiente de productos para la empresa. Su trabajo se integra con el
software de ventas para coordinar eficazmente el proceso de adquisición de
productos, contribuyendo así al éxito general del negocio.
Especificación de requerimientos funcionales

Basándonos en las entrevistas realizadas por los usuarios de la comercializadora

Gremlins se realizaron los siguientes requerimientos funcionales:

Nombre del Descripción Entrada salida Criterio de

requerimiento aceptación

RF01- Inicio El usuario debe Correo El registro Cada usuario

de sesión estar registrado fue exitoso con su rol
para visualizar la Contraseña visualizará la
información El registro información
según su rol. fue fallido disponible por el
rol
correspondiente

RF02-Registro Los Nombre El usuario El usuario nuevo

de empleados administradores y fue guardado aparecerá con su
gerentes tendrán Documento de con éxito rol y datos
el privilegio de identidad personales.
manejar los roles
e información que Correo
puede visualizar Dirección
cada usuario
Cargo que
desempeña

RF03-Registro Los Nombre El El distribuidor y

de administradores distribuidor comprador
distribuidores deben poder Apellido fue guardado aparecerán en la
y registrar y con éxito lista y se
compradores mantener la Documento de agruparán con
información de identidad o NIT El comprador filtros.
los distribuidores fue guardado
Número con éxito
y compradores telefónico

Dirección

Correo
electrónico

RF04- Los empacadores Lote de ingreso Su producto Se realizará

Reempaque y podrán acceder al está listo registro por
etiquetado de sistema para Lote de salida para producto que
productos verificar el lote del despacharse. tendrá su fecha
producto a Fecha de de entrada y
reempaquetar ingreso salida junto a los
con una nueva Fecha de trabajadores a
 etiqueta, teniendo salida cargo de ese día.
en cuenta la
jornada laboral de Nombre del
cada trabajador producto

Etiqueta con
los datos del
comprador

RF05- El rol de Nombre La Habrá una

Actualización recepcionista información notificación de
de permitirá Apellido ha sido aquellos clientes
información mantener la actualizada o distribuidores
de clientes y información Documento de correctament que no han
distribuidores actualizada de los identidad o NIT e. realizado una
clientes y Número compra en más
distribuidores. telefónico de 3 meses.
Garantizando que
los datos estén al Dirección
día y el proceso
de transporte sea Correo
correcto. electrónico

RF06- Los clientes y Aceptar envió El producto El cliente o

Seguimiento distribuidores está en distribuidor podrá
de paquetes podrán rastrear el Cancelar envió. camino. realizar el
proceso de sus cambio de los
paquetes por Modificar datos Se cancelo él datos un máximo
medio de la del envió envió. de 72 horas
aplicación. (nombre, antes del envió.
También podrán dirección, Modificación Una vez pasado
realizar las fecha, horario, exitosa. este tiempo se
modificaciones teléfono, tendrá un cobro
documento o Notificación
pertinentes en de adicional por
cuanto a nit) modificación
cancelar, aceptar, Visualización Su producto express.
cambiar fechas u de mis envíos. se encuentra
horarios y en (mostrar
modificar datos el lugar
del cliente o donde se
distribuidor encuentra el
relacionados con producto)
el paquete.
Teniendo en
cuenta que existe
las
modificaciones
normales y las
modificaciones
express, en
cuanto a la
cantidad del
 pedido

RF07- Gestión Los clientes y Nombre Su pago se Registro y

de pagos distribuidores realizó con evidencia de que
podrán hacer los Dirección éxito. se haya
pagos realizado el pago
correspondientes Documento o Se notificará
a cada producto. NIT de una
cláusula
Forma de donde la
pago persona podrá
Fecha para él hacer
envió modificaciones
estimada hasta un
máximo de 72
horas antes de
la fecha de
envió
estimada o de
lo contrario,
habrá un
incremento por
modificación
express.
Especificaciones de requerimientos no funcionales

Teniendo en cuenta la aclaración que, en el estudio de caso, no se brinda más

información sobre este ámbito, se realizan los requerimientos no funcionales de forma
general.

Nombre del Descripción Entrada salida Criterio de

requerimiento aceptación

RNF01- La aplicación Acceso a Ingreso exitoso La aplicación

Disponibilidad debe estar cualquier hora debe funcionar
24/7 disponible 24 del día sin ningún
horas y 7 días de problema en
la semana. cualquier hora del
día.

RNF02- La aplicación Cualquier tipo La información El ingreso a

Tiempo de debe de seleccionada cualquier función
respuesta proporcionar visualización por el usuario. de la aplicación
tiempos de o petición. sin problemas.
repuesta menos
de 6 seg,
teniendo en
cuenta el servicio
de internet del
usuario.

RNF03- Se implementará Inicio de El usuario y El usuario solo

Seguridad de medidas de sesión contraseña es podrá ver la
datos cifrado y correcto. información de su
autenticación Gestión de rol.
para la pagos
protección de
información Roles
sensible.

RNF04- La aplicación Múltiples Transacciones Un buen

Escalabilidad debe manejar un ingresos a la realizadas. rendimiento y
alto nivel de aplicación. fluidez en la
usuarios y Autenticación aplicación.
transacciones. Múltiples realizada
transacciones
 Diagrama de casos de uso Artisan Coffee

La comercializadora internacional “Gremlins” busca mejorar su proceso de importación y

aumentar la demanda mediante Artisan Coffee. El siguiente diagrama de casos de uso
representa las interacciones clave entre los usuarios y el sistema de la aplicación.

Ilustración 1 Elaboración propia

 Caso de
uso APP ARTISAN COFFEE

Gerente, Administrador, Empacador,

Actor(es) Recepcionista N° CU-01
Transportista, Compradores o distribuidor

- Los compradores y distribuidores deben ser registrados por el

administrador para iniciar sesión y realizar la compra de los
productos.
- El gerente tiene el acceso a toda la información de la
comercializadora y puede ingresar nuevos trabajadores con su
respectivo rol.
- El administrador se encargará de realizar el respectivo registro a los
Precondici nuevos compradores y distribuidores, también contará con el acceso
ón: a los demás procesos para realizar seguimiento
- La recepcionista se encarga de tener la BD actualizada de los
compradores y distribuidores para él envió respectivo de sus
productos.
- El empacador reempaca los productos y al momento de ser
etiquetados se realiza por medio de lotes.
- El transportista no entrega el producto hasta no estar validada la
información del pago y se encuentre debidamente etiquetado.
- Los compradores y distribuidores tendrán acceso a los productos
para comprarlos y hacerles seguimiento.
- El gerente tiene acceso al módulo de usuarios e información de la
comercializadora (ventas, lotes de los productos, productos, etc)
- El administrador tendrá acceso a la lista de todos los compradores y
distribuidores, junto a los productos y procesos asignados por el
gerente.
- La recepcionista tendrá el acceso para actualizar los clientes o
distribuidores y recibirá la confirmación de pago para enviar al
transportista y el empacador.
- El empacador tendrá un registro de la cantidad de lotes en los que ha
trabajado y etiquetas puestas.
Pos - El transportista tendrá el permiso para entregar el producto al ser
condición: positiva la confirmación de lo contrario no podrá desplazar el
producto al punto de destino.
Autor: Iván Vera Fecha: 27/04/2024
Versión 1.0
Actualizad
o por: Fecha:

Propósito

Demostrar las funciones que cumple cada actor dentro del sistema de artisan coffee
Resumen

- Los compradores y distribuidores deben registrarse con el administrador de la

comercializadora posterior a eso pueden iniciar sesión para poder seleccionar un
producto y gestionar el pago, para luego ser enviado hasta su dirección.
- El gerente tiene la posibilidad de gestionar todo el sistema y tendrá el privilegio de
asignar roles a nuevos usuarios que ingresen a la comercializadora, de tal manera
que podrá habilitar e inhabilitar aquellos que ya no estén trabajando dentro de la
empresa.
- El administrador se encargará de ingresar a los nuevos compradores y
distribuidores dentro de la aplicación y podrá visualizar el avance de los productos
y pedidos que se están gestionando, podrá realizar algunas modificaciones, pero
no tendrá el acceso total.
- La recepcionista estará encargada de los compradores y distribuidores, teniendo la
información actualizada junto a los productos, permitiendo una gestión más
eficiente al momento del pago y del envío.
- El empacador realizara un registro de ingreso de acuerdo con su horario laboral,
dejando constancia el día, lote y etiqueta del comprador para los que empacaron.
- El transportista podrá recibir el aprobado una vez que se haya hecho el pago y será
enviado a la dirección solicitada, este estatus lo puede cambiar la recepcionista
una vez con la verificación adecuada.

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (comprador o distribuidor) Sistema

Los compradores o distribuidores se

1 registran e ingresan

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

visualización del módulo comprador

3 o distribuidor

El comprador o distribuidor seleccionan

4 un producto

Si el rol es comprador, verificara si

5 hay ofertas del producto disponible

El comprador o distribuidor realiza el pago

6 correspondiente.

7 Al finalizar el pago se le notificará

una cláusula donde podrá realizar
modificaciones sin ningún costo
hasta 72 horas antes de la fecha de
partida del producto y se le enviará la
 guía del pedido.

El comprador o distribuidor recibirá una

8 guía para el seguimiento del envío

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (comprador o distribuidor) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

Al identificar si el usuario es un
comprador se le notificara de ofertas
5.1 a las que puede acceder.

Al aceptar la cláusula se le enviará

la guía correspondiente, de lo
contrario se le pedirá cambiar la
7.1 fecha y horario en el pedido

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (gerente) Sistema

1 Inicia sesión

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

3 visualización del módulo de gerente

Selecciona la función de gestión de

4 usuarios

Visualiza todos los usuarios de la

5 empresa

Crea, actualiza, visualiza y elimina el

6 usuario que necesite

Confirmación de la operación
7 realizada
8 Se actualiza la lista de usuarios

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (gerente) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

Se en lista cada usuario y su rol de la

5.1 empresa

Se notifica que el cambio o el ingreso

7.1 fue exitoso

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (administrador) Sistema

1 Inicia sesión

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

visualización del módulo de

3 administrador

Registra a los nuevos compradores o

4 distribuidores

5 Confirmación del ingreso

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (administrador) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

5.1 Se notifica que el ingreso fue

 correctamente

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (recepcionista) Sistema

1 Inicio sesión

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

visualización del módulo de

3 recepcionista

Actualiza y confirma el estado de los

4 pedidos

Valida la información del comprador

5 y distribuidor

Selecciona el estatus del pedido de

6 acuerdo con los soportes

Notifica que el pedido se enviará al

7 empacador

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (recepcionista) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

Valida si el comprador o distribuidor

5.1 esta registrado y si ya realizo el pago

Se notifica que el pedido fue enviado

7.1 a la zona de empacado

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (empacador) Sistema

1 Inicio de sesión

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

visualización del módulo de

3 empacador

Se visualiza la lista de los lotes

empacados y el tiempo en el que se
4 realizó.

5 Selecciona la etiqueta que se utilizara

Se notifica que la etiqueta ha sido

6 seleccionada

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (empacador) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

Se valida que la etiqueta es correcta

6.1 por confirmación del empacador.

Curso/Flujo Normal (básico)

Pas
o Actor (transportista) Sistema

1 Inicio de sesión

Verificar si las credenciales son

2 correctas y su rol

3 visualización del módulo transportista

4 Visualiza la cantidad de pedidos

 asignados

En lista los pedidos con mayor

5 prioridad

Verifica el etiquetado de los productos y si

6 el pago es correcto

7 Notifica la salida del transportista

Curso/Flujo Alterno (Excepcional)

Pas
o Actor (comprador o distribuidor) Sistema

Se notificará si inicio sesión

2.1 correctamente

Según el tiempo de despacho el

sistema ordenara los pedidos más
5.1 próximos

Se notifica al usuario que ya salió el

7.1 transportista

Otros datos

Frecuencia
esperada: 20/hora Importancia: Alta

Comentarios

El Anterior diagrama de uso describe de forma general como se comportaría el

sistema artisan coffee, con cada actor y sus funcionalidades respectivas. Dicho
diagrama se encuentra sujeto a cambios según la comercializadora.
 Conclusiones

En este estudio de caso, hemos explorado los requerimientos funcionales y no

funcionales para la aplicación de la comercializadora internacional “Gremlins”.
Basándonos en las entrevistas con los usuarios, se identificó las funcionalidades clave
que deben estar presentes en la aplicación para mejorar el proceso de importación y
aumentar la demanda. Estos requerimientos incluyen el registro de distribuidores y
compradores, el seguimiento de paquetes, el reempaque de productos y la actualización
de datos.

Además, creamos un diagrama de casos de uso que representa las interacciones entre
los actores (usuarios) y el sistema de la aplicación. Este diagrama proporciona una visión
general de cómo los diferentes roles interactúan con la aplicación para lograr sus
objetivos.
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