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    manual final

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    de 11

    Portada de manual de Acces 2010

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 1


    Índice

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 2


    Introducción

    Es un programa del paquete del office, dicha aplicación está orientada para la
    creación de bases de datos, han existido muchas versiones de este programa que se
    han venido presentando a lo largo de los años, esta versión 2010 tiene como
    peculiaridad un nuevo interfaz de trabajo, con mejorías en el diseño y
    funcionamiento.

    La creación de bases de datos en la versión 2010 se torna mucho más fácil ya que
    dicha plataforma mejorada es auto explicable para brindar mayor utilidad al
    usuario, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de
    datos. Dentro del archivo, puede utilizar, tablas para almacenar los datos,
    consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita, formularios
    para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas, informes para analizar o
    imprimir los datos con un diseño específico.

    Acces 2010 también posee otras utilidades Páginas de acceso a datos para ver,
    actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una
    intranet, almacena los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

    Lo archivos que se crean en acces 2010 se guardan en extensiones accbd, para que
    el ordenador pueda reconocerlo como un archivo único de bases de datos.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 3


    Unidad 1. Iniciación de Access 2010

    1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

    Veamos la forma básica de iniciar Access 2010.

    • Clic en el botón Inicio

    • Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.

    • Clic en Todos los programas,

    • Clic en Microsoft Office

    • haz clic sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

    Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

    • Hacer clic en el botón cerrar

    • Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

    • Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir.

    1.2 Pantalla Inicial.

    Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
    componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
    elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
    continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
    con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
    quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 4


    Clasificación de uso predeterminado
    seleccionado por defecto

    Escribir el nombre que tendrá la base de


    datos en esta sección

    Botón para crear la base de datos

    Al hacerle clic nos mandara a reflejar el


    explorador de Windows y la ubicación
    específica donde se guardara la base
    de datos.

    1.3. Las barras

    La barra de Título

    La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
    estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha están los
    botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar

    La barra de Acceso rápido

    La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como
    Guardar o Deshacer, esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones
    que quieras.

    Esta barra permite editarse ya se le pueden agregar nuevos botones de acceso


    rápido.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 5


    La Cinta de opciones

    La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en


    pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los
    botones y menús, organizados en categorías o grupos.

    La barra de estado

    La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene


    indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información
    según la pantalla en la que estemos en cada momento.

    2.1. Conceptos/definiciones

    Base de datos

    Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
    determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es
    lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de
    Access2010 tienen la extensión (.accdb) para que el ordenador las reconozca como
    tal.

    Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan
    la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un
    sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

    Tablas.

    Las tablas son las que almacenan información sobre un tema estructuradas por
    campos, las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de
    clientes podamos obtener información y resolver un problema de forma fácil y ágil.

    Estructura de una tabla:

     Campos,
     Registros
     Archivos.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 6


    Campos.

    Concepto de campo es una pieza única de información donde se agregaran los


    registros.

    Tipos de datos:

     Texto
     Memo
     Numero
     Fecha/hora
     Moneda
     Autonumeración
     Si/no
     Objeto/Ole
     Hipervínculo
     Datos adjuntos
     Calculado
     Asistente para búsqueda

    Concepto de registro: es un conjunto de datos que conforman la información


    contenida en los campos de las tablas.

    3.1. Crear Objetos.

    3.1.1. Crear una base de datos.

    Al iniciar el programa se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en


    la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar
    seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una
    base existente o de una plantilla.

     Clic en la opción Bases de datos en blanco


     Escribir el nombre de la base de datos en dependencias a la necesidad o
    aplicación.
     Dar clic en el símbolo que posee una carpeta para estipular la ubicación
    exacta de la base de datos, el cual se mostrara una nueva ventana.
     Clic en el botón crear, se abrirá el interfaz de la base de datos,a como se
    muestra en las siguientes figuras.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 7


    Explorador
    de
    Windows

    3.1.2. Crear una tabla.

    a) Clic en la pestaña Crear.


    b) Buscar el grupo de herramientas tablas.
    c) Clic en la herramienta tabla.
    d) Clic secundario encima de la pestaña que la tabla que se está creando.
    e) Clic en la opción guardar, escribirle el nombre que tendrá la tabla.
    f) Clic en la pestaña campos, y seguidamente dar clic en la
    herramienta en el combo de la herramienta ver.
    g) Agregar los campos necesarios con su tipo de datos
    definido.

    3.1.2.1 Propiedades de los campos

    Para aplicar propiedades definidas a un campo se realizan varios pasos. Para hacer
    un campo de criterios se realiza lo siguiente.

    a) Seleccionar la tabla, y abrirla en modo diseño.


    b) Clic en el campo a realizar el cambio.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 8


    c) Buscar la barra de propiedades de campos y dar clic en la pestaña
    búsqueda.
    d) Clic en la propiedad mostrar control y seleccionar la opción cuadro de lista.

    e) Clic en la opción tipo de origen de fila y seleccionan lista de valores.


    f) Clic en la propiedad permitir varios valores y seleccionamos la opción sí.
    g) Clic en la propiedad permitir ediciones de lista y seleccionamos la opción sí.

    3.2.1. Mascaras de entrada.

    Las máscaras de entrada proporcionan un formato establecido para la entrada de


    datos en un campo mediante el uso de caracteres y símbolos. Al aplicar una
    máscara de entrada a un campo, las personas que escriban datos en ese campo
    deberán seguir el patrón específico definido por la máscara de entrada, cabe
    recalcar que las máscaras solo trabajan con tipos de datos texto y fechas.

    3.2.1.1. Pasos para crear una máscara de entrada con el asistente.

    a) Tener nuestra tabla en modo diseño.


    b) Clic en el campo a aplicar la máscara de entrada.
    c) Clic en la propiedad mascara de entrada en el botón con puntos suspensivo
    el cual nos desplegara una nueva ventana.

    d) Clic en algún formato a utilizar, seguidamente dar clic en el botón siguiente.

    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 9


    e) Seleccionar el tipo de carácter de marcador a utilizar, clic en el botón
    siguiente, y seguidamente clic en el botón finalizar, guardar cambios.

    3.2.1.2. Pasos para crear una máscara de entrada de forma manual.

    a) Poner la tabla en modo diseño.


    b) Clic en el campo a utilizar.
    c) Clic en la propiedad mascara de entrada, luego escribir la máscara y el
    título.

    d) Clic en la pestaña con el nombre de la tabla para guardar campos.

    3.1.3. Crear una consulta.

    3.1.4. Crear un informe.

    3.1.5. Crear un formulario.

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    É xito, calidad y eficiencia Pá gina 11

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