UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMA

Aplicación de un Sistema de Facturación para una empresa

PROYECTO FINAL

Materia: Sistema de Información Gerencial

Profesor: Miguel Ángel Villarreal González

Estudiantes:
Vanessa Ramos
Fanny Folks
Cristian De León

15 de abril de 2010
 INDICE DEL CONTENIDO

Pagina N°

Introducción . . . . . . . . . . 3
Parte I
Aspectos Generales del Entorno de Trabajo . . . . . . 4
1.1 Antecedentes . . . . . . . . . 5
1.2 Justificación . . . . . . . . . 5
1.3 Objetivos del Trabajo . . . . . . . . 6
1.4 Alcances y Limitaciones . . . . . . . . 6
1.5 Factibilidad . . . . . . . . . 7
Parte II
Determinación de Requerimientos . . . . . . . 8
2.1 Generalidades del Sistema . . . . . . . 9
Parte III
Análisis de los Resultados . . . . . . . . 32
3.1 Diagnostico del Sistema . . . . . . . . 33
3.2 Alternativas de Solución . . . . . . . . 34
Parte IV
Diseño Preliminar de La Alternativa de Solución . . . . . 36
4.1 Requerimientos del Software . . . . . . . 37
4.2 Requerimientos del Equipo . . . . . . . 37
4.3 Requerimientos del Personal . . . . . . . 38
4.4 Adecuación de Procedimientos . . . . . . . 38
4.5 Aspecto Económico . . . . . . . . 39
Parte V
Conclusiones y Recomendaciones . . . . . . . 40
5.1 Conclusiones . . . . . . . . . 41
5.2 Recomendaciones. . . . . . . . . 42

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INTRODUCCIÓN

Por medio de este trabajo se desea comprender la mayoría de lo que tenga que ver con el
funcionamiento de facturación de la empresa RAM. Se pretende hacer un análisis de sistema
tomando en cuenta todos los puntos de vista de los trabajadores y así poder llegar a una solución.
Para poder llegar a la solución se deben ocupar varias herramientas para el análisis. Algunas de
estas son: determinar los requerimientos, el cual comprende, como más importante punto, los
diagramas de Flujo; analizar los resultados y un diseño preliminar de la alternativa de solución.
Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo que
incluyen antecedentes, justificación, objetivos del trabajo, alcances, limitaciones y factibilidades.
Con esto se pretende obtener la información general de la empresa con la cual se verá cuales son
los requerimientos de la empresa.
En la segunda parte ya se obtienen los requerimientos concretos y se construyen
diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por los que se pasa para elaborar la
facturación en RAM. Se explican estos flujos de datos en la documentación a continuación de los
diagramas. Con esto se pretende obtener una forma gráfica de cómo funcionará el sistema.

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 Parte I
Aspectos Generales del Entorno de Trabajo

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1.1 ANTECEDENTES

Aproximadamente en 1985 se creó como empresa no registrada la Distribuidora RAM. A

la misma vez se registró como comerciante individual a la persona natural Roberto Antonio
Ábrego quien era el dueño de la Distribuidora RAM. Roberto Ábrego, como comerciante
individual, se dedicó a distribuir láminas de asbestocemento y sus accesorios (capotes, macetas,
toboganes, etc.).
Al principio sólo había una persona trabajando, quién era él, en su casa. Al pasar los años
se contrató un contador para que se encargara de manejar la contabilidad de la empresa ya que
empezó a prosperar.
Hace unos cinco años se contrató otra persona para que empezara a manejar el negocio ya
que para él solo era una tarea difícil manejar toda su empresa.
Hasta el momento hay tres empleados; y todos menos el contador trabajan todavía en las
oficias originales. En un futuro se tiene planeado registrar la Distribuidora RAM para poder
expandirse y brindar un mejor servicio a los clientes.
Este será la primera aplicación que utilizará la empresa para poder llevar a cabo la
facturación por medio de una computadora. Anteriormente se hacia la facturación a mano, pero
ahora que están en crecimiento quieren agilizar un poco más el proceso de compra-venta y ser
más eficientes.

1.2 JUSTIFICACION

El propósito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de facturación para agilizar
la emisión de comprobantes de crédito fiscal, facturas de consumidor final y sus similares; y así
brindar un mejor servicio al cliente. También se desea entender como funciona éste dentro de
una empresa y dejar un sistema que podrá ir creciendo junto con la empresa.

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1.3 OBJETIVOS DEL TRABAJO
1.3.1 OBJETIVOS GENERALES

Como futuros trabajadores de la información, el objetivo de este trabajo es analizar la

facturación a clientes de la empresa por medio de las herramientas proporcionadas en la materia
Análisis de Sistema, por un período de cuatro meses y medio para satisfacer las necesidades de
información de la organización.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar las necesidades del cliente de acuerdo a sus requerimientos.

 Identificar problemas a solucionar con el sistema a desarrollar.
 Establecer las ventajas del análisis de sistemas en la empresa.
 Proponer alternativas de solución para los problemas analizados anteriormente.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES

1.4.1 ALCANCES

Dadas las especificaciones y conocimientos generales de la empresa en investigación, se ha

deducido que el sistema a implantar según los requerimientos del dueño de la empresa es un
sistema de facturación. El sistema podrá imprimir en formato de factura predefinida la
información requerida y se le podrá ingresar los datos pertinentes de inventario por medio de una
base de datos. Debido a que la empresa es pequeña se tiene una mayor ventaja para llevar a cabo
este análisis porque hay más oportunidades de consultar y trabajar con los empleados.

1.4.2 LIMITACIONES

Las limitantes de este sistema son que no será un sistema completo en el aspecto del control
total de la materia prima. Tampoco se cuenta con un sistema tecnológico muy avanzado 1 el cual
podrá hacer un poco más difícil la compatibilidad del software con el hardware y la impresora
con la que se cuenta puede presentar problemas a la hora de la impresión de los documentos
debido a que es obsoleta.
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1.5 FACTIBILIDAD
1.5.1 FACTIBILIDAD ECONOMICA

 El costo de la investigación de los requerimientos es de $1,000

 Habrá mayor apoyo de los clientes con el nuevo sistema.
 Presentación de la información requerida al momento en reportes bien estructurados.
 Mayor control interno de facturación

1.5.2 FACTIBILIDAD TECNICA

 Actualmente la empresa cuenta con una computadora donde se efectúan tareas

administrativas con paquetes de software para oficinas.
 El equipo debe tener un disco duro de 30 GB. El espacio es fundamental para almacenar la
información en una base de datos adecuada que se deseará en un futuro.
 La empresa no cuenta actualmente con personal preparado para realizar un proyecto de
dicha importancia por lo que se tendrá que contratar una casa de software para su
implementación.

1.5.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

 Existe un interés marcado en la dirección y personal de la empresa para utilizar el desarrollo

propuesto.
 La Gerencia General y el personal están de acuerdo en las observaciones que se le han
señalado, y están dispuestos a hacer cambios si requiere.
 No hay obstáculo para ejecutar el proyecto, en cambio hay facilidad por parte de la empresa
para implementar el sistema, por ejemplo. Apoyo de gerencia para facilitar información e
investigación, cooperación del personal en proceso y documentación, todo lo que ayude a
tener una idea de lo que se necesita.

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 Parte II
Determinación de Requerimientos

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2.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA

La empresa RAM siempre ha llevado la facturación a mano, la cual causa que se

desperdicie un poco de tiempo en procesos de la empresa que deberían de ser un poco más
automatizadas. RAM desea un sistema de facturación con el cual se puede ahorrar tiempo.
Ellos cuentan con una computadora no muy moderna (ver nota 1 en página 6) pero esta en
sus planes comprar una Pentium III de 1.2 GHz, 256 MB de RAM con Windows XP; también
van a comprar una impresora nueva. Con estas nuevas adquisiciones será más fácil hacer un
sistema porque no habrá problemas de compatibilidad.
A la hora de realizar una venta se toma el pedido del cliente. Luego se buscan los
productos y los precios en sus archivos para presentar una cotización. Antes de presentar la
cotización se determina si la compra se cancelará al crédito o al contado. Si es al contado se
verifica que el cliente tenga buen crédito. Si tiene buen crédito o se paga al contado, se le da la
cotización y si éste lo acepta entonces se le otorga un documento (factura, comprobante de
crédito fiscal, etc.) por la compra.

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 Parte III
Análisis de los Resultados

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3.1 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA

Se ha hecho un análisis de la empresa “RAM”, se ha observado que la empresa cuenta

con el personal idóneo para manejar el sistema, además de poseer estructura adecuada para su
implementación, su personal tiene la capacidad para el manejo de un software con el debido
entrenamiento.
El sistema será utilizado por la/s personas que facturan el producto para poder hacer
cálculos mas rápidos, consultas y ventas mas rápidas, minimizando errores que se puedan
cometer.
El personal consultado ha mostrado un interés en la creación del sistema y piensan
aportar ideas para su estructura desde el punto de vista de usuario.
El sistema esta orientado exactamente hacia los objetivos de la empresa en general, dado
que el sistema aportaría un seguimiento de los pedidos y reportes diarios a la gerencia llevando
un control más robusto de la empresa.
Se ha determinado que la Gerencia General es determinante para las cotizaciones, ya que
los productos que se desean ofrecer necesitan una evaluación de esta entidad para proceder.
En el caso de controles no existe ninguno, a excepción de los elaborados por el
departamento de contabilidad, aportando los saldos de los clientes a una fecha específica.

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3.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCION

De acuerdo a la investigación realizada en la empresa RAM se ha logrado determinar que

esta necesita de un sistema de facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades
de manera más rápida y confiable. Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final,
comprobante de crédito fiscal, notas de débito y de crédito y formulario único. Recordemos que
los clientes desean una buena atención, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan
rápido son atendidos y la buena presentación de los documentos entregados. Por medio de este
nuevo sistema la calidad se va ha detectar desde el momento en que el empleado hace contacto
con el cliente hasta que el cliente realiza el pago.
Ya que la empresa RAM ha decidido adquirir nueva tecnología entonces esta también
debe pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante. RAM esta
forzada ha cambiar para mantenerse a la par de la competencia que existe en su rama, no se
puede quedar atrás, debe de estar siempre luchando en el campo de batalla.
Los documentos que emite RAM son la factura de consumidor final, el comprobante de
crédito fiscal y la nota de crédito.
Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa también lleva un registro de toda esta
información por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar todos sus
datos de manera ordenada. El tiempo de realización de las facturas puede cambiar de acuerdo al
cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos.
Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:
1) Toma el pedido
2) Verificación de crédito e inventarios
3) Se formula la cotización
4) Se envía al cliente
5) Cliente acepta la cotización
6) Se envía a mercadería
7) Se cobra

Nota: Si cliente rechaza cotización allí se termina el proceso.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Crédito
Saldos datos del cliente Precios
Validados
Facturación precios
Específicos Requerimiento
Clientes Cotización

Datos del cliente Solicitud aprobada

FACTURACION GERENCIA
Requerimientos Solicitud de aprobación

Copia de factura

Requerimientos Estado de
del cliente inventarios

Contabilidad
Inventario

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EXPLOSION 1

Factura
Clientes
Cotización aceptada

Datos + requerimientos cotización

Precios específicos
Precio Requerimiento
Requerimientos s de producto
Específicos
Verificación de saldo

Requerimientos de suficiencia
Producto de productos

Productos
Saldo validado+
Solicitud de aprobación Validación cotización
Gerencia De Salida
Crédito De
Aprobación Pedidos

Datos de cliente Saldo validado Copia de factura

Contabilidad

Crédito de
Clientes

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 Parte IV
Diseño Preliminar de la Alternativa de Solución

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 Se ha analizado gran parte de los requerimientos de la empresa “RAM” y se establecido
que para que la propuesta funcione, debe de haber una participación integra de software,
hardware y capital Humano. La empresa aun no cuenta con el equipo por lo que tendrá que
adquirirse para poder empezar con la primera etapa del proyecto.

4.1 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

La herramienta a utilizar será Visual FoxPro 7.0 dado que los requerimientos de datos en
la empresa RAM no van más allá de la capacidad de este sistema a largo plazo por lo cual
concuerda con la capacidad económica de la empresa.

4.2 REQUERIMIENTOS DE EQUIPO

Para la empresa “RAM”, los requerimientos del equipo a utilizar en el proyecto deben ser
los mínimos

 Computadora Pentium 500 Mhz o superior.

 Disco duro de 4Gigabytes.
 Memoria RAM de 2 GygaBite.
 Tarjeta de red.
 Monitor de 14 pulgadas.
 Teclado y mouse.
 Impresor matricial de 80 columnas.
 Unidad de USB.
 Unidad de DVD-ROM.
 Sistema Operativo Windows xp o superior.

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4.3 REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

Para el desarrollo de las etapas se necesitara el siguiente recurso humano.

RECURSO HUMANO ACTIVIDADES
Analista-programador Como Analista-programador, tendrá la tarea
ardua de implantar el sistema, darle
mantenimiento y coordinar el proyecto.
Digitador Será la persona encargada de introducir los
Datos en el sistema y será el responsable de
la información en la base de Datos
Personal La importancia del personal es importante,
puesto que ellos, como usuarios, son los
que brindan la información para un posible
desarrollo del sistema y mejoras al sistema.

4.4 ADECUACION DE PROCEDIMIENTOS

Se ha mencionado, el sistema cumple con los requisitos mencionados anteriormente. Se

puede mencionar el proceso de la facturación, donde todas las facturas se guardan en los
registros y se lleva un control de este mediante la aplicación.
El personal tendrá que tomar un adiestramiento de cómo se maneja la aplicación y la
forma en que se genera una factura así de cómo almacenarla y recuperar información útil.

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4.5 ASPECTO ECONOMICO

En cuanto al aspecto Económico, la base es los precios del mercado establecidos, es

como sigue:

ACTIVIDAD COSTO
$1,500.00
Análisis y diseño del sistema

$500.00
Pantallas de captura de información

$749.00
Licencia de FoxPro

Desarrollo de aplicaciones (Facturación, Inventarios, Costos de Venta, Etc.) $950.00

Total: $3,699.00

No se han cuantificado los costos indirectos para el proyecto, como papelería, electricidad,
infraestructura. Solo se han considerado las etapas de corto plazo.
Nota: Se ha incluido solamente los costos en cuanto a desarrollo del sistema a corto plazo se
refiere, otros gastos como papelería, infraestructura, etc.

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 Parte V
Conclusiones y Recomendaciones

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5.1 CONCLUSIONES

Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la empresa RAM debe de buscar
la manera de poder mantenerse a la altura de los demás y con una posición en el mercado. De
esta manera se beneficia la propia compañía, como también sus clientes antiguos y los que están
por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una compañía bien organizada trabaja
con más rapidez y con mejor calidad.
La implantación de un nuevo sistema de facturación sería una buena decisión para que
RAM se mantenga luchando en el mercado con mayor fuerza. Los propios empleados de la
compañía están de acuerdo con el cambio a un nuevo sistema. Este sistema va ha reforzar la
estructura de trabajo que tiene RAM, haciéndola mas rápida y confiable. De esta manera puede
llegar a ser más atractiva para el mercado.
Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que experimentar nuevas cosas y
no quedarse en lo mismo. Este viene a ser el caso de RAM, este debe de buscar el cambio para
poder mantenerse fuerte en este mundo de los negocios. RAM debe darse cuenta que al hacer
cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la empresa; por eso, cambiarse a
un nuevo sistema de facturación es el mejor camino que puede tomar RAM en este momento.

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5.2 RECOMENDACIONES

La tecnología es un punto clave en este nuevo milenio. Básicamente los negocios que no
han optado por esta opción se están quedando atrás. Los mismos clientes están exigiendo esta
nueva herramienta ya que la palabra tecnología pueda llegar a ser el equivalente a perfecto. Por
eso, se le recomienda a la empresa RAM adquirir equipo nuevo para poder ejecutar programas de
mejor estructura y calidad, como lo es el nuevo sistema de facturación ya mencionado. El
personal debe de estar preparado para poder manejar estos nuevos equipos y programas. Para
lograrlo, se tiene pensado capacitar el personal de RAM antes de entregar el producto terminado
de manera gratuita. El costo de esta tecnología puede ser un alto, pero los resultados obtenidos
serán más que satisfactorios.

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