B2B Tottus - Módulo Logístico

B2B – Bussiness to Business

BUSINESS-TO-BUSINESS
Plataforma de internet en la que se realiza la
transmisión de información referente a
transacciones comerciales.
Hace referencia al intercambio de información
entre el fabricante y el distribuidor de un
producto.
 B2B Tottus

Módulos
Modulo Financiero Modulo Comercial Modulo Logístico
- Ventas en soles y
Consultas de: unidades, por tienda, - Visualización de
- Facturas por jerarquía. Ordenes de Compra
- Notas de Crédito - Stock en tienda por - Generación del IR
- Detracciones jerarquías, en soles y para despacho
unidades. - Visualización del
- Transferencias a Maestro de artículos
tienda (Ketty Dominguez/ Roxana
(Raul Yong/ Fiorella Navarro) Cuevas)

- (*) Nota: Se tiene aproximadamente un año trabajando con los proveedores de

Non Food
 B2B Tottus

Beneficios
- A partir del uso de la herramienta de B2B tanto el proveedor como Tottus, se ven
beneficiados en el uso de la herramienta.
• Agilizar el flujo de información entre Tottus y sus proveedores.
• No generar excedentes ni faltantes en la recepción de mercadería
• La entrega de Mercadería es a nivel de SKU, por lo cual Tottus se encarga de realizar
el armado y despacho a tiendas.
• Se reduce el margen de error de ingreso de mercadería y el error en la facturación
• El proveedor trabaja de forma independiente sobre su entrega, manejando de esta
manera su stock disponible.
TEMAS:

I. Esquema del Modulo Logístico

II. Ingreso al portal
III. Visualización Y Validación de la de Orden de Compra
IV. Generación de ASN
- Vía Aplicación Web
- Vía archivo de texto
I. Esquema del Modulo
Logístico
 Modulo Logístico
El Modulo Logístico de B2B de Tottus cuenta con las opciones:

Indicadores Orden de Compra Logística

Verificación de estado de la
Visualización de la OC para Generación del “IR” para
carga de documentos al B2B
atender. (costo, precio, etc) y despacho al CD
Tottus y visualización del IR
Catalogo de Productos
generado
 Esquema de Pre recepción

TOTTUS PROVEEDOR B2B - TOTTUS PROVEEDOR

CITAS PROVEEDOR
• Genera OC • Verifica OC en • Verifica La Una vez
• Confirmará • Generar
para: B2B (apta para información generado el IR
Fecha y Hora documento
• Tiendas despacho) de entrega (ASN). subida por el Asociado
Lima y • Solicita Cita; vía de la • Carga del proveedor. (albarán), se
Provincia correo mercadería al Emite coloca en las
documento
• Almacén electrónico a su CD vía correo generado respuesta de: Guías de
• Oriente asistente de electrónico. (ASN) al • “Rechazo”, Remisión junto
citas portal. (uso indica los con el número
de plantilla errores de la Orden de
B2B o • “Carga ok”, Compra
aplicación indica el IR
web) generado
(albarán).
II. Ingreso al portal
 Pasos a Seguir
Consultas y apoyo en la generación del IR o albarán.
De Lunes a Viernes de 8:00am a 4:00pm. Roxana Cuevas
([email protected]) , Ketty Dominguez
Nota: ([email protected]) y [email protected]
El correo [email protected]
servirá de contacto al momento de solicitar un
reseteo de cuenta, cambio de usuario,
Ingresar al
anulación de usuario o creación de usuario. • El proveedor deberá B2B
(Problemas de acceso al Portal y gestión de contar con un usuario
en el Módulo • https://
usuarios) b2b.tottus.com
Horario de Atención del Logístico en B2B
Tottus. • TOTTUS PERU
[email protected]: • RUC DE LA
[email protected]
De Lunes a Viernes de 8:00am a 4:00pm. m.pe EMPRESA
(Indicar siempre RUC y USUARIO) • DNI DEL USUARIO
El proveedor se hace responsable del uso y • CLAVE PERSONAL
cuidado de la clave personal proporcionada Usuario B2B
para ingresar al B2B.

Le llegará un correo desde esta dirección [email protected] con una clave provisional.
La clave deberá ser ingresada tal cual se muestra en el correo (sin dejar espacios)
El portal le pedirá que realice el cambio de contraseña la primera vez que ingrese con esta clave provisional.
 Ingreso al portal B2B Tottus
Se ingresa al portal a la dirección https://b2b.tottus.com

SE DEBE ELEGIR LA OPCION TOTTUS PERÚ

SE DEBE COLOCAR EL RUC DE LA EMPRESA

SE DEBE COLOCAR EL DNI DEL USUARIO REGISTRADO

CLAVE PERSONAL

*El sistema bloqueará al usuario si este ingresa de manera equivocada más de tres veces la clave.
Pasado los 45 días, el portal le pedirá realizar un cambio de clave, la nueva clave a utilizar deberá ser distinta a la
anteriormente creada, de lo contrario la cuenta será bloqueada para ambos casos deberá contactarse con
[email protected] y solicitar un reseteo de clave o desbloqueo de cuenta según los horarios establecidos.
Siempre utilizar caracteres, letras y números para crear la clave.
III. Visualización Y Validación de
la de Orden de Compra
 Notificación de OC

Se recibe la de notificación vía mail de que la OC se encuentra disponible en el portal, al

correo de el o los usuarios registrados en el portal.
Nota: Esta opción se habilita al momento de crear al usuario en el portal, de lo contrario
puede solicitarse a [email protected] indicando el Ruc y usuario.
 Visualización de Ordenes de Compra

En el campo O. Compra,
seleccionar “Análisis OC”

Se puede
hacer la
búsqueda
ingresando el
número de la
OC, luego clic
en consultar
Visualización de Ordenes de Compra

Indica el
estado de la
Orden de
Compra
Indica la vigencia
de la Orden de
Compra
Hacer clic en
OD Asociadas
 Visualización del tipo de OC

• Se dirige a la opción “Logistica” ”genera EU” y aparece la siguiente ventana

 Visualización del tipo de OC
• Se completan los campos que los campos “Fecha Desde” y “fecha Hasta” hacen referencia a la
Fecha de emisión y fecha de Recepción de la Orden de Compra respectivamente los cuales son
campos obligatorios, si desean acotar la búsqueda pueden completar los campos:
– Orden de Compra (colocar el nro. de la OC)
– Método
• Cross Dock, que es para Lima y Provincia u Oriente
• Stock, cuando se trata de Almacenaje
– Local de Recepción
• 568, si es para Lima y Provincia u Almacenaje
• 560, si es para Oriente
 Visualización del tipo de OC
• Se debe desplegar una ventana en la parte inferior con la
información de la Orden de Compra

Flujo Continuo

Aquí se puede
observar el método
de una OC
IV. Generación de ASN
 B2B Tottus - ASN
Advance Ship Notice or Advance Shipping
Notice
Aviso anticipado de embarque, documento
similar a un packing list, que usualmente se
envía mediante mensajes digitales.
Esta información se envía desde el punto de
embarque al punto de destino de bienes o
mercancías.
 Opciones de generación de ASN

• Existen 2 métodos de generación de ASN para la obtencion

del IR
– Vía Aplicación Web (recomendada cuando se trabaja con menos de
5 sku´s)
– Vía archivo de texto o plantilla (aplica para todos los casos)
NOTA:
- Solo se trabaja por uno de los dos métodos.
-El ASN se genera “Por Camión”, si en un solo camión se tiene OC´s de Oriente, Tiendas
y Almacén, deberá generarse un documento ASN por cada tipo de OC´s (un IR por
cada tipo de OC) , dado que son distintos flujos. El transportista debe indicar en garita
2 que tiene más de un ASN generado.
-SI una OC va partida en 2 o más camiones, entonces se genera un código IR por el
contenido que haya en cada camión o móvil.
METODO 1

APLICACIÓN WEB
Aplicación Web
Se ingresa a la opción :
Logistica  Genera Entrada Única
Se visualiza la siguiente ventana
 Aplicación Web
Se completan los filtros de búsqueda (obligatorio campos “fecha desde” y “fecha hasta” que hacen referencia a
la fecha de emisión y fecha de recepción máxima de la OC), se hace clic en buscar.
Se despliegan las opciones de OC, y se seleccionan las OC a despachar, luego clic en enviar.
 Aplicación Web
Se visualiza el prefijo de la Entrada Única Generada
 Aplicación Web
Genera eASN
Se ingresa a la opción Genera eASN
 Aplicación Web
Se ingresa el número de la Entrada Unica Generado en el
campo Numero de Entrada Unica, se hace clic en buscar
 Aplicación Web
ST205847
 Aplicación Web
Encabezado Tipo de Campo Descripción
EU Obligatorio Se coloca la EU generada en el portal (opción “Genera EU”)

Fecha Despacho Obligatorio La fecha confirmada por el área de Citas

Hora Despacho Obligatorio La hora confirmada por el área de Citas

Número de Guía Obligatorio Correlativo

Factura Obligatorio En caso de no contar con la factura se puede colocar la guía

Unidades a
despachar Obligatorio La cantidad a despachar, en múltiplo de las unidades por casepack

Numérico (puede ser la fecha de fabricación y aplica si el producto

Numero de Lote Obligatorio mantiene un tiempo de vida)

Fecha de caducidad del producto (si el producto fecha de caducidad este

Fecha Caducidad Condicional campo deberá completarse, caso contrario dejar en blanco)

Fecha de fabricación del producto (si el producto fecha de caducidad este

Fecha Fabricación Condicional campo deberá completarse, caso contrario dejar en blanco)
Cuando el despacho es a nivel LPN (Aplica para proveedores de J08, J09,
Etiqueta Condicional J10 y J11) – 18 dígitos para el CD 568 Huachipa.
 Aplicación Web
Una vez cargada la información, se hace clic en el botón Generar.
 Aplicación Web
Se genera un número de referencia
 Aplicación Web
Consulta de Documento
En indicadores Documentos se
ingresa el número de referencia
generado, se hace clic en
Consultar, se visualiza el estado
de la carga

1
2
 Aplicación Web

De ser correcta la información enviada, el portal

deberá generar el IR Asociado con el cual se
llevará a cabo la recepción en el CD
METODO 2

PLANTILLA EXCEL O ARCHIVO DE

TEXTO
 Vía Archivo de Texto
El personal de Logistica de Proveedores, proporcionará la
“Planilla B2B Tottus 20140919” en Excel para trabajar el
ASN.
 Vía Archivo de Texto
Campo Tipo de Campo Descripción
EU No aplica Se debe dejar en blanco

Fecha Despacho Pactada Obligatorio Fecha confirmada con citas

Hora Despacho Pactada Obligatorio Hora confirmada con citas

El valor se genera de manera automatica (debe ser
Total de Bultos Automatico
mayor a 1)
Total de Palet Por defecto Debe ser 1
Colocar la Guía inicial usada ( solo el correlativo, sin
Guía Inicio Obligatorio
simbolos ni letras)
Colocar la Guía final usada ( solo el correlativo, sin
Guia Fin Opcional
simbolos ni letras)
Fact Unica Condicional Si se trabaja con la factura, se coloca la factura
El Código de almacén 568 para almacenaje o para
CD Entrega Obligatorio
tienda y 560 para Oriente
 Vía Archivo de Texto
Campo Tipo de Campo Descripción
Nro. OC Obligatorio El o los números de las OC a despachar

UPC/EAN Obligatorio El EAN correspondiente a la OC

El Código de almacén 568 para almacenaje o para
Local Destino Obligatorio
tienda y 560 para Oriente (ver en eOD)
Unidades Obligatorio Unidades a despachar por producto

Si el despacho es a nivel LPN (Aplica para proveedores

Serie Etiqueta de Embalaje Condicional de J08, J09, J10 y J11) – 18 dígitos para el CD 568
Huachipa.
Se coloca la(s) factura(s) empleadas en el despacho o
Factura o Guía Única Obligatorio
en su defecto la(s) guía(s) de remisión
Si el producto requiere cuenta con un tiempo de Vida se
Lote Condicional completa este campo (se puede colocar la fecha de
fabricación sin códigos, sin letras y sin simbolos)
Fabricación Condicional Fecha de fabricación del item según corresponda
Si el producto requiere cuenta con un tiempo de Vida se
Vencimiento Condicional
completa este campo
 Vía Archivo de Texto

NOTA
Si se trata de productos que tengan un tiempo de vida asignado por el área de
Calidad de Tottus, se deberá llenar de manera obligatoria los campos :
• N° de Lote
• Fecha de Fabricación
• Fecha de Vencimiento
 Vía Archivo de Texto
En la Planilla se llena los datos correspondientes.
Hora
Fecha Despacho Total de
EU Despacho Total de Palet Guía Inicio Guia Fin Fact Unica CD Entrega
Pactada Bultos
Pactada
30/08/2014 14:00 3 1 1235 1247 568
Factura o
Nro. OC UPC/EAN Local Destino Unidades Serie Etiqueta de Em balaje Lote Fabricación Vencimiento
Guía Única
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014

Se genera el documento en txt, el cual al hacer clic en el botón Generar

Archivo .Txt se guarda en una carpeta que se debe crear previamente
en el disco C con el nombre de “Tottus B2B”
Nota: la plantilla puede guardarse en la carpeta creada “Tottus B2B”
- El llenado del cuerpo de la plantilla puede obtenerse del B2B
(ver diapositivas 14 a la 18)
 Vía Archivo de Texto
Genera Archivo de texto
Aparece una ventana indicando el fin de la ejecución
 Vía Archivo de Texto
Archivo de texto generado
La plantilla genera un archivo de texto en la carpeta
generada “Tottus B2B”

El nombre del archivo tendrá la siguiente estructura

2014 – 8 – 28 – 18 – 4
Año – Mes – Día – Hora – Minutos
 Vía Archivo de Texto
Carga Vía Archivo de Texto
Se necesita generar un archivo de texto con la información de lo
que se va a despachar.

OC 1

OC 2

OC 3
 Vía Archivo de Texto
Estructura del Archivo de Texto Generado
La primera línea o encabezado comprende lo siguiente:

Se coloca el
valor “1”, Orden de
seguido de Código de
Compra Fecha y hora de (*) Número
“| |”. Almacén
Cita de Bultos o
Parihuelas Se coloca 4
“ceros”
separados por
(*) Proveedores de FC el campo será igual al total de sku´s o el símbolo “|”
un valor mayor a 0
 Vía Archivo de Texto
La Segunda línea o cuerpo comprende lo
siguiente:

EAN del Descripción Se

de local de coloca Número
producto de Lote Fecha de Fabricación
entrega (no “BU” de
(*) y Fecha de
obligatorio) bulto Vencimiento
Se Código del Unidades a respectivamente (*)
coloca lugar de Despachar
el valor entrega Factura (s) (*) Solo para los productos
“2” correspondiente a que tengan un tiempo de
cada OC vida asignado.
 Vía Archivo de Texto
La Tercera línea o cierre comprende lo siguiente:

Guía (s):
Guía Inicio y
guía Fin
Se coloca el
valor “3”
 Carga del Archivo de Texto
En la opción Logística se ingresa a la opción Carga eASN;
se selecciona el archivo a cargar y se hace clic en Cargar
Archivo.

2
 Carga del Archivo de Texto
Se genera un Nro. de Referencia
 Vía Archivo de Texto
Visualización del IR
En la opción de Indicadores  Documentos, se
ingresa el Nro. de Referencia generado y se
consulta el estado del documento cargado
De ser correcta la información cargada en el portal, se debe generar el IR
Asociado con el cual se llevará a cabo la recepción.
Parte Final

PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE
REMISIÓN
 IR en Guía de remisión
Estos datos
pueden venir:
O/C •Sellados
• El numero de IR •A manuscrito
IR
Asociado se •Impresos
colcoca en la GR.

CÓDIGOS
DESCRIPCIÓN EAN UNIDADES
En el caso de
TOTTUS
considerar los
CODIGOS EAN

Datos
impresos
 Vía Archivo de Texto –
Genera ASN

!
El IR Asociado es con el cual se
podrá recibir la mercadería, y es el
que se empleará en las Guías de
Remisión para la recepción de la
mercadería.
 Roxana Cuevas
Logística de Proveedores B2B
Mail: [email protected]
Telf:513 9400 Anexo 37797
RPC: 943518611

Ketty Dominguez
Logística de Proveedores B2B
GRACIAS Mail: [email protected]
Telf:513 9400 Anexo 37797
RPC: 943518546