Regels voor de aanbesteding van overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten worden gegund door instanties die met geld van de overheid of in sectoren waarin er geen mededinging bestaat (zoals energie, water, openbaar vervoer, postdiensten), diensten of leveringen laten verrichten of bepaalde (bouwkundige of civieltechnische) werken laten uitvoeren.

Meestal kunnen opdrachten met een hogere waarde alleen worden gegund via een (aanbesteding), al bestaan er uitzonderingen voor bijvoorbeeld

• aankoop van onroerend goed
• uiterst dringende gevallen
• situaties waarin er slechts één mogelijke leverancier is

Soorten aanbestedingsprocedures

De meeste opdrachten worden gegund na een aanbesteding. Er zijn verschillende aanbestedingsvormen.

Openbare procedure

Bij een openbare aanbesteding kan iedereen een offerte indienen. Deze procedure wordt het meest toegepast.

Niet-openbare procedure

Iedereen kan vragen om mee te doen aan niet-openbare procedures, maar alleen geselecteerde gegadigden kunnen een inschrijving indienen.

Mededingingsprocedure door onderhandelingen

Bij de mededingingsprocedure door onderhandelingen kan iedereen vragen om mee te doen, maar alleen geselecteerde gegadigden kunnen een offerte indienen, waarover nog onderhandeld kan worden.

Deze procedure is alleen mogelijk als er onderhandelingen nodig zijn vanwege de specifieke of gecompliceerde aard van de opdracht. Bij opdrachten in de sectoren defensie en veiligheid, water, energie, vervoer en postdiensten mag deze procedure echter als standaardprocedure worden gebruikt.

Concurrentiegerichte dialoog

Een aanbestedende dienst kan deze procedure gebruiken om te bepalen welke middelen geschikt zijn om aan de behoeften van de aanbestedende dienst te voldoen.

Innovatiepartnerschap

Deze procedure kan worden gebruikt wanneer er goederen of diensten moeten worden geleverd die nog niet op de markt beschikbaar zijn. Aan deze procedure kunnen meerdere bedrijven meedoen.

Prijsvraag

Prijsvragen worden gebruikt om een idee voor een ontwerp te krijgen.

Andere aanbestedingsvormen

Afhankelijk van de omstandigheden en behoeften kan een aanbestedende dienst:

• met een of meer bedrijven een kaderovereenkomst sluiten voor terugkerende opdrachten
• bij gebruik van de niet-openbare procedure: een elektronisch dynamisch aankoopsysteem gebruiken voor courante aankopen
• een elektronische veiling houden om het beste aanbod te krijgen

Wanneer en hoe worden de EU-regels toegepast?

Alle overheidsopdrachten in de EU worden aanbesteed op basis van nationale regels. Voor contracten vanaf een bepaalde waarde zijn die nationale regels gebaseerd op de algemene EU-regels voor overheidsopdrachten.

De drempelwaarden voor de toepassing van de EU-regels zijn afhankelijk van wat er wordt aangeschaft en door wie. Ze worden regelmatig herzien en bijgesteld.

De voornaamste drempelbedragen zijn:

• 143 000 euro voor de meeste opdrachten voor diensten en leveringen van centrale overheidsdiensten
• 5 538 000 euro voor bouwcontracten

Raadpleeg de gedetailleerde drempelwaarden voor overheidsopdrachten en of sla er de nationale regelgeving op na.

Voor overheidsopdrachten met een lagere waarde gelden alleen de nationale aanbestedingsregels, al moeten ook dan de algemeen EU-beginselen van transparantie en gelijke behandelingen worden gerespecteerd.

Meedingen naar een overheidsopdracht – uw rechten

Inschrijven op een opdracht van een buitenlandse overheid

Is uw bedrijf, organisatie of instelling in de EU gevestigd, dan mag U meedoen aan aanbestedingen in alle EU-landen. U heeft het recht om:

• mee te dingen naar een overheidsopdracht in een ander EU-land zonder te worden gediscrimineerd
• gebruik te maken van bewijsstukken (certificaten, diploma's enz.) die door uw eigen land zijn afgegeven
• alle beschikbare informatie over de aanbesteding te krijgen, ongeacht het EU-land waar u gevestigd bent
• in beroep te gaan tegen het gunningsbesluit in het land van de aanbesteding

Wanneer kunt u worden uitgesloten van deelname?

U kunt worden uitgesloten van een aanbestedingsprocedure als u of uw bedrijf niet betrouwbaar wordt geacht.

• Heeft u bijvoorbeeld de belastingen of sociale premies niet afgedragen, heeft u zich schuldig gemaakt aan corruptie of onderhoudt u banden met een criminele organisatie, dan wordt u uitgesloten van deelname.
• Ook als u failliet verklaard bent of bent schuldig bevonden aan ernstige beroepsfouten, kunt u worden uitgesloten van deelname.

U vindt de gedetailleerde uitsluitingsgronden in de EU-richtlijnen (zie de links onderaan de pagina), de nationale wetgeving inzake overheidsopdrachten en de documenten die door de aanbestedende dienst worden verstrekt.

Wanneer moet een openbare aanbesteding op TED worden gepubliceerd?

In de regel moeten alle overheidsopdrachten die onder de EU-regels vallen, worden aangekondigd op Tenders Electronic Daily (TED), de onlineversie van het Supplement op het Publicatieblad van de EU. Overheidsinstanties mogen ook opdrachten van geringere waarde op het TED-portaal publiceren. Op TED vindt u basisinformatie over de aanbesteding in alle officiële EU-talen.

Vooraankondiging van aanbestedingen

Een aanbestedende dienst kan ook een vooraankondiging (PIN) op TED publiceren. De bedoeling van zo'n vooraankondiging is om u vooraf informatie te verstrekken over toekomstige aanbestedingen.

Meestal verschijnt zo'n vooraankondiging 35 dagen tot 12 maanden voor de publicatie van de aankondiging van de opdracht.

Als er een vooraankondiging wordt gepubliceerd, mag de inschrijvingstermijn worden verkort.

Beoordeling van de inschrijvingen

De inschrijvingen krijgen een score op basis van vooraf bekendgemaakte criteria, waarbij in elke categorie een bepaald aantal punten kan worden verdiend. Zo kan de aangeboden prijs bijvoorbeeld meewegen voor 40%, de technische kenmerken voor 50% en de milieu-impact voor 10%.

De beoordeling van de inschrijvingen mag pas beginnen nadat de indieningstermijn is verstreken.

Gunning van de opdracht

U moet zo snel mogelijk ervan op de hoogte worden gesteld of u de opdracht al dan niet in de wacht heeft gesleept. Krijgt u de opdracht niet, dan heeft u recht op een motivering.

Voelt u zich benadeeld of is de procedure volgens u niet correct verlopen, dan kunt u bezwaar maken en vragen om het gunningsbesluit te herzien.

Elektronische facturering

Heeft u een overheidsopdracht of concessieovereenkomst in de wacht gesleept, dan mag u de gunnende instantie elektronische facturen sturen, mits ze aan de Europese norm voor e-facturering de en fr voldoen.

Alle nationale centrale overheidsdiensten in de EU zijn verplicht uw facturen te aanvaarden. In bepaalde landen moeten ook sommige lagere overheden vanaf april 2020 elektronische facturen aanvaarden. Check hoe het in uw land en zit.