Quels sont les conseils pour rédiger un procès-verbal lors d’une réunion?

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Prendre un procès-verbal pendant une réunion est une tâche administrative importante qui aide à documenter les décisions, les actions et les résultats d’une discussion. Cependant, il peut également être difficile de tout capturer avec précision et efficacité, en particulier lorsque la réunion porte sur des sujets complexes ou techniques. Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger des procès-verbaux efficaces qui servent de dossier et de référence utile pour les participants et les intervenants.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

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1 Préparez-vous à l’avance

L’une des meilleures façons de prendre de bons procès-verbaux est de vous préparer avant la réunion. Cela signifie revoir l’ordre du jour, les objectifs et les minutes précédentes pour vous familiariser avec les sujets et la terminologie. Vous devez également confirmer les noms et les rôles des participants, le format et la durée de la réunion, ainsi que les attentes et les préférences du président ou de l’organisateur. De plus, vous devez préparer vos outils et votre matériel, tels qu’un ordinateur portable, un enregistreur, un cahier ou un modèle, et vous assurer qu’ils fonctionnent correctement.

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Ankia Ungerer

Human Resources/Skills Development Facilitator/Talent/Transformation/Compliance Reporting
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Prepare: Understand the agenda and create a structured template Stay Objective: Focus on facts, decisions, and actions, avoiding personal opinions Key Points: Record essential discussions, decisions, and action items Attendees: Note names and roles of attendees, especially those contributing significantly Abbreviations: Develop a shorthand system for faster note-taking Active Listening: Stay engaged, ask for clarification if needed Review and Edit: Revise the minutes promptly for accuracy and clarity after the meeting Distribute Quickly: Share the minutes with attendees shortly after the meeting Follow-Up: Monitor action items and deadlines, ensuring tasks are completed

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Kion Bolden, M.DIV.

Assistant Director of Student Support Operations DMin Candidate
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Taking effective meeting minutes is essential for documenting discussions and decisions. Prepare in Advance by familiarizing yourself with the meeting's agenda and objectives to understand what needs to be captured.

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2 Concentrez-vous sur les points clés

Pendant la réunion, vous n’avez pas à écrire tout ce qui est dit ou fait. Au lieu de cela, vous devriez vous concentrer sur les points clés liés aux points de l’ordre du jour, tels que les principaux arguments, les décisions prises, les actions assignées et les délais convenus. Vous devriez également noter toutes les questions, problèmes ou défis qui surviennent, et comment ils sont résolus ou reportés. Pour vous aider à identifier les points clés, vous pouvez utiliser des raccourcis, des abréviations, des symboles ou des puces, à condition qu’ils soient clairs et cohérents. Vous pouvez également utiliser un enregistreur ou une application de transcription pour capturer les détails que vous pourriez manquer ou oublier.

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Kion Bolden, M.DIV.

Assistant Director of Student Support Operations DMin Candidate
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Use a Template by creating or using a pre-made template that includes sections for the meeting date, attendees, agenda items, action items, and key discussion points. Be Concise: Record key points, decisions, and action items. Avoid verbatim transcription; summarize what's essential. Identify Speakers: Note who speaks, especially when differentiating between speakers is important.

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3 Organiser et résumer

Après la réunion, vous devriez organiser et résumer vos notes dès que possible, pendant que l’information est encore fraîche dans votre esprit. Vous devez suivre la structure de l’ordre du jour et utiliser des titres, des sous-titres et une numérotation pour faciliter la lecture et la navigation dans vos procès-verbaux. Vous devez également utiliser un langage clair et concis et éviter le jargon, l’argot ou les opinions personnelles. Vous devez souligner les principaux résultats, les mesures de suivi et les responsabilités, et inclure toutes les pièces jointes ou références qui appuient votre procès-verbal. Enfin, vous devez relire et modifier vos procès-verbaux pour en assurer l’exactitude, la clarté et l’exhaustivité.

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Kion Bolden, M.DIV.

Assistant Director of Student Support Operations DMin Candidate
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Use Clear Language by writing in clear and concise language. Avoid jargon or acronyms that others may not understand. Be intentional about staying neutral by maintaining a neutral tone in your notes. Avoid inserting personal opinions or biases. Document action items, specifying responsible parties and deadlines. Follow a Logical Order by organizing your notes chronologically or by agenda item for easy reference. Always proofread which consists of reviewing and editing your minutes for accuracy and clarity before distributing them.

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4 Partager et faire un suivi

La dernière étape consiste à partager vos minutes avec les personnes concernées et à suivre les commentaires ou les corrections. Vous devriez d’abord envoyer vos procès-verbaux au président ou à l’organisateur et leur demander de les examiner et de les approuver. Ensuite, vous devez distribuer vos procès-verbaux aux participants et aux autres parties prenantes, et leur demander de confirmer leur réception et leurs mesures à prendre. Vous devriez également conserver une copie de vos procès-verbaux pour vos propres dossiers et les mettre à jour si des modifications ou des ajouts sont apportés. En partageant et en suivant vos procès-verbaux, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et responsable de ses tâches.

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Kion Bolden, M.DIV.

Assistant Director of Student Support Operations DMin Candidate
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Share promptly by distributing the meeting minutes as soon as possible after the meeting, so the content is still fresh in everyone's minds. When following up, ensure that action items are tracked, and deadlines are met. Update the minutes with progress in subsequent meetings.

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5 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Kion Bolden, M.DIV.

Assistant Director of Student Support Operations DMin Candidate
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Stay engaged and pay attention during the meeting to capture nuances and context that may not be evident from the agenda alone. Always practice active listening as it helps you grasp the essence of discussions accurately. Ask for clarification when something is unclear, don't hesitate to ask for clarification during the meeting to ensure your notes are accurate. Keep past meeting minutes in a well-organized archive for easy reference and historical context. Remember that effective meeting minutes serve as a valuable resource for future reference and accountability. They help ensure that meetings are productive and that follow-up actions are taken.

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2 Concentrez-vous sur les points clés

3 Organiser et résumer

4 Partager et faire un suivi

5 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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