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  • DNE-SC - 36!06!1 - Gestion Du Courrier Et Des OS

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    DNE-SC_36!06!1_Gestion Du Courrier Et Des OS

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    DNE-SC - 36!06!1 - Gestion Du Courrier Et Des OS

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    sur 2

    REPUBLIQUE DE GUINE

    MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE LELEVAGE, DE


    LENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS
    MANUEL QUALIT DES
    SERVICES CENTRAUX DE LA DNE

    36-07-1

    1
    PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET
    DES ORDRES DE SERVICE
    DNE-SC
    Cette procdure dcrit les tapes obligatoires du courrier entrant et sortant de la DNE en vue dassurer :
    - la traabilit de tout courrier de son arrive jusqu larchivage final la DNE ou de son dpart de la
    DNE jusqu la garantie de rception par le destinataire
    - le suivi de lexcution de toute instruction dans les dlais exigs par le donneur dordre.

    1/ COURRIER A LARRIVE

    A. Au niveau de la Direction
    1/ Rception et enregistrement sur le registre arrive de la Direction, avec attribution dun numro de
    rfrence et ajout dune fiche de circulation sur chaque courrier
    2/ Remise du courrier numrot et enregistr au Directeur National
    3/ Lecture, tri, instructions sur la fiche de circulation et attribution, sur certains courriers, de la mention
    Ordre de service par le Directeur (tampon avec mention OS en rouge). Un ordre de service est une
    instruction ou une demande manant dune autorit suprieure ou de rfrence (Gouvernement,
    Gouvernorat, Institutions internationales, etc.) et devant conduire une action spcifique, souvent dans un
    dlai prcis.
    4/ Retour du courrier au secrtariat de Direction (aprs consultation du DNAE si ncessaire) qui excute les
    oprations suivantes :
    4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire principal au sein de la DNE ou archivage
    direct au niveau du secrtariat de Direction (si ventilation inutile).
    4.2. Pour le courrier rpertori OS , enregistrement informatique dans le fichier Excel
    Gestion des OS plac sur le rseau informatique de la DNE (cf. modle dans annexe), avec notamment une
    date limite dexcution. Aprs cet enregistrement, le courrier OS est ventil comme le courrier ordinaire.

    B. Au niveau du Service destinataire (division, service rattach, service spcialis, etc.)
    1/ Rception et enregistrement sur le registre arrive du Service, avec attribution dun numro dordre
    au niveau du service. Cet enregistrement doit obligatoirement indiquer dans une colonne le numro
    de rfrence du dossier (celui attribu par le secrtariat de Direction).
    2/ Remise du courrier enregistr au chef de Service
    3/ Lecture, tri et instructions complmentaires ventuelles portes sur la fiche de circulation par le chef de
    Service pour le destinataire final
    4/ Retour du courrier au secrtariat du Service qui excute les oprations suivantes :
    4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire au sein du Service ou archivage direct au
    niveau du secrtariat du Service (si ventilation inutile).
    4.2. Pour le courrier rpertori OS , enregistrement informatique (date de remise et nom
    du destinataire final) dans le fichier Excel Gestion des OS plac sur le rseau informatique de la DNE.

    REPUBLIQUE DE GUINE
    MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE LELEVAGE, DE
    LENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS
    MANUEL QUALIT DES
    SERVICES CENTRAUX DE LA DNE

    36-07-1

    2
    PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET
    DES ORDRES DE SERVICE
    DNE-SC
    2/ COURRIER AU DPART

    A. Au niveau des Divisions
    1/ Propositions de courrier soumises obligatoirement la lecture du chef de Division. Aprs corrections
    ventuelles et finalisation, transmission la secrtaire de Division
    2/ Enregistrement, par la secrtaire de Division, des courriers au dpart dans le registre Dpart au
    niveau de la Division
    3/ Pour les courriers classs OS , enregistrement informatique des informations relatives la
    rponse apporte dans la colonne Suites donnes dans le fichier Excel Gestion des OS .
    4/ Remise (avec margement sur le registre division) au secrtariat de Direction des courriers finaliss pour
    signature du Directeur National (ou de son adjoint). Aucun courrier ne peut quitter la DNE sous une
    signature autre que celle du DNE ou du DNAE (sauf exceptions ou dlgations clairement prcises
    par crit).

    B. Au niveau du secrtariat de Direction
    1/ Enregistrement et archivage (chronos) de tous les courriers au dpart. Une copie des courriers
    manant des Divisions est cependant retourne au secrtariat de Division pour archivage (chronos)
    2/ Expdition des courriers au dpart exclusivement sous la responsabilit du secrtariat de Direction.
    Le courrier ne doit pas retourner dans les services pour envoi aux destinataires.









    Examen par le Responsable Assurance Qualit
    Nom :
    Signature :
    Date :

    Validation par le Directeur National de L'Elevage
    Nom : Seny MAN
    Signature :
    Date :
    (Cette fiche annule et remplace celle du : )

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