Cours Tableur Partie 1
Cours Tableur Partie 1
1
Pour réaliser numérotation hiérarchisée, table des matières, table des index, en-tête et pied de page
personnalisés, numérotation des pages Æ Formation Word documents longs à prendre ici :
http://www.ecogesam.ac-aix-marseille.fr/outils/autofor/index.htm
Apprentissage tableur : première partie
Avant-propos :
Ce document consacré au tableur porte sur l’apprentissage de Microsoft Excel. En
fin de dossier, on trouvera les adaptations au passage sur le tableur d’Open Office
qui, est-il besoin de le rappeler, est libre au téléchargement et gratuit à l’utilisation :
http://fr.openoffice.org/index.html. La diffusion de cette suite progresse à pas de
géant. Il est à noter qu’il est possible de se créer un véritable bureau itinérant sur
clé USB, comprenant outre la suite Open Office, le navigateur Firefox, le logiciel de
messagerie Thunderbird et autres logiciels libres : http://www.framakey.org/.
Un grand merci à Karine Petit dont l’incontournable site doit figurer en première
place de tous les favoris ou marque-pages : http://www.petitkar.com/. Bon nombre
de copies d’écran et d’éléments techniques figurant dans ce document sont repris
de ses propres productions.
Un second merci aux aimables mais exigeants correcteurs ou cobayes qui auront
testé, corrigé et aidé à améliorer ce document avant sa diffusion.
Un merci d’avance pour ceux qui le feront après l’avoir mis en œuvre.
En effet, toute contribution, source de correction et d’amélioration profitable aux
futurs utilisateurs, sera la bienvenue.
La version électronique de cette auto-formation, les exercices d’apprentissage, les
applications ainsi que les corrigés sont téléchargeables sur le site Ecogesam:
http://www.ecogesam.ac-aix-marseille.fr/outils/autofor/index.htm
1
Ceci est valable d’ailleurs pour tout (bon) logiciel qui se respecte.
2
Téléchargeable évidemment sur le site gratuit Ecogesam dont on ne se lassera jamais de louer
les qualités : http://www.ecogesam.ac-aix-marseille.fr/outils/autofor/index.htm
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Environnement de travail
Il apparaît utile de commencer par faire les présentations avec l’écran de travail.
1. L’écran EXCEL
On notera qu’un classeur est composé de différentes feuilles ou onglets, voir en bas de
l’écran à gauche.
Petite récréation :
Nouvelle feuille : Insertion Feuille ou, plus simplement, clic droit et Insérer
Supprimer feuille : évident non ? Æ clic droit sur l’onglet et Supprimer
Renommer feuille : si vous n’avez pas compris, cela devient désespérant.
Déplacer feuille : si c’est dans le même classeur, cliquez sur l’onglet et le déplacer.
Copier/Déplacer dans un autre classeur : Edition Déplacer ou copier feuille. Il reste à
désigner le classeur d’accueil concerné et décider si c’est une copie ou un déplacement …
avec perte dans le classeur initial.
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Environnement de travail
NB feuilles
Par défaut :
- Police
- Taille
- Dossier enregistrement
Nous aurons l’occasion de revenir sur cette commande Outils Options mais une personne
dotée d’un minimum de curiosité et d’astuce, ce qui est bien évidemment le cas en ce qui
vous concerne, trouvera ici, outre le nombre de feuilles ouvertes par défaut, de quoi :
9 décider la police et la taille par défaut
9 définir le dossier dans lequel Fichier Enregistrer va « cacher » vos classeurs si
vous avez oublié d’en préciser l’emplacement.
9 paramétrer le nombre de classeurs récemment utilisés qui doivent apparaître dans
la commande Fichier.
9 préciser ou masquer par discrétion, le nom de l’utilisateur, en fait l’auteur, qui
figurera dans les propriétés du classeur enregistré.
Puisque nous y sommes, portez un regard sur l’onglet Modification. Nous aurons
l’occasion d’y revenir lors de la saisie des données, mais certains inconforts se règlent
souvent ici :
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Environnement de travail
Chercher et se positionner
sur le trait vertical pointillé
Il marque le début de toute
barre d’outils.
L’essentiel : les barres d’outils commencent toujours par un trait vertical pointillé, à
positionner correctement en faisant glisser avec la souris : garder clic gauche enfoncé et
déplacer.
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Environnement de travail
On notera qu’il manque des outils fort intéressants comme : définir la zone d’impression,
coller valeurs ou coller format.
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Environnement de travail
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Saisir les données et enregistrer le classeur
9 Pour aller à la ligne dans une cellule Æ Alt + Entrée, ici après TTC
9 Pour les nombres, sauf peut-être les pourcentages, veillez à saisir la valeur
brute sans vous préoccuper du format. En effet, mélanger texte et
numérique posera problème lors de la mise en place des formules de calcul.
9 Dans le même esprit que ce qui précède, une date sera toujours écrite sous
la forme JJ/MM/AA avec le « / » comme séparateur.
A gauche, tel que je
saisis les données
puis, à droite, après
formatage des cellules
(voir p22 et 24)
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Saisir les données et enregistrer le classeur
9 Pour corriger des erreurs de saisie appuyez sur la touche F2 ou, plus
facilement, cliquez dans la barre de formule.
Å Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de
formule car elle sera d’une grande utilité pour la
suite. En particulier pour connaître le contenu exact
d’une cellule. Après correction, cliquer sur la coche
verte ou Entrée pour valider et pour annuler sur le
X en rouge ou la touche Echap
1
Visez le carré de recopie, en bas et au coin droit de la cellule
Saisissez ce carré de recopie, la souris prend la forme d’une petite
croix noire, puis tirez vers le bas – ou toute autre direction –
Et Hop …
SELECTIONNER
Cliquez A L’INTERIEUR de la cellule et étendre … la sélection
DEPLACER
Une fois sélectionnées les cellules, tirez sur n’importe quel bord
de la zone pour … déplacer
Note : à défaut, gardez le couper/coller classique.
1
Si ce carré n’apparaît pas, lire comment le rendre apparent à la page suivante
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Saisir les données et enregistrer le classeur
Maintenant que vous savez recopier, tirez donc un peu vers le bas chacune des cellules
pour en constater les effets.
Belle économie de temps, sauf pour le dernier. Il eut été de bon ton d’avoir la suite 2006,
2007, 2008 etc.
1
Qu’à cela ne tienne … on efface de F3 à F7 et on recommence … autrement
1
Au cas où, car on ne sait jamais. Pour effacer Æ sélectionnez les cellules et touche Suppr
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Saisir les données et enregistrer le classeur
Il est temps de jouer un peu, saisissez les informations suivantes, sélectionnez LES DEUX
CELLULES (compris cette fois ?), et recopiez.
Avant recopie :
Après recopie :
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Saisir les données et enregistrer le classeur
Autre possibilité : Ecrire la liste directement dans des cellules du tableur, sélectionner ces
cellules et lancer Outils Options puis onglet Listes pers.
Au bas de l’écran, la plage sélectionnée est proposée, il suffit de cliquer sur Importer
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Saisir les données et enregistrer le classeur
Cela donne le résultat suivant. Le graphique, que vous apprendrez à faire, confirme qu’on
est bien sur la droite de tendance.
Note : pour faire joli, j’ai présenté avec un format dit entier. Quant à vous, gardez les
virguleset patientez un peu, on arrive bientôt au format.
Votre serviteur a affiché la courbe de tendance linéaire pour vérifier que l’on est bien pile
dessus à partir de 2006.
Faites les opérations avec une machine à calculer et vérifiez la concordance des résultats.
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Saisir les données et enregistrer le classeur
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Mise en forme des cellules
9 Maj + clic permet de sélectionner tout ce qui va d’une cellule à une autre.
Prenons par exemple les dates de D9 à E13
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Mise en forme des cellules
Se placer en B8
FIN puis È (à la suite, pas simultanément) On saute à la dernière ligne.
On s’en serait douté, nous voici sur la
FIN puis Æ
dernière cellule occupée.
S’il n’y a aucune cellule occupée dessous,
FIN puis È
nous voilà en ligne 65536
CTRL et Début (désolé, là en simultané) Retour direct en A1
Cette manipulation toute simple vous aura permis de constater que la feuille Excel est
composée de 216 soit 65 536 lignes et 28 soit 256 colonnes.
A l’écran, on ne voit qu’un confetti. On comprendra que, disposant de nettement plus de
lignes que de colonnes, les tableaux de données seront saisis plutôt verticalement : les
titres en en-tête de colonnes ; les données avec un enregistrement par ligne.
Police, Taille, Gras, Italique, Souligné, Droite, Gauche, Centré, €, Bordure, Trame et
Couleur de police, ne sont pas une découverte. Si c’est le cas, merci de reprendre l’auto-
formation sur le texteur.
A ceci près, que si on désire donner un format différent à une partie seulement d’un texte,
il convient de sélectionner l’extrait dans la barre de formule.
Å Ici en A4, seul le mot « Taux » a été mis
en gras et souligné.
A l’évidence, à défaut de sélectionner une
partie de la cellule, c’est toute la sélection
qui prendra le format.
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Mise en forme des cellules
Vous venez de rencontrer pour les colonnes CA et Fixe (B9:C13) votre premier message
d’erreur Æ ##########
Pas de panique, il suffit d’élargir les colonnes B et C.
Attention : ce ne sont pas les cellules mais les COLONNES qu’il faut élargir, cela se passe
donc en haut de la feuille !
Là !
Il vous faut, soit écarter physiquement le séparateur entre les lettres de colonnes B et C
puis C et D, soit double-cliquer pour qu’Excel adapte automatiquement toute la colonne à
la cellule la plus large.
Voilà qui est mieux …d’autant plus que l’on a fait de même avec la ligne 8 où les titres
étaient jusque là à l’étroit.
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Mise en forme des cellules
FONDAMENTAL : Excel affiche 20% mais calculera sur la vraie valeur sise dans la barre
de formule, avec tous les risques de litiges et autres récriminations que l’on peut imaginer.
On peut aussi, et c’est le plus simple, saisir dès l’origine la valeur sous la forme la plus
évidente Æ 19,6%. Essayez dans une cellule vierge puis remettez la commission à
son bon taux de 3%
Cela dit, Format Cellules onglet Nombre va se révéler fort utile pour la suite. Car
tout ce qui ne se fait pas par icône, s’exécute avec cette commande.
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Mise en forme des cellules
Onglet Nombre :
A utiliser de façon
systématique car les
valeurs numériques
seront saisies sous une
forme brute puis mises
au format.
Onglet alignement :
Sur ce point, Excel est
moins riche en icônes
que Word.
En particulier, c’est ici
que l’on peut choisir
l’alignement centré sur
la hauteur de la cellule
(bas est la valeur par
défaut) ou l’orientation
du texte.
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Mise en forme des cellules
Onglet Police :
Exposant et Indice
viendront compléter ce
qui est facilement
obtenu par icône.
Onglet Bordure :
Là aussi, Excel n’est
pas aussi « riche » que
la barre d’outils
Bordures et Tableaux
de Word.
Vous viendrez ici, en
particulier, pour choisir
le type de trait, son
épaisseur et sa couleur.
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Mise en forme des cellules
Onglet Motifs :
Comme l’indique le nom
de l’onglet, vous
trouverez un
complément à l’outil
en matière … de
motifs
Onglet Protection :
Nous aurons l’occasion
d’y revenir après la mise
en place des formules
de calcul, afin d’éviter
que celles-ci ne soient
effacées par une
manipulation quelque
peu hasardeuse de
l’utilisateur final.
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Mise en forme des cellules
En un mot BRAVO
Note : les puristes pourront dire que l’on aurait pu saisir directement, mais j’ai voulu nous
mettre en situation où la saisie d’un nombre dans une case vierge amène un affichage
inattendu.
Analyse : la cellule a gardé le format de la saisie sous forme de date, il suffira par Format
Cellule onglet Nombre de revenir à Standard. Vérifiez, cela fonctionne, on récupère le 25
attendu. Mais il est impératif de revenir en arrière et de se pencher sur les dates et leur
format.
Nous allons réaliser une seconde expérience « malheureuse » en calculant la durée d’un
1
séjour dans le désert .
Ici, le calcul portant sur des dates, Excel a pris sur lui de formater le résultat en date
également. Initiative peu heureuse … pour le moins.
Comme plus haut, vous remettrez au format standard et le résultat attendu, soit 7 en
l’occurence, sera enfin affiché.
Profitons de la démonstration pour mettre également les cellules B16 et B17 au format
standard. Je sais, cela paraît assez curieux, mais c’est pour la bonne cause.
1
Désolé d’anticiper sur un calcul mais nous y arriverons très bientôt.
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Mise en forme des cellules
On en déduit que, pour pouvoir faire des calculs sur les dates, Excel travaille sur
des valeurs dont la référence initiale est au 1er janvier 1900.
Il se trouve que le 15/07/2006 se situe 38 913 jours après le 01/01/1900.
Donc le 22/07/2006, soit 7 jours après, est bien au rang 38 920 …
ET quand on fait la soustraction en B18, le résultat attendu 7, formaté par erreur
sous forme date, est bien 07/01/1900 Æ Soit un rang 7 sur la base du 1
correspondant au 01/01/1900 désormais connu de vous.
Tout cela pour dire qu’ayant connaissance de ce « souci » vous le gèrerez ainsi :
J’attends Mais si je lis Alors je corrige
Une date : 15/07/06 Æ 38913 Æ Je mets au format date
1
Un nombre : 1421 Æ 21/11/1903 Æ Je choisis un format numérique
Vous m’excuserez d’avoir été un peu long, mais le gestionnaire est si souvent appelé à
manipuler des dates – merci de lire « manipuler » au 1er degré – que l’on ne pouvait
passer ce problème sous silence.
4.5.2. Les différents formats de date
Rappel : une date se saisit sous la forme jj/mm/aa, Excel la considère en interne comme
un nombre de jours après le 01/01/1900, MAIS nous pouvons donner le format que nous
souhaitons tout en GARDANT LA POSSIBILITE DE CALCULER.
Format Cellules onglet Nombre. Soit vous trouvez votre bonheur dans les propositions de
la catégorie Date soit tout en bas de la liste vous choisissez Personnalisé et déterminez
votre propre format.
A saisir pour
s’exercer
1
En espérant que vous avez bien compris que 1 421 jours après le 01/01/1900 nous amènent à fin
de l’année 1903.
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Mise en forme des cellules
Personnalisons donc :
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Mise en forme des cellules
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Mise en forme des cellules
Je vous sens joueurs, essayez avec des litres, des bananes ou autres ballons.
… Fin de récréation …
S’en arrêter ici serait dommage car la présentation n’est pas convenable en termes de
lisibilité.
Attention :
# ##0’’ km’’
Pas d’espace après le O
mais un avant le km.
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Mise en forme des cellules
A RETENIR
Le format change l’aspect de la cellule mais pas son contenu
On l’a déjà vu avec le pourcentage où on lisait 20% alors que le contenu réel exact de la
cellule était 19,6%. De même, la cellule F9 « affiche » 1 200 km mais la barre de formule
mentionne bien la valeur numérique 1200 qui permettra de … calculer.
La saisie directe de 1 200 km l’eut empêché. On retrouvera ce problème avec les erreurs
liés à des formats arrondis qui ne sont qu’apparence et faussent les calculs.
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Insérer, supprimer, masquer
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Insérer, supprimer, masquer
Pour afficher de nouveau ce qui a été masqué, il convient de sélectionner les colonnes
voisines restées visibles, ici B et G, puis Format Colonne Afficher
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Monter des formules de calcul
6. Les calculs
6.1. Barre d’état : la petite machine à calculer
Commençons par un gadget, qui peut s’avérer quand même utile …
Sélectionnez les Kilomètres de F9 à F13 et regardez en bas à droite de l’écran.
Rappel : si la barre d’état n’est pas affichée Æ Affichage et cochez Barre d’état.
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Monter des formules de calcul
1
Plus long à écrire mais plus rapide à exécuter
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Monter des formules de calcul
Ok
B10 oui, mais en B5 on a 30€
B11 oui, mais en B6 Excel prend 0,25€
B12, oui mais B7est vide donc 0
B13, oui mais en B8 on trouve du texte. Pas
de calcul possible (Valeur ! est votre
deuxième message d’erreur après #####)
1
Pour ceux que cela intéresse d’afficher les formules, la bascule se fait par CTRL + # (touche 3 au
pavé principal, pas celui des chiffres à droite).
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Monter des formules de calcul
Avec
insertion
du taux en
colonne C
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Monter des formules de calcul
Après recopie vers le bas sur un double-clic magique du carré de recopie, on obtient bien :
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Monter des formules de calcul
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Formules de calcul avec les noms de cellules
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Formules de calcul avec les noms de cellules
Ouvrez la boîte des noms, et réjouissez-vous, ils sont tous là, par ordre alphabétique.
Conclusion : nommer les cellules peut aller très vite.
MAIS, aller trop vite peut devenir très pénalisant au moment de monter les calculs.
Il est donc très recommandé de vérifier le travail effectué.
7.1.2. Vérifier/corriger les noms attribués
Pour vérifier vous avez le choix :
9 Solution 1 : cliquez sur une cellule isolée, ainsi B5, et le nom doit apparaître dans
la boîte des noms. Il en va de même si vous sélectionnez les cellules composant la
zone nommée Kilomètres soit F9:F13
Illustrons :
Ayant cliqué sur le tarif de remboursement des
frais pour une journée de travail en B5, je peux
lire le nom attribué, journée_travail, en haut à
gauche
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Formules de calcul avec les noms de cellules
De même, après
Correct sélection des
kilomètres parcourus
F9:F13, on peut lire
kilomètres dans la
boîte des noms.
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Formules de calcul avec les noms de cellules
Je me permets d’insister, une fois encore, sur le caractère primordial de cette phase de
vérification et donc d’éventuelle correction. En effet, sur une base saine, la mise en place
des formules de calcul sera très rapide et efficace.
Certes, je vous donnerai le moyen de comprendre les messages d’erreur et d’apporter les
correctifs adéquats, mais le temps consacré à vérifier et corriger aurait dû permettre
d’éviter ces écueils agaçants.
Astuce à vérifier et intégrer : si vous saisissez un nouveau vendeur en ligne 14, cela ne
modifie pas les zones nommées. Elles ne sont pas étendues d’autant.
Ainsi CA reste-t-il bien en référence à B9:B13.
Par contre, insérez une ligne vierge à l’intérieur du tableau, devant la 11 par exemple, et
vérifiez que toutes les zones sont bien mises à jour automatiquement.
Vous serez toujours à temps de trier pour remettre les noms des vendeurs, par exemple
en ordre alphabétique ou par CA décroissant.
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Formules de calcul avec les noms de cellules
« Placez-vous en G9 »
me dit-elle. Je le fis.
« Annoncez le calcul par
Je sélectionne B9:B13, le nom CA un classique = ».
s’inscrit dans la formule
« Sélectionnez B9:B13,
c’est à dire TOUTE la
zone nommée CA ».
Sous mes yeux
esbaudis, le nom CA,
prit place dans la
formule …
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Formules de calcul avec les noms de cellules
… Il me suffit alors
d’ajouter l’opérateur *
puis de cliquer sur la
Je sélectionne B4, le nom cellule B4, où figurait le
Taux_commissions s’inscrit … taux de commission,
pour parachever ce chef
d’œuvre de simplicité.
Merci à elle.
Note : la recopie vers le bas ne pose aucun problème de prise de tête avec les références
relatives ou absolues car, pour le taux de commission c’est toujours la cellule $B$4 qui est
retenue. Pour le CA, Excel retient tout bonnement celui de la ligne où l’on se situe.
Les formules Le résultat
Des formules faciles à monter, des calculs lisibles par autrui, ou soi-même après plusieurs
mois, aucune hésitation, autant que faire se peut, utiliser les noms.
Commencez par finir le travail …
Bref, de nouveau plus facile à exécuter qu’à écrire. A vous de terminer les calculs …
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Formules de calcul avec les noms de cellules
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Formules de calcul avec les noms de cellules
Pour Arrivée
$E$9:$E$13 est
correct. De même,
$D$9:$D$13 pour
Départ.
Mais que dire du
« vilain » $A$5
pour le taux ???
Conclusion : la zone nommée cessant en ligne 12, le calcul est impossible en ligne 13,
d’où le message d’erreur.
Par Insertion Nom Définir constatez l’erreur et corrigez-la.
Instantanément, sans toucher à la formule, tout devient correct.
Bien évidemment les erreurs étaient ici provoquées. Sera-ce le cas pour vous ?
Pour éviter les soucis, il convient donc de VERIFIER et CORRIGER AVANT de monter les
calculs. Merci d’excuser le cri par des majuscules, mais l’expérience montre que de temps
en temps cela s’avère nécessaire.
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Formules de calcul avec les noms de cellules
1
Certes, les fonctions n’ont pas encore été traitées, mais est-il difficile de comprendre celle-ci ?
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Formules de calcul avec les noms de cellules
Le calcul est sans grande difficulté en termes de gestion : il s’agit chaque mois de calculer
le Stock final Æ Stock initial + Entrées – Sorties. Je suis sûr que vous aviez compris.
En ligne, 11,12 et 13, par Insertion Nom Coller
puis Coller une liste, j’ai présenté les trois
zones nommées présentant un caractère
d’opportunité :
¾ Entrées Æ $B$4:$G$4
¾ Sorties Æ $B$5:$G$5
¾ Stock initialÆ $B$3:$G$3
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Formules de calcul avec les noms de cellules
Ok pour le
stock de 170
Ainsi, l’usage des noms est à recommander fermement, sauf quant ils se révèleront peu
pratiques ou inadéquates.
Exercices applicatifs de cette phase initiale du cours (énoncé dans les feuilles) :
Location.xls
Intérêts.xls
Prestige.xls
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Protection du classeur et de son contenu
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Protection du classeur et de son contenu
Désolé, j’ai oublié le 2e pot de passe Æ Allons, c’était bien sûr c3po
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Protection du classeur et de son contenu
Par défaut, Excel protège toutes les cellules du classeur. Il nous faut donc, au préalable,
indiquer les cellules qui ne seront pas verrouillées au moment de la mise en place de la
protection.
Lesquelles ?
En fait, les trois paramètres B4:B6 et les données relatives aux vendeurs A9:F13
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Protection du classeur et de son contenu
Effets : Impossible de modifier les formules, de changer les formats, y compris pour les
cellules laissées libres d’accès, d’adapter la largeur des colonnes ou les hauteurs de
lignes, d’insérer ou supprimer lignes ou colonnes Æ on ne fait qu’utiliser la feuille qu’un
autre a conçue.
Pratique : pour faire défiler les cellules auxquelles l’accès est laissé, utilisez la touche de
tabulation.
Rappel : pour ôter la protection Æ Outils Protection Oter la protection de la feuille
A retenir : il existe deux niveaux de protection, l’un empêche les utilisateurs
d’ ouvrir le classeur, l’autre protège contre les modifications de contenu, en
particulier les formules de calcul
.
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La mise en page et l’impression
Il est sûr qu’en format portrait, tout ne tient pas sur une page …
En revenant à la feuille par Fermer, on peut voir les pointillés, non imprimables, qui
délimitent les pages.
Délimiter la zone d’impression : par défaut, Excel imprime toute la feuille. A vous de
délimiter avec l’outil ou sélectionner la zone à imprimer puis Fichier Zone d’impression
Définir
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La mise en page et l’impression
Onglet Page
L’inévitable Portrait ou
Paysage mais surtout, la
possibilité de forcer Excel à
n’imprimer par compression
automatique que sur un
nombre de pages à définir.
Ceci est fort pratique pour
éviter le bricolage sur les
largeurs de colonnes ou les
marges quand tout se joue
sur un ou deux centimètres.
Faites l’essai, en mode portrait, ici peu pertinent d’un point de vue esthétique. La
compression est de 51%.
Plus intéressant, le tableau même en mode paysage, à 100%, ne tient pas sur la page.
Un ajustement sur une page, sans toucher à autre chose, est obtenu avec un taux de 78%
Onglet marges
Pas de commentaire particulier à faire
quant à son mode d’emploi mais, pour
des tableaux n’occupant pas toute la
page, optez pour centrer sur la page
horizontalement et/ou verticalement.
Cela permet de soigner la présentation.
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La mise en page et l’impression
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La mise en page et l’impression
Onglet Feuille
Cet onglet mérite toute
votre attention.
On retrouve la possibilité
de définir la zone
d’impression et, surtout,
pour les grands tableaux
– j’y reviendrai dans la 2e
partie du cours - la
possibilité de répéter à
chaque page imprimée,
des lignes ou colonnes
déterminées Æ les titres
de colonnes par
exemple.
Pour des raisons pédagogiques de construction de ce cours, j’ai demandé à imprimer les
numéros de lignes et lettres de colonnes, afin que vous puissiez vous situer plus
facilement. En matière de gestion ou de relation professionnelle, cela ne présente guère
d’intérêt Æ décochez la case En-têtes de ligne et de colonnes.
Si la case quadrillage
reste cochée, Excel
imprime non seulement
vos bordures, mais
aussi le quadrillage
standard gris pâle. La
décocher, permettra de
n’imprimer que vos
propres bordures
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La mise en page et l’impression
Complément sur les sauts de page (source K. Petit, Excel fiche 24)
Si un document dépasse la longueur d’une page, EXCEL le divise en plusieurs pages en
fonction des marges définies lors de la Mise en page.
Les sauts de page sont indiqués par un trait de tirets. Les sauts de page manuels sont
toujours affichés, les sauts de pages créés automatiquement par EXCEL sont visibles
uniquement si la case du menu Outils Options Affichage Sauts de page automatiques
est cochée.
Les sauts de page sont visibles lors de l’aperçu avant impression. Ils sont enregistrés en
même temps que le document.
Insérer un saut de page
Pour que le saut de page soit juste inséré avant une cellule, placez le curseur :
9 dans une cellule de la première colonne pour avoir un saut de page horizontal.
9 dans une cellule de la première ligne pour avoir un saut de page vertical.
9 dans une cellule quelconque pour créer un saut de page horizontal et vertical.
Cliquez la commande Insertion Saut de page.
Des traits pointillés apparaissent définissant le saut de page.
Annuler un saut de page
Se positionner à l’endroit du saut de page manuel.
Cliquez la commande Insertion Supprimer le saut de Page.
Aperçu des sauts de page
L'option Aperçu des sauts de pages vous donne une idée de votre mise en page à partir
du tableur et non par l'aperçu avant impression.
Allez dans le menu Affichage Aperçu des sauts de pages. Excel vous donne un
message pour vous informer qu'il est possible de déplacer les sauts de pages pour mieux
répondre à vos besoins.
Excel va ensuite vous indiquer sur quelle page le contenu de votre feuille de calcul va
apparaître. Les sauts de pages apparaissent sous la forme de lignes de couleur bleu.
Pour revenir à la présentation normale, allez dans le menu Affichage Normal.
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Les graphiques
Page : - 55 -
Les graphiques
Initialement vous DEVEZ sélectionner, les données mais également les en-têtes
de lignes et de colonnes
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Les graphiques
En lignes :
CA par trimestre
selon les zones
En colonnes :
CA par zone selon
les périodes
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Les graphiques
Titres
Quadrillage
J’ai ajouté le
quadrillage de
l’axe des
abscisses
Etiquette de
données
Cliquez sur
Valeur affiche
les données
chiffrées
Page : - 58 -
Les graphiques
Table de
données :
Rappelle le
tableau de
données sous
le graphique.
Peut être
opportun sur
une feuille
indépendante
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Les graphiques
Peut-être serait-il mieux sur une feuille indépendante ? Inutile de le supprimer et de tout
refaire Æ Graphique Emplacement et demandez cette fois-ci nouvelle feuille.
Cela rend mieux. Même si ici, la table des données eut pu s’avérer opportune.
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Les graphiques
Pour les autres tâches, il suffit de retenir Æ double clic sur l’élément à travailler.
Et là cela relève du jubilatoire …
Double-clic sur l’axe des ordonnées
En quelques clics, j’ai mis un peu mieux en valeur les étiquettes de valeur, l’axe des
abscisses.
Avec Affichage Barre d’outils Dessin j’ai inséré une flèche et un commentaire dans une
zone de texte. Bien entendu, par double-clic, encore et toujours, j’ai déterminé la taille, la
couleur et la police de la zone de texte, ainsi que le forme et l’épaisseur de la flèche après
… un double-clic.
On pourrait aussi personnaliser le quadrillage. « Comment » ? Me diriez-vous.
« Par … un DOUBLE-CLIC sur le quadrillage », répondrai-je. Vous pourrez aussi modifier
l’aspect et la couleur du quadrillage vertical et/ou horizontal.
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Les graphiques
Et ce vilain fond gris, ne pourrait-on pas mettre un motif ou même une image ?
Oh que oui mais commencez par double cliquer sur ce même fond (on ne s’en lasse pas).
En page 1, on peut changer la couleur mais choisissez donc Motif et textures.
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Les graphiques
Et c’est là que j’entends des voix pour dire que les histogrammes ne se fondent pas dans
le paysage. Je vous laisse trouver comment sélectionner le vilain violet de la première
série, allons ce n’est pas difficile. Pour les étourdis double-clic …
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Les graphiques
On retrouve le même enchaînement d’écrans que pour le fond de grille. Mais, après avoir
choisi l’image de ce superbe chalet j’ai demandé d’empiler cette image par unité de
10 000.
Le résultat est lamentable en termes de lisibilité. Tout ceci n’avait pour seul but que de
vous donner les bons outils pour personnaliser vos graphiques.
D’autre part, comme il s’agit de passer aux fonctions d’Excel, il va falloir reprendre
son souffle non sans avoir géré un souci que rencontrent de nombreuses
personnes avec les séries chronologiques.
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Les graphiques
Horreur, les années sont considérées comme une série, la première à gauche.
Effectivement, nous avons bien des valeurs représentées proches de 2000 …
On constate, concomitamment, l’erreur en matière de légende.
Pendant longtemps, j’ai utilisé une solution passant par la page 2 de l’assistant mais un
étudiant m’a montré nettement mieux.
« Effacez donc
provisoirement l’en-
tête années en A2 »,
me dit-il à cet instant.
« Ne changez rien à
la procédure en
sélectionnant toujours
A2:D5 ». Discipliné je
devint et la lumière
fut.
Pour ne rien gâcher,
réécrire le texte
années en A2, une
fois le graphique
terminé, ne gêne en
rien.
Avant de passer à plus sérieux, faites un graphique relatif aux kilomètres parcourus dans
la feuille Ventes mettant en œuvre tout ce que vous venez de découvrir.
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Les fonctions
Où que vous soyez placé dans la feuille cliquez sur le dans la barre de formules.
En développant la boîte
catégorie, vous pouvez
vous faire une petite idée
de la diversité.
Il n’est absolument pas
question, ici, de toutes
vous les faire découvrir.
En haut de l’écran, Excel
invite à décrire ce que vous
attendez en matière de
fonction et va vous aider
sous forme d’assistant
Nous ne l’utiliserons que
très peu ensemble.
Je m’explique en quelques mots sur le peu de recours que j’aurai à l’assistant : je trouve
que c’est une entreprise d’abêtissement et pense largement préférable d’exercer notre
matière grise et la survie de nos neurones. D’un point de vue pédagogique, je préfère vous
amener à comprendre le processus d’écriture des fonctions afin que vous puissiez vous
l’approprier et le reproduire. Quitte à utiliser l’assistant ponctuellement, en particulier son
9 à l’intérieur des () soit rien du tout, soit un seul argument soit plusieurs avec le ;
comme séparateur. Ne laissez aucun espace où que ce soit.
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Les fonctions
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Les fonctions
Trouvez ci-dessous les formules pour les totaux puis pour les statistiques
Savourez votre bonheur de progresser et venez vous horrifier de ce qui suit pour peu
qu’un minimum de rigueur soit votre exigence. Faisons un petit zoom sur HT, TVA et
rappel Francs. Cherchez l’erreur …
Avez-vous trouvé ?
Encore un peu …
Stop !
Additionnez les derniers
chiffres des centimes :
- HT Æ finale 5 pour un
total xx,13 €, de même
pour la TVA, finale 5 et un
total xx,37 € et pour les
francs 7 et xx,16 €
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Les fonctions
Pour certains le problème est marginal mais les calculs sont faux. D’autre part en matière
légale, la TVA est arrondie à deux décimales, il en va de même pour la conversion franc-
euro. Vous avez bien lu calcul arrondi et non présentation arrondie par un format qui
fausse les calculs.
Pour illustrer le problème, faisons un exercice simple. Saisissez ces données et faites la
multiplication pour avoir le poids total.
Bravo !
Sélectionnez les trois cellules et mettez au format avec 0 décimale et le séparateur de
milliers :
Si le résultat ne vous choque pas, ne lisez surtout pas la suite et n’apprenez donc pas à
arrondir vos calculs …
Problème : présenter le poids sans
décimale, n’empêche en rien que le
calcul se fasse sur la valeur saisie soit
Æ 99,24. Et 99,24 * 100 = 9 924.
Cliquez sur G24, la barre de formule annonce bien un contenu réel de 99,24 affiché 99.
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Les fonctions
Nous allons donc utiliser la fonction =ARRONDI() qui nécessite deux arguments.
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Les fonctions
Dans le même ordre d’idée soyez vigilant à la différence entre l’arrondi à l’entier le plus
proche et la valeur entière.
=ARRONDI(MOYENNE(km) ;0) Æ renvoie 1 068 km.
La valeur entière qui relève de la fonction ENT() renverra 1 067 km.
Puisque nous y sommes : j’utilise la fonction ENT() appliquée à MOYENNE(km)
Avez-vous une autre précision à apporter ? Non.
Donc il n’y aura qu’un seul argument Æ =ENT(MOYENNE(km))
Pour les « moyens en maths », rappelons que la valeur entière de -3,98 est -4. Si vous
n’en êtes pas persuadé, saisissez quelque part dans la feuille Æ =ENT(-3,5)
Puisque nous y sommes, éclairons notre tirage de dés sur la feuille Hasard et analysons
ensemble.
=ALEA() renvoie un nombre réel sur l’intervalle [0,1[ soit 0,9999999999 maximum.
=ALEA()*6 renvoie donc un nombre réel sur l’intervalle [0,6[ donc 5,99999999 maximum.
=ENT(ALEA()*6) en prend la valeur entière soit un entier de 0 à 5.
Pour finir, ajoutons 1 pour retrouver la face du dé Æ 1 à 6 : =ENT(ALEA()*6)+1
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Les fonctions
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Les fonctions
Et le jour de semaine ? Une recherche dans la catégorie des fonctions de type date/heure
vous mène sur JOURSEM().
En H2, nous voilà donc en train d’écrire Æ =JOURSEM(Date_naissance).
Et la réponse est 1 pour le 10/05/81 qui chacun sait fut un dimanche (jour de liesse pour
certains et de tristesse pour d’autres).
Excel renvoie donc 1 pour dimanche, 2 pour lundi et donc 6 pour samedi.
Ben oui quoi, les anglo-saxons commencent la semaine un dimanche que nous avons
traduit par Week-end. Cherchez l’erreur.
Comment revenir sur la terre ferme et avoir le lundi au rang 1 et le dimanche en 7 ?
Allez donc voir l’aide de la formule et vous aurez la réponse !
Vous voilà revenu avec la réponse Æ préciser en supplément la valeur 2.
Il suffit d’appliquer ce que je me tue à vous faire comprendre depuis des pages, ajoutez
un ; et 2 Æ =JOURSEM(Date_naissance;2). Pas belle la vie ? Æ 10/05/81 Æ 7
Petite récréation de trois secondes pour taper votre date de naissance et vérifier quel jour
de la semaine vous naquîtes.
Fonctions de texte :
Vous n’êtes pas sans connaître la propension des informaticiens à coder les données.
Le matricule de Mr Henri Duchemin, 96AC001 doit se traduire ainsi : entrée en 1996, au
service AC avec le rang 001.
A vous de calculer son ancienneté, et une prime qui sera différente selon que l’on
appartient au service AC (commercial) ou AD (administratif). Avec un tel codage, vous
fussiez bien déconfit … avant de suivre cette meeeeeeeeeerveilleuse formation.
Note : la solution à venir ne pourra pas gérer une embauche postérieure à 1999 car celle-
ci nécessite du SI() qui, vous le subodorez ne saurait trop tarder.
9 En I2, nous souhaitons afficher l’année d’embauche.
« J’extrais les 2 premiers caractères à gauche de matricule et j’ajoute 1900 ».
Un coup d’œil sur la liste des fonctions catégorie texte nous indique GAUCHE().
GAUCHE() de quoi ? De matricule (argument1).
Combien de caractères ? 2 s’il vous plait (argument 2)
Pour faire bonne mesure, on ajoutera 1900.
Soit Æ =GAUCHE(Matricule;2)+1900
96AC001 donnera sur sa gauche et de longueur 2 Æ 96 et si on ajoute 1900 Æ 1996.
9 En J2 nous voulons l’ancienneté
Si l’on est en 2006 Æ =2006-Année_embauche (pensez à nommer au fur et à mesure).
Oui mais en 2007, 2008 etc. ?
Il serait mieux de remplacer 2006 par la l’année de la date du jour.
Vous vous souvenez ? C’est tout récent.
Date du jour Æ =AUJOURDHUI()
Extraire l’année d’une date Æ ANNEE()
DONC Æ =ANNEE(AUJOURDHUI())-Année_embauche
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Les fonctions
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Les fonctions
Comme si vous n’aviez pas assez souffert à cause de ce codage du matricule, ne voilà-t-il
pas que vous vous apercevez que les identités ont été saisies, ou importées d’Internet,
sous la forme catastrophique de « Mr Henri Duchemin ».
9 Comment offrir un bouquet au personnel féminin (Civilité différente de Mr) ?
9 Comment souhaiter la fête de nos collaborateurs sans le Prénom ?
9 Comment, plus sérieusement, éditer une liste alphabétique avec Nom + Prénom ?
Tout informaticien, même débutant, vous rappellerait que les informations mémorisées
doivent être non décomposables (1ere forme normale non respectée ici) et qu’il eut donc
été judicieux de saisir dans trois cellules distinctes : Civilité puis Prénom puis Nom.
Malheureusement, le mal est fait et des centaines ou milliers d’identités sont ainsi
mémorisées. On aura du mal à trouver un volontaire prêt à faire la correction
manuellement.
Imaginez votre aura immédiate quand vous arriverez désormais tel le sauveur de
l’humanité (on dit sauveuse au féminin ?). Je plaisante à peine car le cas présenté se
rencontre très souvent Æ mauvais listing tiré d’un logiciel commercial mal paramétré ou
mauvaise récupération d’informations saisies sur Internet.
Faites une pause, gardez la tête fraîche car cela va chauffer pour les neurones.
9 En M2 pour obtenir la civilité, je ne m’inquiète guère, vous savez faire :
=GAUCHE(Identité;2)
9 En N2 on désire afficher le prénom suivi du nom.
Enlever trois caractères sur la gauche à Identité n’a pas de fonction associée sur Excel du
type ROGNER() 1. Lisez bien Æ 3 caractères et non deux car l’espace est un caractère.
Analyse : « comme l’identité est de longueur variable d’un salarié à l’autre, je dois extraire
d’identité, à partir de la droite, le nombre total de caractères de cette même identité moins
les trois à éliminer. »
Ici, pour vous aider, j’ai affiché le nombre de
caractères de l’identité de chacun.
Vérifiez Æ 17 pour le premier y compris les
espaces, 14 pour la seconde etc.
Si je prends, à partir de la droite, cette longueur
totale moins trois, j’obtiens bien ‘prénom et nom’.
1
L’auteur de ce cours recevra volontiers toute suggestion visant à simplifier la solution proposée
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Les fonctions
Vérifiez … superbe
Il ne reste, quel euphémisme,
qu’à prendre sur la gauche de
Prénom_et_Nom cette valeur -1
=GAUCHE(Prénom_et_nom;CHERCHE(‘’ ‘’;Prénom_et_Nom)-1)
On y est presque.
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Les fonctions
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Les fonctions
Comme vous en avez pris l’habitude, exécutons la fausse manœuvre après avoir
enregistré le corrigé au cas où le retour en arrière serait inopérant…
Sélectionnons gaiement B1:B19.
Edition Supprimer avec un décaler vers la
gauche …
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Complément : le collage spécial
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Complément : le collage spécial
OK
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Application sur les fonctions
Solution :
Bien sûr nous nommerons
Prénom Æ B4:B6 NomÆ C4:C6 CAÆ D4:D6
Lisons le sujet et analysons au fur et à mesure :
9 accoler Æ & ou CONCATENER()
9 la 1ere lettre Æ GAUCHE() de Prénom, longueur 1Æ =GAUCHE(Prénom;1)
9 cette 1ere lettre est à mettre en majuscule – et pas à la main ! –
Soit =MAJUSCULE(GAUCHE(Prénom;1))
9 pour le nom c’est la même chose mais en remplaçant Prénom par Nom
=MAJUSCULE(GAUCHE(Nom;1))
9 concaténer par &
=MAJUSCULE(GAUCHE(Prénom;1))&MAJUSCULE(GAUCHE(Nom;1))
9 arrondir le CA à une décimale Æ ARRONDI(CA;1) et concaténer au reste …
Je suis sûr que vous avez trouvé cela facile !
Il ne reste que la fonction SI(), joli programme, mais prenez du repos avant d’attaquer.
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La fonction SI()
On constate, les contrôleurs de gestion m’en sauront gré, que selon le résultat obtenu, la
cellule prend la couleur verte (résultat >=0) ou jaune (résultat<0).
Si vous étiez tenté de le de mettre grâce à un format manuel, je réitère ma menace,
quelque peu oubliée, de vous coller 5 000 commerciaux dans la liste.
Mettez l’objectif de Colin à 16 000,00 €, la cellule passe au jaune, inscrivez 15 000,00 €,
elle revient au vert. Si vous tiquez sur le vert pour un résultat nul, je vous rappelle la
signification d’un résultat égal à zéro Æ objectif atteint. Auriez-vous apprécié que l’on vous
refusât le bac avec 10,00 de moyenne générale ? Je ne pense pas.
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La fonction SI()
Condition à remplir
=SI(condition;alors;sinon)
Avant de commencer, je tiens à rappeler le caractère indispensable de
l’usage des cellules nommées, sans quoi les formules seront d’une obscurité
profonde.
L’écriture sera une simple formalité – conventions de langage à respecter –
SI, ET SEULEMENT SI, vous faites l’effort de bien lire ce qui est demandé et
de veiller à mener une analyse préalable … à l’écart de votre écran
d’ordinateur.
Cette phase incontournable de réflexion doit se faire avec pour seuls outils
un papier et un crayon.
Enfin, je ne saurai trop vous recommander d’aller sur le site d’Etienne
Chouard. D’une grande richesse sur les fonctions en général il se révèle
particulièrement complet sur cette classique fonction SI() en particulier :
http://etienne.chouard.free.fr/Info/index.html
Nous étudierons 5 thèmes Les opérateurs
¾ SI() sur du numérique. à utiliser
¾ SI() sur du texte =
<
¾ Les SI() imbriqués <=
¾ SI() sur une échelle de valeurs >
¾ SI() avec des ET() et des OU() >=
<> pour différent
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La fonction SI()
Notez « la cellule prend la valeur » Æ il n’y aura pas d’écriture du type « alors variable = »
ou même de signe = dans le Alors ou le sinon.
L’analyse faite, l’écriture est simplissime SANS AUCUN ESPACE
=SI(Résultat<0;0;Pourcentage_dépassement*Résultat)
Que l’on aurait tout aussi bien pu écrire :
=SI(Résultat>=0;Pourcentage_dépassement*Résultat;0)
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La fonction SI()
Ne poursuivez pas tant que vous n’aurez pas compris et assimilé aussi bien l’analyse que
la syntaxe.
On aurait pu procéder à une validation directe des saisies et refuser une entrée de donnée
n’étant ni A ni B. Ceci est traité dans la formation improprement dite de niveau 3, déjà en
ligne dans la meilleure boutique. Je veux parler de cette mine de diamants que constitue
le site Ecogesam. En fait, cette trousse à outils se voulait un complément proposé aux
étudiants, juste avant le départ en stage.
Si vous êtes impatient, sélectionnez les codes, cellules B4:B7, puis passez par Données
Validation et … laissez marcher votre sens logique ou … utilisez l’aide.
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La fonction SI()
Alors que vous eussiez pu être tenté de ne voir que 3 possibilités, en réalité il existe quatre
traitements possibles : 0 € car l’objectif n’est pas atteint, Bonus, Bonus * 1,5 et Bonus * 2.
Or ne venez-vous pas d’apprendre que N traitements se géraient avec N -1 SI() soit ici 3 ?
Autres approches :
si le résultat est négatif
alors 0
sinon,
si le résultat est inférieur à 1500
alors Bonus
sinon,
si le résultat est inférieur à 2800
alors Bonus * 1,5
sinon Bonus * 2
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La fonction SI()
On retrouve dans les losanges les 3 SI() annoncés lors de l’analyse de la frise.
ET on constate que Bonus * 2 n’a pas besoin de condition car si le résultat n’est pas
inférieur à 0, si le résultat n’est pas inférieur à 1 500, si le résultat n’est pas inférieur à
2 800 alors, et quoi qu’il arrive, il est toujours supérieur à 2 800. Quel serait l’intérêt de
poser une question, dont la réponse est certaine ?
Notez enfin, que jamais nous n’avons eu besoin de poser une condition sous la forme « le
résultat est-il compris entre tel et tel montant ? » On opère par éliminations successives en
partant du bas de l’échelle de valeurs. Où du haut selon vos convenances.
L’écriture ne devrait vous poser aucune sorte de souci en appliquant ce que vous avez
appris en matière de syntaxe :
=SI(Résultat<0;0;SI(Résultat<1500;Bonus;SI(Résultat<2800;Bonus*1,5;Bonus*2)))
On notera les trois parenthèses finales, fermant les trois SI() et la correspondance parfaite
entre le travail papier et sa retranscription en une syntaxe propre à Excel. Rappelons-le
une nouvelle fois, le travail d’analyse n’est en rien destiné exclusivement à Excel.
11.2.5. Les SI()avec du ET() ou du OU()
« Une prime de 300 €, dite Prime durée, est accordée aux seuls salariés de code B,
réalisant leur mission en moins de 8 jours ». Là aussi, merci de bien lire l’énoncé.
Ceux ou celles qui ne sont pas à l’aise dans l’abstraction peuvent se donner des
exemples.
Code salarié Durée mission Montant de la prime
A 10 0
A 5 0
B 8 0
B 6 300
On constate que seul un salarié de code B et mettant moins de 8 jours touche les 300 €.
Par algorithme :
Sinon 0
En matière d’écriture, je n’ai qu’à vous dire de recourir à la fonction ET().
Où l’utiliser ? Direz-vous. Suivez la flèche ou relisez l’algorithme Æ « dans la condition »
Avez-vous un problème sur le Alors Æ 300 et le Sinon Æ 0 ?
Normalement non. Donc d’ores et déjà vous n’avez aucun mal à écrire ceci :
=SI(ET();300;0) avec le ET() dans la condition, le alors Æ 300 et le sinonÆ 0.
Où placer les conditions à remplir dans le cadre du ET() ? Dans ses parenthèses et
séparées par le désormais traditionnel ; Attention : si le code est extrait par
GAUCHE(), DROITE() ou STXT(), même si
=SI(ET(Code=’’B’’;Fin-Début<8);300 ;0)
on peut calculer dessus, la valeur n’est pas
numérique. Exemple : 95B avec l’extrait 95
sera testé ‘’95’’ (voir exercice
SALAIRES.XLS).
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La fonction SI()
=SI(ET(Code=’’A’’;Résultat>=0);’’Magnum 1952’’;’’Calissons’’)
Tout est sur td si() fin.xls
Un petit dernier pour la fin ? On ne va pas se séparer comme cela.
Ben oui quoi, il reste un exercice à faire sur td fonctions2.xls dont vous retrouverez la
solution sur td fonctions2 finalisé.xls. Pour vous aider si vous n’y arrivez pas, étudiez les
éléments d’analyse ci-dessous à droite.
Je nomme les cellules comme le veut le
bon sens.
La prime de 500 € concerne les seuls
coureurs dont la marque de voiture
commence par OPEL (soit 4 caractères à
gauche de la marque) ET pour lesquels la
place est <=3.
On va utiliser le SI() avec du ET(), lequel
intègre la fonction GAUCHE()
Pas difficile non ?
=SI(ET(GAUCHE(MARQUE;4)=’’Opel’’;Place<=3);300;0)
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Exercices de synthèse avec corrigés
Refonte.xls
Primes compétition.xls
Salaires.xls (un peu plus difficile, demande à bien connaître tout le cours)
---------------------------
Voilà, c'est fini
On a tant travaillé sur le même dossier
On a tellement tiré chacun du même côté
Que voilà c'est fini
Et que vous allez pouvoir vous exercer…
Et donc vraiment bien progresser …
C’est fini
---------------------------
Merci à JLA pour les paroles, KP pour son dossier et Gadwin, LP, SQ, CJ et MM pour les
corrections, BL pour la mise en ligne et … JC pour sa patience et sa compréhension.