Direction départementale des Finances

publiques de Moselle
Olivier GROSSE
Conseiller aux Décideurs Locaux
près de la Communauté de Communes de
Sarrebourg Moselle Sud
Téléphone : 06 46 80 84 97
Mél. : [email protected]

Guide HÉLIOS 2021

à l’usage
des ordonnateurs

Juillet 2021

1
 LA CONNEXION A HELIOS

La connexion à l’application Hélios se fait par le portail de la gestion publique, accessible à

l’adresse ci-dessous (tapez PIGP ou portail de la gestion publique sur n’importe que moteur de
recherche et vous accédez à la page de connexion)

Saisir son identifiant, son mot de passe, et cliquer sur CONNEXION

Cliquer sur HELIOS SL5V (057067)

2
 LES INFORMATIONS OFFERTES PAR L’APPLICATION HELIOS
EN 12 QUESTIONS

Question 1 : comment savoir si un mandat a bien été payé par le SGC et quand.

Question 2 : comment savoir si un titre de recettes a bien été recouvré par le SGC et quand.

Question 3 comment savoir si le SGC a encaissé une subvention attendue et quand.

Question 4 comment savoir si un locataire (ou un redevable) est à jour de ses loyers.

Question 5 : comment savoir si un locataire (ou un redevable) a un échéancier délai en cours au

SGC.

Question 6 : comment savoir quelles poursuites ont été effectuées par le SGC à l’encontre d’un
redevable qui n’a pas payé ses dettes à la commune.

Question 7 : comment consulter les pièces non soldées du P503 et des dépenses à régulariser.

Question 8 : comment consulter les pièces non soldées des régies de recettes.

Question 9 : comment consulter la situation de trésorerie de la collectivité

Question 10 : comment consulter les comptes de TVA et obtenir le brouillard TVA nécessaire à
l’établissement de la déclaration de TVA

Question 11 : comment savoir si le SGC a bien enregistré dans Hélios une décision modificative
qui lui a été adressée

Question 12 : comment vérifier la conformité de l’exécution du budget entre le SGC et la

collectivité (prise en charge identique des titres et mandats) : le contrôle de la conformité
compte administratif compte de gestion

3
 Question 1 : comment savoir si un mandat a bien été pris en charge et payé par le SGC et
quand ?

Solution n°1

MÉTIER
DÉPENSE
MANDATS
CONSULTATIONS
LISTE DE MANDATS

Le plus simple pour retrouver le mandat est de saisir le numéro du mandat sur la ligne N°
Mandats.
Mais vous pouvez aussi retrouver le mandat en indiquant son montant (fourchette de x€ à y€),
le numéro de son bordereau, son imputation budgétaire, le créancier bénéficiaire du mandat,
etc Hélios propose plusieurs chemins d’accès pour retrouver un mandat.
Attention dans la zone E Type de mandats F à bien sélectionner E Tous F

RECHERCHER

Le mandat 85 apparaît ici.

Le sigle PEC signifie qu’il a été pris en charge par le SGC
En consultant un mandat, dans la colonne Etat, vous aurez soit R qui signifie que le mandat a
été Rejeté par le SGC, soit PEC qui signifie qu’il a été Pris en charge.

Cliquer sur DÉTAIL

4
Si vous cliquez à gauche de l’écran sur Créancier, vous avez accès aux coordonnées bancaires
sur lesquelles le mandat a été viré.

Mais surtout, si vous cliquez à gauche de l’écran sur Compte-Pièces, vous savez quand le SGC a
payé le mandat

Le mandat 85 a été payé par le SGC le 8/09/2020

5
Solution n°2

MÉTIER
DÉPENSE
PAIEMENTS
CONSULTATIONS
LISTE DES PIÈCES

Indiquer le numéro de mandat recherché sur la ligne E Références Pièces F.

RECHERCHER

Le mandat 85 a été payé par le SGC le 8/09/2020

Cliquer sur DÉTAIL

Vous arrivez alors sur la copie d’écran du mandat vue dans la solution 1

6
Question 2 : comment savoir si un titre de recettes a bien été pris en charge et recouvré par le
SGC et quand.

METIER
RECETTE
TITRES
CONSULTATIONS
TITRE

Le plus simple pour retrouver le titre est de saisir le numéro du titre sur la ligne E Références
Titre. F.
Mais vous pouvez aussi retrouver le titre en indiquant son montant (fourchette de x€ à y€), le
numéro de son bordereau, son imputation budgétaire, le nom du redevable, etc Hélios
propose plusieurs chemins d’accès pour retrouver un titre.
Attention dans la zone E Type de mandats F à bien sélectionner E Tous F.

RECHERCHER

Le titre 26 apparaît ici.

Comme pour les mandats, le sigle PEC signifie qu’il a été pris en charge par le SGC
En consultant un titre, dans la colonne Etat, vous aurez soit R qui signifie que le titre a été
Rejeté par le SGC, soit PEC qui signifie qu’il a été Pris en charge.

On voit sur la colonne Reste à recouvrer que figure 0,00 ce qui signifie que le titre a été
encaissé par le SGC.

Cliquer sur Détail

7
Si vous cliquez à gauche de l’écran sur E Compte-Pièces F, vous savez quand le titre a été pris
en charge par le SGC (le 17/03) et encaissé (le 23/04).

Si vous cliquez en bout de la ligne Encaissement sur Détail, vous savez comment (par chèque).

Remarque : l’information date de remise ASAP indique la date à laquelle l’avis des sommes à
payer a été posté à l’usager par le centre éditique de la DGFIP (ici le 24 mars 2020)

8
 Question 3 : comment savoir si le SGC a encaissé une subvention demandée par votre
collectivité

MÉTIER
RECOUVREMENT
CONSULTATION
ENCAISSEMENT

Indiquer le montant attendu de la subvention (par exemple ici 39 280€ en attente de

versement du conseil départemental 65).

RECHERCHER

La subvention a bien été encaissée le 23/07/2020

Cliquer sur Détail pour avoir accès aux informations saisies par le SGC lors de l’encaissement
Point d’attention : le SGC ne peut saisir que les informations dont il dispose sur le relevé
Banque de France, soit ce que le créancier a indiqué lorsqu’il a émis le virement

9
 Question 4 : comment savoir si un locataire (ou un redevable) est à jour du règlement de ses
loyers.

RÉFÉRENTIEL
TIERS
RECHERCHE

Saisir le nom de votre locataire (entourez le nom de % permet de retrouver plus aisément le
tiers notamment en cas de nom composé, ou de tiers qui aurait été créé avec un prénom
porté par erreur par l’ordonnateur dans la zone nom, car ainsi Hélios va rechercher tous les
tiers qui contiennent dans leur nom l’intitulé indiqué entre les %)

Rechercher

10
 Pièces

Le locataire est ici redevable de 2 titres de loyers, le titre 37 de 2019 et le titre 5 de 2020.
Concernant le titre 37 il est en partie réglé.
Pour en savoir plus sur ce titre cliquer au bout de la ligne qui lui correspond sur Cpte Pièces

11
Le titre a été en partie payé le 11/08/2020 pour 133,33€ puis le 10/09/2020 pour 166,11€.
Pour savoir comment ces sommes ont été payées, cliquer au bout de ligne sur Détail

12
La somme de 166,11€ a été réglée par prélèvement (elle aurait pu l’être par chèque, espèce,
virement).

Le locataire a donc payé 2 mois d’affilée une partie du titre 37/2019.

Aurait-il un délai accordé par le SGC (voir question 5)

Remarque : il existe une autre solution pour connaître les sommes non réglées par l’ensemble
des redevables et usagers à une commune, dans leur globalité (et non pas pour un redevable
isolé), celle qui consiste à éditer les restes à recouvrer.

SERVICE
EXPLOITATION
LANCEMENT DE TRAITEMENT

13
 Cliquer sur RCO Etat des restes à recouvrer

Puis compléter ainsi :

- saisir le budget collectivité de votre commune 2 fois
- date début : si vous ne mettez rien Hélios éditera les impayés jusqu’aux plus anciens.
- date fin : indiquez ici la date jusqu’à laquelle vous voulez que les émissions de titres soient
pris en compte
- date de situation : date jusqu’à laquelle les recouvrements du SGC sont pris en compte (date
de la demande d’édition le plus souvent)
- choisir pdf comme mode d’édition

Vous pouvez donc borner votre demande (par exemple si vous voulez les restes à recouvrer de
la seule année 2019 vous mettrez date début 01/01/2019, puis date de fin 31/12/2019).

Revenez sur la page de garde dans Éditions

14
 Votre édition sera à l’état demandé puis disponible
Lorsqu’elle est disponible cliquer sur Consulter

Ne mettez aucune date dans la zone Date

Filter

Cliquez sur la loupe pour Ouvrir ou Enregistrer le fichier des restes à recouvrer.

La lecture des restes à recouvrer mérite une petite explication : ces états sont édités par année
et surtout par compte de tiers (la prise en charge d’un titre de recettes déclenche en
comptabilité un débit sur un compte de tiers (classe 4) qui varie selon l’imputation budgétaire
du titre.
Ainsi, un reste à recouvrer
• sur un loyer ... figure : au compte 4141,
• sur une concession cimetière due par un redevable : au compte 4111,
• sur une coupe de bois : au compte 4151,
etc.
•
L’état des restes n’est donc pas une liste de noms très facilement exploitable dès que les restes
à recouvrer sont nombreux.

15
 Exemples de restes à recouvrer

Compte 4141 E locataire-acquéreur et locataire-amiable F. Année 2019.

Compte 4141E locataire-acquéreur et locataire-amiable F. Année 2020.

Compte 44312 dotations E Etat recettes amiable F. Année 2020 (le titre de DGF émis à l’année
est encaissé en partie tous les mois, et les compensations fiscales et la dotation aux élus locaux
n’ont pas encore été versées par l’État : il est donc normal que ces titres 2020 figurent en restes
à recouvrer).

16
Question 5 : comment savoir si un locataire a des délais de paiement (un échéancier) accordé
par le SGC pour régler ses dettes.

Pour savoir si un locataire a un délai en cours pour solder ses dettes, il faut faire :

MÉTIER
RECOUVREMENT
CONSULTATION
ÉCHÉANCIER

Saisir le nom de votre locataire (entourez le nom de %)

Rechercher

17
Le locataire a en effet un échéancier en cours (état Activé). Le prochain paiement sur cet
échéancier est attendu le 15/10/2020.
Pour plus d’information, cliquer au bout de ligne sur Détail

Le locataire a un échéancier dont le 1er paiement est intervenu le 15/06/2020, et qui se termine
le 15/02/2021. Il règle ses échéances par prélèvement sur le compte bancaire porté dans Hélios,
sur 9 mois, pour 166,11€ par mois. Le montant des sommes qu’il règle par délai est de 1 495,00€.

Pour savoir quels titres sont concernés par cet échéancier, cliquer à gauche sur Liste des pièces

18
Le délai accordé porte sur 3 titres de loyers. Les titres 34 et 37 de 2019 et le titre 5 de 2020.

Pour connaître les échéances du délai accordé, cliquer à gauche sur Échéances

Remarque : si le locataire n’a pas de délai accordé par le SGC, la consultation de l’échéancier
est infructueuse et Hélios affiche E aucun échéancier ne correspond à vos critères de
recherche F.

19
20
Question 6 : comment savoir quelles poursuites ont été réalisées par le SGC à l’encontre d’un
redevable qui n’a pas réglé ses dettes.

RÉFÉRENTIEL
TIERS
RECHERCHE

Saisir le nom de votre redevable (entourez le nom de %)

RECHERCHER

Cliquer en bout de ligne sur Cpte Pièces

Cliquer en bout de la ligne PEC titre 4111 sur Détail

21
Cliquer en bout de la ligne Crédit Compte Nature sur Détail

Cliquer à gauche de l’écran sur Actes

22
Vous avez alors à l’écran les différentes poursuites réalisées par le SGC pour recouvrer les
fonds.

Par contre, vous ne pouvez pas savoir si ces poursuites ont été positives ou pas.
Vous avez juste l’information quant aux actes de poursuite diligentés par le SGC et à leur date
de réalisation

A titre d’exemple ici, une facture d’ordures ménagères a été envoyée au redevable le
19/05/2020.

Le SGC diligente des poursuites tous les vendredis pour les titres pris en charge dans Hélios
plus de 30 jours avant ( maximum 52 jours pour certains budgets particuliers).

Le 03/07/2020 la facture avait plus de 30 jours d’ancienneté dans Hélios : donc envoi au
redevable par le SGC d’une lettre de relance.

A défaut de paiement, le SGC a diligenté contre le redevable une phase comminatoire amiable
facultative le 14/06/2020 (dossier de recouvrement confié à un huissier de justice pour des
poursuites non contentieuses par relances téléphoniques, mails et courriers).

A défaut de paiement à l’huissier en phase amiable, le SGC reprend la main pour réaliser des
poursuites contentieuses (en principe au bout de 75 jours, plus cette année du fait de
l’interruption des poursuites pendant la crise sanitaire du covid19). Il a diligenté le 14/12/2020
une saisie à tiers détenteur (SATD) auprès d’une banque du redevable .

On peut imaginer que cette opposition a été vaine, puisque le 04/01/2021 une nouvelle a été
réalisée.

23
En cas de SATD négative, et au regard du montant de la dette, le SGC peut, éventuellement,
diligenter une saisie par voie d’huissier à l’encontre du redevable .
Au préalable il doit lui adresser une mise en demeure qui apparaît ainsi dans Hélios

Puis il adresse la saisie à un huissier de justice, saisie qui apparaît ainsi dans Hélios.

24
 Question 7 : comment consulter les pièces non soldées du P503 et des dépenses à
régulariser ?

MÉTIER
ÉMARGEMENT
CONSULTATION

Sur la ligne Etat des pièces choisir non soldée

Sur la ligne période de comptabilisation sélectionner la période que vous recherchez (ici par
exemple le mois de septembre).

FILTRER

25
Vous visualisez alors les titres P503 à émettre (encaissement avant émission de titres) et le
mandat de régularisation à émettre, avec dans les 2 cas de figure les références aux pièces de
rattachement à indiquer en complément sur vos titres et mandats..
Si vous cliquez en bout de ligne sur Détail, vous avez accès à une seule information, celle de
l’organisme a qui a été payée la dépense avant mandatement, où qui a versé la recette perçue
avant émission de titres. Rien de plus.

Cette consultation est donc bien moins intéressante que l’usage du PES Retour.

Remarque : il existe une autre solution pour connaître le seul P503 recettes, celle qui consiste à
éditer le P503.

SERVICE
EXPLOITATION
LANCEMENT DE TRAITEMENT

Cliquer sur RCO Édition du P503

Puis compléter ainsi :

- saisir le budget collectivité de votre commune 2 fois
- date début : pour un P503 mettez le 1er jour du mois concerné

26
 - date fin : mettez le dernier jour du mois concerné
- choisir pdf comme mode d’édition

Terminer

Puis récupérer le P503 dans le volet ÉDITIONS d’HÉLIOS en cliquant sur Consulter

Remplir le numéro du budget collectivité puis Filtrer

27
 Cliquer sur la loupe

Ouvrir le fichier du P503 ou l’enregistrer sous

Remarque : pour toutes les collectivités il est conseillé de procéder à la consultation des pièces
non soldées régulièrement et en tout état de cause au début du mois de décembre pour
vérifier qu’un PES retour n’ait pas été oublié et pour titrer ou mandater toutes les opérations
de l’année en instance (choisir comme période de comptabilisation du 01/01 au 30/11)

28
 Question 8 : comment consulter les encaissements des régisseurs non soldés pour lesquels il
me reste donc des titres à émettre.

MÉTIER
ÉMARGEMENT
CONSULTATION

Sur la ligne Type pièce Encaissement avant émission de titre

Sur la ligne nature de pièce Versement régisseur
Sur la ligne Etat des pièces non soldée
Sur la ligne période de comptabilisation sélectionner la période que vous recherchez (ici par
exemple depuis le début de l’année jusqu’à fin septembre).

FILTRER

Les encaissements des régies apparaissent en consultation.

29
Si vous cliquer sur le 1er bouton Détail de la ligne, vous accédez aux informations suivantes,
nécessaires pour émettre votre titre.

Remarque : pour les collectivités ayant des régies il est conseillé de procéder à ce contrôle
mensuellement, et en tout état de cause au début du mois de décembre pour les opérations
de l’année (choisir comme période de comptabilisation du 01/01 au 30/11)

30
 Question 9 : comment consulter le solde de trésorerie de la collectivité.

MÉTIER
COMPTABILITÉ
CONSULTATION
COMPTE

Sur la ligne Compte le compte 515 (qui retrace le solde de trésorerie)

RECHERCHER

La trésorerie de la collectivité s’élève à 113 338,95€ (le solde du compte 515 est débiteur (D)).

Si vous cliquer sur Détail vous avez accès à toutes les dépenses effectuées (en crédit), et à
toutes les recettes encaissées (en débit), c’est-à-dire à tous les mouvements qui ont fait
augmenter ou diminuer la trésorerie.

31
Par exemple le crédit 216€ correspond au paiement par le SGC du mandat 107 (voir Détail)

Si vous cliquer sur le bouton Détail de la ligne, vous avez accès au détail du mandat (voir copies
d’écran de la question 1)

Remarque : par MÉTIER COMPTABILITÉ CONSULTATION COMPTE vous avez accès au solde de
tous les comptes :
• compte 4711 pour les recettes des régies,
• compte 47211 pour les échéances d’emprunt payées avant mandatement,
• compte 47131 P503 contributions directes (recettes fiscales),
• compte 47138 P503 autres
etc...

32
Question 10 : comment consulter les comptes de TVA et obtenir le brouillard TVA nécessaire à
l’établissement de la déclaration mensuelle ou trimestrielle de TVA

MÉTIER
COMPTABILITÉ
CONSULTATION
OPÉRATIONS DE TVA

Sur la ligne Budget collectivité bien indiquer le budget assujetti et donc concerné par la TVA (il
s’agit souvent de budget annexe, donc cliquer sur valeurs et sélectionner le numéro du budget
annexe concerné)

Sur la ligne Période sélectionner la période de TVA qui correspond à votre déclaration

Sur la ligne Service indiquer le numéro de service s’il y en a un

Le compte 44566 retrace les sommes à télédéclarer au titre de la TVA déductible (payée par
l’intermédiaire de vos mandats) en fonctionnement.

Le compte 44562 retrace les sommes à télédéclarer au titre de la TVA déductible (payée par
l’intermédiaire de vos mandats) en investissement.

Le compte 44571 retrace les sommes à télédéclarer au titre de la TVA encaissée et collectée.

Si pour une période donnée, la TVA déductible est > à celle collectée, vous avez le choix de
télédéclarer un crédit de TVA (TVA à reporter sur la période suivante) ou une demande de
remboursement de TVA au SIE (si le crédit est > à 750€ en cours d’année et 150€ au dernier
trimestre).
Si pour une période donnée la TVA déductible est < à celle collectée, vous devez télédéclarer
un paiement de TVA au SIE.

33
Cliquer à gauche de l’écran sur Edition brouillard

Quitter

Sur la page de garde d’Hélios, aller dans Editions Consulter

FILTRER

Cliquer sur la loupe

Ouvrir ou enregistrer le brouillard de déclaration TVA

Remarque : Pour l’instant le SGC vous adresse les brouillards de TVA sur demande. S’il venait à
ne plus le faire en vous demandant de l’éditer vous-même, il conviendra de suivre la procédure
évoquée ci-dessus)

34
 Question 11 : comment vérifier que le SGC a bien intégré dans Hélios une décision
modificative adressée soit en papier soit en pièce jointe d’un mandat

MÉTIER
BUDGET
CONSULTATION
PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES

RECHERCHER

Pour consulter le détail de la DM intégrée dans Hélios cliquer sur Détail

Cliquer sur Dépenses et Recettes fonctionnement et investissement pour accéder au détail de

la DM.

35
En fait cette DM n’a impacté que l’investissement dépenses avec un virement de crédit du
chapitre 21 au chapitre 204

Cliquer sur les 21 et 204 pour avoir le détail des comptes concernés

36
 Question 12 : comment vérifier la conformité de l’exécution du budget entre le SGC et la
collectivité : le contrôle de la conformité compte administratif et compte de gestion

Solution n°1 : par la consultation des crédits consommés d’Hélios

MÉTIER
BUDGET
CONSULTATION
EXÉCUTION BUDGÉTAIRE

RECHERCHER

Etat de consommation des crédits

AFFICHER

Comment lire le tableau ci-dessus qui est celui avec lequel vous allez pointer votre compte
administratif ?

Ce tableau indique :

1/ qu’en fonctionnement dépenses ont été pris en charge dans Hélios par le SGC des mandats
pour 32.699,11€

Si dans votre applicatif (AGEDI, COSOLUCE, BERGER LEVRAULT), vous avez un montant de
mandats en dépenses de fonctionnement émis différent, comment trouver la différence ?

37
Cliquer sur Détail des dépenses de fonctionnement pour avoir le détail des sommes prises en
charge par chapitre (011, 012, 65,66, etc).

Donc ici, en dépenses de fonctionnement,

• au chapitre 011, ont été pris en charge dans Hélios des mandats pour 12.890,08€,
• au chapitre 012 ont été pris en charge dans Hélios des mandats pour 2.550,46€, etc.…
Le contrôle de conformité Hélios compte administratif au niveau du chapitre vous amène par
exemple à constater une différence sur le chapitre 011. Vous avez 246 € en plus dans votre
compte administratif que dans Hélios.
Cliquer sur Détail en bout de ligne du 011 pour avoir le détail des dépenses prises en charge
par comptes au sein du chapitre 011 : en dépenses de fonctionnement ont été pris en charge
des mandats pour 2.531,87€ au compte 6061, pour 105,31€ au compte 60632, etc.…
Vous allez pointer avec votre grand livre ligne par ligne

La différence est au compte 635.

2 possibilités ici pour trouver le mandat de 246€ qui fait la différence :
1/ soit vous cliquez dans Détail de la ligne 6531 et vous pointez mandat par mandat avec votre
grand livre (si la différence résulte de plusieurs mandats, vous n’avez que cette option pour
pointer)
2/ soit par le montant je cherche le mandat (si un seul fait la différence)

38
 MÉTIER
DEPENSE
MANDATS
CONSULTATIONS
LISTE DES MANDATS

RECHERCHER

La différence tient au mandat 104 rejeté par le SGC et qui doit être mis à 0 dans votre
application.
Une fois la mise à 0 faite, il n'y aura plus de différence.

2/ qu’en fonctionnement recettes ont été pris en charge dans Hélios par le SGC des titres de
recettes pour 42.870,66€
Contrôle de conformité avec le compte administratif comme pour les dépenses de
fonctionnement.
Possibilité de contrôler au chapitre, au besoin dans le chapitre compte par compte, etc

39
Point de vigilance sur le 002 report des excédents de fonctionnement (ou des déficits ce qui
est très rare): ne pas oublier dans votre applicatif en fin d’exercice de passer l'écriture afférente
à son inscription interne dans le compte administratif avec les centimes (ici pour 117.643,66€).

3/ qu’en investissement dépenses ont été pris en charge dans Hélios par le SGC des mandats
pour 12.993,11€

On vérifie la concordance globale des sommes, puis par chapitre (cliquer Détail), c’est-à-dire ici
aux chapitres 16, 204 et 21 (le budget n’est pas voté à l’opération dans l’exemple).

Point de vigilance sur le 001 report des excédents ou déficits d’investissement : ne pas oublier
dans votre applicatif en fin d’exercice de passer l'écriture afférente à son inscription interne
dans le compte administratif avec les centimes (ici déficit donc dépenses d’investissement
pour 2.077,81€).

4/ qu’en investissement recettes ont été pris en charge dans Hélios par le SGC des titres de
recettes pour 10.779,22€

On vérifie la concordance globale des sommes, puis par chapitre (cliquer Détail). Au chapitre
10, 13 et 16 (pas d’opération sur les chapitres de recettes)..

40
Remarque : il est conseillé de procéder à ce contrôle de conformité entre votre comptabilité et
celle du SGC au moins semestriellement.

Solution n°2 : par le contrôle à partir de la balance des comptes édité

SERVICE
EXPLOITATION
LANCEMENT DE TRAITEMENT

Cliquer sur CPT Balance des comptes.

Remplir les lignes comme ci-dessous :

41
 TERMINER

Sur la page de garde d’Hélios, aller dans Editions Consulter

FILTRER

Cliquer sur la loupe

Ouvrir ou enregistrer la balance des comptes et pointer compte par compte avec votre grand
livre

42
43