Salam kontak dan validasi

- Kita semua memiliki pengalaman menghubungi perusahaan untuk mendapatkan bantuan. Di mana teknisi itu kasar, sepertinya tidak mau membantu dan tidak tahu siapa Anda atau mengapa Anda bahkan menelepon. Bagaimana perasaan Anda? Dan bagaimana perasaan Anda tentang perusahaan itu dan produk mereka? Menciptakan pengalaman positif bagi pelanggan kami adalah bagian dari tanggung jawab kami sebagai teknisi meja layanan. Meja layanan yang sukses berfokus pada proses dan memberikan pengalaman pelanggan yang berkualitas. Jadi mari kita lihat bagaimana kita dapat menciptakan pengalaman yang membuat pelanggan kita merasa dihargai dan proses yang memastikan konsistensi. Ada komponen layanan pelanggan inti yang menciptakan fondasi untuk interaksi pelanggan yang sukses. Komponen-komponen ini membuat dan mengatur nada untuk kontak. Dari perspektif proses, komponen-komponen ini dapat dilakukan secara berbeda di berbagai organisasi. Apa yang akan kita bahas dalam bab ini, adalah pentingnya dan tujuan masing-masing. Komponen inti yang akan kami bahas meliputi, salam dan validasi, investigasi dan diagnosis, resolusi, dan penutupan. Jadi mari kita mulai dengan komponen pertama. Salam dan validasi. Langkah salam dan validasi penting karena mengatur nada untuk seluruh kontak. Pikirkan seperti ini, ini seperti pengenalan ke meja layanan, dan itu mengatur panggung untuk interaksi yang positif. Tujuan dari salam ini adalah untuk mengumpulkan dan memvalidasi informasi penting pelanggan. Memvalidasi informasi ini sangat penting untuk memenuhi pedoman keamanan, persyaratan hukum atau bahkan organisasi. Panduan keamanan yang menetapkan konten untuk salam kontak dapat bervariasi di seluruh organisasi. Ini dapat mencakup pengumpulan informasi seperti nomor ID pelanggan, nomor jaminan sosial, atau ID karyawan. Anda tahu, itu benar-benar hanya tergantung pada jenis kontak dan jenis pusat. Menciptakan nada yang tepat untuk kontak adalah bagian penting dari pengaturan panggung untuk sukses. Pelanggan kami ingin merasa seperti kami siap dan bersemangat dan benar-benar bersedia untuk membantu mereka. Dan ini bukan hanya tentang kata-kata yang kita gunakan, ini juga tentang nada. Nada suara kita adalah kunci untuk menciptakan interaksi positif. Kami ingin terdengar positif dan optimis. Tidak seperti kita terganggu dan tidak mau membantu. Jadi mari kita lihat contoh bagaimana melakukan salam dan validasi dengan benar dan tidak benar. - Terima kasih telah menghubungi meja layanan ABC, ini Anice, bolehkah saya memiliki nomor ID anggota Anda? (mengetik keyboard) Terima kasih, bagaimana saya dapat membantu Anda hari ini? - Dalam contoh ini, teknisi kami menggunakan nada senang dan membantu dan menyatakan kesediaan yang sebenarnya untuk membantu pelanggan. - Meja bantuan. - Dalam contoh ini Anda dapat mendengar nada yang jelas tidak terdengar membantu sama sekali. Tidak ada ungkapan kesediaan yang nyata untuk membantu. Juga tidak mengikuti jenis proses apa pun. Pelanggan bahkan tidak tahu di mana mereka menelepon, dan mereka belum ditanyai pertanyaan apa pun untuk memvalidasi informasi. Jadi langkah salam dan validasi menawarkan kita kesempatan untuk menyapa pelanggan dan memberikan suasana yang tepat untuk interaksi pelanggan kita. Ini juga memungkinkan kami untuk memverifikasi dan memvalidasi informasi keamanan penting tersebut. Informasi ini memungkinkan kami untuk memenuhi persyaratan perusahaan, organisasi, dan hukum. Mari kita mulai menyelesaikan rencana tindakan kita dengan menulis di salam dan validasi untuk meja Anda. Sekarang, jika meja Anda saat ini tidak memiliki proses salam dan validasi, Anda dan organisasi Anda dapat memanfaatkan sumber daya yang kami pelajari di sini untuk membuat salam dan validasi yang sesuai. Ingat, sapaan Anda harus positif. Ini harus membantu, itu harus mengidentifikasi di mana pelanggan telah menelepon dan siapa yang akan membantu mereka. Dengan menggunakan sapaan yang konsisten, Anda mengatur panggung untuk interaksi yang positif.