Dari kursus: Outlook: Manajemen Email yang Efisien

Manajemen email

Dari kursus: Outlook: Manajemen Email yang Efisien

Mulai uji coba gratis 1 bulan Beli untuk tim saya

Manajemen email

“

- [Instruktur] Ketika kita berpikir tentang efisiensi email, manajemen email di Outlook atau program email berfitur lengkap lainnya, apa yang sebenarnya kita bicarakan? Ada lima fitur atau set alat berbeda yang dapat Anda dan saya gunakan untuk menjadi tidak hanya lebih efisien, tetapi juga sangat efektif dalam menjinakkan kotak masuk liar kami. Yang pertama adalah kita dapat mengatur Outlook sehingga akan mendukung ulasan email terbaik seperti yang kita lihat di email kita. Misalnya, jika kita tidak menggunakan panel baca, kita mungkin ingin mengaktifkannya hanya karena kita dapat menyesuaikannya sehingga ketika kita menggunakan Panel Baca, hal-hal lain sedang terjadi. Outlook menandai pesan sebagai sudah dibaca karena cara kita membacanya dan karena penyiapan atau penyesuaian yang telah kita lakukan. Tetapi ketika kita memiliki banyak pesan, kita juga perlu memiliki seperangkat alat yang memungkinkan kita memproses volume email secara efektif, bukan satu per satu saat saat kita membacanya. Oleh karena itu, kami juga dapat membuat tampilan yang memungkinkan kami untuk melihat email kami berdasarkan pengirim, berdasarkan tanggal, oleh perusahaan asalnya. Kita dapat membuat banyak tampilan yang akan memudahkan kita untuk dapat menemukan email dan memproses email kita. Ada tampilan Percakapan di Outlook yang merupakan alat ulasan yang sangat canggih, dan ini adalah salah satu hal pertama yang akan saya tunjukkan kepada Anda cara memanfaatkannya. Setelah kita merasa nyaman dengan tampilan, kita akan beralih ke membuat folder. Apakah Anda membuat folder di Kotak Masuk Anda atau Anda membuat folder di Arsip dan menggunakannya terutama untuk menyimpan pesan yang sudah selesai, folder itu kuat. Folder memungkinkan kita untuk fokus pada pesan dalam wadah tertentu dengan cara tertentu. Anda dapat memilih untuk membuat folder yang menyimpan pesan yang terkait dengan produk, terkait pelanggan, siklus, atau semua pesan dari atasan Anda. Di mana pun kami menyimpan pesan, kami dapat menandainya dengan empat cara berbeda sehingga kami dapat dengan mudah melacak dan mencari serta memfilter status baca atau belum dibaca, tindakan yang ingin kami ambil, dan berapa lama pesan tersebut harus dipertahankan, apakah pesan tersebut harus dihapus. Akhirnya, kita akan fokus pada area kelima, yang merupakan alat bawaan di Outlook yang memungkinkan kita mengotomatiskan cara kita bekerja dengan email. Alat pertama adalah Langkah Cepat, seperti makro, tetapi berjalan di dalam Outlook daripada Word atau Excel. Kita juga dapat membuat aturan khusus yang dapat digunakan dalam banyak cara, untuk mengelola pesan, untuk memindahkan pesan, untuk menanggapi pesan, dan untuk mengelola email kita bahkan ketika kita berada di luar kantor.

Konten