Jurnal JPIT Vol 3 No 2
Jurnal JPIT Vol 3 No 2
Abstract A book is a reading tool for everyone, it is very besar, server dan konektivitas lokal yang baik. Fungsi
important for an institution to keep knowledge going and rekomendasi penelitian ini juga bisa jadi batu loncatan untuk
generate new knowledge. In the library of the Faculty of mahasiswa tingkat akhir dalam mengerjakan penelitian lebih
Computer Science Unsika, one of the obstacles that is the library awal.
space where the books are less adequate and difficult to find the
title of research for final students because the title should not be Kata Kunci rancang bangun, perpustakaan digital, document
the same. Development of a library with Document Management management system.
System based is a method in solving the problem, it is expected
to provide solutions in achieving a document management. Can
accommodate all books uploaded by users, given permissions I. PENDAHULUAN
and speed in the deployment to all users. Development of this Perpustakaan merupakan kumpulan pengetahuan yang
modeling tool using the method. Which is in accordance with the tersusun dan tersimpan pada suatu tempat. Perpustakaan
wishes of customers. Database storage using MySQL, Object menjadi gudang ilmu bagi banyak orang dan sarana berbagi
Oriented Programming (OOP) programming language using the ilmu pengetahuan. Pada hakikatnya adalah tempat
Code Igniter (CI) framework. Based on the results of simple menyimpan buku-buku dan dokumen [1]. Adapun
random sampling of 35 respondents 86.80% say agree to the permasalahan yang ditemukan dalam perpustakaan yaitu
digital library. the concept of document management system berkurangnya buku seperti hilang, dicuri atau rusak. Masih
required large storage media, server and good local connectivity.
kurangnya timbal balik pengetahuan setelah membaca, seperti
This function can also be a stepping stone to do research.
pendokumentasian atau reproduksi pengetahuan baru [2].
Diperlukan tempat yang besar untuk penyimpanan buku dan
Abstrak Buku merupakan sarana baca bagi setiap orang , ruang yang luas untuk pengunjung perpustakaan. Dengan
sangat penting bagi suatu instansi agar pengetahuan terus
berkembangnya teknologi dan informasi yang pesat. Di dalam
berputar dan menghasilkan pengetahuan-pengetahuan baru.
Pada perpustakaan Fakultas Ilmu Komputer Unsika salah satu perpustakaan diperlukan pengelolaan, agar ilmu pengetahuan
kendala yang dihadapi adalah ruang perpustakaan tempat tersebut dapat tersimpan dengan baik, tidak tercuri,
buku-buku yang kurang memadai dan kesulitan pencarian judul berkurang, rusak ataupun hilang. Oleh sebab itu di dalam
penelitian untuk mahasiswa tingkat akhir karena judul tidak sebuah perpustakaan dibutuhkan penerapan konsep Document
boleh sama. Pengembangan perpustakaan dengan berbasis Management System.
Document Management System merupakan suatu metode dalam Sistem manajemen dokumen atau Document Management
pemecahan masalah tersebut, ini diharapkan dapat memberikan System (DMS) adalah pengelolaan dokumen secara
solusi dalam tercapainya suatu pengelolaan dokumen. Dapat elektronik yang diterapkan pada suatu organisasi [3]. Dengan
menampung semua buku yang di upload oleh user, diberikan
penerapan DMS pada perpustakaan, maka akan diberlakukan
permissions serta mempermudah dalam penyebaran ke seluruh
pengguna. Pengembangan perpustakaan ini menggunakan digitalisasi dari buku-buku menjadi dokumen elektronik yang
metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model dapat mengurangi risiko buku rusak atau hilang. Jika hilang
prototype karena ruang lingkupnya sedang, dan sistem yang dapat dilakukan retrieval atau pengambilan dokumen dari
dikembangkan merupakan sistem yang sesuai dengan keinginan storage. Untuk mempermudah publish dokumen dan
pelanggan. Penyimpanan basis data menggunakan MySQL, sekaligus menamabah ruang baca, pengunjung perpustakaan
Bahasa pemrograman Object Oriented Programing (OOP) dapat mengaksesnya menggunakan media elektronik seperti
dengan menggunakan framework Code Igniter (CI). smartphone dan notebook. Sebagai timbal balik ilmu
Berdasarkan hasil simple random sampling dari 35 responden pengetahuan, pengunjung dapat melakukan upload dokumen
86,80% mengatakan setuju untuk perpustakaan digital. konsep
penelitiannya. Setiap dokumen yang masuk akan meminta
document management system diperlukan media penyimpanan
konfirmasi kepada admin, ini agar dokumen yang di publish
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan [2]. Beberapa
*) Corresponding author: Yayan Gustiana kelebihan DMS yaitu dokumen akan mudah dikelola, mudah
Email: [email protected]
dicari, dapat dicetak kembali. Manfaat lainnya dapat dengan model yang dipilih yaitu prototype. Tahapan-tahanpan
mendukung proses bisnis suatu instansi yang membutuhkan yang ada di model prototype ini yaitu analisa kebutuhan,
pelayanan dokumen secara cepat. membangun prototype, evaluasi prototype, pengkodean
Penelitian menggunakan pendekatan kuantitatif, karena sistem, pengujian sistem, evaluasi sistem, dan deployment
penelitian ini menggunakan populasi dan sampel [4]. Tujuan (DMS), diperlihatkan pada Gbr.1 [9] .
utama perpustakaan digital berbasis document management
system di fakultas ilmu komputer, agar mahasiswa tingkat
akhir tidak kesulitan dalam pencarian judul skripsi dan
referensi buku sebagai bahan pengetahuan. Tidak terjadi
duplikasi penelitian dengan angkatan sebelumnya, serta
menumbuhkan minat baca mahasiswa dan interaksi mereka
terhadap ilmu pengetahuan.
2) Capture: Dimana dokumen masih yang masih Penginputan judul buku atau skripsi masih ada yang
berbentuk buku, maka diperlukan proses konversi dari dicatat pada sebuah buku khusus.
gambar kedalam teks digital. Ada beberapa judul buku atau skripsi yang tidak tercatat.
3) Indexing: Index dokumen ini digunakan untuk Mahasiswa fakultas ilmu komputer yang menempuh
melacak, pengklasifikasian yang dilakukan melalui metadata tingkat akhir kesulitan dalam menentukan judul penelitian,
atau kata yang diekstrak dari isi dokumen. Fungsi utama dari Karena judul yang diajukan harus berbeda dengan
indexing sendiri untuk mendukung pengambilan penelitian mahasiswa terdahulu.
dokumen(retrieval). Pembuatan index topology diperlukan Tempat penyimpanan buku dan ruang baca yang terbatas.
untuk melakukan pengambilan cepat (rapid retrieval).
4) Storage: Menyimpan dokumen elektronik. Dimana Usulan penyelesaian masalah sebagai berikut:
mencakup pengelolaan dokumen seperti: Di mana mereka Penginputan judul buku atau skripsi dapat melalui aplikasi
disimpan, disusun berdasarkan kategori, dan perpindahan perpustakaan digital oleh mahasiswa atau dosen Fakultas
dokumen dari satu media penyimpanan ke media Ilmu Komputer UNSIKA, dan pengelola hanya
penyimpanan lainnya. mengkonfirmasi buku yang masuk pada perpustakaan.
5) Retrieval: Pengambilan dokumen dari storage, Buku yang di masukan oleh mahasiswa melalui aplikasi
dimana saat dokumen itu dibutuhkan. Pengambilan suatu akan tercatat langsung di database.
dokumen dilakukan dengan menetukan indeks yang unik atau Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer UNSIKA yang
indeks dasar melalui pencarian pengguna, jika indeks cocok
menempuh tingkat akhir tidak akan khawatir judul
dengan metadata dari dokumen yang dituju maka dokumen
penelitiannya akan sama, karena dapat melihat judul
tersebut dapat diambil.
penelitian terdahulu dengan mudah dengan fitur pencarian
6) Distribusi: Distribusi dokumen harus memiliki
buku yang ada di aplikasi.
format yang tidak dengan mudah diubah. Dokumen yang di
Penyimpanan buku akan dikelola secara digital melalui
distribusi harus melewati validasi terlebih dahulu.
sistem, dan ruang baca bertambah karena aplikasi dapat
7) Security: Kemanan dokumen dipegang penuh oleh
diakses menggunakan jaringan wireless lokal UNSIKA.
admin, dimana keamanan tersebut meliputi, pengunggahan,
validasi, distribusi, dan pencetakan dokumen. Penciptaan
Kebutuhan Fungsional merupakan kebutuhan proses-
PDF merupakan elemen penting untuk mencegah perubahan
proses aplikasi yang dapat dilakukan oleh pengguna sebagai
atau penggunaan yang tidak diinginkan.
berikut:
8) Workflow: Merupakan alur kerja dari document
Pengguna dapat memasukan data buku (judul, kategori,
management system yang diterapkan pada suatu instansi,
ISBN, penulis, penerbit, keterangan, dan dokumen pdf),
mencakup alur pengunggahan, validasi, pengambilan,
mengubah data buku, verifikasi data buku, menghapus
pencetakan, dan distribusi dokumen.
data buku, mencari data buku dan membuat laporan total
9) Kolaborasi: Kolaborasi dalam document
buku.
management system. Dalam bentuk dasarnya, colabortive
DMS harus memungkinkan dokumen diakses dan diambil Pengguna dapat memasukan data kategori, mengubah
oleh pengguna yang diizinkan (authorized user). kategori dan menghapus kategori.
10) Versioning: Merupakan log akses dari buku yang Pengguna dapat memasukan data user (nama, NPM,
diambil dan dilakukan pengguna, agar tetap terus terjaga password, dan tanggal lahir), mengubah data user,
keamanannya. mengubah data user, menghapus data user, mencari user.
11) Searching: Mencari dokumen dan berkas Pengguna dapat memasukan data penelitian, mengubah
menggunakan atribut atau pencarian teks lengkap (full text data penelitian, menghapus data penelitian, mencari data
search). Dokumen dapat dicari menggunakan berbagai atribut penelitian, dan verifikasi penelitian.
dan isi dokumen. Pengguna dapat melihat log aktivitas, membuat laporan
12) Integrasi: Mengintegrasikan document management log dan mencari log aktivitas.
system dengan aplikasi lainnya dengan tujuan memperbaiki
proses bisnis yang ada. Kebutuhan Non Fungsional pada penelitian ini terdiri dari
13) Validasi: Validasi ini meliputi approving, kebutuhan preangkat keras dan perangkt lunak. Perangkat
pengecekan metadata, dan tipe dokumen yang dilakukan oleh Keras/Hardware dengan spesifikasi Processor minimal
admin. 2.0GHz, chace 4M, Harddisk minimal 500GB 7.2K RPM,
14) Publishing: Publishing disini melibatkan public Memory minimal 4GB, Monitor 15”, Lain-lain seperti Mouse
viewing hanya dapat diakses oleh fakultas ilmu komputer, & Keyboard. Untuk Perangkat Lunak (Software) yang
authorize dalam pengambilan dokumen, printing dan dibutuhkan untuk mendukung aplikasi perpustakaan digital
approving dokumen yang diunggah oleh pengguna. yaitu sistem operasi windows server, web server Xampp
v3.2.2, TextEditor Notepad++ v7.5.1, Framework
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN CodeIgniter v3.1.6, Browser menggunakan Mozilla firefox,
A. Analisa Kebutuhan Internet Explorer, dan Chrome.
Identifikasi kebutuhan dilakukan untuk mendeskripsikan Aplikasi perpustakaan digital digunakan oleh tiga jenis
kebutuhan sistem yang akan dibuat berdasarkan keinginan user. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada TABEL I.
user[11]. Berdasarkan hasil Kuesioner dan observasi terdapat
beberapa pendefinisian masalah sebagai berikut:
C. Representasi Interface
Pada gambar merupakan hasil interface dari prototype
yang telah di ubah ke dalam bahasa pemrograman. Pada Tabel
II merupakan hasil representasi dari prototype halaman awal
admin ke pengkodean sistem.
TABEL III
PENGUJIAN FUNGSI
Data Hasil yang Repon Sistem Hasil
Masukan diharapkan Uji
Hasil Uji Data Normal
Login
Masukkan data Masuk ke Menampilkan Diterima
pada form login halaman utama halaman utama
Gbr. 2 Use case aplikasi perpustakaan
yang benar sesuai dengan hak
sesuai dengan akses
TABEL II data di basis
TAMPILAN HALAMAN AWAL ADMIN data
Prototype Mengelola Data User
Memasukkan Berhasil Berhasil Diterima
data user pada menyimpan ke menyimpan ke
form tambah dalam basis data dalam basis data
data user sesuai
dengan aturan
Memilih dan Berhasil Berhasil Diterima
mengubah data mengubah data mengubah data
user pada form dan menyimpan dan menyimpan ke
user sesuai ke dalam basis dalam basis data
dengan aturan data
Memilih dan Berhasil Berhasil Diterima
Hasil menghapus data menghapus data menghapus data
interface user dari basis data dari basis data
Mengelola Data Buku
Memasukkan Berhasil Berhasil Diterima
data buku pada menyimpan ke menyimpan ke
form tambah dalam basis data dalam basis data
buku sesuai
dengan aturan
Memilih dan Berhasil Berhasil Diterima
mengubah data mengubah data mengubah data
buku pada form dan menyimpan dan menyimpan ke
buku sesuai ke dalam basis dalam basis data
d) Definisi hardware:
Media penyimpanan, merupakan server yang dapat
menampung data perpustakaan digital.
Media akses, adalah media penghubung jaringan berupa
wireless akses poin ataupun kabel local area network
Perangkat input, bisa berupa scanner, komputer ataupun
smartphone sebagai perangkat untuk memasukan data.
Gbr. 6 Struktur implementasi
Perangkat output, merupakan perangkat keluaran yang
menampilkan hasil dari pengoperasian aplikasi seperti
Pada Gbr. 5 merupakan struktur fisik yang akan di komputer dan smartphone.
implementasikan pada perpustakaan berbasis documenet
management system [14]. Jaringan yang dipakai bersifat e) Definisi software:
intranet, dengan ruang lingkup fakultas ilmu komputer Sistem operasi, merupakan perangkat lunak sistem yang
unsika. Struktur fungsional Pada aplikasi perpustakaan digital mengatur sumber daya dari perangkat keras dan
dengan basis document management system terdapat 3 user, perangkat lunak.
dimana masing-masing user terdapat beberapa fungsi yang Aplikasi perpustakaan digital, adalah aplikasi yang akan
sudah dapat dijalankan. di implementasi.
TABEL V
NILAI INTERVAL
f) Definisi brainware:
Admin, merupakan pengelola perpustakaan yang Jawaban Nilai Interval
nantinya akan mengatur proses berjalannya aplikasi Mendekati tidak setuju 0% - 50%
perpustakaan digital. Mendekati setuju dam tidak setuju 50%
Mahasiswa, merupakan pengguna perpustakaan yang Mendekati setuju 50% - 100%
dilakukan pembatasan dalam hal upload buku harus
melewati validasi admin dan tidak bisa upload Dari analisis skala Guttman, titik kesesuaian diatas 50%
penelitian. yaitu 86,80%, sehingga dapat dikatakan aplikasi perpustakaan
Dosen, merupakan pengguna perpustakaan yang digital berbasis document management system mendekati
dilakukan pembatasan dalam upload buku karena harus setuju
melewati validasi admin.
V. KESIMPULAN
F. Evaluasi Sistem Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan maka
Hasil evaluasi dilakukan dengan menggunakan angket aplikasi perpustakaan digital dibuat menggunakan
atau kuesioner yang diberikan kepada 35 responden pemrograman php dengan tools codeigniter dalam
mahasiswa menggunakan teknik Simple Random Sampling pengembangannya, dan mysql sebagai basis data. Aplikasi
[4]. Dimana diantaranya 7 orang angkatan 2013, 12 orang dapat digunakan untuk membaca buku, upload buku, dan
angkatan 2014, 2 orang angkatan 2015, 8 orang angkatan melihat rekomendasi penelitian atau penelitian terdahulu.
2016, dan 6 orang angkatan 2017. Penilaian tersebut disajikan Berdasarkan hasil evaluasi user dengan menggunakan
dalam bentuk pilihan Antara ‘Setuju’ atau ‘Kurang Setuju’ kuesioner, aplikasi perpustakaaan digital fasilkom memiliki
dengan menggunakan User Acceptace Testing dengan persentase 86,80% dan termasuk dalam mendekati setuju
perhitungan skala Guttman Cross-Sectional [15]. pada interval 50% sampai 100%. \
Dalam menerapkan konsep document management system
TABEL IV HASIL KUESIONER
pada aplikasi perputsakaan digital mulai dari rancangan
Pernyataan Kriteria Jawaban
KS ST prototype dan kebutuhan yang diperlukan seperti media
P1 5 30 penyimpanan dengan kapasitas besar, server yang mumpuni
P2 3 32 dan konektivitas lokal yang baik. Pengurus perpustakaan yang
P3 35 teliti dan cekatan dalam memilah dokumen juga sangatlah
P4 4 31 dibutuhkan, karena buku yang masuk setiap waktu akan
P5 9 26
P6 10 25
menumpuk jika tidak terus diperbarui. Fungsi rekomendasi
P7 4 31 penelitian ini dapat membantu mahasiswa dalam melihat
P8 2 33 penelitian terdahulu maupun penelitian yang akan di pilih,
Total 37 243 bahkan bisa jadi batu loncatan untuk mengerjakan penelitian
Rata-rata 5.29 30.38 lebih awal. Sehingga dapat menghasilkan mahasiswa yang
lulus tepat waktu.
Berdasarkan tabel untuk Mengetahui posisi presentase Berdasarkan kesimpulan diatas dapat diajukan beberapa
jawaban setuju yang diperoleh dari kuesioner, maka dihitung saran untuk penelitian selanjutnya. Untuk penelitian
terlebih dahulu kemudian ditempatkan dalam rentang selanjutnya dapat dibuat menu sub upload khusus penelitian,
presentase sebagai berikut: karena upload masih bersifat umum. Penambahan fitur chat
atau pesan ke user sebagai komunikasi user dan admin.
Jawaban “Setuju” rata-rata : 30,38/35 x 100% =86,8% Laporan pengelolaan penelitian agar dapat melihat daftar
Jawaban “Kurang Setuju”rata-rata: 5,29/35 x 100% mahasiswa yang sudah mengambil judul penelitian yang ada
=15,11% pada perpustakaan digital. Dalam konsep document
management system masih ada yang harus ditambahkan
search berdasarkan kata pada text isi buku atau ekstrak
searching. Karena perpustkaan digital ini hanya bersifat lokal,
Kurang Setuju 15.11%
diharpakan untuk peneliti selanjutnya sudah dapat di hosting
Setuju 86.80% dan diperhatikan aspek keamanannya.