É o fim das reuniões inúteis? Empresas fazem até encontros em pé para mudar prática arraigada nos escritórios

• Futuro próximo: Inteligência artificial vai substituir até 80% dos empregos e 'isso é bom', diz pesquisador
• Preço alto: Reuniões inúteis no trabalho custam US$ 100 milhões por ano a grandes empresas

Antes das mudanças, parecia não importar com quem eles conversavam, artistas, investidores ou funcionários: muitas reuniões duravam duas horas.

— Às vezes, isso é intencional porque estamos construindo relacionamentos, mas outras vezes não —disse Martine.

— Temos um membro da equipe que definitivamente gosta de falar muito — acrescentou Shannon com uma risada. — As reuniões com ele não são nada eficientes.

Todo o tempo gasto em reuniões deixava pouco tempo para a equipe trabalhar. Na Apostrophe, isso significa menos tempo estabelecendo conexões com artistas e compradores ou escolhendo peças para exposições.

Mas o problema não é só da startup nova-iorquina. Funcionários nos Estados Unidos gastam em média 31 horas por mês em reuniões que consideram improdutivas, de acordo com o Zippia, um site que fornece informações sobre a cultura da empresa.

Shannon e Martine estavam cientes desse problema. Para eles, qualquer tipo de reunião — com um candidato a emprego ou com um colaborador de longa data — costumava se arrastar. O que eles precisavam era de uma solução para o problema.

• Trabalho: O que é a 'desistência silenciosa' que viralizou no TikTok?

Então, quando entrevistaram uma candidata para ser sua nova assistente, não ofereceram a ela uma cadeira. Em vez disso, perguntaram se ela estava disposta a falar em pé. Então, pularam a conversa fiada e mergulharam direto em sua experiência de trabalho, ambições, pontos fortes e fracos e opiniões sobre a indústria da arte.

— Depois de 20 minutos, conseguimos tudo o que procurávamos. A conversa foi tão eficiente que quase me senti mal por ter sido tão curta — disse Shannon.

Ela foi contratada e foi uma experiência tão positiva — embora Shannon e a candidata estivessem de salto alto — que, a partir de então, Apostrophe passou a incentivar reuniões em pé. (Na verdade, em sua próxima reunião de equipe, todos se levantaram.)

• Empregos para 50+: Empresas procuram profissionais maduros, com envelhecimento da mão de obra

Na verdade, as reuniões são uma fonte de estresse para funcionários e gerentes.

— As reuniões por si só não causam problemas. Elas não foram criadas com uma mentalidade sádica — disse Steven G. Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte, campus de Charlotte.

Sua premissa básica – que um líder deseja que mais pessoas sejam informadas ou participem da tomada de decisões – pode ajudar os funcionários a se sentirem engajados. As reuniões dão voz a mais pessoas e ser convidado é como uma honra, acrescentou Rogelberg:

— As reuniões mal feitas são as que causam problemas — explicou. — Quando as reuniões não são bem conduzidas e há muitos participantes, elas são muito longas e não têm um propósito claro, e isso é problemático.

• Em Wall Street: Analistas de mercado ganham pausa para 'curtir a vida'

Também é um problema quando as pessoas têm muitas reuniões e não conseguem fazer seu trabalho. Em um estudo de 2022, Rogelberg descobriu que os funcionários de escritório gastam em média 18 horas por semana em reuniões, representando cerca de US$ 25 mil em custos salariais por funcionário. Também descobriu que eles achavam que não precisavam estar em 30% das reuniões para as quais eram convidados.

O trabalho remoto durante a pandemia, que privou os funcionários da oportunidade de conversas espontâneas, propiciou a proliferação de reuniões on-line, por ferramentas como o Zoom. De acordo com um relatório da Microsoft de março do ano passado, o número de reuniões semanais aumentou 153% em todo o mundo desde o início da pandemia.

Muitas empresas estão começando a enfrentar o problema, encontrando maneiras criativas de tornar as reuniões, tanto presenciais quanto virtuais, não apenas mais eficientes, mas também mais escassas.

• 'Big brother' no home office: Empresas usam software para vigiar e cortam salário de quem sai da frente da tela

Sarah Kellogg Neff, CEO da Lactation Network, uma empresa de 65 pessoas que conecta novas mães com recursos de lactação e é a maior rede do país de consultores de lactação certificados, quer que seus funcionários se sintam no controle de seu dia de trabalho.

— Temos uma cultura de muita confiança e muita autonomia. É disso que as pessoas de alto desempenho precisam - afirmou.

Por isso, a política da empresa é que os funcionários podem optar por não comparecer às reuniões, independentemente de quem os convidou — mesmo que seja seu chefe ou o chefe do seu chefe!.

— Quando convidados para uma reunião, todos se sentem empoderados para dizer: 'Qual é o meu papel aqui?', ou talvez: 'Ei, estou trabalhando em outra coisa. Tudo bem se eu não participar da reunião?'— contou Sarah.

Às vezes as pessoas a cancelam, mas ele não fica ofendido:

— De certa forma, isso me deixa orgulhosa.

• Cor, bichinho ou personagem: quem é você no escritório? Conheça os testes de personalidade que já são usados até em promoções

Sam Kaser, de 30 anos, que mora em Chicago e trabalha na equipe de atendimento ao paciente da Lactation Network, disse que exerce esse direito regularmente, especialmente quando o monitoramento periódico de um projeto de longo prazo está fora de alcance das tarefas que tem que cumprir na semana.

Ela teve mais reuniões nesta empresa do que em qualquer trabalho anterior, contou, mas não está tão frustrada se precisa participar:

— Tenho cem por cento de certeza do motivo pelo qual deveria estar naquele 'sala'.

• ‘Gato da caixinha' ou ‘alpinista popular’? Faça o teste e descubra quem é você no trabalho

Muitas empresas, incluindo a Lactation Network, estão experimentando dias livres de reuniões. Existem estudos que mostram que esse tipo de intervenção pode funcionar. Um publicado no MIT Sloan Management Review descobriu que quando as empresas incorporam um dia sem reuniões por semana, a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação melhoram.

• Na pandemia: Cansados de tanta reunião virtual, profissionais em home office desenvolvem 'fadiga do Zoom'.

Em um estudo da Microsoft com 435 de seus funcionários, 73% disseram que sexta-feira sem reuniões era bom para seu bem-estar e 77% disseram que beneficiava seu tempo para se concentrar.

A fabricante de software de design Canva tem 3.500 funcionários em oito escritórios ao redor do mundo. Se alguém tentar marcar uma reunião na quarta-feira, dia designado pela empresa para não haver reuniões, aparece uma recusa automática “com uma observação de que estamos tentando adotar essa política de saúde mental e produtividade”, explicou Jennie Rogerson, chefe global de pessoas da Canva, com sede em Sydney, na Austrália.

Rogerson conta que usa as quartas-feiras para verificar seus e-mails:

— Não há nada melhor do que ver zero e-mails na minha caixa de entrada.

A empresa valoriza tanto essa política que já está experimentando semanas inteiras em que as reuniões não essenciais são canceladas.

Mas não é fácil fazer algo assim, admite Rogerson, pois alguns funcionários estão em fusos horários diferentes.

— Ter uma quarta-feira sem reuniões significa mais um dia que a Austrália e os EUA não podem se encontrar e, com a mudança de fuso horário, o número de horas que as pessoas podem se encontrar já é mínimo. Estamos tentando pensar sobre isso.

• Na Índia: Diplomas inúteis estão criando uma geração de desempregados

Outro problema é que outros dias de trabalho podem ser mais movimentados do que o normal.

— Sabe quando você joga Tetris e as coisas ficam loucas?, perguntou Rogerson. — É assim que meu calendário se parece, exceto na quarta-feira sem reuniões.

No início deste ano, a empresa de comércio global Shopify restabeleceu sua quarta-feira sem reuniões, quejá havia tentado no passado, e as reuniões naquele dia caíram 44%. Para liberar mais tempo, Shopify também removeu automaticamente as reuniões recorrentes com três ou mais pessoas e pediu a elas que esperassem duas semanas para reagendar para que pudessem pensar sobre o que precisavam acrescentar novamente. A empresa também criou um horário específico para reuniões em toda a empresa.

• Dicas dos especialistas: Como pedir aumento no trabalho presencial ou remoto? Especialistas dão dicas

Jacques Krzepkowski, designer de produto da equipe da Shopify em Calgary, em Alberta, disse que passou 18 horas por semana em reuniões em 2022. Agora, sua semana média tem oito horas de reuniões.

Sarah Neff, da Lactation Network, alertou que a eliminação de grandes reuniões de grupo poderia deixar alguns funcionários se sentindo excluídos. Embora sua empresa tente reduzir o número de reuniões, ainda permite a participação de quem quiser:

— Temos uma política de portas muito abertas. Se o funcionário ver um um tema que lhe interesse ou uma reunião que lhe interesse, pode assistir, mas se não, respeitamos o teu tempo.

• Saúde do empregado: ‘Burnout’ cresce e evidencia desequilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Rogelberg, que também trabalha como consultor, disse que faz com que os clientes simplifiquem as reuniões ao reescrever a agenda como perguntas a serem respondidas, em vez de tópicos a serem discutidos:

— Se você fizer isso, terá que realmente pensar sobre por que está se reunindo. Se não há perguntas para responder, você não precisa de uma reunião.

O problema com todas essas técnicas — sem reuniões às segundas-feiras, reuniões em pé, semanas de foco sem nenhuma reunião — é que mesmo as equipes mais avessas a reuniões podem ter dificuldade em implementá-las.

— Esses dias ou meios dias sem reuniões às vezes têm algum sucesso, mas é preciso um compromisso coletivo muito forte para que isso seja feito — acrescentou Rogelberg. — Temos dados que sugerem que as pessoas agendam encontros durante esses períodos sem reuniões porque sabem que todos estão disponíveis.