A jovem abstêmia foi se tornando uma analista dos eventos que frequentava — e ganhou popularidade com os amigos. "Hoje eu bebo socialmente, mas quando eu comecei a frequentar as festas, eu estudava para medicina, treinava, e não podia atrapalhar minha performance. Eu ia com olhar crítico, observava os problemas e pensava como eu faria para resolver”, conta Horta, que notava desde falhas de segurança nas festas que entrava de penetra até problemas de controle no serviço do bar, nos quais conseguia consumir mesmo sem sistema de open bar.

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A paixão por viagem e sua vocação um tanto nômade foram elementos importantes na carreira da promoter, também. Além dos EUA, Horta morou em países como Austrália, Inglaterra e Indonésia, conheceu a Nova Zelândia a bordo de um motorhome e passou uma longa temporada em Ibiza, onde mais tarde se casou, numa agenda de oito de celebrações com os convidados. É de Ibiza, aliás, boa parte dos artistas, músicos e decoradores com quem conta para animar os eventos até hoje. Em Londres, estudou organização de eventos e mercado de luxo na European School of Economics.

Hoje ela se desdobra para atender a uma intensa temporada de casamentos na Itália — tendência desencadeada pelas paisagens da série “The White Lotus” (HBO). Com outros dois sócios e uma equipe enxuta de três colaboradores fixos, sua Rockstage Produções organiza eventos em qualquer parte do mundo, com extensa lista de fornecedores e parceiros locais familiarizados com seus mercados.

Um evento como este, seja um “destination wedding” ou viagens para premiações corporativas, pode facilmente custar mais de R$ 12 milhões — sem contar os custos com hospedagem e passagem dos convidados. O custo se justifica pelo grau de dificuldade do que precisa ser executado (e às vezes pela excentricidade): em um dos maiores casamentos organizados por Horta no Nordeste, um artista e sua equipe saíram da África do Sul para erguer uma escultura de madeira de mais de cinco metros de altura para decorar a festa. A noiva tinha visto a obra num festival em Tulum e fazia questão de tê-la no casamento.

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Em eventos corporativos, a exigência não é menor. Horta e sua equipe já levaram executivos para curtir o show do Paul McCartney, de pertinho, mas sem empurra-empurra: a solução foi pagar o ingresso também para uma dezena de seguranças cercarem o perímetro. Em Portugal, para aproveitar um agradável passeio pela rua, sem sofrer com o calor, os colaboradores de um grande banco puderam desfrutar de espumantes e vinhos, colocados em carrinhos na calçada. Eles sequer sabiam que aquilo era obra da cerimonialista, impressionados com a receptividade local...

Horta não expõe os pedidos excêntricos dos clientes, mas revela que já atendeu estrelas como o jogador da NBA Joakim Noah e companhias como BTG, Kia Motors e Riot Games. “O fundamental é conhecer bem o perfil ou a personalidade de cada cliente e promover uma experiência única. No caso dos eventos pessoais, é essencial entender do que a pessoa gosta, o tipo de comida, o lugar favorito. Já para eventos corporativos, precisamos ter um objetivo claro: quer captar novos clientes? Expandir o mailing? Encantar as pessoas? Enquanto os eventos sociais são uma celebração, os eventos corporativos precisam estar alinhados com objetivos estratégicos e comerciais."

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Como é de se imaginar, imprevistos não faltam. Recentemente um quarteto de violinistas gregas chegou à Itália sem figurino nem instrumentos, depois que a companhia aérea extraviou a bagagem. Semanas depois, um dos hotéis mais renomados da Europa, reservado por uma pequena fortuna, deu apenas o gramado como área para a recepção de um casamento intimista. Quando os colaboradores responsáveis por cada área não conseguem resolver, Horta é quem dá as coordenadas.

“Eu sou muito calma. Acho que isso vem do tênis. O fato de ter jogado um esporte individual me mostrou que a primeira coisa que eu preciso controlar sou eu mesma. Se eu perdia a cabeça, eu perdia o jogo. Fui treinando muito esse autocontrole, para manter a calma e pensar numa estratégia”, diz a promoter. "Evito a qualquer custo a palavra problema, na minha equipe a gente fala ‘surgiu uma situação’. Gosto de informar o cliente só quando já tenho a solução e, por isso, precisamos ser rápidos.”

Sai vinho, entra tequila: O destilado mexicano tem roubado a cena mesmo em ocasiões românticas, como os casamentos. Ao mesmo tempo, o chef veio para o centro da festa, com a proposta de “cozinha show”. A maior parte dos eventos agora conta com ilhas que preparam os alimentos na hora para cada convidado e suas preferências individuais.

Menos é mais: Longe de ser uma escolha motivada por orçamento, as festas têm ficados menores e mais exclusivas para convidados realmente próximos. Especialmente em eventos sociais, a ideia é que o casal de noivos ou aniversariante consiga dar mais atenção aos presentes — mas a tendência vale para o corporativo.

Rasgando o protocolo: Cafona é o casamento com cara de festa corporativa, com tudo do bom e do melhor mas sem personalidade. Nem as empresas, aliás, querem mais esse perfil e pedem personalização conforme as características de seu negócio e até dos convidados, diz a cerimonialista.