Englisch für die Arbeit: 15 Sätze für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz
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Die Harvard Business Review titelte vor einiger Zeit: „Global business speaks English“ (Die globale Geschäftswelt spricht Englisch). Mit anderen Worten, Kurse in Business-Englisch ist Ihr Schlüssel zum internationalen Arbeitsmarkt.
Möchten Sie Ihr Englisch für die Arbeit verbessern, aber es fällt Ihnen schwer, sich einzelne Wörter und Ausdrücke einzuprägen? Dann nutzen Sie doch unsere Liste leicht zu merkender Sätze, um sich auf verschiedene Situationen im Büro vorzubereiten.
Am Telefon
What can I do for you?
Hi Ted! This is Charlotte. What can I do for you? (Hallo Ted! Hier ist Charlotte. Was kann ich für dich tun?)
In einer Fremdsprache zu telefonieren, kann einige Überwindung kosten. Daher ist es hilfreich, sich einen einfachen Anfangssatz zurecht zu legen. Statt zu sagen “What do you want?” können Sie mit der Floskel “What can I do for you?” etwas höflicher nach dem Grund des Anrufs fragen.
Das ist eine freundliche und effiziente Art und Weise, in ein Telefonat einzusteigen.
I’m trying to reach…
Hello, this is Priya. I’m trying to reach Gill from Human Resources. (Hallo, hier ist Priya. Ich würde gerne mit Gill aus der Personalabteilung sprechen.)
Wenn Sie mit der wörtlichen Bedeutung von “reach” im Sinne von „nach etwas greifen“ vertraut sind, klingt diese Formulierung vielleicht im ersten Moment etwas unheimlich, aber keine Sorge!
In diesem Fall bedeutet es einfach, dass Sie mit einer Person in Kontakt treten möchten. Manchmal muss man zuerst mit mehreren Personen sprechen, bis man die richtige Person am Apparat hat. In solchen Situationen ist “I’m trying to reach …” die weniger fordernde Alternative zur direkten Frage “Where is Gill from Human Resources?”
I didn’t quite catch that.
I didn’t quite catch that; would you mind repeating what you just said? (Ich habe das nicht ganz verstanden; würden Sie bitte noch einmal wiederholen, was Sie zuletzt gesagt haben?)
Wir kennen es alle: Selbst in unserer Muttersprache haben wir oft Probleme, die Person am anderen Ende der Leitung zu verstehen. Wenn dann noch Fachvokabular und Abkürzungen in einer Fremdsprache dazu kommen, wird das Ganze noch verwirrender!
Der Satz “I didn’t quite catch that” wird üblicherweise als Aufforderung verstanden, das Gesagte langsamer und deutlicher zu wiederholen.
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Kommunikation per E-Mail
I’m reaching out because…
Hello, Lei! I’m reaching out because I have a business proposal for you. (Hallo Lei, ich wende mich an Sie, weil ich Ihnen ein Angebot machen möchte.)
Es mag verwirrend sein, aber im Gegensatz zu „trying to reach“ ist mit “reach out to” nichts anderes gemeint, als sich an jemanden zu wenden. “I’m reaching out because…” ist also ein höflicher, effizienter Einstieg in eine E-Mail, mit dem Sie auch gleich erklären können, was der Grund für die Kontaktaufnahme ist.
Natürlich schadet es nicht, eine freundliche Begrüßungsfloskel wie “Hope all is well” (Ich hoffe, es geht Ihnen gut) vorauszuschicken, wenn Sie die Person bereits kennen.
I’ll get back to you.
I’ll get back to you about that report as soon as I finish the project with Mia! (Wegen des Berichts melde ich mich wieder bei dir, sobald ich das Projekt mit Mia abgeschlossen habe!)
Immer diese Abgabefristen! Möglicherweise jonglieren Sie gerade mehrere Projekte auf einmal und müssen daher eines priorisieren und andere dafür zurückstellen.
Mit “I’ll get back to you” können Sie Ihrem Gegenüber zu verstehen geben, dass Sie aktuell sehr beschäftigt sind, sich aber so bald wie möglich Zeit nehmen werden.
I just wanted to follow up…
Hi Veronica! I just wanted to follow up on that email I sent last Monday… (Hallo Veronica, ich wollte noch einmal auf die E-Mail zurückkommen, die ich dir letzten Montag geschickt habe…)
Wir sind alle vielbeschäftigt und wissen, wie es ist, einen E-Mail-Posteingang zu öffnen, der voller dringender Nachrichten ist. Da kann es vorkommen, dass wir nicht sofort eine Antwort auf unsere Anfragen bekommen (Sie verstehen, worauf ich hinauswill?).
Indem Sie eine E-Mail mit der Floskel „I just wanted to follow up“ beginnen, erinnern Sie die betreffende Person höflich daran, dass sie Ihre letzte Nachricht noch nicht beantwortet hat.
“Unverblümte Fragen wie Did you see my last email?” oder “Is there a reason you didn’t answer my email from last Thursday?” kommen bei Englisch-Muttersprachlern dagegen gar nicht gut an. Sie werden als unhöflich oder sogar aggressiv empfunden.
Smalltalk im Büro
What do you do?
I’m a Customer Service Representative. What do you do? (Ich arbeite im Kundenservice. Und was machst du/was machen Sie?)
Diese Frage ist ein guter Gesprächseinstieg, wenn Sie eine Person zum ersten Mal treffen. Mit “What do you do?” können Sie herausfinden, welche Rolle der oder die Andere im Unternehmen hat.
Das ist sowohl für das Kennenlernen als auch für den geschäftlichen Kontakt hilfreich, denn Sie müssen ja wissen, ob und wie Sie beide in Zukunft zusammenarbeiten werden.
How did you get into…?
It’s cool that you work on robotics! How did you get into being an engineer? (Du beschäftigst dich also mit Robotik – sehr spannend! Wie bist du zum Maschinenbau gekommen?)
“How did you get into…?” bedeutet so viel wie “Warum hast du dich für diesen Beruf entschieden?”. Es schadet nie, nach dem Karriereweg der anderen Person zu fragen und herauszufinden, wofür sie sich begeistern kann! Dieser Satz ist ein Garant für ein aufschlussreiches Gespräch, da die meisten Leute gerne über ihren Job sprechen.
Ihr Gegenüber wird Ihnen dann seinerseits Fragen stellen, und es entwickelt sich eine natürliche Art von Smalltalk.
How is everything going over in…?
Hey Michelle! How is everything going over in sales? (Hallo Michelle! Wie läuft es denn bei euch im Verkauf?)
Wenn Sie das Neueste aus einer anderen Abteilung erfahren möchten, können Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen fragen “How is everything going over in…?”.
Damit zeigen Sie gleichzeitig, dass Sie sich für die andere Person interessieren und wissen, welche Arbeit sie macht. Auch wenn Sie Geschäftliches zu besprechen haben, eignet sich die Formulierung gut als Einstieg, denn Ihr Gegenüber wird Ihnen wahrscheinlich die gleiche Frage stellen.
Sie können dann von Ihrem Job erzählen und anschließend über die Zusammenarbeit sprechen.
Geschäftsverhandlungen
How did you arrive at that price/cost?
We’re not sure $200 per unit is really fair. How did you arrive at that price? (Wir sind uns nicht sicher, ob 200 US-Dollar pro Stück ein fairer Preis sind. Wie kommen Sie auf diesen Preis?)
Mit “arrive at” können Sie auf gehobene und höfliche Art nach den Gründen für die Preisgestaltung fragen. Sie geben Ihrem Gegenüber damit die Möglichkeit auszuführen, warum es sich um einen guten Vorschlag handelt.
Finanzielle Informationen sind wichtig, wenn Sie ein Geschäft abschließen möchten. Es gilt also, die richtigen Fragen zu stellen, um die Verhandlungen voranzutreiben. Hilfreicher als Fragen, die sich mit “Ja” oder “Nein” beantworten lassen, sind solche nach dem “Wie” und “Warum”.
We’d like to offer a counter-proposal.
Thank you for your offer of $100,000. Given the price of office equipment, we’d like to offer a counter-proposal of $75,000. (Vielen Dank für Ihr Angebot über 100.000 US-Dollar. Angesichts der Preise für Bürogeräte möchten wir Ihnen einen Gegenvorschlag von 75.000 US-Dollar unterbreiten.)
Die andere Partei schlägt möglicherweise einen Preis oder Bedingungen vor, die nicht Ihrem Budget oder Ihrem Bedarf entsprechen. Ein “counter-proposal” ist in einer solchen Situation eine höfliche Art, diese abzulehnen und einen eigenen Vorschlag zu machen.
Natürlich wird es daraufhin einen Gegenvorschlag zu Ihrem Gegenvorschlag geben – aber hier kommt unser nächster Satz ins Spiel!
The bottom line is…
The bottom line is we simply can’t agree to pay that amount. (Unterm Strich können wir diesem Betrag einfach nicht zustimmen.)
Verhandeln ist eine Kunst, aber manchmal muss man auch ganz direkt sein. Irgendwann müssen Sie der anderen Partei sagen, was Ihre “bottom line” ist, also bei welchen Punkten Sie einfach keine Kompromisse eingehen können.
Diese Redewendung stammt aus der Buchhaltung, wo in der untersten Zeile (oder zu Deutsch unter dem Strich) der endgültige Saldo steht.
Gespräche mit Vorgesetzten
Would it be possible to speak with…?
Hi, this is Reyna. Would it be possible to speak with Mr. Xi? (Hallo, hier ist Reyna. Könnte ich bitte mit Herrn Xi sprechen?)
Wenn Sie das Gespräch mit Vorgesetzten suchen möchten, ist dies ein großartiger Einstieg. Höflichkeit ist hier das oberste Gebot. Die Formulierung “Would it be possible…” statt “Can I…?” oder “Can you…?” zeigt bereits, dass Sie respektvoll an ihn oder sie herantreten.
Aber auch im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen oder Geschäftskontakten aus englischsprachigen Unternehmen können Sie die Floskel gut verwenden – Höflichkeit schadet schließlich nie!
Is there a way…?
Is there a way we could find a more time-efficient solution to the distribution problem? (Können wir nicht vielleicht eine zeiteffizientere Lösung für das Verteilungsproblem finden?)
Diesen Satz können Sie verwenden, wenn Sie Ihren Vorgesetzten einen Vorschlag machen möchten. Mit “Is there a way to…” können Sie Ihre Ideen vorbringen und gleichzeitig klar machen, dass Sie respektieren, dass die endgültige Entscheidung nicht bei Ihnen liegt.
Die Formulierung ist auch nützlich, um Gegenvorschläge zu machen, ohne unhöflich oder unangemessen zu wirken.
Do you have any feedback for me?
Thank you for reviewing my project! Do you have any feedback for me? (Vielen Dank, dass Sie sich mein Projekt angesehen haben! Können Sie mir irgendein Feedback geben?)
Unter Feedback versteht man eine Rückmeldung darüber, was gut oder schlecht gemacht wurde. Offenheit in der Kommunikation ist besonders im Gespräch mit Vorgesetzten wichtig.
Indem Sie um Feedback bitten, können Sie einen Austausch darüber anregen, was schon gut läuft und in welchen Bereichen Sie sich noch verbessern können.
Außerdem werden Ihre Vorgesetzten auf eine solche direkte, aber höfliche Frage sicherlich gerne mit hilfreichen Vorschlägen antworten.
Fazit
Ein gewisses Business-Englisch-Vokabular ist in der modernen Arbeitswelt unverzichtbar. Wenn Sie sich unsere hilfreichen Sätze einprägen, haben Sie schon einmal eine gute Basis – auch ohne viel Vokabeln oder Grammatik pauken zu müssen.
Natürlich sind diese fünfzehn Floskeln aber nur ein erster Anfang.
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