Saiba quais qualidades são essenciais para o sucesso em uma função de assistente administrativo e como encontrar o melhor candidato para o seu negócio.

Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

Last updated on 22 de jul. de 2024

Você está contratando um assistente administrativo. Que qualidades são essenciais para o sucesso?

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Contratar um assistente administrativo pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente se você precisa de alguém que possa lidar com várias responsabilidades, se comunicar de forma eficaz e apoiar os objetivos da sua equipe. Um assistente administrativo não é apenas um funcionário administrativo, mas um parceiro valioso que pode tornar sua vida mais fácil e seu negócio mais produtivo. Mas quais qualidades são essenciais para o sucesso nessa função? Aqui estão alguns dos mais importantes para procurar quando você está contratando um assistente administrativo.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 6 contribuições. Saiba mais

1 Competências organizacionais

Um assistente administrativo precisa ter excelentes habilidades organizacionais, pois muitas vezes são responsáveis por gerenciar agendas, arquivos, documentos, notas fiscais e outras tarefas que exigem atenção aos detalhes e precisão. Um assistente administrativo organizado pode priorizar sua carga de trabalho, cumprir prazos e evitar erros que possam causar confusão ou atrasos. Eles também podem usar ferramentas e sistemas para agilizar seu trabalho e manter tudo em ordem.

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Jessica Budden
An organized administrative assistant plays a critical role in an executive’s success. During my time as an executive assistant for a financial advisor who was on the verge of being fired and failing inspections, I took the initiative to step in and make a difference. Although he hadn't specifically asked for help and was dealing with his own challenges, I reorganized his files, created checklists, categorized his clients, and improved his scheduling. This proactive approach led to a complete turnaround—he started passing inspections and became a valuable asset to the company.

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2 Habilidades de comunicação

Um assistente administrativo precisa ter fortes habilidades de comunicação, pois muitas vezes são o primeiro ponto de contato para clientes, clientes, fornecedores e outras partes interessadas. Um assistente administrativo eficaz pode se comunicar de forma clara e profissional, tanto verbalmente quanto por escrito, e adaptar seu estilo e tom a diferentes situações e públicos. Eles também podem ouvir ativamente, fazer perguntas relevantes e fornecer feedback e informações conforme necessário. Um bom comunicador também pode construir relacionamento e confiança com os outros, e lidar com conflitos e reclamações com tato e diplomacia.

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Grace Joshua

Graduated at Mzumbe University
Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

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3 Habilidades de resolução de problemas

Um assistente administrativo precisa ter habilidades sólidas de resolução de problemas, pois muitas vezes se depara com desafios inesperados e problemas que exigem soluções rápidas e criativas. Um assistente administrativo engenhoso pode pensar de pé, pesquisar e analisar informações, e usar sua iniciativa e julgamento para encontrar a melhor maneira de resolver problemas. Eles também podem antecipar possíveis problemas e impedi-los de escalar ou afetar seu trabalho ou o trabalho de outros.

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Kelly K.

Administrative Assistant
In my experience, a combination of personal and professional skills are the qualities one should look for in an administrative assistant. Good grammar, good manners, a positive attitude, time management, and a personal desire to succeed in the workplace are the bare bones of these qualities. Professional skills may vary due to the type of office, but the ability to work on a computer and a phone should definitely be on top of the list. Another important professional skill is the ability to help out the client with an issue rather than "bothering the boss". A final issue, that I believe is the most important, is being a team player. No admin is an island!

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4 Competências técnicas

Um assistente administrativo precisa ter uma série de habilidades técnicas, pois muitas vezes são obrigados a usar vários softwares e aplicativos para executar suas tarefas. Um assistente administrativo proficiente pode usar programas comuns, como Microsoft Office, Google Workspace ou Adobe Acrobat, bem como softwares especializados, como contabilidade, CRM ou ferramentas de gerenciamento de projetos. Eles também podem aprender novas habilidades e tecnologias, conforme necessário, e solucionar quaisquer problemas que possam surgir.

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Kelly K.

Administrative Assistant
The baseline minimum of technical skills that an admin should have in this day and age are, in my opinion (and experience), the following: good phone manners, email literacy, research skills, knowledge of Microsoft Office/Suite, Adobe, filesharing, and knowledge of common office administration info (such as vendors, AR, and AP). Another good technical skill to have is good security literacy. This means to know when an email or a phone call is a phishing scam. One person is all that is needed for a scammer to enter an organization. As an admin, we need to use our commone sense and be the "wall".

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5 Habilidades interpessoais

Um assistente administrativo precisa ter fortes habilidades interpessoais, pois muitas vezes está trabalhando com pessoas e personalidades diferentes, dentro e fora da organização. Um assistente administrativo amigável e cooperativo pode colaborar efetivamente com seus colegas, gerentes e outras equipes, e apoiar seus objetivos e necessidades. Eles também podem mostrar respeito e apreço pela diversidade e inclusão, e se adaptar a diferentes culturas e preferências. Um assistente administrativo positivo e cortês também pode melhorar a reputação e a imagem da organização, além de promover a fidelização e a satisfação dos clientes.

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Michelle Williams

Executive Administrative Assistant at The University of Chicago
My job as the admin to my executive is to be the face of his office. I represent him and our company in every single thing I do. The most important thing that I feel I do is build relationships with others - whether it be external or internal peers and colleagues. My dad taught me to treat the Custodian with the same respect as you would the CEO, and I carry that with me today. You not only gain respect from others, you gain trust and the image of your organization as a whole becomes that much more positive!

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6 Veja o que mais considerar

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SILVER IBOK

Seasoned Administrative Assistant | BYUI pathway student
Breach confidentiality: Admin assistants often have access to sensitive information about the company, employees, and clients. They need to maintain confidentiality and not disclose any confidential information to unauthorized individuals. This cannot be overemphasized, when bridged, it could lead to disciplinary action or loss of employment. This is one very important aspect of of being an admin assistant

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