Características de um sistema de informação competente

Nos dias atuais, a velocidade com que as informações são produzidas e o respectivo acesso tornou-se chave para mercado corporativo, sendo visto como grande diferencial na tomada de decisões, assim como no planejamento estratégico das empresas.

A ideia de sistemas da informação deve ser compreendida como um conjunto de partes interligadas, como uma entidade que deve ser constantemente alimentada, adaptada e melhorada, sendo para este fim, de extrema importância, o papel do Administrador de Sistemas ou Líder de Projetos.

Sistemas de informação devem ter sua função e características definidas pelas necessidades do negócio, assim como uma base de dados integrada e acessível a todos os colaboradores, respeitando critérios de segurança da informação, alta disponibilidade e por fim, suportar os objetivos estratégicos da organização.

Para assegurar que um sistema de informação agregue aos objetivos delineados no plano estratégico da organização é importante que o líder de projetos realize um análise do ambiente da empresa, cujo o intuito é prover ao líder o conhecimento necessário sobre os diferentes processos organizacionais.

Uma vez conhecido o ambiente da empresa, outro passo importante é realizar uma análise SWOT ou análise FOFA em português, a fim de identificar as Forças, Oportunidades, Ameaças e Fraquezas do sistema de informação, conforme a definição:

Força...

Manutenção dos dados, disponibilidade das informações e acesso a elas

Oportunidade...

Possibilidade de crescimento dos negócios, por meio do sistema integrado, na hipótese de visão dos gestores de utilizar, estrategicamente, as informações disponibilizadas.

Ameaça e fraqueza...

O risco da não atualização das informações e de contingências que, porventura, não possam ser corrigidas em tempo hábil, impedindo o acesso a informação.

(CARVALHO, 2012, p.14)

Sistemas competentes devem ter suas forças resguardadas, suas oportunidades potencializadas e suas ameaças e fraquezas eliminadas ou mitigadas.

Como um sistema de informação deve potencializar o desempenho da organização, este deve ser provido de fatores relevantes como relata (CARVALHO, 2012, p.26).

Interfaces de integração - mecanismos que permitam a comunicação do sistema de informação com outros sistemas da empresa, muitas empresas desenvolvem subsistemas no conceito de barramento de serviços, o qual consiste em montar canais tecnológicos onde os sistemas podem se conectar uns aos outras a fim de enviar ou receber informações;

Identificação inteligente de problemas - mecanismos que permitam a identificação automática de falhas a fim de reduzir o tempo de solução para os problemas, para este caso é recomendado a utilização do método Case Based Reasoning (CBR). O CBR consiste em um método para solução de problemas baseado em experiências e respectiva solução, uma base de conhecimento;

Gerenciamento de serviços - mecanismos que fornecem ao gestor o constante monitoramento da disponibilidade dos serviços, planos de contingência e ações imediatas, através deste tipo de monitoramento, é possível, por exemplo, monitorar a estabilidade da rede de dados da organização e ativar automaticamente redes secundárias em caso de falhas, reduzindo o impacto para o cliente interno e externo.

O planejamento do sistema de informação deve ser feito através de um casamento junto ao plano estratégico da organização, (CARVALHO, 2012, p.27) complementa que, os atributos de planejamento dos sistemas de informação na empresa são: foco no negócio, visão estratégica da tecnologia, valor agregado, planejamento de atualização rápida e constante, ambiente da empresa, condições de mudança, mercado do negócio, utilização de técnicas inovadoras para a gestão do conhecimento, estatísticas, redes de comunicação, formatos novos e adequados.

A missão e a visão da empresa devem estar presente no propósito dos sistemas e nos conhecimentos produzidos, cabe ao administrador de sistemas, na figura da TI, inovar e resguardar as soluções a um nível de excelência para possibilitar que os processos de negócio alcancem e superem seus objetivos.

O conhecimento é um dos maiores bens de uma organização, diferencia uma empresa de mesmo segmento de outra, pois através do conhecimento e da agilidade com que é disponibilizado dentro da corporação, possibilita às organizações tornarem-se mais ou menos eficientes e eficazes.

Referências bibliográficas:

CARVALHO, Marinilza Bruno, Administração de Sistemas da Informação. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2012.