Apostila Completa Ahgora PontoWeb
Apostila Completa Ahgora PontoWeb
Apostila Completa Ahgora PontoWeb
Ahgora PontoWEB
SUMÁRIO
2
5-‐
BATIDAS
........................................................................................................................................................
50
5.1
CONHECENDO
O
MÓDULO
BATIDAS
.........................................................................................................................
50
5.2
APURANDO
BATIDAS
DE
PONTO
...............................................................................................................................
50
5.3
AJUSTANDO
BATIDAS
COM
ERRO
.............................................................................................................................
53
5.4
VISUALIZANDO
O
LOG
DE
AJUSTES
............................................................................................................................
54
5.5
VISUALIZANDO
JUSTIFICATIVAS
................................................................................................................................
55
5.6
ACESSANDO
BATIDAS
DE
PONTO
VIA
LINK
EXTERNO
......................................................................................................
56
5.7
VISUALIZANDO
REPS/EQUIPAMENTOS
DE
RELÓGIO
PONTO
..........................................................................................
60
5.8
EXERCÍCIO
–
MARQUE
A
ALTERNATIVA
CORRETA
.........................................................................................................
61
6-‐
DOCUMENTOS
...............................................................................................................................................
62
6.1
CONHECENDO
O
MÓDULO
DOCUMENTOS
.................................................................................................................
62
6.2
GERANDO
DOCUMENTOS
PARA
IMPRESSÃO
...............................................................................................................
62
6.3
EXPORTANDO
DADOS
PARA
A
FOLHA
DE
PAGAMENTO
..................................................................................................
63
6.4
GERANDO
RELATÓRIOS
..........................................................................................................................................
65
6.5
BLOQUEANDO
PERÍODOS
RETROATIVOS
.....................................................................................................................
67
6.6
EXERCÍCIO
–
MARQUE
A
ALTERNATIVA
CORRETA
.........................................................................................................
68
3
1-‐
APRESENTAÇÃO
DO
SISTEMA
PONTOWEB
4
O sistema exibirá a tela de
login, na qual você irá
informar seu e-mail e
senha cadastrados
previamente através do e-
mail de confirmação
encaminhado a você. Caso
ainda não tenha recebido,
solicite através do e-mail
[email protected]
5
• Ahgora Suporte Remoto: Instala o aplicativo de suporte Ahgora, o
qual possibilita ao usuário falar diretamente com o atendente de
suporte via ramal e compartilhar a visualização de sua tela.
• Layout Antigo: Altera o layout da tela para o modelo antigo.
6
• Assiduidade: Mostra em tempo real os funcionários que já bateram o
ponto.
• Ajuda da Ahgora: Exibe a lista de manuais disponíveis para consulta
e o botão Ahgora HelpDesk para solicitação de suporte.
• Novidades da Ahgora: Exibe as notícias do Blog Ahgora, com
assuntos atuais do mercado e novas funcionalidades do sistema.
• Links Rápidos: Mostra a lista de atalhos para acesso rápido às
funcionalidades do sistema, os quais podem ser adicionados e
configurados de acordo com as preferências do usuário.
7
1.5.2
Configurando
os
widgets
8
1.6
Exercício
–
Marque
a
alternativa
correta
Resposta correta: 2
9
2
–
CONFIGURAÇÕES
/
ADMINISTRA
EMPRESA
A opção Administra
Empresa contém o
cadastro de todas as
informações gerais da
empresa. A
configuração dessas
informações será
descrita logo mais.
10
A aba Registro de Acesso exibe o relatório de acessos do usuário ao
sistema, informando a data, horário, e-mail, IP e quais páginas foram
acessadas. A exibição das informações pode abranger todo o período ou um
período específico, informando-o no campo Filtro e clicando em Visualizar.
Para começar a
configurar sua
empresa, clique na
opção Administra
Empresa e, a seguir,
na aba Gerais.
11
Na aba Gerais você irá informar os dados da empresa, como nome da
empresa, inscrição estadual e CNPJ. Caso a empresa possua filiais, é
possível cadastrar mais de um CNPJ com outro endereço e Razão Social.
Esta opção é indicada para empresas que possuam mais de uma filial, a fim
de separar os funcionários que estão na matriz ou filial, por exemplo. É
importante lembrar que todos os campos marcados com asterisco são
campos de preenchimento obrigatório.
12
A opção Atestados do PontoWEB exibe a listagem de atestados técnicos do
equipamento (relógio ponto), caso haja. Caso existam atestados técnicos
disponíveis, o sistema os exibirá em arquivos PDF.
13
• Frase padrão para espelho de ponto: Frase que aparecerá no
rodapé do espelho de ponto, o documento em PDF gerado pelo
sistema para o funcionário confirmar suas batidas de ponto, assinar e
devolver ao RH.
14
2.1.3
Configurando
o
banco
de
horas
/
espelho
estendido
A seguir você irá configurar o banco de horas/espelho estendido, definindo
as seguintes opções:
15
2.1.4
Cadastrando
os
e-‐mails
de
contato
Nesta etapa você irá cadastrar os e-mails do setor Financeiro e Técnico de
sua empresa, para que o suporte Ahgora possa contactar a empresa caso
haja necessidade.
16
2.1.6
Cadastrando
centros
de
custos
Esta opção permite que sejam cadastrados Centro de Custos, de acordo com
os códigos utilizados pelo setor contábil de sua empresa. Posteriormente,
estes Centro de Custos poderão ser vinculados aos cadastros de
funcionários, facilitando o gerenciamento de informações em relatórios.
17
Ao utilizar o PontoWEB, a empresa usuária se responsabiliza pelo
desenvolvimento de um software – ou pela implementação deste recurso em
seu sistema legado – denominado Cliente Web Service, o qual se conectará
ao web service da Ahgora, executando os serviços disponíveis na interface.
Este desenvolvimento pode ser realizado em qualquer plataforma, em
qualquer linguagem de programação.
18
Para cadastrar um novo usuário, clique no botão Adicionar um Usuário.
19
De acordo com a lei, todo funcionário com carga horária semanal tem direito
a um descanso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos. Caso
o funcionário atinja o Limite de Falta estabelecido nesta configuração, será
aplicado a ele o desconto do valor em horas que foi definido no campo
Desconto DSR.
Por exemplo, um funcionário com carga horária semanal de 40 horas terá
uma carga horária diária de 8 horas. Caso ele tenha uma falta durante a
semana, ou a soma de atrasos da semana atingir o limite equivalente a uma
falta, o funcionário sofrerá o Desconto DSR definido na configuração do
campo.
20
2.2
Exercício
–
Marque
a
alternativa
correta
Resposta correta: 3
21
3-‐
HORÁRIOS
22
Outra forma de acessar essa funcionalidade é através do menu Horários,
clicando no sub-menu Nova Hora Adicional.
23
Para realizar o cadastro de uma nova jornada, clique no botão Nova
Jornada.
A definição de outra hora para início do dia substitui a hora padrão 00:00 e
deverá ser utilizada somente para cadastro de jornadas noturnas ou para
casos específicos em que os funcionários iniciem seu expediente logo após a
virada do dia, ou seja, à meia-noite. Outro ponto importante é que a virada
do dia seja definida com uma margem de segurança para que o horário de
saída do expediente não ultrapasse o que foi estipulado na virada, para que
não hajam conflitos na ordem das marcações.
24
horário contratual, ele não receberá desconto nem hora extra por
conta disso.
• Intervalos da jornada flexíveis: Esta opção torna fixos os horários
de início e final do expediente e flexibiliza o horário de intervalo, de
modo que o funcionário possa realizar seu intervalo em qualquer
horário do expediente.
• Aplicar fatores de banco de horas após compensação
automática: Esta ferramenta faz com que não sejam aplicados os
fatores de banco de horas diferenciados caso o colaborador não tenha
cumprido a carga horária diária. Caso existam fatores de banco de
horas, eles serão aplicados somente sobre o saldo restante. Esta
opção é indicada quando há bancos de horas com fator multiplicador
diferenciados.
• Converter horas a menos em: Permite selecionar como serão
debitadas as horas do funcionário caso ele trabalhe menos tempo do
que o descrito no horário contratual.
• Converter excedente em: Permite selecionar como serão creditadas
as horas do funcionário caso ele trabalhe mais tempo do que o
descrito no horário contratual.
• Utilizar batidas automáticas para o dia: Permite que sejam
configuradas batidas automáticas para o horário de intervalo dos
funcionários. Esta opção só pode ser usada para intervalos, nunca
para início e fim de expediente. Ao ser exibida no espelho de ponto, a
batida automática sempre aparecerá com seu par.
• Ignorar intervalo da jornada para aplicar batidas automáticas:
Substitui o horário de intervalo definido na jornada dos funcionários
pelo horário definido nas batidas automáticas.
• Horas automáticas: Neste campo são definidas as horas automáticas
de saída para o intervalo e a hora de retorno do intervalo.
25
O próximo passo, o qual é opcional e pode variar conforme o acordo sindical
de sua empresa, será configurar o tipo de horas adicionais (hora extra 50%
por exemplo) e o limite diário de horas adicionais que o funcionário poderá
realizar. Caso o limite definido seja excedido, o restante das horas adicionais
será convertido no tipo seguinte (hora extra 100% por exemplo).
26
de trabalho é de difícil acesso e a condução é fornecida pelo
empregador.
• Desconto de falta: Neste campo é definida a quantidade de horas
necessárias para que seja considerada a falta.
27
Para realizar o cadastro de uma nova escala, clique no botão Nova Escala.
28
Ao finalizar as definições, clique no botão Adicionar, para que as
informações sejam armazenadas. Feito isso, as definições aparecerão na
lista de limites mensais de horas adicionais.
A seguir você irá definir o tempo de tolerância determinado para que a soma
de atrasos do mês não seja convertida em falta ou banco negativo de horas.
29
• Limite de falta: É a definição da quantidade de horas equivalente à
soma de atrasos durante a semana, para que o sistema aplique ou
não o desconto das horas.
• Descontar o valor do dia da falta: Desconta o valor integral do dia
de trabalho em caso de falta.
• Semanal – Apresenta o DSR semanalmente: Exibe o DSR
semanalmente.
• Mensal – Apresenta o total mensal de DSR semanal: Exibe o
total de DSR mensalmente.
• Apurar na Semana Seguinte: Apura o DSR na semana seguinte.
Para finalizar o cadastro da escala, você irá configurar a forma como serão
tratadas as horas trabalhadas em um dia de afastamento ou feriado,
definindo se estas horas serão convertidas em horas extras ou banco de
horas.
30
Para visualizar o log de uma jornada, acesse o menu Horários e clique no
sub-menu Logs Jornadas. Caso alguma alteração tenha sido realizada nas
jornadas, ela será exibida na listagem.
Esta opção também pode ser acessada através da tela Horários, na aba
Jornadas. Para isso, localize a jornada referente a qual você deseja
visualizar o log e clique no botão Relógio, na mesma linha.
Esta opção também pode ser acessada através da tela Horários, na aba
Escalas. Para isso, localize a escala referente a qual você deseja visualizar o
log e clique no botão Relógio, na mesma linha.
31
3.6
Exercício
–
Marque
a
alternativa
correta
Resposta correta: 1
32
4-‐
FUNCIONÁRIOS
33
Esta tela apresenta também um filtro de busca de funcionários. Ao clicar no
botão Avançado, são exibidas diversas opções através das quais é possível
buscar um funcionário por departamento, cargo e várias outras, sendo uma
opção bastante indicada para buscas em listas muito grandes.
34
As opções Novo Funcionário e Afastamentos/Feriados podem ser acessadas
nesta mesma tela ou através do menu de acesso e serão descritas
posteriormente.
A seguir, clique no botão Ação a Ser Executada e escolha uma das ações
disponíveis.
35
Ao clicar na ação
desejada, o sistema
exibirá uma janela de
aviso. Para prosseguir
com a execução da
ação em massa, clique
no botão Concordo.
O sistema exibirá
uma nova janela,
onde você deverá
selecionar a
informação que será
adicionada aos
funcionários através
da ação em massa e
clicar no botão
Adicionar.
36
4.3
Cadastrando
funcionários
no
sistema
37
Você poderá optar por
permitir ou bloquear o
acesso do funcionário
às suas próprias
batidas de ponto, e
definir se você deseja
ou não receber um
alerta a cada
justificativa feita pelo
funcionário através do
link de visualização de
batidas. Para isto,
basta marcar ou
desmarcar as checkbox
relacionadas.
38
O sistema exibirá a
janela de comentários
e arquivos. Após
adicionar o comentário
ou arquivo desejado,
clique no botão
Adicionar.
Para concluir o
processo, basta salvar
o cadastro.
39
• Cartão de códigos de barras: O
registro por código de barras é efetuado
através de um cartão decodificado
utilizado pelo funcionário. Este cartão
possui grande procura devido ao baixo
custo. A leitura é feita assim que o
funcionário insere seu cartão na fenda de
leitura, e o leitor óptico visualiza o código
de barras impresso no cartão.
• Conta/senha: O método de
batidas Conta e Senha é
realizado através do teclado do
equipamento. O funcionário possui em seu cadastro o número de
identificação (ID) e uma senha pré-configurada para utilizar o teclado.
40
4.4.1
Configurando
afastamentos
e
férias
41
Logo abaixo você deverá selecionar os funcionários que serão afastados e
clicar em Adicionar (caso se trate de algum funcionário específico) ou
Adicionar Todos (caso se trate de uma situação que se aplique a todos os
funcionários da empresa).
42
O sistema exibirá a tela Adicionar Feriado, onde você deverá informar o
nome do feriado, marcar a checkbox Ativar Feriado, informar a data e definir
a forma como o sistema tratará as batidas de ponto caso ocorram. Se o
tratamento desejado já estiver cadastrado dentro das escalas, basta marcar
a checkbox Tratar com Padrão Escala.
Abaixo você poderá informar uma localização para a qual o feriado será
aplicado.
43
Ao finalizar as definições você deverá clicar no botão Salvar (azul), para que
as informações sejam armazenadas. Feito isso, as definições aparecerão na
lista de limites diários de horas.
44
O sistema exibirá o campo para seleção do arquivo CSV que será importado.
Após selecionar o arquivo, clique no botão Próximo.
Caso você tenha dúvidas sobre como construir o arquivo CSV, clique no
botão +Detalhes. O sistema exibirá a ajuda para construção do CSV.
45
Na tela seguinte, o sistema exibirá um resumo das informações que serão
importadas, para que você possa verificar se as informações estão corretas.
Para finalizar a importação, clique no botão Concluir. O sistema exibirá uma
mensagem informando que a importação foi realizada com sucesso.
46
O sistema exibirá a tela Exportar Funcionários, na qual você deverá
selecionar um layout para o arquivo que será exportado e clicar no botão
Exportar.
Um arquivo em PDF será gerado pelo sistema, o qual poderá ser impresso
ou salvo na máquina do usuário.
47
4.8
Utilizando
a
opção
Logs
Funcionários
48
4.9
Exercício
–
Marque
a
alternativa
correta
Resposta correta: 3
49
5-‐
BATIDAS
50
Você então poderá apurar detalhadamente as batidas diárias e verificar se o
funcionário teve horas de trabalho a mais ou a menos .
51
Caso o funcionário tenha
trabalhado horas a mais ou a
menos, você poderá autorizá-las
ou adicionar uma exceção para o
dia de trabalho em questão,
clicando nos respectivos botões.
52
Para visualizar se um funcionário está de férias ou afastamento, selecione-o
na tela Batidas, através de seu nome ou matrícula e clique no botão
Afastamento/Férias.
53
A seguir, você deverá identificar a batida de ponto que está com erro ou em
branco.
54
Essa opção também pode ser acessada na tela Batidas, ao clicar no botão
Logs.
55
5.6
Acessando
batidas
de
ponto
via
link
externo
Caso a empresa
permita que os
funcionários visualizem
suas próprias
informações e batidas
de ponto, você deverá
lhes repassar o número
da matrícula e a senha
para ponto via teclado,
informados ao realizar
o cadastro dos
funcionários no
sistema.
56
O funcionário irá acessar o link, informar
seu número de matrícula e senha e clicar
no botão Entrar.
57
Caso tenha sido habilitada nas configurações da empresa a opção Liberar
Mensagem de Justificativa do Horário, o funcionário poderá adicionar uma
mensagem de justificativa em caso de atraso, erro ou falta, por exemplo, a
qual será visualizada pelo RH e ficará passível de aprovação ao serem
apuradas as batidas de ponto.
58
Uma janela será
exibida, na qual o
funcionário deverá
inserir sua justificativa
e clicar em Salvar.
59
5.7
Visualizando
REPs/Equipamentos
de
Relógio
Ponto
60
• Número de série: Exibe o número de série de fabricação do
equipamento.
• Ações: Permite verificar os detalhes do equipamento.
• Ocultar REPs: Permite ocultar a exibição de um equipamento na lista.
• Listar REPs Ocultos: Exibe os equipamentos ocultados da lista.
• Importar Registros de um REP: De acordo com determinações da
portaria 1510, todo Relógio Eletrônico de Ponto deverá armazenar um
arquivo padrão que conterá todas as batidas e alterações do
equipamento. Esta opção irá gerar o arquivo com estas informações,
para realizar a importação direta.
• Gerar AFDs Zipados: Gera um arquivo zipado de fonte de dados do
equipamento.
• Relatório do Horário de Verão: Esta opção listará todos os
equipamentos que estão configurados para entrar no horário de verão.
• Histórico de Registros: Esta opção pode ser acessada ao clicar na
aba Histórico de Registros ou ao passar o mouse sobre o menu REPs e
clique no sub-menu Histórico de Registros.
Todas as manipulações realizadas no equipamento são armazenadas
em um histórico de registros, e esta opção exibe o histórico de
registros referentes ao equipamento selecionado.
Resposta correta: 1
61
6-‐
DOCUMENTOS
62
O sistema irá gerar os documentos em PDF para impressão com diversos
layouts. Para imprimir, clique no campo referente ao layout desejado:
63
Ao utilizar esta opção você irá visualizar a tela Exportar Dados, na qual você
deverá selecionar o formato de exportação do arquivo, de acordo com o
sistema de folha de pagamento utilizado por sua empresa ou contabilidade.
64
6.4
Gerando
relatórios
65
Na tela seguinte você deverá informar a Data, Termo ou Mês Contábil. Caso
deseje, você poderá filtrar as informações do relatório por localização,
departamento, escala ou centro de custo. A seguir, clique no botão
Visualizar.
66
6.5
Bloqueando
períodos
retroativos
67
Para desbloquear um mês já fechado você
deverá repetir o processo e clicar no botão
Desbloquear.
Resposta correta: 2
68