Erfolgreiche Führungspersonen im Finanzbereich sind darauf fokussiert, das Unternehmenswachstum zu steigern und gleichzeitig eng mit der Führungsebene zusammenzuarbeiten, um das Geschäft voranzubringen. Wer dabei Erfolg haben will, muss mit mehreren Stakeholder:innen über diverse Datensatzsysteme hinweg zusammenarbeiten und über genaue Echtzeiteinblicke in den finanziellen Zustand des Unternehmens verfügen. Jede Ungereimtheit – etwa Ungenauigkeiten in der Berichtslegung der Finanzzahlen des Unternehmens – kann die Leistungsdaten des Unternehmens gefährden und auch beeinflussen, wie es von Aktionär:innen, Analyst:innen und Kund:innen wahrgenommen wird. Börsenwerte könnten abstürzen, und wichtige Geschäfte sowie Fusionen und Übernahmen könnten verzögert werden oder sogar vollständig zum Erliegen kommen.
„Slack bedeutet für uns enorme Effizienz. Wir müssen nicht mehr fünf verschiedene Anwendungen im Blick behalten, um eine Entscheidung zu fällen oder ein Problem zu lösen.“
Es steht also viel auf dem Spiel, und genau deshalb greifen die Finanzteams von Salesforce auf Slack zurück. Slack hat die Arbeitsweise dieser Teams durch Zusammenführen der Tools zur Berichterstellung, der Prozesse und der beteiligten Personen in einem sicheren Workspace vollkommen verändert. Finanzteams erleben jetzt größere Transparenz sowie schnellere Genehmigungen und Entscheidungen. Internen Daten zufolge hat Salesforce die Dauer für Genehmigungen von Fusionen und Übernahmen mit Slack-Workflows im Jahr 2023 von bis zu sieben Tagen auf unter drei Stunden verkürzt.
„Slack bedeutet für uns enorme Effizienz“, sagt Jordy Brazier, der SVP für Revenue Growth and Automation bei Salesforce. „Damit können wir viel schneller zwischen Funktionsebenen interagieren und müssen nicht mehr fünf verschiedene Anwendungen im Blick behalten, um eine Entscheidung zu fällen oder ein Problem zu lösen.“
Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie Finanzteams von Salesforce Slack als KI-gestützte Produktivitätsplattform nutzen.
Genaue Daten in Slack-Channels melden und daraufhin Maßnahmen ergreifen
Führungspersonen im Finanzteam benötigen Zugriff auf genaue Informationen in Echtzeit, um Quartalsberichte abzuschließen. Vor der Einführung von Slack haben Finanzteams von Salesforce für gewöhnlich stundenlang unzählige Berichte und Dashboards aus diversen Quellen durchforstet, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt waren. Jetzt werden all diese Datensätze einfach in einen Slack-Channel geholt.
Channels sind flexible Orte, die für bestimmte Projekte oder Accounts erstellt werden und die Personen, Tools und Dateien enthalten, die Teams benötigen, um Dinge zu erledigen. Sie können offen oder geschlossen sein, was bedeutet, dass sensible Informationen sicher mit einer begrenzten Anzahl von Personen geteilt werden können. Dieser zentrale Ort, an dem ein Team Unterhaltungen führen und datenbasierte Maßnahmen ergreifen kann, erspart den Finanzteams wertvolle Zeit.
„Die Fähigkeit, asynchron zu arbeiten und Channels zu verwenden, statt jedes Mal ein Meeting zu planen, wenn wir über etwas Klarheit benötigen, hilft uns dabei, als einheitliches globales Team zu funktionieren, obwohl wir auf der ganzen Welt verteilt sitzen“, sagt Jon Worthington, EVP für Global Revenue Operations bei Salesforce. „Das verkürzt die Reaktionszeiten, weil es innerhalb des Channels eine Gemeinschaft gibt, die schnelle Antworten möglich macht.“
Manch andere Plattform auf dem Markt beschränkt die Arbeit für Teams auf ihre eigenen (aber eben auch isolierten) Tools, aber unsere zeitsparenden Integrationen mit über 2.600 Apps geben Teams jederzeit Zugriff auf die besten Finanzbericht-Tools der Branche. Die Finanzteams von Salesforce nutzen Tableau-Dashboards, um die aktuellsten Prognosen abzurufen, und Slack Sales Elevate, um die genauesten Echtzeit-Daten der Opportunity-Pipeline aus Sales Cloud direkt in Slack zu erhalten – also dort, wo sie bereits tätig sind.
„Die Fähigkeit, asynchron zu arbeiten und Channels zu verwenden, statt jedes Mal ein Meeting zu planen, wenn wir über etwas Klarheit benötigen, hilft uns dabei, als einheitliches globales Team zu funktionieren.“
Damit sie bei allen Aufgaben das Steuer in der Hand behalten, nutzen die Teams bei Salesforce Slack-Listen, eine in Slack-Channels und -Nachrichten verfügbare Lösung zum Verwalten von Arbeit. Zum Beispiel bei der Vorbereitung eines Anrufs zur Ertragssituation: Alle, die am Projektmanagement für den Anruf beteiligt sind, können eine Liste in einem speziellen Channel starten, der für die Zusammenarbeit rund um den Call eingerichtet wurde. Sämtliche Aufgaben, die im Vorfeld des Calls anliegen – das Skript, die Präsentation, Dokumentation für Analyst:innen – können der Liste hinzugefügt werden, und zwar mit den entsprechenden Fristen und verantwortlichen Personen für jede Aufgabe. Sollten die Präsentator:innen wissen wollen, wer die Briefing-Notizen Korrektur liest, können sie die Person einfach unter dem Thread mit @ erwähnen und eine Video- und Sprachnachricht mit Fragen und Bedenken hinterlassen. Der:die Autor:in kann dann antworten und zusätzliche Dateien für mehr Kontext hochladen. Wenn alles an einem Ort zu überblicken ist, hilft das Projektmanager:innen und Führungspersonen dabei, Arbeit zu organisieren und bis zum Abschluss zu beobachten.
„In Slack gibt es Antworten viel einfacher und schneller, als wenn du bei jemandem an die Bürotür klopfen und hoffen müsstest, dass die Person Zeit hat, dir zu helfen.“
Wenn viel los ist, fällt es nicht immer leicht, jede einzelne Unterhaltung in Slack im Blick zu behalten. Bei Kund:innen, die das Angebot generativer KI von Slack, Slack AI, erwerben, erhalten Teams einen Komplettüberblick über ihre Prioritäten, indem Zusammenfassungen eines ganzen Channels oder bestimmter Threads generiert werden. Die Funktion Übersicht von Slack AI zum Beispiel hilft Führungspersonen im Finanzbereich dabei, die wichtigsten Aufgaben im Auge zu behalten, indem bestimmte Channels täglich automatisch zusammengefasst werden, damit sie binnen Sekunden aufholen und sich dann darauf fokussieren können, was am wichtigsten ist: auf den Gesamtüberblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.
Genehmigungen mit Workflows und Bots automatisieren
Internen Daten zufolge haben Finanzteams bei Salesforce im Jahr 2023 mehr als 850.000 Genehmigungen für Reisen und Spesen erteilt. Da kann ein einzelnes Teammitglied schon einmal mehrere hundert Anfragen pro Tag erhalten, und die würden sich ohne eine Methode, eingehende Anfragen zu automatisieren, stapeln und dann die operativen Vorgänge verlangsamen.
Vor der Annahme von Slack haben Mitarbeitende von Salesforce Anfragen an ihre Ansprechpartner:innen im Finanzbereich per E-Mail eingereicht, und der Prozess hat sich über Tage hingezogen. Die Finanzteams des Unternehmens mussten über alle E-Mails den Überblick behalten und es gab eine Menge Hin und Her, weil Informationen fehlten oder über unterschiedliche Systeme verteilt waren. Salesforce hat diesen Prozess der Spesenanträge beschleunigt, indem nahezu jedes System, das Genehmigungen erfordert, mithilfe des Workflow-Builder, der ohne Code auskommt, in Slack integriert wurde. Jetzt beträgt die durchschnittliche Antwortzeit für Genehmigungen überall in Salesforce laut internen Unternehmensdaten nicht mehr zwei Tage, sondern nur noch zwei Stunden.
Mit der unternehmenseigenen Genehmigungs-App reichen Mitarbeitende Spesen über einen Workflow ein, der sie auffordert, alle Antragsdetails in einem Slack-Channel bereitzustellen. Die Informationen sind dann aus dem Channel heraus sichtbar und nachvollziehbar und werden zum entsprechenden Datensystem zurückverfolgt, was die Zeit verkürzt, die nötig ist, Probleme zu erkennen und zu beheben. Möchten Mitarbeitende auf einer Drittanbieterseite einen Flug buchen, reichen sie den Spesenantrag ein, und ein Mitglied des Finanzteams wird benachrichtigt. Diese Person kann dann per Klick auf einen Button im Channel die Genehmigung erteilen.
„Vor Slack gab es immer nur eine einzelne E-Mail. Das ist gar nicht aufgefallen. Slack hat das verändert.”
Die Finanzteams von Salesforce nutzen außerdem einen kundenspezifischen Bot, um Preisanpassungen in von Vertriebsmitarbeitenden und Account-Manager:innen eingereichten Verträgen voranzubringen. Der Bot zieht Daten aus den CRM-Aufzeichnungen und füllt damit ein Vorlagendokument mit der neuen Geschäftsstruktur und relevanten Kommentaren aus und benachrichtigt dann alle Stakeholder:innen. Führungskräfte können die Anfrage direkt genehmigen, nachdem sie den gesamten nötigen Kontext gesehen haben, ohne noch groß in diversen E-Mails oder Anwendungen nach Informationen forschen zu müssen.
Josh Clark, ein leitender Manager im Bereich Produkt und Preisgestaltung bei Salesforce, sagt, dass der Bot bei der Verwaltung von Millionen von Genehmigungen hilft, die alljährlich auflaufen. „Vor Slack gab es immer nur eine einzelne E-Mail, egal, welcher Account die Änderung angefragt hat. Die wurde einfach weggeklickt. Das ist gar nicht aufgefallen“, erzählt er. „Slack hat das verändert. Jetzt sehen alle nur noch die Geschäfte, an denen sie auch arbeiten, und können alle erforderlichen Personen in einem Thread versammeln, sodass Probleme viel schneller behoben werden.“
Schneller mit externen Partner:innen an vertraulichen Informationen zusammenarbeiten
Ein Börsenunternehmen wie Salesforce muss sich an den Sarbanes Oxley Act (SOX) halten, ganz zu schweigen von den unzähligen weiteren bundesstaatlichen, staatlichen und internationalen Regelungen zu Datenintegrität, Audits und Berichtsstrukturen. Compliance-Teams in Großunternehmen brauchen eine schnelle produktive und sichere Methode für die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen und Anbieter:innen.
„Die Möglichkeit, Drittanbieter:innen in einen Channel zu holen und dort so mit ihnen zusammenzuarbeiten wie wir es mit unserem internen Personal tun, ist enorm wertvoll.“
Slack Connect ist die Lösung, die alle Anforderungen der Finanzteams von Salesforce erfüllt. Für Führungskräfte wie Sarah Semprez, Global Vice President für SOC-Compliance bei Salesforce, ist das Tool absolut bahnbrechend, weil es dank der unternehmenstauglichen Sicherheitsfunktionen und Compliance-Standards von Slack dafür sorgt, dass die Arbeit sicher ist. Wenn Personen über E-Mails zusammenarbeiten, besteht immer die Möglichkeit, dass jemand versehentlich ein Buchhaltungsdokument in der falschen E-Mail teilt. Mit Slack Connect passiert das nicht.
Außerdem beschleunigt Slack Connect die Arbeit, indem sämtliche Möglichkeiten, die Slack bietet, auf die Personen ausgeweitet werden, mit denen Finanzteams außerhalb des Unternehmens in eigenen sicheren Channels zusammenarbeiten. Bei Fusionen und Übernahmen erleichtert Slack Connect Teams das Teilen von Dokumenten und Unterhaltungen mit externen Partner:innen, sodass das Unternehmen schneller harmonisiert wird. Ob es ein Team aus Beratenden ist oder ein:e Anbietervertreter:in: Alle können einen Huddle starten oder einem beitreten, um schnell bestimmte Aspekte eines Audits zu besprechen, Fragen in einer kurzen Video- und Sprachnachricht zu beantworten oder Informationen mithilfe eines Canvas zusammenzustellen.
„Die Möglichkeit, Drittanbieter:innen in einen Channel zu holen und dort so mit ihnen zusammenzuarbeiten wie wir es mit unserem internen Personal tun, ist enorm wertvoll. So viel von dem, was wir tun, erfordert kontinuierliche Interaktion“, so Semprez. „Über E-Mails funktioniert das einfach nicht. Es gab da auch gar keine Diskussionen: Externe Parteien wie PricewaterhouseCooper müssen über Slack tief in Salesforce integriert werden. Sie sind eine Erweiterung unseres Teams.“
Deinen Teams eine sichere Plattform zur Verfügung stellen, die Produktivität fördert
Wenn Finanzteams in Slack arbeiten, kann deine Organisation sich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren, die sich auf die Rendite auswirken. Erfahre mehr darüber, was Slack deiner Finanzabteilung bringen kann. Nimm noch heute Kontakt mit unserem Vertriebsteam auf.
Super!
Vielen Dank für dein Feedback!
Okay!
Vielen Dank für dein Feedback.
Hoppla! Wir haben gerade Schwierigkeiten. Bitte versuche es später noch einmal!