Slack で財務チームの生産性を高める 3 つの方法

すぐれた財務部門のリーダーは、経営幹部と緊密に連携してビジネスを前進させ、会社の成長を推進しています。このような取り組みを成功させるには、さまざまなシステムに目配りし、複数の関係者と協力して、会社の財務状況を正確かつリアルタイムに把握する必要があります。その過程で、例えば、報告される数値が不正確であるなどの問題が生じれば、会社の業績はもちろん、株主やアナリスト、顧客からの印象にも悪影響が及びかねません。株価の急落や、大型案件や合併・買収の遅れ、行き詰まりを招く可能性もあります。

そのような重責を担う Salesforce の財務チームは Slack を活用して、報告ツール、プロセス、人材を 1 つの安全なワークスペースに集約し、チームの働き方を変革。可視性が高まり、承認や意思決定のスピードも上がりました。社内データによると、Salesforce では 2023 年に、Slack ワークフローの利用により、合併・買収の承認にかかる時間が 7 日間から 3 時間以内へと短縮されました。

「Slack により、大きな効率化を実現できています」と語るのは Salesforce の Revenue Growth and Automation 担当 SVP である Jordy Brazier です。「部門間のやり取りが大幅にスピードアップしました。問題解決や意思決定のために、5 つものアプリケーションを確認する必要はもうありません」

Salesforce の財務チームは、AI を活用したプロダクティビティプラットフォームである Slack をどのように利用して、変革を実現したのでしょうか。以下で、その方法をご紹介します。

Slack チャンネルで、正確なデータに基づいた報告と行動を推進

財務チームのリーダーは、四半期ごとのレポートを作成するにあたって、正確な情報にリアルタイムでアクセスする必要があります。Slack を導入する前、Salesforce の財務チームは、さまざまな情報源からの複数のレポートやダッシュボードを何時間もかけて精査し、データの正確性を確認していました。それが今では、すべてのデータセットが Slack チャンネルに取り込まれるようになっています。

チャンネルは、特定のプロジェクトや取引先ごとに作成できる柔軟なスペースで、仕事の遂行に必要なメンバー、ツール、ファイルをそこに集約できます。チャンネルはパブリックにもプライベートにも設定できるため、機密情報を限られたメンバーのみで安全に共有することも可能です。チャンネルという 1 つの場所で会話して、データに基づいて行動を起こせることで、財務チームは貴重な時間を節約しています。

「世界各地に分散したチームが非同期的に連携できることが、グローバルチームとしての一体感を生み出しています。チャンネルを使い始めてからは、何かあるたびに会議を設定する必要もなくなりました」と、Salesforce の Global Revenue Operations 担当 EVP である Jon Worthington は述べます。「チャンネルがひとつのコミュニティとして機能しているので、すばやい返信が可能になり、応答時間が短縮されています」

市場に出ているプラットフォームの中には、専用のツールしか使えないものもありますが、Slack は 2,600 を超えるアプリとのインテグレーションに対応。業界で定評のある財務報告ツールも利用できます。Salesforce の財務チームは、 Tableau のダッシュボードを使って最新の予測値を取得し、Slack Sales Elevate を使って Sales Cloud の正確なリアルタイムの商談データにアクセスしています。これらはすべて、すでに仕事をしている Slack 内で行えます。

Salesforce のチームは、Slack のチャンネルやメッセージから業務管理ができる Slack リストを使って、あらゆるタスクを把握しています。例えば、収支報告会議の準備をする場合は、次のようになります。まず、プロジェクト管理の担当者が、報告会議用に作成されたチャンネルで、リストを立ち上げます。そして、原稿やプレゼン資料の作成、アナリスト向け資料の準備といった、会議に向けて必要となるタスクを、期限と担当者名とともにリストに追加していきます。発表者が内容を誰かに確認してもらいたい場合は、専用のスレッドでその人をメンションします。追加のファイルをアップロードしたり、クリップで説明を録音・録画したりすることも可能。1 つの場所にすべてを集約して見える化することで、プロジェクトマネージャーやリーダーは業務を整理し、タスクの完了に向けて進捗を追跡できます。

仕事が忙しくなると、Slack 内のすべての会話を把握するのが難しくなることもあるでしょう。そんな時、Slack の生成 AI サービスである Slack AI を購入しているチームは、チャンネルやスレッドの要約で全体像を把握し、何に優先して取り組むべきなのかを判断できます。例えば Slack AI のまとめ機能を使えば、特定のチャンネルの要約が毎日自動的に届くため、財務リーダーは重要な仕事の動きをすぐにキャッチアップ可能。時間を節約できることで、最も大事な財務状況の把握に集中できるようになります。

ワークフローやボットで承認を自動化

社内データによると、Salesforce の財務チームが 2023 年に処理した出張と経費の承認は、85 万件を超えます。チームメンバー 1 人が 1 日に 100 件の依頼を受け取ることもあるなか、リクエストの処理を自動化する方法がなければ、タスクが山積みになって業務が滞るおそれがあります。

Slack の導入以前、Salesforce の従業員はメールで財務チームにリクエストを送信しており、その処理に何日間もかかることがありました。財務チームは受信トレイの中でメールを見失わないよう常に注意しなければならず、情報が欠けていたり、さまざまなシステムに分散していたりするために、何度もやり取りを重ねることもありました。そこで Salesforce では、ノーコードで使える Slack のワークフロービルダーを使って、承認を必要とするシステムのほとんどを Slack に統合し、経費申請プロセスをスピードアップさせました。社内データによると、これにより Salesforce 全体での承認の平均応答時間が 2 日間から 2 時間にまで短縮されました。

Salesforce では、カスタム開発した「承認アプリ」により、従業員はワークフローを使って経費を提出できます。このアプリは Slack チャンネル内で、リクエストに必要な情報を入力するよう促します。入力された情報はチャンネルで閲覧・追跡でき、システムの記録をさかのぼることもできるため、問題発生時にも解決にかかる時間を短縮できます。従業員が外部のサイトでフライトを予約するような場合でも、アプリで経費申請を送信すれば、財務チームのメンバーに通知が届き、チャンネル内のボタンをクリックするだけで承認が完了します。

Salesforce の財務チームは、営業担当者やアカウントマネージャーが提出した契約の価格調整を行うためのカスタムボットも作成しています。このボットは CRM のレコードからデータを取得し、テンプレートに新規案件の概要とメモを自動入力して、関係者全員に通知します。これによりマネージャーは、必要な背景情報を得たうえで即座にリクエストを承認できるようになり、さまざまなアプリやメールの情報を探し回る必要がなくなりました。

Salesforce の Product and Pricing Operations 担当 Senior Manager である Josh Clark は、年間数百万件もの承認を管理するのに、このボットが役立っていると言います。「Slack を導入する前は、あるアカウントで変更のリクエストがあった場合に、同じメールが全員に送られていました。自分に関係のない情報が届くことがノイズとなり、その結果、皆がそのメールの受信を停止していました。この状況を変えたのが Slack です。今では、メンバーは自分が担当している案件だけに注目できます。また、必要な関係者全員をスレッドに集められるため、問題解決がよりスピーディーになりました」

機密情報を扱う外部パートナーとの連携を円滑に

Salesforce のような上場企業は、サーベンス・オクスリー（SOX）法をはじめ、データの完全性や監査、報告の体制に関する、連邦、州、および国際的な規制に準拠する必要があります。そのため大企業のコンプライアンスチームは、外部のパートナーやベンダーと、生産的かつ安全な方法ですみやかに連携することが求められます。

Slack コネクトは、Salesforce 財務チームの要件をすべて満たすソリューションです。Salesforce の SOX 担当 Global Vice President である Sarah Semprez にとって、Slack のエンタープライズグレードのセキュリティ機能とコンプライアンス基準によって業務の安全性を保てることは画期的でした。メールでは、帳簿などの機密情報を誤った相手に送信してしまうリスクが常につきまといます。Slack コネクトなら、そのような心配はありません。

さらに、Slack コネクトなら、専用の安全なチャンネルを通じて、Slack の機能を社外の人も活用できるようになるため、仕事がスピードアップします。合併・買収のプロセスにおいても、チームは外部のパートナーと簡単にドキュメントや会話を共有でき、一体感をいち早く醸成できます。コンサルタントチームやベンダーの担当者など、誰とでもハドルミーティングを使って監査についてすばやく議論したり、すぐに作成できるクリップを共有して質問に答えたり、canvas を使って情報をまとめたりできます。

「外部のプロバイダーもチャンネルに参加して、社内と同じような方法でコラボレーションできることには、とても大きな価値があります。私たちの業務では、継続的なやり取りが必要なことが多いからです」と Semprez は話します。「電子メールではうまくいきません。そこに議論の余地はありませんでした。PricewaterhouseCoopers などの外部パートナーは、私たちのチームの一部のようなものなので、Slack を通じた緊密な連携が欠かせません」

安全なプラットフォームを活用して生産性を高める

ここまで紹介してきたように、財務チームは Slack を活用することで、収益向上に貢献する価値の高い仕事に注力できるようになります。Slack が自社の財務部門にどのように役立つかについて、今すぐ Slack の営業チームにお問い合わせください。