Je digitale werkplek duurzaam inkopen: waarom en hoe pak je dat aan?

Steeds meer bedrijven willen duurzaam werken én duurzaam inkopen – ook op het gebied van hun digitale inkoop. Voor veel bedrijven is er op dat gebied nog winst te behalen.

In opdracht van HP deed Pb7 Research onderzoek naar de huidige status van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaam inkopen binnen organisaties. Waarom doen ze wat ze doen? En hoe kan het nog beter, als het aankomt op duurzame inkoop van de digitale werkplek?

De staat van duurzaam inkopen in Nederland

Bij ongeveer twee derde van de bedrijven zien we een intrinsieke motivatie om duurzaam te werken. Bij 59 procent van de Nederlandse organisaties speelt MVO al een grote rol bij de inkoop van producten voor de digitale werkplek. Dat blijkt uit recent onderzoek onder tweehonderd IT-beslissers van grote Nederlandse organisaties.

Voor anderen is de strenger wordende wet- en regelgeving een stok achter de deur om aan de slag te gaan met duurzaam inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD) die door de Europese Unie is uitgevaardigd. Grote bedrijven moeten steeds transparanter zijn als het aankomt op hun impact op het klimaat en de maatschappij. De meeste inkopers zijn zich daar ook wel bewust van. Toch blijkt nog maar zes procent van IT-beslissers goed bekend te zijn met de CSRD. Waarom is dat erg?

Holistische aanpak

Waar inkopers nu vaak checklists van de directie en wensenlijstjes van de gebruikers proberen te balanceren, is het belangrijk om een stapje terug te doen. Kijk eerst naar de verzoeken zelf. Daar spelen IT-beslissers een grote rol. Als deze niet doorhebben wat er gevraagd wordt op gebied van duurzaamheid, mis je kansen om de vraag zelf duurzamer te maken.

Er is daarom verandering nodig: de inkoop moet niet langer beginnen met een wensenlijst. Het team moet daarentegen juist kijken naar de vragen: wat is er echt nodig? Maken we daarbij wel de juiste keuze vanuit duurzaamheidsperspectief? En kan het ook anders? Een gezamenlijk draagvlak van de doelen draagt bij aan duurzamere inkoop van de werkplek.

De stadia van volwassenheid

We zien onder Nederlandse IT-inkooporganisaties verschillende stadia van volwassenheid. Veel bedrijven bevinden zich nog aan de basis: zij kopen geen producten meer die niet duurzaam zijn. Een goed begin natuurlijk. Wat nog niet gebeurt, is dat in de afweging van leveranciers ook punten worden gegeven voor duurzaamheid. Een volgende stap is te bepalen hoe je bedrijven bevoordeelt die moeite doen om beter te willen zijn. Betrek vooral leveranciers die proactief duurzaamheidsinitiatieven nastreven. En zet in op sociale verantwoordelijkheden, zoals inclusiviteit, diversiteit en eerlijke arbeidspraktijken.

In het hoogste ambitieniveau, wat tot nu toe slechts is weggelegd voor een paar grote spelers in de markt, neem je als inkoper in de keten een actieve rol in. Je beoordeelt leveranciers niet alleen, maar je wilt ze ook stimuleren om dingen anders te gaan doen.

Verschillende ambitieniveaus in de Nederlandse markt

Het niveau van volwassenheid varieert sterk in de Nederlandse markt: van MKB-bedrijven die hun best doen met het inkopen van duurzamere producten, tot de Rijksoverheid, die een vast programma van eisen heeft opgesteld en in gesprek gaat met leveranciers om hen te motiveren dingen duurzamer aan te pakken. Grote tech-bedrijven zoals HP of KPN lopen vaak wat meer vooruit. Zo brengt HP al meer dan 20 jaar een Sustainable Impact report uit, waarmee ze transparantie geven over hun inzet op gebied van klimaatverandering, mensenrechten en digitale gelijkheid.

Voor andere organisaties zijn de grootste belemmeringen een gebrek aan kennis of tijd om zich te verdiepen hoe inkoop anders kan. Zeker organisaties met slechts één (parttime) inkoper lopen hier tegenaan. Daarnaast zien we nog vaak een gebrek aan prioriteit binnen IT. Waar een inkoopafdeling wel richtlijnen meekrijgt qua duurzaamheid, is de IT-afdeling nog niet meegenomen in het ‘stellen van duurzame vragen’. Als laatste zien we dat draagvlak binnen de héle organisatie lastig blijft. Ook een directie die graag een zware laptop wil, zal moeten beslissen of dit echt nodig is.

Hoe doe je dat nou precies, duurzaam inkopen als bedrijf?

Uit hetzelfde onderzoek met diepte-interviews met experts en een online enquête onder IT-beslissers kwam een aantal aanbevelingen om duurzaam inkopen succesvol te implementeren. Denk aan:

• Duurzaamheid als uitgangspunt – Zorg dat duurzaamheid integraal onderdeel wordt van het inkoopproces. Streef naar een hoger ambitieniveau voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Een eventueel aanwezig MVO-beleid kan als uitgangspunt dienen.
• Stel een basisbeleid op voor MVI – Sluit aan op het MVO-beleid of stel een organisatiebreed basisbeleid op.
• Creëer bewustzijn – Duurzaam inkopen moet een taal van de hele IT-organisatie worden. Maak iedereen dus bewust van het belang en de noodzaak van MVI. Zorg ook voor draagvlak binnen het management.
• Implementeer duurzaamheidsnormen en -eisen – Integreer deze eisen in inkoopprocessen. Zorg voor transparantie en rapportage over MVI-prestaties, om zo voor te sorteren op de CSR Directive.
• Train medewerkers – Creëer meer bewustwording door de kennis van je medewerkers over de gewenste MVI-praktijken te vergroten.
• Werk samen met belanghebbenden – Werk actief samen om de impact te maximaliseren. Betrek leveranciers die proactief duurzaamheid nastreven bij je initiatief en daag hen uit om met creatieve oplossingen te komen.
• Verzamel en analyseer gebruiksdata – Krijg zicht op het daadwerkelijke gebruik en de prestaties van digitale apparaten op de werkplek. Zo kun je per gebruiker de beste oplossing bieden. Pas de vervangingscyclus hierop aan.
• Evalueer producten en leveranciers – Beoordeel hen op basis van de minimale duurzaamheidscriteria en voorkom zo dat er niet-duurzame producten en diensten worden afgenomen.
• Beoordeel en verbeter continu – Beoordeel doorlopend de MVI-prestaties van je organisatie.

Wil je succesvol duurzaam inkopen, dan is het belangrijk om álle belanghebbenden op één lijn te hebben. Je hele organisatie moet anders gaan denken als je duurzaam inkopen verder wilt brengen dan alleen ‘producten met een keurmerk kopen’.

Over de auteur: Peter Vermeulen is Principal Analyst en Owner bij Pb7 Research.