Imprensa Nacional

PORTARIA Nº 304, DE 30 DE MAIO DE 2016

Estabelece os procedimentos de gestão dedocumentos, processos e arquivos pelo SistemaEletrônico de Informações - SEIICMBIO,no âmbito do Instituto Chico Mendesde Conservação da Biodiversidade - ICMBio.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO CHICO MENDES DECONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE - ICMBio, no uso dasatribuições que lhe conferem o artigo 21 do Anexo I do Decreto nº.7.515, de 08 de julho de 2011, pela Portaria nº 899/Casa Civil, de 14de maio de 2015, publicada no Diário Oficial da União de 15 de maiode 2015; e

Considerando o disposto na Lei nº 13.105, de 16 de marçode 2015, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Lei nº 9.784,de 29 de janeiro de 1999, na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de2006, na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, na Lei nº12.682, de 9 de julho de 2012;

Considerando o disposto no Decreto nº 4.073, de 3 de janeirode 2002, no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, noDecreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012;

Considerando o disposto na Portaria SLTI/MP nº 5, de 19 dedezembro de 2002, na Portaria SLTI/MP nº 3, de 16 de maio de2003;

Considerando o disposto nas Resoluções nº 1, 14, 20, 24, 25,31, 37, 40, e 41, , do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;e

Considerando o disposto na Tomada de Contas TCU nº023.402/2009-1, de 6 de outubro de 2009, resolve:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos de gestão de documentos,processos e arquivo pelo Sistema Eletrônico de Informações- SEI-ICMBio, no âmbito do Instituto Chico Mendes de Conservaçãoda Biodiversidade - ICMBio, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 2º As dúvidas, exceções e casos omissos desta Portariaserão dirimidos pelos dirigentes das unidades e submetidas à área quegerencia o SEI-ICMBIO

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CLÁUDIO CARRERA MARETTI

ANEXO

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 1º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - arquivo: conjuntos de documentos produzidos e recebidospor órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas,em decorrência do exercício de atividades específicas, bemcomo por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação oua natureza dos documentos;

II - arquivo central: corresponde à área do ICMBio responsávelpor executar as atividades de arquivo intermediário;

III - arquivo corrente: conjunto de documentos ou processossob custódia das unidades produtoras e protocolizadoras que constituemobjeto de consultas frequentes;

IV - assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificaçãoinequívoca do usuário:

a) assinatura digital: forma de identificação inequívoca dousuário baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadoracredenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras- ICP-Brasil; e

b) assinatura cadastrada: forma de identificação inequívocado usuário mediante prévio credenciamento de acesso de usuário,com fornecimento de login e senha;

V - atividade de protocolo: conjunto de operações que visamo controle dos documentos produzidos e recebidos externamente, assegurandosua localização, recuperação e acesso, tais como recebimento,classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitaçãointerna, expedição e arquivamento em fase corrente;

VI - captura: consiste em declarar um documento comoarquivístico ao incorporá-lo no SEI-ICMBIO, a partir das seguintesações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição demetadados e arquivamento;

VII - categorias de acesso: forma de controle de documentose de processos eletrônicos no SEI, classificados quanto ao nível deacesso em público, restrito ou sigiloso, nos termos da Lei no 12.527,de 18 de novembro de 2011, e do Decreto no 7.724, de 16 de maiode 2012;

VIII - credencial de acesso à informação classificada: credencialgerada no âmbito do SEI-ICMBIO que permite acesso aprocessos sigilosos ao usuário interno em razão de suas atribuições,sendo validada com a confirmação de vinculação do usuário à suaunidade/órgão;

IX - custódia: responsabilidade pela guarda e preservaçãodos documentos e/ou processos em meio físico;

X - desentranhamento: movimentação de documento externopara que faça parte de outro processo;

XI - despacho: ato processual que contém solicitação oudecisão proferida pela autoridade administrativa competente;

XII - digitalização: processo de conversão de um documentoem meio físico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,como um escâner;

XIII - documento arquivístico: documento produzido ou recebidopor pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades,qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;

XIV - documento eletrônico: gênero documental integradopor documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentoseletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentosdigitais;

XV - documento externo: documento de origem externa carregadono SEI-ICMBIO;

XVI - documento interno: documento produzido no SEIICMBIO;

XVII- documento preparatório: documento formal utilizadocomo fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, aexemplo de pareceres e notas técnicas;

XVIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação eao arquivamento de documentos;

XIX - informação orgânica: é a informação registrada emdocumento relativa às atividades do órgão produtor;

XX - informação pessoal: informação relacionada à pessoanatural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada,honra e imagem;

XXI - juntada por anexação: união definitiva de um ou maisprocesso a um outro processo, considerado principal, com vista àcontinuidade da ação administrativa com a formação de um únicoprocesso, desde que pertencentes a um mesmo interessado e quecontenham o mesmo assunto;

XXII - número do documento: código numérico sequencialgerado para identificar as sequências de tipo de documento;

XXIII - número SEI-ICMBIO: código numérico sequencialgerado automaticamente pelo SEI-ICMBIO para identificar individualmenteum documento dentro do sistema;

XXIV - número único de protocolo - NUP: código numéricoque identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido,recebido ou autuado no âmbito do ICMBio;

XXV - órgãos de assistência direta e imediata ao Presidentedo ICMBio: órgãos colegiados, órgão de apoio direito ao presidente Gabinete,órgãos Seccionais, órgãos específicos singulares, dentreoutros;

XXVI - órgãos específicos singulares: são os componentesda estrutura organizacional do ICMBio tanto na sede administrativa,quanto os espalhados pelo território nacional.

XXVII - peça processual: documento que, sob diversas formas,integra o processo;

XXVIII - peticionamento eletrônico: envio, por parte deusuário externo, de documento, visando formar novo processo, comporum já existente, requerer informação ou solicitar vista de processo,por meio de ferramenta específica disponibilizada pelo ICMBio;

XXIX- processamento: todo trabalho realizado pelo serviçode apoio administrativo;

XXX - processo eletrônico ou digital: conjunto de documentosdigitais e nato digitais oficialmente reunidos no decurso deuma ação administrativa;

XXXI - processo principal: processo que, pela natureza desua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos comocomplemento ao seu andamento ou decisão;

XXXII - unidades de protocolo (Protocolo Geral e ProtocolosSetoriais): unidades organizacionais do ICMBio responsáveispelas atividades de recebimento de documentos e/ou processo externos,inclusive correspondências, expedição, custódia em fase correntee transferência ao Arquivo Central de documentos e/ou processosem meio físico, digitalização, registro no SEI-ICMBIO e tramitaçãointerna dos processos eletrônicos;

XXXIII - área: unidade da estrutura organizacional do ICMBio;

XXXIV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI-ICMBIO:sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicosno âmbito do ICMBio;

XXXV - remessa: ato de envio do documento ou processopara destinatário externo ao ICMBio;

XXXVI - tramitação: movimentação do processo de umaunidade a outra, por meio do SEI-ICMBIO;

XXXVII - unidade de trâmite: unidade do ICMBio que produzemou recebem documentos ou processos no exercício de suasatividades e são responsáveis pela análise e encaminhamento destes;

XXXVIII- usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciadaque tenha acesso ao SEI-ICMBIO e que não seja caracterizadacomo usuário interno; e

XXXIX - usuário interno: autoridade, servidor ou colaboradordo ICMBio credenciado que tenha acesso ao SEI-ICMBIO.

CAPÍTULO II

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 2º No âmbito da implantação e funcionamento do SEIICMBIO,compete:

I - á unidade de documentação:

a) prestar assistência técnica e orientação aos usuários parautilização do SEI-ICMBIO;

b) planejar, orientar, coordenar e supervisionar a implantaçãodo SEI-ICMBIO;

c) gerenciar e normatizar as atividades do sistema;

d) orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividadesde gestão de documentos a partir do sistema;

e) promover a racionalização da produção documental, emconjunto com as demais unidades organizacionais do ICMBio;

f) realizar estudos, em conjunto com a área de tecnologia dainformação, objetivando o desenvolvimento e o aperfeiçoamento dosistema;

g) promover o treinamento de servidores e colaboradorespara utilização do sistema; e

h) receber e tramitar todos os documentos enviados ao ICMBioeletronicamente, por meio do sistema de peticionamento eletrônico,informando ao remetente seu NUP;

II - à unidade responsável pela Tecnologia da Informação:

a) fornecer suporte técnico e tecnológico às unidades organizacionaispara utilização do sistema;

b) realizar as atualizações e manutenções necessárias ao plenofuncionamento do SEI-ICMBIO;

c) gerir o banco de dados do SEI-ICMBIO; e

d) promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidadedos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEI-ICMBIO;

III- às unidades de Protocolo:

a) receber, conferir, digitalizar, registrar no SEI-ICMBIO,autenticar e tramitar os documentos de origem externa recebidos noâmbito do ICMBio;

b) arquivar, custodiar e manter organizados os documentos eprocessos em meio físico recebidos, visando a pesquisa dos mesmosquando solicitados e a transferência ao Arquivo Central; e

c) realizar a remessa de documentos fisicamente quando nãofor possível a tramitação eletrônica; e

IV - Ao Gabinete, Procuradoria Federal Especializada, Auditoria,Diretorias, coordenações gerais, coordenações, divisões, eunidades descentralizadas (coordenações regionais, Centros de Pesquisa,Centro de Formação, e Unidades de Conservação):

a) orientar os usuários no âmbito de sua unidade sobre autilização do SEI-ICMBIO;

b) verificar se os registros e as movimentações de processosno âmbito de sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada;e

c) propor à área gestora do SEI-ICMBIO a inserção de novostipos de processo, tipos de documentos e modelos de documentosespecíficos de sua área para serem inseridos no SEI-ICMBIO.

CAPÍTULO III

DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ,

PROCESSOS E ARQUIVOS PELO SEI-ICMBIO

Seção I

Do acesso e credenciamento

Art. 3º Os usuários internos poderão cadastrar e tramitarprocessos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEIICMBIO,de acordo com o seu cargo e perfil de acesso.

Art. 4º Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão:

I- encaminhar requerimentos, petições e documentos;

II - acompanhar o trâmite de processos;

III - receber ofícios e notificações; e

IV - solicitar vistas.

§ 1º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal eintransferível e dar-se-á a partir de solicitação efetuada no sítio eletrônicodo ICMBio.

§ 2º A autorização do credenciamento de usuário externo e aconsequente liberação dos serviços disponíveis no SEI-ICMBIO dependemde prévia aprovação por parte deste Instituto, a qual seráconcedida somente após o encaminhamento da documentação necessáriapelo interessado e a análise do cumprimento dos requisitosnecessários ao credenciamento.

§ 3º O credenciamento está condicionado à aceitação dascondições regulamentares que disciplinam o SEI-ICMBIO e tem comoconsequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido dasações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidadecivil, penal e administrativa.

Seção II

Do processo eletrônico

Art. 5º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentosformais típicos de processo em papel, tais como capeamento,criação de volumes, inclusão de termos, numeração defolhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Parágrafo único. No SEI-ICMBIO, os processos serão concluídosou fechados pela unidade responsável e arquivados de formadigital.

Art. 6º. Para a criação de um processo eletrônico deverão serinseridos no SEI-ICMBIO dados que permitam sua eficiente localizaçãoe controle, mediante o preenchimento dos campos próprios dosistema,

observados os seguintes requisitos:

I - identificação correta do tipo de processo;

II - identificação e registro do interessado no processo;

III - formação de maneira cronológica, lógica e contínua;

IV - possibilidade de consulta a conjuntos segregados depeças processuais, salvo os processos físicos já existentes antes davigência desta Portaria e, posteriormente, digitalizados;

V - permissão para a vinculação entre processos, a ser utilizadanos casos de juntada por anexação e relacionamento; e

VI - permissão da reclassificação do nível de sensibilidadeda informação, como público, restrito ou sigiloso, limitando ou ampliandoo acesso.

Art. 7º. Os documentos gerados ou inseridos no SEI-ICMBIOdeverão ser classificados, conforme nível de sensibilidade dainformação, como público, restrito ou sigiloso.

Seção III

Da produção de documentos

Art. 8º Todo documento oficial produzido no âmbito doICMBio deverá ser gerado no editor de texto do SEI-ICMBIO.

Art. 9º Na confecção dos documentos, deverão ser observadosos critérios de impessoalidade, optando-se por destinar as correspondênciasinternas sempre ao cargo e não ao seu ocupante.

Art. 10. Em caso de impossibilidade técnica momentânea deprodução dos documentos no SEI-ICMBIO, estes poderão ser produzidosem papel e assinados pela autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deverãoser digitalizados conforme definido nesta Portaria, e, quando doretorno da disponibilidade do SEI-ICMBIO, deverão ser imediatamentecapturados no sistema.

Seção IV

Da recepção e digitalização de documentos

Art. 11. O ICMBio receberá documentos:

I - por meio de peticionamento eletrônico; e

II - excepcionalmente, por meio físico.

Art. 12. Todos os documentos remetidos ao ICMBio, independentementeda sua forma de entrega, devem ser digitalizados eregistrados no sistema SEI-ICMBIO.

Art. 13. Os documentos recebidos na forma do art. 11, sempreque não referenciados com um número de protocolo já existente,serão autuados como novos processos, aos quais será atribuído umNUP.

Art. 14. Documentos externos recebidos pelo Protocolo Geralque sejam sigilosos ou que digam respeito a procedimentos licitatórios,serãoencaminhados à unidade oranizacional competente,que procederá à digitalização e o devido registro no SEI-ICMBIO.

Art. 15. Não deverão ser objeto de registro no SEI-ICMBIO:

I- jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demaismateriais que não se caracterizam como documento arquivístico; e

II - correspondências particulares.

Art. 16. O documento recebido em meio físico será digitalizadoe capturado no sistema de acordo com sua especificidade.

§ 1º A digitalização de documentos deverá:

I - ser realizada mediante a utilização da funcionalidadeReconhecimento Óptico de Caracteres - OCR antes de sua inserçãono SEI-ICMBIO;

II - ser limitada a duzentas páginas;

III - possuir resolução mínima de 300 dpi; e

IV - ser preferencialmente feita em preto e branco, masquando necessário em tons de cinza ou colorido.

§ 2º Os documentos com mais de duzentas páginas serãofragmentados em mais de um arquivo eletrônico no momento de suadigitalização.

§ 3º A digitalização e a inserção de documentos no processoeletrônico poderão ser efetuadas por servidores e empregados emexercício no ICMBio ou por prestadores de serviço terceirizado.

§ 4º Salvo na hipótese de indício fundado de irregularidade,fica dispensada a autenticação dos documentos digitalizados na formado § 3º.

§ 5º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume dedocumentos, a digitalização poderá ser efetuada em até dois diasúteis.

Seção V

Da Tramitação

Art. 17. Toda tramitação de processos dar-se-á via SEI-ICMBIO.

Art.18. A tramitação interna de processos respeitará as especificidadese a estrutura hierárquica dos órgãos de assistência diretae imediata ao Presidente do ICMBio e órgãos específicos singulares.

Parágrafoúnico. A tramitação de processo pelos dirigentesdo Gabinete, da Procuradoria Federal Especializada, da Auditoria, dosDiretorias, das Coordenações Gerais, das Coordenações, das Divisões,das Coordenações Regionais, dos Centros de Pesquisa, do Centro deFormação e das Unidades de Conservação poderá incluor retornoprogramado para finalização da análise e prosseguimento do trâmite.

Art.19. A tramitação de processos entre os órgãos de assistênciadireta e imediata ao Presidente do ICMBio e dos órgãosespecíficos singulares ocorrerá somente por meio dos seus Gabinetesou similares, salvo o Protocolo Geral.

Art. 20. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico,a área de destino deverá promover imediatamente:

I - a sua devolução ao remetente; ou

II - o seu adequado direcionamento.

Seção VI

Do relacionamento e desentranhamento

Art. 21. O relacionamento de processos será realizado quandohouver a necessidade de associar um ou mais processos com oobjetivo de complementar informações, dispensando a juntada poranexação.

Art. 22. Documento externo digitalizado integrante de umprocesso poderá ser desentranhado, a fim de atender demanda administrativa.

SeçãoVII

Da classificação arquivística e avaliação

Art. 23. Todos os processos do SEI-ICMBio serão classificadoscom base no Código de Classificação, Temporalidade e Destinaçãode Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio daAdministração Pública do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Art.24. Os processos eletrônicos serão mantidos até quecumpram seus prazos de guarda conforme definido na tabela detemporalidade de documentos de arquivo.

§ 1º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverãoreceber tratamento de preservação de forma que não haja perda oucorrupção da integridade das informações.

§ 2º O descarte de documentos e processos eletrônicos serápromovido pela área de documentação, e executado de acordo com osprocedimentos legais relativos à eliminação.

§ 3º As áreas de documentação e de tecnologia da informaçãodeverão desenvolver um plano de preservação de documentosdigitais.

Art. 25. Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentosao interessado, os documentos e processos físicos originaisdeverão ser arquivados nos setores com a atribuição de arquivo setorialdo órgão de assistência direta e imediata ao Presidente doICMBio e aos órgãos específicos singulares, onde aguardarão a suatransferência ao Arquivo Central.

Seção VIII

Do cancelamento e exclusão

Art. 26. No SEI-ICMBIO poderão ser cancelados ou excluídosno setor possuidor do processo eletrônico:

I - documentos sem assinatura; e

II - documentos assinados, mediante justificativa e autorizaçãoda autoridade competente, responsável pelo setor.

Art. 27. Todos os cancelamentos e exclusões serão registradosno sistema com os dados do responsável pela ação.

Art. 28. É proibida a exclusão e cancelamento de documentosassinados por outras áreas.

Seção IX

Do pedido de vistas ao processo

Art. 29. As solicitações de pedido de vistas serão dirigidasaos órgãos de assistência direta e imediata ao Presidente do ICMBioe aos órgãos específicos singulares, por meio eletrônico ou presencial.

Parágrafoúnico. As disponibilizações de acesso deverãoobedecer à legislação pertinente ao acesso à informação, bem comoàs disposições da Política de Segurança da Informação do ICMBio.

Art. 30. O acesso externo para vista será disponibilizado porusuário interno, onde o processo ou documento em questão estejasendo analisado.

Parágrafo único. É vedado conceder acesso externo, para finsde vistas a processo, superior a 10 (dez) dias.

Seção X

Da assinatura eletrônica

Art. 31. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos noâmbito do SEI-ICMBIO terão garantia de autoria, autenticidade eintegridade asseguradas, mediante utilização de assinatura eletrônica.

Parágrafoúnico. A assinatura digital e a assinatura cadastradasão de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidadedo titular sua guarda e sigilo.

Art. 32. A prática de atos assinados eletronicamente importaráaceitação das normas regulamentares sobre o assunto e daresponsabilidade do usuário pela utilização indevida de sua assinaturaeletrônica.

Seção XI

Das categorias de acesso

Art. 33. Os procedimentos relativos à disponibilização, àclassificação, ao tratamento e à gestão da informação de naturezarestrita e sigilosa, no âmbito do ICMBio, obedecerão às disposiçõescontidas em legislação específica.

Art. 34. Os processos e documentos classificados com onível de acesso público poderão ser visualizados por todos os usuáriosinternos, sendo franqueado o acesso aos usuários externos mediantesolicitação de vista processual.

§ 1º Quando tramitado para um setor específico, o acessoimediato ao processo no SEI-ICMBIO ficará limitado aos usuáriosdaquele setor.

§ 2º O disposto no § 1o não impede a disponibilização ou atramitação do processo para consulta dos demais usuários internos,mediante solicitação simples.

Art. 35. Serão classificados como sigilosos os documentossubmetidos temporariamente à restrição de acesso público em razãode sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado,eaquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.

Parágrafo único. O acesso aos documentos classificados comosigilosos será limitado a usuários com credencial de acesso.

Art. 36. Será classificado como restrito, o acesso a documentospreparatórios e a informações pessoais.

Parágrafo único. O acesso a documento preparatório ou àinformação nele contida, utilizado como fundamento de tomada dedecisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da ediçãodo ato ou decisão.

Seção XII

Dos perfis de acesso

Art. 37. Um usuário poderá estar associado a mais de umsetor no SEI-ICMBIO, desde que a autoridade competente do outrosetor solicite sua inclusão.

Art. 38. A realocação de usuário em novo setor implicaráperda de seu perfil de acesso.

Parágrafo único. É de responsabilidade da autoridade competentedo novo setor solicitar acesso compatível com as novas atribuiçõesdo usuário.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 39. O uso inadequado do SEI-ICMBIO ficará sujeito àapuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 40. A partir da vigência desta Portaria, ficará vedada:

I - a tramitação de documentos ou processos por outro meioque não o SEI-ICMBIO; e

II - a tramitação ou abertura de novos documentos ou processosno Sistema Gerenciador de Documentos Eletrônicos - SGDOC-e.

§1º Os documentos ou processos físicos registrados no SGDOC-e,em data anterior à vigência desta Portaria, continuarão disponíveispara consulta e tramitação apenas para arquivamento na áreade Documentação .

§ 2º Quando da digitalização dos processos físicos e inserçãono SEI-ICMBIO:

I - o processo permanecerá com o mesmo Número Único deProtocolo - NUP;

II - o relatório completo do registro do documento no sistemaSGDOC-e deverá ser inserido em formato PDF após os arquivosresultantes da digitalização;

III - deverá ser criado no SEI-ICMBIO o Termo de Encerramentode Trâmite Físico, que após assinado eletronicamente,deverá ser impresso e anexado ao processo físico original na posiçãode última folha;

IV - o processo físico deverá ser arquivado nos setores coma atribuição de arquivo setorial dos órgãos de assistência direta eimediata ao Presidente do ICMBio e aos órgãos específicos singulares,onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central; e

V - o processo eletrônico deverá ser tramitado para a suaunidade de destino.