Blokujte si čas a skončete každý den o něco dřív

Kolegové z vedlejšího oddělení mají v létě celkem klídek. To se vás ale netýká. Práce ani teď neubývá, a navíc vás čeká dovolená a musíte všechno včas připravit. V tom případě se vám bude hodit blokování času. O co jde? O šikovnou techniku, která vám pomůže stihnout více práce za méně času.

Co je to blokování času

Nad výkazy strávíte každý týden skoro celé odpoledne. Jednak s pozorností pořád odbíháte k něčemu jinému, jednak při návratu vždy přijdete o drahocenné minuty, než se zase do dané problematiky dostanete. Zatímco když jste nedávno potřebovali vyzvednout dítě z kopané, na výkazy jste měli jen asi hodinu a ejhle, ono to šlo. Nebyl totiž prostor věnovat se jiným rušivým záležitostem.

Blokování času je přesně na téhle fintě postavené. Tedy ne že byste pokaždé, když chcete něco rychle zvládnout, museli někam běžet pro potomka. Stačí, když si na sebe podobné časové omezení ušijete sami. Může být v řádu hodin, ale i minut. Pomůže vám to udržet si potřebné soustředění.

Jak si efektivně blokovat čas

1. Nejprve zkoušejte

Začněte pozvolna. Nejprve si vytvořte třeba jeden dva bloky za den pro konkrétní úkoly. Potřebný čas odhadněte. Posléze si zapište, na kolik jste se trefili, a při příštím blokování tomu časovou dotaci přizpůsobte.

Druhou možností je pracovat jako obvykle a třeba týden si jen zaznamenávat, kolik času u čeho strávíte. Můžete k tomu využít různé aplikace v počítači nebo v telefonu. Ty vám totiž pomohou určit, kolik času jste strávili třeba na sociálních sítích nebo on-line nakupováním. Jestliže v tomto k sobě nebudete poctiví, těžko se někam posunete.

2. Dávejte si časové cíle

Sledování denních aktivit vám poskytne konkrétní představu o vašem pracovním nasazení (a také prokrastinování). Zaměřte se na problémové oblasti, které vás vyrušují od práce. Zkuste s nimi zatočit. Můžete se například rozhodnout, že strávíte na sociálních sítích o polovinu času méně nebo že budete každý den pracovat alespoň tři hodiny, během nichž se nenecháte vůbec ničím rozptýlit. Samozřejmě tyto tři hodiny nemusejí následovat bezprostředně po sobě. Zvolte si zkrátka cíle a zkuste je plnit.

3. Stanovte si „hluboké“ priority

Možná při průzkumu svého dne zjistíte, že trávíte více času tzv. mělkou prací a méně hlubokou, která je potřeba, když chcete vymyslet účinnou strategii, sepsat neotřelou koncepci, zkrátka vytvořit něco nového nebo vymyslet dosud nevyužívané řešení. Je to prostě práce, která náš mozek víc „bolí“, a právě proto se jí často vyhýbáme.

Je ale důležité přidělit hluboké práci dostatek časových bloků, protože hlavně díky ní získáváme nové zkušenosti a pracovně rosteme. Navíc lze díky ní dosáhnout měřitelných výsledků, kterými se můžeme prezentovat. Stanovte si proto priority pro hluboké pracovní úkoly a přidělte menší časové bloky pro e-maily, telefonáty a další mělkou práci během dne.

4. Neustále optimalizujte

Plán blokování nebývá jednou pro vždy daný. Bude vyžadovat změny, podle toho, jak se budou měnit vaše úkoly. Své časové bloky proto kontrolujte několikrát měsíčně a stále se je snažte optimalizovat. Kalendář nebo aplikace pro sledování času vám v tom mohou pomoci, takže proces revize a úpravy bude rychlý a jednoduchý.

Výhody blokování

Jakmile do toho jednou vplujete, nebudete chtít jinak. Mnohé totiž získáte:

• Stihnete víc úkolů za méně času, takže budete moct skončit s prací každý den o pár minut, nebo dokonce o pár desítek minut dřív.
• Lépe se vám budou stíhat termíny, nebudete tolik vystresovaní, že to a to nestihnete, že vám něco někde „zahnívá“ apod.
• Snadněji se vám budou vymezovat hranice, a to nejen mezi prací a volným časem, ale i mezi mělkou a hlubokou prací – té se díky časovému blokování budete víc věnovat. Stanete se výkonnějšími a třeba si toho v práci někdo všimne a přidá vám, nebo vás rovnou povýší.
• Budete méně prokrastinovat.

Chce to disciplínu

Možná si říkáte, že to přece není žádná převratná myšlenka. Každý si dnes musí práci více či méně plánovat. To sice ano, ale fór je jako vždycky v tom umět přejít od teorie k praxi. V tomto případě si opravdu poctivě alokovat čas pro jednotlivé činnosti a hlavně – dodržovat ho!

Takže když vás kolegyně vyzve, abyste si šli na chvíli popovídat ke kávě do kuchyňky, zatímco vy jste teprve v půlce svého bloku, musíte odmítnout. Můžete dodat, že půjdete třeba za půl hodiny, až vám blok skončí. Ano, je to těžké, ale jinak se k vyšší efektivitě nedostanete. Pracovní den se vám natáhne jak žvýkačka a budete tam, kde jste byli.

Jste efektivní až dost, ale ve vašem stávajícím zaměstnání to nikdo neocení? Zkuste se podívat na Jobs.cz a nejděte si práci, kde váš pracovní výkon ocení.