What are the top business continuity planning services for small businesses?

A análise de riscos é o primeiro passo para que seja possível estabelecer um Plano de Continuidade de Negócios. Para isso, é necessário conhecer todos os aspectos internos e externos com potencial de impactar negativamente no funcionamento da organização; a Análise SWOT pode fornecer uma base interessante para esse trabalho. É importante, porém, que essa análise seja realizada de maneira realista, sendo recomendável o apoio de especialista(s) externo(s) a depender do grau de maturidade da organização. Quando a análise de riscos é feita unicamente por colaboradores internos ou pela Alta Administração, existe uma tendência de se traçar um cenário mais otimista e, consequentemente, menos abrangente sobre os riscos que a organização corre.

De nada adianta um bom plano se os colaboradores não o conhecem e não sabem se portar no momento em que uma situação de disrupção acontece. Por isso, é necessário que o Plano de Continuidade de Negócios (PCN) contenha um cronograma de treinamentos e simulações para as situações de risco prioritárias, e seja devidamente comunicado a todos na organização. Ao realizar os treinamentos, é indispensável que sejam estabelecidas métricas para avaliação da eficácia das medidas previstas (especialmente àquelas relacionadas ao tempo de recuperação - RTO), para que sejam feitos os ajustes necessários no PCN com foco na melhoria contínua.

Communication is the key to a successful business process. Always keep the communication bidirectional with your points in a clear manner and at the same time respect the point raised by the other end. We always listen to reply not to understand this is where even the best of plans may fail because one was not ready to receive but always give.

O Plano de Continuidade de Negócios precisa indicar com clareza quais são as principais partes interessadas que devem ser contatadas em caso de crise, com a identificação de nomes, cargos, telefones de contato, emails e a organização à qual pertencem. Esse plano de comunicação deve, também, estabelecer quem serão os responsáveis pelos contatos, além de como essa comunicação será feita. Nesse ponto, uma política de porta-vozes e uma assessoria de comunicação irão auxiliar para que os danos sofridos pela crise em si não se agravem em função de uma comunicação mal gerenciada.

Um PCN não se esgota na simples redação de um documento. É necessário que haja um monitoramento das ameaças externas e fraquezas internas da organização para manter o plano atualizado e apto a atender demandas diferenciadas, e que haja (i) procedimento formal de atualização anual do PCN, em linha com o planejamento estratégico; e (ii) modificações pontuais sempre que um novo risco ou ameaça for detectado.