Avaliação do seu evento: 5 dicas para medir seu sucesso
Depois de tanto planejamento e e mão na massa, um evento deve ter seus resultados analisados. Pensando nisso, separamos algumas dicas de como avaliar um evento e aprender com ele para propor melhorias nas próximas edições.
Sugerimos que você confira outros artigos que explicamos as principais etapas da organização de eventos. Abaixo separamos também algumas leituras obrigatórias para você:
Organização de eventos: uma jornada que começa muito antes da grande data
Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso
Quando falamos sobre a etapa de planejamento, o primeiro ponto importante é o objetivo do evento. Ele norteará todas as decisões, entre elas as métricas que deverão ser acompanhadas para, no avaliação pós-evento, elas provarem que as metas foram atingidas.
Vamos supor que você teve um ótimo planejamento, conseguiu boas parcerias em eventos, vendeu todos os ingressos e não teve nenhum problema grave durante os dias de evento. Significa que ele foi um sucesso, certo? Não necessariamente. Com certeza, isso já é uma vitória, mas não comprova que você alcançou todos os seus objetivos.
Você precisa estabelecer métricas sobre como avaliar um evento para saber se os resultados esperados foram alcançados.
Sabe aquela famosa frase que diz que não se gerencia aquilo que não se mede? Pois é, ela se aplica a eventos também.
As principais métricas para avaliar o desempenho do seu evento
6 coisas que você precisa fazer depois que o seu evento termina
5 dicas de como avaliar um evento
1. Melhore as suas margens de lucro
Via de regra, a receita dos eventos vêm de duas fontes: venda de ingressos e cotas de patrocínio. Então, existem basicamente 3 formas de melhorar suas margens:
Aumentando o público do seu evento, ampliando a quantidade de ingressos vendidos
Aumentando o ticket médio, seja do valor dos ingressos ou das cotas de patrocínio
Reduzindo seus custos.
Até aqui, nenhuma novidade, certo?
Claro que, para mexer cada “ponteiro”, você terá que ajustar outros.
Por exemplo, para aumentar o número de ingressos vendidos, provavelmente, você terá que intensificar seus investimentos em marketing, aumentando seu custo. Se você aumentar o preço dos ingressos ou o valor das cotas de patrocínio, talvez você tenha menos interessados.
Então, como reduzir custos sem impactar nos outros números?
Uma das formas é otimizar o seu investimento em divulgação, que é um dos custos mais significativos para captar participantes. Por isso, é necessário conhecer bem o seu público para ser mais assertivo na divulgação do seu evento.
Confira: Comportamento do consumidor: como os eventos influenciam na fase de pré-compra?
2. Gere mais valor para seus patrocinadores e expositores
Os eventos têm grande poder para o setor de marketing. É importante você demonstrar esse poder no seu próprio evento para atrair mais patrocinadores.
Tenha ferramentas que vão agregar valor às suas cotas de patrocínio e que vão ajudar você a mensurar os resultados de seu evento, para que você tenha uma real capacidade de argumentação junto aos seus parceiros.
Isso não só vai gerar mais credibilidade para o seu evento, como vai melhorar seu poder de negociação.
Para ajudar nessa missão, os coletores de dados tradicionais (leitores de credenciais) estão sendo substituídos por tecnologias modernas, que permitem a qualquer membro da sua equipe capturar e qualificar os leads em tempo real, através do seu smartphone.
A utilização da tecnologia auxilia na avaliação pós evento, para que o próprio expositor possa:
Gerenciar e avaliar a performance da sua equipe durante e depois do evento
Aumentar a produtividade durante os dias de evento
Os aplicativos fornecem dados para o organizador de quanto o evento realmente gerou de contatos significativos para cada expositor.
Com essas informações em mãos, sua capacidade de como avaliar um evento, certamente, vai aumentar.
O Coletor de leads Yazo é uma tecnologia desenvolvida para gerar mais negócios para expositores, mais resultados para o evento.
3. Aumente o número de respostas para suas avaliações e pesquisas de satisfação
Uma das melhores formas de como avaliar um evento é através das pesquisas de satisfação, que podem ser direcionadas tanto para o participante quanto para o patrocinador e/ou expositor. Afinal, é para eles que você precisa gerar valor.
É muito comum fazer esta avaliação pós evento, muitas vezes em um formulário no próprio e-mail de agradecimento ou mesmo em formulários impressos – espero que esse não seja o seu caso, pois o trabalho que se tem para tabular os dados é cruel.
O que ouvimos, normalmente, é que as taxas de respostas são muito baixas e, às vezes, não representam uma amostra significativa para uma análise precisa.
O pulo do gato para melhorar as suas taxas de respostas, é estimular que as avaliações sejam feitas em etapas, de forma fácil e rápida, e durante o próprio evento.
Você pode usar uma estratégia de avaliações via aplicativo de eventos, combinada a lembretes enviados por notificação push.
Para estimular mais ainda o engajamento nas respostas, você pode utilizar alguma estratégia de gamificação ou sorteio para os participantes.
O resultado: mais respondentes e um feedback mais assertivo!
4. Tenha relatórios completos de como avaliar um evento de forma rápida
Uma atividade básica do pós-evento é a elaboração de relatórios de resultados.
É através deles que você mostra se entregou toda aquela ideia vendida aos participantes e parceiros, além de ser uma ótima forma de avaliação pós-evento.
Se o seu objetivo era promover o networking, mostre quantas mensagens foram trocadas e quantas reuniões foram agendadas durante o evento.
Se a meta era dar mais visibilidade aos patrocinadores e expositores, mostre quantas vezes seus conteúdos foram acessados e visualizados nos seus canais de comunicação.
Se o desejo era gerar negócios, apresente quantos leads foram capturados durante o evento, comparando com a média da feira.
Claro que, para ter esse tipo de informação, você precisa de ferramentas de apoio e, preferencialmente, que lhe entreguem esses dados em tempo real, como um aplicativo Yazo.
5. Um pós-evento de sucesso
Como vimos, não é preciso reinventar a roda para que seu evento seja um sucesso. Bastam algumas pequenas mudanças de mindset e um olhar um pouco mais atento ao que os números dizem durante o processo de como avaliar um evento.
Como você viu, o apoio de tecnologias intuitivas é fundamental para avaliação pós-evento. Conheça a Yazo, a maior startup de aplicativos para eventos da América Latina, com mais de 2.500 apps publicados.
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Escrito por: Giovana Moser
Adaptado por: Karina Kanashiro