Project Charter Document

Project Name: Modernisasi Sistem DNS Perusahaan telekomunikasi

Department: Divisi Sistem Infrastruktur, IBM Indonesia
Focus Area: Sistem Infrastruktur
Product/Process: DNS
Project Time : 1 August 2016 – 1 November 2016
Cost Estimation : Rp 10.000.000.000

Prepared By
Document Owner(s) Project/Organization Role
Robertus Yunarso Project Manager

Wijanarko System Consultant

Dhika Isfahan Network Consultant

Project Charter Version Control

Version Date Author Change Description
1.0 15/06/2016 Robertus Yunarso, Document created
Wijanarko, Dhika
Isfahan

Confidential
Document1
Last printed on 1/6/2018 1:34:00 AM
 Project Charter

TABLE OF CONTENTS
1 PROJECT CHARTER PURPOSE ........................................................................................... 3

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................................... 3

3 PROJECT OVERVIEW ............................................................................................................ 3

4 PROJECT SCOPE................................................................................................................... 4

4.1 Goals and Objectives .................................................................................................. 4

4.2 Departmental Statements of Work (SOW) .................................................................. 4

4.3 Project Deliverables .................................................................................................... 5

4.4 Deliverables Out of Scope .......................................................................................... 6

4.5 Project Estimated Costs & Duration............................................................................ 6

5 PROJECT CONDITIONS ........................................................................................................ 7

5.1 Project Assumptions ................................................................................................... 7

5.2 Project Issues.............................................................................................................. 7

5.3 Project Risks ............................................................................................................... 8

5.4 Project Constraints ...................................................................................................... 9

6 PROJECT STRUCTURE APPROACH ................................................................................... 9

7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS ........................................................................... 9

8 APPROVALS ......................................................................................................................... 10

9 WBS PRODUCT .................................................................................................................... 11

10 WBS PHASE ......................................................................................................................... 12

11 GANTT CHART ..................................................................................................................... 13

Confidential Page 2 1/6/2018

 Project Charter

1 PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah untuk proses implementasi Modernisasi sistem DNS di
sebuah perusahaan telekomunikasi. Sistem Modernisasi DNS ini akan menggantikan
sistem DNS tradisional yang sat ini masih berjalan. Dengan adanya sistem modernisasi
DNS ini diharapkan dapat meningkatkan performa dari layan DNS ke pelanggan yang
akan berdampak kepada peningkatan keuntungan perusahaan.

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

 Project goals
 Objectives
 Scope
 Assumptions
 Risks
 Costs
 Timeline
 Approach
 Organization

3 PROJECT OVERVIEW
Dalam teknologi dan informasi berbasis Internet tentu keberadaan DNS atau domain name
system mutlak dan sangat beperang penting bagi semua pengguna internet. Bahkan lebih
dari itu hampir semua aspek yang menggunakan teknologi internet pasti menggunakan
DNS baik itu email, browsing, ssh/telnet, ftp, maupun aplikasi. DNS adalah sistem
database yang terdistribusi secara teratur yang digunakan untuk pencarian nama
komputer di jaringan internet yang menggunakan TCP/IP. DNS atau domain name system
ini mempunyai kelebihan ukuran database yang tidak terbatas dan juga mempunyai
performa yang baik guna menunjang kelangsungan sebuah website agar mudah diakses
oleh semua orang
Sistem Modernisasi DNS adalah sebuah tahap untuk melakukan proses transformasi
sistem perangkat DNS dari sistem tradisional berbentuk software DNS ke dalam sebuat
sistem DNS yang menggunakan perangkat dedicated, sehingga dihasilkan sebuah sistem
DNS yang cepat , efisien dan tangguh.

Confidential Page 3 1/6/2018

 Project Charter

4 PROJECT SCOPE

4.1 Goals and Objectives

Goals Objectives
Proyek akan Melakukan 1. Melakukan interview kepada User/ Tim IT Infrastruktur
implementasi perangkat Perusahaan telekomunikasi
sistem DNS dengan
menggunakan perangkat 2. Melakukan assesment sistem DNS yang lama
DNS Dedicated untuk 3. Melakukan review konfigurasi sistem DNS yang lama
menggantikan software 4. Melakukan survey lokasi data center meliputi survey
DNS lama power, lokasi rack dan kebutuhan kabel data yang
akan digunakan
5. Membuat dokumen Low Level Design (LLD) terkait
tahapan implementasi dan testing
Proyek akan melakukan 1. Melakukan backup data konfigurasi sistem DNS yang
proses migrasi data dan lama
trafik dari perangkat 2. Melakukan assesment terhadap data backup sistem
DNS lama DNS yang lama
3. Membuat dokumen Low Level Design (LLD) terkait
tahapan proses migrasi Data dan Trafik

4.2 Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence

Interview kebutuhan sistem Projecr Manager , System Melakukakan wawancara
Consultant dan Network untuk mendapatkan kebutuhan
Consultant utama, seperti flow sistem
DNS dan Total Trafik DNS
yang saat ini sedang berjalan
Pembuatan Dokumen Low System dan Network Tim Consultant akan
Level Design (LLD) Consultant melakukan pembuatan detail
tahapan proses implementasi
yang dituangkan ke dalam
dokumen Low Level Design
(LLD) dokumen ini akan
mencakup semua detail untuk
proses implementasi
Deskripsi hasil kerja System dan Network Tim consultant dan project
(spesifikasi kebutuhan Consultant, Project managaer manager akan mendiskusikan
perangkat server, kabel data, detail proses yang dibutuhkan
kebutuhan power server dan sebelum dimulainya tahapan
test plan)
implementasi
Estimasi usaha setiap work Project Manager Project manager akan
product tersebut berdiskusi dengan tim
Consultant dan juga tim sales,
terkait estimasi project serta

Confidential Page 4 1/6/2018

 Project Charter

biaya yang akan dialokasikan

untuk setiap tahapan nya.
Implementasi sistem DNS System dan Network Engineer Melakukan proses
implementasi sistem DNS
yang baru, sesuai dengan
detail implementasi yang telah
terdapat di dokumen Low
Level Design (LLD)
Testing Sistem DNS System dan Network Engineer Tim melakukan testing sistem
DNS yang baru sebelum
dilanjutkan ke proses
production
Migrasi Sistem DNS System dan Network Engineer Tim melakukan Migrasi sistem
dari sistem DNS lama ke
sistem DNS baru mencakup
migrasi data dan trafik DNS.

4.3 Project Deliverables

Milestone Deliverable
1. Melakukan wawancara  Mendapatkan data dan infromasi mengenai exisitng
atau interview kepada sistem DNS yang sedang berjalan
tim IT infrastruktur  Melakukan proses assesment detail infrastruktur
perusahaan yang ada, untuk menentukan desai sistem baru yang
telekomunikasi untuk akan dibuat
mendapatkan detail  Mendapatkan Jumlah data dan trafik DNS yang saat
data sistem DNS yang ini sedang berjalan
sedang berjalan  Menentukan batasan proyek
 Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
 Dokumentasi pertemuan
 Dokumen kebutuhan proyek

2. Melakukan wawancara  Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung

Dengan bisnis user untuk proyek
 Mendapatkan informasi mengenai pro dan kontra
dari sisi bisnis apabila dilakukan proses migrasi
sistem DNS ini
3. Desain Topologi Sistem  Menentukan sistem topologi DNS baru yang akan
(prototyping) dibuat
 Menentukan tipe jaringan dan infrastruktur DNS
server yang akan digunakan
 Menentukan metode yang akan dilakukan dalam
proses migrasi DNS
 Dokument LLD (Low Level Design)
4. Presentasi Dokumen  Mendapatkan feedback dari user terkait topologi dan
LLD (Low Level desai yang telah dibuat
Design) kepada User  Follow up beberapa hal yang harus dipenuhi oleh tim
user terkait beberapa kebutuhan yang terdapat di
dokumen LLD

Confidential Page 5 1/6/2018

 Project Charter

5. Presentasi final  Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan User

dokumen LLD  Sistem dapat berjalan dengan baik
 Produk telah diimplementasikan

4.4 Deliverables Out of Scope

Dalam pelaksanaan proyek ini hanya mencakup proses implementasi sistem DNS untuk
dan proses migrasi data dan trafik dari sistem DNS yang lama. Untuk proses pengadaan
sistem reporting DNS tidak termasku di dalam cakupan proyek.Tidak termasuk dalam
proyek. Proses penambahan data dan client baru di dalam sistemm DNS juga tidak
termasuk di dalam cakupan proyek, karena nantinya diharapkan proses tersebut dapat
dilakukan oleh tim infrastruktur dari User.

4.5 Project Estimated Costs & Duration

Project Date
Milestone Estimate Deliverable(s) Included Confidence Level
Melakukan 1 Agustus  Informasi mengenai High
interview pada 2016 kebutuhan sistem DNS
User yang baru
 Informasi mengenai tim
inrastruktur yang terlibat
 Informasi mengenai
proses bisnis yang
berafiliasi dengan sistem
DNS ini
 Informasi struktrur
organisasi perusahaan
telekomunikasi ini
 Dokumen Kebutuhan

Analisa hasil 5 - 8 Agustus  Mendapatkan kebutuhan High

interview 2016 utama
 Proses finalisasi
dokumen Low Level
desain

Desain Sistem 15 Agustus  Prototype desain sistem High

DNS 2016 DNS

Presentasi ke 18 Agustus  Feedback mengenai Medium

User 2016 Desain sistem yang telah
dibuat

Tahap 19 Agustus  Melukakan staging High

Implementasi 2016 – 5 perangkat hardware
Oktober 2016 sistem
 Melakukan proses
instalasi fisik perangkat

Confidential Page 6 1/6/2018

 Project Charter

 Melakukan proses
konfigurasi perangkat
 Melakukan testing
perangkat

Tahap integrasi 8 Oktober  Migrasi data dan trafik High

2016 – 28 DNS
Oktober 2016  Proses cut over sistem
DNS
 Proses monitoring sistem
DNS yang baru
 Handover ke tim
operation

Tahap 29 Oktober  Mendefinisikan nilai Medium

Miantenance 2016 – 1 Service Level Agreement
November (SLA) yang akan
2016 digunakan
 Membuat detail dokumen
tahapan maintenance
sistem DNS yang baru

5 PROJECT CONDITIONS

5.1 Project Assumptions

 Proyek ini diasumsikan merupakan proyek untuk implementasi sistem DNS baru yang
akan menggantikan sistem DNS yang sedang berjalan
 Proyek ini diasumsikan dapat bekerja dan berjalan dengan lebih baik dibandingkan dari
sistem DNS yang lama baik dari segi performa maupun reliabilitas serta efisiensinya.

5.2 Project Issues

Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.

# Issue Priority Owner Description Status & Resolution

1 Keterlamba Medium Project Keterlambatan Memastikan proses
tan Manager kedatangan administrasi kedatangan
kedatangan dan Tim perangkat DNS perangkat dikelola dengan
perangkat sales yang akan baik

Confidential Page 7 1/6/2018

 Project Charter

# Issue Priority Owner Description Status & Resolution

DNS berdampak
pada
mundurnya
jadwal
implementasi
proyek
2 Proses Medium Tim Kemungkinan Melakukan eskalasi di
implementa Konsulta keterlambatan internal perusahaan dan
si n dan dalam proses eskalasi level teknikal ke
perangkat engineer implementasi vendor pemilik perangkat
sistem DNS
dikarenakan
situasi lapangan
yang tidak
sesuai dengan
dokumen
3 Kegagalan High Tim Kegagalan Melakukan eskalasi di
proses Proyek proses migrasi internal perusahaan dan
migrasi dan akan berdampak eskalasi level teknikal ke
Cut over serius karena vendor pemilik perangkat
DNS service DNS
akan mengalami
downtime

5.3 Project Risks

# Risk Area Likelihood RiskOwner Project Impact-Mitigation Plan

1 Sulitnya High Project Dampak dari masalah ini adalah
mendapatk Manager dan terlambatnya penyusunan dokumen
an data Tim yang terkait dengan kebutuhan
existing dari consultant proyek, solusinya adalah
sistem DNS melakukan komunikas dengan
yang pihak-pihak terkait secara
berjalan menyeluruh.
2 Informasi Medium Project Melakukan follow up kepada tim
dari User Manager dan user agar memberikan data yang
kurang Tim diminta secara full.
consultant
3 Ruang High Project Melakukan inisiasi diawal proses
Lingkup Manager berjalannya proyek untuk
proyek menetapkan batasan-batasan yang
melebar akan di tuliskan ke dalam perjanjian
terlalu luas kontrak
4 Waktu High Project Membuat schedule task pada
pengerjaan Manager setiap kegiatan yang berkaitan
proyek dengan proyek yang disesuaikan
terlambat dengan kesepakatan pengerjaan
dari target proyek dan jumlah anggota tim.

Confidential Page 8 1/6/2018

 Project Charter

# Risk Area Likelihood RiskOwner Project Impact-Mitigation Plan

5 Kurangnya Medium Project Mencari atau merekrut anggota
personil tim Manager baru yang sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

 Proyek hanya melakukan implementasi sistem DNS yang baru untuk menggantikan
sistem DNS yang lama
 Fitur yang akan diterapkan pada sistem DNS yang baru sesuai dengan permintaan
user dan telah di sepakati sebelumnya.
 Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan
dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin
diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan
ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
 Proses migrasi Data dan trafik ke sistem DNS yang baru dilakukan dengan
kesepakatan dengan tim User

6 Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan
interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak User merupakan metode yang
mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang
dibutuhkan. Informasi tersebut kemudian akan di gunakan oleh tim Proyek sebagai bahan
acuan dalam proses pembuatan dokumen LLD (Low Level Desain) dan dokumen proyek
lainya.

7 Project Team Organization Plans

Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities

Project Manager Robertus Yunarso  Melakukan interview
terhadap stakeholder
proyek
 Melukan pembagian
tugas
 Control Project Team
 Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
 Finnancial
System Consultant WIjanarko  Melakukan assesment
DNS sistem existing
 Melakukan pembuatan
dokumen LLD dari sisi

Confidential Page 9 1/6/2018

 Project Charter

infrastruktur sistem
 Eskalasi level 2 pada
saat implementasi dan
migrasi sistem
Network Consultant Dhika isfahan  Melakukan assesment
DNS sistem existing
 Melakukan pembuatan
dokumen LLD dari sisi
infrastruktur Network
 Eskalasi level 2 pada
saat implementasi dan
migrasi sistem
Network dan Sistem 1. Ajeng Annas  Melakukan implementasi
Engineer 2. Nurrahman norman sistem
3. Sergio marphy
4. Edi wahyudi
Dokumentator Dhea amalia  Dokumentasi pengerjaan
proyek
 Pengumpulan dokumen
terkait tahapan
implementasi sisteM
DNS
Tester Dewi Amalia dan Tim user  Melakukan pengujian
terhadap fitur-fitur DNS
yang baru
 Memberikan feedback

8 APPROVALS
Prepared by Robertus Yunarso
Project Manager

Approved by Tim Infrastruktur Perusahaan telekomunikasi

Project Sponsor

Confidential Page 10 1/6/2018

 Project Charter

9 WBS PRODUCT

Pada gambaran WBS (Work Breakdown structure) di sisi Product atau perangkat terdapat
beberapa tahap yaitu

 Tahap Definisi
Pada tahapan ini kita akan melakukan pencarian dan analisis informasi pada existing
sistem yaitu yang pertama adalah melakukan list kebutuhan dari sisi user dan
melakukan proses assesment sistem yang telah berjalan.

 Tahap Desain
Pada tahapan ini tim consultant akan melakukan pembuatan dokumen Low Level design
(LLD) sebagai acuan tim engineer untuk melakukan proses implementasi

 Tahapan Implementasi
Tahapan ini merupakan tahapan terpanjang di dalam proses eksekusi project, karena
pada tahapan ini terdapat 4 buah sub tahap yaitu , staging perangkat, instalasi
perangkat, konfigurasi perangkat dan Testing perangkat.

 Tahap Integrasi
Setelah proses Testing selesai dan dinilai sudah sesuai dengan prosedur dan hasil,
tahap selanjutnya adalah tahap integrasi, tahap ini merupakan tahap yang kritikal karena
pada tahap ini kita akan melakukan proses migrasi data dan trafik DNS serta proses cut
over atau replacing DNS existing.Untuk kemudian dilakukan proses hand over ke tim
operation

 Tahap Maintenance
Tahap ini merupakah tahap setelah semua proses hand over selesai, di dalam tahap ini
akan di definisikan dokumen maintenance untuk acuan proses pemeliharaan sistem,
dan juga menentukan nilai SLA (Service level agreement) untuk setiap sistem yang
dibuat.

Confidential Page 11 1/6/2018

 Project Charter

10 WBS PHASE

Pada gambaran WBS (Work Breakdown structure) di sisi Fase terdapat beberapa tahap yaitu

 Tahap Inisiasi
Pada tahapan ini kita akan melakukan proses inisiasi kontrak proyek yang akan di
jalankan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan dokumen bisnis serta kebutuhan
yang disampaikan oleh user. Langkah selanjutnya adalah melakukan pembentukan Tim
proyek untuk proses selanjutnya.

 Tahap Perencanaan
Pada tahapan ini tim proyek akan menyiapkan beberapa dokumen yang terkait proses
administrasi proyek maupun dokumen yang nantinya akan digunakan sebagai acuan
tahap implementasi. Sttrategi implementasi, budget proyek serta resource yang akan
terlibat juga ditentukan pada tahap ini.

 Tahap Implementasi
Tahapan ini merupakan tahapan eksekusi dari proyek, pada tahapan ini di luar sisi
teknikal akan dilakukan proses manajemen alur implementasi, monitoring progress
implmentasi agar tidak keluar dari timeline proyek, manajemen resiko yang timbul saat
implementasi serta proses testing setelah semua tahapan implementasi selesai

 Tahap Evaluasi
Pada tahap evaluasi dilakukan proses monitoring system yang telah berjalan dan
dilakukan beberapa evaluasi dan perbaikan apabila ditemukan adanya masalah. Pada
tahap ini juga dilakukan proses hand over system yang baru ke tim operasional. Setelah
semuanya selesai, tahap akhir adalah penutupan proyek

Confidential Page 12 1/6/2018

 Project Charter

11 Gantt Chart

Task Durati Start Finish Predecess Assign % Stat Comme

Name on ors ed To Complete us nts
Meeting 1d 08/01/ 08/01/
Review 16 16
dengan
User
Analisa 3d 08/05/ 08/09/
Hasil 16 16
Meeting
Desain 6d 08/10/ 08/17/
sistem 16 16
DNS
Presentasi 1d 08/18/ 08/18/
Desain ke 16 16
User
Tahap 34d 08/19/ 10/05/
Implement 16 16
asi
Tahap 16d 10/08/ 10/28/
Integrasi 16 16
Sistem
Tahap 3d 10/29/ 11/01/
Miantenan 16 16
ce

Proyek
Implementasi DNS.xlsx

Confidential Page 13 1/6/2018