TINJAUAN KARAKTERISTIK PETUGAS DAN PENGETAHUAN PETUGAS

ASSEMBLING TENTANG PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI

ASSEMBLING DI RSUD SUNAN KALIJAGA DEMAK TAHUN 2016

Aditia Novitasari *), ArifKurniadi, M.Kom **)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro

**)Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro

Email :[email protected]

ABSTRACT

Background : Characteristics of officers influence behavior of officers in assembling

patients document include: education, age, sex, work experience and training. In the
hospital, the procedure were something that should be available, to have goals and
steps that have been standardized to complete a routine work process. In the initial
survey in Sunan Kalijaga Demak hospital, the implementation of basic tasks and
functions of assembling not run optimally. Officers were 3 people and every day
were found accumulation of document between 10-20 document. Officers graduated
from high school. The purpose of this study was describe the procedures, duties and
functions of assembling, characteristics and knowledge of officer toward duties and
functions of assembling in Sunan Kalijaga Demak hospitals.
Methods : This type of research was descriptive with cross sectional approach.
Population were 3 assembling officer. Data were collected by observation and
interview methods. Data processing were editing and tabulation. Then the data were
analyzed descriptively.

Results : The results showed 66.7% level of education was high school and 33.3%
respondents educated medical record diploma. It showed that the knowledge of
medical records slightly. There were 33.3% of respondents who worked > 10 years
and 66.7% of respondents worked <10 years. It showed that the officer less
experienced. There were 66.7% of respondents said that they had attended training
and 33.3% of respondents who have not been trained on medical record, it showed
lack of knowledge.
Recommendation : Researcher recomend to divide the tasks according to their
knowledge, each assembling officer to hand over the patient documents to coding in
a timely.
Keywords : Characteristics, Knowledge, Main tasks and functions Assembling,
Stacking medical record document

ABSTRAK

Latar Belakang : Karakteristik petugas mempengaruhi perilaku petugas dalam

merakit dokumen pasien yang meliputi : pendidikan, usia, jenis kelamin, masa kerja
dan pelatihan. Dalam rumah sakit prosedur tetap adalah hal yang harus tersedia,
memiliki tujuan dan langkah-langkah yang telah dibakukan untuk menyelesaikan
suatu proses kerja rutin tertentu. Pada survei awal di RSUD Sunan Kalijaga Demak
dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi assembling belum berjalan optimal.
Petugas berjumlah 3 orang dan masih ditemukan penumpukan DRM setiap harinya
antara 10-20 DRM. Pendidikan terakhir petugas yang tamatan SMA.Tujuan dari
penelitian ini adalah mendeskripsikan prosedur tetap yang berlaku, tugas pokok dan
fungsi assembling, karakteristik petugas dan pengetahuan petugas terhadap tugas
pokok dan fungsi assembling di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
Metode : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan
cross sectional. Populasi adalah 3 orang petugas assembling. Metode pengumpulan
data dengan metode observasi dan wawancara. Pengolahan datanya adalah editing
dan tabulasi. Kemudian data dianalisis secara deskriptif.
Hasil : Hasil penelitian menunjukkan tingkat pendidikan 66,7 % responden adalah
SMA dan 33,3 % responden berpendidikan D3 RMIK. Hal itu menunjukkan bahwa
yang mengerti tentang ilmu rekam medis sedikit. Ada 33,3% responden yang
bekerja > 10 tahun dan 66,7 % responden bekerja < 10 tahun. Hal itu menunjukkan
bahwa petugas kurang mempunyai pengalaman. Ada 66,7% responden menyatakan
pernah mengikuti pelatihan dan 33,3 % responden yang belum pernah mengikuti
pelatihan rekam medis, hal itu menunjukkan kurangnyapegetahuan responden.
Saran : Oleh karena itu disarankan, petugas untuk membagi tugas sesuai
pengetahuan yang dimiliki, masing-masing petugas assembling agar menyerahkan
dokumen pasien ke bagian koding tepat waktu.

Kata Kunci : Karakteristik, Pengetahuan, Tugas pokok dan Fungsi Assembling,

Penumpukan DRM

PENDAHULUAN

Dalam Permenkes No : 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis

adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan
rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai dari penerimaan pasien
ditempat pendaftaran, pencatatan, data medis selama pasien itu mendapatkan
pelayanan medis di rumah sakit di lanjutkan dengan penanganan berkas rekam
medis.[1]

Dalam rumah sakit prosedur tetap adalah hal yang harus tersedia. Memiliki tujuan
dan langkah-langkah yang telah dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja
rutin tertentu untuk menunjang pelayanan di sarana pelayanan kesehatan
berdasarkan standar profesi.

Pada bagian assembling memiliki peran penting di unit rekam medis yang meliputi
sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen rekam medis sebelum
disimpan, menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit pelayanan,
mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap dan
secara periodik melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai
ketidaklengkapan isi dokumen dan petugas yang bertanggung jawab terhadap
kelengkapan isi tersebut, mengendalikan penggunaan formulir rekam medis dan
secara periodik melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai jumlah dan
jenis formulir yang telah digunakan, mengalokasikan dan mengendalikan nomor
rekam medis, menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke fungsi
pengkode, dan menyerahkan sensus harian ke fungsi analisis dan pelaporan.

Berdasarkan survei awal yang dilakukan pada bagian assembling di RSUD Sunan
Kalijaga Demak dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi assembling belum
berjalan secara optimal. Dengan petugas assembling yang berjumlah tiga orang
masih ditemukan penumpukan dokumen rekam medis setiap harinya yaitu antara
10-20 DRM dari yang dikembalikan bangsal perawatan. Hal ini diakibatkan oleh
adanya pergantian formulir baru yang membuat petugas kesulitan dalam merakit
formulir sesuai urutannya. Selain itu jika pasien pulang di luar jam kerja dokumen
rekam medis pasien dikembalikan ke unit rekam medis pada hari berikutnya.
Masalah lain yang terjadi adalah dalam mengurutkan dan merakit setiap lembar
pemeriksaan laboratorium pasien yang memakan waktu. Selain itu dilatarbelakangi
dengan pendidikan terakhir petugas assembling yang tamatan SMA.

Dampak dari keterlambatan perakitan dokumen tersebut menyebabkan semakin

menumpuk dan penyerahan ke bagian koding untuk di kode juga terlambat. Padahal
seharusnya kegiatan perakitan di assembling selesai dengan tepat waktu sehingga
tidak menghambat pelayanan lain. Dari masalah tersebut maka peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian lebih lanjut tentang tinjauan karakteristik petugas dan
pengetahuan petugas assembling tentang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
assembling di RSUD Sunan Kalijaga Demak.

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif

dengan metode pendekatan cross sectional. Dalam penelitian ini, peneliti
bermaksud memberikan deskripsi atau gambaran mengenai karakteristik
pengetahuan petugas assembling terhadap tugas pokok dan fungsi
assembling yang terdapat di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
B. Populasi dan Sampel

1. Populasi
Populasi pada penelitian ini adalah seluruh petugas bagian
assembling yang berjumlah tiga orang dan kepala unit rekam medis di
RSUD Sunan Kalijaga Demak.
C. Pengumpulan Data

1. Jenis dan Sumber Data

a. Data Primer
Data yang diperoleh dengan melakukan pertanyaan
berupa kuisioner penelitian kepada petugas assembling ditempat
penelitian yang berisi daftar pertanyaan kepada petugas.
b. Data Sekunder
Data yang diperoleh dengan melihat prosedur tetap
assembling yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi
assembling yang berlaku di rumah sakit.
2. Metode Pengumpulan Data
Cara pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan
menggunakan metode observasi dan kuisioner.
 3. Instrumen Penelitian
a. Observasi
Panduan yang digunakan tentang apa yang akan dilihat pada
waktu observasi. Meliputi prosedur tetap yang berisi tugas pokok
dan fungsi assembling di rumah sakit.
b. Kuisioner Pengetahuan

Suatu teknik pengumpulan informasi yang berisi tentang pengetahuan

petugas yang diukur menjadi 6 tingkat. Meliputi : Tahu, Memahami,
Aplikasi, Analisis, Sintesis, dan Evaluasi. Digunakan untuk mengukur
seberapa luas pengetahuan tersebut.

D. Pengolahan Data

1. Editing
Data yang diperoleh kemudian dikoreksi dan disusun menurut
bagian yang diteliti supaya dapat dibaca dan diuji dengan objek yang
diteliti.
2. Tabulasi
Melakukan penggelompokan data sesuai dengan tujuan penelitian
guna memudahkan dalam analisis data.
3. Penyajian data
Setelah data diproses dengan langkah-langkah diatas data siap
disajikan dalam bentuk informatif.

HASIL PENELITIAN

Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode pengambilan data primer dengan

cara observasi dan kuisioner. Berikut adalah hasil dari penelitian tersebut :
Tabel 1. Hasil Kuisioner Karakteristik Petugas Assembling di RSUD Sunan

Kalijaga Demak

Ikut Jenis Pendidikan

No Nama Usia Masa Kerja Bagian
Pelatihan Kelamin Terakhir
Ya Tidak
1 Petugas A v 50 tahun 2 tahun Perempuan Assembling SMEA
2 Petugas B v 42 tahun 6 tahun Perempuan Assembling SLTA
3 Petugas C v 33 tahun 11 Tahun Perempuan Assembling D3 RM

Dari hasil kuisioner di Rumah Sakit Umum Daerah Sunan Kalijaga Demak, pada
tingkat pendidikan (66,7 %) responden pendidikan terakhir SMA dan (33,3 %)
responden lulusan D3 RM, itu menunjukkan bahwa yang mengerti dengan imu
rekam medis sedikit. Ada (66,7 %) responden menyatakan pernah mengikuti
pelatihan rekam medis dan (33,3 %) responden yang belum pernah mengikuti
pelatihan rekam medis, hal itu menunjukkan bahwa responden kurang pengetahuan
tentang rekam medis. Pada tingkat masa kerja (33,3 %) responden yang bekerja >
10 tahun dan (66,7%) responden bekerja kurang dari < 10 tahun, itu menunjukkan
bahwa petugas kurang mendapatkan banyak hal yang dikerjakan dan pengalaman.

Tugas Pokok dan Fungsi Assembling

Berdasarkan prosedur tetap assembling tentang tugas pokok dan fungsi assembling
di RSUD Sunan Kalijaga Demak dalam prosedur merakit dan menganalisa DRM,
petugas setiap hari terjadi penumpukan DRM yang dapat merugikan bagian lain
terutama bagian koding karena pengkodean panyakit pada DRM pasien menjadi
terlambat.

Pengetahuan Petugas Assembling

Dari hasil tabel 4.3, pada pengetahuan responden tingkat tahu (Know) dari 5
pertanyaan ada (66,7 %) responden menjawab tahu dan (33,3 %) responden
menjawab tidak tahu tentang cara mengendalikan ketidaklengkapan DRM dengan
analisa kuantitatif meliputi : review identifikasi, review pelaporan, review pencatatan,
review autentifikasi dan analisa kualitatif. Itu artinya pengetahuan responden
mengenai cara mengatasi ketidaklengkapan masih kurang. Adapun pada
pertanyaan tentang cara mengatasi keterlambatan penyerahan DRM ke bagian
koding sebanyak (66,7 %) responden menjawab tahu dan (33,3 %) responden
menjawab tidak tahu cara mengatasi keterlambatan DRM itu artinya bahwa masih
ada responden yang tidak dapat menyelesaikan penumpukan DRM setiap hari agar
tidak merugikan bagian lain.

Pada pengetahuan responden tingkat memahami (Comprehension) didapatkan hasil

(66,7 %) menjawab paham tentang isi dari prosedur tetap assembling dan
menjalankan sesuai prosedur yang ada dan terdapat (33,3 %) menjawab tidak
paham tentang isi dari prosedur tetap yang berlaku nomor : 700/05.05/2009 itu
artinya masih ada petugas yang perlu di sosialisasikan kembali tentang protap
tersebut.

Pada pengetahuan tahap aplikasi (Aplication) sebanyak (100 %) responden dapat

meneliti kelengkapan isi dokumen rekam medis dan mengurutkan tiap lembar
formulir RM 1 – RM 26. Namun pada pertanyaan berdasarkan protap tentang
dokumen yang tidak lengkap dikembalikan ke bangsal untuk dipenuhi
kelengkapannya sebanyak (33,3 %) responden menjawab tidak mengerti jika
ketidaklengkapan DRM harus dikembalikan kebangsal. Itu artinya pengetahuan
responden tentang tugasnya rendah.

Pengetahuan tahap analisis (Analysis) tentang isi protap yang berbunyi : Jika DRM
lengkap diserahkan keurusan koding indeksing untuk diproses lebih lanjut sebanyak
(100 %) responden menjawab terlambat. Itu berarti responden tidak dapat
melaksanakan tugasnya selesai tepat waktu dan tidak merugikan bagian lain.

Untuk pengetahuan tingkat sintesis (Synthesis) terhadap protap assembling nomor :

700/05.05/2009 dalam pertanyaan mampu mengatasi keterlambatan penyerahan
DRM ke koding sebanyak (100 %) responden menjawab tidak mampu mengatasi
dan menyelesaikan penumpukan DRM yang terjadi di bagian assembling. Itu artinya
responden dalm tugasnya tidak sesuai prosedur tetap yang berlaku.

Pada pengetahuan tingkat evaluasi (Evaluation) berkaitan dengan kemampuan

untuk melakukan penilaian terhadap kegiatan yang telah dilakukan bahwa (66,7 %)
responden menjawab tidak dapat melakukan cetak formulir / menyediakan formulir
baru guna untuk melengkapi formulir sesuai kebutuhan medisnya dan (33,3 %)
responden yang menjawab dapat melakukan. Hal tersebut berarti pengetahuan
petugas terhadap prosedur tetap assembling nomor : 700/05.05/2009 yang berbunyi
: menyediakan dokumen rekam medis baru dan kelengkapan formulir-formulir
didalamnya sesuai kebutuhan pemeriksaan kurang dan belum optimal. Kemudian
pada pertanyaan tentang kesulitan yang ditemui dalam merakit DRM sebanyak (100
%) responden menjawab pernah menemui kesulitan, seperti : tidak paham urutan
formulir, menganalisa formulir tidak lengkap, DRM menumpuk, mengurutkan setiap
lembar pemeriksaan penunjang yang memakan waktu. Itu artinya kinerja petugas
terhadap prosedur tetap assembling rendah. Selain itu sebanyak (66,7 %)
responden menjawab pernah terlambat dalam penyerahan DRM ke bagian koding
dan hanya (33, 3 %) responden menjawab tidak pernah dalam pelaksanaan
penyerahan DRM ke bagian koding terlambat. Dibuktikan dengan ada (33,3 %)
responden yang menjawab pernah dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
assembling tidak sesuai protap yang telah diatur dalam no : 700 / 05.05 / 2009 itu
berarti cara kerja petugas menyimpang terhadap protap yang berlaku.

SIMPULAN

1. Prosedur tetap assembling yang berlaku No : 700 / 05.05 / 2009 dengan tanggal
terbit 2 desember 2009. Dimana prosedur tetap tersebut berisi pengertian,
tujuan, kebijakan, tugas pokok dan fungsi, unit terkait.
2. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi assembling dalam prosedur merakit
dokumen rekam medis, terdapat penumpukan DRM setiap harinya di bagian
assembling yang dapat merugikan bagian lain terutama dalam pengkodean
penyakit yang dilakukan bagian koding menjadi terlambat.
3. Pada karakteristik petugas assembling pada tingkat pendidikan 66,7 %
responden pendidikan terakhir SMA dan 33,3 % responden lulusan D3 RM. Ada
66,7 % responden menyatakan pernah mengikuti pelatihan rekam medis dan
33,3 % responden yang belum pernah mengikuti pelatihan rekam medis. Pada
tingkat masa kerja 33,3 % responden yang bekerja > 10 tahun dan 66,7%
responden bekerja kurang dari < 10 tahun, itu menunjukkan bahwa petugas
kurang mendapatkan banyak hal yang dikerjakan dan pengalaman.
4. Pada tahap pengetahuan petugas sebanyak 75 % (3 responden) menjawab
bahwa tidak mampu menyelesaikan DRM pasien tepat waktu sehingga
penyerahan ke bagian koding terlambat dan 50 % (2 responden) menjawab
bahwa pernah mengalami kesulitan dalam merakit DRM pasien.

SARAN

1. Perlu dibagikan surat edaran untuk 3 petugas assembling agar pelaksanaan

tugas pokok dan fungsi assembling petugas mampu mengatasi penumpukan
DRM pasien.
2. Perlu disosialisasikan kembali tentang protap assembling nomor : 700 / 05.05 /
2009 dengan tanggal terbit 02 Desember 2009 dalam bentuk teks.
3. Bila memungkinkan 3 petugas assembling di gilir ke bagian rawat inap yang
telah ditentukan pihak rumah sakit.
4. Perlu adanya pembagian tugas yang sesuai terhadap pengetahuan yang dimiliki
masing-masing petugas assembling agar penyerahan DRM pasien ke bagian
koding tepat waktu.

DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan

No.269/Menkes/PER/III/2008
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomer 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit.
3. Devi, Kumala Ayu. Evaluasi Kinerja Assembling dalam Pengendalian
Ketidaklengkapan Dokumen Rekam Medis di Assembling Rsud Ungaran.
2015
4. Masruchan. Analisa Faktor-Faktor Keterlambatan Penyerahan Dokumen
Rekam Medis Rawat Inap ke Assembling. Semarang. 2008
5. Nurwanto. Tinjauan Kepatuhan Terhadap Protap dan Pengembangan Diri
Petugas Penyimpanan di Bagian Rekam Medis Rsud Kelet. Jepara. 2013
6. George R.T. Perinsip-Perinsip Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara, 2000
7. Avita, Fardaningrum. Aspek Pengendalian tingkat Keterlambatan
pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Unit Rawat Inap ke Assembling
di Rs Bhayangkara. Semarang. 2013
8. Budiman. Riyanto,Agus. Kapita Selekta Kuisioner Pengetahuan dan Sikap
dalam Penelitian Kesehatan. Salemba Medika. Jakarta selatan. 2013
9. Hasibuan, M.S.P. Manajemen Sumber Daya Manusia;Edisi revisi.Jakarta:
Bumi aksara.2000
10. Alwi, S. Manajemen sumber daya manusia; Strategi keunggulan kompetitif;
edisi pertama. Yogyakarta, 2001
11. Permenkes Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
12. Pasal 9 Perpres Nomor 12 Tahun 2013. Menurut Pasal 2 Perpes
13. Health Information Manajement, Edna K Huffman, 1992
14. Notoatmodjo. Promosi Kesehatan Ilmu Dan Seni. Jakarta. Rineka cipta.2007
15. Umar, H. Riset saumber daya manusia dan organisasi. Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama, 2004
16. Ramadhaniyah, Eka. Karakteristik Pengetahuan dan Sikap Perawat
terhadap Pengisian Kelengkapan Formulir RM 3 (Asuhan Keperawatan) di
Rsud Tugurejo. Semarang; 2015
17. Notoatmodjo S. Ilmu Perilaku Kesehatan. Jakarta: PT Rineka Cipta; 2010
18. Sumber : Profil RSUD Sunan Kalijaga Demak Widji Suwito, SIP