Jurnal Informasi dan Komunikasi

Administrasi Perkantoran
Volume 2, No 2, Februari 2018
Online: http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap

PELAKSANAAN PELAYANAN TATA USAHA

DI SMK BATIK 1 SURAKARTA

Zulva Rizky Anisa1, Tri Murwaningsih2, Patni Ninghardjanti3

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret, Surakarta
Emali: [email protected]

Abstarct
The purpose of this research is to find out how the implementation of
administrative services in SMK Batik 1 Surakarta. The type of research conducted
is descriptive qualitative research. Key informant / key informant of this research
is Principal SMK Batik 1 Surakarta. The supporting informants are; Chairman of
Administration, administrative personnel as administrative service providers
while teachers, learners and guardians as a target of administrative services.
Data collection techniques used interviews, observation and document analysis.
Technique of taking research subject used in this research is purposive snowball
sampling. While data analysis used is interactive analysis flowing with activity
include data reduction, data presentation and conclusion and verification. Testing
the validity of data is done by triangulation method and source. From the results
of the study can be concluded that the implementation of administrative services
activities in SMK Batik 1 Surakarta includes activities to record, type, collect,
process, duplicate, provide the code / letter number, send, save. The
implementation of administrative services in SMK Batik 1 Surakarta measured
through; Physical evidence (Tangibles), reliability (Reliability), Responsiveness
(responsiveness), assurance and certainty (Assurance) and attention (Emphaty).
The obstacles that occur in the implementation of administrative services in SMK
Batik 1 Surakarta is the implementation of tasks that have not been in accordance
with the division of job descriptions, incoming and outgoing mail order has not
been done well, lack of supporting facilities and infrastructure, lack of openness
between superiors and subordinates. The solution of the researcher on the
obstacles of the implementation of the administrative services in SMK Batik 1
Surakarta is the administrative personnel must develop the competencies they
have through participation in various training, the administrative personnel must
hold the letter pengagendaan using a one-door system, adding facilities and
infrastructure to support the activities of service delivery Administration,
openness attitude between superiors and subordinates.

Keywords: school service, school administration, administration

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
116 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

I. PENDAHULUAN keterangan-keterangan bagi kepala

Kesadaran masyarakat akan sekolah untuk membuat keputusan
pentingnya pendidikan atau melakukan tindakan yang
memunculkan persaingan antar tepat, dan membantu kelancaran
sekolah agar dapat memberikan perkembangan organisasi sebagai
pelayanan yang terbaik bagi suatu keseluruhan.
sasaran. Oleh sebab itu, pihak Sekolah Menengah Kejuruan
sekolah perlu melakukan (SMK) merupakan salah satu
pelayanan prima agar sasaran pendidikan formal menengah yang
pelayanan mendapatkan kepuasan menuntut tenaga tata usaha untuk
atas pelayanan yang diberikan. melaksanakan ketatausahaan
Upaya-upaya untuk meningkatkan dengan berbekal kompetensi dan
kepuasan pelanggan sangat erat keterampilan yang memadai.
hubunganya dengan kualitas Profesi tenaga tata usaha SMK
layanan yang diberikan oleh pihak cukup beragam. Hal ini
sekolah. Kualitas layanan di dikarenakan lingkup SMK yang
sekolah sangat dibutuhkan memiliki siswa-siswi dengan
terutama di bidang administrasi, berbagai bidang kejuruan. Maka
karenanya di bidang administrasi peran tata usaha sebagai pengelola
harus memberikan kualitas administrasi ketatausahaan harus
pelayanan yang baik, sehingga lebih ekstra dengan pembagian
dapat memuaskan seluruh lingkup tugas yang beragam pula menurut
sekolah. keahliannya. Dengan demikian,
Penelitian ini mengarah pada pegawai tata usaha dituntut
ranah administrasi pendidikan memiliki kompetensi yang
dalam arti sempit yaitu memadai dalam rangka
ketatausahaan di sekolah. meningkatkan kualitas pelayanan
Ketatausahaan merupakan suatu ketatausahaan.
rangkaian kegiatan pengelolaan SMK Batik 1 Surakarta
organisasi kerja yang dilakukan adalah Sekolah Menengah
oleh seseorang atau sekelompok Kejuruan (SMK) yang memiliki
orang secara sistematis dan teratur banyak program keahlian dengan
untuk mencapai suatu tujuan berbagai latar belakang siswa
kelembagaan. Tata usaha sekolah yang berbeda didalamnya. Hal ini
merupakan ujung tombak menjadikan pekerjaan tenaga
pelayanan jasa pada suatu ketatausahaan dalam mengelola
organisasi pendidikan, yaitu bagian administrasi semakin
sebagai badan administrasi kompleks, belum lagi ditambah
sekolah yang secara langsung administrasi kepegawaian yang
menangani pelayanan internal meliputi; guru dan karyawan. Di
maupun eksternal sekolah serta SMK Batik 1 Surakarta, tenaga
mempunyai tugas dan fungsi tata usaha terdiri dari Kepala Tata
melayani pelaksanaan pekerjaan- Usaha dan 7 staff bagian
pekerjaan operatif untuk mencapai ketatausahaan. Adapun 7 staff
tujuan dari suatu organisasi bagian ketatausahaan itu meliputi;
pendidikan, menyediakan urusan kepegawaian; urusan SPP;

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
117 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

urusan agendaris; urusan siswa, maka akan membantu Kepala

penggajian guru dan karyawan; Sekolah di dalam mewujudkan
urusan pengiriman surat; urusan visi-misi sekolah sesuai dengan
inventaris; serta urusan tujuan awal. Pada dasarnya
kebersihan. memang tata usaha berperan
Peneliti memperoleh banyak penting di dalam menyediakan
informasi melalui wawancara berbagai data yag digunakan
dengan Ketua Tata Usaha SMK Kepala Sekolah sebagai landasan
Batik 1 Surakarta. Peneliti membuat suatu keputusan. Tata
menemukan ada masalah perihal Usaha juga menyediakan data
ketatausahaan di SMK Batik 1 sekolah untuk berbagai pihak yang
Surakarta yaitu; pelaksanaan tugas membutuhkan, sehingga perlu
yang belum sesuai job deskripsi; dilaksanakan pelayanan yang baik
pengagendaan surat masuk dan dan maksimal untuk memberikan
keluar belum terlaksana dengan perasaan puas bagi siapapun yang
baik; kurangnya sarana dan menerima jasa dari tata usaha
prasarana pendukung; dan tersebut. Dengan demikian,
kurangnya keterbukaan antara adanya permasalahan yang
atasan dan bawahan. Pada kompleks ini tentu akan
dasarnya permasalahan ini sangat menganggu pelaksanaan
mengganggu pelaksanaan pelayanan tata usaha, sehingga
pelayanan tata usaha di SMK peneliti tertarik untuk melakukan
Batik 1 Surakarta, pekerjaan yang penelitian tentang “Pelaksanakan
seharusnya bisa dilaksanakan Pelayanan Tata Usaha di SMK
dengan maksimal menjadi Batik 1 Surakarta”.
terkendala akibat permasalahan Administrasi umumnya
ini. Kepala Sekolah dan Ketua dikenal sebagai unsur yang tidak
Tata Usaha beserta staff tata usaha dapat dipisahkan dengan
berupaya memberikan pelayanan organisasi dan manajemen.
yang maksimal untuk memberikan Apabila salah satu unsur tersebut
rasa puas bagi penerima layanan tidak ada, maka dalam sebuah
tata usaha seperti; guru, peserta sistem tidak akan berjalan lancar.
didik, wali murid dan masyarakat Oleh karena itu, peran
umum lainnya. Hal ini dilakukan administrasi dalam sebuah lingkup
dalam rangka mendukung visi- organisasi sangat penting untuk
misi sekolah dan memberikan meningkatkan kualitas organisasi
citra baik sekolah pada dan tentunya sebagai faktor
masyarakat umum. penunjang tercapainya tujuan
Pelayanan tata usaha organisasi.
merupakan pelayanan Kata administrasi menurut
administratif yang penting dan Daryanto (2011: 1) berasal dari
sebagai tolak ukur perkembagan bahasa latin “ad” dan “ministro”.
suatu lingkup sekolah. Apabila Ad mempunyai arti “kepada” dan
pengelolaan administrasi ministro berarti “melayani”.
khususnya yang dikelola bidang Secara bebas dapat diartikan
tata usaha berjalan dengan baik, bahwa administrasi merupakan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
118 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

pelayanan dan pengabdian manusia dan harta kearah suatu

terhadap subjek tertentu. Menurut tujuan yang terhimpun dalam
Ngalim Purwanto (2010: 1) organisasi. Menurut Rahmawati
“administrasi adalah suatu (2014: 18) bahwa tata usaha
kegiatan atau usaha untuk dirumuskan sebagai segenap
membantu, melayani, rangkaian aktivitas menghimpun,
mengarahkan atau mengatur mengolah, mengganda, mengirim
semua kegiatan di dalam dan menyimpan keterangan-
mencapai suatu tujuan”. Syaiful keterangan yang diperlukan setiap
Sagala (2009: 26) menyatakan organisasi. Sedangkan Abdul
bahwa administrasi adalah Jalaludin Sayuti (2013: 13)
rangkaian kegiatan bersama mengemukakan bahwa tata usaha
sekelompok manusia seacara adalah tugas pelayanan yang
sistematis untuk menjalankan roda terdiri dari aktivitas aktivitas
suatu usaha atau misi organisasi menghimpun, mengolah,
agar dapat terlaksana, suatu usaha mengganda, mengirim dan
dengan suatu tujuan tertentu yang menyimpan keterangan-
telah ditetapkan. keterangan yang diperlukan setiap
Dari beberapa pendapat organisasi.
tersebut dapat diambil suatu Tata usaha lingkup
pengertian bahwa administrasi pendidikan diatur dalam UU
adalah proses penyelenggaraan nomor 24 tahun 2008 yang
kegiatan yang ada dalam suatu berisikan standart tenaga
organisasi yang menunjang administrasi sekolah meliputi;
kegiatan-kegiatan operatif kompetensi yang harus dimiliki
organisasi dengan dilakukan dua dan kualifikasi sebagai tenaga
orang atau lebih untuk mencapai administrasi sekolah. Tata usaha
sasaran yang telah ditetapkan sekolah adalah kegiatan
sebelumnya. menghimpun, mengolah,
Pelaksanaan tata usaha dalam mengganda, mengirim dan
suatu instansi atau badan usaha menyimpan keterangan-
perlulah direncanakan, diatur, keterangan yang diperlukan oleh
disusun, diurus, ditertibkan, sekolah dalam rangka pencapaian
dikendalikan dan disempurnakan tujuan sekolah. Tata usaha sekolah
sehingga dapat berjalan dengan adalah bagian dari adminisrtasi
sebaik-baiknya. Istilah tata usaha sekolah. Tata usaha memiliki
sering disebut sebagai pekerjaan peran yang sangat penting dalam
perkantoran (office work). Tata mewujudkan kelancaran
usaha adalah arti sempit dari administrasi sekolah. Kegiatan
administrasi dimana suatu administrasi di sekolah meliputi;
kegiatan yang berhubungan pelaksana urusan administrasi
dengan catat-mencatat atau surat- kepegawaian; pelaksana urusan
menyurat. administrasi keuangan; pelaksana
Secara Etimologi, tata usaha urusan administrasi sarana dan
adalah kegiatan memberi bantuan prasarana; pelaksana urusan
dalam mengelola infomasi, administrasi persuratan dan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
119 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

kearsipan; pelaksana urusan menjalankannya dalam bentuk

administrasi kesiswaan; pelaksana yang lebih berguna.
urusan administrasi kurikulum; 4) Mengganda yaitu kegiatan
dan layanan khusus, seperti tukang memperbanyak keterangan-
kebun, penjaga kantin, pesuruh, keterangan dengan berbagai
dll. Namun tata usaha hanya cara dan alat sesuai jumlah
mengurusi sebagian dari yang diperlukan.
administrasi sekolah yaitu; urusan 5) Mengirim yaitu kegiatan
keuangan; urusan kepegawaian; menyampaikan dengan
urusan kearsipan; urusan surat- berbagai cara dan alat dari
menyurat; dan urusan kesiswaan satu pihak ke pihak yang
untuk membantu tugas wakasek membutuhkan.
bidang kesiswaan dalam 6) Menyimpan yaitu kegiatan
memberikan keterangan- meletakkan keterangan-
keterangan kesiswaan. keterangan yang penting
Menurut Rahmawati (2014: dengan berbagai cara pada
18) dari kegiatan tata usaha tempat yang aman.
tersebut, maka tata usaha
merupakan proses Jadi dapat diambil pengertian
penyelenggaraan yang bahwa tata usaha adalah aktivitas
berwujud 6 (enam) pola, yaitu: administrasi dalam arti sempit
1) Menghimpun yaitu kegiatan yaitu kegiatan untuk mengadakan
untuk mengusahakan pencatatan dan penyusunan
tersedianya segala keterangan keterangan-keterangan sehingga
yang tadinya belum ada atau keterangan-keterangan itu dapat
berserakan di mana-mana digunakan secara langsung sebagai
sehingga siap untuk bahan informasi bagi pimpinan
dipergunakan bilamana organisasi yang bersangkutan atau
diperlukan. dapat dipergunakan oleh siapa saja
2) Mencatat yaitu kegiatan yang membutuhkannya.
mencatat berbagai peralatan Ketatausahaan sekolah
tulis keterangan-keterangan merupakan bagian dari
yang diperlukan sehingga administrasi pendidikan, dimana
terwujud tulisan yang dapat ranahnya mengatur kegiatan
dibaca, dikirim dan disimpan. operasional di dalam lingkup
Dalam perkembangan sekolahan. Peran Ketatausahaan
teknologi modern sekarang sekolah di dalam administrasi
ini termasuk pula memakai pendidikan sangat penting yaitu
keterangan-keterangan itu mengatur dan mengelola lingkup
dengan alat-alat perekam sekolah agar berjalan sesuai tujuan
suara sehingga dapat didengar, awal yang telah ditentukan.
misalnya ”pencatatan” pada Administrasi adalah kegiatan yang
pita rekaman. menduduki kedudukan sentral di
3) Mengolah yaitu kegiatan dalam pembinaan dan
mengerjakan keterangan- pengembangan pada setiap
keterangan dengan maksud kegiatan kerjasama sekelompok

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
120 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

manusia. Dalam bidang pendidikan ini semakin baik, semakin yakin

juga harus ada administrasi yang pula tujuan pendididkan itu akan
mampu mengembangkan dan tercapai dengan baik.
membantu dalam pencapai tujuan Dari beberapa pendapat para
pendidikan. ahli diatas bisa diambil pengertian
Tujuan administrasi bahwa tujuan dari administrasi
pendidikan di Indonesia yang pendidikan adalah menyelaraskan
dilaksanakan di sekolah bersumber seluruh rangkaian kegiatan baik itu
dari tujuan pendidikan Nasional kegiatan operatif maupun kegiatan
yang digariskan dalam GBHN managemen dalam pendidikan
yaitu meningkatkan ketaqwaan untuk mencapai tujuan yang telah
kepada Tuhan yang Maha Esa, ditetapkan sebelumnya.
mempertinggi budi pekerti atau Tenaga Administrasi
memiliki kepribadian mempertebal Pendidikan juga perlu memiliki
semangat kebangsaan agar menjadi kompetensi. Pemenuhan standar
manusia pembangunan, memiliki kualifikasi dan kompetensi standar
kecerdasan serta terampil. yang ditetapkan dalam Peraturan
Menurut Syaiful Sagala (2009: Menteri Pendidikan Nasional
45) “tujuan administrasi Republik Indonesia Nomor 24
pendidikan adalah menyediakan Tahun 2008 tentang Standar
dasar konseptual dengan Tenaga Administrasi
mendefinisikan administrasi dan Sekolah/Madrasah, prinsip yang
mengimplementasikannya dalam harus dipenuhi adalah prinsip
kegiatan pendidikan untuk efisiensi, keefektifan
membentuk pemahaman dan (effectiveness) dan kualitas
memiliki keterampilan dalam pelayanan. Di samping itu, yang
bidang administrasi pendidikan”. tidak kalah pentingnya adalah
Keterampilan ini perlu dimiliki prinsip fokus pada penyelarasan
untuk menunjang efektifitas dan kewenangan dan tanggungjawab
efisiensi tugas yang telah diberikan sebagai kunci peningkatan kinerja.
oleh pimpinan dengan memahami Untuk dapat memperjelas
kebutuhan-kebutuhan sekolah yang komponen dimensi kompetensi
telah disediakan oleh pemerintah, tersebut, maka menurut
penyelenggara program sekolah, Permendiknas Nomor 24 tahun
dan bagaimana sekolah itu dikelola 2008 Kompetensi Tenaga
sampai pada batas kualitas yang Administrasi Sekolah dijabarkan
ditentukan. Sedangkan Daryanto sebagai berikut :
(2011: 17) berpendapat bahwa 1) Dimensi kompetensi
tujuan administrasi pendidikan kepribadian meliputi:
adalah agar semua kegiatan itu kompetensi memiliki
mendukung tercapainya tujuan integritas dan akhlak mulia,
pendidikan atau dengan kata lain etos kerja, pengendalian diri,
administrasi digunakan di dalam percaya diri, fleksibilitas,
dunia pendidikan adalah agar ketelitian, kedisiplinan, kreatif
tujuan pendidikan tercapai. dan inovasi, tanggung jawab.
Apabila administrasi pendidikan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
121 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

2) Dimensi kompetensi sosial dan fungsi dalam setiap jenis dan

meliputi: kompetensi untuk: jabatan administrasi
bekerja dalam tim, pelayanan sekolah/madrasah dalam
prima, kesadaran menunjang proses pembelajaran di
berorganisasi, berkomunikasi sekolah/madrasah.
efektif, dan membangun Adapun untuk kompetensi
hubungan kerja. personel tata usaha juga mengacu
3) Dimensi kompetensi teknis pada Peraturan Menteri Pendidikan
meliputi: kompetensi untuk Nasional Republik Indonesia
melaksanakan administrasi Nomor 24 Tahun 2008 tentang
kepegawaian, keuangan, Standar Tenaga Administrasi
sarana prasarana, hubungan Sekolah/Madrasah. Personel tata
sekolah dengan masyarakat, usaha merupakan bagian dari
persuratan dan pengarsipan, pelaksana kegiatan administrasi
administrasi kesiswaaan, sekolah yang memiliki tugas
administrasi kurikulum, menyelenggarakan administrasi
administrasi layanan khusus, sekolah. Dengan demikian
dan penerapan Teknologi personel tata usaha harus memiliki
Informasi dan Komunikasi kualifikasi kompetensi yang
(TIK). tercantum pada Peraturan Menteri
4) Dimensi kompetensi Pendidikan Nasional Republik
manajerial (khusus bagi Indonesia Nomor 24 Tahun 2008
kepala tenaga administrasi tentang Standar Tenaga
sekolah/madrasah) meliputi Administrasi Sekolah/Madrasah
kompetensi untuk mendukung untuk menunjang kualitas
pengelolaan standar nasional pelaksanaan pelayanan yang
pendidikan, menyusun dilakukan.
program dan laporan kerja, Defenisi tentang pelayanan
mengorganisasikan staf, banyak dikemukakan oleh para
mengembangkan staf, ahli. Menurut Hardiyabsah (2011:
mengambil keputusan, 11) bahwa pelayanan dapat
menciptakan iklim kerja yang diartikan sebagai aktivitas yang
kondusif, mengoptimalkan diberikan untuk membantu,
pemanfaatan sumberdaya, menyiapkan dan mengurus baik itu
membina staf, mengelola berupa barang atau jasa dari satu
konflik, dan menyusun pihak ke pihak lain. Pelayanan
laporan. pada hakikatnya adalah
Masing-masing kompetensi ini serangkaian kegiatan, karena itu
sesuai dengan Peraturan Menteri proses pelayanan berlangsung
Pendidikan Nasional Republik secara rutin dan
Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 berkesinambungan, meliputi
tentang Standar Tenaga seluruh kehidupan organisasi
Administrasi Sekolah/Madrasah dalam masyarakat. Proses yang
dijabarkan dalam sub kompetensi dimaksudkan dilakukan
yang lebih rinci agar dapat sehubungan dengan saling
dilaksanakan sesuai dengan tugas

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
122 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

memenuhi kebutuhan antara lingkungan sekitarnya adalah

penerima dan pemberi pelayanan. bukti nyata dari pelayanan
Pengertian pelayanan menurut yang diberikan oleh pemberi
Kotler dalam Litjan Poltak jasa.
Sinambela, dkk (2011: 4) adalah 2) Reliability, atau keandalan
“setiap kegiatan yang yaitu kemampuan perusahaan
menguntungkan dalam suatu untuk memberikan pelayanan
kumpulan atau kesatuan, dan sesuai yang dijanjikan secara
menawarkan kepuasan meskipun akurat dan terpercaya.
hasilnya tidak terikat pada suatu 3) Responsiveness, atau
produk secara fisik.” ketanggapan yaitu suatu
Kualitas mempunyai berbagai kemauan untuk membantu dan
macam pengertian yang berbeda, memberikan pelayanan yang
tergantung dari sudut pandang cepat (responsif) dan tepat
permasalahan yang dibahas dan kepada pelanggan, dengan
keperluan untuk penyampaian informasi yang
mempergunakannya. Goetsh dan jelas.
Davis (dalam Arief, 2007: 117) 4) Assurance, atau jaminan dan
mengemukakan bahwa kualitas kepastian yaitu pengetahuan,
merupakan suatu kondisi dinamis kesopansantunan, dan
yang berhubungan dengan produk, kemampuan para pegawai
jasa, manusia, proses, dan perusahaan untuk
lingkungan yang memenuhi atau menumbuhkan rasa percaya
melebihi harapan. Menurut Lewis para pelanggan kepada
& Booms (dalam Tjiptono, 2012: perusahaan.
157) bahwa kualitas pelayanan 5) Emphaty, yaitu memberikan
secara sederhana yaitu dilihat dari perhatian yang tulus dan
ukuran seberapa bagus tingkat bersifat individual atau pribadi
layanan yang diberikan mampu yang diberikan kepada para
sesuai dengan ekspektasi pelanggan dengan berupaya
pelanggan. memahami keinginan
Parasuraman et al (1990, konsumen.
dalam Kotler, 2007: 56)
menyimpulkan bahwa ada lima Dari pendapat para ahli di
dimensi ServQual (Service atas, dapat diambil pengertian
Quality) yang dipakai untuk bahwa kualitas pelayanan akan
mengukur kualitas pelayanan yaitu didapat apabila seluruh dimensi
: kualitas pelayanan terpenuhi yaitu;
1) Tangibles, atau bukti fisik bukti fisik (Tangibles), keandalan
yaitu kemampuan suatu (Reliability), ketanggapan
perusahaan dalam (Responsiveness), jaminan dan
menunjukkan eksistensinya kepastian (Assurance) dan
kepada pihak eksternal. perhatian (Emphaty).
Penampilan dan kemampuan
sarana dan prasarana fisik
perusahaan dan keadaan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
123 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

II. METODE PENELITIAN keabsahan data dilakukan melalui

Penelitian ini dilaksanakan di triangulasi metode dan sumber.
SMK Batik 1 Surakarta yang
beralamat di Jl. Brigjen Slamet III. HASIL DAN
Riyadi No. 57146, Pajang, PEMBAHASAN
Laweyan, Kota Surakarta. Pelaksanaan kegiatan tata
Penelitian ini dilaksanakan selama usaha sekolah meliputi kegiatan
9 bulan sejak kegiatan pengajuan yang berhubungan kegiatan untuk
judul hingga penyusunan laporan mengadakan pencatatan dan
akhir. Dimulai di bulan September penyusunan keterangan-keterangan
2016. sehingga keterangan-keterangan
Penelitian ini menggunakan itu dapat digunakan secara
pendekatan deskriptif kualitatif. langsung sebagai bahan informasi
Menurut Lexy J. Moleong (2005: bagi pimpinan yang bersangkutan
6) “pendekatan kualitatif yaitu atau dapat dipergunakan oleh siapa
penelitian yang bermaksud untuk saja yang membutuhkannya.
memahami fenomena tentang apa Pelaksanaan pelayanan tata usaha
yang dialami oleh subjek di SMK Batik 1 Surakarta
penelitian secara holistik, dan dilakukan oleh 7 staff/bagian,
dengan cara deskripsi dalam yaitu; urusan kepegawaian; urusan
bentuk kata-kata dan bahasa, pada SPP; urusan siswa, penggajian
suatu konteks khusus yang guru dan karyawan; urusan
alamiah dan dengan inventaris; urusan agendaris;
memanfaatkan berbagai metode urusan pengiriman surat dan
alamiah.” Key informan/informan urusan kebersihan sesuai dengan
kunci penelitian ini adalah Kepala pembagian tugas masing-masing
Sekolah SMK Batik 1 Surakarta. bagian.
Adapun informan pendukung Menurut Undang-Undang
yaitu; Ketua Tata Usaha, personel Nomor 24 Tahun 2008 Tentang
tata usaha sebagai pelaksana Standart Tenaga Administrasi
pelayanan tata usaha dan guru, Sekolah kegiatan administrasi di
peserta didik serta wali murid sekolah meliputi; pelaksana urusan
sebagai sasaran pelayanan tata administrasi kepegawaian;
usaha. Teknik pengumpulan data pelaksana urusan administrasi
menggunakan teknik wawancara, keuangan; pelaksana urusan
observasi dan analisis dokumen. administrasi sarana dan prasarana;
Teknik pengambilan subjek pelaksana urusan administrasi
penelitian yang digunakan dalam persuratan dan kearsipan;
penelitian ini adalah teknik pelaksana urusan administrasi
purposive snowball sampling. kesiswaan; pelaksana urusan
Sedangkan teknik analisis data administrasi kurikulum; dan
yang digunakan adalah analisis layanan khusus, seperti tukang
interaktif dengan aktivitas yang kebun, penjaga kantin, pesuruh,
meliputi reduksi data, penyajian dll. Sedangkan menurut Sudarwan
data serta penarikan kesimpulan Danim & Yunan Danim (2010: 55)
dan verifikasi. Pengujian secara operasional kegiatan tenaga

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
124 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

tata usaha sekolah membantu Yaitu kegiatan menyususun

kepala sekolah dalam urusan surat- keterangan-keterangan yang
menyurat yang berkaitan dengan dapat dibaca menggunakan
sekolah dan pembelajaran; urusan media komputer. Hal ini
kepegawaian baik berupa urusan dilakukan setiap urusan tata
gaji dan tunjangan; mengelola usaha bertujuan agar lebih
keuangan sekolah; mengelola formal dan mudah dibaca dan
perlengkapan atau logistik sekolah; dipahami pihak yang
mengelola kesekretariatan dan membutuhkan.
kesiswaan; mengantar surat ke luar c. Menghimpun
lingkup sekolah dan memelihara; Yaitu kegiatan yang
serta memperbaiki fasilitas sekolah mengumpulkan segala
berupa bangunan, kelistrikan dan keterangan agar tidak
peralatan praktik. Dengan berserakan. Hal ini dilakukan
demikian, seharusnya setiap urusan tata usaha untuk
ketatausahaan di SMK Batik 1 mempermudah penemuan
Surakarta bisa terpisah dengan kembali apabila dibutuhkan.
urusan kebersihan, karena urusan d. Mengolah
kebersihan tidak memiliki kegiatan Yaitu kegiatan mengerjakan
operasional tenaga tata usaha. keterangan-keterangan dengan
Menurut Undang-Undang Nomor maksud menjalankannya
24 Tahun 2008 Tentang Standart dalam bentuk yang lebih
Tenaga Administrasi Sekolah, berguna. Hal ini dilakukan
urusan kebersihan termasuk setiap urusan tata usaha dalam
kedalam layanan khusus yang hal menyusun laporan,
menjadi komponen dari sehingga perlu mengadakan
administrasi sekolah secara umum. pengolahan data mentah
Kegiatan tata usaha di SMK menjadi data yang siap untuk
Batik 1 Surakarta juga melengkapi dilaporkan. Kegiatan
semua kegiatan operasioanal pengolahan ini dilakukan
dengan tugas yang berbeda-beda menggunakan komputerisasi.
sesuai dengan job deskripsi e. Menggandakan
masing-masing bagian. Adapun Yaitu kegiatan memperbanyak
kegiatan operasional tata usaha keterangan-keterangan
meliputi: menggunakan alat pengganda
a. Mencatat berupa; mesin fotocopy,
Yaitu kegiatan menyusun printer dan mesin riso yang
keterangan-keterangan yang digunakan sesuai kemampuan
dapat dibaca berupa informasi mesin pengganda dan
dan dipergunakan untuk kebutuhan pemakai. Hal ini
siapapun yang dilakukan setiap urusan tata
membutuhkannya. Kegiatan usaha apabila data diperlukan
ini dilakukan oleh setiap berbagai pihak dan sebagai
urusan tata usaha. arsip untuk disimpan.
b. Mengetik f. Memberikan kode/nomor surat

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
125 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Yaitu kegiatan pembubuhan pelayanan sesuai dengan yang

kode/nomor di atas surat telah dijanjikan secara akurat
sebagai identitas surat dan terpercaya dinilai cukup
tersebut. Kegiatan ini baik oleh para pelanggan
dilakukan agendaris dengan c. Ketanggapan
acuan tata naskah dinas yang (Responsiveness)
disetujuai pihak yayasan yaitu Berupa kemampuan personel
Peraturan Kepala Arsip tata usaha dalam memberikan
Nasional Republik Indonesia pelayanan yang cepat
Nomor 2 Tahun 2014. (responsif) dan tepat pada
g. Mengirim pelanggan. Namun hal ini
Yaitu kegiatan menyampaikan dinilai belum memuaskan
informasi berupa warkat, surat karena masih banyaknya
ataupun dokumen dari pihak pelanggan yang menunggu
satu ke pihak lainnya. pelayanan yang dibutuhkan.
Kegiatan ini dilakukan urusan d. Jaminan dan kepastian
ekspedisi surat sesuai job (Assurance)
deskripsi yang diberikan. Berupa pengetahuan,
h. Menyimpan kesopansantunan dan
Yaitu kegiatan meletakkan kemampuan para personel tata
keterangan-keterangan pada usaha yang dapat
tempat yang aman, sehingga menimbulkan rasa percaya
ketika keterangan-keterangan terhadap pelanggan yang
tersebut dibutuhkan dapat dinilai cukup baik. Hal ini
dengan cepat ditemukan. diwujudkan dari sikap ramah
Kegiatan ini dilakukan bagian dan juga pengetahuan
agendaris dengan 2 metode dibidang tata usaha yang
penyimpanan yaitu soft-file dimiliki setiap personel tata
dan print-out. usaha.
Adapun pelaksanaan e. Perhatian (Emphaty).
pelayanan tata usaha di SMK Batik Berupa pemberikan perhatian
1 Surakarta dapat diukur melalui: yang tulus dan bersivat
a. Bukti fisik (Tangibles) individual kepada para
Berupa kemampuan personel pelanggan dengan berusaha
tata usaha dalam menunjukkan memahami keinginannya. Hal
eksistensinya ketika ini dinilai cukup baik karena
berhadapan langsung dengan kebutuhan pelanggan dilayani
pengguna layanan tata usaha dengan penuh perhatian dan
yang dinilai cukup baik, Hal sesuai dengan harapan
ini juga terlihat dari pelanggan.
penampilan personel tata Adapun kendala yag dihadapi
usaha yang memakai seragam dan solusi dalam pelaksanaan
rapi. pelayanan tata usaha di SMK Batik
b. Keandalan (Reliability) 1 Surakarta adalah:
Berupa kemampuan personel a. Kendala yang terjadi pada
tata usaha untuk memberikan pelaksanaan pelayanan tata

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
126 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

usaha di SMK batik 1 dapat disimpulkan bahwa

Surakarta adalah pelaksanaan pelaksanaan kegiatan tata usaha di
tugas yang belum sesuai SMK Batik 1 Surakarta meliputi
dengan pembagian job kegiatan mencatat, mengetik,
deskripsi, pengagendaan surat menghimpun, mengolah,
masuk dan keluar belum menggandakan, memberikan
terlaksana dengan baik, kode/nomor surat, mengirim,
kurangnya sarana dan menyimpan. Kegiatan tata usaha
prasarana pendukung, tersebut juga diimbangi dengan
kurangnya keterbukaan antara kualitas pelayanan yang baik oleh
atasan dan bawahan. personel tata usaha. Kualitas
b. Adapun saran dari peneliti atas pelayanan personel tata usaha ini
kendala pelaksanaan diukur melalui; bukti fisik
pelayanan tata usaha di SMK (Tangibles), keandalan
Batik 1 Surakarta adalah (Reliability), ketanggapan
personel tata usaha harus (Responsiveness), jaminan dan
mengembangkan kompetensi kepastian (Assurance) dan
yang dimiliki melalui perhatian (Emphaty). Dari tolak
keikutsertaan dalam berbagai ukur diatas pelaksanaan pelayanan
pelatihan, Personel tata usaha tata usaha di SMK Batik 1
harus mengadakan Surakarta sudah relatif baik,
pengagendaan surat namun tentu masih ada kendala
menggunakan sistem satu berupa pelaksanaan tugas yang
pintu, Kepala Sekolah belum sesuai dengan pembagian
sebaiknya menambah sarana job deskripsi, pengagendaan surat
dan prasarana untuk masuk dan keluar belum terlaksana
menunjang kegiatan dengan baik, kurangnya sarana dan
pelaksanaan pelayanan tata prasarana pendukung, kurangnya
usaha di SMK Batik 1 keterbukaan antara atasan dan
Surakarta, Kepala Sekolah bawahan.
harus sering memberikan Dengan demikian, perlu
pengarahan, motivasi dan dilakukan perbaikan untuk
dukungan kerja agar kegiatan menyelesaikan kendala yang yang
pelaksanaan pelayanan tata terjadi didalam pelaksanaan
usaha bisa maksimal serta pelayanan tata usaha di SMK Batik
bagian tata usaha juga perlu 1 Surakarta. Adapun saran yang
diberikan ruang untuk diberikan oleh peneliti adalah
berdiskusi, menyampaikan personel tata usaha harus
aspirasi berupa kritik dan mengembangkan kompetensi yang
saran untuk bersama-sama dimiliki melalui keikutsertaan
meningkatkan pelayanan dalam berbagai pelatihan, Personel
prima bagian tata usaha. tata usaha harus mengadakan
pengagendaan surat menggunakan
IV. KESIMPULAN sistem satu pintu, Kepala Sekolah
Berdasarkan data yang telah sebaiknya menambah sarana dan
dikumpulkan dan dianalisis diatas prasarana untuk menunjang

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
127 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

kegiatan pelaksanaan pelayanan Peraturan Mentri Pendidikan

tata usaha di SMK Batik 1 Nasional Republik Indonesia
Surakarta, Kepala Sekolah harus Nomor 24 Tahun 2008 tentang
sering memberikan pengarahan, Standar Tenaga Administrasi
motivasi dan dukungan kerja agar Sekolah. Jakarta.
kegiatan pelaksanaan pelayanan Purwanto, Ngalim. 2006.
tata usaha bisa maksimal serta Administrasi dan Supervisi
bagian tata usaha juga perlu Pendidikan. Bandung: Remaja
diberikan ruang untuk berdiskusi, Rosdakarya.
menyampaikan aspirasi berupa Rahmawati. 2014. Manajemen
kritik dan saran untuk bersama- Perkantoran. Yogyakarta:
sama meningkatkan pelayanan Graha Ilmu.
prima bagian tata usaha. Sagala, Syaiful. 2009. Administrasi
Pendidikan Kontemporer.
V. DAFTAR PUSTAKA Bandung: Alfabeta.
Arief. 2007. Pemasaran jasa dan Sayuti, Abdul Jalaluddin. 2013.
kualitas pelayanan. Jakarta: Manajemen Perkantoran.
Banyumedia publishing. Bandung: Alfabeta
Danim, Sudarwan dan Yunan Sugiyono. 2011. Metode
Danim. 2010. Administrasi Penelitian Kombinasi (Mixed
Sekolah Dan Manajemen Methods). Bandung: Alfabeta.
Kelas. Bandung: Pustaka
Setia.
Daryanto, H.M. 2011.
Administrasi Pendidikan.
Jakarta: Rineka Cipta.
Hardiyabsyah. 2011. Kualitas
Pelayanan Publik Konsep,
Dimensi, Indikator, dan
Implementasinya. Yogyakarta:
Gava Media.
Lexy, J. Moleong. 2005.
Metodologi Penelitian
Kualitatif. edisi revisi.
Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya Offset.
Litjan Poltak Sinambela, dkk.
2011. Reformasi Pelayanan
Publik Teori, Kebijakan,
Implementasi. Jakarta: Bumi
Aksara.
Miles & Huberman. 2007. Analisis
Data Kualitatif. Jakarta: UI
Press.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349