Guideline 1 Project Concept Note Preparation and Preliminary Screening
Guideline 1 Project Concept Note Preparation and Preliminary Screening
Preliminary Screening
0
Contents
1. Introduction .................................................................................................................................... 1
2. The Benefits of first level Screening of Public Investment Project Proposals ................................ 2
3. Purpose and Scope of the Project Concept Note ........................................................................... 3
4. Internal Quality Control in Proposing Authorities .............................................................................. 5
5. How to Complete the Project Concept Note .................................................................................. 6
GUIDELINE I
1. Introduction
1.1 This Guideline supports the new Project Concept Note (hereinafter referred to as the
PCN), which is now available to line ministries. The guidance also responds to the Federal
Government Public Project Management System Regulation (hereinafter PPMS Regulation) [insert
specific reference when the regulation is in its final draft] for the benefit of officials who have the
responsibility for submitting public capital investment project proposals. Any governmental body that
has the authority to create and generate public investment projects in accordance with the PPMS
Regulation (proposing authority) is subject to the requirements of the PCN and must therefore comply
with the instructions and guidance contained in this document.
1.2 Capital funds are precious and must be spent wisely. The PCN requires more information
about project proposals than may have been previously required but this is necessary in order to assess
their need, rationale and quality of initial preparation. This is part of a drive by the Government of
Ethiopia to improve the overall quality of public investments. Quality assurance is a process that needs
to run through the entire project cycle but it begins with the PCN, and it is particularly important that it
is completed, fully and accurately. The information in the submitted PCN will be used as a means of
identifying high quality proposals for inclusion into the public investment program. Project proposals
for which the proposer is unable to demonstrate a sufficient need or quality of preparation will be either
returned for further work, or rejected.
1.3 The completed PCNs should be submitted to the National Planning Commission (NPC)
for compliance and quality assessment. A copy should be sent to the Budget Department at the
Ministry of Finance and Economic Cooperation (MOFEC). The requirements for achieving compliance
and attaining sufficient quality standards are also explained in this document so that there is full
transparency for both proposer and assessor. Both have access to exactly the same information and
guidance and proposers should therefore be able to understand what is required in order to develop a
good quality project proposal.
1.4 It is expected that MOFEC will examine the affordability issues contained in the PCN,
particularly those in Section 3 – Financial Information.. Although NPC is responsible for the overall
assessment of the PCN, it is expected that in the event that the project appears to be unaffordable within
the known constraints of the MTEF, that MOFEC will, as soon as possible, inform NPC about the
possible lack of affordability. NPC will then reflect the views of MOFEC in its assessment.
Affordability must be considered in the context of the availability of capital and O&M requirements
over the lifetime of the project.
1.5 There are a number of ways in which new projects can be conceived by proposing
authorities:
• Legal fulfilment: sometimes projects are necessary in order to fulfil legal requirements – an
example of which would be to comply with environmental standards; but could also relate to
1
new safety legislation on highways for example. Projects driven by legal necessity are likely to
be strong candidates for approval, provided that they are prepared correctly.
• GTP, National Development Plan can identify key development projects and their priority
sequencing. Other published government programs that require investment for their fulfilment
can also point towards good project ideas.
• Sectoral strategic plans may highlight priority areas for public investment and therefore guide
project identification.
• Asset Registers, where they exist, can provide information on the condition and remaining life
of specific capital assets – such as buildings or equipment – and be used to identify those assets
requiring replacement or renovation in the near future.
• Participation by relevant stakeholders, including local communities, in identifying new public
investment ideas is also recognised as a legitimate way of identifying project ideas, provided
that a structured approach to consultation has been used.
2.2 The objective of first level screening is to improve the quality and consistency of
information received from project proposers. This will allow properly informed decisions to be made
on whether projects should be considered for funding (in the case of small projects) or allowed to
continue to the next stage of project preparation (in the case of medium and large projects1). Checking
the quality at this early stage increases the probability of successful project results (outputs outcomes
and impacts) and decreases the probability of poor outcomes and wasted investments. It is intended to
exclude from further consideration those projects that:
2.3 All investment projects, large, medium or small, are expected to follow the same format
for first level screening. A positive decision at this early stage requires that the strategic policy
relevance, rationale, demand and realism of the project proposal have been demonstrated to the
satisfaction of the assessors at the NPC and a convincing case has been made to justify expenditure,
whether it is to consider funding to directly implement a small project or on further project planning
and appraisal for a larger one.
2.4 There are a number of reasons why only quality assured projects should become eligible
for capital expenditure:
1
The legal definition of ‘small’, ‘medium’ and ‘large’ projects can be found in the Federal Government Public
Project Management System Regulation.
2
• A well-prepared project is less likely to over-spend – thereby preventing budget problems in
future years; or run over time – meaning that they are likely to contribute more quickly to the
economic and social development of the nation.
• First level screening also prevents financial and human resources from being wasted on
feasibility studies for projects that would never be funded after years of waiting on a list of
potential projects, and assists in reducing pressures on the budget or on development partners
and implementing ministries by keeping the project pipeline at a manageable level.
• First level screening provides an important opportunity for the proposing authorities to test the
robustness of their project proposals in terms of need, risk and sustainability. It is, after all, in
the interests of the proposing authorities that their projects provide real solutions to real
problems or deliver benefits when opportunities arise. Therefore, it makes sense to check that
proposals are planned well so that they can be implemented effectively. This would include
considering risks related to climate change, disasters, and environmental in today’s projects to
increase the long-term success of development efforts. Doing this helps to avoid problems
throughout the operational life of the project – problems that impact long-term on the users as
well as the authority that would be responsible for fixing these problems.
3.2 The PCN has been designed in order to make an initial assessment of new project
proposals in Ethiopia, irrespective of funding source. The reasons for this are:
• It is important that the government has a comprehensive overview of all economic and social
development activity so that it can be properly coordinated planned and sequenced.
• Even though the capital costs of a project are often financed from external funding sources, the
long term operational and maintenance costs are usually paid from national or local budgets. It
is therefore important that these long-term costs are taken into account in budget planning and
decision-making before commitments are made for approving the project.
3.3 The PCN is a single template that serves two related purposes depending on the scale
and/or complexity of the proposed project:
a) For small projects the PCN will serve as the only document through which authorized public
authorities can make a request for small scale capital funding for a project.
If the proposal is assessed positively, it will be assigned a Unique Project Reference Number and will
enter into a pipeline of assessed projects to be considered for funding, alongside other project proposals
that have achieved the same status. In the event of a delay of 12 months or more between approval and
funding, a further review of the project assumptions and implementation readiness will be undertaken,
before considering a project eligible for funding. In line with the PPMS Regulation, it may still be
3
possible for the NPC to request a feasibility study for a small project for example in the case of new
technologies or processes being introduced2.
b) For medium and large projects the PCN will still be the only document through which authorized
public authorities can make a request for capital funding for a project. However, these larger (or more
complex) projects will be required to undergo more detailed appraisal under conditions that will be
prescribed by further regulation and/or guidance. Therefore, in the event that the proposal is assessed
positively, the project will be assigned a Unique Project Reference Number and will be allowed to
progress to the next stage of preparation which will involve more detailed preparation and appraisal
during which a feasibility study (including a more detailed risk assessment), will be prepared. This
feasibility study will then be assessed in accordance with Guidance II.
3.4 In the case of small projects ‘Approval’ of a project proposal and ‘Selection’ for financing
should not be seen as the same thing. It is possible to approve a project as a ‘good’ project without
necessarily having the funds to allocate to it immediately. It may be a good project and approved
through the quality check in the PCN, but not a current priority compared to other approved projects.
3.5 In the case of medium or large projects, the PCN should only be seen as a means of
identifying potentially good projects. ‘Approval’ in this case allows them to proceed to the next stage
of planning, preparation and appraisal – a feasibility study (FS) - ensuring they are adequately presented
with all relevant information. It can be seen therefore as a ‘stepping stone’. The PCN in larger projects
represents the first stage of a quality management process that will also involve the checking of
feasibility studies as they are prepared at a later stage.
2
Public project management and administration system proclamation
4
Figure 1: The Role of the PCN in Project Submissions
4.1 The quality of project proposals is the ultimate responsibility of the proposing authorities.
When a PCN is being prepared and prior to its submission for assessment to the Planning Commission,
the proposing authority should take measures to ensure that the quality of the PCN is good enough to
stand the best possible chance of success. It is in nobody’s interest to submit a poor quality PCN because
it wastes the time not only of the NPC and MOFEC but also of the proposing authority itself.
4.2 All projects that are being conceived or developed should be internally reviewed in the
relevant line ministry prior to the submission of the PCN. This is not only to check for completion
and overall quality but also to guard against simple mistakes or omissions that could result in them
being returned or rejected and, consequently, wasting time. Therefore, all departments and agencies of
proposing authorities must first present their projects in the PCN format to their minister’s office for
initial review and approval. The minister may at his/her discretion appoint a senior official or advisor
to conduct the internal quality review of all new project proposals prior to signature and formal
submission of the PCN.
4.3 A PCN can only be submitted by the responsible line ministry and requires the signature
of the minister as well as the most senior official holding overall responsibility in the public entity
5
that is proposing the project. For example, in the case of an agency this would be the head of the
agency. Projects may be proposed by any public body in the administration with legal authority to do
so but without these signatures it will be assumed that the proposal does not have the support of the
minister. This will also mean that the PCN cannot be validated and will be returned without assessment.
6
Estimated Capital Cost of the Project (Total):
1. This is the total capital cost required to complete the proposed project which must include all
items necessary to allow the project to achieve its designed functions and objectives. As an example,
in a health clinic, in addition to building and construction costs, all the medical equipment, fixtures,
fitments and furniture should be included. The costs of acquiring land (including compensation
and settlement costs) as well as all technical consultancy fees and costs should also be included.
Please also include the add-on costs of bringing necessary utility service to the site eg water pipe,
electricity cable or even a service road to create access.
2. It is also necessary to specify the total amount of the capital requirement in terms of
a) National Budget funds required (state the actual amount required) and
b) The amount of the capital required that will be in ETB and how much will be in foreign
currency (please state actual amount estimated and which foreign currency).
c) Estimated capital costs should be presented in real costs
Estimated operation and maintenance costs (first full fiscal year of operation):
This is the total cost of operating, supplying and maintaining the project in the first full budget year
after the time of entry of the project in to its operational phase. The purpose of this information is
to inform the budgeting process of future additional annual costs that would be incurred through
implementing the project. It should include an estimate of all salaries, utility costs as well as the
cost of supplies, and services.
Some operational costs may already be taken into account in the budget planning. For example, in
the case of replacing an old school with a new one, some - or maybe all - teachers’ salaries are
covered by the existing budget. It is important to identify separately those operational costs that
will be new calls on the budget. In the case of completely new projects, all operational costs are
usually new calls on the budget.
The requirement to complete this section applies equally to externally funded projects.
Note: If the project is due to enter service part way through a budget year a separate note must be
made of the costs of operation in the months immediately following the date of the project’s entry
in to operation to the end of the fiscal year.
7
2.1 Why does this project need to be implemented (In Quality Score
terms of problem to be resolved or opportunity to be Fail = Fails to describe the problem or
exploited)? Include basic information about the scale of opportunity or that the problem /
the problem or opportunity. opportunity is described but is not
a) Projects can be generated either to fix a problem that considered important
Not Clear = There is inadequate numerical
only the government can resolve or an opportunity that
information about the scale of the problem
the private sector has been unable to address. or opportunity.
Pass = The problem, its reasons and
b) To stand the best possible chance of justifying the causes are explained fully or opportunities
are explained fully with evidence of scale.
commitment of government or external funding, it is
essential to describe the nature and scale of the problem
or opportunity that the proposed project will address.
8
2.4 Are there any precedents in the country, in the Quality score
sector or the sub-sector? (Either answer yes or no - if 'yes' Fail = Either: there are no precedents for
please describe the lessons learned - if 'no' please describe the project in the country, sector or sub-
the extra measures that will be taken to address this risk).
sector and no credible mitigating measures
Projects that have not had precedents are almost have been described OR: there have been
always at additional implementation risk. The purpose precedents in the country, sector or sub-
of this question is to ensure that: sector but the outcomes were poor with no
a) If there is a precedent for the project previously in obvious mitigating measures.
Ethiopia, were the outputs and outcomes satisfactory Not Clear= Mitigating measures are not
and most importantly what were the lessons learned included or described.
that could benefit the present proposal? Pass = Either: There has been no
b) If there are no precedents, what mitigation measures precedent for the project in the country,
have been considered to manage the risks of time and sector or sub-sector but credible mitigating
budget over-runs? measures have been described OR: There
have been precedents and the outcomes
were positive.
9
Outputs might include (as examples) number of
kilometers of new road or number of school places or
hospital beds added by a certain date.
Outcomes
Outcomes should relate to resolving the problem
described in section 2.1: What will have been gained by
implementing the project and how can we measure the
degree of success of the project?
For example in the case of a new road, one of the
outcomes might be described as a 50% reduction in
accidents in the first year of the new road. In the case of
new hospital beds, a successful outcome might be the
reduction of waiting times in hospital admissions by 2
hours in the first 12 months.
2.7 What would be the benefits of the proposed project Quality Score
if it is implemented properly? Fail = fails to describe the intended
List here the benefits of a successful project. benefits of the project
Not Clear = Intended benefits of the
Benefits project not described clearly
The direct benefits of a project could include for Pass = Intended benefits of the project are
described clearly
example in the case of a new road: reduced journey
times and reduced accidents. Benefits could also
include environmental improvements to air quality,
improved economic activity through being able to move
goods and services around more efficiently.
2.8 Who are the intended beneficiaries of the project Quality Score
and how many? Fail = fails to describe intended
Depending on the nature of the proposed project, beneficiaries of the project
Not Clear = Intended beneficiaries of the
describe the main beneficiaries of the project. Estimate
project not clearly described or quantified
the predicted use of the project using relevant available Pass = Intended beneficiaries of the
statistics. When forecasts are being quoted, please project are described clearly and quantified
include the source of the forecast data.
10
hospitalizations within the project’s target area of
coverage. If the project relates to a school, use
population data to show how many school age children
live within a realistic radius of the school.
2.10 List the options that have been considered for Quality Score
achieving the objectives. Explain why the preferred Fail = No options listed or considered
option has been chosen. Not Clear = Options listed but no
List all the options that were considered for achieving explanation about why the preferred option
was chosen or others rejected
the objectives and outcomes of the project and for
Pass = Options are listed and it is clear
addressing the problem or opportunity outlined in why the preferred option was chosen
section 2.1. It should include all relevant non-capital
options which may include for example ‘better public
awareness’ or regulatory options, and alternative
implementation options such as Public Private
Partnerships (PPP).
11
2.11 List all the positive and negative effects of the Quality Score
project. In addition, please explain if the project may Fail = fails to list any effects of the project
negatively affect different groups (by gender, race, OR the negative effects are unacceptable
religion, disability etc.) and if so how these effects can Not Clear = positive and negative effects
be mitigated. are listed but not explained clearly
List the positive effects of the project. All worthwhile Pass = positive and negative effects are
projects should create positive effects. explained clearly and appear acceptable
Some projects can disproportionately benefit some
groups more than others. Often this is intended; for
example in the case of a project to build better access
to government buildings for disabled people.
Project proposers should consider the positive effects
that the project would likely have on different groups of
people or communities.
Many projects have some form of negative impact, the
most common of which are climate change, disasters
and environmental, and the displacement of people in
order to free up space for a project. Careful
consideration should be given to all negative impacts
and how they can be mitigated. They should be listed
here.
Some projects may negatively affect a minority group
disproportionately for example a proposed road that
crosses a site that has some religious significance for a
certain religious group. Again these disproportionate
negative impacts should be listed here. This should
include measures on how to reduce nuisance from
construction activities from the project, in the local
area.
Section 3: Financial Information
In this section, estimates must be shown of all capital, operational and maintenance costs necessary
in order to realize the project. (all amounts in ETB). NPC may ask MOFEC for their opinion in
terms of financial affordability.
It is recognized that in larger projects, it is more difficult to estimate costs at an early stage prior
to feasibility studies being made, however ‘best endeavours’ should be employed using precedent
costs and as a principle should aim to include more contingency to cover unknown future costs.
Quality Score
3.1 Estimated Total Capital Cost to Fail = The information is
complete the project: not realistic or credible
Costs must include, in addition to construction costs, pre-construction Not Clear = The
information may be
costs such as feasibility studies, architecture and engineering, land credible but requires
acquisition / expropriation / compensation and settlement costs, and the clarification
costs of all materials, equipment and services (including consultant Pass = The data is clear
and estimates provided
costs) necessary to complete the project. seem realistic
The capital costs must be estimated to the best ability of the proposing
authority and the source or basis for these estimates should be shown or
attached as separate documents.
12
3.2 Capital Requirement for each year
(total must equal the amount shown above)
Costs for the first year during which disbursements are expected to be
made should be shown even if it is only to pay for a feasibility study.
Future years’ figures should include the estimated disbursement in the
case of multi-year implementation or phased projects. Please add
additional years for extended period projects. State the exact year in all
cases.
Fiscal Year Amount Required
…………… …………………….
…………… ……………………..
…………… …………………......
…………… ……………………..
Quality Score
3.4 Annual Operating Costs (ETB): Fail = The information is
The estimated on-going operating (recurrent) costs required to sustain not realistic or credible
Not Clear = The
the project over its useful life must be estimated and expressed as: [x
information may be
amount] of ETB operating costs per annum. The figure should include credible but requires
costs for salaries, utilities, maintenance, supplies and materials etc. The clarification.
source or basis for these estimates must be shown or can be attached as Pass = The data is clear
and estimates provided
a separate document if necessary. seem realistic.
13
Some projects involve replacing existing facilities
meaning that there is already a budget attached to an
old or previous facility. If this is the case enter here the
amount in the existing budget.
If the project is completely new, with no related
previous budget, please enter ‘0’ here.
New operating costs (calculated value)
Please do not attempt to enter data into this box unless
the PCN is being submitted in PDF or paper form.
When the data in the preceding two boxes is inputted,
this value will automatically calculate. 0
3.5 Sources of additional operating and maintenance costs:
State here how the additional operating costs will be funded. This
should amount to the same figure as shown immediately above in ‘New
operating costs (calculated value).
When sources other than Treasury funding are anticipated please add
evidence of the offer to do so. This could be in the form of a letter of
intent or email exchange. Sales revenues, tolls and fees should have
calculated values and assumptions to support the predicted values of
the income.
( ) Treasury
( ) External Loan
( ) External Grant
( ) Domestic Borrowing
( ) Sales Revenue
( ) Tolls and Fees
( ) Community Contribution
3.6 Is land expropriation required? (Yes / No) Quality Score
If ‘YES’, state the total expenses required to achieve this (compensation / Fail = The information
re-settlement costs etc) was provided but does
Simply write ‘YES’ or ‘NO’ here depending on which is the case. In the not seem realistic
case of a ‘YES’ answer, this amount should already have been included Not Clear = The
information provided may
in the total values shown at 3.1 and 3.2 but should be identified be realistic but requires
separately here. clarification
If expropriation is required in order to realize the project, this must be Pass = The information
made clear at this point. The estimated cost of the entire expropriation is clear and appears to
should also be included here and should include all compensation and be realistic
re-settlement costs if necessary.
The total cost of expropriation is
estimated at: ETB
3.7 Will the project generate revenues? (Yes / No) Quality Score
If ‘YES’ provide the estimated revenues, their sources and the Fail = The information
anticipated project IRR: was provided but does
Answer either ‘YES’ or ‘NO’ here. not seem realistic
If the answer is NO’ move to the next section. Not Clear = The
information provided may
If the answer is ‘YES’ meaning that revenues are anticipated (e.g. fees be realistic but requires
from use of the facility or sales from goods produced) they should be clarification
estimated and expressed as ETB per annum according to the table Pass = The information
below.
14
If the first operational year is a part year as is often the case, the is clear and appears to
reduced values should be shown with the following three full years’ be realistic
estimates.
1st operational year Year 2 Year 3 Year 4
Sources of Revenue:
State here where the anticipated revenue will come from. The answer
given here should concur with the information given in sections 3.3 and
3.5.
4.2 List the human resources, goods, works and services necessary for Quality Score
the implementation and operation of the project. How will they be made Fail = No serious
available on time? attempt to address the
The answer given to 4.2 should first and foremost justify the Target issues
Dates shown in 4.1 above. Not Clear = List of
resources provided but
The physical resources necessary to implement the project in the no consideration of how
required timescale should be listed here with approximate quantities they will be made
and lead times for procuring them. State whether these resources are available
available domestically or might need to be imported; from where and Pass = Resources are
what availability is possible. For example, there is no point in planning listed with a credible
acquisition plan
for a 12-month completion on a project if a key piece of technical
equipment might not be available on site for 14 months.
15
Resources can include manpower, technical advice, plant and
equipment; building materials and technical equipment required for the
commissioning of the project.
An example of this might be a renewable energy project that requires
specialized equipment to be procured, designed, manufactured and
shipped to Ethiopia from another country. The time is takes to complete
all these steps will have a significant bearing on the date by which the
project becomes operational.
4.3 What previous experience does the proposing body have in Quality Score
implementing similar projects? In the case of limited or no experience, Fail = No previous
explain how this issue will be addressed or mitigated. experience and no
a) If the proposing authority has previous experience of implementing credible mitigation
similar projects (for example ‘repeat’ projects like clinics or schools) Not Clear = No previous
experience but mitigation
this offers a high degree of confidence that the proposed project can be might address the issue
delivered well if it is approved for funding. The proposing authority with further work
should list the similar projects that it has successfully implemented over Pass = Previous relevant
the previous 5 years. implementing experience
b) Conversely if there has been no previous experience or the proposed is listed and can be
verified OR No previous
project contains significant levels of innovation, this will be seen as experience but the
potentially risky in terms of successful delivery. In this case, the proposed mitigation
proposing authority should describe the measures (for example hiring measures appear
specialist staff or external consultants) that would improve the credible.
prospects for success.
4.4 List the agencies, utilities or regulatory institutions that will need to Quality Score
be involved in the implementation of the proposed project and what legal Fail = No credible
issues will need to be addressed? response
Many implementation problems arise due to the need for liaison with Not Clear = Institutions
utilities and regulatory bodies not being addressed at an early enough listed but with some
obvious gaps on legal /
stage. This is a common cause for delays in many projects across the institutional issues
world and early planning and contact with these bodies will help to Pass = All likely
plan the work and negotiations required to keep a project on track. institutions are listed with
Therefore please list all the agencies, utilities and regulatory bodies clear information on legal
that will need to be consulted – in particular but not exclusively – the / institutional issues to be
addressed
Ministry of Construction. Also write a very brief description of the legal
/ regulatory /permitting / institutional issues that need to be discussed
with each of these bodies.
4.5 List the stakeholders in the project and state whether they have been Quality Score
consulted Fail = No stakeholders
‘Stakeholders’ are interested parties in the project. They are either are listed
persons or representative bodies that have an interest in the outcome of Not Clear =
Stakeholders are listed
the proposal or those that may be affected by it. List them here. but no consultation has
taken place so far or the
Against each of the stakeholders, indicate whether they have been stakeholder list appears
consulted and if so, in a word or two, whether they support or do not incomplete
support the project. This can be ascertained through initial contact / Pass = Stakeholders list
appears complete and
consultation. initial consultation has
started
Describe Risk How will the risk be managed?
16
4.7 In the event of a successful pre-screening, for projects that require a feasibility study or pre-
feasibility study:
Telephone No:
Email:
The most senior official
holding overall responsibility
Approval (Department Head)
in the public entity that is
proposing the project.
Approval (Minister)
17
A PCN will be assessed by the NPC according to the instructions and quality assessment criteria
that are clearly visible in the right hand column of the template shown above. The quality
assessment criteria are deliberately included in the template in order to demonstrate full
transparency but also so that project proposers can have no doubt as to what level and quality of
information is required in order to get a project proposal successfully pre-screened.
The initial assessment will be administrative to ensure that all sections of the template have been
completed and that there are no missing areas for completion. The PCN will also need to be
signed by the relevant minister and most senior official in the proposing entity. The completion of
all sections is mandatory, and the PCN will be returned to the originator for completion in the
event of any gaps or incomplete questions in the template.
Once the administrative check has been completed satisfactorily, the assessors will follow the
quality assessment criteria shown in the right-hand column of the template. These quality criteria
are specifically designed for each section to ensure that responses to the questions posed and the
information required are of a sufficient quality. Officials completing the template are able to view
the criteria for each section as they complete the template in order to ensure that the answers they
give, and the information that they provide, are sufficient to score the maximum number of points.
Those completing the template have exactly the same information and guidance as the assessors,
so there is every opportunity for a good project to proceed further. It is therefore in the interests of
officials completing the template to follow the criteria and the instructions faithfully to give their
proposal the best chance of success.
In order for a project to proceed further it is necessary to achieve a ‘Pass’ in each assessment
question in the template. Each question in the PCN offers the possibility of three outcomes: ‘Fail’;
‘Not Clear’ or ‘Pass’. Each outcome will be awarded entirely on the criteria shown in the Scoring
Guidance shown to the right hand side of the question. Assessors do not have the authority to use
any other criteria.
A unique project reference number will be assigned to the project at this point. Even though a PCN
may be approved it could still be subject to conditions attached to the approval. These could require
the resolution of issues such as land acquisition or the successful obtaining of permits and licenses.
2: “Return for Further Work” (clarifications required) – this conclusion would be reached if the
proposal shows signs of being of value but the explanations provided are not clear, meaning that
it is not possible to provide a ‘Pass’. It could also indicate that not enough information has been
provided for the assessor to reach a conclusion or there is no supporting evidence when the
question requires it.
18
When a PCN is assessed like this, the template will be returned with a reasoned description of
where clarification or further information is required and giving instructions as to how the issue(s)
identified could be resolved in order to improve the proposal. In order to save time, in the case of
minor clarifications it may be possible to resolve an issue via an exchange of emails. When the
proposing authority is confident that it has resolved the issue(s) identified, it will return the PCN
to the NPC for further assessment.
Therefore returning a Template for further work is a consequence of one or more questions being
assessed as 'Not Clear'. In the event that 30% or more of the questions are assessed as ‘Not Clear’
this will be considered as a ‘Fail’
In the event that one or more assessed questions of the PCN are awarded a ‘Fail’, it will be rejected.
However, the assessor is obliged to give written reasons on the returned template for the score
given. The proposing authority will then need to decide whether or not the proposal could be re-
submitted after dealing with the identified inadequacies by adjusting it or to abandon the proposal
as a bad idea.
The Budget Department at MOFEC will be informed by the NPC of the outcome in the event of
a positive assessment.
Comments by reviewers:
19
መመሪያ 1
የፕሮጀክቶች ፅንሰ ኃሳብ አዘገጃጀት እና የመጀመሪያ ደረጃ
ግምገማ አቀራረብ መመሪያ
0
መመሪያ 1
ማውጫ
1. መግቢያ .............................................................................................................. 2
2. የመንግስት ፕሮጀክቶች ፅንሰ ሀሳብ ላይ የሚደረግ መጀመሪያ ደረጃ ምልመላ
አስፈላጊነት እና ጠቀሜታ፤ ....................................................................................... 4
3. የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ሰነድ ዓላማ እና ወሰን...................................................... 7
4. በፕሮጀክት አመንጪ አካል/በፕሮጀክት ባለቤት ተቋማት ውስጥ የፕሮጀክት የጥራት
ቁጥጥር፤.................................................................................................................. 10
5. የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ቅፅ ማጠቀለያ አቀራረብ፤ .............................................. 11
1
መመሪያ 1
መመሪያ 1
1. መግቢያ
1.6 ይህ መመሪያ የፕሮጀክቶች ፅንሰ ኃሳብ አዘገጃጀት እና የመጀመሪያ ደረጃ ግምገማ
አቀራረብ መመሪያ ነው፡፡ መመሪያው ተግባራዊ በሚሆንበት ወቅት በሴክተር መስሪያ
ቤቶች የፕሮጀክቶች ፅንሰ ኃሳብ ለማዘገጃት ጥቅም ላይ ይውላል፡፡ ይህ መመሪያ
በመንግስት የልማት ፕሮጀክቶች አስተዳደር እና አመራር የህግ ማዕቀፍ አንቀፅ….
መሰረት የፕሮጀክት ሰነድ ለሚያዘጋጁ የመንግስት አካላት በጥቅም ላይ እንዲውል
የተዘጋጀ ነው፡፡ በመንግሰት ፕሮጀክቶች አስተዳደር እና አመራር ደንብ መሰረት
የመንግስት ፕሮጀክቶችን የማመንጨት እና የማዘጋጀት ስልጣን ያለው ማንኛውም
መስሪያ ቤት በዚህ ሰነድ የተካተቱ አስፈላጊ ቅድመ ሁኔታዎችን እና መመሪያዎች
ተግባራዊ ማድረግ አለበት፡፡
1.7 የመንግስት ካፒታል በጀት ውስን በመሆኑ በአግባቡ ጥቅም ላይ ሊውል ይገባል፡፡
ይህ የፕሮጀክቶች ፅንሰ ኃሳብ ዝግጅት እና የመጀመሪያ ደረጃ ግምገማ መመሪያ
በፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ላይ አስፈላጊ የሆኑ መረጃዎችን የሚጠይቅ ሲሆን ፤ በዋናነት
የፕሮጀክቶችን አስፈላጊነት፣ ፍላጎት እና የመጀመሪያ ደረጃ የፕሮጀክቱን የዝግጅት ጥራት
ለመገምገም ያግዛል፡፡ ይህ አሰራር በዋናነት የፌደራል መንግስት ፕሮጀክቶችን ጥራት
ለማሻሻል የሚያደረገውን ጥረት ይበልጥ ለማጎልበት ያለመ ነው፡፡
2
መመሪያ 1
3
መመሪያ 1
4
መመሪያ 1
ለመወሰን የሚያስችል ሂደት ሲሆን ይህም፤ የፕሮጀክቱ ፅንሰ ሀሳብ ሂደቱን እንዲቀጥል
ወይም እንዲቋረጥ የሚወሰንበት አግባብ ነው፡፡
5
መመሪያ 1
6
መመሪያ 1
3.3 የፕሮጀክቶች የፅንሰ ሓሳብ ማቅረቢያ እና የመጀመሪያ ደረጃ ምልመላ ማቅረቢያ ቅፅ እንደ
ፕሮጀክቶች የምደባ ዘርፍ ሁለት አይነት የተያያዙ ጠቀሜታዎች እንዲሰጥ ተደርጎ የተዘጋጀ
ነው፡፡
7
መመሪያ 1
የቀረበው ጥያቄ አወንታዊ ምላሽ ካገኘ ፕሮጀክቱ መለያ ኮድ ተሰጥቶት በተመሳሳይ ሁኔታ
አወንታዊ የግምገማ ውጤት ካገኙ ሌሎች ፕሮጀክቶች ጋር በቀጣይ ለመረጣ፣ ቅደም ተከተል
ማስያዝ እና በጀት ላይ የመትክል ሂደት ይተላለፋል፡፡ ትናንሽ ፕሮጀክቶቹ አወንታዊ የግምገማ
ምላሽ አግኝተው በአንድ አመት ጊዜ ውስጥ ወደ በጀት እንዲገቡ ውሳኔ ካልተሰጠባቸው፤ በቀጣይ
እንደገና ሊሚኖረው የፕሮጀክቶች መረጣ፣ ቅደም ተከተል ማስያዝ እና በጀት ላይ የመትከል
ሂደት በድጋሚ ለመቅረብ በፕሮጀክቶች ፅንሰ ኃሳብ እና የመጀመሪ ደረጃ ምልመላ መረጣ ቅፅ
አማካኝነት ከዚህ-በፊት የተደረገውን ግምገማ መሰረታዊ እሳቤዎች እና የፕሮጀክቱ ባለቤት
ፕሮጀክቱን የመፈፀም ዝግጁነት ላይ በድጋሚ ግምገማ ተደርጎበት ወደ ቀጣዩ ሂደት
ይተላለፋል፡፡ በመንግስት ፕሮጀክቶች አስተዳደር እና አመራር ማዕቀፍ አንቀፅ… መሰረት
እንደአስፈላጊነቱ ለትናንሽ ፕሮጀክቶች በተለይ ፕሮጀክቶቹ ለሀገሪቱ ያልተለመዱ ከሆኑ እና
አዳዲስ የሆኑ ቴክኖሎጂዎችን እና አሰራርን የሚጠቀሙ ወይንም የሚያመጡ ከሆነ፤ የፕሮጀክቶች
ፅንሰ ሀሳብ ቀርቦባቸው አዎንታዊ ምላሽ ላገኙ ትናንሽ ፕሮጀክቶችም ቢሆኑ የአዋጭነት ጥናት
እንዲካሄድ ብሔራዊ የፕላን ኮሚሽን ሊወሰን ይችላል፡፡
8
መመሪያ 1
ምስል 1: የፅንሰ ኃሳብ እና ቅድመ ምልመላ መረጣ ሂደት በፕሮጀክት አቀራረብ ሂደት ውስጥ
ያለው ሚና
ተቀባይነት
አግንቷል
ተቀባይነት
አግንቷል
9
መመሪያ 1
10
መመሪያ 1
ማቅረቢያ ቅፅ አማካኝነት በአግባቡ ካጠቃለለ/ከሞላ በኋላ ለተቋሙ የበላይ አካል ወይም ለሚኒስትር
ለግምገማ እና ለውሳኔ አሰጣጥ ያቀርባል፡፡ ሚኒስትሩ/ የመስሪያ ቤቱ የበላይ ኃላፊ እንደፕሮጀክቱ
ተጨባጭ ሁኔታ ትክክል ነው ብሎ በሚያምንበት አግባብ ከፍተኛ ባለሞያዎችን ወይም አማካሪዎችን
በመወከል የፕሮጀክቱን የጥራት ደረጃ በውስጥ አቅም እንዲገመገም በማድረግ የጥራት ደረጃው
የተረጋገጠ የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ሰነድን እና የተጠቃለለ ቅፅን በፊርማ በማረጋገጥ ለመጀመሪያ ደረጃ
ምልመላ እንዲቀርብ ያደርጋል/ይልካል፡፡
በማካተት የቀረበ ነው፡፡በዚህ መመሪያ ውስጥ በእያንዳንዱ እና በንዑሳን ክፍሎች በፅንሰ ሀሳብ
ይመከራሉ፡፡
11
መመሪያ 1
12
መመሪያ 1
የፕሮጀክቱ አጠቃላይ የተገመተ ወጭ
1. ይህ ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልግ አጠቃላይ የካፒታል ወጭ ን በሚያካትት መልክ መቅረብ አለበት፡፡ የወጭው
ዝርዘር ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ እና ያታለመውን አላማ ለማሳከት እና በፕሮጀክቱ የታሰበውን ጠቀሜታ መስጠት እንዲያስችል
ሁሉንም አይነት ወጭዎች ባካተተ መልክ መቅረብ አለበት፡፡ ለምሳሌ ፤ የሆስፒታል ግንበታ ፕሮጀክት የሆስፒታሉን ህንፃዎች
ከመገንባት አንፃር በተጨማሪ የህክምና ቁሳቁሶችን ፣ እና የሆስፒታል ልዩ ልዩ መገልገያዎችን እና የመሳሰሉትን በማካተት
የፕሮጀክቱ ወጭ አጠቃላየይ ግምት ሊቀርብ ይገባል፡፡ በተጨማሪም ለሆስፒታሉ ግንባታ ወሰን ለማሰከበር ( የካሳ እና
እንደገና ማሰፈር የሚያስፈልጉ) ወጭዎች የሚኖሩ ከሆነ ከፕሮጀክቱ አጠቃላይ ወጭ ጋር ተለይተው መቅረብ አለባቸው፡፡
ከዚህ በተጨማሪ ለፕሮጀክቱ የቴክኒክ አማካሪዎቸ የሚያስፈልጉ ልዩ ልዩ ወጭዎቸ ተካተው መቅረብ አለባቸው፡፡ ለፕሮጀክቱ
አላማ መሳካት አስፈላጊ የሆኑ መሰረተ ልማቶችን ለምሳሌ የመንገድ፣ የመብራት፣ የቴሌኮም፣ የውኃ እና የመሳሰሉት ወጭዎች
መካተት ይኖርባቸዋል፡፡:.
አንዳንድ ወጭዎች በፕሮጀክቱ ጥናት ውስጥ ፕሮጀክቱን ለመተግበር ተብለው ከተለዩ ወጪዎች ውስጥ ተካተው ሊሆን
ይችላል፤ ለምሳሌ ፤ ስራ ላይ ያለ የትምህርት ቤት ህንፃን በአዲስ ለመተካት በትምህረት ቤቱ ውስጥ እያስተማሩ ያሉ
አስተማሪዎች ደመወዝ በበጀት ውስጥ ቀደሞ የተካተተ በመሆኑ በፕሮጀክቱ የስራ ማስኬጃ ወጭ ውስጥ መካተት የለበትም፡፡
ስለሆነም በሚተገበረው ፕሮጀክት ብቻ የሚመጡ አዲስ ስራ ማሰኬጃ ወጭዎችን ማካተት ያስፈልጋል፡፡ ፕሮጀክቶች አዲስ
በሚሆንበት ጊዜ በአብዛኛው የስራ ማሰኬጃቸው በበጀት ውስጥ ያልተያዘ በመሆኑ በግልፅ ሊመላከቱ ይገባል፡፡
ይህ ክፍል በውጭ ፋይናንስ ምንጭ እንዲተገበሩ በእቅድ ለተያዙ ፕሮጀክቶችም ጭምር መሟላት አለበት፡፡
ማሳሰቢያ : ፕሮጀክቱ ወደ ስራ የሚገባው የበጀት አመት ከተጀመረ በኋላ ከሆነ ለስራ ማስኬጃ የሚሆነው ወጭ ግምት የበጀት
አመቱ እስከሚያልቅ ላለው ጊዜ በአግባቡ መቅረብ አለበት፡፡
2.1 ፕሮጀክቱን መተግበር ለምን አስፈለገ (ለችግር/ሮች መፍተሔ ለመስጠት ወይም የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ዕድሎችን በአግባቡ ለመጠቀም?) ስለ ችግሩ ወይም ስለ መልካም አጋጣሚው ስፋት አላለፈም (Fail)= ፕሮጀክቱ ለመፍታት ያለመውን ችግር
መሰረታዊ መረጃ ቢያካትቱ?. ወይንም ለመጠቀም ያቀደውን መልካም አጋጣሚ በአግባቡ
አልተገለፀም ወይንም ችግሮቹ ወይም መልካም
ሀ) ፕሮጀክቶች በመንግስት ብቻ የሚፈቱ ችግሮችን ለመፍታት ወይንም አጋጣሚዎቹ የተገለፁ ቢሆንም አግባብነት የላቸውም፡፡
መልካም ዕድሎችን የግል ዘርፉ በአግባቡ መጠቀም ሳይችል ሲቀር
በመንግስት እንዲከናወን ሊለይ ይችላል፡፡ ግልጽ አይደለም (Not Clear) = ፕሮጀክቱ ለመፍታት
ያለመውን ችግር ወይንም ለመጠቀም ያቀደውን መልካም
አጋጣሚ ላይ በቂ የሆነ አሐዛዊ መረጃ አላቀረበም ፡፡
ለ)በመንግስትን ወይንም በወጭ ፋይናንስ አድራጊ አካላት የሚፈለገውን
የድጋፍ ደረጃ በአገባቡ በመለየት የቸግሮቹ ባህሪ እና ስፋት ወይንም አልፏል (Pass) = ችግሮች፣ የችግሮቹ ምክንያቶች፣
የመልካም አጋጣሚው ሁኔታ በአግባቡ በስፋት መመላከት አለበት፤ መንስኤዎቹ በአግባቡ በመረጃ ላይ በመመስረት ተገልፀዋል
.
ሐ) የችግሮች መንስኤ እና እያመጣ ያለው ተፅእኖ በአግባቡ መተንተን
አለበት፡፡ የመልካም እድሎች ምንጭ ተለይተው መቅረብ አለባቸው፡፡
ችግሮች/መልካም አዕድሎች ለምን እንደተከሰቱ እና ምን ያህል ጊዜ
እንደቆዩ ተዘርዝረው መቅረብ አለባቸው፡፡
መ) የችግሩ አና የመልካም አጋጣሚዎች ስፋት በተጨባጭ አሀዛዊ
መረጃ ተደግፈው መቅረብ አለባቸው፡፡ ለምሳሌ ያህል ምን ያህል
ህብረተሰብ በችግሩ ተፅዕኖ እንደደረሰበት፣ ምን ያህል የገበያ ዕድሎች
በተፈጠረው መልካም አጋጣሚ ምክንያት እንደሚኖር፡፡ መረጃዎች
በትክክል መቅረብ አለባቸው፡፡ የመረጃ ምንጭ እና መረጃዎች በምን
አይነት መንገድ እንደተሰበሰበ መገለፅ አለበት፡፡
2.2 ይህ ፕሮጀክት በግሉ ዘርፍ ወይም በመንግስታዊ ባልሆኑ ድርጅቶች የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ሊተገብር ይችላል? መተግበር የማይችል ከሆነ ምክንያቱ ቢብራራ? አላለፈም (Fail) = በጥየቄው ላይ በቂ የሆነ ምላሽ
ማንኛውም መንግስት በኢኮኖሚው ውስጥ የሚያስፈልጉ አገልግሎቶችን አልተሰጠም፤
በብቸኝነት ሊያቀርብ አይችልም፡፡ ስለሆነም በመንግስት ብቻ ሊከናወኑ
የሚገባቸው ፕሮጀክቶች ላይ ማተኮር ያስፈልጋል፡፡ በመንግስት በዋናነት ግልጽ አይደለም (Not Clear) = የፕሮጀክቱ አተገባበር
የግሉ ዘርፍ እና መንግስታዊ ያልሆኑ ድርጅቶች ሊከናወኑ የማይችሉ በመንግሰት ይሁን በግል ዘርፉ በግልፅ አልተመለከተም
ፕሮጀክቶች ላይ ብቻ ማተኮር አለበት፡፡ በዚህ ክፍል የፕሮጀክት
አልፏል (Pass) = ፕሮጀክቱ በመንግስት፣ በግል ዘርፉ
አቅራቢው አካል ፕሮጀክቱ በመንግስት ብቻ ለምን መከናወን እንዳለበት
ወይም መንግስታዊ ባልሆነ ድርጅቶች ለምን እንደሚተገበር
እና በግል እና በመንግስታዊ ባልሆኑ ድርጅቶች ለምን ማከናወን
በግልፅ ማስረጃ ቀርቦበታል፤
እንደማይቻል በቂ የሆነ ማብራሪያ ማቅረብ አለበት፡፡
2.3 ይህ ፕሮጀክት ሀሳብ ባይፀድቅ ወይም ስራ ላይ ባይውል ምን ይከሰታል? የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ቢዘህ ክፍል ፕሮጀክቱ ባይፀድቅ እና ተግባራዊ ባይደረግ ምን አላለፈም (Fail) = ፕሮጀክቱ ባይፀድቅ ሊከሰት የሚችለው
እንደሚከሰት መዘርዘር አለበት፡፡ ፕሮጀክቱ ባይተገበር በአጭር ጊዜ ችግር በአግባቡ አልተገለፀም ወይንም ቢገለፅም ችግሩ
ውስጥ የሚከሰት ችግር ምን እነደሆኑ፣ የመካከለኛ እና ረዥም ጊዜ ችግር ተፅእኖው ዝቅተኛ ነው፡፡
እንደሚያስከትል፣ የሚስከትላቸው ችግሮች ምን እንደሆኑ መዘርዘር
አለባቸው፡፡ ችግሮች በብዙ አግባብ ሊከሰቱ የሚችሉ ከሆነ እነዚህም አልፏል (Pass) = ሊከሰት የሚችለው ችግር ተገልፃል
አብረው መገለፅ አለባቸው፡፡ ለምሳ ፕሮጀክቱ ባለመተግበሩ ምክንያት ሆኖም ግን ግልፅ አይፈደለም፡፡
የሚፈለገው ለውጥ አይመጣም ወይንም የማህበረሰቡን ህይወት
የሚያደናቅፍ ችግር ሊቀጥል እንደሚችል በሚሳይ መልክ ሊቀርብ ግልጽ አይደለም (Not Clear) = ፕሮጀክቱ ባይተገበር
ሊከሰት የሚችለው ችግር በግልፅ ተመልክቷል፣
ይችላል፡፡
በተጨማሪመ ችግሩ ክፍተኛ የሆነ ተፅእኖ ያለው ነው፡፡
14
መመሪያ 1
2.4 ስለ ፕሮጀክቱ በአጠቃላይ በኢትዮጵያ፣ በሴክተር መ/ቤቶች እና በሌሎች የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
አካላት ዘንድ በቂ ተሞክሮ አለ? ( እባክዎትን አለ ወይንም የለም ብለው አላለፈም (Fail) = በፕሮጀክቱ ላይ በሀገሪቱ ምንም ተሞክሮ
ይመልሱ?) መልስዎ አለ ከሆነ የነበረው የተሞክሮ ውጤት ምን ነበር ? መልስዎ የለም በተጨማሪም በዚህ ምክንያት የሚያጋጥሙ ችግሮችን
የለም ከሆነ በፕሮጀክቱ ላይ የሚያጋጥሙ ስጋቶችን ለመቅረፍ መደረግ ለመፍታት በቂ የሆነ እርምጃ አልተገለፀም ወይንም
ያለባቸው ተጨማሪ እርምጃዎች ቢጠቅሱ? በፕሮጀክቱ ላይ በሀገሪቱ ተሞክሮ ቢኖርም በፕሮጀክቶች ላይ
የታየው ውጤት ደካማ ነው፤ እነዚህንም ደካማ ውጤቶች
በሀገሪቱ ውስጥ ምንም አይነት ተሞክሮ የሌለባቸው ፕሮጀክቶች በተግበራ ለማረም የሚፋታበት አግባብ አልተመላከተም፤
ወቅት በአብዛኛው ከሌሎች ፕሮጀክቶች አንፃር ተጨማሪ የሆነ ስጋት
እንዲያጋጥማቸው ሊያደርግ ይችላል፡፡ ስለሆነም በዚህ ክፍል ውስጥ በዋናነት ግልጽ አይደለም (Not Clear) = በልምድ ማነስ
ሀ) በሀገሪቱ ውስጥ ስለፕሮጀክቱ ተሞክሮ ከነበረ የፕሮጀክቱ ውጤቶች እና ምክንያት የሚያጋጥሙ ችግሮችን ለመፍታት የሚያስችሉ
ስኬቶች አጥጋቢ የነበሩ መሆኑን እና በትግበራ የተወሰዱ ተሞክሮዎች ምን አልተካተቱም ወይንም አልተብራሩም፤
እነደነበሩ በመለየት ቀረበው፤ ፕሮጀክቱ ከእነዚህ ፕሮጀክቶች ተሞክሮ
የሚወስድበትን ሁኔታ ለመፍጠር፤
አልፏል (Pass) = በፕሮጀክቱ ላይ በቂ ልምድ የለም፤
ሆኖም ግን በዚህ ምክንያት ሊጋጥሙ የሚችሉ ችግሮች
ለ) በፕሮጀክቱ ላይ ተሞክሮ ከሌላ ደግሞ ሊያጋጥሙ የሚችሉ አፈታት በአግባቡ ተለይተዋል፤ ወይንም ፕሮጀክቱ ላይ
ስጋቶችን ለመከላከል እና ሪስክን በአግባቡ ለማስተዳደር የሚወሰዱ በሀገሪቱ በቂ ልምድ አለ ፤ ከዚህ በተጨማሪ ተመሳሳይ
እርምጃዎች በመለየት የፕሮጀክቶችን የጊዜ እና ወጭ መናር ለመከላከል በሆኑ ፕሮጀክቶች ላይ የታዩ አፈፃፀሞች ጥሩ ነበር፡፡
ያለመ ነው፡፡
2.5 የቀረበው ፕሮጀክት አላማ/ዎች ምንድን ናቸው? የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
በቀረበው ፕሮጀክት ለማሳካት የታሰበው ዓላማ ምን እንደሆነ አላለፈም (Fail) = የፕሮጀክቱ አላማ አልተገለፀም
በፕሮጀክቱ ባለቤት መቅረብ አለበት፡፡
ግልጽ አይደለም (Not Clear) = የፕሮጀክቱ አላማ
ከሁለት እስከ ሶስት ባለ አረፍተ ነገር በፕሮጀክቱ በግልፅ መመላከት ተገልጿል ሆኖም ግን በመመሪያው መሰረት አይደለም
አለበት፡፡ አልፏል (Pass) = የፕሮጀክቱ አላማ በአግባቡ
ተገልጿል፡፡
የፕሮጀክቱ አላማ በክፍል ሁለት 2.1 ላይ ከተመለከቱት ችግሮች ወይም
መልካም አጋጣሚዎች ጋር ተሳስረው በግልፅ መቅረብ አለባቸው፡፡
አላማዎቹ ምን; መቼ የሚለውን ጉዳይ በአግባቡ ሊያሳዩ እና ሊለካ
በሚችል መልክ መዘርዘር አለባቸው፡፡ ትግባዊ ከተደረጉ ተሞክሮች ላይ
መሰረት በማድረግ በጠጨባጭ እና ሊሳኩ የሚችሉ ግቦች መሆን
አለባቸው፡፡ .
15
መመሪያ 1
ስኬት Outcomes
ስኬት በዋነት በክፍል ሁለት 2.1 ላይ የተገለፁትን ችግሮች ለመፍታ
ወይም መልካም ዕድሎች ከመጠቀም ጋር የተያያዘ ነው፡፡ ፕሮጀክቱን
በመተግበር ምን አይነት ስኬት ተገኘ አና ይሄንን ስኬት ለመለካት
የሚያስችል ነው፡፡
ለምሳሌ ፤ በአዲስ የመንገድ ፕሮጀክት የፕሮጀክቱ ስኬት የመንገድ ላይ
አደጋን በ50 በመቶ መንገዱ ወደ ስራ በገባበት በአንደኛ አመት ውስጥ
መቀነስ ተብሎ ሊቀመጥ ይችላል፡፡ በሆስፒታል ውስጥ ደግሞ ህሙማን
አገልግሎት ለማግኘት የሚፈጅባቸውን ጊዜ በ 2 ሰዓት ፕሮጀክቱ ወደ
ስራ በገባበት አንድ አመት ውስጥ መቀነስ በሚል ሊቀርብ ይችላል፡፡
2.7 የታቀደው ፕሮጀክት ቢተገበር ሊያስገኝ የሚችለው ጠቀሜታ/ዎች ምንድን የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ናቸው?
አላለፈም (Fail) = የፕሮጀክቱን ጠቀሜታ/ዎች በአግባቡ
በዚህ ክፍል ፕሮጀክቱ በአግባቡ ተግባራዊ ቢደረግ ሊያስገኝ አልተገለፁም
የሚችለው ጠ,ቀሜታዎች መዘርዘር አለባቸው፡፡
ግልጽ አይደለም (Not Clear) = የፕሮጀክቱን
ጠቀሜታዎች ጠቀሜታ/ዎች በግልፅ አልተገለፁም
የፐሮጀክት ቀጥተኛ ጠቀሜታዎች ፕሮጀክቱ በዋናነት አላማውን ቢያሳካ
የሚሰጠውን ጠቀሜታ የሚያመለክት ነው፡፡ ለምሳሌ ፤ በመንገድ አልፏል (Pass) = የፕሮጀክቱን ጠቀሜታ/ዎች በአግባቡ
ፕሮጀክቶች በመንገዱ ምክንያት የሚቀንሰ የጉዞ ጊዜ ወይንም የሚቀነሰ ተገልፀዋል፤
የትራፊክ አደጋ ሊሆን ይችላል፡፡ በተጨማሪም የመንገድ ፕሮጀክቱ
ጠቀሜታ በአካባቢ ጥበቃ፣ በኢኮኖሚ ላይ በተለይ እቃዎችን በፍጥነት
ወደሚፈለጉበት ቦታ በቅልጥፍና በማጓጓዝ የተገኘ ውጤት ሊሆን
ይችላል፡፡
2.8 የፕሮጀክቱ ተጠቃሚዎች እነማን ናቸው፤ ምን ያህል ይሆናሉ? የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
እንደ ፕሮጀከቱ ባህሪ በዚህ ክፍል በፕሮጀክቱ ተጠቃሚ የሚሆኑ አካላት አላለፈም (Fail) = የፕሮጀክቱን ተጠቃሚዎች በአግባቡ
መዘርዘር አለባቸው፡፡ በፕሮጀክቱ ተጠቃሚ የሚሆኑ አካለት ተለይተው አልቀረቡም፤
በተጨባጭ መረጃ ላይ በመመስረት መተንበይ አለባቸው፡፡ ትንበያዎቸ
ግልጽ አይደለም (Not Clear) =የፕሮጀክቱ
በሚጠቆሙበት ጊዜ ከየት እንደተገኙ መረጃዎች መቅረብ አለባቸው፡፡
ተጠቃሚዎች በግልፅ አልተለዩም ወይንም ስለተጠቃሚዎቹ
ለምሳሌ ፤ የመንገድ ፕሮጀክት ላይ የትራፊክ ስታስቲክስ መቅረብ አሀዛዊ መረጃዎች አልቀረቡም
አለበት፡፡ በጤና ፕሮጀክቶች ላይ ደግሞ በፕሮጀክቱ አካባቢ ያለ የጤና
ዘርፍ ሁኔታን የሚያመለክቱ መረጃዎች መቅረብ ይኖርባቸዋል፡፡ አልፏል (Pass) = =የፕሮጀክቱን ተጠቃሚዎች በግልፅ
ፕሮጀክቱ የትምህርት ከሆነ ለትምህርት የደረሱ ተማሪዎች እና ሌሎች ተለይተው ቀርበዋል በተጨማሪም ስለተጠቃሚዎቹ አሀዛዊ
ተያያዠነት ያላቸው መረጃዎች ከፕሮጀክቱ ተጨባጭ ሁኔታ ጋር መረጃዎች ቀርበዋል፤
ተያይዘው ተጠቃሚዎች መለየት አለባቸው፡፡
16
መመሪያ 1
2.9 ፕሮጀክቱ ሀገራዊ የልማት ዕቅድን፣ የሴክተሮች ዕቅድን ወይንም ሌሎች የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
የመንግስት ፖሊሲዎችን ለማሳካት እንዴት ያግዛል? አላለፈም (Fail) = ፕሮጀክቱ ሀገራዊ የልማት ዕቅድን፣
የሚተገበሩ ፕሮጀክቶች ሀገራዊ የልማት ዕቅድን መሰረት በማድረግ የሴክተሮች ዕቅድን ወይንም ሌሎች የመንግስት ፖሊሲዎችን
ማህበራዊና እና ኢኮኖሚያዊ የልማት አቅጣጫዎችን ሊያሳኩ በሚችል እንዴት ለማሳካት እንደሚያግዝ በበቂ ሁኔታ አልቀረበም፤
መልክ መሆን አለበት፡፡ ስለሆነም ከዚህ ጋር የተያያዙ የዕድገትና
ትራንስፎርሜሽን ዕቅድ ፕሮጀክቶችን መመንጨት ያለባቸው ሲሆን ግልጽ አይደለም (Not Clear) =ፕሮጀክቱ ሀገራዊ
የተዩ ፕሮጀክቶች በዕቅዱ የተቀመጡትን ግቦች እና ዓላማዎች ለማሳካት የልማት ዕቅድን፣ የሴክተሮች ዕቅድን ወይንም ሌሎች
የመንግስት ፖሊሲዎችን እንዴት ለማሳካት እንደሚያግዝ
ያላቸው ድርሻ መመላከት አለበት፡፡ የቀረበው ፕሮጀክት አንድ ወይንም ቢገለፅም የተቀሰው ዝምድና ገልፅ አይደለም፤
ከአንድ በላይ የፖሊሲ ዓላማዎችን ለማሳካት የሚያግዝ በሚሆንበት
ወቅት ከእነዚህ ጉዳዮች ጋር እንዴት እንደሚተሳሰር ተዘርዝሮ እና አልፏል (Pass) = ፕሮጀክቱ ሀገራዊ የልማት ዕቅድን፣
ተብራርቶ መቅረብ አለበት፡፡ የሴክተሮች ዕቅድን ወይንም ሌሎች የመንግስት ፖሊሲዎችን
እንዴት ለማሳካት እንደሚያግዝ በአግባቡተገልፃል፣
የተጠሰው ዝምድናም ግልፅ እና ተገቢ ነው፤
2.10 በፕሮጀክቱ የተለዩትን ዓላማዎች ለማሳካት ግምት ውስጥ የተካተቱትን የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
አማራጮች ዘርዝር? በፕሮጀክቱ የተመረጠው አማራጭ ለምን ተመራጭ እንደሆነ አላለፈም (Fail) = ምንም አይነት ፕሮጀክቱን በተመለከተ
ያብራሩ? አማራጭ አልቀረበም፤
የፕሮጀክቱን ዓላማ ለማሳካት እና የሚጠበቁ ስኬቶችን በአግባቡ
ለማግኘት እንዲሁም በፕሮጀክቱ የተለዩ ችግሮችን እንዲሁም መልካም ግልጽ አይደለም (Not Clear) = አማራጭ ቢቀርብም ፣
እድሎችን በአግባቡ ለመጠቀም የፕሮጀክቱ ትግበራ አማራጭነት ከቀረቡት አማራጮች አንፃር የተመረጠው የፕሮጀክቱ
መዝርዘር አለባቸው፡፡ በአማራጮቹ ውስጥ ፕሮጀክቱን ከመስራ; አማራጭ ለምን እንደተመረጠ አልቀረበም፣ ያልተመረጡት
በተጨማሪ እንደአማራጭ ሊያገለግሉ የሚችሉ non-capital የግንዛቤ ለምን ተፈላጊ እንደሆኑ በቂ ማስረጃ አልቀረበም፤
ማስጨበጫ አማራጮ (better public awareness) የቁጥጥር አልፏል (Pass) = አማራጮች በአግባቡ ቀርበዋል፣
አማራጮች (regulatory options) እንዲሁም አማራጭ የትግበራ ከቀረቡት አማራጮች ውሰጥ የተመረጠው አማራጭ እና
ስልቶች ለምሳሌ ፤ የመንግስት እና የግል ዘርፍ አጋርነት መታየት ያልተመረጡት አማራጮች የተተዉበት አግብባብ በአግባቡ
አለባቸው (PPP)፡፡ በማስረጃ ተደግፎ ቀርቧል፤
17
መመሪያ 1
ማግኘት እንዲችሉ የመንግስት ህንፃዎችን ለእነዚህ አካላት ተደራሽ ለማድረግ አልፏል (Pass) = ፕሮጀክቱ የሚያደርሰው ተፅእኖ
ፕሮጀክቶች ሊቀርቡ ይችላሉ፡፡ በአግባቡ ቀርቧል፣ ፕሮጀክቱ የሚያደርሰው አሉታዊ ተፅእኖ
ተቃባይነት አለው፤
ስለሆነም ፕሮጀክት አቅራቢዎች በፕሮጀክቱ የሚገኙ አወንታዊ ተፅእኖዎች
በተለያዩ ማህረሰቦች ላይ ሊያስከትሉ የሚችሉትን ተፅእኖ ባማከለ መልክ
መቅረብ አለባቸው፡፡
ትላልቅ እና መካከለኛ ተብለው በደንቡ ውስጥ ለተለዩ ፕሮጀክቶች በዚህ ሂደት ዝርዝር የፕሮጀክቱን የፋይናንስ መረጃዎች
ማቅረብ አዳጋች እንደሆነ እሙን ነው፡፡ በዋናነት የትላልቅ እና መካለኛ ፕሮጀክቶች ዝርዝር የፋይናንስ ፍላጎት የሚታወቀው
በፕሮጀክቶቹ የአዋጭነት ጥናቶች ቢሆንም ፕሮጀክቱን ያመነጨው አካል በዚህ ደረጃ በተቻለ መጠን ስለፕሮጀክቱ ፋይናንስ
በመረጃ ላይ የተመሰረተ ግምት ማቅረብ አለበት፡፡ ይህ ለምሳሌ ፤ ከተተገበሩ ተመሳሳይ ፕሮጀክቶች እና ተያያዥነት ያላቸውን
መጠባበቂያ ወጭዎችን ከግምት በማስባት መሆን ይችላል፡፡.
18
መመሪያ 1
19
መመሪያ 1
( ) ከውጭ ብድር
( )ከውጭ እርዳታ
( ) ከሀገር ውስጥ ብድር
( ) ከአገልግሎት ወይም ከምርት ሽያጭ
( ) ከአገልግሎት መጠቀሚያ ክፍያ
( ) ከማህበረሰብ መዋጮ/አስተዋፅኦ
3.6 ፕሮጀክቱ በሌላ አካል የተያዘ መሬትን ማስለቀቅ ይፈልጋል? (ያስፈልገዋል/አያስፈልገውም) የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
አላለፈም (Fail) = የቀረበው
የሚስፈልገው ከሆነ መሬቱን ለማስለቀቅ የሚያስፈልግ ወጭ ቢጠቅሱ ( የካሳ ወይም እንደገና ለማስፈር መረጃ ተአማኒነት የለውም ወይም
የሚያስፈልግ ወጭ) ተጨባጭ ሁኔታን አያሳይም
በዚህ ክፍል የሚሰጠው ምላሽ ያስፈልገዋል ወይም አያስፈልገውም በሚል እንደሁኔታው ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ምላሽ ሊሰጥ ይችላል፡፡ ምላሹ መሬት ማስለቀቅ ያስፈልጋዋል ከሆነ፤ የዚህ ወጭ በክፍል = የቀረበው መረጃ ተአማኒነት
3.1 እና 3.2 በፕሮጀክቱ አጠቃላይ ወጭ ላይ የተካተተ ቢሆንም በዚህ ክፍል በግልፅ ለዚህ አለው ሆኖም ግን ተጨማሪ
የሚያስፈልግ ወጭ ተለይቶ መቅረብ አለበት፤ ማብራሪያ ይፈልጋል፤
መሬትን ለሌላ ጥቅም ላይ እያዋለ ከሚገኝ አካል ለማስለቅቅ ፕሮጀክቱ የሚጠይቅ ከሆነ፤ አልፏል (Pass) = የቀረበው
በዚህ ክፍል በግልፅ መቀመጥ አለበት፡፡ መሬትን ለማስለቀቅ የሚስፈልገው አጠቃላይ ወጭ መረጃ ግልፅ አና ተአማኒነት ያለው
መመላከት ያለበት ሲሆን ኪዘህ ጋር በተያያዘ ከመሬቱ የሚኒሱ የህብረተሰብ ክፍሎችን ነው፡፡
እንደገና ለማስፍር እና ለካሳ ክፍያ የሚያስፈልግ ወጭ መቅረብ አለበት፡፡
ለፕሮጀክቱ የሚስፈልግ መሬትን ለማስለቀቅ የሚያስፈልግ
ወጭ ግምት: የኢት.ብር
20
መመሪያ 1
በዚህ ደረጃ ስለፕሮጀክት ትግበራ ዕቅድ የሚቀርቡ መረጃዎች በዋናነት የፕሮጀክቱ ተግብራ የሚጀመርበትን ጊዜ፣ በፕሮጀክቱ
ላይ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ተግዳራቶችን በአግባቡ ማመለካት ያላበቸው ሲሆን ኪዘህ በተጨማሪ በፕሮጀክቱ ተግበራ ላይ
ከባላድርሻ አካላት ጋር ስለሚኖረው የስራ ግንኙነት በዝርዝር ማመላካት አለበት፡፡
የፕሮጀክቱ ትግበራ ተቋማዊ አደረጃጀት ፍኖተ ካርታ እና የውሳኔ አሰጣጥ ሰንሰለት ከሚመለከታቸው አካላት ስልጣንና ትባራት
አኳያ በዚህ ክፍል ሊመላከት ይገባል፡፡ በተጨማሪም ለዚህ ፕሮጀክት በዋናነት ተጠሪ እና ተጠያቂ የሚሆነውን መስሪያ ቤት
እና ኃላፊ በሚያመለክት አግባብ መቅረብ አለበት፡፡
4.1 የፕሮጀክቱ ዋና ዋና ኡደቶች የሚከናወኑበት ጊዜ ዕቅድ (Outline the planned timing of the የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
project): አላለፈም (Fail) = የትግበራ ጊዜ
ተአማኒነት የለውም፤
ፕሮጀክቱ ከዝግጅት ጀምሮ እስከ ትግበራ ባለው ጊዜ ውስጥ በዋና ዋና ሂደቶች የሚከናወኑ
ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ስራዎች መቼ እንደሚከናወኑ በዚህ ክፍል በግልፅ መቅረብ አለባቸው:
= የቀረበው የፕሮጀክቱ የትግበራ
ሂደት የሚከናወንበት ጊዜ ጊዜ አማኒነት አለው ሆኖም ግን
የፕሮጀክቱ አዋጭነት ጥናት እና ቅድመ ትግብራ ግምገማ የሚጠናቀቅበት ጊዜ፤ ተጨማሪ ማብራሪያ ይፈልጋል፤
የፕሮጀክቱ ጨረታ የሚወጣበተ ጊዜ፤
አልፏል (Pass) = የቀረበው
የፕሮጀክቱ ኮንትራክት የሚሰጥበት ጊዜ
የፕሮጀክቱ የትገበራ ጊዜ ግልፅ፣
የፕሮጀክቱ ስራ በሳይት ወይንም በተጨባጭ ትግበራ የሚጀመርበት ጊዜ ተጨባጭ ሁኔታዎችን ከግምት
የፕሮጀክቱ ትግበራ የሚጠናቀቅበት ጊዜ ያስገባ አና ተአማኒነት ያለው ነው፡፡
ፕሮጀክቱ ስራ የሚጀምርበት ጊዜ
4.2 ፕሮጀክቱን ለመተግበር እና ወደ ምርት/አገልግሎት መስጠት ለማስገባት የሚያስፈልጉ የሰው ኃይል፣ የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
የአገልግሎት አቅርቦት ይዘርዝሩ? እነዚህ ፍላጎቶች በወቅቱ እንዴት ይቀርባሉ ? አላለፈም (Fail) = ይህንን ጉዳይ
በክፍል 4.1 የተመለከቱትን ዋና ዋና የፕሮጀክቱን የትግበራ ሂደት ምዕራፎች ጋር በማስተሳሰር በሚመለከት ትኩረት ተሰጥቶ
ይህ ክፍል ሊቀርብ ይገባል፡፡ በተለይ ከላይ የተጠቆሙት ዕቅዶች ከዚህ ክፍል ውስጥ መረጃ አልቀረበም፣
ከተጠቀሱት ዋና ዋና አቅርቦቶች አኳያ አሳማኝ በሆነ መንገድ ሊቀርቡ ይገባል፡፡
ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ፕሮጀክቱን ለመተግበር አስፈላጊ የሆኑ የፊዚካል ሀብቶች በሚፈለገው ጊዜ ሊቀርቡ =ለፕሮጀክቱ የሚያስፈልጉ
እንደሚችሉ ተገቢውን የሆነ ትንተና በመስጠት መቅረብ ይኖርባቸዋል፡፡ በተለይ እነዚህ ግብዓቶች ተጠቅሰዋል ሆኖም ግን
ግብዓቶች ከግዥ የሚሞሉ ከሆነ በየትኛው ጊዜ ሊገዙ እንደሚችሉ በሚያለክት መልክ እንዴት እንደሚቀርቡ ባአግባቡ
መቅረብ አለባቸው፡፡ ለፕሮጀክቱ የሚያስፈልጉ ግብዓቶች ከሀገር ውስጥ ገበያ ወይንም አልተብራሩም፡፡
ከውጭ እንደሚገኙ እና ከየት እንደሆነ በአግባቡ መገለፅ አለበት፡፡ ለምሳሌ ፤ ለፕሮጀክቱ
የሚስፈልግ ቁልፍ ግብዓትን ለማግኘት 14 ወራት የሚፈጅ ከሆነ አንድ ፕሮጀክትን በ12 ወር አልፏል (Pass) = =ለፕሮጀክቱ
ውስጥ ማጠናቀቅ የሚል እቅድ መቅረብ የለበትም፡፡ የሚያስፈልጉ ግብዓቶች በአግባቡ
ተጠቅሰዋል በተጨማሪም እንዴት
ለፕሮጀክቱ እንደሚቀርቡ
ለፕሮጀክቱ ጥቅም ላይ የሚውሉ ግብዓቶች ሰው ሓይል፣ የቴክኒክ ድጋፍ እና ምክር፣ የፋብሪካ
በበአግባቡ ተጠቅሷል፤ ሆኖም ግን
ፕላንት ወይም ቁሳቁሶች፣ የግንባታ ዕቃዎች እንዲሁም ሌሎች ቴክኒካል መሳሪያዎች ሊሆኑ እንዴት እንደሚቀርቡ ባአግባቡ
ይችላሉ፡፡ አልተብራሩም፡፡
ለምሳሌ ፤ የታዳሽ ሐይልን በመጠቀም ኃይል እንዲያመነጭ በእቅድ የተያዘ ፕሮጀክት
ለፕሮጀክቱ ልዩ የሆኑ መሳሪያዎች ዲዛይን ተዘጋጀቶላቸው እና በሚመለከተው አካል
ተሰርተው ከውጭ መግባት ሊኖርባወቸው ይችላል፤ እነዚህ ሂደቶች ፕሮጀክቱ ተጠናቆ ወደ
ስራ እንዲገባ የሚወስድበትን ጊዜ የተራዘመ እንዲሆን ሊያደርግ ይችላል፡፡ ስለሆነም
በፕሮጀክት ትግብራ ዕቅድ ውስጥ እነዚህ ጉዳዮች በአግባቡ ተዘርዘረው በፕሮጀክቱ
ትግበራ ላይ ያላቸው ተፅእኖ መቅረብ አለበት፡፡
4.3 የፕሮጀክቱ ባለቤት ከዚህ ፕሮጀክት ጋር በተያያዘ የመተግበር ልምድ አለውን? የፕሮጀክቱ ባለቤት የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ውስን የሆነ ወይም ምንም በፕሮጀክቱ ላይ የትግበራ ልምድ ከሌለው በትግበራ ላይ የሚያጋጥመውን አላለፈም (Fail) = በፕሮጀክቱ
የአቅም ችግር እንዴት እንደሚፈታ ይግለፁ? ላይ ምንም አይነት ተሞክሮ
ሀ) ፕሮጀክቱን ያቀረበው አካል ከዚህ ፕሮጀክት ቀደም ብሎ ተመሳሳይ የሆኑ ፕሮጀክቶችን የለውም በተጨማሪም ሊጋጥም
ተግባራዊ የማድረግ ልምድ ከነበረው ፕሮጀክቱን የመተግበር ዕድሉ ከፍተኛ ይሆናል፡፡ የሚችል ተግዳራቶችን ለመፍታት
ለምሳሌ ያህ ቀደም ብሎ ትምህርት ቤቶች ወይም የጤና ተቋማትን የሚመለከቱ ፕሮጀክቶችን የሚያስችል ሁኔታ የለም ወይመ
ተግባራዊ ያደረገ መስሪያ ቤት ተመሳሳይ ፕሮጀክቶችን ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስችል ልምድ
እንደሚኖረው ይጠበቃል፤ በተጨማሪም ፕሮጀክቶችን በተቀመጠላቸወው ወጭ የማጠናቀቅ
21
መመሪያ 1
እድሉ ከፍ እንዲል ያደርጋል፡፡ ስለሆነም የፕሮጀክቱ ባለቤት ፕሮጀክቱን የመተግበር አቅም የመወሰዱ እርምጃዎች
እንዳለው ለማሳየት ከዚህ በአምስት አመት ጊዜ ውስጥ የተገበራቸው ተመሳሳይ ፕሮጀክቶች እልቀረቡም፤
ካሉ መዝርዝር አለበት፤
ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ለ) በሌላ መልኩ ስለፕሮጀክቱ ከዚህ ቀደም ምንም አይነት ልምድ ፕሮጀክቱን ያቀረበው
አካል ከሌለው ወይንም የቀረበው ፕሮጀክት ከፍተኛ የሆነ ፈጠራን የሚጠይቅ ከሆነ ፕሮጀክቱ =በፕሮጀክቱ ላይ ምንም አይነት
ከፍተኛ የሆነ የትግበራ ስጋት እንዳለው ያመለክታል፡፡ ስለሆነም የፕሮጀክቱ ባለቤት ተሞክሮ የለውም ሆኖም ግን
ተግዳራቶችን ሊፈቱ የሚችሉ
በፕሮጀክቱ ላይ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ስጋቶችን መሰረት በማድረግ የፕሮጀክቶችን አፈፃፀም
ናቸው
ሊያጓትቱ እና ውጤቱ እንዳይገኝ ሊያደርጉ የሚችሉ ጉዳዮችን በመለየት እና ሊወሰዱ
የሚገባቸውን እርምጃዎች ማመላከት አለበት፡፡ ለምሳሌ ፤ ለፕሮጀክቱ ቴከከኒካል ድጋፍ አልፏል (Pass) = በፕሮጀክቱ
የሚሰጡ የውጭ አማካሪዎችን ወይንም ባለሞያዎችን መቅጠር እንደ አንድ አማራጭ ሊቀርብ ላይ ተሞክሮ አለው፣ ተሞክሮ
ይችላል፡፡ ባይኖረውም ሊያጋጥሙ ስለሚችሉ
ተግዳራቶች የሚፈቱበት አግባብ
በመረጃ ተደግፎ ቀርቧል፤
4.4 በፕሮጀክቱ ውስጥ ተሳታፊ የሚሆኑ መስሪያ ቤቶች፣ ኤጀንሲዎች፣ የመንግሰት የቁጥጥር እና አገልግሎት የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ሰጭ ተቋማት ይዘርዝሩ? በተጨማሪም ፕሮጀክቱን ተግባራዊ ለማድረግ መለወጥ ወይንም መዳሰስ ያለባቸው አላለፈም (Fail) = ተአማኒነት
ህጎች ካሉ ይዘርዝሩ ? ያለው ምላሽ አልተሰጠም
በአብዛኛዎቹ የመንግስት ፕሮጀክቶ ትግበራ ላይ የሚያጋጥሙ ተግዳራቶች አንዱ
ከሚመለከታቸው የመንግሰት ተቋማት ጋር ፕሮጀክቶች ወደ ተግበራ ከመግባታቸው በፊት ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ግንኙነት በመፍጠር የሚያስፈልጉ አገልግሎቶች አለመቅረባቸው ነው፡፡ ይህ በብዙ ሀገራ = በፕሮጀክቱ ውስጥ ተሳታፊ
ፕሮጀክቱ የትግበራ ጊዜ መዘግየት የሚጠቀስ ሲሆን ይህንን በተመለከተ አስቀድሞ በማቀድ የሚሆኑ ተቋማት ተዘርዝረዋል
እስፈላጊውን ግንኙነት ማድረግ በፕሮጀክቱ ትግራ ላይ በዚህ ምክንያት የሚከሰቱ ሆኖም ግን ተቋማዊ ወይንም የህግ
ተግዳራቶችን ለመቅረፍ ያግዛል፡፡ ስለሆነም በዚህ ክፍል ከፕሮጀክቱ ትግበራ ጋር ክፍተት ይጣያል
ተያያዥነት ያላቸው ተቋማት በአግባቡ መዘርዘር ያለባቸው ሲሆን፤ ከእያንዳንዱ ተቋማት
የሚፈለግ አገልግሎት እንዴት ከእነዚህ ተቋማት ጋር ምክክር እንደሚደረግ፣ አልፏል (Pass) = በፕሮጀክቱ
በኮንስትራክሽን ፕሮጀክቶች ላይ በተለይ ከኮንስትራክሽን ሚኒስቴር የሚፈለገውን ፍቃድ ውስጥ ተሳታፊ የሚሆኑ ተቋማት
እና ይሁንታ ለማግኘት የግንኙነት አግባብ መገለፅ አለበት፡፡ ከዚህ በተጨማሪ በፕሮጀክቱ ተዘርዝረዋል፤ በህጋዊ እና ተቋማዊ
ላይ ፍቃድ እና ምክር መስጠት ያለባቸው አካላት ዝርዝር ተካቶ መቅረብ አለበት፡፡ ጉዳዮች እንዴት እንደሚፈቱ
ተአማኒነት ያለው መረጃ ቀርቧል፤
4.5 በፕሮጀክቱ ላይ የሚሳተፉ ባለድርሻ አካላትን ይዘርዝሩ? ከአነዚህ አካላት ጋር ምክክር መደረጉን የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ይገለፁ ? አላለፈም (Fail) = የፕሮጀክቱ
ባለድርሻ አካላት በፕሮጀክቱ ላይ ፍላጎት ያላቸው አካላት ናቸው፡፡ እነዚህ በዋናነት ግለሰቦች ባለድርሻ አካላት አልተገለፁም፤
ወይንም ግለሰቦቹን የሚወክሉ ማህበራት እና በፕሮጀክቱ ላይ ፍላጎት ያላቸው አካላት
ወይንም በፕሮጀከቱ ምክንያት ተፅዕኖ የሚደርስባቸው አካላት ሊሆኑ ይችላሉ፡፡ ስሆነም በዚህ ግልጽ አይደለም (Not Clear)
ክፍል እነዚህ ባለድርሻ አካላት መዘርዘር አለባቸው፤ የፕሮጀክቱ ባለድርሻ አካላት
ተገልፀዋል፤ ሆኖም ግን ምክክር
ከተዘረዘሩት እያንዳንዳቸው ባለድርሻ አካላት በአግባቡ ምክክር መደረጉን እና በአጨሩ ማድረግ ከሚገባቸው ባላድርሻ
ስለፕሮጀክቱ ያላቸው አስተያየት እና ራዕይ ምን እንደሆነ በዚህ ክፍል መገለፅ አለበት፡፡ ይህ አካላት ጋር ምክክር አልተደረገም
በዋናነት ስለፕሮጀክቱ በመነሻነት በሚደረግ ግንኙነት እና ምከክር ሊሆን ይችላል፤፤ ወይም የተዘረዘሩት ባለድርሻ
አካላት የተሟሉ አይደሉም፤
22
መመሪያ 1
4.6 በፕሮጀክቱ ስኬታማ ትግበራ ላይ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ስጋቶችን ይዘርዝሩ ? በፕሮጀክቱ ትግበራ ላይ የጥራት ደረጃ ግምገማ ውጤት
ሊያጋጥሙ የሚችሉ ተግዳሮቶች እና እነዚህ ተግዳሮቶች ወይም ስጋቶች እንዴት በአግባቡ እንደሚፈቱ አላለፈም (Fail) = የፕሮጀክቱ
ይዘርዝሩ? ሪስኮች በአግባቡ አልቀረቡም
ወይም በተሟላ ሁኔታ
በፕሮጀክት ዝግጅት እና ትግበራ ወቅት ብዙ ችግሮች ሊያጋጥሙ ይችላሉ፡፡ በአብዛኛው አልቀረቡም፤
በዚህ ምክንያት ፕሮጀክቶች የሚጠናቀቁበት ጊዜ ወይንም የፕሮጀክቶቹ ወጭ ከተጠበቀው
በላይ ሊሆን ይችላል፡፡ ግልጽ አይደለም (Not
Clear)= የፕሮጀክቱ ሪስኮች
ስለሆነም የታቀደውን ፕሮጀክት ስኬታማ ትግበራ ላይ ተፅእኖ ሊያደርሱ የሚችሉ ስጋቶች በአግባቡ ቀርበዋል ወይም
ተለይተው በዚህ ክፍል መቅረብ አለባቸው፡፡ የሚወሱት እርምጃዎችም ወይም
ሪስኩን ለማስተዳደር የሚስችል
በእነዚህ እያዳንዳቸው ስጋቶች እንዴት አንደሚፈቱ ፣ ስጋቶቹ እንዴት እንደሚወገዱ ወይንም እርምጃዎች በአግባቡ አልቀረቡም፤
እንደሚቀነሱ መገለፅ አለባቸው፡፡ በተጨማሪም ፕሮጀክቱን በተቀመጠው ጊዜ ለማጠናቀቅ
በሌሎች ባለድርሻ አካላት ላይ የፕሮጀክቱ ትግበራ መሰረት ያደረገባቸው ጉዳዮች እና አልፏል (Pass) = የፕሮጀክቱ
እሳቤዎች መለየት አለባቸው፡፡ ይህ በዋናነት ለፕሮጀክቱ ፍቃድ መስጠት፣ የመሬት አቅርቦት፣ ሪስኮች በአግባቡ ቀርበዋል ወይም
የሚወሰዱት እርምጃዎችም ወይም
የሚፈለግ የፋይናንስ አቅርቦትን እና መሰረተ ልማቶችን ማዕከል አድርጎ መቅረብ
ሪስኩን ለማስተዳደር የሚስችል
ይኖርበታል፡፡. በፕሮጀክት ላይ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ስጋቶች አቀራረብ ቀትሎ ባለው መልክ እርምጃዎች በአግባቡ ቀርበዋል፤
መቅረብ አለበት፡፡
ማሳሰቢያ:
በፕሮጀክቱ ላይ ሊያጋጠሙ የሚችሉ ስጋቶችን ለይቶ ማቀረብ በፕሮጀክቱ ላይ እንደ ድክመት
የሚታይ አይደለም፤ ይልቁንም በአግባቡ የታቀደ እና የታሰበበት ፕሮጀክት ሊጋጥሙት
የሚችሉት ስጋቶች የሚታወቁ በመሆኑ እንደ ፕሮጀክት ዝግጅት ጥንካሬ የሚታዩ ናቸው፡፡
ሊያጋጥም የሚችል ስጋት ስጋቱ የሚፈታበት አግባብ?
4.7 አወንታዊ የመጀመረያ ደረጃ ምልመላ ግምገማ ውጤት አግኝተው ወደ ፕሮጀክት ቅድመ አዋጭነት/ አዋጭነት ጥናት ሂደት ሊሚሸጋገሩ
ፕሮጀክቶች:
በዚህ ክፍል ፕሮጀክቱ የመጀመሪያ ደረጃ ምልመላ መረጣ ውሳኔ እና በፐሮጀክቱ አዋጭነት ጥናት ዝግጅት ባላው ጊዜ
ውስጥ የሚከናወኑ ተግባራት መዘርዘር አለባቸው፡፡ በዚህ ክፍል አዋጭነት ጥናቱን ለማካሄድ የሚደረጉ ዝግጅቶችን፣
ጥናቶች የሚከናወኑበት እና የሚጠናቀቁበት ጊዜ ግምት መቅረብ አለበት፡፡
23
መመሪያ 1
ስልክ ቁጥር:
የኢሚል አድራሻ:
ከፕሮጀክቱ ጋር በተያያዘ በቀጥታ ኃላፊነት
ያረጋገጠው አካል (የስራ ክፍል ኃላፊ) ያለው አካል ማለት ነው፡፡
ተሞልቶ በአግባቡ በቀረበ ፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ቅፅ ላይ ብሔራዊ የፕላን ኮሚሽን በሰንጠረዡ ቀኝ በኩል በተገለፁት
መስፈርቶች መሰረት እየንዳንዱ ነጥቦች ላይ የግምገማ ነጥብ ይሰጣል፡፡ የነጥብ አሰጣጡ አግባብ ለፕሮጀክት አቅራቢዎች
በግልፅ እንዲታይ ተደርጎ ታስቦበት የቀረበ ሲሆን የግምገማ አሰራር ስርዓቱን ግልፀኝነት ባላው ሁኔታ ለማከናወን እና የፕሮጀክት
ባለቤቶች በሚያቀርቡት መረጃ መሰረት በእያንዳንዱ መገምገሚያ ነጥብ ላይ ፕሮጀክቱ ሊያስገኝ የሚችለው የግምገማ ነጥብ
ላይ ጥርጣሬ እንዳይኖር ለማድረግ ነው፡፡
በዚህ ቅፅ ላይ የሚደረግ ገምገማ በመጀመሪያ ደረጃ አስተዳደራዊ ሲሆን በዚህም በቅፁ ላይ የተጠቀሱት የግምገማ ነጥቦች
በአግባቡ በፕሮጀክቱ ባለቤት መሞላታቸውን የሚረጋገጥበት ነው፡፡ የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ማቅረቢ ቅጽ በመስሪያ ቤቱ የበላይ
ኃላፊ ፀድቆ መላክ ያለበት ሲሆን ይህም በዚህ ደረጃ የሚረጋገጥ ይሆናል፡፡ በቅፁ ላይ የተጠቀሱትን ሁሉንም ጥያቄዎች እና
ነጥቦች መሙላት ግዴታ ሲሆን ያልተሞላ ወይም ያልተጠናቀቀ ቅፅ ለፕሮጀክቱ ባለቤት ተመላሽ ይሆናል፡፡
የአስተዳደራዊ የመጀመሪያ ደረጃ ግምገማ ከተጠናቀቀ በኋላ ፕሮጀክቱን የሚገምገምው አካል የጥራት ማረጋገጫ መስፈርቶቹን
መሰረት በማድረግ በእያንዳንዱ ነጥቦች ላይ የግምገማ ነጥብ ይሰጣል፡፡ እነዚህ ጥራት ማረጋገጫ መስፈርቶች በዋነኝነት
የተዘጋጁት በእያንዳንዱ ክፍል ለተጠየቁት ጥያቄዎች በአግባቡ መመለሳቸውን እና በቂ የሆነ መረጃ ቀርቦባቸው መሆኑን
ለመገምገም ያለሙ ናቸው፡፡ ቅፁ ግምገማ የሚያደርገው አካል የሚሰጠውን የግምገማ ነጥብ እና የቀረበውን ምላሽ
በሚያመሳክር መልክ ግምገማ እንዲያካሄድ አድርጎ የተዘጋጀ ነው፡፡ ፕሮጀክቱን ከቀረበው አካል ስፕሮጀክቱ አስፈላጊውን
መረጃ በቅፁ ላይ የሚመሉ አካላት የሚያቀርቡትን ማስረጃ ከተጠየቀው አንፃር ፕሮጀክቱ ተቀባይነት እንዲያገኝ በሚያስችል
መልክ መሆኑን እራሳቸው ግምገማ እንዲያካሄዱ ያግዛል፡፡ ስለሆነም ቅፁን የሚሞሉት እና ቅፁን የሚገመግሙት አካለት
ተቀራራቢ የሆነ መረጃ እንዲኖራቸው ያደርጋል፡፡ በዚህም ምክንያት በጥሩ ሁኔታ የተዘጋጀ ፕሮጀክት ወደ ቀጣይ ሂደት
እንዲተላላፍ ያግዛል፡፡ ስለሆነም ፕሮጀክት የሚያዘጋጁ አካላት ያቀረቡት ፕሮጀክት ተቀባይነት እንዲያገኝ በቅፁ የተጠየቁትን
መረጃ ሁሉንም በአግባቡ ማቅረብ አለባቸው፡፡
የቀረበው የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ወደ ቀጣይ ደረጃ መሸጋገር የሚችለው በግምገማው ነጥብ አልፏል (Pass) የሚል ውጤት
ካገኘ ብቻ ነው፡፡ በፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ የተዘረዙት ጥያቄዎች በሶስት መልክ የግምገማ ነጥብ ይሰጣቸዋል፡፡ እነዚህም ነጥቦች
አልፏል (pass) ፣ ግልፅ አይደለም (not Clear) እና አላለፈም (Fail) ናቸው፡፡ እነዚህን ነጥቦች መሰረት በማድረግ በእያንዳንዱ
ጥያቄዎች ላይ የግምገማ ነጥብ የሚሰጥ ይሆናል፡፡ ፕሮጀክቱን የሚገመገመው አካል ከእነዚህ ነጥቦች ውጭ ሌላ መስፈርቶችን
ለግምገማ መጠቀም አይችልም፡፡
የፕሮጀክቱ ገምገሚ አካል የፕሮጀክቱን የግምገማ ውጤት በሚከተሉት ሶስት ውሳኔዎች ይደመድማል/ያጠቃልላል፤
24
መመሪያ 1
1: የተሳካ የፕሮጀክት የመጀመሪያ ደረጃ ምልመላ : በዚህ ውሳኔ ፕሮጀክቱ ትንሽ ተብሎ የተመደበ ከሆነ ወደ ቅደም ተከተል
ማስያዝ፣ መረጣ እና በጀት ላይ መትከል ሂደት የሚተላለፍበት፤ ትላልቅ እና መካከለኛ ፕሮጀክቶች ተብለው የተመደቡ ከሆኑ
ደግሞ ወደ ቅድመ አዋጭነት ጥናት /አዋጭነት ጥናት ሂደት ይተላለፋሉ፡፡ አንድ ፕሮጀክት የተሳካ የመጀመሪያ ደረጃ ምልመላ
ውሳኔ ለማግኘት በእያንዳንዱ በቅፁ ላይ በተመለከቱት ጥያቄዎች አልፏል (pass)የግምገማ ውጤት ካገኘ ብቻ ይሆናል፡፡
በዚህ ደረጃ ለፕሮጀክቱ ልዩ መለያ ኮድ ይሰጠዋል፡፡ ፕሮጀክቱ የተሰካ የሆኖ የግምገማ ነጥብ ቢያገኝም በግምገማው
የተመለከቱ ቅድመ ሁኔታዎችን ማሟላት ሊያስፈልገው ይችላል፡፡ ከዚህ ጋር በተያያዘ በተለይ የወሰን ማስከበር፣ አስፈላጊውን
ፍቃድ የማግኘት እና የመሳሰሉትን ጉዳዮች የሚያካትት ነው፡፡
2: ፕሮጀክቱ እንደገና እንዲዘጋጅ መመለስ (ተጨማሪ ማብራሪያ የሚጠይቅ ፕሮጀክት) ፡ ይህ በዋናነት በቅፁ ላይ
ከተቀመጡት ነጥቦች አንፃር ፕሮጀከቱ ፋይዳ ካለው ነገር ግን የቀረቡት ማስረጃዎች በቂ በማይሆኑበት ሁኔታ ፕሮጀክቱ
ተቀባይነት አግኝቷል የሚለውን የግምገማ ውጤት መስጠት በማይቻልበት ወቅት ነው፡፡ ይህ በተጨማሪ ውሳኔ መስጠት
የሚያስችል በቂ የሆነ አጋዥ መረጃዎች በለመቅረባቸው ምክንያት ሊሆን ይችላል፡፡
የፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ማቅረቢያ ቅፅ በዚህ አግባብ የግምገማ ውጤት በሚጊኝበት ወቅት ለፕሮጀክቱ ባለቤት ፕሮጀክቱ ላይ
ሊደረጉ ስለሚገባቸው ማሻሻያዎቸ፣ ግልፅ ስላልሆኑ መረጃዎችን በመለየት ምላሽ መላክ አለበት፡፡ ከዚህ በተጨማሪ
ፕሮጀክቱን ለማሻሸል መደረግ ስላለባቸው ለውጦች በሚያመለክት መልክ ግብረ መልስ መሰጠት አለበት፡፡ ክብደታቸው
ቀላል ለሆኑ ማሻሻያዎች በፕሮጀክቱ ባለቤት የተቀሱትን አደራሻዎች መሰረት በማድረግ በተለያዩ የግንኙነት ዘደዎች ፕሮጀክቱ
ላይ ማብራሪያ ሊጠየቅ ይችላል፡፡ የፕሮጀክቱ ባለቤት በተሰጠው ግብረ መልስ መሰረት የተጠየቁትን ጥያቄዎች በአግባቡ
እንዲያብራራ ባመነበት አግባብ ወይም የተጠቀሱት ማሻሻያዎች በአግባቡ መከለሳቸውን በተረጋገጠበት ጊዜ ፕሮጀክቱን
ለድጋሚ ግምግማ መላክ አለበት፡፡
በፕሮጀክት ፅንሰ ሀሳብ ማቅረቢያ ቅፅ ላይ የተጠቀሱ ነጥቦች ውስጥ አንድ ፕሮጀክት ከአንድ በላይ ለሆኑ ጥያቄዎች የተሰጠው
ምላሽ ግልፅ አይደለም (not Clear) በሚል ከተገመገመ እንደገና እንዲዘጋጅ የሚመለስ ይሆናል፡፡ በፕሮጀክቱ ላይ የቀረበው
-------ምላሽ ከጥያቄዎቹ 30 በመቶ በላይ ከሆነ ፕሮጀክቱ ተቀባይነት እንዳላገኘ ይቆጠራል፡፡
በፕሮጀክት ማቅረቢ ቅፅ ላይ አንድ እና ከዛያ በላይ በሆኑ የመገምገሚያ ነጥቦች አላለፈም (Fail) የሚል ውጤት ያገኘ ፕሮጀክት
ተቀባይነት እንደሌለው ፕሮጀክት ተቆጥሮ ውሳኔ ይሰጥበታል፡፡ ሆኖም ግን ገምጋሚው አካል ፕሮጀክቱ ተቀባይነት ያላገኘበትን
ምክንያት በፅሁፍ በመዘርዘር መስጠት ይኖርበታል፡፡ በዚህም መሰረት የፕሮጀክቱ ባለቤት ከተሰጠው ምላሽ አኳያ ፕሮጀክቱን
በድጋሚ አሻሽሎ የማቅረብ ወይንም ከነጭራሹ የመተው ውሳኔ ይሰጣል፡፡
የብሔራዊ የፕላን ኮሚሽን ፕሮጀክቱ በዚህ ደረጃ ተቀባይነት ያለው የግምገማ ውጤት ካገኘ ለገንዘብና ኢኮኖሚ ትብብር
ሚንስቴር ያሳውቃል፡፡
የፕሮጀክቱ ገምጋሚ አስተያየት:
25
መመሪያ 1
ምክንያት(ቶች):
26