SAMPLE 

– Suspension 
 
[Date] 
 
 
 
[Name] 
[Address] 
 
Via [Hand Delivery OR Certified Mail No._________] 
 
Dear [Mr./Ms. Last Name]: 
 
The  purpose  of  this  letter  is  to  advise  you  of  my  decision  to  suspend  you  without  pay  for  ten  (10) 
working days from your position as [classification] with the [agency/department name].  The reason for 
this  suspension  is  your  continued  unacceptable  conduct  and  performance,  particularly  pertaining  to 
unprofessional and offensive behavior, despite management intervention.  In addition, this letter shall 
serve as notice that any further neglect of duty or any other infractions will be viewed as unwillingness, 
rather  than  inability,  to  comply  with  reasonable  expectations,  and  shall  result  in  further  disciplinary 
action, up to and including dismissal. 
 
Your  suspension  will  begin  on  [day  of  week,  mo./day/yr.  ‐  must  provide  3  working  day  notice 
beginning with the day following the date of the letter], and end at the close of business on [day of 
week, mo./day/yr.].  You are expected to return to duty on [day of week, mo./day/yr.], at the time of 
your  regularly  scheduled  shift.    This  personnel  action  is  in  accordance  with  subsection  12.3  of  the 
Administrative  Rule  of  the  West  Virginia  Division  of  Personnel,  W.  VA.  CODE  R.  §143‐1‐1  et  seq.,  and 
provides for a three (3) working day written notice. 
 
During  the  period  of  suspension,  you  are  restricted  from  all  areas  of  the  [office  name(s)]  with  the 
exception of [office name(s) (e.g., supervisor/manager/human resources office)].  Further, you are not 
to  remotely  access  the  State’s  employee  technology  resources  (email,  mainframe,  etc.)  or  otherwise 
perform  work  for  [agency/department  name]  [Agencies  should  not  permit  the  employee  to  take 
agency‐issued  phones  or IT  equipment  with  them  while  on  suspension.].    If  it  is  necessary  for  you  to 
come to [office name(s)], an appointment must be arranged in advance and [name] will meet you in the 
lobby.  You may arrange such an appointment by contacting [name], [title], at [telephone number]. 
 
On  [date],  [name],  [title],  held  a  discussion  with  you  regarding  the  nature  of  your  unacceptable 
conduct.  At  that  time  it  was  shared  with  you  that  suspension  was  being  considered.  Your  [response 
was/responses were…]. After reviewing your response and having considered all the information made 
known to me, I have decided that your suspension is warranted. 
 
More  specifically,  the  reasons  for  this  personnel  action  are  as  follows:  [Give  SPECIFIC  reasons  for 
suspension ‐‐ employee must be informed, with reasonable certainty and precision, of the cause of his 
suspension from employment. Be sure to give examples of deficiencies i.e., who, what, when, where 
and  how.  Provide  specific  details  including  dates  of  previous  disciplinary  actions,  unacceptable 
performance and/or conduct, management intervention, and the consequences to the agency/public.] 
 
Your conduct and behavior is judged to be inappropriate and unacceptable in that you have displayed 
confrontational actions.  An employer has the basic responsibility for maintaining order.  Not only has 
your  behavior  disrupted  our  operations  and  good  labor  relations,  but  it  has  been  destructive  to  the 
morale of your coworkers.  No employer is expected to suffer the employment of an individual whose 
behavior is such that it prevents a harmonious working atmosphere. 
 
Further,  your  actions  are  in  violation  of  the  West  Virginia  Division  of  Personnel’s  (DOP)  Prohibited 
Workplace  Harassment  policy  (DOP‐P6)  [Reference  agency  policy  that  was  violated.].    On  [date]  you 
attended  a  mandatory  DOP  sponsored  training  session  entitled  “[Title].”  To  help  you  understand  the 
seriousness of your actions and provide unmistakable expectations, I am once again supplying you with 
the  DOP’s  Prohibited  Workplace  Harassment  policy.    Further,  you  are  warned  of  impending  additional 
disciplinary  action  should  your  unacceptable  conduct  continue.    You  have  previously  signed  the 
Prohibited  Workplace  Harassment  Policy  Acknowledgment  Form  on  [date]  acknowledging  that  you 
received  the  policy  and  understood  that  you  must  adhere  to  the  standards  set  forth  within  and  were 
aware  that  with  any  violation  of  the  policy  you  would  be  subject  to  disciplinary  action,  up  to  and 
including dismissal. 
 
As an employer, the State of West Virginia has a legal obligation to provide a work environment where 
illegal harassment and nondiscriminatory hostile workplace harassment does not occur.  As provided in 
the policy, nondiscriminatory hostile workplace harassment is a form of harassment commonly referred 
to as “bullying ” that involves verbal, non‐verbal or physical conduct that is not discriminatory in nature 
but is so atrocious, intolerable, extreme and outrageous in nature that it exceeds the bounds of decency 
and creates fear, intimidates, ostracizes, psychologically or physically threatens, embarrasses, ridicules, 
or in some other way unreasonably over burdens or precludes an employee from reasonably performing 
her  or  his  work.    I  find  that  your  behavior  has  created  an  environment  of  nondiscriminatory  hostile 
workplace harassment. 
 
A review of your personnel file indicates that there has been a history of similar unacceptable conduct.  
There are [Number, type, date, and details of previous actions]. 
 
[Provide  detailed  expectations  regarding  behavior  and  direct  employee  to  attend  relevant 
training.  The  employee  should  know  with  certainty  what  he  or  she  must  do  to  meet 
expectations.] 

All  of  the  aforementioned,  when  viewed  both  singularly  and  collectively,  demonstrate  unacceptable 
conduct warranting disciplinary action.  The cumulative effect of your unprofessional conduct is one of 
inability or unwillingness to effectively perform the functions of your position as a [classification] in a 
professional manner, and to adjust to the goals of the [agency/department name]. 
 
The State of West Virginia and its agencies have reason to expect their employees to observe a standard 
of  conduct  that  will  not  reflect  discredit  on  the  abilities  and  integrity  of  their  employees,  or  create 
suspicion with reference to their employees’ capability in discharging their duties and responsibilities.  I 
believe  the  nature  of  your  misconduct  is  sufficient  to  cause  me  to  conclude  that  you  did  not  meet  a 
reasonable  standard  of  conduct  as  an  employee  of  [agency/department  name],  thus  warranting  this 
suspension. 
 
If your unacceptable behavior is the result of medical and/or personal problems, I suggest you may want 
to contact the physician, practitioner, or counseling service of your choice.  Whether or not you choose 
to do so is your decision.  I am, however, obligated to ensure that you [report for duty as scheduled, 
observe established rules, meet performance expectations, etc.].  You may also obtain information on 
the State of West Virginia’s Employee Referral Program by contacting the Division of Personnel at (304) 
558‐3950,  extension  57247,  or  by  visiting  the  web  site  at 
www.state.wv.us/admin/personnel/classes/erp/refbook.pdf. 
 
It is unfortunate that I must take this personnel action; however, if you are interested in continuing your 
employment  with  this  agency,  you  must  refrain  from  behaving  in  an  unprofessional  manner.    I  assure 
you  it  is  my  intention  to  maintain  the  integrity  of  our  standard  of  conduct  which  provides  the 
[agency/department  name]  and  its  employees  with  a  means  to  ensure  its  efficient  and  effective 
operation.    Accordingly,  I  must  inform  you  that  upon  your  return  to  work,  you  are  expected  to  fulfill 
your  responsibilities  as  a  dependable  and  conscientious  employee.    Once  again,  any  further 
inappropriate behavior or any other infractions will be viewed as unwillingness, rather than inability, to 
comply  with  reasonable  expectations,  and  will  result  in  further  disciplinary  action  up  to  and  including 
dismissal. 
 
You may respond to me, in person and/or in writing, concerning the contents of this letter, provided you 
do so within three (3) working days of its date.  For any appeal rights you may have, please refer to W. 
VA.  CODE  §6C‐2‐1  et  seq.,  the  West  Virginia  Public  Employees  Grievance  Procedure.    If  you  choose  to 
exercise your grievance rights, you must submit your grievance, on the prescribed form, within fifteen 
(15) working days of the effective date of this action, to [name and address of Chief Administrator] at 
Level  One  of  the  Procedure.    As  provided  in  the  statute,  you  may  proceed  to  Level  Three  of  the 
Procedure  by  filing  your  grievance  directly  with  the  Public  Employees  Grievance  Board  upon  the 
agreement  of  the  chief  administrator,  or  when  dismissed,  suspended  without  pay,  or  demoted  or 
reclassified resulting in a loss of compensation or benefits.  You must provide copies of your grievance 
accordingly  to  the  Public  Employees  Grievance  Board  at  1596  Kanawha  Boulevard,  East,  Charleston, 
West Virginia, 25311; [agency copy ‐ name and address]; and the Director of the Division of Personnel, 
Building 6, Room B‐416, State Capitol Complex, Charleston, West Virginia, 25305.  Details regarding the 
grievance  procedure,  as  well  as  grievance  forms,  are  available  at  the  Board’s  web  site  at 
www.pegb.wv.gov or you may telephone the Board at (304) 558‐3361 or toll‐free at (866) 747‐6743. 
 
            Sincerely, 
 
 
 
[Appropriate Signature Authority] 
 
Enclosure 
 
c:  Agency Personnel File 
  West Virginia Division of Personnel 
 
[OPTIONAL  LANGUAGE  ‐  If  the  employer  meets  with  the  employee  and  hand  delivers  the  letter,  the 
employer  may  request  that  the  employee  verify  receipt  by  signing  the  following  acknowledgment 
typed at the bottom of the letter.] 
 
I have received a copy and am aware of the contents of the foregoing letter 
 
___________________________________    __________________ 
Employee Signature          Date 
 
 
[OPTIONAL LANGUAGE ‐ If mailed via U. S. Postal Service, the following certification may be typed at 
the bottom of the letter.] 
 
The  undersigned  certifies  that  the  above  letter  /  notification  was  mailed  to  [name]  by  first‐class  and 
certified mail, return receipt requested, on the __________day of ____________, 20_____. 
 
[signature]_____________ 
[typed name and title] 
 
[NOTE:  Revised 6/2013.  Ensure law, rule, and policy language is current.]