PEMBANGUNAN SISTEM KEARSIPAN

BUKU TANAH SECARA DIGITAL

PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA YOGYAKARTA
PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh
Sebutan Sarjana Sains Terapan
Jurusan Perpetaan

Disusun Oleh :

HARRYANTO YUNUS
NIM. 04132107 / P

BADAN PERTANAHAN NASIONAL

SEKOLAH TINGGI PERTANAHAN NASIONAL
YOGYAKARTA
2008
i
 ABSTRACT

One of the functions carried out by National Land Agency is

conducting the land registration upon parcels in order to guarantee the
law assurance and to protect the land right owner. For that, the activity
done are land registration data storing consisting of the general lists and
the document of land registration. One of the general lists as the public
document that must be protected in its storing is land book. The land
book contains physical and legal data upon land registration object
having its right.
Generally the land book storage is regulated by The Government
Regulation Number 24 Year 1997 Section 35 and The Regulation of
Minister of Agrarian Affairs Number 3 Year 1997 Section 184 and 186
stating that the general list and the document of land registration must be
stored in the land office concerned. Which is gradually displayed is digital
form by using electronic device and microfilm. The land book archive
management in land office of Yogyakarta is still done manually, so that
based on what has been mentioned above. It’s the purpose is know
process of digitalisation application program of land book archive, it’s the
operation amenity, efficiency, and it’s the usefulness.
Research method applied is the method of action research. Along
with the head of Yogyakarta Land Office, the head of section of land
registration, and other officers, it was obtained and application design
program which can be applied in management of land book archive
digitally. From data analysis research, obtainable that average level of
application program efficiency is 57,15% explained very good, 28,6%
explained good, and 14,13% explained moderate.
Based on application program is designed and level of efficiency it
was obtained that when the application program is operated on land book
archive system Yogyakarta City of Land Office, can be assumed that
application program design can be easily and adapted for consumer
requirement, so that archive storage efficiency, condition of physical,
security and safety, and reachable accessibility.

vi
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN......................................................... iii

KATA PENGANTAR ................................................................... iv

INTISARI..................................................................................... vi

ABSTRACT................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................ viii

DAFTAR TABEL ......................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ..................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian........................................ 1

B. Perumusan Masalah................................................ 5

C. Pembatasan Masalah .............................................. 6

D. Tujuan dan Kegunaan Penelitian............................. 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

A. Tinjauan Pustaka ..................................................... 8

B. Kerangka Pemikiran ................................................ 21

C. Anggapan Dasar...................................................... 22

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Metode Penelitian........................................... 24

B. Model Pendekatan Penelitian .................................. 24

vii
 C. Metode/Teknik Pengumpulan Data.......................... 25

D. Analisis Data............................................................ 27

BAB IV GAMBARAN DAERAH PENELITIAN

A. Gambaran Daerah Kota Yogyakarta........................ 29

B. Gambaran Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta ..... 31

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Peralatan dan Bahan Yang Digunakan.................... 36

B. Pembuatan Program Aplikasi .................................. 37

C. Pengoperasian Program Aplikasi............................. 56

D. Ujicoba Efisiensi Arsip Buku Tanah secara Digital .. 60

E. Manfaat Program Aplikasi........................................ 70

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan .............................................................. 72

B. Saran ....................................................................... 73

DAFTAR PUSTAKA .................................................................... 74

DAFTAR PERATURAN PERUNDANGAN.................................. 76

LAMPIRAN-LAMPIRAN

RIWAYAT PENULIS

viii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pemerintah telah melaksanakan amanat yang terdapat pada

Undang-Undang Dasar (UUD) 1945 Pasal 33 ayat 3 yang berbunyi

“Bumi dan air dan kekayaan alam yang terkandung di dalamnya

dikuasai oleh negara dan dipergunakan untuk sebesar-besar

kemakmuran rakyat” dengan penguatan nilai-nilai dasar di bidang

pertanahan dan penguatan kelembagaan Badan Pertanahan

Nasional (BPN).

Penguatan nilai-nilai dasar di bidang pertanahan tertuang dalam

Ketetapan MPR No. IX/MPR/2001 tentang Pembaruan Agraria dan

Pengelolaan Sumber Daya Alam dan Undang-Undang No. 5 Tahun

1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria atau lebih

dikenal dengan nama Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA).

Sedangkan penguatan kelembagaan tertuang dalam Peraturan

Presiden No. 10 Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional

sebagai pengganti Keputusan Presiden No. 26 Tahun 1988

merupakan bentuk penguatan kelembagaan pertanahan nasional

untuk mewujudnyatakan amanat konstitusi di bidang pertanahan.

Ketiga peraturan perundang-undangan tersebut di atas sebagai

pengejawantahan dari Pasal 33 ayat (3) UUD 1945 memberikan

1
 2
amanat kepada negara dan Pemerintah untuk :

1. Penataan kembali penguasaan, pemilikan, penggunaan, dan

pemanfaatan sumber daya agraria, dilaksanakan dalam rangka

tercapainya kepastian dan perlindungan hukum serta keadilan

dan kemakmuran bagi seluruh rakyat Indonesia;

2. Pengelolaan sumber daya alam yang terkandung di daratan

secara optimal, adil, berkelanjutan dan ramah lingkungan;

3. Mengatur dan menyelenggarakan peruntukan, penggunaan,

persediaan dan pemeliharaan bumi, air dan ruang angkasa

tersebut;

4. Menentukan dan mengatur hubungan-hubungan hukum antara

orang-orang dengan bumi, air dan ruang angkasa dan antara

perbuatan-perbuatan hukum di dalamnya; dan

5. Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara

nasional, regional dan sektoral melalui Lembaga Pemerintah Non

Departemen yaitu Badan Pertanahan Nasional yang berada di

bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden.

Salah satu fungsi BPN adalah melaksanakan pendaftaran

tanah dalam rangka menjamin kepastian hukum. Hal ini sesuai

dengan Pasal 19 ayat (1) UUPA yang diatur lebih lanjut diatur dalam

Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran

Tanah bahwa untuk menjamin kepastian hukum oleh Pemerintah

diadakan pendaftaran tanah di seluruh wilayah Republik Indonesia.

 3
Tujuan pendaftaran tanah sesuai dengan Pasal 3 PP No. 24 tahun

1997 adalah :

1. Pemberian kepastian hukum dan perlindungan hukum kepada

pemegang hak atas tanah, hak milik atas satuan rumah susun

dan hak-hak lain yang terdaftar;

2. Penyediaan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan

termasuk Pemerintah; dan

3. Terselenggaranya tertib administrasi pertanahan.

Untuk melaksanakan tujuan pendaftaran tanah tersebut, maka salah

satu kegiatannya adalah penyimpanan daftar umum dan dokumen.

Daftar umum meliputi peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur,

buku tanah dan daftar nama. Sedangkan yang dimaksud dokumen

adalah dokumen-dokumen yang menjadi dasar pendaftaran tanah

sebagai alat pembuktian.

Kegiatan penyimpanan daftar umum terutama buku tanah

selama ini masih tersimpan secara manual dalam bentuk bundel

yang tersimpan dalam rak-rak lemari pada kantor pertanahan.

Sebagai dokumen negara, maka buku tanah harus tersimpan dan

terpelihara sesuai dengan Pasal 35 ayat (2) PP No. 24 Tahun 1997

bahwa daftar umum dan dokumen harus tetap berada pada kantor

pertanahan yang bersangkutan atau tempat lain yang ditetapkan oleh

menteri dengan alasan untuk mencegah hilangnya dokumen negara

yang sangat penting untuk kepentingan masyarakat. Selain disimpan

 4
secara manual dalam bentuk bundel, buku tanah dapat pula disimpan

secara digital. Pasal 35 ayat (5) berbunyi “secara bertahap data

pendaftaran tanah disimpan dan disajikan dengan menggunakan

peralatan elektronik dan mikrofilm”. Hal ini dilaksanakan untuk

menghemat tempat dan mempercepat akses pada data yang

diperlukan.

Dalam hal pengelolaan arsip, buku tanah sebagai salah satu

arsip dokumen negara yang sangat penting, maka BPN telah

mengeluarkan Keputusan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN No.

19 Tahun 1997 tentang Pedoman Pengurusan Surat dan

Pengelolaan Arsip dan Keputusan Kepala BPN No. 4 Tahun 1989

tentang Tata Kearsipan BPN, sedangkan dalam rangka pelaksanaan

agenda BPN tahun 2007-2009 mengenai pembangunan Sistem

Informasi dan Manajemen Pertanahan Nasional (SIMTANAS) dan

Sistem Pengamanan Dokumen Pertanahan (SPDP) kegiatan yang

dilakukan antara lain document scanning/imaging, pembangunan

database tekstual (digitalisasi dan validasi), pembangunan database

spasial (digitalisasi dan validasi). Hal ini sesuai pula dengan

Keputusan Presiden No. 34 Tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional

di Bidang Pertanahan khususnya Pasal 1 yang menyatakan bahwa

pembangunan SIMTANAS meliputi antara lain penyusunan basis

data tanah-tanah di seluruh Indonesia dan penyiapan aplikasi

tekstual dan spasial dalam pelayanan pendaftaran tanah.

 5
Kegiatan BPN dalam rangka mendukung SIMTANAS dan SPDP

antara lain penerapan Local Office Computerization (LOC) dan Stand

Alond System (SAS) dalam pelayanan pertanahan. Keduanya

dititikberatkan pada kegiatan-kegiatan pelayanan pertanahan,

sedangkan berkaitan dengan sistem kearsipan buku tanah belum ada

program aplikasi yang spesifik, sehingga saat ini sistem kearsipan

pada Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta masih bersifat manual.

Atas dasar ingin merubah sistem kearsipan buku tanah dari

manual menjadi digital dengan berlandaskan pada Pasal 35 ayat (5)

PP No. 24 Tahun 1997, maka penulis bermaksud melakukan

penelitian dengan judul “Pembangunan Sistem Kearsipan Buku

Tanah secara Digital Pada Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta

Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, dapat

dirumuskan suatu permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana proses pembuatan program aplikasi digitalisasi arsip

buku tanah ?

2. Apakah ada kemudahan dalam pengoperasian program aplikasi

digitalisasi arsip buku tanah ?

3. Bagaimana efisiensi buku tanah yang telah didigitalkan dan

kegunaan program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah setelah

program tersebut dioperasikan ?

 6
C. Pembatasan Masalah

Untuk mengarahkan dan memperjelas permasalahan yang akan

diteliti, maka dilakukan pembatasan sebagai berikut :

1. Program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah hanya sebatas

menyimpan (data entry/input), mengubah, mencari, menampilkan,

dan mencetak data fisik dan data yuridis buku tanah tanpa

mengikuti format yang telah baku.

2. Program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah dibuat dengan

menggunakan PHP (Personal Home Page) dan MySQL

(Structured Query Language) sebagai basis datanya.

3. Program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah hanya dijalankan

pada satu perangkat komputer sekalipun dapat dijalankan secara

Local Area Network (LAN).

D. Tujuan dan Kegunaan Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan :

a. Untuk mengetahui proses pembuatan program aplikasi

digitalisasi arsip buku tanah.

b. Untuk mengetahui adanya kemudahan dalam pengoperasian

program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah.

c. Untuk mengetahui efisiensi buku tanah yang telah didigitalkan

dan kegunaan program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah

setelah program tersebut dioperasikan.

 7
2. Kegunaan Penelitian

Adapun kegunaan dari penelitian ini, yaitu :

a. Mendukung pembangunan data dan informasi SIMTANAS

secara digital terutama pada buku tanah.

b. Pengembangan sistem kearsipan buku tanah secara digital

pada kantor pertanahan di kabupaten/kota.

 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Langkah-langkah pembuatan program aplikasi digitalisasi arsip

buku tanah dapat dilakukan dengan mudah dan disesuaikan

dengan kebutuhan dan hasil keputusan para pejabat yang

berwenang dengan tetap berdasar pada peraturan perundang-

undangan menyangkut tatacara pengisian daftar isian khususnya

daftar isian-daftar isian buku tanah.

2. Fleksibilitas program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah

terdapat pada instruksi-instruksi atau bahasa pemrograman yang

dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan tersebut di atas.

3. Proses pengembangan program aplikasi digitalisasi arsip buku

tanah juga disesuaikan dengan pemakai, yaitu untuk

mendapatkan kemudahan dalam pengoperasiannya.

4. Sistem kearsipan buku tanah yang berbasis komputer

menghasilkan efisiensi dalam hal penghematan tempat

penyimpanan arsip, menjaga kondisi fisik arsip agar tetap utuh

dan jelas, meningkatkan keamanan arsip dengan pelayanan

melalui komputer, dan memudahkan dalam hal aksesibilitas.

5. Diperoleh beberapa manfaat dengan pengoperasian program

aplikasi digitalisasi arsip buku tanah dalam sistem kearsipan buku

72
 73
tanah karena hal-hal yang berkaitan dengan sistem kearsipan

dilakukan secara otomasi dalam program tersebut.

B. Saran

1. Perlu diterapkan program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah

dalam pelayanan pertanahan kepada masyarakat khususnya

berkaitan dengan pengecekan buku tanah pada Kantor

Pertanahan Kota Yogyakarta.

2. Perlu penelitian lebih lanjut khususnya berkaitan dengan

penerapan program aplikasi tersebut dalam sistem jaringan.

3. Perlu penelitian lebih lanjut berkaitan dengan format basis data

yang digunakan program aplikasi digitalisasi buku tanah, agar

bersifat fleksibel dan mampu berintegrasi dengan program

aplikasi lain seperti LOC dan SAS.

 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. (1995). Manajemen Kearsipan. Cetakan ke-6. PT. Ikrar

Mandiriabadi. Jakarta
Arikunto, Suharsimi. (2006) Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktik. Cetakan ke-13. PT. Rineka Cipta, Jakarta.
Barthos, Basir. (1997). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara,
Swasta, dan Perguruan Tinggi. Cetakan ke-2. Bumi Aksara,
Jakarta.
Fathansyah. (1999). Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Cetakan ke-
1. Informatika, Bandung.
Kennedy Jay dan Cherryl Schav. (1996). Record Management (A Guide
For Students and Practitioners of Records and Information
Management With Exercises and Case Studies). Addison Wesley
Longmarn, Melbourne.
Muhardin, Endy. (2003). PHP Programming Fundamental and MySQL
Fundamental. Artivisi Intermedia, Jakarta.
Hartono, Jogiyanto. (1999). Pengenalan Komputer. Edisi 2. Cetakan ke-
2. Andi, Yogyakarta.
Kumorotomo, Wahyudi dan Margono S. (1996). Sistem Informasi
Manajemen Dalam Organisasi-Organisasi Publik. Gadjah Mada
University Press, Yogyakarta.
Nasir, Moh. (2005). Metode Penelitian. Cetakan ke-6. Ghalia Indonesia,
Bogor.
Nugroho, Adi. (2004). Konsep Pengembangan Sistem Basis Data.
Cetakan ke-1. Informatika, Bandung.
Nugroho, Bunafit. (2002). PHP & mySQL dengan Editor Dreamweaver
MX. Andi Publisher, Yogyakarta.
Siauw, Soen I. (1991). Belajar Sendiri Personal Computer. Cetakan ke-6.
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

74
 75
Sugiarto, Agus, S.Pd dan Teguh Wahyono, S.Kom. (2005). Menajemen
Kearsipan Modern, Dari Konvensional ke Basis Komputer.
Cetakan ke-1. Gava Media, Yogyakarta
Suryatmoko, Setiawan. (2003). Membuat Web Portal dengan PHP Nuke.
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Sutisna, Dadan. (2007). 7 Langkah Mudah Menjadi Webmaster. Cetakan
ke-2. Mediakita, Jakarta.
Syukur, Mark Ade. (1999). Aplikasi Web dengan PHP. Skripsi, Jurusan
Manajemen Informatika Universitas Gunadharma, (Tidak
dipublikasikan). 1999
Trimo, Soejono, (1987). Dari Dokumentasi ke Sistem Informasi
Manajemen. CV. Remadja Karya, Bandung.
Wahyudi, Dwi. (2003). Membangun Situs Menggunakan PHPWebsite.
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Wursanto, Ignatius. (1991a). Kearsipan 1. Cetakan ke-1. Kanisius,
Yogyakarta.
. (1991b). Kearsipan 2. Cetakan ke-1. Kanisius, Yogyakarta.
 DAFTAR PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Undang-Undang Dasar Tahun 1945.

Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Nomor IX/MPR/2001
tentang Pembaruan Agraria dan Pengelolaan Sumber Daya Alam.
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-
Pokok Agraria.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran
Tanah.
Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan
Nasional.
Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tentang Badan Pertanahan
Nasional.
Keputusan Presiden Nomor 34 Tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional
di Bidang Pertanahan.
Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional
Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997.
Keputusan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional
No. 19 Tahun 1997 tentang Pedoman Pengurusan Surat dan
Pengelolaan Arsip.
Keputusan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 1989
tentang Tata Kearsipan Badan Pertanahan Nasional.
Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional Nomor
295.4/0600 Tahun 2003 tentang Pedoman Penulisan Proposal Penelitian
dan Skripsi pada Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional.

76