Shrink Report - McKinsey
Shrink Report - McKinsey
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3/31/2010 8:29 AM
CONFIDENTIAL
Retail Conference
December 8, 2003
This report is solely for the use of client personnel. No part of it may be
circulated, quoted, or reproduced for distribution outside the client
organization without prior written approval from McKinsey & Company.
This material was used by McKinsey & Company during an oral
presentation; it is not a complete record of the discussion.
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Source: Compustat
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Average = 1.7
percent of sales
* Percent calculated at sales value
Source: 2002 National Retail Security Survey
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Theft Customers
Suppliers
Transportation
Broken goods
Loss of
Food past “sell by”
perishable
date
Shrink goods
Out-of-season goods
Store stock
rooms “Merchandise
bought, but Unrecorded wastage
neither sold
Inventory mistakes
nor present
in inventory”
Sales floor Delivery mistakes
Admini-
Check out strative Errors at checkout
errors
Cost-price*
Purchasing price
discrepancy**
Selling price
* Example: baker not respecting a cake recipe discrepancy***
** Example: caterer not updating purchasing price of some ingredients
*** Example: selling price not updated after a one-off special discount
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0.5 3.4
0.3
0.4
0.6
Total cost Reducing shrink by
1.7 of shrink is 20-30 percent
$60 billion across the U.S.
per year in retail industry
the U.S. would create $200-
300 billion in stock
market value*
Shrink
Percent of U.S. retail sales*
2.50
2.0
2.00 1.9 1.9 1.9
1.8 1.8 1.8
1.8 1.7 Average = 1.8
1.7 1.7
percent of sales
1.50
1.00
0.50
0.00
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 2000 2001 2002
* Percent calculated at sales value
Source: 2002 National Retail Security Survey
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• Shrink is the result of local crime rates, 1. Local crime rates don’t correlate with high
so there is nothing we can do about it shrink
• We need to spend more money on Loss 3. There is little correlation between security
Prevention and security measures in order expenses, scores on Loss Prevention audits
to reduce shrink and shrink; many security measures are not
cost-justified
• What we really need is another company- 5. The best way to reduce shrink is to start with
wide shrink program the “ugly” stores first
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Total shrink
Percent of revenue
10
9 R2 = 9%
8
7
6
5
4
3
2
1
0
0 200 400 600 800 1000
Local crime rate index
10
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Vendor
error/
Administrative fraud
error
5 Employee theft
15
48
Shoplifting
32
8%
6% 20
4%
2% 3
0%
0 5 10 Investment Projected annual
Loss Prevention audit score required to shrink reduction
(score range is 0 to 10) upgrade anti-theft
sensors
• Low correlation between audit score • Shrink in stores with new anti-theft
and shrink (R2
= 8%) sensors was 0.10 percent lower than
• Current annual Loss Prevention other stores
spending = $30 million • Potential benefit does not justify
investment in new technology
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Total shrink
Percent of revenue
12%
10% “Ugly”
5% of stores
15% of shrink
8%
6%
4% “Bad”
15% of stores
25% of shrink
“Best” “Good”
2% 25% of stores 50% of stores
10% of shrink 50% of shrink
0%
0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 70,000 80,000 90,000 100,000
Total shrink
Dollars
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“Paper” shrink
• Actual units in • Number of • Units of one SKU • Store number • Box of • Store number • Units of one SKU • Saleable
order do not match boxes on are received as is misread product sent is misread and are received as product
invoice shipping another SKU and sent to to wrong sent to wrong another SKU, or returned as
manifest is • Product is put regional DC store store as different defective
overstated away in wrong • ASN quantity • Product
location indicates • Product scanned scanned to
• Actual units wrong as “unsaleable” “returns” or
picked do not number of but not destroyed “transfer”
match order boxes in • Markdown taken but not
shipment on missing sent
product before
being logged out
to shrink
Physical shrink
• Theft from vendor • Boxes • Employee or • Boxes • Product is • Boxes crushed • Shoplifting • Employee
shipping dock crushed contractor steals crushed damaged by during transit • “Smash and steals
during transit product from during transit forklifts in • Driver steals grab” burglary product
• Driver steals shipping dock or • Driver steals regional DC box or opens • Employee after is is
box or opens storage area box or opens • Boxes box and steals passes product logged out
box and • Pallet is dropped box and opened and a few units to accomplice to returns
steals a few or speared by steals a few product • Cash theft • Driver
units forklift units removed by • Credit/coupon steals box
regional DC fraud/abuse or opens
employees or box and
contractors steals a
few units
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Do it
Fix it
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5.0
August: First
4.0 SWAT “witnessed”
inventories
3.0
2.0
1.0
0.0
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct
2002 2003
20
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26 16.9
16.2
15.4
20 13.4
17 11.1
7.2 7.7
10
9
4.7
6 6
4 4 3.1
3 1.7 1.5
1 2 1 1 0.8
0 0.4 0.2
0
0
0
0
0
0
00
0
20
40
60
80
0+
12
10
12
-8
-6
-4
-2
30 20 10 4 4 10 20 30
-1
14
<-
Under Mispick* Over
Difference between actual box contents and ASN Annual difference between actual inventory and ASN
Number of units Number of units
• Simulation reveals that 99.5 percent of stores are no worse off than
100 units short of all products over an entire year
• This represents approximately 0.1 percent of sales for a typical store
• This should be set as an internal “shrink allowance” to eliminate
excuses for high shrink at store level
* Mispicks are boxes where the total count is correct, but the SKUs do not match the ASN
** Simulation run for a typical store receiving 2,000 boxes of product per year
Source: Audits of 10,000 boxes received at stores over 4 month period; team analysis
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Objective • Cut shrink in half in 4 months with no reduction in • Reduce shrink to company
revenue average in worst-performing
stores
Approach • Start process in one region (10 stores) to refine process • Additional priority on top of
and train team members existing work load
• Roll out to all 200 stores within 2 months of launch • Things done “to” the store
• Explicitly over-ride alternative priorities in stores management team vs. “with”
• Beginning and ending inventory is validated the DL and store management
• High degree of store manager coaching and team
development • Ad hoc effort that will
• Weekly follow-up with store and District Leader disappear in a couple
• Explicit plan to “make it stick” of months
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High-shrink • Re-merchandise product category that has very high shrink (e.g.,
categories razor blades, DVD box sets)
• Evaluate cost/benefit of taking high-shrink categories “dead” (i.e.,
lock product in case – often seen with cigarettes, video games,
high-end portable electronics)
• Improve “dead product” operating processes using lean approach
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1. Conducting the
4. Ensuring a lasting
diagnostic and defining 2. Testing on pilots 3. Rolling out
impact
the approach
• Methods to identify top • "Roadmaps" and action • Training kits • "Control checklists"
priority stores and plans • "Imposed figures" • Inventories and KPIs
departments • Inventories and other • "Shrinkage committees" • "Shrinkage committees"
Tools • "3 key analyses" KPI • Performance reviews
used • Assessment of practices • "Shrinkage • Existing communication,
through interviews and committees" people & performance
and site visits management processes
• Database of shrinkage
rates per store/warehouse
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C.
AGM. P.
MEASURE OF IN-STORE OPERATIONNAL EXECUTION Sample store 1 2 CC. R2 = 0,90
CSD.
2001 Sample store 2 E.
Sample store 3 G.
Evaluation criteria Levels* A. CS.
REDUCING THEFTS Completed
0 1 2 3
AM.
N° Objectif à atteindre • Accueil des transporteurs CORRELATION BETWEEN SECURITY
CB. LABOR
B. EXPENSES AND
Checking
CONTROLING
Surveillance
WASTAGE
Surveillance générale
générale du
du magasin
magasin
Completed Checking
deliveries
deliveries
• Contrôle des livraisons par les métiers et la réception SHRINKAGE/ WASTAGE
1 L. BE.
N° Objectif à atteindre • Contrôles inopinés des livraisons par la Sécurité 2001 I.
• Le magasin dispose d'un pointeau : les entrées y sont contrôlées et notées (animateurs, marchandiseurs, fournisseurs, etc.)
CHECKING 29
DELIVERIES
Surveillance
30 des
Completed
• Les visiteurs sont clairement identifiés par un badge distinct et l'accès en réserve leur est interdit sauf dérogation écrite
• Surveillance des bennes
Security labor
V.
Surveillance des bennes
bennes Controlling
Controlling • Application de la procédure casse-destruction
N° Item wastage expenses (€/m²)
31 • La répartition des effectifs de surveillance entre agents internes et prestataires est conforme aux préconisations nationales (pour l'interne, entrée du wastage
17 • Les bennes sont hermétiquement
personnel, fermées
vidéosurveillance, cour; de
elles sont ouvertes
réception, à heures
entrée clients, nuitfixes,
; poursous le contrôlesurface
les prestataires, d'un agent de sécurité
de vente, arrière-caisses, parking) • Rangement des réserves F
Welcoming
Welcoming road
road haulage
haulage contractors
contractors •
32 • Sauf levée de doute fiable, toutes les alarmes font l'objet d'une intervention physique Surveillance générale du magasin 0
Application
Application de la
33 de la procédure
procédure casse-destruction
casse-destruction
1 • Le gardien de la cour• est
Lesposté
interventions
pendantsurtoute
alarmes de nuit ethoraire
l'amplitude week-end
dessont effectuées par du personnel Carrefour en présence d'un prestataire sécurité ; elles sont toutes
livraisons • Application des 14 procédures clés sur les marchandises 0 1 2 3 4
notées sur la main-courante du pointeau Shrinkage/ wastage
2 18 • •34Les
Les grilles sontzones
fermées entravaux
permanence enclairement
dehors des heures de livraison Reducing
Reducing thefts
thefts • Contrôle de l'application des procédures par la Sécurité
•deLes
transit casse sontse
de nuit matérialisées
font en présence d'un agentetde
nettoyées chaque jour
sécurité Carrefour et les parties du magasin non concernées par les travaux sont sous alarme rate* (% )
3 •
L'entrée35de la cour n'est pas utilisée
avec par le personnel pour entrer et sortir dusécurité
magasin • Équipement du magasin en matière de sûreté
19 • La procédure• End'enregistrement
liaison les managers métier
et de contrôle concernés,
de la casseleest
service
formalisée s'assure que les produits sensibles au vol (lames de rasoirs, DVD, nouveautés, CD, S R2 = 0,1
4 • logiciels,
L'agent de sécurité dispose du etc.) sont protégés
planning de manière appropriée (cerclage, coquage, piégeage...)
des livraisons • Gestion des réserves déportées 6
20 • L'agent de
Tous les36numéros de• plombs
sécurité présent
Les produits à la benne
sont stockés
vérifiésdans lesexige l'étatsensibles
réserves de chiffrage
(en sesont
de la démarque
protégés
à la(cerclage,
Anabel avant
coquage) d'accepter
avant leur sortieledes
bennage
réserves; il signe l'état Anabel •
R I
5 • et notés à l'arrivée référant lettre de voiture)
et le remet au manager service sécurité qui l'archive ; si un rayon PFT ou PLS ne présente pas de casse un jour, le manager service
Implication du management du magasin
M E
• 37
Tous les camions • repartent
sécurité qui
Les interpellations sont analysées par jour, par secteur et par type de marchandises afin de définir les plans d'actions efficaces ; elles sont commentées
avec des marchandises pour un autre magasin sont plombés au moment de leur départ et le nouveau Motivating • Communication interne / externe
6 le signale en brief
une fois par mois en ED Motivating andand R
plomb est conforme à la lettre de voiture training
training teams
teams • Communication transverse
21 • Équipement
Au début de chaque mois, le manager service sécurité contrôle les écarts rayon par rayon, entre le TB du magasin et son tableau de suivi A Y
Équipement du du magasin
magasin en en actifs
actifs liés
liés àà lala sûreté
sûreté • Gestion de l'environnement E A C
Checking deliveries de la casse journalière
Checking deliveries N I
L
22 •38Les produits• La surveillance vidéo couvre toute la surface de vente (y compris l'arrière-caisse)
EPCS sont cassés avant mise à la benne • Suivi de la performance en matière de démarque K
L
E O
7 • Toutes 39
les livraisons• sont contrôlées vidéo
La surveillance au minimum au support
couvre toutes en présence du chauffeur
les réserves Measuring
Measuring the
the
• Formation de l'équipe Sécurité
C
N
•40Undu
23 • Le directeur agent de sécurité performance
performance N
8 a définicontrôle
• L'enregistrement
magasin les
le typevidéo marchandises
de contrôle (colis, destinées
dans les réservespoids, UVC,
sensiblesaux organismes
estetc.) à opérer
asservi caritatifs
par rayon
à l'ouverture de laou pardes
porte produit et la fréquence de ces
réserves
contrôles • Formation du personnel I
24 •41La société•deLanettoyage
surveillance vidéodans
place couvre
un laendroit
cour deconvenu
livraison,(par
les quais de réception,
exemple, le parking
des paniers et lad'allée)
en bout station les produits qu'elle trouve afin qu'ils
9 • Toutes 42
lessoient
livraisons
tous• sont contrôlées aucasse
comptabilisés détail et tous les bons de livraison sont signés
Le PC vidéo estenéquipé d'un contrôle d'accès avec traçabilité
Average 0,5
0,5 2,1
2,1 2,1
2,1
10 • Toutes 43
les livraisons des opérations
• L'entrée incluant
du personnel des produits
d'un sensibles au volavec
ou provenant
traçabilité de fournisseurs directs sont contrôlées au détail Shrinage/ wastage (%) 2,8 0,7 0,4
• Les
25 (Foire aux vins,produits laissés
animations en et est
caisse nouveautés
charcuterie, danséquipée
les rayons contrôle
culture,sont
d'accès
etc.)collectés au fur et à mesure de la journée
5 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 1,8 Shrinkage/
44 • Les réserves sensibles sont équipées d'un contrôle d'accès avec traçabilité wastage (%)
11 26 • Au moins 12 contrôles
•45L'équipe inopinés au détail
sécurité sont réalisés chaque semaine par la sécurité, après le casse-destruction
contrôle réception et reporte tout manquement au
• Le PCeffectue
sécurité des contrôles
est équipé d'uninopinés réguliers
contrôle d'accès dutraçabilité
avec respect de la procédure
12 • Le magasin directeur
disposedud'une
magasin
zone(analyse
de retours declairement
la poubelleidentifiée
des rayons ou de la société de nettoyage, etc.)
et fermée
46 • Le magasin est équipé d'une installation de détection d'intrusion conforme à la préconisation : soit un système électronique relié à une station centrale de
13 • Le magasin dispose d'une zone de contrôle
télésurveillance de type détail
P3 (si clairement identifiée
le magasin est et fermée
fermé plus de 3pardans
jour), laquelle les marchandises
soit une surveillance destinées
par veilleur auxle réserves
de nuit (si magasin est fermé moins de 3par
sensibles sont
Rangement desplacées dès leur sortie du camion et stockées jusqu'à leur transfert sous surveillance dans les réserves
jour)
réserves
Rangement des réserves 7
Dealing
47 • Quel que soit le type d'installation choisi, l'installation de détection d'intrusion permet une traçabilité totale de toutes les alarmes et des opérations
Dealing with
with the
the disputes
disputes effectuées sur la centrale d'alarme
27 • Dans les réserves, il n'y a pas d'emballages ouverts, les allées sont dégagées et les produits sont regroupés par famille dans les
14 • La réception • En
48 emplacements
transmet
cas d'installation
prévus
chaque à cet effet
semaine
de détection d'intrusion électronique, la ligne est surveillée par Transveil
au directeur du magasin une statistique du montant des écarts de livraison par rapport au montant
• Le permanent
28 de la marchandise contrôlée en précisant
de direction les noms
fait chaque jourdes fournisseurs
un tour des réserves et signale au brief tout manquement au rangement des réserves
6
15 • Le manager service sécurité transmet chaque semaine au directeur du magasin la liste des contrôles effectués et des anomalies
constatées
Source: Team
16 • Le contrôleur de gestion du magasin transmet chaque mois au contrôleur de gestion régional les écarts de livraisons identifiés par le
magasin
5
31
1
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
ILLUSTRATIVE
INDEX 100
and environment
scopes)
Source: Team 32
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
The stores/
warehouses
• Closing a store sample that both ensures a valid statistical approach taking into account the risks,
and allows a one-day visit per store and per week by the team
• Selecting a balanced mix of stores (large and small), with different types of environments/issues,
and located in different areas
The approach • Implementing of a fact-based, iterative and pragmatic approach with store employees, e.i.
designing corrective actions based on quantitative analyses, testing them, measuring the impact
and formalizing the learnings
• Focusing on:
– Store cross functional actions (e.g., wastage scanning)
– 5 priority departments (usually representing 60 to 70% of the store wastage/shrinkage
improvement potential)
• Having the project team spend one day minimum per store and per week to work with the store
management and priority department managers
Source: Team 33
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1. Among all departments, the Hygiene 2. … within this department, a preliminary 3. The hypothesis of client theft is
& Personal care holds a significant analysis reveals that razorblades have voiced during various interviews…
shrinkage reduction potential… high shrinkage rates
Selection of priority departments STORE XXXX ANALYSIS OF INVENTORY GAPS STORE XXX
K€, December 2002, % of total sales Priority department
selected
4. … the decision to take action to 5. …and daily measures validate both 6. …further analysis will show
protect Gillette razorblades is taken… each hypothesis and action… increased theft on Wilkinson blades,
which will be also protected
PROTECTION AGAINST THEFT STORE XXXX THEFT REDUCTION ON THE SHOP FLOOR STORE XXX EVOLUTION OF SHRINKAGE/ WASTAGE OF THE PILOT DEPARTMENTS
Actions implemented Actions implemented
% of sales End 06/2002
• Definition of an action-plan for each product category • Coquage of Gillette razor blades (Mac3 et Sensor) on the shelve End 10/2002
• Progressive implementation starting mid-November • Boxes, display units and decoupling sets at cash desks paid by Gillette End 11/2002
• Usage of anti-theft devices on all razor blades • Removal of blades in the warehouse 4,2
6,5 5,6 5,2 5,9 5,5 5,6 6,0 6,4 6,8 6,5 5,4 5,6 5,5
4,4 5,2
2,2 1,0 1,1 2,6 1,51,2*1,2 2,4 2,5
Cost
Cost €0
€0 (all
(all Pilot
Pilot store
store 11 Pilot
Pilot store
store 55
Daily inventory gaps on Gillette Mac3 blades (x8 et x4) supported
supported byby
Protection plan (abstract) Cat1
R12 Cat2
R25 Cat3
R23 Cat4
R24 Cat5
R62 Cat1
R21 Cat2
R22 Cat3
R25 Cat4
R35 Cat5
R63
Gillette
Gillette
Number of units missing
Source: Team 34
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
1. Over several interviews, errors in the 2. …the team decided to measure 3. ..tests were conducted internally,
delivery were mentioned as a primary the importance of delivery errors… and external parties performed several
source of shrinkage … audits…
• Daily measures
• Focus on 3 departments
Internal
Internal • Two stores covered :
test
test ## 11 store XXX and XXX
• Daily measures
• Rolling teams including employees 0,25 à 0,35%
Internal and Department Managers
Internal
test • Reporting of all errors identified and
test ## 22 immediate investigation
Source: Team 35
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
RESULTS – S2 2002
% of 2002 Turnover
Shrinkage
Waste
-32%
4,9
-15% 3,3
- 6%
3,1 How can we rapidly
2,7 2,7 3.6 achieve a lasting 30%
2,6
decrease in S&W in the
1.8
2 entire network ?
Shrinkage 1.5 1.5 1.5
S1 S2 S1 S2 S1 S2
36
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
Rigorous control of
results
37
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
February
Regions 3 10 17 24
• Region 3
• Region 4 • Combination of three formats :
• Region 5
– One store at a time
• Region 6
– Batches of two stores
• Region 2
• Region 3 – Regional Seminaries of 6-7 stores
UNIT 2
• Region 4
• Region 5
• Region 6
39
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Action plans (and targets) on priority Transversal action plans (controlling; security;
departments reception)
40
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
ROLL-OUT DYNAMICS
ROLL-OUT
4. Role-
modeling
1. Fostering
understanding
and conviction
SUCCESSFUL TRANSFORMED
PILOT PHASE Involves every NETWORK
employee in
his/her daily
work
3. Developing
skills
2. Reinforcing
behaviors with
formal mechanisms
41
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• Convince and create • Define action plan • Coach and train • Follow-up on the field
Store team commitment and monitor subordinates to maintain pressure
Management implementation
Teams
• Clear out • Learn and apply • Use new tools • Celebrate the
preconceived ideas procedures thoroughly • Share best practices performance
Employees of best employees
42
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43
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Pour le(s) rayon(s) prioritaire(s) dont il/elle est responsable : • Montants et taux de DI et de casse au dernier inventaire semestriel
• Montants et taux de DI et de casse • Potentiel de réduction (k€) et taux cible du magasin
• Potentiel de réduction (k€) et taux cible • Évaluation des pratiques magasin en matière de démarque (98 points)*
• Édition de la démarque journalière à la famille sur le dernier mois • Dernier compte-rendu du comité anti-démarque
• 3 sous-familles et 5 produits les plus cassés sur le dernier mois DM • 5 rayons prioritaires en terme de potentiel de réduction de la démarque (k€)
RS/ • Édition du fichier article et explication des marges les plus fortes (+/-) et • Plan d‟actions le plus récent pour l‟un des rayons prioritaires
MM des prix d‟achat les plus anciens
• Montants et explication des principaux écarts au dernier inventaire • Contrôler 5 figures imposées au choix
• Montants et explication des principaux recalages sur le dernier mois • Contrôler 5 points de la grille des pratiques magasin
• Plan d‟actions le plus récent • Contrôler les réserves (rangement, protection/surveillance, nature des
• Contrôler les figures imposées au rayon / secteur produits en réserve sensible…)
• Contrôler 3 actions mises en place au cours des 3 derniers mois
• Contrôler les réserves (rangement, protection/surveillance, nature des
produits en réserve sensible…) • 5 rayons prioritaires en terme de potentiel de réduction de la démarque (k€)
C. de
• Contrôler les analyses les plus récentes effectuées sur un rayon prioritaire
• Évaluation des pratiques magasin en matière de démarque (98 points)* Gestion (analyse journalière de la démarque à la famille, chiffrage de la démarque à
Chef • Dernière analyse partagée en ED des produits les plus « interpellés » la sous-famille, top 40 de la casse, analyse des principaux écarts au dernier
Sécurité • Contrôler 5 figures imposées au choix inventaire et/ou recalage de stock, mise à jour du fichier article)
• Contrôler 5 points de la grille des pratiques magasin
* Sur la base du compte-rendu du dernier audit effectué par le Relais Sûreté * Sur la base du compte-rendu du dernier audit effectué par le Relais Sûreté
44
txho/Steal back your profits - Retail Conference.ppt
QUESTIONS
45